Handboek BackOffice. Auteur: Rolf Bos. Versie: Tip! Gebruik CRTL + F om te zoeken op een trefwoord

Handboek BackOffice Niets uit deze handleiding mag, op welke wijze dan ook, vermenigvuldigd worden zonder schriftelijke toestemming van de auteur. Licenced! betekent dat de in uw webshop aanwezige module op géén enkele wijze vermenigvuldigd mag worden zonder schriftelijke toestemming van de auteur.

Auteur: Rolf Bos Versie: 1.0.0 Tip! Gebruik

CRTL + F

om te zoeken op een trefwoord

Best viewed with Samsung Note II and Firefox

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Webshopdesigners – Hilde Erf 34 – 2907BH Capelle a/d IJssel – Tel: 06-30053338 (SMS/WhatsApp) – [email protected] – www.webshopdesigners.nl BTW nummer: NL 1345.60.383.B01 – KvK Rotterdam nr: 50722239 - ABN-AMRO: 48.89.33.676 - IBAN: NL13ABNA0488933676 - BIC: ABNANL2A

Surf naar de BackOffice van uw webshop. Bijvoorbeeld: http://www.naamvanuwwebshop.nl/admin0511/ Vul vervolgens uw “emailadres” + het toegezonden “password” in en klik op de button “Inloggen”


Zodra u ingelogd bent komt u automatisch in het BackOffice overzichtscherm. U kunt altijd terugkeren naar BackOffice scherm door: - met uw muis te klikken op de bovenstaande link “Admin” of - vanuit het snelkeuze menu te kiezen voor de optie “Home”


Optioneel: Teamviewer (hulp op afstand) Stel u heeft een probleem met u PC of laptop. Dan kan ik u “online” hulp bieden. Klik in de BackOffice op de afbeelding van Teamviewer. Als u Firefox gebruik wordt het te downloaden bestand opgeslagen in een mapje op uw PC/laptop. Het betreft een .zip bestand. U dient het programma Winzip op uw PC/laptop geïnstalleerd te hebben. Geen tablet of iPad!!! Ga met verkenner naar uw “download” mapje en geeft een dubbele klik op het bestand TeamViewerQS_nl.zip. Kies vervolgens voor de Winzip toepassing waarna u het betreffende zip bestand kunt uitpakken naar een ander mapje op uw PC/laptop.

Als u dit zip bestand heeft uit gepakt ziet u 2 bestanden staan. Geef met verkenner een dubbele klik op het bestand TeamViewerQS_NL.exe waarna het bestand wordt uitgevoerd. Zodra dit scherm op uw PC/laptop verschijnt neemt u telefonisch contact met mij op. Ik vraag u dan naar het getoonde “uw ID” + “Wachtwoord” Aan de hand van deze gegevens kan ik op uw PC/laptop inloggen en u online hulp bieden.


BackOffice > Tabblad: Modules - Mijn webshops zijn modulair opgebouwd en d.w.z. “u” bepaalt hetgeen uw klanten wel/niet te zien krijgen. De modules worden automatisch “ingehaakt” in één of meerdere “haken”. In het tabblad modules kunt u zien waar de module “ingehaakt” in is. In dit voorbeeld ziet u dat de module “blockvariouslinks” ingehaakt is, in de haak genaamd “Footer”.


BackOffice modules - Sommige module zijn al reeds “standaard” ingesteld maar bepaalde modules dient u zelf wel/niet te activeren en/of nog van de juiste gegevens te voorzien. Klik op de tab “Modules”. U krijg dan een compleet overzicht te zien van “alle” modules die in uw webshop geïnstalleerd zijn.


Wilt u een module definitief verwijderen omdat u deze absoluut niet meer gebruikt of gaat gebruiken dan klikt u op de button “De-installeren”.

Wilt u een module tijdelijk niet gebruiken zodat deze eventjes niet zichtbaar is voor uw klanten dan klikt u op het “groene vinkje” waarna deze automatisch veranderd in een “rood kruisje”.


Moeten er nog gegevens aan de geïnstalleerde module worden toegevoegd of wilt van de geïnstalleerde module gegevens wijzigen dan klikt u op de button “Configureren”. D.m.v. van een “oranje driehoekje” wordt u erop geattendeerd dat de module nog ingesteld moet worden of dat er nog ontbrekende gegevens aangevuld dienen te worden.

Vanuit het “snelkeuze menu” zijn veel voorkomende modules al reeds geselecteerd. Door te kiezen vanuit dit menu komt u direct in het “Configuratiescherm” van de geselecteerde module.


Modulenaam: clearsmarty - licenced!

Als u wijzigen in uw webshop heeft toegepast en u wilt dat deze wijzigingen direct worden doorgevoerd dan dient u de webshop cache te wissen. De webshop cache zorgt ervoor dat de gegevens snel voor uw klanten op het scherm getoond worden. Doordat u deze gegevens wist dwingt u de webshop om de laatste nieuwe gegevens aan uw klant te tonen. Doet u dit niet dan krijgt uw klant de oude gegevens weer te zien.

Deze functie is ook vanuit het snelkeuze menu te selecteren > Verwijder webshop cache

Toont uw scherm nog steeds de oude gegevens van uw webshop dan dient u ook uw browser cache te wissen. Meestal door uw browser af te sluiten en daarna opnieuw op te starten maar als u werkt met Firefox dan kunt u het beste gebruikmaken van de “gratis” te downloaden plugin “Empy All Cache”.


Modulenaam: deleteconnections - licenced!

Zo’n beetje alle gegevens van alle bezoekers van uw webshop worden opgeslagen in onze database. Echter, het betreft gegevens die “ons” aangeboden worden door deze bezoekers. Tegenwoordig is de privacy een “hot” item en daardoor wordt het steeds moeilijker voor ons om goede gegevens van uw bezoekers te verzamelen. Denk maar eens aan de “anti-follow” knop die ze in de browsers willen gaan inbouwen of al reeds is ingebouwd. Wilt u in één keer alle oude gegevens wissen, bijvoorbeeld: verlopen kortingscodes, niet afgeronde bestellingen en lege winkelmandjes e.d. dan kunt u dit in één keer doen met de module deleteconnections. U kunt daarbij kiezen of u ook de bezoekersstatistieken wel/niet wilt verwijderen. De bezoekersstatistieken staan op de frontpage van uw webshop. Als u ervoor kiest om ook deze statistieken te verwijderen dan worden de gegevens van Klant(en) online, vandaag en totaal gereset naar 0…

Deze functie is ook vanuit het snelkeuze menu te selecteren > Verwijder oude statistieken


Modulenaam: statstracksvisits - licenced!

Wilt u een goed overzicht krijgen waar al uw bezoekers vandaan komen en wat zij allemaal op uw webshop bekeken hebben dan kunt u dit zien via de module statstracksvisits. Klik in de BackOffice op de tab “Stats” en vervolgens in de linker kolom op “Statstracksvisits”. U krijgt dan een overzicht te zien wie uw webshop bezocht heeft en door op het “groene plusje” te klikken kunt u zien welke pagina’s er bekeken zijn.

Door op het “IP-nummer” te klikken kunt u het land van herkomst zien van uw bezoeker.


Modulenaam: cron - licenced! Deze “belangrijke” cron module zorgt ervoor dat bepaalde cron-taken-modules volledig automatisch worden uitgevoerd.

Door een vooraf ingestelde datum en tijdstip worden iedere dag bepaalde cron-taken herhaalt. Aan deze “belangrijke” cron module zijn ook weer andere refresh-cron-taken gekoppeld. Deze module NIET verwijderen of uitschakelen!

Modulenaam: prestashopbackup - licenced! Bijvoorbeeld: ieder uur wordt er automatisch een volledige backup gemaakt van al uw webshop “data” bestanden.

De instellingen van deze refresh-cron-taak kunt u zelf niet wijzigen. U mag natuurlijk alles in uw webshop wijzigen maar zodra u deze z.g. cron-taak verwijderd of uitschakelt dan zal deze niet meer automatisch uitgevoerd gaan worden totdat de verwijderde cron-taak weer opnieuw geïnstalleerd of geactiveerd wordt!

Modulenaam: refreshtweetmyproducts - licenced! U kunt de “cron” modules herkennen doordat ze beginnen met de titel “refresh” met daaraan de bijbehorende modulenaam.

De instellingen van deze refresh-cron-taak kunt u zelf niet wijzigen. U mag natuurlijk alles in uw webshop wijzigen maar zodra u deze z.g. cron-taak verwijderd of uitschakelt dan zal deze niet meer automatisch uitgevoerd gaan worden totdat de verwijderde cron-taak weer opnieuw geïnstalleerd of geactiveerd wordt! --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Webshopdesigners – Hilde Erf 34 – 2907BH Capelle a/d IJssel – Tel: 06-30053338 (SMS/WhatsApp) – [email protected] – www.webshopdesigners.nl BTW nummer: NL 1345.60.383.B01 – KvK Rotterdam nr: 50722239 - ABN-AMRO: 48.89.33.676 - IBAN: NL13ABNA0488933676 - BIC: ABNANL2A

Modulenaam: tweetmyproducts - licenced! M.b.v. deze module kunnen we automatisch “Tweets” plaatsen van al uw bestaande en/of gewijzigde producten. De module is al reeds voor u ingesteld. Wilt u de standaard instellingen wijzigen dan dient u vanuit uw BackOffice te klikken op de tab “modules” > “tweetmyproducts” > “Configureren”

U mag alles wijzigen in deze module maar wijzig niet uw reeds ingestelde API Twitter accountgegevens tenzij u zeker weet wat u doet!

U kunt automatisch een e-mailbericht als bevestiging ontvangen als er een Tweet geplaatst is op Twitter. Standaard staat deze optie “uit” maar u kunt deze zelf inschakelen. U ontvangt dan van ieder geplaatste Tweet een bevestigingsemail.

Wanneer u ingelogd bent onder uw Twitter account dan kunt u onder het item: Instellingen > Profiel > Facebook > uw Facebook pagina koppelen. Dit betekent dat uw geplaatste Tweets ook automatisch op uw Facebook pagina geplaatst worden. Beschikt u ook nog over Hyves en u heeft deze ook gekoppeld aan uw Twitter account dan wordt ook daar een Tweet geplaatst in de categorie “krabbels”.


Deze gegevens kunt u zelf wijzigen. Kijk onder uw “persoonlijke” Twitter account hoe en op welke wijze uw Tweet op Twitter wordt weergegeven. Meer informatie over het gebruik van # en @ kunt u lezen op de Twitter helppagina. Deze module is volledig geautomatiseerd en d.m.v. een z.g. “cron” taak worden ieder uur uw gegevens bijgewerkt door de cron module: refreshtweetmyproducts. De instellingen van deze refresh-cron-taak kunt u zelf niet wijzigen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Webshopdesigners – Hilde Erf 34 – 2907BH Capelle a/d IJssel – Tel: 06-30053338 (SMS/WhatsApp) – [email protected] – www.webshopdesigners.nl BTW nummer: NL 1345.60.383.B01 – KvK Rotterdam nr: 50722239 - ABN-AMRO: 48.89.33.676 - IBAN: NL13ABNA0488933676 - BIC: ABNANL2A

Modulenaam: gsitemap - licenced! M.b.v. deze module worden al uw ingevoerde producten, CMS artikelen en overige relevante koppelingen (URL’s) aan de zoekmachines van Google, Bing en Yahoo aangeboden.

Deze module zorgt ervoor dat er twee bestanden worden aangemaakt “sitemap.xml” en “sitemap.xml.gz”. Iedere professionele zoekmachine is zo geprogrammeerd dat deze automatisch op zoek gaan naar de 2 voornoemde bestanden in de hoofd-directorie (root-directory) van uw webshop. Met mijn “webmaster” account bij deze zoekmachines heb ik de opdracht gegevens om dagelijks alle webshops te bezoeken. Ieder nacht passeren diverse zoekmachines al mijn webshops en lezen dan, automatisch, de 2 voornoemde bestanden in. Het duurt, echter, minimaal 30 tot 90 dagen voordat het e.e.a. in de zoekmachines is verwerkt c.q. is bijgewerkt. Helaas, heeft niemand enige invloed op de vermelding en ranking e.d. in deze zoekmachines! Zijn er inmiddels ook weer producten uit uw webshop verdwenen dan duurt het ook weer 30 tot 90 dagen voordat deze niet meer zichtbaar zijn in deze zoekmachines. Het kan dus goed zijn dat u dus nog “oude” verwijzingen in de zoekmachines ziet staan. Deze komen vanzelf te vervallen. Helaas, kan niemand, ook niet al die z.g. SEO-aanbieders enige invloed hierop uitoefenen. U kunt ervoor kiezen om gebruik te maken van Google Adwords om ervoor te zorgen dat uw advertentie in de zoekmachine goed zichtbaar wordt maar dit kost u zeer veel geld. Meer info verkrijgbaar bij de auteur… U kunt automatisch een e-mailbericht als bevestiging ontvangen als de 2 voornoemde bestanden zijn aangemaakt. Standaard staat deze optie “uit” maar u kunt deze zelf inschakelen. U ontvangt dan automatisch een bevestigingsemail.

Modulenaam: refreshgsitemap - licenced! Dagelijks worden de 2 voornoemde bestanden, volledig automatisch, samengesteld. Dit gebeurd door een z.g. refresh-cron-taak.


Modulenaam: googlebase - licenced! M.b.v. deze module wordt er t.b.v. de zoekmachines en diverse RSS/XML Feed Readers, een bestand “RSS_naamvanjewebshop.xml” aangemaakt en aangeboden in de hoofd-directorie (root-directory) van uw webshop.

Alleen met een RSS Feed Reader kunt u dit .xml bestand lezen. Standaard zit deze RSS Feed Reader ook in bijvoorbeeld Windows Live Mail. U kunt automatisch een e-mailbericht als bevestiging ontvangen als het voornoemde bestand is aangemaakt. Standaard staat deze optie “uit” maar u kunt deze zelf inschakelen. U ontvangt dan automatisch een bevestigingsemail.

Modulenaam: feeder - licenced!

Deze module zorgt ervoor dat het voornoemde aangemaakte RSS/XML bestand door een RSS Feed Reader gelezen kan worden vanaf uw frontpage. Het is aan uw klanten om te zorgen dat ze op deze link klikken waarna het RSS/XML Feed bestand automatisch aan de standaard ingestelde RSS Feed Reader wordt toegevoegd. Uw klanten blijven dan automatisch op de hoogte van uw laatste nieuwe toegevoegde producten. Tip! Ook kunt u deze RSS/XML link plaatsen in bijvoorbeeld uw nieuwsbrief en/of emails. Modulenaam: refreshgooglebase - licenced! Dagelijks wordt het voornoemde RSS/XML bestand, volledig automatisch, samengesteld. Dit gebeurd door een z.g. refresh-cron-taak.


Modulenaam: refreshcurrencies - licenced!

Deze module zorgt ervoor dat de gebruikte valuta in uw webshop up-to-date blijft. Standaard staat uw webshop ingesteld in Euro’s. Er wordt in uw webshop standaard betaald met Euro’s tenzij anders aangegeven. Als men ook met een andere valuta kan betalen dan moet de prijs van het artikel automatisch omgerekend worden naar de huidige prijs in Euro’s. Daar zorgt dus deze module voor. Deze module is gekoppeld aan de valutakoersen van de Europese Centrale Bank. Vind er een wijziging plaats dan worden de webshop valutakoersen automatisch bijgewerkt.

U ontvangt automatisch een e-mailbericht als bevestiging als er een wijziging heeft plaatsgevonden in één van de valutakoersen. Standaard staat deze optie “aan” maar u kunt deze zelf ook uitschakelen. U ontvangt dan géén bevestigingsemail meer.

De instellingen van deze refresh-cron-taak kunt u zelf niet wijzigen. U mag natuurlijk alles in uw webshop wijzigen maar zodra u deze z.g. cron-taak verwijderd of uitschakelt dan zal deze niet meer automatisch uitgevoerd gaan worden totdat de verwijderde cron-taak weer opnieuw geïnstalleerd of geactiveerd wordt!


Belangrijke tips! – neem eventjes de tijd om onderstaande tips eens rustig door te nemen. Meer advies > neem contact op met de auteur! Doe eerst zelf onderzoek naar uw verkoopprijs.Dit doen uw klanten ook! Veel van ook uw klanten “Googlen” eerst naar de “goedkoopste” prijs! > Prijs uzelf dus niet uit de markt !!! Update regelmatig uw prijzen en/of uw producten! (Interpreteer onderstaande voorbeelden voor uw eigen specifieke webshop en/of winkel…)

1. Zorg bij het invoeren van uw product voor een goede, gespecificeerde, unieke titel. Foute titel: Bodylotion 100 ml Goede titel: Argan bodylotion 100 ml voor een zijde zacht gevoel door de toegevoegde Argan Oil Foute titel: Kymco scooter 50CC Goede titel: Blauw/zwarte Kymco Scooter, type: Agility City 200i, 50CC in een zeer robuuste uitvoering. 2. Meld uw webshop aan bij zoveel mogelijk “gratis” advertentiesites, bijvoorbeeld: https://www.google.nl/search?q=gratis+advertentie+plaatsen&ie=utf-8&oe=utf-8&rls=org.mozilla:nl:official&client=firefox-a&gws_rd=cr&ei=sNxrUsXPKKSe7Aa2x4HQCw met een link naar uw webshop, eventueel aangevuld met een afbeelding van uw webshoplogo en vergeet uw volledige bedrijfsgegevens niet…

3. Vul alle gevraagde meta-gegevens in bij het invoeren van uw product:

4. Plan met de feestdagen een gerichte reclamecampagne door gebruik te maken van uw nieuwsbrief met een kortingscode, een presentje in de vorm van een kortingscode bij een verjaardag, moeder- of vaderdag. Een kortingscode bij de verkoop van een product voor een eerste onderhoudsbeurt. Zorg regelmatig voor nieuwe reclamebanners op uw webshop. Afbeeldingen zeggen meer dan woorden. Zorg voor mooie, grote en scherpe productafbeeldingen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Webshopdesigners – Hilde Erf 34 – 2907BH Capelle a/d IJssel – Tel: 06-30053338 (SMS/WhatsApp) – [email protected] – www.webshopdesigners.nl BTW nummer: NL 1345.60.383.B01 – KvK Rotterdam nr: 50722239 - ABN-AMRO: 48.89.33.676 - IBAN: NL13ABNA0488933676 - BIC: ABNANL2A

5. Meld uw webshop aan bij Facebook, Google+, LinkedIn en Twitter 6. Plaats altijd een “afbeelding” bij uw product maar “specificeer” ook uw product zoveel mogelijk:

7. Heeft u een handleiding van het product voeg deze er dan toe als “Bijlage” 8. Heeft u een video van het product voeg deze er dan toe als “Videos”. Tip: plaats eerst uw video up Youtube en embed daarna uw code

9. Plaats een welkomskortingscode op de frontpage van uw webshop voor een korting bij de klant z’n eerste bestelling

10. Als uw klant de moeite neemt om een productrating te geven of een productreview te schrijven, beloon deze klant dan met een kortingscode 11. Wanneer uw concurrent een grote reclamecampagne begint, lift dan mee op zijn succes door deze producten ook in de aanbieding te doen 12. Vraag in uw fysieke winkel naar de voornaam, achternaam, geboortedatum en emailadres van uw klant. Voeg deze op een gepast moment zelf toe waarna uw klant automatisch een bevestigingsemail ontvangt. Leg uit waarom u dit wilt i.v.m. acties, kortingen, klantenbinding, retourneren product, service en garantie e.d. 13. Vul bij “Korte omschrijving” een omschrijving in t.b.v. de zoekmachine. Gebruik géén Word e.d. en ook geen HTML-codes! Dit wordt niet geaccepteerd door de zoekmachines. Kopieer Word-teksten eerst naar EditPlus en plak vanuit dit programma de “platte” tekst in uw webshop. 14. Vul bij “Uitgebreide omschrijving” een uitgebreide omschrijving van uw product. Kort, zakelijk en bondig. Duidelijke info zodat er zo min mogelijk vragen overblijven voor uw klant. 15. Vermeld op uw reclamefolders, visitekaartjes e.d. de link naar uw webshop en vermeld eventueel ook uw emailadres 16. Heeft u uw product alleen voorradig en niet fysiek in de winkel. Plaats dan een PC/laptop/tablet in uw winkel en bestel, in het bijzijn van uw klant, het product, online. Heeft u klant geen identifier bij zich, reken dan af via een online factuur en laat hem het product, pinnen/contant, in de winkel afrekenen --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Webshopdesigners – Hilde Erf 34 – 2907BH Capelle a/d IJssel – Tel: 06-30053338 (SMS/WhatsApp) – [email protected] – www.webshopdesigners.nl BTW nummer: NL 1345.60.383.B01 – KvK Rotterdam nr: 50722239 - ABN-AMRO: 48.89.33.676 - IBAN: NL13ABNA0488933676 - BIC: ABNANL2A

17. Klanten zijn gek op cadeautjes. Voeg eens een klein cadeautje/presentje toe bij de bestelling van uw klant ---OF--18. Voeg een uitgeprinte kortingsbon toe bij de bestelling van uw klant of leg een stapeltje naast uw kassa om deze aan uw klanten, persoonlijk, uit te reiken Maak van tevoren een algemene kortingscode aan…

19. M.b.v. een aantal medewerkers, ga eens tijdens een plaatselijke braderie flyeren. Steek deze medewerkers in een opvallend t-shirt en laat ze een mooie folder uitdelen. Kijk maar eens op Vistaprint voor de vele mogelijkheden. 20. Doe eens een ludieke actie door bijv. een z.g. dagaanbieding. Bijv. in de actieweek van de fietsverlichting of in de week voordat de scholen weer beginnen “gratis” reparatie van uw fietsverlichting. De klant betaald alleen de onderdelen. Geef uw klanten daarna een folder/visitekaartje mee. Zie de website van de overheid voor landelijke acties. Zoek op trefwoorden: fietsverlichting, zonnepanelen e.d. 21. Deel uw kennis met andere ondernemers. Zet gezamenlijk eens een leuke actie op. Voeg bijvoorbeeld uw emailadressen eens samen met die van andere ondernemers om een gerichte advertentie/nieuwsbrief te verzenden. 22. Indien van toepassing, geef eens een workshop 23. Reparatie. Bied uw ruimte te huur aan (per uur/half uur). De klant voert zijn eigen reparatie uit en betrekt de onderdelen uit uw winkel onder het toeziend oog van een deskundige medewerker. 24.M.b.v. een z.g. veiling module kunt u ook producten uit uw webshop gaan veilen… Meer info bij de auteur… 25. Meld uw webshop aan bij “betaalde” verkoop c.q. vergelijkingssites zoals: Tweakersnet, Beslist.nl. Zie Google voor nog meer sites. 26. Wilt u weten hoe goed u gevonden wordt in Google? Type dan in Google: “site:naamvanjewebshop.nl naamvanjewebshop” 27. Plaats niet alle artikelen van uw leveranciers maar alleen de producten die u ook daadwerkelijk verkoopt! 28. Organiseer eens een modeshow of demonstratie tijdens Koninginnedag met ter afsluiting een veiling “Wie biedt?” Wordt vervolgd…. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Webshopdesigners – Hilde Erf 34 – 2907BH Capelle a/d IJssel – Tel: 06-30053338 (SMS/WhatsApp) – [email protected] – www.webshopdesigners.nl BTW nummer: NL 1345.60.383.B01 – KvK Rotterdam nr: 50722239 - ABN-AMRO: 48.89.33.676 - IBAN: NL13ABNA0488933676 - BIC: ABNANL2A

Handboek BackOffice. Auteur: Rolf Bos. Versie: Tip! Gebruik CRTL + F om te zoeken op een trefwoord

Recommend Documents