Inhoudsopgave Aanmelden bij Office 365 ................................................................................................................................................................... 2 Office 365 voor het eerste gebruiken ............................................................................................................................................. 2 Persoonlijke instellingen Office 365 ........................................................................................................................................... 3 Wijzigen wachtwoord................................................................................................................................................................. 4 Instellen voorkeurstaal ............................................................................................................................................................... 4 Office Professional plus installeren ............................................................................................................................................ 5 Profielfoto toevoegen ................................................................................................................................................................ 6 Navigeren in het Office 365 web portaal ............................................................................................................................................ 7 Werken met Office 365 Outlook ......................................................................................................................................................... 8 Outlook Web App ........................................................................................................................................................................... 8 E-mail versturen ............................................................................................................................................................................. 9 E-mail beantwoorden of doorsturen ............................................................................................................................................ 10 Postvak delen met anderen .......................................................................................................................................................... 11 Een gedeelde postvak openen ..................................................................................................................................................... 11 Taken ............................................................................................................................................................................................ 12 Agenda .............................................................................................................................................................................................. 13 Agenda items toevoegen .............................................................................................................................................................. 14 Agenda delen ................................................................................................................................................................................ 15 Gedeelde agenda openen ............................................................................................................................................................ 15 Team Site ..................................................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Navigeren op de Team Site...................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Documenten ............................................................................................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Documenten aanmaken of toevoegen ................................................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Documenten bewerken ....................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Documenten delen .............................................................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Documenten verwijderen ................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Synchroniseren van bestanden ........................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Synchronisatie problemen oplossen ................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Versies van documenten ..................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Document volgen ................................................................................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bibliotheek opties ............................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. SharePoint omgeving instellen als vertrouwde website ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Nieuwsfeed .................................................................................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Nieuwsfeed instellingen .......................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Berichten plaatsen ................................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Personen volgen ...................................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Software van derden.................................................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Harmon.ie ................................................................................................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
©2014 web2work
Pagina 1 van 16
Aanmelden bij Office 365 Ga naar https://portal.microsoftonline.com/ en meld je aan met je volledige email adres en het wachtwoord dat je van de beheerder hebt gekregen.
Let op! De eerste keer dat je je aanmeld kan het zijn dat je gevraagd wordt je wachtwoord te wijzigen. Kies dan een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 8 karakters waarvan minimaal 2 een hoofdletter, cijfer of speciaal teken.
Office 365 voor het eerste gebruiken Nadat u voor de eerste keer bent aangemeld komt u terecht op de startpagina van Office 365.
©2014 web2work
Pagina 2 van 16
Op deze startpagina kunt u: -
Informatie inzien van Office 365. Lokale software installeren en verbinden met Office 365. Office 365 instellen voor gebruik op mobiele apparaten waaronder mobiele telefoons en tablets.
En onder ander gaan naar: -
Online Outlook Web App, agenda en contactpersonen. Skydrive. Sites (SharePoint Online). Uw persoonlijke profiel door op uw gebruikersnaam te klikken en te kiezen voor ‘Over mij’. Persoonlijke instellingen voor Office 365 en Office 365 software door rechtsboven in het scherm naast uw gebruikersnaam op het radar icoon en ‘Instellingen Office 365’ te klikken.
Let op! Na een eerste keer te zijn aangemeld zal de Office 365 startpagina vervangen worden door de Outlook Web App.
Persoonlijke instellingen Office 365 Nadat u voor de eerste keer aangemeld bent op Office 365 is het aan te raden om de persoonlijke instellingen aan te passen voor een optimaal gebruikersgemak. Om de persoonlijke instellingen zoals bijv. contactgegevens aan te passen kunt u rechtsboven in het scherm door op uw gebruikersnaam te klikken kiezen voor ‘Over mij’ en ‘uw profiel bewerken’.
In het ‘Over mij’ scherm kunt u optionele informatie opslaan die u zichtbaar kunt stellen voor uw collega-gebruikers. Het voordeel van het zichtbaar stellen van informatie zoals vakkennis en interesse verhoogt de kans op vindbaarheid bij het zoeken naar benodigde informatie en of kennis door uw collega-gebruikers.
©2014 web2work
Pagina 3 van 16
Wijzigen wachtwoord Wanneer u voor de eerste keer aanmeld op de website https://portal.microsoftonline.com zal er gevraagd worden om uw tijdelijke wachtwoord te wijzigen naar een persoonlijk wachtwoord en dit tevens te bevestigen. Dit wachtwoord moet bestaan uit een minimaal aantal tekens, met een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen. Indien u het wachtwoord wilt wijzigen na de eerste keer aanmelden kunt u dit doen door rechtsboven in het scherm te klikken op het radar icoon naast uw gebruikersnaam en onder ‘Instellingen voor Office 365’ te kiezen voor ‘Wachtwoord’.
Instellen voorkeurstaal Indien u de voorkeurstaal wilt wijzigen kunt u dit doen door rechtsboven in het scherm te klikken op het radar icoon gebruikersnaam en onder ‘Instellingen voor Office 365’ te kiezen voor ‘Taal’.
naast uw
Hier kunt u de taal instellingen kiezen voor de startpagina, Onedrive en de sites. Deze instelling is niet van toepassing op Outlook, Agenda en Personen. Om die instellingen te wijzigen klikt u boven aan de pagina op Outlook. Klik op de pagina Outlook Web App. op Instellingen > Opties > Instellingen > Landinstellingen.
©2014 web2work
Pagina 4 van 16
Office Professional plus installeren Dit hoofdstuk is van toepassing als u de variant ‘Office 365 inclusief lokale software installaties’ heeft. Zoals hierboven te lezen is in hoofdstuk: ‘Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.’ heeft u de mogelijkheid om lokale software te nstalleren en te beheren waaronder Office Professional plus. Deze software bestaande uit Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access, Publisher, Outlook, Lync en InfoPath kunt u downloaden door rechtsboven in het scherm te klikken op het radar icoon naast de gebruikersnaam, en onder ‘Instellingen van voor Office 365’ te kiezen voor ‘Software’.
Kies de gewenste taal en de juiste versie van uw besturingssysteem: 32 of 64 bits. Klik op ‘geavanceerd’ voor extra hulp zoals ‘welke versie is geschikt voor mij?’. Klik vervolgens op ‘Installeren’ om Office Professional Plus te downloaden en te installeren. Als u Office Professional Plus voor de eerste keer opstart, wordt de installatie gevalideerd met de gebruiker waarmee de software is gedownload en geïnstalleerd. Een gebruikers mag maximaal 5 installaties op verschillende apparaten uitvoeren.
©2014 web2work
Pagina 5 van 16
Profielfoto toevoegen U kunt ook een foto toevoegen aan uw profiel. Deze foto word in Microsoft Outlook en Microsoft Lync zichtbaar voor uw collega-gebruikers Om uw profielfoto toe te voegen en of te wijzigen kunt u door rechtsboven in uw scherm op uw gebruikersnaam te klikken, kiezen voor ‘Over mij’ en ‘uw profiel bewerken’.
Aan de linkerkant van het scherm kunt u kiezen voor ‘Uw foto wijzigen’ wanneer u op de profiel foto klikt. Onder de kop ‘Afbeelding’ kunt u een afbeelding als profielfoto selecteren door op de knop ‘Uw foto wijzigen’ te klikken.
©2014 web2work
Pagina 6 van 16
Navigeren in het Office 365 web portaal Nadat je je hebt aangemeld in Office 365 kom je in de Outlook Web App of op de website ‘Aan de slag met Office 365’. Je ziet bovenaan een menu zoals hieronder, afhankelijk van de Office 365 licentie van je bedrijf:
De volgende elementen zijn zichtbaar, afhankelijk van de Office 365 licentie van je bedrijf: -
Outlook Web App Agenda Mensen Newsfeed, Onedrive Sites Voornaam Achternaam Instellingen en hulp
voor e-mail en taken je contactpersonen je organisatie newsfeed, profielinstellingen en takenoverzicht je persoonlijke documentopslag gezamenlijke werkruimtes en documenten hier kun je je afmelden voor Office 365
Dit menu blijft zichtbaar op elke pagina. Via dit menu kunt u navigeren naar de verschillende onderdelen die voor u beschikbaar zijn.
©2014 web2work
Pagina 7 van 16
Werken met Office 365 Outlook Outlook Web App Nadat u bent aangemeld of in het menu Outlook selecteert wordt Outlook Web App geopend in de weergave zoals hieronder is afgebeeld.
©2014 web2work
Pagina 8 van 16
E-mail versturen Een e-mail versturen doet u door middel van de knop nieuwe e-mail linksboven op de pagina.
Na het selecteren wijzigt het bericht detailscherm naar de onderstaande weergave waarin u het bericht kunt samenstellen en versturen.
Boven de velden voor de emailadressen en het onderwerp staan de volgende opties:
Verzenden:
Hiermee verstuurt u het bericht naar de opgegeven e-mailadressen.
Negeren:
Hiermee annuleert u het versturen van een nieuw bericht.
Invoegen:
Met deze optie kunt u bestanden toevoegen als bijlage.
[...]
Hiermee opent u een lijst met extra optie om o.a.: - De velden “BCC” en “Van” toe te voegen - De namen te controleren - De urgentie in te stellen - Het bericht op te slaan als concept
©2014 web2work
Pagina 9 van 16
E-mail beantwoorden of doorsturen De opties om e-mail te beantwoorden of door te sturen staan boven de inhoud van het bericht.
Beantwoorden:
Hiermee wordt de weergave voor het aanmaken van een bericht weergegeven en is alleen emailadres van de verzender reeds ingevuld. In het veld voor het toevoegen van de tekst is de tekst van het originele bericht overgenomen.
Allen Beantwoorden:
Hiermee wordt de weergave voor het aanmaken van een bericht weergegeven zijn alle e-mailadressen vanuit het originele bericht reeds ingevuld. In het veld voor het toevoegen van de tekst is de tekst van het originele bericht overgenomen.
Doorsturen:
Hiermee wordt de weergave voor het aanmaken van een bericht weergegeven echter is er nog geen emailadres ingevuld. In het veld voor het toevoegen van de tekst is de tekst van het originele bericht overgenomen.
[...]
Hiermee opent u een lijst met extra opties om o.a.: - Het bericht te verwijderen - Het bericht te categoriseren - Het bericht als ongewenst te markeren - Het bericht in een afzonderlijk venster te openen - Het bericht af te drukken
©2014 web2work
Pagina 10 van 16
Postvak delen met anderen U kunt uw postvak delen met anderen door met de rechtermuisknop te klikken op “Postvak” in de lijst van mappen en de optie [machtigingen] te selecteren. Ne het selecteren wordt het volgende venster weergegeven waarin u de machtigingen kunt instellen:
Met de knop [ + ] kunt u een persoon toevoegen aan de lijst en daarna onder machtigingen instellen welke mogelijkheden er voor de betreffende persoon beschikbaar dienen te zijn.
Een gedeelde postvak openen U kunt een postvak van een ander toevoegen door in de mappenlijst met de rechtermuisknop te klikken op de hoofdmap (welke uw naam bevat) en de optie “gedeelde map openen” te selecteren en daarna de naam of het e-mailadres van de betreffende persoon op te geven.
©2014 web2work
Pagina 11 van 16
Taken De taken in Outlook zijn een handige manier om uw eigen taken bij te houden (zoals herinneringen om e-mailberichten te beantwoorden) en om taken van anderen bij te houden (bijvoorbeeld de voortgang van een project dat aan een ander is toegewezen). U beschikt over opties waarmee u snel taken kunt toevoegen en bijwerken of als voltooid markeren. Taken zijn geïntegreerd in de weergave Agenda, zodat u de vele mogelijkheden van deze interface niet alleen kunt gebruiken voor het bijhouden van uw afspraken, maar ook van de taken die u op een bepaalde dag moet voltooien. Door middel van de knop [Taken] onder de lijst van mappen opent u de taken weergave waarin u taken kunt aanmaken, beheren en verwijderen. Na het selecteren van de knop [Taken] wordt het onderstaande scherm geopend.
U kunt nieuwe taken aanmaken door de knop [+ nieuwe taak] te selecteren linksboven.
In de takenlijst staan achter elke taak opties om de taak te verwijderen en te markeren.
©2014 web2work
Pagina 12 van 16
Agenda De agenda kunt u openen vanuit het menu bovenaan de pagina. Na het selecteren opent de agenda in de volgende weergave.
Het deel in het midden van de weergave kunt u instellen op maand, week, werkweek of dag door middel van de opties rechtsboven op de pagina.
Boven de weergave in het midden van de pagina staan opties waarmee u snel naar de gewenste datum kunt navigeren.
©2014 web2work
Pagina 13 van 16
Agenda items toevoegen Om nieuwe items toe te voegen aan de agenda selecteert u de knop [+ nieuwe gebeurtenis].
Na het selecteren wordt het volgende scherm getoond.
Boven de invoervelden zijn de volgende opties beschikbaar: Opslaan:
Hiermee voegt u het item toe aan de agenda
Negeren:
Hiermee annuleert u het toevoegen van een nieuw item
Planning assistent:
Een alternatief om een afspraak toe te voegen waarmee o.a. de datum en tijd in een kalenderweergave kan worden ingesteld.
[...]
Extra opties voor het toevoegen van bestanden en het instellen van een categorie.
©2014 web2work
Pagina 14 van 16
Agenda delen Uw agenda kunt u delen met anderen door met de rechtermuisknop te klikken op “Agenda” en optie [agenda delen] te selecteren.
Ook door middel van de knop [Delen] rechtsboven op de pagina kunt u de agenda delen met anderen.
Vervolgens geeft u de naam op van de betreffende persoon en klikt u op [Verzenden] om het verzoek te versturen.
Gedeelde agenda openen Om een gedeelde agenda te openen klikt u met de rechtermuisknop op “Mijn Agenda’s” en selecteert u de optie [agenda openen]. Daarna geeft u de naam op van de betreffende persoon om zijn of haar agenda toe te voegen.
©2014 web2work
Pagina 15 van 16
©2014 web2work
Pagina 16 van 16
