Welke controller heeft het lef de “Red Flags” te willen ontdekken in zijn/haar organisatie? Theo Quaijtaal MA HRM RFA Vrijdag 10 april 2015 Controllerscongres NIVE
Wat is er met de reputatie van deze bedrijven gebeurd na integriteitsissues? Waar was de controller? Hoe liep het af met de accountant?
Romannetjes
Word wakker controllers!!!
Het is niet zozeer de vraag of u met fraude en/of creatief boekhouden te maken krijgt, maar vooral de vraag wanneer!
Red Flags (smalle definitie)
Omstandigheden, signalen (Een combinatie van Red Flags) bij organisaties die erop kunnen duiden dat er onwettig en onwenselijk wordt gehandeld.
Integriteit op de goed – fout as
6
Goed
onkreukbaar
Fout
fraude & corruptie
Fout lijstje
7
Type
omschrijving
Corruptie
iets doen of nalaten voor gewin of tegenprestatie (ook als die niet duidelijk is), giften en beloften
Fraude, diefstal en verduistering
profiteren ten koste van de organisatie
Onverenigbare functies en bindingen
nevenactiviteiten, belangenverstrengeling
Misbruik en manipulatie van informatie
liegen, bedriegen en lekken
Misbruik van (gewelds)bevoegdheden
Opsporingsmethoden, dwangmiddelen, meineed, valsheid in geschrifte, afgifte vergunningen, identiteitsbewijzen etc.
Misbruik bedrijfsmiddelen
nalatig, onoplettend of onverschillig gebruik van bedrijfsmiddelen
Ongewenste omgangsvormen
discriminatie, intimidatie en pesten
Misdragingen in de vrije tijd
huiselijk geweld, alcohol, drugs etc.
met relatie tot de functie/organisatie
(zonder dat derden daarvan profiteren)
7
Proces
Melk – welke Red Flags ziet u?
Red flags (Integriteitrisico's) kunnen zowel in de formele organisatie als in de informele organisatie bestaan
Red Flag
• • • • • • •
Waarschuwingssignaal Indicator Early warning Aanwijzing dat er mogelijk iets mis gaat (onwenselijk) Meerdere aanwijzingen dat er iets mis is (onwettig) Ongewenste situatie die zich mogelijk kan voordoen Bijna-incidenten 11
Jordan Belfort (Wolf of Wall Street)
Als u zo slim bent en goed in verkopen, waarom ging dan het foute pad op? ‘Ik had inderdaad veel meer kunnen verdienen als legale verkoper. Je verliest je ziel en je ethiek niet ineens. Het gaat met kleine, bijna onzichtbare stapjes. In de film gaat het allemaal veel sneller. Het zijn ook de mensen waarmee je omgaat. Ik was de leider, maar we maakten elkaar gek. Voor je het weet doe je dingen die je nooit gedacht had te zullen doen.’
Red flags van toepassing • Micha Kat: ‘Zijn 10 of meer van deze Red Flags van toepassing, dan kan met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid worden geconcludeerd dat er sprake is van fraude’ (Boekhoudfraude, M. Kat, blz 29.)
Aanwijzingen -
Nepotisme bij benoemingen in de Board Slechte corporate governance Extravaganza in sponsoring Decadent gedrag van executives Executives winnen regelmatig prijzen van de financiele pers e/o beleggersorganisaties Actief uitzetten van positieve informatie richting de media Het in de ‘watten’leggen van ‘onafhankelijke’ partijen Inzetten van ‘trophy executives’
Sterke aanwijzingen -
Veel wisselingen in Raad van Bestuur Te weinig wisselingen in de Raad van Bestuur CEO trekt (te) veel macht naar zich toe Veel wisselingen van adviseurs, veel inzet van consultants, sterke persoonlijke banden tussen management en adviseurs Niet aflatende reeks overnames Veel inter-company transacties en financieringen Niet aflatend beroep op de kapitaalmarkt Medewerkers worden onder druk gezet om (onrealistische) targets te halen De beste/meest kritische medewerkers verlaten de onderneming Verkoop van ‘tafelzilver’ Hoge bonussen of incidentele fees aan medewerkers wegens ‘speciale diensten’ Buitengewoon sterke band tussen CEO en CFO Missen van rapportage-deadlines Veel off-balance financieringen Kosten worden structureel geactiveerd Slecht betalingsgedrag
Zeer sterke aanwijzingen -
Accountants stuiten bij de controle op tegenstrijdige informatie Het management geeft geen of ontwijkende antwoorden op vragen van de accountant Grote, niet verklaarbare onregelmatigheden in de cash flow: One-time-gains Gebrek aan transparantie, onbegrijpelijke entries en numbers in de jaarstukken Sterke fixatie op beurskoers, grote aandelen/optie belangen management Plotselinge verandering van accounting principles Executives lenen geld van de onderneming of gaan transacties met de onderneming aan Onregelmatigheden bij een dochter/landenorganisatie Grote onduidelijkheid over de assets van een onderneming (kwaliteit/kwantiteit) Werken met sideletters
Red flags & corruptie Indien 14 Red Flags aanwezig van de 27, 100% zekerheid dat er sprake is van corruptie (onderzoek PwC 2013 binnen EU) 1. Strong inertia in composition of evaluation team
15. Ward contract had new bid specifications
2. Conflict of interest for members of evaluation team 3. Multiple contact points
16. Substantial changes in project scope/costs after award 17. Connections between bidders undermines competition 18. All bids higher than projected overall costs
4. Contact office not subordinated to tender provider 5. Contact person not employed by tender provider 6. Preferred supplier indications
7. Shortened time for bidding process
19. Not all/no bidders informed of the award and its reasons 20. Award contract and selection documents are publicity (e.g.online) available
9. Tender exceptionally large 10. Time-to-bid not conform to the law 11. Bids after deadline accepted
21. Inconsistencies in reported turnover/number of staff 22. Winning company not listed in Chamber of Commerce 23. No EU funding involved 24. No public funding from Member states 25. Awarding authority not filled in all fields in TED
12. Number of offers
26. Audit certificates by auditor without credentials
13. Artificial bids 14. Complaints from non-winning bidders
27. Negative media coverage
8. Accelerated tender
Case Vestia
De vrije val van Vestia Miljardendrama door hoogmoed en wanbeleid (Hans Verbraeken)
• ‘De Vries sloot veel meer transacties dan alle corporaties bij elkaar. Staal en hij lachten om de sufferds van de andere corporaties, die weinig weet hadden van deze geldkraan. Maar zijn keukengeheimen verklapte hij aan niemand.’
• ‘Terwijl De Vries de derivatenportefeuille van Vestia flink uitbouwde, bleef de organisatie van de treasury daarbij achter. De treasury telde één administratief medewerkster (in de backoffice) die de registratie en de administratie deed. Een absurd dunne bezetting, Aldus een specialist. Er ontbrak ook een duidelijke scheiding tussen front- en backoffice, die er juist moet zijn in het belang van het overzicht en de risicobeheersing.’
De vrije val van Vestia Miljardendrama door hoogmoed en wanbeleid (Hans Verbraeken)
• ‘Het treasurystatuut waarmee Vestia werkte, gaf De Vries veel vrijheid. Het was ruim en vaag geformuleerd en had te weinig oog voor de liquiditeitsrisico’s op de derivaten. In het nieuwe statuut warden de regels niet strenger. Eerder soepeler. Zo verdween uit het statuut de regel: “Open posities die ontstaan door het schrijven van bijvoorbeeld opties, zonder in het bezit te zijn van de onderliggende waarde zijn niet toegestaan. En ook het vereiste van een 2e handtekening werd geschrapt. • In het oude statuut stond nog een waarschuwing over het soort derivaten dat De Vries mocht inzetten. “Hierbij geldt dat deze pas worden aangewend wanneer de organisatie de werking en de risico’s volledig overziet. Daarnaast is vooraf toestemming nodig van de treasurycommissie.” In het nieuwe statuut was dit geschrapt. De regel werd toch al genegeerd.
De vrije val van Vestia Miljardendrama door hoogmoed en wanbeleid (Hans Verbraeken)
• ‘Op 28 februari 2011 vielen bij Vestia de resultaten van het onderzoek op de deurmat. De conclusie was niet al te best. De rol van de raad van commissarissen in het proces van strategie- en beleidsbepaling is ‘diffuus’, meende uitvoerend bureau CGG.
• Het bureau had niet kunnen constateren dat de raad van commissarissendaadwerkelijk invulling gaf aan de (kritisch) toezichthoudende taak. Het noemde de raad voor de bestuurder eerder een klankbord dan een kritische toezichthouder. • De raad van commissarissen lijkt niet geheel onafhankelijk. CGG heeft bij marginale toetsing niet kunnen constateren dat hij daadwerkelijk invulling geeft aan echte checks and balances in relatie met de bestuurder.’
De vrije val van Vestia Miljardendrama door hoogmoed en wanbeleid (Hans Verbraeken)
• ‘Bureau CGG sprak in zijn rapport over Vestia van ‘een zeer dominante bestuurder’ en zette grote vraagtekens bij het eenhoofdige bestuur. Het ontbrak volgens CGG aan een besluitvormingsproces waarin standpunten binnen één gremium tegen elkaar worden afgewogen.’
Red Flag onderzoek
Red flags in uw organisatie • Neem een proces in jouw organisatie waar jij als workshop-deelnemer de grenzen van kent. Denk dan na over een voorbeeld van een concrete praktijksituatie binnen dat proces, waarbij je een Red Flag ziet. Waar zie je dat het mis gaat, wat ergert je? • Deel dit met je groepje • Schrijf op een post-it je proces • Schrijf op een post-it de red flag • Schrijf op een post-it jouw rol
Uitkomst gesprekken 11-04-2015
Waarom letten we op Red Flags? We willen begrijpen waarom er zaken misgaan, maar óók een advies hierover geven aan het management.
Basisgedachten: * VOORKOMEN IS BETER DAN GENEZEN * EEN ONGELUK ZIT IN EEN KLEIN HOEKJE * 2 ZIEN MEER DAN 1
3 zien nog meer dan 1
Final Checkers USS George Washington: elk vliegtuig wordt drievoudig gecheckt voor de start.
Samen zie je alles. Wat zie jij?
Bent u moreel moedig om Red Flags te onderzoeken en aan te kaarten?
Doe de test!!! https://portaal.highq.nl/quiz/quiz.aspx?QID=1
Vragen? Bel of mail Theo Quaijtaal: +31 6 53161061
[email protected] www.etiqs.nl
