HWH 2.0 Voorstel van het Dagelijks Bestuur Gr HWH.
Decos V0051/H1889
Pagina 1 van 16
Inhoud 1. INLEIDING ...................................................................................................................... 3 2. LEESWIJZER ................................................................................................................... 3 3. AANLEIDING EN OPDRACHT .............................................................................................. 3
3.1. AANLEIDING ................................................................................................... 3 3.2. OPDRACHT ..................................................................................................... 4 4. DOEL EN UITGANGSPUNTEN ............................................................................................. 4 5. INRICHTING EN TAKEN HWH 2.0 ....................................................................................... 5
5.1. ORGANISATIE EN GOVERNANCE: OPDRACHTGEVERSCHAP ................................................ 5 5.2. BEGRIPSBEPALING COLLECTIEF-FACULTATIEF ............................................................. 6 5.3. COLLECTIEVE TAKEN HWH 2.0 ............................................................................. 6 5.4. FORMATIE ...................................................................................................... 7 5.5. BEDRIJFSVOERING: PIOFACH TAKEN ..................................................................... 7 5.6. VERGADERCENTRUM .......................................................................................... 8 5.7. KASSIERSFUNCTIE ............................................................................................ 8 6. TRANSITIEPAD ................................................................................................................ 8
6.1. OVERDRACHT VAN (FACULTATIEVE) PROGRAMMATAKEN.................................................. 8 6.2. PROGRAMMAREGLEMENT ..................................................................................... 9 6.3. AANPAK VAN DE REORGANISATIE...........................................................................10 6.4. SOCIAAL STATUUT ...........................................................................................11 7. FINANCIËLE ANALYSE/DEKKING ....................................................................................... 12
7.1. PROCESKOSTEN 2013 ......................................................................................12 7.2. VERPLICHTINGEN SOCIAAL STATUUT .......................................................................12 7.3. OMBOUW BEGROTING 2014................................................................................12 8. RISICOANALYSE ............................................................................................................. 14 9. PROCEDURE EN PLANNING .............................................................................................. 14 10. CONCLUSIE .................................................................................................................. 15 BIJLAGEN: ......................................................................................................................... 15
1.
ADVIES
STUURGROEP HET WATERSCHAPSHUIS 2.0: “HET WATERSCHAPSHUIS 2.0, .............15
2.
EEN NIEUWE KOERS”. RAPPORT GARTNER: “STRATEGISCH ADVIES HWH 2.0”. ..................15
3.
BEANTWOORDING GESTELDE VRAGEN HWH 2.0 .......................................................15
BESLUIT ............................................................................................................................ 16
Pagina 2 van 16
1. Inleiding Op 1 juli 2013 heeft het Algemeen Bestuur (AB) van de Gemeenschappelijke regeling HWH (Gr HWH) gevraagd om een nadere uitwerking van HWH 2.0. In deze notitie met bijlagen biedt het Dagelijks Bestuur van de Gr HWH deze nadere uitwerking aan. Deze notitie steunt op drie pijlers: 1. Het advies van de stuurgroep HWH 2.0, 2. de vragen die door waterschappen zijn gesteld, 3. Een rapport van Gartner waarin zij op verzoek van HWH een uitwerking geven van het advies van de stuurgroep HWH 2.0 Het beeld dat het Dagelijks Bestuur (DB) over HWH 2.0 bij u wil neerleggen is een HWH waarin collectieve projecten worden uitgevoerd en adviezen gegeven worden op verzoek van de waterschappen. HWH 2.0 heeft qua programma’s, begroting en personeel een kleinere omvang dan het huidige HWH. Dit heeft als consequentie dat er programma’s en personeel uit HWH geplaatst zullen worden. Het DB van de Gr HWH zet in op een vlotte maar zorgvuldige aanpak. Het DB realiseert zich dat zij bij die activiteit de waterschappen als eigenaars en deelnemers in de Gemeenschappelijke regeling nodig heeft. Het DB doet dan ook een beroep op u.
2. Leeswijzer De aanleiding tot het advies zal eerst in historisch perspectief geplaatst worden. Vervolgens zullen de doelen en de uitgangspunten van het DB Gr HWH beschreven worden. Daarna zal er een toelichting c.q. onderbouwing gegeven worden van de maatregelen die het DB na uw besluitvorming over de taken (richting geven) zal nemen. Vervolgens zal de overgang naar HWH 2.0 beschreven worden. Tot slot zijn de besluiten geformuleerd die door het AB Gr HWH in de vergadering van 11 november 2013 genomen dienen te worden. Bij het stuk is een aantal bijlagen gevoegd waar naar verwezen wordt.
3. Aanleiding en opdracht 3.1. Aanleiding Nadat op 1 juli 2010 de Gr HWH in werking is getreden, heeft de transitie van de activa en passiva van de stichting HWH naar de Gemeenschappelijke regeling HWH op 17 december 2012 onder de volgende voorwaarden plaatsgevonden. Er wordt een advies opgesteld over de taken en rollen van HWH 2.0. 1. De waterschappen krijgen o.b.v. dit advies de mogelijkheid om uit de Gr te treden. 2. De Gr HWH zal in 2013 worden aangepast om uittreden in 2013 mogelijk te maken. 3. De waterschappen die in 2013 uit de Gr willen treden, zullen per 31-12-2012 afrekenen.
Pagina 3 van 16
Begin januari is 2013 de Stuurgroep1 HWH 2.0 gestart. Deze stuurgroep heeft na een schriftelijke consultatie van alle waterschappen in het voorjaar van 2013 het advies: “Het Waterschapshuis 2.0, een nieuwe koers” gepresenteerd (bijlage 1). In dit advies zijn 4 scenario’s variërend van “stoppen” tot “op de zelfde voet doorgaan” gepresenteerd. De stuurgroep gaf daarbij de aanbeveling om verder te gaan met “scenario 3: collectief + advies”. Het DB heeft van het AB de opdracht gekregen om scenario 3 uit te werken. Daarbij heeft een aantal waterschappen schriftelijk en/of mondeling vragen gesteld. Het DB heeft deze vragen geïnventariseerd en beantwoord (bijlage 3).
3.2. Opdracht Voor de uitwerking van dit nader rapport heeft HWH gebruik gemaakt van de diensten van Gartner Consultancy. HWH heeft voor Gartner gekozen omdat zij een brede ervaring heeft met ICT regieorganisaties en bovendien over een aantal door hen ontwikkelde methoden beschikken waarmee het mogelijk is om uitspraken te doen over de benodigde omvang van de organisatie, welke rollen de organisatie minimaal moet kunnen vervullen en welke kosten met een verandering gemoeid zijn. Gartner heeft op verzoek van HWH het rapport “strategisch advies HWH 2.0” opgesteld (bijlage 2). Voor de inhoud van het voorstel wordt naar (de managementsamenvatting van) dit rapport in bijlage 2 verwezen. Met dit rapport geeft Gartner een nadere uitwerking van scenario 3 uit het advies van de stuurgroep HWH 2.0. In het onderzoeksrapport worden de impact en consequenties van het door de Stuurgroep geadviseerde “scenario 3” voor zowel HWH als voor de waterschappen nader uitgewerkt door het beantwoorden van de volgende vier onderzoeksvragen, waarbij de focus ligt op de ICT-gerelateerde programmataken van HWH: 1. Uit welke collectieve ICT-gerelateerde programmataken bestaat het uiteindelijk programmatakenpakket van HWH 2.0 in scenario 3? 2. Hoe moet HWH 2.0 zich organiseren om het vastgestelde collectieve ICT-gerelateerde programmatakenpakket adequaat uit te kunnen voeren? 3. Hoe groot is de verwachte inspanningsvereiste voor de transitie van de facultatieve programmataken die buiten het collectieve programmatakenpakket van HWH 2.0 vallen, en is a priori vast te stellen wat de meest geëigende “landingsplaats” is voor ieder van deze facultatieve programmataken? 4. Hoe ziet het transitiepad naar HWH 2.0 eruit?
4. Doel en uitgangspunten Het Waterschapshuis is opgericht door de waterschappen omdat zij wilden beschikken over een instrument om te kunnen samenwerken. Hoewel er in de afgelopen jaren veel meer samenwerkingsinstrumenten tussen waterschappen en andere bestuurslagen zijn ontstaan, is 1
De stuurgroep bestond uit de volgende leden: H.H.G. Dijk (voorzitter), R.W. Bleker, P.A.E. van Erkelens. De stuurgroep werd ondersteund door: mw. M. Krug (UvW), mw. M. van der Veen (HWH) en de heer Th. Vervaat (extern adviseur)
Pagina 4 van 16
HWH in haar nieuwe vorm nog steeds een instrument waarin de waterschappen hun wens tot gezamenlijk samenwerken vorm kunnen geven. Het dagelijks bestuur van de Gr HWH beoogt met deze notitie de volgende doelen:
Het in stand houden van de Gr HWH waar alle waterschappen aan deelnemen.
Een Gr HWH waarin geen sprake is van risico dragende facultatieve programma’s.
Een Gr HWH 2.0 te ontwikkelen waar alle deelnemers aan de Gr verantwoordelijk zijn voor alle programma’s omdat zij als collectief aan die programma’s deelnemen.
Om die doelen te bereiken is een overgangsfase onvermijdelijk. Het DB van de Gr HWH hanteert de volgende uitgangspunten om deze fase zo gunstig mogelijk te laten verlopen:
Taken/programma’s die niet binnen de scope van HWH 2.0 passen worden overgenomen dan wel beëindigd zodra dat mogelijk is.
De transitiekosten van HWH 1.0 naar HWH 2.0 worden zo laag mogelijk gehouden.
De waterschappen nemen hierbij hun verantwoordelijkheid, door (waar mogelijk) hun medewerking te verlenen aan de overname van taken en medewerkers.
5. Inrichting en taken HWH 2.0 In het rapport van Gartner is weergegeven hoe het DB HWH 2.0 wil inrichten. In dit hoofdstuk wordt een aantal facetten daarvan belicht.
5.1. Organisatie en governance: opdrachtgeverschap Omdat HWH een Gr blijft, zal er sprake blijven van een Algemeen Bestuur en een Dagelijks bestuur, conform de eisen zoals neergelegd in de Gr HWH. Het opdrachtgeverschap zal echter op een andere manier worden vormgegeven. Naar aanleiding van het advies van de Stuurgroep HWH 2.0 om de UvW een rol als opdrachtgever voor HWH te geven werd in de AB-vergadering van 1 juli 2013 gesuggereerd dat de UvW (als vereniging) formeel geen opdrachtgever kan zijn. Geconstateerd werd dat dit juridisch zo is, maar dat dit onverlet laat dat er juist van uit het beleid collectieve programma’s ontstaan die HWH 2.0 zou kunnen uitvoeren. Na overleg met de UvW worden de volgende twee lijnen waarlangs het opdrachtgeverschap georganiseerd wordt naast elkaar vorm gegeven: 1. De UvW is verantwoordelijk voor de beleidsinitiatieven en doet zaken met departementen. Als dat leidt tot opdrachten zal de UvW die (als opdrachtgever) richting HWH formuleren en zorgen voor deelnemers en middelen. Het bestuur van de Gr HWH zal (als opdrachtnemer) na toetsing besluiten of de opdracht als collectief programma of als advies aanvraag wordt geaccepteerd. 2. De secretarissen-directeuren zijn verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen een waterschap. Vanuit dat oogpunt is het dus mogelijk dat ook vanuit de waterschappen opdrachten aan HWH worden geformuleerd, zonder dat de UvW daar bij betrokken is. Voorgesteld wordt om daarom een “Opdrachtgeverscollectief” dat bestaat uit de SD-en van de deelnemende waterschappen, te formeren. Vergelijkbaar met de UvW lijn hierboven, zal het OC (i.c. de waterschappen die hieraan deelnemen) zorgen voor de deelnemers en Pagina 5 van 16
middelen. Ook deze opdrachten worden door het bestuur van de Gr HWH getoetst en geaccordeerd. Dit betekent dat de Programmaraad als vast adviesorgaan van het DB van de Gr HWH zal verdwijnen. In plaats daarvan komt er buiten de Gr een Opdrachtsgeverscollectief (OC). Bij een OC is er sprake van een geformaliseerd gezamenlijk opdrachtgeverschap. Het OC is geen rechtspersoon, elke opdracht van het OC bestaat feitelijk uit een aantal individuele opdrachten van de waterschappen tezamen. OC-leden zullen over een mandaat van hun eigen bestuur moeten beschikken om formeel als opdrachtgever te kunnen functioneren. Beide lijnen van opdrachtgeverschap zullen in groter detail door HWH tot een voorstel aan het AB worden uitgewerkt.
5.2. Begripsbepaling Collectief-facultatief Een belangrijke basis onder de aanpak van HWH 2.0 is de begripsbepaling van “collectief” en “facultatief”. De stuurgroep HWH 2.0 formuleerde de definities als volgt: “Collectieve taken zijn gedefinieerd als wettelijk verplichte taken voor waterschappen of bindende afspraken die in bestuursakkoord of convenanten bekrachtigd zijn of sector brede afspraken die door de ledenvergadering van de Unie van Waterschappen als zodanig worden besloten” “Facultatieve taken zijn taken die groepen van waterschappen gezamenlijk willen oppakken, maar waar geen verplichting aan ten grondslag ligt.” Wanneer deze definitie op de praktijk wordt toegepast leidt dit tot tegenstrijdigheden. Zo kan het project rond Vergunning en Handhaving gezien worden als een collectieve taak, omdat deze activiteit in het Bestuursakkoord water beschreven is. In de praktijk nemen niet alle waterschappen deel. Dit is dus een tegenstrijdigheid omdat het project collectief is (definitie) zonder dat alle waterschappen deelnemen. In het Gartner rapport wordt eveneens een definitie van Collectief gegeven (pagina 19 en 20). In de kern komt het neer op de volgende definitie: Een collectieve taak is een taak waarvan alle waterschappen wensen dat HWH die uitvoert.
5.3. Collectieve taken HWH 2.0 Uitgaande van bovenstaande definitie heeft Gartner de collectieve programmataken geïnventariseerd: Collectieve programmataak
Fase
Actueel Hoogtebestand Nederland (AHN)
Beheer
Beeldmateriaal
Beheer
Inspire
Beheer
Informatiehuis Water (IHW)
Beheer
Bedrijfsvergelijking Watersysteembeheer (WSB)
Business case
Waterschapspeil
Business case
Waterkwaliteitsportaal (WKP)
Project Pagina 6 van 16
Collectieve programmataak
Fase
Bedrijfsvergelijking Zuiveringsbeheer (BVZ)
Beheer
Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR)
Beheer
Geovoorziening
Beheer
Omgevingsloket Online-water (OLO Water)
Beheer
Vangstregistratie
Beheer
Branche licentie Oracle2 Gegevenshuishouding
Beheer Business Case
Tabel 1: Collectieve programmataken van HWH 2.0
Dit betekent dat de voorgestelde verdeling collectief-facultatief een aantal kleine verschillen vertoont met het advies van de stuurgroep. Deze verschillen leiden tot een beperkte toename van het takenveld en de formatie van HWH 2.0 ten opzichte van het advies van de stuurgroep. Dit wordt in de volgende paragraaf toegelicht.
5.4. Formatie De door Gartner geadviseerde minimale bandbreedte van het aantal voor HWH 2.0 benodigde FTE (23 FTE) wijkt af van het aantal zoals genoemd in het rapport van de stuurgroep HWH 2.0 (19FTE). Dit is deels te verklaren doordat het in dit rapport opgenomen collectieve takenpakket omvangrijker is. Daarnaast is er sprake van:
3,0 extra FTE voor PIOFACH3, stuurgroep ging uit van 1 FTE
0,4 extra FTE voor contractmanagement (service manager en strategische inkoop)
0,1 extra FTE voor architect/informatiebeveiliging
0,2 FTE business analist
Totaal: 3,7 FTE extra (23-4=19) n.b. 0,3 FTE is afronding
Tevens wordt in het Gartner rapport een aantal andere keuzes gemaakt t.a.v. de collectieve adviesdienst (2,4 FTE) terwijl de stuurgroep daar 4 FTE voor “Ondersteuning Business Cases & Projecten” opvoert (zie ook hoofdstuk 6.1.). In overleg met HWH is daarom besloten om de groei in de formatie als gevolg van het hanteren van een andere definitie van het begrip “collectief” te compenseren door het aantal “adviseurs” zoals vermeld in het Gartner rapport te laten afnemen van 4,0 (stuurgroep) naar 2,4.
5.5. Bedrijfsvoering: PIOFACH taken Het belangrijkste verschil tussen de formatie die de stuurgroep heeft voorgesteld en die in het rapport van Gartner ligt bij de keuze van het DB om de PIOFACH taken wel binnen HWH te houden en niet uit te besteden. In overeenstemming met het advies van Gartner heeft de ervaring geleerd dat de aanwezigheid van (onderdelen) van PIOFACH dicht op de primaire processen van HWH aanzienlijke voordelen biedt. Zowel de waterschappen als de medewerkers kunnen in veel beter worden voorzien van benodigde en gevraagde informatie (denk aan de financiële administratie) en diensten (b.v. 2
Opgemerkt moet worden dat hier feitelijk ‘slechts’ 23 waterschappen in participeren. Echter alle waterschappen hebben deelname bereidheid aangegeven. Door een reeds bestaand contract was één van de waterschappen niet in staat te participeren. Daarom is deze programmataak als collectief opgenomen. 3 PIOFACH: Personeel, Inkoop, Organisatie, Financiën, Automatisering/Archief, Communicatie, Huisvesting.
Pagina 7 van 16
Personeelszaken). Verder zal de inkoopfunctie van HWH voor collectieve taken blijven bestaan, en zal inkoop als adviestaak (d.w.z. het voorbereiden en ondersteunen van inkoopprocessen als adviesdienst op verzoek van waterschappen) ook een HWH taak worden. Inkooptrajecten en contractmanagement zijn effectiever als deze nauw verbonden zijn met de financiële administratie en juridische kennis. Met de Unie van Waterschappen is gesproken over samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering. Op onderdelen is dit mogelijk, echter de afwijkende juridische vorm (vereniging versus Gr) en de beperkte bezetting bij de Unie leiden voor beide partijen niet direct tot openingen.
5.6. Vergadercentrum In het advies van de Stuurgroep HWH 2.0 is voorgesteld om het vergadercentrum aan de UvW over te dragen. In de AB vergadering van 1 juli 2013 (en eerdere AB-vergadering) is vervolgens gesproken over de positie van het vergadercentrum. Aan het nut van het vergadercentrum als centrale vergaderfaciliteit wordt door een grote meerderheid van de waterschappen niet getwijfeld. De waterschappen die kritisch zijn t.a.v. het vergadercentrum, uiten hun zorg over het ontbreken van het principe “betalen naar gebruik”. De Unie heeft aangegeven niet zonder meer voorstander te zijn van het overnemen van de verantwoordelijkheid voor het vergadercentrum. Met het Unie bestuur zijn de volgende aanvullende lijnen besproken: 1. HWH zet het vergadercentrum voort waarbij er een systeem van “betalen naar gebruik” zal worden ontwikkeld. 2. HWH zet het vergadercentrum voort en brengt de kosten separaat in de HWH begroting onder. HWH en de UvW hebben afgesproken dat zij voornoemde lijnen uitwerken en vervolgens een voorstel naar het bestuur van HWH en het bestuur van de Unie zullen formuleren.
5.7. Kassiersfunctie De Stuurgroep HWH 2.0 heeft voorgesteld om de “kassiersfunctie” waarin HWH voor een aantal collectieve programma’s geld ophaalt bij de waterschappen over te dragen aan de Unie. Na overleg is de Unie in principe bereid om de kassiersfunctie over te nemen, mits daartoe in de LV een besluit genomen wordt. Tot dat moment zal HWH de kassiersfunctie blijven uitvoeren. Overdracht per 1-12014 lijkt een mogelijkheid.
6. Transitiepad In hoofdstuk 6 van het rapport van Gartner wordt geschetst hoe het transitiepad naar HWH 2.0 er uit kan zien. Gartner maakt hier onderscheid tussen: 1) de overdracht van programmataken (paragraaf 6.1.) 2) het inrichten van HWH 2.0. (paragraaf 6.2, 6.3, 6.4)
6.1. Overdracht van (facultatieve) programmataken Als consequentie van het vaststellen van de lijst met collectieve projecten volgt de lijst met facultatieve projecten die overgedragen dienen te worden.
Pagina 8 van 16
Aantal Facultatieve programmataak
Fase
Waterschappen
Business case
22
Project
7
Project
22
Beheer
20
Business case
N.n.t.b.
Beheer
23
Dijk analyse Module (DAM)
Business case
10
Dijkdataservicecentrum (DDSC)
Business case
4
Nieuwe verzoeken (o.a. uit de STOWA)
Business case
N.n.t.b.
Volg en stuursysteem (VSS)
Business case
3
Water SchadeSchatter (WSS)
Business case
N.n.t.b.
Project
6
Project
20
Electronic Human Resource Management (eHRM)
Project
4
IRIS
Beheer
22
Digitale Aangifte Bedrijven
Beheer
20
Digitale formulieren (E-formulieren)
Beheer
10
Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF)
Beheer
18
Watertoets
Beheer
18
Zuiveringsinformatie (Z-info)
Beheer
20
Digispectie / Digigids
Beheer
9
Centrale Datalaag Samenwerking Vergunning en Handhaving (Saw@ VenH) Gestandaardiseerde datamodellen Gemeenschappelijke voorziening voor officiële publicaties (GVOP) Mijn Overheid Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION) Portaal
Nieuw Content Management Systeem (CMS) Dagelijkse levering van satelliet gebaseerde hydrologische datacomponenten (Satdata)
Tabel 2: Facultatieve programmataken die worden overgedragen aan een landingsplaats
In de AB-vergadering van 1 juli 2013 heeft een aantal waterschappen gesteld dat ondanks het feit dat HWH 2.0 geen facultatieve projecten meer uitvoert, zij nog steeds “ontzorgd” willen worden. Tegen deze achtergrond heeft Gartner (hoofdstuk 5, pagina 35) een aantal voorwaarden voor de voor de overdracht van taken geformuleerd. De Gr wil hiermee helpen om vanuit de landingsplaatsen adequate dienstverlening te organiseren. Het DB van de Gr HWH onderschrijft de hierboven door Gartner geformuleerde eisen en tekent daarbij aan dat zij:
Een inzet wil doen om de periode waarin de landingsplaatsen worden geïdentificeerd en de programmataken worden overgedragen zo kort mogelijk te houden.
De facultatieve programmataken voort te zetten zo lang die nog niet aan een landingsplaats is overgedragen.
6.2. Programmareglement Over de overgang naar HWH 2.0 zal zorgvuldig en door het juiste bevoegde gezag moeten worden besloten èn er zal vastlegging plaats dienen te vinden.
Pagina 9 van 16
Het ‘systeem’ HWH bestaat uit een Gemeenschappelijke regeling, een programmareglement met een opsomming van de programma’s, programmabegroting en deelnameovereenkomsten per programma (bijlagen). De Gr HWH is zowel juridisch als financieel opgedeeld in van elkaar gescheiden programma’s. Uitgangspunt voor HWH 2.0 is dat waterschappen geen risico lopen voor programma’s waar ze niet aan deelnemen. Van een collectief programma is HWH eigenaar, bij een facultatief programma ligt het eigenaarschap (na de invoering van HWH 2.0 en de overdracht van de facultatieve projecten) elders. Voorafgaand aan het uitplaatsen van facultatieve projecten heeft het AB ook gevraagd om in de begroting een heldere scheiding tussen collectief en facultatief aan te brengen. Dit levert het volgende beeld. De collectieve programma’s en programmataken staan in Begrotingsprogramma 1; Uitvoering collectieve programma’s en programmataken. De facultatieve programma’s die beëindigd zullen worden, maar vooralsnog door HWH zullen worden uitgevoerd, zijn voorlopig ondergebracht in Begrotingsprogramma 5, over te dragen programma’s. Af te bouwen programma’s zijn opgenomen in Begrotingsprogramma 6. Bij het verlenen van adviesdiensten in het kader van Begrotingsprogramma 4; Adviesdiensten, wordt HWH geen eigenaar van een programma. Om deze reden wordt het verlenen van een bepaalde adviesdienst niet specifiek in de bijlage opgenomen, maar noemt de bijlage alleen generiek de soorten van adviesdiensten die HWH in het kader van dit begrotingsprogramma aanbiedt en verleent. De besluitvorming over het overdragen en afbouwen van programmataken vindt conform de formulering in de Gr HWH plaats in het AB en resulteert onder andere in een gewijzigde bijlage van het programmareglement, waarbij HWH de facultatieve programmataken afstoot en de collectieve behoudt. Dit resulteert zoals aangegeven in een besluit van het AB over de wijziging van de bijlage van het programmareglement (bijlage 4). Hiermee wordt niet de indruk gewekt dat collectieve programma’s, die binnen HWH blijven, buiten de reorganisatie4 van HWH vallen. De taken en rollen binnen de programma’s zoals beschreven in de bijlages bij het programmareglement blijven ongewijzigd. Dit laat echter onverlet dat alle medewerkers van HWH en de specifieke functies van alle medewerkers van HWH binnen de collectieve programma’s opnieuw zullen worden beschreven en een onderdeel vormen van het totale reorganisatieplan HWH 2.0.
6.3. Aanpak van de reorganisatie De uitvoering van de reorganisatie zal beginnen nadat de bijgevoegde besluiten over HWH 2.0 in de AB-vergadering van 11 november 2013 zijn genomen. Het DB heeft hiertoe een aanpak opgesteld. Indien er geen maatregelen genomen worden heeft Gartner de transitiekosten op maximaal M€ 3,4 geprognosticeerd (worst case scenario). Het DB wil er naar streven om dit bedrag zo laag mogelijk te houden door actief te zoeken naar herbezettingsmogelijkheden voor de
4
Het proces van de reorganisatie begint formeel na het besluit van het AB van de Gr HWH op 11 november 2013.
Pagina 10 van 16
medewerkers. Daarvoor zijn aanzienlijke kansen als e.e.a. collectief d.w.z. door alle waterschappen wordt aangepakt. De basis voor deze aanpak wordt gevormd door het verzoek aan de waterschappen om (waar mogelijk) hun medewerking te verlenen aan de overname van taken en medewerkers. De aanpak wordt schematisch zichtbaar gemaakt in figuur 1. Allereerst zal een functieboek opgesteld worden voor HWH 2.0, waarna de formatie van HWH 2.0 zal worden bepaald. Nadat de SD van HWH is benoemd worden, conform de regelgeving en de afspraken die met het CGO zijn gemaakt, de medewerkers van HWH 2.0 aangesteld. Eventuele vacatures (functies waarvoor geen medewerkers uit de vaste formatie van HWH beschikbaar zijn) kunnen direct uit de tijdelijke HWH-medewerkers ingevuld worden.
Figuur 1: HWH 2.0 van "IST" naar "SOLL"
De
Inzet van het DB is om de medewerkers die in de “HWH pool” zitten daar waar mogelijk over te laten nemen door de waterschappen. Als de waterschappen HWH-medewerkers die voor een facultatief programma werken overnemen, worden de kosten voor die medewerker (gedurende de looptijd van dit programma) gedekt uit de programmabijdragen van de deelnemende waterschappen. Een aanvullend instrument kan zijn dat medewerkers van de HWH-pool gestimuleerd worden om voor zichzelf te beginnen (zzp/zpp), of buiten HWH te solliciteren. Hiermee zal HWH dan rekening houden in het sociaal statuut. Mocht deze aanpak tot onvoldoende succes leiden, dan kunnen medewerkers uiteindelijk in de WW komen.
6.4. Sociaal Statuut Het Sociaal Statuut wordt op grond van artikel 1.1.4, lid 2 sub c SAW door het dagelijks bestuur vastgesteld en is daarmee een aangelegenheid van het dagelijks bestuur. De secretaris-directeur is als bevoegd gezag op grond van artikel 1 sub f bevoegd tot het nemen van besluiten die voortvloeien uit het Sociaal Statuut. Voor zover op grond van die besluiten verplichtingen moeten worden aangegaan, dan geldt dat het dagelijks bestuur daartoe bevoegd is als gevolg van het Delegatiebesluit Het Waterschapshuis. Op grond van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Het Waterschapshuis 2013-1 is deze bevoegdheid door het dagelijks bestuur aan de secretarisdirecteur gemandateerd. Hierbij geldt een beperking tot het in de begroting van het betreffende jaar beschikbare budget met een maximum van €500.000,Het aangaan van verplichtingen in het kader van het Sociaal Statuut kan derhalve op basis van de bestaande delegatie en mandaat/ volmachtsregelingen van Het Waterschapshuis tot een bedrag van € 500.000,- (aangezien er geen sprake is van een begrotingspost HWH 2.0) door de secretarisdirecteur en wanneer het een hoger bedrag betreft, door het dagelijks bestuur geschieden.
Pagina 11 van 16
Voor het aangaan van verplichtingen als gevolg van het Sociaal Statuut, zoals bijvoorbeeld eventuele externe inhuur ter vervanging van medewerkers met een tijdelijke aanstelling welke niet zijn verlengd, geldt hetzelfde. Zaken als een eventuele bovenwettelijke WW-uitkering in het geval dat medewerkers als gevolg van de afbouw van de organisatie bovenformatief worden, vallen niet onder de bestaande delegatie en mandaat/ volmachtsregelingen. Dit betreffen bevoegdheden van het dagelijks bestuur die niet aan de secretaris-directeur zijn gemandateerd.
7. Financiële analyse/dekking Voor de overgang naar HWH 2.0 is een analyse gemaakt van de desintegratiekosten. Deze worden geschat op een bedrag van maximaal € 3,4 miljoen en qua tijd 7400 uur. Het DB Gr HWH zet in op beleid (zie boven) waarmee zij een aanzienlijke reductie van de kosten willen realiseren. Echter niet uit te sluiten is dat er gedurende de looptijd van de reorganisatie kosten gemaakt moeten worden. Voornamelijk gaat het hier om WW kosten van medewerkers. Het sociaalplan is echter gericht op het uitgangspunt “Van Werk naar Werk”. Indien HWH en alle waterschappen zich inspannen om dit principe in de praktijk te brengen zullen de desintegratiekosten lager kunnen uitvallen. Het genoemde bedrag zal derhalve niet in 2014 in één keer worden opgehaald, maar zal de komende jaren in tranches worden betrokken bij het opstellen van de begrotingen. Voor de kortere termijn wordt het beeld hierna uitgewerkt. 7.1. Proceskosten 2013 Voor het jaar 2013 is benodigd voor proceskosten een bedrag van € 150.000. Samen met het reguliere budget voor Bestuur en Organisatie kunnen hiermee de kosten van externe inzet en juridisch advies worden afgedekt. Dit voorstel is opgenomen de 2e bestuursrapportage van Het Waterschapshuis en de bijbehorende begrotingswijziging. 7.2. Verplichtingen sociaal statuut Uitgaven in het kader van en als gevolg van het Sociaal Statuut (zie paragraaf 7.4) zullen niet meer in 2013 aan de waterschappen gefactureerd worden. Voorgesteld wordt om een bedrag van maximaal € 500.000 te betrekken bij de resultaatbestemming van de jaarrekening 2013 (maart 2014) en op dat moment te verrekenen met verwachte onderschrijdingen op programma’s. 7.3. Ombouw begroting 2014 In de planning is opgenomen dat in februari 2014 een omgebouwde begroting 2014 ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur wordt aangeboden. Deze ombouw van de begroting 2014 is gebaseerd op de besluitvorming die op 11 november 2013 plaatsvindt. In deze ombouw wordt in elk geval de indeling gemaakt naar: 1. collectieve taken 2. facultatieve taken met oogmerk om deze over te dragen 3. Facultatieve adviestaken 4. Bestuur en organisatie
Pagina 12 van 16
Daarnaast zal op basis van de dan aanwezige inzichten een inschatting gemaakt worden van de kosten van het transitieproces, de effecten van de over te dragen facultatieve taken en de afbouw van IRIS. Op basis van de huidige voorstellen ziet dit beeld er op hoofdlijnen als volgt uit:
Huidige begroting 2014 Programma 1: uitvoering
11.313.775
Programma 2: faciliterende diensten
2.439.249
Programma 3: bestuur & organisatie
2.523.430
Programma 4: geldstromen 3-den
1.947.411
Totaal
18.223.865
Tabel 3: Huidige HWH programmabegroting 2014
2014 obv
2014 obv
2014 Scenario 3
2014
Stuurgroep HWH
Gartner
Collectief +advies
Facultatief
Collectief
6.239.102
8.887.757
8.887.757
1.159260
1.159.260
1.159.260
Bestuur & organisatie
991.642
991.642
991.642
Over te dragen taken
7.019.753
4.371.097
4.371.097
2.814.109
2.814.109
2.814.109
18.223.866
18.223.866
Facultatief advies
(facultatief) Af te bouwen taken (IRIS) Totaal
11.038.659
7.185.206
Tabel 4: opgesplitste HWH programmabegroting 2014.
De komende periode zal een toenemend inzicht geven in de financiële effecten van de transitie (afname formatie etc.) waardoor ook de begrotingsomvang een dalend beeld zal laten zien. In bovenstaande opstelling is de omvang van de begroting 2014 gelijk gehouden aan de voor 2014 door het AB Gr HWH vastgestelde (programma)begroting. Alleen de indeling is aangepast (zie ook hoofdstuk 6.2). Die aanpassing moet gezien worden als het “apart” zetten van de facultatieve taken vooruitlopend op de uitplaatsing van die taken. De begroting wordt dus gesplitst in een deel collectief + advies conform scenario 3 (M€ 11) en in een deel facultatief (M€ 7,2). In de periode 2014 en verder zullen de in het rapport genoemde landingsplaatsen worden benaderd en zullen de facultatieve programmataken worden uitgeplaatst. Via begrotingswijzigingen zal de begroting 2014 dan neerwaarts bijgesteld worden. In januari 2014 start de voorbereiding van de begroting 2015, die via een zienswijze procedure in april 2014 aan de waterschappen zal worden voorgelegd. De opbouw van de begroting 2015 zal de omgebouwde begroting 2014 in hoge mate volgen, aangevuld met de dan bekende inzichten. Indien het mogelijk is om alle facultatieve programmataken aan een landingsplaats over te dragen zal dit zichtbaar worden in de begroting 2015. Omdat het uitplaatsen in 2014 zal plaatsvinden, zal de begroting 2015 via begrotingswijzigingen eind 2014 geactualiseerd worden. Pagina 13 van 16
8. Risicoanalyse Bij de overgang van HWH naar HWH 2.0 beschrijft Gartner op pagina 50 (hoofdstuk 6.5) de onderstaande risico’s 1 t/m 4. Daarnaast constateert het DB nog een aanvullend risico: 1. Verhoogde totaalkosten voor de waterschappen. 2. Verlies van portfoliosamenhang. 3. Impact op de kwaliteit van de dienstverlening van HWH. 4. Impact op de rechtsgeldigheid van de Gr. 5. Trage besluitvorming Ten aanzien van de risico’s 1, 2, en 3 zijn goede beheersmaatregelen te nemen. Centraal bij deze reorganisatie staat de premisse dat facultatieve projecten buiten HWH geplaatst worden. Deelnemers aan de Gr HWH die niet aan een facultatief project deelnemen lopen dan geen risico meer. Met andere woorden; de risico’s van facultatieve projecten zijn buiten de Gr geplaatst en komen neer op de deelnemers aan die facultatieve projecten. Een mogelijkheid om dit te doen is dat een waterschap één (of meerdere) programmataak(en) en de betrokken medewerkers in juridische zin overneemt, maar het personeel vooralsnog hun taken in het HWH kantoor in Amersfoort laat uitvoeren. Hiermee wordt het mogelijk om gedurende de transitieperiode inefficiëntie te voorkomen. De samenhang in de alle porgramma’s blijft in stand en daarmee ook de kwaliteit van de dienstverlening. Wellicht is deze aanpak de aanzet tot een werkwijze waarbij medewerkers van waterschappen voor kortere of langere tijd bij HWH werkzaam zijn (risico 1). De aanpak van de STOWA kan in deze als voorbeeld zijn. Wat betreft het 4e risico ziet HWH thans geen beheersmaatregel, maar zal op dit punt met een voorstel komen. Het gaat daarbij niet om de “rechtsgeldigheid”, maar om de impact op de mogelijkheid om als Gr HWH een beroep te kunnen doen op de aanbestedingsvrijstelling quasiinbesteding en de BTW-vrijstelling (koepelvrijstelling). Het 5e risico: trage besluitvorming is te voorkomen door op 11 november 2013 de nodige besluiten te nemen. Dat doet recht aan de besluiten die op 17 december 2012 zijn gemaakt (zie inleiding bij deze nota). Bovendien levert vertraagde besluitvorming ook personele problemen op. Contracten van tijdelijke medewerkers zullen niet meer verlengd worden. Indien de besluitvorming vertraagt, komen die data steeds dichterbij. De contracten met de markt en de waterschappen blijven echter bestaan en kunnen niet worden overgedragen. Er zijn immers (nog) geen landingsplaatsen. Dit leidt tot discontinuïteit bij HWH en tot een problematische relatie met de gecontracteerde marktpartijen en de waterschappen die als opdrachtgever fungeren.
9. Procedure en planning De stukken t.a.v. HWH 2.0 worden op 24 september 2013 aan leden van het AB Gr HWH aangeboden. Op 11 november 2013 zal de vergadering van het AB Gr HWH plaatsvinden. Tijdens deze vergadering zal de besluitvorming over de richting van HWH plaatsvinden. De leden van het AB krijgen een periode van ruim 7 weken om hun mening over de voorgestelde besluiten te vormen. Tijdens de AB vergadering zal de besluitvorming bij gewone meerderheid plaatsvinden.
Pagina 14 van 16
Na de besluitvorming in het AB op 11 november 2013 is de richting van HWH 2.0 vastgelegd. Deze besluiten vormen voor het DB het kader waarin zij zullen opereren om de inrichting van HWH vorm te geven. Het DB van HWH dan zo snel mogelijk in een DB-besluit het voornemen tot reorganisatie kenbaar maken. Vervolgens zal het DB in overleg treden met en advies vragen aan de personeelsvertegenwoordiging en de bonden over respectievelijk reorganisatieplan en sociaal statuut.
10. Conclusie Geconcludeerd kan worden dat de transitie naar HWH 2.0 volgens de lijnen van scenario 3 mogelijk is. Het risico voor waterschappen die niet aan een facultatief project deelnemen verdwijnt. Tevens verdwijnt het risico op “bankzitters” als gevolg van de uitplaatsing van facultatieve projecten. Het uitplaatsen van zulke projecten is een zorgvuldig proces waarvoor landingsplaatsen geïdentificeerd en geselecteerd moeten worden. Als de waterschappen de risico’s van het overnemen van facultatieve projecten en medewerkers kunnen overzien en bereid zijn deze projecten in Amersfoort uit te voeren, kan een HWH 2.0 ontstaan conform scenario 3, terwijl de samenhang tussen de programmataken die worden uitgevoerd bewaard blijft. Er is dan wellicht ook voldaan aan de wens van vele waterschappen om ondanks de scheiding tussen collectief en facultatief- “ontzorgd” te worden. Het jaar 2014 moet gezien worden als een transitie jaar. Dit betekent overigens niet dat alle facultatieve programmataken van HWH in 2014 zullen worden overgedragen. Indien de waterschappen (deelnemers aan de Gr) bereid zijn om zich als landingsplaats aan te bieden en meewerken om het boventallige personeel van HWH over te nemen, dan kunnen de transitiekosten laag blijven en naar rato over de waterschappen worden verdeeld. De begroting voor 2014 is omgebouwd zodat transparant is wat facultatieve, wat collectieve programma’s zijn. Tevens wordt zichtbaar welke taken afgebouwd moeten worden.
Bijlagen: 1. advies Stuurgroep Het Waterschapshuis 2.0: “Het Waterschapshuis 2.0, 2. Een nieuwe koers”. rapport Gartner: “Strategisch Advies HWH 2.0”. 3. Beantwoording gestelde vragen HWH 2.0
Pagina 15 van 16
BESLUIT
Het Algemeen bestuur van Het Waterschapshuis; Gezien:
V0050/H1523;
koers d.d. 27 mei 2013;
V00………; trategisch Advies HWH 2.0, september 2013;
Gelet op:
BESLUIT 1. De nieuwe koers voor HWH 2.0 te bepalen zoals omschreven in bovengenoemde voorstellen en rapporten. 2. Op basis van deze nieuwe koers de programma’s van Het Waterschapshuis onder te verdelen in collectieve en facultatieve programma’s. 3. Een programma als collectief te beschouwen als alle deelnemers aan de Gr HWH dit wensen. 4. Deze onderverdeling per programma te concretiseren door de bijlage bij het programmareglement zoals vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 1 juli 2013, kenmerk, V0050/H1513 te wijzigen. 5. Genoemde bijlage bij het programmareglement tevens te wijzigen in verband met het afbouwen van het programma Iris. 6. Artikel 2, lid 5 van het Programmareglement te wijzigen door in dit lid ‘2 of 4’ te verwijderen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 11-11-2013. Het Algemeen bestuur voornoemd,
H.H.G. Dijk, voorzitter
drs. J.W.A. van Enst, secretaris Pagina 16 van 16
