Handboek overblijf
Gemaakt op 05-03-2008 Versie 1.0
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ..................................................................................................................... 1 Aannameprocedure............................................................................................................... 2 Taakverdeling....................................................................................................................... 3 Programma-indeling.............................................................................................................. 4 Omgaan met ongewenst gedrag ........................................................................................... 5 Roosterprocedure ................................................................................................................ 6 Presentieprocedure.............................................................................................................. 7 Ruimte-procedure ................................................................................................................ 8 Wat is waar? ........................................................................................................................ 9 Procedure bij brand/calamiteiten ......................................................................................10 Inschrijfprocedure.............................................................................................................11 Betaalprocedure..................................................................................................................12 Procedure functioneringsgesprekken.................................................................................13
Procedures Overblijf
5-10-2008
1/14
Aannameprocedure Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Om de kwaliteit van de overblijf te blijven garanderen en te zorgen dat de overblijfkrachten voldoen aan de gestelde functieomschrijving, wordt de aanname op een serieuze wijze gedaan door de coördinator overblijf.
Afspraken 1. Aanstellingsgesprek: • Uitleg aannameprocedure • Bespreken functie-eisen en meegeven functieomschrijving. • Bespreken en meegeven handboek overblijf met het verzoek e.e.a. door te lezen en met vragen terug te komen. • Uitleg betalingsprocedure 2. Als overblijfkracht voldoet aan functie-eisen, aangeeft overblijfkracht te willen worden en het eens is met de procedure: aanstelling voor de proeftijd van twee maanden door het tekenen van de overblijfovereenkomst. 3. Na twee maanden evalueren: hoe bevalt het ons en hoe bevalt het de overblijfkracht. (Zie ook procedure functioneringsgesprekken) 4. Bij goede evaluatie (van beide zijden): aanstelling voor de rest van het schooljaar. 5. Aan het einde van het jaar een gesprek over functioneren en bij goed functioneren en als moeder ook verder wil: aanstelling voor het volgende schooljaar. (Zie ook procedure functioneringsgesprekken)
Verwijzingen ◊ ◊ ◊
Functiebeschrijving overblijfkrachten en functiebeschrijving coördinator Overblijfovereenkomst Procedure functioneringsgesprekken
Procedures Overblijf
5-10-2008
2/14
Taakverdeling Primair verantwoordelijke: Ouderraad Omschrijving Er bestaat een taakverdeling tussen de leerkrachten, de overblijfkracht en de coördinator overblijf. Dit zorgt voor een heldere afbakening en het soepel verlopen van de activiteiten gedurende de overblijf.
Afspraken ◊
◊
◊
◊
◊
Contact tussen overblijf en school: De leerkracht geeft relevante zaken door aan de overblijfkracht. Als dit het kind betreft, is dat de eigen leerkracht, als het de school in het algemeen betreft, is dat de contactleerkracht voor de overblijf. Na afloop van de overblijf geeft de overblijfkracht bijzonderheden door aan de coördinator, die het vervolgens bespreekt met de leerkracht van het kind. Algemene zaken worden besproken met de contactleerkracht. Inzetbaarheid: Overblijfkrachten hebben ieder een eigen groep met eten, volgens rooster. Bij de activiteiten na het eten is op het rooster te zien waar ze ingezet worden. Coördinator is niet inzetbaar voor de activiteiten met de kinderen. Zij is bezig met overall activiteiten en springt bij waar nodig. Bij calamiteiten en vragen is de coördinator aanspreekpunt en dat is niet mogelijk als zij ook de verantwoordelijkheid voor een groep kinderen heeft. Sleutelbeheer: Coördinator is in bezit van de moedersleutel en kan in alle ruimtes van de school. Bij afwezigheid van de coördinator ligt de sleutels van de kasten bij de conciërge. Documentenbeheer: Alle documenten van de overblijf zijn in beheer bij de coördinator en worden op een USB-stick geplaatst. Een kopie is aanwezig bij de secretaris van de Ouderraad. Het onderhoud van de documenten vindt in samenwerking tussen deze twee personen plaats. Voorraadbeheer: Naast de overblijfkast is er een aparte kast voor specifieke voorraad, cadeaus, lijsten, afstandbediening, CD’s, ballen. Deze kast is uitsluitend toegankelijk voor de coördinator.
Verwijzingen ◊ ◊
Functiebeschrijving overblijfkrachten en functiebeschrijving coördinator Programma-indeling Procedures Overblijf
5-10-2008
3/14
Programma-indeling Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving De overblijf verloopt volgens een vast programma, met vaste afspraken en een rooster.
Afspraken Voorbereiding ◊ ◊ ◊
Ieder overblijfkracht kijkt op het rooster waar zij is ingedeeld bij het eten en welke taken zij na het eten heeft. Zij haalt de presentielijst op. De overblijfkinderen uit de groepen 1 en 2 worden om 12.15 uur uit de klassen gehaald. De overige kinderen blijven in de aangewezen klassen om te eten en de overblijfkracht gaat daar naar toe.
Eten ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊
De overblijfkracht checkt of de kinderen van de presentielijst allemaal aanwezig zijn. De overblijfkrachten letten er op dat de handen gewassen zijn en dat de overblijfkinderen hun tas en jas meenemen. Eén overblijfkracht zit aan tafel en let er op dat de kinderen minimaal één boterham eten en hun drinken opdrinken. De overblijfkrachten letten er op dat de kinderen hun eigen spullen, zoals broodtrommels en tassen opruimen en het restant afval in de prullenbakken gooien. Als de kinderen klaar zijn met eten worden de tafels en stoelen weer schoongemaakt en de vloer aangeveegd. Kinderen die soep en/of thee willen, kunnen dit in de hal gaan halen bij een overblijfkracht.
Activiteiten ◊ ◊ ◊
Na het eten om 12.30 gaan de overblijfkrachten naar de locatie van hun rooster. Voor de afspraken per ruimte: zie ruimte procedure. Om 12.55 uur wisselen overblijfkrachten onderling qua binnen en buiten toezicht.
Afronding ◊ ◊ ◊ ◊ ◊
De overblijfkrachten letten er op dat kinderen uit de groepen 1 t/m 4 op de speelplaats blijven en weer om 13.15 uur in de klas zijn. Kinderen die niet overblijven worden tot 13.15 verzocht geen gebruik te maken van de speelplaats. Eén overblijfkracht gaat om 13.15 uur de kinderen die buiten spelen verzamelen in de hal. De overblijfkracht meldt aan de coördinator of er bijzonderheden zijn aangaande de kinderen die gemeld moeten worden aan de groepsleerkracht. Na afloop van de overblijf worden de toiletten nagekeken en eventueel schoongemaakt.
Algemeen ◊ ◊
1 keer per maand dient de overblijfkast te worden opgeruimd. Indien kopieën worden gemaakt t.b.v. de overblijf, dient het aantal kopieën doorgegeven te worden aan Mw. de Gier.
Verwijzingen ◊ ◊ ◊ ◊
Functiebeschrijving overblijfkrachten en functiebeschrijving coördinator Omgaan met ongewenst gedrag Roosterprocedure Presentielijst procedure Procedures Overblijf 5-10-2008
4/14
Omgaan met ongewenst gedrag Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Onder ongewenst gedrag wordt o.a. verstaan: ◊ Niet aan afspraken houden ◊ Niet luisteren ◊ Vernielen van spullen ◊ Lichamelijk “geweld” (schoppen, slaan, e.d.) ◊ Verbaal “geweld” (schelden) ◊ Obscene gebaren
Afspraken ◊ ◊ ◊
Bij het vertonen van ongewenst gedrag wordt het kind hierop aangesproken door de verantwoordelijke overblijfkracht. Indien niet geluisterd wordt, wordt de coördinator ingeschakeld. De coördinator besluit of het noodzakelijk is om zwaardere maatregelen te treffen. Mogelijkheden hiervoor zijn: o Melden aan de groepsleerkracht o Melden aan de ouders middels een gele kaart (via de groepsleerkracht) o Als een kind in een schooljaar tijd 3 gele kaarten heeft ontvangen, volgt automatisch uitsluiting van de overblijf voor een periode van 30 kalenderdagen. o De gele kaart dient getekend geretourneerd te worden aan de coördinator.
Verwijzingen ◊ ◊
Pest-protocol van school Gele kaart formulier
Procedures Overblijf
5-10-2008
5/14
Roosterprocedure Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Om de indeling van de overblijfkrachten duidelijk te maken en een eerlijke verdeling van het werk mogelijk te maken, wordt gewerkt met een rooster.
Afspraken 1. Een keer per jaar wordt een basisrooster opgesteld. 2. Indien nodig wordt het rooster aangepast, afhankelijk van het aantal kinderen en overblijfkrachten. 3. Dit rooster hangt in de kast en is voor alle overblijfkrachten te bekijken. 4. Dit rooster bevat de indeling voor tijdens het eten en tijdens de activiteiten daarna.
Verwijzingen ◊
Programma-indeling
Procedures Overblijf
5-10-2008
6/14
Presentieprocedure Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Om te zorgen dat er zicht is op de aan- of afwezigheid van kinderen, wordt gewerkt met presentielijsten. Dit is ook informatie voor de betalings-regeling.
Afspraken ◊ ◊ ◊
De penningmeester zorgt voor presentielijsten per groep. Aan het begin van de middag worden de lijsten verdeeld door de coördinator. De overblijfkracht checkt de aanwezigheid bij het eten.
Vermissing: ◊ De coördinator haalt de lijsten op en gaat bellen als er een kind ontbreekt. ◊ Indien het kind niet thuis is, wordt aan de kinderen gevraagd of bekend is of het kind met een vriendje / vriendinnetje mee is. ◊ Zo ja, wordt het vriendje / vriendinnetje gebeld. ◊ Zo nee, of indien het kind daar ook niet aanwezig is, wordt in en rond de school gezocht, in samenwerking met het team. ◊ Bij niet gevonden wordt de politie gebeld.
Verwijzingen ◊ ◊
Programma-indeling Formulier telefoonnummers
Procedures Overblijf
5-10-2008
7/14
Ruimte-procedure Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Per ruimte op school gelden andere afspraken. In deze procedure wordt toegelicht welke afspraken waar gelden.
Afspraken Speellokaal ◊ Het speellokaal kan dagelijks, onder toezicht van een overblijfkracht, gebruikt worden. ◊ Bingo is toegestaan in het speellokaal. Maximaal 1 prijs per kind. ◊ De klimrekken in het speellokaal mogen niet gebruikt worden. Kijkdoos ◊ Voor de duur van de overblijf is de ruimte gehuurd van de gemeente en is dus dagelijks te gebruiken. In school ◊ Na het eten is in school uitsluitend de hal te gebruiken. Buiten ◊ De kinderen mogen in de zandbak spelen. De schoenen blijven aan in de zandbak. Afhankelijk van het aantal kinderen, wordt een leeftijdsgrens gesteld. ◊ Voetballen is niet toegestaan op het schoolplein. ◊ Kinderen uit de groepen 5 tlm 8 mogen, indien de conditie van het veld dit toelaat, op het naast de school gelegen speelveld spelen. Ook hier is toezicht verplicht. Hierbij moeten de afspraken met de Mariaschool in acht worden genomen. ◊ Kinderen mogen niet van het schoolplein af, behalve als ze onder toezicht op het veld spelen. Algemeen ◊ Tijdens de overblijf is de voordeur gesloten. Buiten spelen kan uitsluitend via de achterdeur.
Verwijzingen ◊
Programma-indeling
Procedures Overblijf
5-10-2008
8/14
Wat is waar? Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Om duidelijk te maken welke spullen voor de overblijf beschikbaar zijn en waar deze gevonden kunnen worden, is hier een overzicht weergegeven.
Afspraken Koffie/thee/soep en toebehoren ◊ In kast in de keuken Schoonmaak artikelen ◊ Emmers e.d.: Bovenop kast in de keuken ◊ Stoffer en blik e.d.: Overblijfkast Speelgoed ◊ Overblijfkast Prijsjes en bijzondere artikelen ◊ Afgesloten kast onder de bar Formulieren, documentatie ◊ Afgesloten kast onder de bar Sleutels: ◊ Conciërge
Verwijzingen Verwijzingen ◊ ◊
Programma-indeling Taakverdeling
Procedures Overblijf
5-10-2008
9/14
Procedure bij brand/calamiteiten Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Om adequaat te kunnen reageren op brand en calamiteiten, wordt gebruik gemaakt van het BHV-plan van de school. In deze procedure is een samenvatting gegeven van de relevante zaken voor de overblijf.
Afspraken ??????
Verwijzingen ◊
BHV-plan school
Procedures Overblijf
5-10-2008
10/14
Inschrijfprocedure Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Om kinderen eenduidig in te schrijven zijn er afspraken over de inschrijfprocedure.
Afspraken ◊ ◊ ◊
◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊
Jaarlijks aan het eind van het schooljaar kunnen ouders hun kinderen inschrijven voor het volgende schooljaar via een formulier dat het kind meekrijgt op de overblijf. Nieuwe ouders, of ouders die het formulier niet hebben, kunnen dat krijgen is bij de conciërge. Het formulier bevat gegevens over de ouders (bijvoorbeeld telefoonnummers ouders en huisarts) en het kind (bijvoorbeeld medicijngebruik, en of kinderen met beide ouders mee mogen en of kinderen met vriendjes of vriendinnetjes mee mogen.) Als kinderen op andere dagen willen overblijven, dan wel incidenteel van de overblijf gebruik willen maken, kan dat op een lijst in de hal worden aangegeven. De inschrijfformulieren zijn ook verplicht voor mensen die incidenteel gebruik willen maken van de overblijf. Wijzigingen t.a.v. het formulier dienen doorgegeven te worden aan de coördinator. Jaarlijks vindt er een actualisatie van de gegevens plaats via en formulier dat bijgewerkt dient te worden door alle ouders. Inschrijvingen worden verwerkt door de penningmeester en de namen van de kinderen verschijnen op de presentielijsten. Opzeggen bij de overblijf gebeurt bij de penningmeester. De formulieren zitten in een map die ter inzage ligt bij de coördinator van de overblijf.
Verwijzingen ◊
Formulier inschrijven
Procedures Overblijf
5-10-2008
11/14
Betaalprocedure Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Er is een betaalprocedure met twee soorten afspraken. De bedragen én de procedure zijn verschillend voor vaste kinderen en incidenteel overblijven.
Afspraken Vaste kinderen: Ouder krijgt bij aanmelding de keuze gelijk aan huidige systeem te betalen in: ◊ 1 termijn ◊ 4 termijnen ◊ 10 termijnen Indien er niet betaald wordt volgt er een brief ter herinnering aan de betaling. Wanneer hier geen gehoor op komt volgt een brief met betaling van het hele jaar ineens, met daarin de waarschuwing bij NON Betaling direct uitsluiting van overblijffaciliteit volgt. Daarnaast kan een eventuele terugkeer pas na betaling en op basis van beschikbaarheid.
Incidenteel overblijven:
Verwijzingen ◊ ◊
Procedure inschrijven Formulier inschrijven
Procedures Overblijf
5-10-2008
12/14
Procedure functioneringsgesprekken Primair verantwoordelijke: Coördinator overblijf Omschrijving Om de kwaliteit van de overblijf te blijven garanderen en te zorgen dat de overblijfkrachten (blijven) voldoen aan de gestelde functieomschrijving, worden periodiek functioneringsgesprekken gevoerd tussen de overblijfkracht en de coördinator overblijf.
Afspraken Frequentie ◊ ◊
Twee maanden na aanname volgt een eerste gesprek ter afsluiting van de proeftijd. Na ieder jaar volgt een vervolggesprek.
Inhoud ◊ ◊ ◊ ◊ ◊
Bij het maken van de afspraak wordt het formulier functioneringsgesprekken uitgedeeld aan de overblijfkracht. Ter voorbereiding op het gesprek vult de overblijfkracht en de coördinator het formulier in. Bij het gesprek wordt de formulier besproken en wordt op een open manier over en weer feedback gegeven. Er worden zo nodig vervolgafspraken gemaakt en vastgelegd op het formulier. Beide deelnemers aan het gesprek ondertekenen het formulier.
Bovenstaande procedure geldt ook voor de coördinator overblijf. Deze voert een gesprek met de voorzitter van de ouderraad.
Verwijzingen ◊ ◊ ◊
Functiebeschrijving overblijfkrachten en functiebeschrijving coördinator Formulier functioneringsgesprekken Aannameprocedure
Procedures Overblijf
5-10-2008
13/14
