HALTE 4 VVE-OVERDRACHTSPROTOCOL GEMEENTE HELMOND
Versienummer Datum vaststelling Evaluatiedatum
12-2012 december 2012 december 2013
INHOUD Dit document bestaat uit: - Overdrachtsprotocol - versie 12-2012 - overdrachtsformulier - versie 12-2012 Over drachtsprotocol voorschoolse opvan1
Overdrachtsprotocol gemeente Helmond – versie 12-2012
1
1. Inleiding In het kader van de invoering van de Wet Ontwikkelingskansen door Kwaliteit en Educatie(OKE) hebben gemeente, besturen voor peuterspeelzaalwerk, kinderopvang en basisscholen afspraken gemaakt over de overdracht van de gegevens van de kinderen in Helmond. Gezamenlijk zijn zij verantwoordelijk voor de organisatie van de doorgaande lijn in de ontwikkeling van de kinderen. Een belangrijk instrument om dit te bereiken zijn afspraken over de overdracht van kinderen van de voorschoolse voorziening naar de basisschool. Bij het maken van deze afspraken is gebruik gemaakt van de bestaande procedure, die in 2011 door Spring Kinderopvang is ontwikkeld. Deze procedure vormt de basis voor het protocol zoals hieronder staat beschreven. Het protocol wordt ingevoerd op alle peuterspeelzalen en kinderdagverblijven binnen de gemeente Helmond, na vaststelling van het document in het bestuursoverleg van december 2012, vanaf januari 2013. 2. Inzet van het protocol en het overdrachtsformulier Het protocol/formulier wordt ingezet bij: - De overgang van een peuterspeelzaal/kinderdagverblijf naar een basisschool. - De overgang van een peuterspeelzaal/kinderdagverblijf naar een speciale basisschool of een school voor speciaal onderwijs. Bezoekt een peuter twee verschillende organisaties van een voorschoolse opvang (een peuterspeelzaal en een kinderdagverblijf) dan volgen beide ieder afzonderlijk het protocol. Dus ieder vult een overdrachtsformulier in. Ieder heeft daarover een gesprek met de ouder en ieder geeft het overdrachtsformulier op de basisschool af. Bezoekt een peuter een gecombineerde opvang van een peuterspeelzaal en een kinderdagverblijf, dan volgen beide gezamenlijk het protocol. In dat geval zorgen de peuterspeelzaal en het kinderdagverblijf er samen voor dat de basisschool één overdrachtsformulier ontvangt, dat met de ouders is besproken. 3. De functie van het overdrachtsformulier Het overdrachtsformulier dient als: - Instrument om belangrijke informatie over de ontwikkeling van de peuter op beknopte en eenduidige wijze over te kunnen dragen van de voorschoolse opvang naar de basisschool waar de peuter naar toe gaat. - Hulpmiddel om op systematische wijze feitelijke achtergrondgegevens over het kind en gegevens over de ontwikkeling op papier te zetten. - Samenvatting van de gegevens uit observaties en ervaringen met het kind. 4. Protocol Overdrachtsformulier Voor een zorgvuldige overdracht is, binnen het kader van de Wet Persoonsregistratie, het volgende protocol met een overdrachtsformulier opgesteld. Het protocol beschrijft de afspraken die gemaakt zijn met betrekking tot het handelen van de betrokkenen. Het overdrachtsformulier is het instrument voor de overdracht van de gegevens. Wanneer in dit protocol gesproken wordt over ouders, worden de wettelijke vertegenwoordigers van de peuter bedoeld. Wanneer er gesproken wordt over voorschoolse opvang worden daarmee peuterspeelzalen en kinderdagverblijven bedoeld.
Overdrachtsprotocol gemeente Helmond – versie 12-2012
2
5. Informatie aan ouders van de voorschoolse voorziening vooraf -
-
-
De voorschoolse opvang informeert de ouders mondeling bij inschrijving en/of plaatsing over de afspraak dat voor alle kinderen in Helmond bij de overgang naar het basisonderwijs een overdrachtsformulier wordt ingevuld. Tevens worden ouders geïnformeerd over het afstemmingsoverleg dat plaatsvindt ruim voordat het kind start op de basisschool. Dit gebeurt ook schriftelijk via het informatieboekje/bulletin dat de ouders ontvangen. De overdrachtsprocedure is onderdeel van de afspraken op de voorschoolse opvang over signalering van ontwikkelingsproblemen bij kinderen en het bespreken van deze problemen met de ouders. Het mag niet zo zijn dat ouders pas bij het vertrek van hun kind naar de basisschool geconfronteerd worden met gegevens over problemen in de ontwikkeling van hun kind, die al eerder gesignaleerd zijn. Ouders kunnen altijd het formulier inzien. Ouders kunnen altijd om een gesprek vragen. Het protocol ligt ter inzage op de voorschoolse opvang en basisschool. Indien ouders geen toestemming geven voor overdracht van ontwikkelingsgegevens van voorschool naar basisschool dan geldt nog steeds de wettelijke verplichting dat de voorscholen de volgende gegevens van het kind aan de basisschool doorgeven: 1. het gevolgde VVE-programma 2. de duur van het gevolgde programma
6. Aard van de gegevens -
-
-
Op het overdrachtsformulier staan feitelijke achtergrondgegevens en aspecten van de ontwikkeling van peuters, die relevant zijn om over te dragen naar het basisonderwijs, geregistreerd. Het formulier kan aangevuld worden met een plan van aanpak, toetsgegevens, een advies voor de basisschool en het contact met- of opmerkingen van de ouders. In dat geval worden de bijlagen vermeld op het overdrachtsformulier. De ouders tekenen ook voor de overdracht van de bijlagen. Op het formulier staan geen gevoelige gegevens over gezinsachtergrond en thuissituatie. Wanneer er bij de basisschool behoefte is aan informatie over de gezinsachtergrond en thuissituatie, wordt deze bij de ouders zelf gevraagd.
7. Registratie van gegevens -
-
Registratie van gegevens vindt plaats met behulp van een overdrachtsformulier, dat wordt ingevuld door de pedagogisch medewerk(st)er van de voorschoolse opvang. Voor alle peuters die vanuit de voorschoolse opvang vertrekken naar het basisonderwijs, wordt een overdrachtsformulier ingevuld. Op het overdrachtsformulier mogen geen gevoelige gegevens over gezinsachtergrond worden opgenomen. Indien er vermoedens bestaan ten aanzien van bijvoorbeeld (seksuele) kindermishandeling, wordt dit door de voorschoolse opvang aan het AMK gemeld (Advies en Meldpunt Kindermishandeling 0900-1231230, www.AMK-nederland.nl) of aan Zorg voor Jeugd gemeld. In dat geval kan de voorschoolse opvang op het overdrachtsformulier melden dat het AMK is ingeschakeld. Het AMK neemt in zulke gevallen zelf contact op met de school. Het overdrachtsformulier wordt door de pedagogisch medewerk(st)er ingevuld wanneer het kind 3 jaar en 9 maanden is of ten minste 6 weken voor de zomervakantie ingeval het kind na de zomervakantie start op de basisschool.
Overdrachtsprotocol gemeente Helmond – versie 12-2012
3
-
Bij het invullen van een overdrachtsformulier gaat het om het beeld dat gedurende een langere periode van de peuter is verkregen door meerdere objectieve observaties. Het is geen beoordeling en geen momentopname. Het formulier kan alleen dan ingevuld worden als de pedagogisch medewerk(st)er voldoende inzicht in de kenmerken van de peuter heeft.
8. Oudergesprek -
Na invulling, bespreekt de pedagogisch medewerk(st)er het ingevulde formulier met de ouders. Na gesprek en inzage ondertekent de ouder om toestemming te geven voor overdracht. Het originele overdrachtsformulier wordt door de voorschool overgedragen aan de basisschool. De ouders ontvangen een kopie voor zichzelf. De pedagogisch medewerker bewaart één kopie (voorzien van handtekening) in het peuterdossier. De ouders kunnen bezwaar maken tegen het overdragen van het overdrachtsformulier voor hun kind, dan plaatsen zij geen handtekening. De ouders beslissen of het overdrachtsformulier wel/niet over gedragen mag worden.
9. De basisschool -
-
-
De school vermeldt de overdrachtsprocedure in de schoolgids. De school vraagt bij inschrijving, schriftelijk toestemming aan de ouders, om voorafgaande aan de start op de basisschool informatie op te vragen bij de betreffende voorschool. De pedagogisch medewerk(st)er van de voorschool geeft het overdrachtsformulier op de basisschool af tenminste 3 maanden voordat het kind op de basisschool start of uiterlijk 6 weken voor de zomervakantie indien het kind na de zomervakantie start. De basisschool controleert of het overdrachtsformulier door de ouder(s) ondertekend is. Als de school geen overdrachtsformulier heeft ontvangen, informeert de school bij de ouders om na te gaan wat de reden is. Bij het intakegesprek neemt de leerkracht kennis van het overdrachtsformulier. De inhoud van het formulier komt ter sprake in het eerste gesprek wat de leerkracht met de ouders heeft nadat het kind op school is gekomen. Indien de leerkracht vragen heeft over de gegevens op het overdrachtsformulier, kan deze contact opnemen met de betreffende pedagogisch medewerk(st)er/ouder. Het protocol ligt ter inzage op de voorschoolse opvang en basisschool.
10. Warme overdracht Overdracht van kinderen waarbij een ontwikkelingsachterstand is gesignaleerd of waar extra hulp nodig is geweest, vindt altijd ook mondeling plaats, zodat het plan van aanpak of extra hulp ook op de basisschool kan worden voortgezet. De ouders worden uitgenodigd om bij dit gesprek aanwezig te zijn. De inhoud van het mondelinge gesprek tussen voorschoolse opvang, basisschool en ouders betreft de inhoud van het ingevulde formulier. Indien ouders geen toestemming gaven voor overdracht van het formulier, vindt er geen overdrachtsgesprek plaats.
Overdrachtsprotocol gemeente Helmond – versie 12-2012
4
11. Beveiliging en bewaartermijn -
-
-
-
De overdrachtsgegevens worden in een afsluitbare kast / computer bewaard. De pedagogisch medewerk(st)ers van de voorschool mogen de gegevens raadplegen, corrigeren of verwijderen. De basisschool is niet bevoegd om wijzigingen aan te brengen in het overdrachtsformulier. Na overhandiging of verzending worden de gegevens door de voorschoolse opvang ten minste bewaard tot 1 jaar na de vierde verjaardag van de peuter. Daarna worden de gegevens vernietigd. De basisschool neemt de overdrachtsgegevens in haar eigen leerlingvolgsysteem op, er gelden dezelfde regels voor vernietiging als die voor de overige registratie van leerlinggegevens op de basisschool. De gegevens van het overdrachtsformulier worden na toestemming van de ouders met andere belanghebbenden besproken, tenzij het belang van het kind daarmee niet gediend is.
12. Terugkoppeling -
De basisschool verzorgt jaarlijks aan de voorschoolse voorzieningen een terugkoppeling over de overdrachten die hebben plaatsgevonden. De basisscholen en voorschoolse voorzieningen kunnen zelf de vorm kiezen waarop deze terugkoppeling plaatsvindt.
Overdrachtsprotocol gemeente Helmond – versie 12-2012
5
