GUIDELINE PEREKRUTAN HOST STUDENT EXCHANGE PROGRAMME 2017
Kata Pengantar Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT yang atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan Guidebook Perekrutan Host Student Exchange Programme tahun 2017. Buku ini telah dirancang sedemikian rupa untuk menjadi pedoman atau panduan bagi LEM farmasi di Indonesia seputar Perekrutan Host Student Exchange Programme ISMAFARSI agar LEM farmasi di Indonesia yang ingin mendaftarkan diri sebagai host mendapatkan gambaran secara jelas dalam mekanisme perekrutan. Dalam menyelesaikan pedoman ini, tentu kami menghadapi beberapa kendala. Maka dari itu, kami ucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu terselesainya pedoman ini yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Semoga amalnya di terima Allah sebagai amal jariyah dan pedoman ini dapat bermanfaat. Tentunya, naskah Guidebook Perekrutan Host Student Exchange Programme ini telah dikaji secara mendalam, walaupun tidak lepas dari kekurangan. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun terhadap penyempurnaan buku ini. Semoga buku ini dapat memberi maanfaat bagi LEM farmasi di Indonesia yang membutuhkan.
Hormat Kami,
Dwirainita Ramadhania dan Tim Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa ISMAFARSI HEBAT Periode 2016-2018
1
Daftar Isi Kata Pengantar ................................................................................................................................. 1 Daftar Isi ........................................................................................................................................... 2 Pendahuluan..................................................................................................................................... 3 HOST SEP .......................................................................................................................................... 5 1.
Penjelasan ............................................................................................................................. 5
a.
Waktu Pelaksanaan SEP ........................................................................................................ 5
b.
Bidang SEP............................................................................................................................. 6
c.
Kegiatan SEP.......................................................................................................................... 7
d.
Pembiayaan SEP .................................................................................................................... 8
2.
Keuntungan Menjadi Host..................................................................................................... 9
Persiapan menjadi Host .................................................................................................................. 10 Mekanisme Perekrutan .................................................................................................................. 11 A.
Persayaratan ....................................................................................................................... 11
B.
Alur Pendaftaran ................................................................................................................. 11
Panduan Pendaftaran ..................................................................................................................... 12 Timeline Perekrutan Host SEP ......................................................................................................... 17 MEDIA SOSIAL................................................................................................................................. 18 CONTACT PERSON .......................................................................................................................... 18
2
Pendahuluan ISMAFARSI (Ikatan Senat Mahasiswa Farmasi Seluruh Indonesia) adalah organisasi mahasiswa yang terdiri dari lembaga-lembaga kemahasiswaan dari institusi farmasi di Indonesia dan merupakan organisasi intra universitas yang berbasis keprofesian dan berorientasi pada keilmuan (SK DIKTI No. 974/D5.2/T/2007 dan SK). Organisasi ini bertujuan untuk menyatukan opini dan ajang silaturahmi mahasiswa farmasi sekaligus sebagai satusatunya organisasi kemahasiswaan yang merepresentasikan mahasiswa farmasi di Indonesia (SK IAI No. 038/SKET/PP.IAI/XI/2013). Sejak pertama kali dibentuk pada tahun 1955, kini ISMAFARSI beranggotakan 70 institusi farmasi di seluruh nusantara. Organisasi ini juga berasosiasi dengan organisasi mahasiswa farmasi internasional, yaitu IPSF. IPSF adalah organisasi advokasi internasional terkemuka untuk mahasiswa/I farmasi seluruh dunia, mempromosikan kesehatan masyrakat melalui penyediaan informasi, pendidikan, jaringan, berbagai publikasi dan inisiatif profesional. Terbentuk di London pada tahun 1949 oleh 8 negara, IPSF merupakan organisasi kemahasiswaan internasional pertama di dunia yang sekarang telah banyak berkembang dan membawahi lebih dari 350.000 mahasiswa serta sarjana farmasi yang tersebar di 84 negara. IPSF bekerja sama dengan WHO UNESCO dan UN ECOSOC. Saat ini kesekretriatan IPSF berlokasi di The Hague, Belanda. ISMAFARSI resmi menjadi Full Member (FM) di IPSF pada tahun 2007 pada acara The 53rd IPSF World Congress, Taiwan. Dengan menjadi FM di IPSF, ISMAFARSI memiliki hak suara penuh di IPSF dan aktif berpartisipasi dalam kegiatan IPSF. Student Exchange Programme (SEP) adalah program kerja terbesar IPSF yang menawarkan kegiatan internship (magang) profesi farmasi. SEP telah diikuti oleh lebih dari 2000 mahasiswa yang berasal dari 65 negara di seluruh dunia yang aktif dalam SEP. Program ini memberikan kesempatan sebesar-besarnya bagi mahasiswa untuk dapat merasakan suasana kerja bidang farmasi di negara yang berbeda.
3
Sebagai FM IPSF, Indonesia menjadi salah satu negara yang menarik mata dunia dalam bidang kefarmasian. Tidak sedikit juga mahasiswa farmasi mancanegara yang datang ke Indonesia untuk mengikuti SEP ini. Sebagai usaha untuk mengenalkan budaya dan menjalin kerja sama, Lembaga Eksekutif Mahasiswa (LEM) dari berbagai universitas di Indonesia berlomba-lomba untuk menawarkan diri sebagai host dari SEP. Terbukti, dengan beberapa universitas dan institut di Indonesia yang sudah pernah menjadi host, yaitu: 1. Institut Teknologi Bandung (ITB) 2. Universitas Padjajaran (UNPAD) 3. Universitas Gadjah Mada (UGM) 4. Universitas Indonesia (UI) 5. Universitas Sanata Dharma (USD) 6. Universitas Airlangga (UNAIR) 7. Universitas Udayana (UNUD) 8. Universitas Hasanuddin (UNHAS) 9. Universitas Sumatera Utara (USU) LEM dari universitas dan institut di Indonesia yang telah menjadi host telah merasakan banyak sekali dampak positif. Namun, dalam upaya menjalin kerja sama yang lebih luas, ISMAFARSI masih membutuhkan LEM untuk menjadi host. Oleh karena itu, ISMAFARSI membuka perekrutan host bagi LEM di Indonesia yang bersedia untuk turut berpartisipasi dalam menerima exchange student yang datang ke Indonesia.
4
HOST SEP 1. Penjelasan Dengan dibukanya SEP, dibuka juga kesempatan bagi Mahasiswa/I Farmasi internasional untuk datang ke Indonesia. Hal ini membuat kita dapat memperkenalkan indahnya Indonesia dan kegiatan kefarmasian di negeri ini. Namun, mereka membutuhkan akomodasi terutama tempat tinggal dan program lengkap pertukaran mahasiswa. Di sini terletak pentingnya Host. Host adalah institusi pengakomodir Exchange Student secara sukarela bagi SEP yang akan dilaksanakan. Host bertanggung jawab atas exchange student yang akan datang, terutama dalam akomodasi dan program magang atau penelitian. Oleh karena itu, host menjadi hal yang sangat penting dalam pelaksanaan SEP. SEP
(Student
Exchange
Program)
merupakan
salah
satu
program
yang
diselenggarakan oleh International Pharmaceutical Students’ Federation (IPSF). Dalam program ini, IPSF memberikan kesempatan kepada seluruh mahasiswa farmasi di dunia untuk merasakan perkembangan kefarmasian di negara lain. Diantaranya mengikuti salah satu program magang di industri farmasi, rumah sakit, atau melaksanakan praktek penelitian.
a. Waktu Pelaksanaan SEP Exchanges dapat berlangsung kapan saja sepanjang tahun, tapi pada dasarnya SEP dilaksanakan dalam 2 musim setiap tahunnya, yaitu 1. Winter Season : Oktober - Maret 2. Summer Season : Juni - September
5
b. Bidang SEP SEP terdiri dari empat bidang, yaitu: Farmasi Komunitas (Apotek) Bidang ini memberi kesempatan pada exchange student untuk ikut bekerja dalam kesehatan publik di luar negeri. Exchange student akan diberikan tempat bekerja berupa apotek. Di sini, diharapkan exchange student bisa mendapat pengalaman dalam pengelolaan apotek dan mengamalkan ilmu farmasi klinisnya secara langsung kepada publik. Farmasi Rumah Sakit Bidang ini menawarkan pengalaman besar bagi exchange student untuk merasakan bagaimana bekerja dan mendapatkan persepsi yang komprehensif di rumah sakit. Bidang ini bertujuan agar exchange student dapat memahami dan memiliki pengalaman langsung bekerja di rumah sakit, mulai dari manajemen medikasi hingga mempraktikkan ilmu farmasi klinis kepada pasien secara langsung. Industri Farmasi Bidang ini memberi kesempatan bagi exchange student untuk bekerja langsung di perusahaan industri farmasi. Saat ini, industri farmasi sedang berkembang pesat. Oleh karena itu, diharapkan exchange student akan mendapat suatu ilmu yang sangat berharga mengenai farmasi industri dan dapat menerapkan ilmu tersebut di negara asalnya.
6
Riset di Universitas Bidang ini menawarkan pengalaman riset di universitas. Bidang ini memberi kesempatan bagi mahasiswa yang ingin merasakan belajar dan melakukan riset di luar negeri yang budaya dan pandangan akademisnya berbeda dari negara asalnya. Exchange student diharapkan dapat memahami dan mengenal hal-hal mengenai riset yang dilakukan olehnya di universitas tersebut, dari mulai praktik pelaksanaan hingga hal yang diteliti itu sendiri.
c. Kegiatan SEP Dalam pelaksanaannya, SEP menawarkan banyak kegiatan, yaitu: Internship (Magang) Kegiatan ini adalah kegiatan utama dari SEP. Exchange student akan diberikan pengalaman kerja nyata dalam dunia kefarmasian. Bidang yang bisa dipilih adalah komunitas, industri, rumah sakit, dan riset. Dengan berbagai pilihan bidang tersebut, diharapkan para exchange student dapat menjalani SEP dengan penuh antusias. Tentu, diharapkan juga exchange student mendapat wawasan dan pengalaman berharga setelah mengikuti SEP. Welcoming & Farewell Party Exchange student akan disambut oleh host di negara tujuan saat datang, begitu juga saat exchange student akan pergi setelah kegiatan SEP telah selesai. Kegiatan ini bertujuan untuk mengapresiasi exchange student. Diharapkan, para exchange student dapat mengikuti SEP dengan perasaan yang senang.
7
City Tour Tidak hanya berkutat pada dunia kefarmasian, exchange student juga akan diajak rekreasi ke tempat-tempat wisata di kota host. Kegiatan ini bertujuan untuk mengenalkan budaya setempat, memperlihatkan kota setempat, dan melepas penat para exchange students. Social Night Acara ini disebut juga International Night atau Cultural Event. Pada acara ini, exchange student akan dijamu oleh host dengan hidangan dan penampilan budaya dari negara host. Acara ini bertujuan untuk me-refresh jiwa exchange student dan memperkenalkan budaya negara yang dikunjungi dalam usaha menumbuhkan rasa apresiasi terhadap budaya-budaya yang berbeda dari negara asal exchange student.
d. Pembiayaan SEP ISMAFARSI akan memberikan biaya bantuan untuk pelaksanaan SEP, tetapi biayanya disesuaikan dengan jumlah exchange student yang datang ke Indonesia. Host
diperkenankan
untuk
memungut
biaya
untuk
akomodasi,
transportasi, konsumsi dan wisata kepada exchange student tetapi tidak diperkenankan memungut biaya untuk kegiatan magang atau penelitian. Biaya yang dipungut harus disertai dengan rincian secara jelas dan telah disetujui oleh SEO.
8
2. Keuntungan Menjadi Host 1. Menjalin relasi yang baik dari dalam dan luar negeri 2. Menjaga kredibilitas LEM sebagai salah satu tonggak dunia kefarmasian di Indonesia 3. Membantu peningkatan ilmu, pemahaman dan kooperatifan bagi mahasiswa/i farmasi dan semua civitas terkait 4. Memperluas pemahaman mahasiswa/i pada kondisi kefarmasian dan sosial di negara yang berbeda 5.
Mendapat prioritas untuk mengirimkan delegasinya dalam program SEP ke negara lain
6.
Host akan mendapatkan Sertifikat Penghargaan langsung dari IPSF, begitu pula untuk masing-masing LEO
9
Persiapan menjadi Host 1. Memilih LEO Local Exchange Officer (LEO) adalah orang yang merepresentasikan diri dari LEM sebagai pengurus student exchange. Berbeda dengan Student Exchange Officer (SEO) yang melakukan kegiatan administratif dalam skala nasional, LEO lebih berfokus pada pencarian host dan menghubungi exchange student secara langsung setelah dipersilahkan oleh SEO. Pemilihan LEO diserahkan pada LEM masing-masing.
2. Membentuk Tim LEO LEO harus membuat kepanitiaan dalam LEM untuk mengurus exchange student. Pembentukan Tim LEO diserahkan pada LEM masing-masing.
3. Menjalin Kerja Sama Host harus mempunyai mitra kerja yang dapat exchange student jadikan sebagai tempat melakukan intership. Harus terdapat kejelasan mengenai hubungan kerja sama LEM dengan pihak mitra demi terciptanya suasana SEP yang baik.
4. Menyiapkan Administrasi Beberapa bidang intership SEP membutuhkan data lengkap dari exchange student. Oleh karena itu, pihak host harus menyiapkan kelengkapan berkas administrasi dari exchange student. Misalnya apakah exchange student perlu membawa surat pengantar dari universitasnya?
5. Menyiapkan Akomodasi Host harus menyiapkan akomodasi tempat tinggal dengan kualitas yang memadai. Informasi mengenai tempat tinggal juga harus jelas. Diharapkan, akomodasi yang diberikan oleh host bisa berstandar internasional dengan biaya seminim mungkin.
10
Mekanisme Perekrutan A. Persayaratan 1. Host merupakan anggota penuh ISMAFARSI 2. Host harus berasal dari universitas dengan akreditasi minimal C dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) 3. Host memiliki laboratorium yang baik untuk menunjang proses penelitian (untuk program penelitian) atau mitra berupa rumah sakit, industri, atau apotek (untuk program magang) 4. Dapat menyediakan waktu kerja kepada peserta SEP min. 60 jam kerja 5. Bersedia memfasilitasi akomodasi peserta SEP 6. Host baru hanya akan menerima maksimal 2 (dua) exchange student pada tahun pertamanya menjadi host
B. Alur Pendaftaran 1. Mengisi formulir online di https://www.cognitoforms.com/ISMAFARSI1/PerekrutanHostBaruSEPISMAFA RSIIPSF 2. Mengonfirmasi pendaftaran online
ke CP Farhan Nurahman id line :
nufarnyon, 08567520919 dengan format SEPHOST_(nama LEM)_(ID Line kontak perwakilan LEM) Contoh : SEPHOST_Universitas A_dwirai
11
Panduan Pendaftaran 1. Kunjungi halaman https://www.cognitoforms.com/ISMAFARSI1/PerekrutanHostBaruSEPISMAFARSIIPSF
2. Petunjuk pengisian formulir online (Page 1):
Wilayah ISMAFARSI diisi sesuai dengan letak LEM, dengan memilih satu
diantara 8 wilayah ISMAFARSI
Nama Universitas diisi dengan nama universitas tempat LEM berada secara
jelas dan tanpa disingkat
Nama LEM diisi dengan jelas dan tanpa disingkat
Contact Person adalah kontak dari bagian eksternal LEM, tuliskan nama
lengkap, no ponsel yang bisa dihubungi, email resmi LEM atau email pribadi contact person.
Alamat LEM diisi sejelas dan selengkap mungkin
12
Pertanyaan “Apakah LEM sudah pernah mengirimkan delegasi untuk SEP
ISMAFARSI-IPSF?”, disi Sudah apabila pernah mengirimkan delegasi (yang benar berangkat), dan isi Belum jika belum pernah
Pertanyaan “Apakah pihak universitas/fakultas/jurusan sudah menyetujui pengajuan
Host?”, diisi Sudah jika LEM sudah pernah membicarakan pengajuan host terhadap pihak universitas/fakultas/jurusan dan DIDUKUNG, isi Belum jika LEM belum pernah membicarakan
pengajuan
Host
dengan
pihak
universitas/fakultas/jurusan
tetapi
memungkinkan untuk menjadi host karena persyaratan terpenuhi atau jika sudah pernah dibicarakan tapi BELUM didukung.
Pilihlah satu diantara 4 bidang SEP yang memungkinkan untuk dilaksanakan oleh
Host. Contoh : isilah Rumah Sakit (Hospital) jika host memiliki kerjasama dengan salah satu rumah sakit yang bisa menerima exchange student
3. Tekan tombol “Next” pada bagian bawah halaman
4. Petunjuk pengisian formulir online (Page 2) :
13
Pada halaman ini muncul detail mengenai informasi bidang SEP yang sudah
dipilih sebelumnya. Isilah nama Rumah Sakit yang dipilih untuk menjadi tempat pelaksanaan SEP dengan jelas dan tanpa disingkat
Upload foto bagian rumah sakit yang akan menjadi tempat SEP. Misal : Bagian
Farmasi Rawat Inap. (foto boleh lebih dari 1, maksimal 5 Mb dan dalam format JPG atau PNG)
Alamat Rumah Sakit diisi sejelas dan selengkap mungkin
Pertanyaan “Sudah pernah dibicarakan dengan pihak Rumah Sakit mengenai
kemungkinan menjadi HOST SEP ISMAFARSI-IPSF?” diisi Sudah jika sudah pernah dibicarakan sebelumnya dan DIDUKUNG, isi Belum jika dibicarakan tetapi memungkinkan untuk menjadi tempat pelaksanaan SEP atau jika sudah pernah dibicarakan tapi BELUM didukung.
Apabila mengisi Sudah maka akan muncul detail mengenai rencana
pelaksanaan SEP : Field of Internship adalah rencana penempatan exchange student ketika melaksanakan SEP di rumah sakit tersebut Date of Internship adalah bulan pelaksanaan SEP yang telah direncanakan oleh Host dan Rumah sakit. Catatan : perhatikan pilihan bulan karena berpengaruh pada masuknya SEP pada musim winter atau summer Pertanyaa “Apakah ada biaya untuk melakukan SEP di Rumah Sakit ini?” diisi Ya jika untuk melaksanakan program Internship di rumah sakit tersebut exchange student PERLU membayar sendiri (tidak di biayai oleh Host) dan isi Tidak jika TIDAK PERLU
Apabila mengisi Ya, akan muncul kolom biaya yang diperlukan, isi dengan jelas Pertanyaan “Apakah ada persyaratan khusus mengenai Incoming Student yang akan melakukan SEP di Laboratorium Penelitian ini?” diisi apabila memang ada persyaratan
14
khusus apabila persyaratan lebih dari satu maka isilah pada kolom “others”, jika tidak ada persyaratan khusus maka pertanyaan ini tidak perlu diisi.
Berikan alasan memilih Rumah Sakit sebagai HOST SEP ISMAFARSI-IPSF secara singkat
padat dan jelas
Upload foto bagian tempat tinggal akomodasi yang direncanakan. Misal : Bagian
dalam kamar atau bagian kamar mandi. (foto boleh lebih dari 1, maksimal 5 Mb dan dalam format JPG atau PNG)
Alamat tempat tinggal akomodasi diisi sejelas dan selengkap mungkin
Tuliskan biaya yang dibutuhkan untuk akomodasi per satu exchange student
5. Tekan tombol “Next” pada bagian bawah halaman
6. Petunjuk pengisian formulir online (Page 3) :
Pilihlah satu dari 5 pilihan tipe akomodasi yang direncanakan akan diberikan kepada exchange student Apabila Host memiliki rencana lain untuk tipe akomodasi, silahkan isikan informasinya pada kolom selanjutnya
15
7. Tekan tombol “Next” pada bagian bawah halaman 8. Petunjuk pengisian formulir online (Page 4) : Berikan alasan mengapa LEM anda harus dipilih sebagai Host SEP ISMAFARSI-IPSF? Tulis dengan singkat, padat dan jelas
Kemukakan harapannya apabila telah terpilih menjadi Host SEP ISMAFARSI-IPSF? 9. Tekan tombol “Submit” pada bagian bawah halaman
16
Timeline Perekrutan Host SEP 25 Maret – 5 Mei : Pendaftaran
6 Mei – 20 Mei : Seleksi Dilakukan seleksi para calon host. (catatan: perekrutan host ini menggunakan sistem seleksi, dimana penilaian dari seluruh proses seleksi dilaksanakan oleh Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa ISMAFARSI dan tim).
21 Mei : Pengumuman dan Pemberian Berkas LEM yang lolos dalam seleksi perekrutan host akan diumumkan melalui kanal info ISMAFARSI, untuk kemudian dinyatakan sebagai Host SEP ISMAFARSI-IPSF. Pemberian berkas administratif oleh CP meliputi presentasi dan berkas penjelasan SEP (digunakan untuk menjelaskan SEP kepada LEM dan Fakultas), surat rekomendasi untuk ketua LEM dan surat rekomendasi untuk Dekan Fakultas.
Berkas
administratif
diberikan
lambat
2x24
jam
setelah
pengumuman LEM yang lolos seleksi.
Juni-Juli : Pemilihan LEO dan pembentukan tim LEO
Juli - Oktober : Training dan Persiapan LEM yang terpilih akan diberikan training dan arahan dalam persiapan untuk menjadi host. Training akan mencakup tentang pengarahan menjadi LEO dan memberi informasi tentang teknis pelaksanaan SEP. Pemberian training dan persiapan akan diberikan oleh SEO ISMAFARSI.
Desember – Februari : Pelaksanaan SEP winter
June – September : Pelaksanaan SEP summer
17
MEDIA SOSIAL
Instagram
: @sepismafarsi
Facebook
: SEP ISMAFARSI / Page : SEP ISMAFARSI INDONESIA
Line
: @bjh2979h
Email
:
[email protected] www.ismafarsi.org www.sep.ipsf.org
CONTACT PERSON
Farhan Nurahman ID Line
: nufarnyon
Whatsapp
: 08567520919
18
