HACCP Audit Rapport Audit type Initiële certificatie (IA) Hercertificatie (RA) Surveillance audit (SA) n°
Aanvullende audit (CAA) Vooronderzoek Scope uitbreiding
Rapport Fase 1 (IA-RA)/ past performance Fase 2 (IA-RA) past performance Voorlopig rapport Definitief rapport Beoordeeld
1. AUDITEE
Organisatie :
Alerimus
Contact : Tel : Fax :
Dhr. A. Hahn, dhr. D. van Ee Locatie Buitensluis Bernardstraat 25 Numansdorp Locatie Open Waard, Molenaar 1 Oud-Beijerland 0186-659659 0186-654940
E-mail :
[email protected]
Aantal vestigingen: Aantalwerknemers: (FTE)
2 Ca 100
Adres :
2. AUDIT TEAM Lead Auditor : Herceritifcering Auditor: Hercerificering Expert bij fase I. Lead Auditor : IA fase II. Auditor: IA fase II. Expert bij fase II. Lead Auditor : SA 1. Auditor: SA 1. Expert bij SA 1. Lead Auditor : SA 2. Auditor: SA 2. Expert bij SA 2. Lead Auditor : SA 3. Auditor: SA 3. Expert bij SA 3. Lead Auditor : SA 4. Auditor: SA 4. Expert bij SA 4. Lead Auditor : SA 5. Auditor: SA 5. Expert bij SA 5. Lead Auditor : Follow up. Auditor: Follow up. Expert Follow up.
A. M. H. Mertens A. van der Salm A. M. H. Mertens A. M. H. Mertens A. van der Salm A. M. H. Mertens
HACCP p. 1/ 14
3. AUDIT DOELSTELLINGEN De doelstellingen van deze audit zijn : -
-
Vaststelling van de mate van overeenstemming van het voedselveiligheidsbeheerssysteem met de eisen van de HACCP CCvD 2012 norm. Vaststellen dat de Organisatie werkt in overeenstemming met zijn beleid en doelen, en dat het zijn processen beheerst in overeenstemming met de voedselveiligheidsnormering.
4. SCOPE VAN DE AUDIT De documentatie en de implementatie van het voedselveiligheidssysteem zijn beoordeeld volgens: Richtlijnen : Kiwa Reglement voor Systeemcertificatie 2008 Reglement Geschillencommissie: 2008 Logo’s Het gebruik van logo’s voldoet aan het reglement. Ja / Nee Contract nr : Norm : HACCP Criteria CCvD v5 2012 Norm : CCvD v5 proces
RvA-scope
Scope omschrijving
G
Het bereiden van maaltijden voor bewoners, het seniorenrestaurant en extern wonende ouderen
A
Primaire sector (veehouderij)
B
Primaire sector (land en tuinbouwproducten)
C
Voedingsmiddelenverwerkende industrie 1 (bederflijke dierlijke producten, inclusief alle ver- en bewerkingen na de primaire productie b.v.slachten) Voedingsmiddelenverwerkende industrie 2 (bederfelijke land- en tuinbouwproducten)
D E G
Voedingsmiddelenverwerkende industrie 3. (Be- en verwerking van producten met een langehoudbaarheid bij kamertemperatuur) Catering
H
Distributie
J
Transport en opslag
L
(Bio)chemische productie
De documentatie van het HACCP systeem is beschreven in het HACCP handboek versie d.d. okt2012.
HACCP V2012-11 p. 2/ 14
5. GEBRUIKTE CODERING C Ma Mi
NA NE
Conform. Major non-conformiteit Minor non-conformiteit Ma & Mi : Het systeem voldoet niet aan de eisen van de norm. Een corrigerende actie is noodzakelijk en moet binnen max. 3 maanden zijn afgehandeld. Een aanvullend onderzoek kan noodzakelijk zijn (verplicht bij Ma). Indien de non-conformiteit niet binnen de gestelde tijd is afgesloten, kan het certificaat niet worden verleend of in gevaar komen. De non-conformiteiten/ aandachtsgebeiden worden volledig beschreven in het Corrective Action Request (CAR) in de bijlage. Not applicable Not evaluated
6. FASE 1 : BEOORDELING VAN DE DOCUMENTATIE (INDIEN VAN TOEPASSING) 6.1 Bevindingen Zie bevindingen in § 7.4 Na de fase 1 audit (beoordeling van de documentatie) : Een fase 1 beoordeling is op basis van de past performance review niet noodzakelijk. Voor de volledig en vanwege het rapportage format zijn bij hoofdstuk 6 wel de conclusies aangegeven. Dat wil zeggen; er zijn geen significante veranderingen of afwijkingen geconstateerd waardoor er aanleiding is om de fase 1 opnieuw uit te voeren. Deze regel is ook van toepassing wanneer voor de past performance review de auditresultaten zijn gebruikt van de voorgaande voedselveiligheidsaudits. Zijn aandachtsgebieden geconstateerd. Deze moeten zijn afgesloten, voordat met fase 2 (verificatie van implementatie) kan worden aanvangen. Kiwa beoordeelt de herstel maatregelen n.a.v. deze aandachtsgebieden tijdens een extra bezoek op … Zijn aandachtsgebieden geconstateerd, maar de voortzetting met fase 2 wordt niet belemmerd (Alleen in geval van “aandachtsgebieden” overeenkomstig met de categorie “minor nonconformities”). Aantal aandachtsgebieden: Categorie Major: X Categorie Minor: 1 Geen Aandachtspunten vastgesteld.
6.2 Conclusies van fase 1 De genomen corrigerende maatregelen met betrekking tot de bij fase 1 vastgestelde aandachtspunten zijn voldoende om met fase 2 (verificatie van de implementatie) verder te gaan. De genomen corrigerende maatregelen met betrekking tot de bij fase 1 vastgestelde Aandachtspunten zijn onvoldoende om met fase 2 (verificatie van de implementatie) verder te gaan. De bevindingen vastgesteld tijdens fase 1 belemmeren niet de voortzetting met fase 2 (verificatie van de implementatie). Geen corrigerende maatregel was nodig na de fase 1 audit. Vervolgen met de fase 2 audit.
HACCP V2012-11 p. 3/ 14
7. DEFINITIEVE AUDIT BEVINDINGEN Zie bevindingen in § 7.4 7.1 Effectiviteit van het Voedselveiligheidsbeheerssysteem 7.1.1 Volwassenheid, efficiëntie en continue verbetering van het systeem: • 7.1.2 Tijdens de audit zijn de volgende sterke punten vastgesteld: • 7.1.3 Tijdens de audit zijn de volgende mogelijkheden ter verbetering vastgesteld: • Zie opmerkingen in § 7.4. 7.2 Non-conformiteiten Deze non-conformiteiten zijn besproken met de Organisatie aan het eind van de audit. Aantal Non-conformiteiten : Major : 0 (gedetailleerd in het Corrective Action Request n°X) Minor : 1 De corrective action requests (CAR’s), waarin de non-conformiteiten gedetailleerd zijn opgenomen, zijn voorgelegd aan de organisatie tijdens de afsluiting. De directievertegenwoordiger van de organisatie heeft de CAR’s getekend. 7.3 Audit Matrix §
5.1
HACCP CRITERIA
DIRECTIE
IA/RA
SA1
16-01-‘13 fase 1
22-01-‘13 fase 2
C
C
C
C
C
C
NC
C
VERANTWOORDELIJKHEID
5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
PRODUCT INFORMATIE PROCES INFORMATIE PRP HAZARD ANALYSIS BEHEERSMAATREGELEN PARAMETERS & KRITISCHE
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
GRENZEN
5.8 5.9 5.10 5.11 5.12
BEWAKEN & METEN CORRECTIVE ACTIES VALIDATIE VERIFICATIE DOCUMENTATIE &
C
C
C
Mi1
VERSLAGEN
Beoordeling Datum
04-03-2013
Naam & Handtekening Beoordelaar
HACCP V2012-11 p. 4/ 14
SA2
SA3
SA4
SA5
7.4 Algemene bevindingen en opmerkingen De opmerkingen zijn bedoeld voor de organisatie als mogelijkheden ter verbetering of als noodzaak voor een corrigerende/preventieve actie zodat voorkomen wordt dat de opmerking uitgroeit tot een non-conformiteit bij de volgende audit. §
HACCP CRITERIA
5.1
DIRECTIE VERANTWOORDELIJKHEID
BEVINDINGEN -
Beleid Scope Taken Verant. Bevoegdheden HACCP Team Middelen Voorzieningen Directie Beoord.
IA1
IA2
Alerimus is gevestigd op 2 locaties die beiden voorzien van een keuken die beiden zelfstandig produceren. De gebruikte apparatuur in de keukens is up to date en voldoet aan de gestelde eisen en voorschriften. De reikwijdte van het systeem is opgenomen onder 1.00 Beleidsverklaring. Basis van het systeem is het verwerken van grond en hulpstoffen tot maaltijden die na verpakken uitgeleverd worden, op de kamers bezorgd of in het restaurant uitgeserveerd worden. De directieverklaring & -verantwoordelijkheid zijn opgenomen, in procedure 1.05, in het handboek en zijn ondertekend op beleidsverklaring in handboek toegevoegd d.d. 22-02-2012 en okt 2012 geactualiseerd meet het handboek. Het organogram is opgenomen in het handboek in procedure 1.00 versie 00 d.d.12-05-2011, de functieomschrijvingen zijn hierbij aangegeven. Het HACCP-team bestaat uit 5 personen (directeur, teamleider, Hoofd Voedingsdienst, Facilitair manager en kwaliteitscoördinator) die qua functie en ervaring een team vormen dat in staat is alles goed te managen. De kwalificaties van het HACCP-team zijn opgenomen Het organigram is verwoord in procedure 1.00 en organisatiestructuur keuken in 2.03. Het opleidingsplan is verwoord in de directiebeoordeling. Plattegronden van beide keukens zijn aanwezig in het handboek onder 1.08 (Open Waard en de Buitensluis) De directiebeoordeling wordt 1x per jaar uitgevoerd. Beoordeling laat een duidelijk beeld zijn van een verzorgingstehuis wat innovatief en in beweging is. Systeem wordt gedragen door het HACCP team wat enthousiast en oplossingsgericht werkt. Het kwaliteitssysteem wordt onderhouden door de kwaliteitscoördinator die hierin gesteund wordt door het HACCP team. Er is een strategisch beleidsplan wat gericht is op o.a. continuïteit en nieuwbouw. Uit het strategisch beleidsplan komen mede de jaardoelstellingen voort. Komend jaar staat de tevredenheid van de geleverde uitbrengmaatijden als doel geregistreerd. Ook verbeteren gebruik formulieren en interne audit huiskamer en dagopvang. Periodiek wordt een werkbespreking gehouden met het HACCP team. Het streven is om conform wetgeving en andere informatiebronnen het systeem actueel te houden, zowel op papier als in de praktijk. Iedere vergadering wordt een deel van het handboek doorgenomen of dit nog up to date is. De implementatie van het systeem en het beleid is voldoende. Het bedrijf stelt voldoende middelen ter beschikking voor het effectief uitvoeren van het kwaliteitssysteem. Het HACCP-team (minimaal 4x per jaar overleg)is actief bezig met het opzetten, implementeren en onderhouden van het systeem. De directiebeoordeling is uitgevoerd op 14-01-13 en geeft een goed beeld van de organisatie. In de DB zijn de volgende onderwerpen besproken: HACCP systeem, kwaliteitsbeleid en doelstellingen, resultaten externe en interne audits, maaltijden enquêtes, nieuwe faciliteiten, kwaliteitsverbetering, leveranciersbeoordeling, analyses en micro onderzoek, analyse CCP’s, plan van aanpak voedingsdienst, toetsing kennis en kunde, oordeel effectiviteit van het systeem en aanbevelingen ter verbetering. Laatste opfristraining voor de medewerkers heeft plaats gevonden 06-10-2011. Deze cursus wordt 2-jaarlijks gegeven, dus 2013 gepland. Interne audits zijn in de beoordeling opgenomen Bij Alerimus is het audit systeem zodanig opgezet dat er kruislings geaudit wordt. Alle onderdelen zijn geaudit afgelopen jaar en hieruit zijn geen (interne) NA’s voortgekomen, wel aanpassingen. TBV’s staan beschreven in het handboek 2.02
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5
HACCP
p. 5/ 14
§
HACCP CRITERIA
5.2
PRODUCT INFORMATIE
BEVINDINGEN -
Product Eigensch. Voorgenomen gebr. Traceerbaarheid
IA1
IA2
5.3
PROCES INFORMATIE
-
Stroom diagrammen Layout Beheersing,verificatie
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5 IA1
IA2
Er zijn geen wijzigingen in de producten en of bereidingen, de beide keukens produceren maaltijden voor interne en externe verzorging. Maaltijden worden per dag vers bereid, en grondstoffen worden per dag vers aangeleverd door de groothandel. Van de grondstoffen voor de geproduceerde maaltijden is een specificatie aanwezig, deze specificaties zijn ingevoerd in XL Food , de maaltijden worden op deze manier conform de specificaties/receptuur gemaakt. Binnen het bedrijf is een recall procedure aanwezig in instructie 3.17 en proc.2.16 Terughalen vervuilde of besmette voedingsprodukten, deze is bekeken en akkoord bevonden. Traceerbaarheid is goed beheerst. Test recall is geweest op 15-01-13 en hierbij zijn geen bijzonderheden naar voeren gekomen alles is soepel verlopen en traceerbaar gebleken. Tijdens productie wordt alles genoteerd in XL Food waardoor snel te zien is wie welke maaltijd wanneer gehad heeft. In dit systeem is ook aangegeven in welke grondstoffen allergenen zitten en wat iedere cliënt wel of niet mag hebben. Door dit alles nauwgezet in te voeren is een betrouwbaar systeem ontstaan. Ook cliënten met allergie staan hierin genoteerd zodat dit ten allen tijde bekend is. Vanuit het systeem worden de maaltijd bonnen uitgedraaid. Hierop staand e op- en aanmerkingen weergegeven zodat de medewerkers weten wat wel en niet kan. Microbiologische analyses worden steekproefsgewijs geverifieerd door . Micro analyse Zeeland. De genomenmicrobiologische monsters waren alle goed. Agar controle was 1 fout dit is opgelost. De rapporten zijn beoordeeld en akkoord bevonden. Van de producten zijn de ingrediëntenbekend en specificaties hiervan zijn aanwezig.
Processchema is opgenomen in het handboek. De plattegrond is opgenomen in het handboek in procedure 1.08, d.d. 03-12-12 keuken BS en 13-03-2012 OW; Plattegrond looplijnen. Primaire proces is gedocumenteerd in hoofdstuk 3 Instructies. Procedures zijn doorgenomen en akkoord bevonden. Er zijn geen afwijkingen in het stoomdiagram en plattegrond geconstateerd. De proces flow ligt vast, van bereiden maaltijden tot en met uitserveren/uitrijden. Opslag gebeurt in magazijn, koelkast en vriezer. Tijdens het bezoek zijn er geen ongeïdentificeerde produkten aangetroffen. Alles was afgedekt en gecodeerd. Gezien ingevroren Hachee met een THT van 3 maanden. Dit volgens de bewaarwijzer. Micro analyse Zeeland voert per half jaar een controle uit op de gang van zaken en bouwtechnische aspecten binnen de keukens. Uitkomsten worden verwerkt door het HACCP team. De laatste controles van Micro analyse Zeeland 28-09-2012/ 19-03-2012/ 18-12-2012. De laatste hygiëne controles zijn van 13-04-2012 en 20-03-2012. Het HACCP team komt iedere 3 maanden (14-03-12/ 18-04-12/ 19-07-12/ 24-10-12/ 28-11-12/ 9-1-2013) bij elkaar en voert dan een deel van de verificatie uit van het systeem.
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5
HACCP V2012-11
p. 6/ 14
§
HACCP CRITERIA
5.4
BASIS VOORWAARDENPRO GRAMMA
BEVINDINGEN -
primaire productie Inrichting Procesbeheersing Onderhoud Pers. hygiëne Transport Product info. Training
IA1
IA2
Basisvoorwaardenprogramma HACCP 1.090 rev 3. (d.d. 31-01-12) is opgenomen in het handboek. Hierbij is aangegeven welke onderdelen niet van toepassing zijn. In het basisvoorwaardenprogramma is geen verwijzing gemaakt naar de betreffende documenten. Aandachtspunt “A1” (zie tabel 7.3): Basisvoorwaarden is nog niet volledig volgens de nieuwe HACCP versie juni 2012 ingevuld. Een aantal onderdelen van het basisvoorwaardenprogramma is verder opgenomen in handboek (regels persoonlijke hygiëne document 3.14, opleidingsplan in directiebeoordeling, schoonmaakplan doc. 3.12 en schoonmaakplan en formulieren Ecolab. Gevaren zijn opgenomen in document 3.04 rev2 uitvoeren van risico analyse en vaststellen kritische beheerspunten en 2.08 rev7 overzicht kritische beheerspunten Beide keukens zijn goed en de infrastructuur is zodanig dat er goed gewerkt kan worden. Vloer keuken Buitensluis is wat minder en waar nodig gerepareerd. Door de a.s. verbouwing zal de vloer niet meer dan nodig aangepast worden. Een opleidingsplan is opgenomen in het handboek en HACCP training vindt 2 jaarlijks plaats. Dit is geweest in oktober 2011. Volgende training vindt medio 2013 plaats. De ongedierte bestrijding is uitbesteed aan Protekta en is goed beheerst, registraties bekeken en akkoord bevonden. Klein onderhoud wordt waar mogelijk intern uitgevoerd .Momenteel is er een onderhoudscontract met ATK die het jaarlijks onderhoud uitvoert. Ook bij tussentijdse storingen wordt dit door hun verholpen. Reinigingsmachines worden onderhouden door Ecolab. Smeermiddelen kunnen niet in contact komen met het product. Schoonmaaklijsten worden consequent ingevuld en de schoonmaak wordt gecontroleerd door Hoofd Voedingsdienst en directeur. Transport , maaltijden gebeurt door vrijwilligers die ook training hebben gehad hoe met de maaltijden om te gaan. Intern transport gebeurt door medewerkers keuken en verzorgend personeel van Alerimus. Specificaties zijn aanwezig en up to date.
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5 5.5
HAZARD ANALYSIS
-
Gevaren analyse Risico analyse
IA1
IA2
De gevarenanalyse is uitgevoerd a.d.h.v. een beslisboom vermeld in procedure 2.04 Uitvoeren van risico analyse en vaststellen kritische beheerspunten. Alerimus maakt gebruik van de hygiënecode van zorginstellingen. De antwoorden op de stappen zijn weergegeven bij het procesonderdeel. Er zijn specifieke maatregelen vastgesteld, CCP’s. Gevarenanalyse tabel van 16-10-12. Er zijn 8 CCP’s vastgesteld voor het hele proces. Komende tijd zal dit herzien gaan worden als de nieuwe norm volledig doorgewerkt is in het systeem. De vastgestelde gevaren komen overeen met praktijk situatie. De gevaren worden goed beheerst. Metingen worden frequent verricht om alles te onderbouwen. Routes uitbrengmaaltijden zijn zodanig ingezet dat de maaltijden op de gewenste temperatuur blijven. Metingen van testmaaltijden wijzen dit uit. Temperatuur metingen van zowel koud als warm worden frequent uitgevoerd en de uitslag opgeslagen.
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5
HACCP V2012-11
p. 7/ 14
§
HACCP CRITERIA
5.6
BEHEERSMAATREGELEN
BEVINDINGEN -
Specifiek Algemeen
IA1
IA2
5.7
PARAMETERS & KRITISCHE GRENZEN
-
Product Proces Streefwaarden Actiewaarden Grenswaarden
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5 IA1
IA2
Specifieke beheersmaatregelen overzicht is weergegeven in procedure 2.08 rev7. De specifieke beheersmaatregelen zijn uitgewerkt in instructies. Het schoonmaakplan/schema is opgenomen in een instructie 3.12. Alle afdelingen zijn waar nodig opgenomen. Grondstoffen controle is weergegeven in instructie. 3.02. In hoofdstuk Instructie zijn alle CCP’s meegenomen zodat alles goed beheersbaar is. Er zijn 8 CCP’s geformuleerd die in de praktijk nagelopen zijn op implementatie. Alle CCP’s zijn correct geïmplementeerd en worden gemonitord. Registratie formulieren bekeken, t.a.v. het invullen en verifiëren. De schoonmaaklijst word dagelijks ingevuld. De lijst is zodanig opgesteld dat alles minimaal wekelijks meegenomen wordt. Buiten wat dagelijks gebruikt wordt. Gezien schoonmaaklijst van week 32013. Bij binnenkomst wordt alles gecontroleerd en metingen uitgevoerd. Metingen worden uitgevoerd met een Uni pc die de gemeten waarden opslaat en bij overschrijding dit aangeeft. Gezien metingen van 4e kwartaal 2012 geen overschrijdingen geweest alles <4 ˚C. Zelfde thermometer wordt gebruikt om de maaltijden en grondstoffen te temperaturen. Gezien ingangscontrole van 5-1-13 vlees was 3,6 ˚C. Ook hierin geen overschrijdingen geweest . Test maaltijden worden periodiek gemeten gezien deze van 17-01-13 aanvang was 82˚C na 1 uur 70,2˚C en na 1 u en 40 min. Was de temp 60˚C dit is binnen de norm van 1 uur. Vriezer en koelkast worden gelogd en uitgelezen gezien meting Beheersing proces is onder controle en akkoord. Foodgrade verklaring. Goedgekeurde leveranciers, diepgang in analysegegevens. Gezien leveranciersbeoordeling 2012 geen bijzonderheden geweest.
Er zijn 8 CCP’s te weten Ontvangst goederen, Opslag goederen, Produkt temp. voor portioneren, Frituurvet, Testmaaltijd, Uitbrengmaaltijden, Afwassen en Schoonmaken. CCP 3 Product temperatuur voor proportioneren is aangepast t.a.v. frequentie meten van dagelijks naar wekelijks d.d. 16-10-2012, zoals beoordeeld en geconcludeerd in de management review. Kritische grenzen zijn wettelijke of via de hygiëne code vastgesteld, en worden als zodanig consequent gecontroleerd, geen afwijkingen vastgesteld. Specifieke beheersmaatregelen zijn goed onder controle. Lijsten en formulieren evenals temperatuur controles worden consequent ingevuld, afwijkingen worden geregistreerd. Afgelopen jaar geen afwijkingen geweest Bewaken van CCP’s gebeurt goed, Bij ontvangst wordt alles gecontroleerd, wekelijks worden de koelkasten en vriezers gelogd. Vriezers worden nu permanent gelogd, Maaltijden worden gemeten voor portioneren, Schoonmaken is op goed (1 overschrijding Agar) Frituurvet wordt wekelijks vervangen en gemeten. Jaarlijs DTPG monster, Routes zijn zodanig dat de temperatuur op boven de gestelde grens blijft en 2 wekelijks wordt er een testmaaltijd meegestuurd. Afwijkingen worden genoteerd en temperatuurmeter geeft dit ook direct aan, en klachten worden ter harte genomen en doorgewerkt.
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5
HACCP V2012-11
p. 8/ 14
§
HACCP CRITERIA
5.8
BEWAKEN & METEN
BEVINDINGEN -
Registraties
IA1 IA2
Er zijn in het handboek diversen registratieformulieren opgenomen. Microbiologische analyses worden periodiek uitgevoerd. Diverse registraties zijn beoordeeld en akkoord bevonden: Gezien kalibratie van Testo 173-T2 op 26-3-12 uitslag was goed (cert. Nr 12025587) en de kalibratie van de Ebro deze was ook goed (cert. Nr. 12025586) Schoonmaak elk half jaar door Micro analyse Zeeland getoetst op effectiviteit. Schoonmaaklijsten worden consequent ingevuld en de schoonmaak wordt gecontroleerd door Hoofd Voedingsdienst en directeur. F=Gezien schoonmaaklijst van week 3-2013 alles was in orde. Apparatuur wordt onderhouden volgens schema door ATK onderhoudsschema 2013 aanwezig (9-1-13). Correctief onderhoud wordt waar nodig en gewenst uitgevoerd. Gezien melding kapotte injectiespuit van de vaatwasser 11-01-13. Reparatiebon van Ecolab is van 12-01-13. Ongediertebestrijding is in handen van Protekta en wordt volgens schema uitgevoerd. Bedrijf voldoet aan alle wettelijke voorschriften t.a.v. middelen en competenties. Externe analyses; halfjaarlijks door Micro Analyse Zeeland schoonmaakcontrole, inspectieronde, en microbiologische controles. Uitslagen goed geweest in 2012 Normen en acties aantoonbaar en beheerst middels de rapportages.
SA1 SA2 SA3
5.9
CORRECTIVE ACTIES -
Registraties Implementatie
SA4 SA5 IA1 IA2
De correctieve acties zijn weergegeven in de diverse instructies. Geen afwijkingen bij het primaire proces geconstateerd. Op klachten in- en extern is aantoonbaar gereageerd en afgewerkt. Kleine/ grote organisatie, correcties indien noodzakelijk worden direct in overleg met de directie uitgevoerd. Er worden consequent wanneer van toepassing verbeterrapporten ingevuld. Klachten overzicht is weegegeven in Directiebeoordeling. Er is een overzicht van corrigerende maatregelen. De opvolging van deze acties is aantoonbaar op orde. Bv. actie op de enquête om Open Waard beter te laten scoren. Hoofd voeding, Bob, gaat gesprekken voeren met een 10tal klanten, om zicht te krijgen op de wensen. Dhr. V. Ee; Nieuwbouw, realisatie 2013 en geeft over de onderhoudscontracten aan; i.v.m. de keuken aansturing alleen technisch HACCP-team overleg met Bob. Kwaliteitsverbeterformulieren: F K02 rev. 07 Md = OW, d.d. 18-10-2012/ 08-05-2012 en HACCP 4 17 rev 02 = BS, d.d. 22-10-2012/ 1010-2012/ 14-02-2012.
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5
HACCP V2012-11
p. 9/ 14
§
HACCP CRITERIA
5.10
VALIDATIE
BEVINDINGEN -
Onafhankelijk
IA1 IA2
Validatie is beschreven in PR.1.02 Procedure HACCP systeem en Formulier 4.00 Aanvraag wijziging HACCP document. De validatie van het kwaliteitssysteem wordt per jaar geactualiseerd waar nodig. Gezien validatie van 16-2-12 van de kookgroep Open waard. Deze was in orde, alles aanwezig. Validatie vindt plaats door het HACCP team. Validatie van de nieuwe te leveren apparatuur in de buitensluis is uitgevoerd door het haccp team en als zodanig besproken in het haccp team. HACCP 2.09 B00; validatie nieuwe apparatuur + wokbrander d.d. 06-03-2012 en 6 apparaten 06-02-2012. Totale validatie actueel per 22-11-2012.
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5 5.11
VERIFICATIE
-
HACCP-systeem Interne audit Beoordeling directie
IA1 IA2
De verificatieprocedure is weergegeven in procedure 2.15 versie 00/ interne audit is weergegeven in proc. 2.11 versie 03. Beide zijn akkoord. Het HACCP-systeem is in voldoende mate geïmplementeerd er is regelmatig overleg en alle punten t.a.v. de HACCP worden hierin meegenomen. Het HACCP team komt minimaal 4x per jaar bijeen. De nieuwe directiebeoordeling is i.c.m. de verificatie is 15-01-13 uitgevoerd en de interne audit is 6x uitgevoerd (4x keuken 1x senioren restaurant en 1x Hoofd Voedingsdienst. Alle onderdelen zijn overeenkomstig met de norm. Verificatie CCP’s vindt plaats samen met de verificatie van het basisvoorwaardenprogramma. Uit de audits zijn 5 punten naar voeren gekomen die allen opgelost zijn (PDCA) is doorlopen. 3x ging het over overleg met dit is in de jaarplanning opgenomen, 1x aanpassing handboek en 1x gebruik verbeterformulieren. Er zijn 6 klachten gemeld; 1 had te maken met voedselveiligheid (beschimmelde kaas). Overige klachten waren dat het te koud was, verkeerd geleverd, vlees donker en kipschnitzelaangebrand. Klachten zijn besproken, afhandeling van klachten is aantoonbaar op orde. Verificatie vindt 2 per jaar plaats door het HACCP team. Gezien deze van 25-10-12 met de opmerking fat de recall nog uitgevoerd moet worden.
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5
HACCP V2012-11
p. 10/ 14
§
HACCP CRITERIA
5.12
DOCUMENTATIE & VERSLAGEN
BEVINDINGEN -
Documentatie Registraties Verslagen
IA1
IA2
Procedure documentenbeheer: 1.02 Procedure HACCP systeem/ 1.03 Structuur voedselveiligheidsysteem/ 2.02 opbouw en onderhoud van het HACCP-systeem; overzichtslijsten van procedures en lijsten waarmee het beheer geborgd en aantoonbaar is. Het documenten beheer systeem is MYDMS, en de beide twee locaties zijn zoveel mogelijk samengevoegd, afzonderlijke instructies per locatie zijn nog aanwezig. Verslagen van de diversen vergaderingen en besprekingen doorgenomen. Het handboek is qua opzet in orde, indeling is logisch en overzichtelijk. De documenten zijn voorzien van een code en versienummer, a.d.h.v. de inhoudsopgave kan vastgesteld worden of het juiste versie nummer gebruikt wordt. Onbeheerste versies/ documenten zijn niet aangetroffen. Registraties worden volgens de opgestelde richtlijnen uitgevoerd en ingevuld. Aandachtspunt “A1” van 16-01 is Mi 1 geworden aan het eind van de audit (zie tabel 7.3): Bij het basisvoorwaardenprogramma en gevaren analyse is de nieuwe HACCP norm van juni 2012 versie 5 nog niet volledig doorgevoerd. Dhr. A.R. Hahn heeft de corrigerende maatregelen beschreven en conform de 4 O’s systematiek aangeleverd. Dit rapport is akkoord bevonden. (zie verder rapportblad).
SA1 SA2 SA3 SA4 SA5
HACCP V2012-11
p. 11/ 14
8. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN VAN HET AUDIT TEAM Gebaseerd op de resultaten van de audit heeft de Lead Auditor vastgesteld dat het voedselveiligheidsbeheerssysteem van de Organisatie niet voldoet aan de eisen voor het aangevraagde toepassingsgebied. De Lead Auditor kan geen positief advies voor certificering aan Kiwa geven.
Een corrective action plan moet eerst aan de Lead Auditor worden voorgelegd en positief worden beoordeeld. De geauditeerde Organisatie moet een corrective action plan aan de Lead Auditor presenteren met alle bewijzen van de juiste implementatie voor 08-02-13 (max 3 maanden). Zie § 5. De implementatie van de correctieve acties zullen worden beoordeeld: tijdens een aanvullende audit op datum.(max 3 maanden). Zie rapportblad. tijdens de volgende audit. De beoordeling van de corrective actions zal niet op locatie worden uitgevoerd. De Lead Auditor heeft de genomen corrigerende maatregelen (documentatie, actieplannen, …) op februari 2013 beoordeeld en: Geaccepteerd Niet geaccepteerd Gebaseerd op de resultaten van de audit, heeft de Lead Auditor vastgesteld dat het voedselveiligheidsbeheerssysteem voldoet aan de eisen voor het aangevraagde toepassingsgebied en beveelt aan: Het certificaat af te geven De certificering te continueren
IA/RA De aanbevelingen van de Lead Auditor zullen worden beoordeeld door het Certificatie College van Kiwa. Zij nemen het uiteindelijke besluit tot afgifte van het certificaat. De Organisatie wordt geïnformeerd over dit besluit. SA De aanbevelingen van de Lead Auditor worden beoordeeld door de HACCP Coördinator/ Reviewer. Hij besluit tot voortzetting van certificatie.
23-01-2013, te Oud Beijerland. Februari 2013 te Goes.
Lead Auditor: A. M. H. Mertens Auditor: A. van der Salm
HACCP 14
p. 12/
9. AUDIT PLANNING HACCP hercertificering januari/ februari 2013 Datum: 16 januari 2013, hoofdlocatie Auditplan voor teamleider: Sander Mertens Auditor/ materiedeskundige: Ab van der Salm Tijdstip
Activiteit
Onderwerp
Functionaris
Subonderwerpen
9.00 – 9.30
Openings gesprek
Kennismaken
Directie(vertegenwoordiging) en andere belangstellenden
Opening en past performance
9.30 10.30
Interview 1
Stand van zaken Directiebeoordeling
Directie
documenten beoordeling fase 1 Analyse klanttevredenheid, klachten SMART doelstellingen etc
10.30 – 12.30
Interview 2
Documentatie (Fase 1) Beoordeling HACCP BVP
Kwaliteit Vertegenwoordiger
Opbouw handboek HACCP analyse CCP beheersing Documentenbeheer/ beoordeling fase 1
12.30 13.00 – 15.00
Lunch Interview 3
Primair proces
Kwaliteit Vertegenwoordiger
CCP beheersing, temperatuurmetingen Interne audits Corrigerende en preventieve maatregelen Opleiding en training, specificaties, interne communicatie etc. Analyse MB onderzoek
Hoofd Facilitaire dienst 15.00 – 16.00
Interview 4
Doorlopen Primair proces keuken Oud Beijerland
16.00 – 16.45 16.45
Evaluatie auditor Eindgesprek 1e dag
Auditor Bevindingen
Desbetreffende medewerkers
Locatie + persoon
MT / belangstellenden
Auditplan voor teamleider/ Auditor/ materiedeskundige : Sander Mertens & Ab van de Salm Datum: 22-01-2013, start te Oud-Beijerland en beoordeling van de 2e locatie Tijdstip
Activiteit
Onderwerp
Functionaris
9.00 9.30
Opening
Te Oud Beijerland
belangstellenden
9.3011.00
Interview 1 Rondgang
Doorlopen Primair proces keuken basisvoorwaarden programma Numansdorp (Sander) en Oud Beijerland (Ab)
Desbetreffende medewerkers Hoofd voedingsdienst Technische dienst
CCP beheersing, temperatuurmetingen Opleiding en training, specificaties, interne communicatie, hygiëne Ongedierte bestrijding Gebouwen
11.0012.30
Interview 2 Inkoop
Overige onderwerpen Toeleveranciers
Verantwoordelijke Inkoop verantwoordelijke HACCP team
Overige Beoordeling toeleveranciers Specificaties Verificatie Validatie verslagen Wet en regelgeving
12.30 13.00 13.3014.00 14.00– 17.00
Lunch Evaluatie auditor Eindgesprek
Auditor bevindingen Bevindingen hercertificering
MT / belangstellenden Auditoren
rapportage
audit team
HACCP V2012-11 p. 13/ 14
Subonderwerpen
Locatie + persoon
Beide locaties
Tijdens dag 1 besproken
Organisatie: Alerimus Auditdatum: 16 en 22 januari 2013 Status Ma / Mi
MI
Ma
Nr: 1 / 1
Bevinding (Ma/ Mi) / Aandachtsgebied (fase I)
Norm
Bij het basisvoorwaardenprogramma en gevaren analyse is de nieuwe HACCP norm van juni 2012 versie 5 nog niet volledig doorgevoerd
§ 5.12
Major non-conformiteit
Vervolgafspraken:
Mi: Minor non-conformiteit
Het bedrijf presenteert corrigerende maatregelen aan Kiwa vóór 08-02-2013 Kiwa beoordeelt de maatregelen n.a.v. major non-conformities tijdens een extra audit op ……. Kiwa beoordeelt de effectiviteit van de maatregelen n.a.v. minor non-conformities tijdens de volgende audit in aug.-sept. 2013
Paraaf lead auditor Kiwa:
Paraaf directievertegenwoordiger auditee:
Corrigerende maatregel(en): Oorzaak: Het BVP is in de verschillende categorieën die binnen de BVP worden onderscheiden, onvoldoende onderbouwd naar de eigen organisatie. Potentiele gevaren zijn bekend en ondervangen, een (schematisch) overzicht van de gevarenanalyse is niet als zodanig voorhanden.
Omvang: Het BVP is ten dele voorzien van linkjes naar de bijbehorende documentatie. Bij een ander deel van de BVP wordt volstaan met het noemen van de standaard tekst uit bijlage I BVP. De uitwerking van de gevarenanalyse is niet conform HACCP V 5.
Oplossing: Het BVP per onderdeel aanvullen met verwijzing naar het handbook. Een duidelijk overzicht van de gevarenanalyse in het HACCP handboek met bepaling van de gevaren ingedeeld naar de 3 verschillende categorieen (MB, chemisch, fysisch) incl vernoeming van de maatregelen.
Operationaliteit: Het HACCP team zal het BVP en de gevarenanalyse actualiseren voor eind februari 2013, waarmee voldaan wordt aan de HACCP norm V5 juni 2012.
Effectiviteit: ter beoordeling van de auditor tijdens de volgende audit medio augustus/ September 2013
Beoordeling corrigerende maatregel(en) door Kiwa X Akkoord Niet akkoord (zie nieuw rapportblad)
Paraaf lead auditor Kiwa: Datum: 22-01-2013
HACCP V2012-11 p. 14/ 14
