GUIDE POUR L’UTILISATION, LA JUSTIFICATION ET LE CONTROLE GIDS VOOR BESTEDING, VERANTWOORDING EN CONTROLE VAN DES SUBSIDES
SUBSIDIES
I. CONSIDERATIONS GENERALES
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I. ALGEMENE OVERWEGINGEN
II. PRINCIPES GENERAUX LIES A LA GESTION FINANCIERE
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II. ALGEMENE PRINCIPES VAN HET FINANCIEEL BEHEER
III. ELIGIBILITE
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III.AANVAARDBAARHEID
IV. SUBSIDIABILITE
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IV. SUBSIDIEERBAARHEID
V. FRAIS DE STRUCTURE
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V. STRUCTUURKOSTEN
VI. COUTS DE GESTION
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VI. BEHEERSKOSTEN
VII. COUTS OPERATIONNELS
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VII. OPERATIONELE KOSTEN
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I. CONSIDERATIONS GENERALES Objectif du document :
I. ALGEMENE OVERWEGINGEN Bedoeling van dit document :
Permettre à une Organisation du Nord (ON) d’établir un budget et de répartir Dit document zal toelaten aan de Noord Organisatie (NO) om een begroting op concrètement les dépenses en mettant à disposition un « outil d’aide à la te stellen en concreet de uitgaven toe te wijzen via een «hulpmiddel tot qualification des dépenses» répondant aux principes de bonne gestion financière. kwalificatie van de uitgaven» dat beantwoordt aan de beginselen van goed financieel beheer. Définitions : Definities : Dans ce guide, on entend par : In deze gids wordt verstaan onder ON : l’Organisation du Nord, c.à.d. l’organisation dont le siège est au Nord et qui NO : de Noord Organisatie, namelijk de organisatie met zetel in het Noorden die reçoit le subside. de subsidie ontvangt. PS : le Partenaire du Sud, c.à.d. l’organisation dont le siège est dans un pays en PZ : de Partnerorganisatie in het Zuiden, namelijk de organisatie met zetel in développement, avec laquelle l’ON a conclu une convention de partenariat. een ontwikkelingsland, waarmee de NO een partnerovereenkomst heeft afgesloten. Programme : le projet, l’action, l’intervention, le programme pour le(a)quel(le) Programma : het project, de actie, de interventie, het programma, waarvoor de l’ON reçoit le subside. Un programme peut être mis en œuvre au NO de subsidie ontvangt. Een programma kan uitgevoerd Nord ou dans un pays en développement. worden in het Noorden of in een ontwikkelingsland.
II. PRINCIPES GENERAUX LIES A LA GESTION FINANCIERE
II. ALGEMENE PRINCIPES VAN HET FINANCIEEL BEHEER
II.1. Réglementation générale :
II.1. Algemene regelgeving :
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les lois sur la Comptabilité de l’Etat ; les principes généraux de bonne gouvernance ; la réglementation sur les A.S.B.L. ; la réglementation relative à la TVA ; la réglementation sur la conservation des documents comptables ; l’ensemble des « bonnes pratiques » en gestion comptable et financière.
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de wetten op de Rijkscomptabiliteit; algemene beginselen van behoorlijk bestuur; de regelgeving in zake de V.Z.W's; de regelgeving betreffende de BTW; de regelgeving inzake het bewaren van boekhoudkundige stukken; het geheel van “behoorlijke praktijken” in zake boekhouding en financieel beheer.
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24/04/2007II.2. Caractéristiques générales des dépenses -
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le subside qui est composé de frais de structure, de coûts de gestion et de coûts opérationnels est versé en une fois ou au pro rata. si une dépense prévue est partiellement frais de structure, coût de gestion ou coût opérationnel, elle devra être budgétisée et approuvée avant l’octroi du subside sur base de clefs de répartition approuvée à l’avance. aucun transfert n’est autorisé entre les frais de structure, les coûts de gestion et les coûts opérationnels. le montant maximum du subside, le taux des frais de structure et le montant maximum des coûts de gestion sont mentionnés dans l’arrêté d’allocation du subside.
II.2. Algemene kenmerken van de uitgaven -
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de subsidie samengesteld uit de structuurkosten, de beheerskosten en de operationele kosten wordt ineens gestort of pro rata. indien een voorziene uitgave gedeeltelijk structuur- , beheers- of operationele kost is dan dient dit vooraf aldus gebudgetteerd en goedgekeurd via een vooraf goedgekeurde verdeelsleutel . geen enkele transfer tussen structuurkosten, beheerskosten en operationele kosten wordt toegestaan. In het besluit tot toekenning van de subsidie wordt het maximum bedrag van de subsidie bepaald, evenals het percentage van structuurkosten en het maximum bedrag van de beheerskosten.
Principe :
Principe :
Il est reconnu et accepté que des charges administratives surviennent et soient nécessaires dans la mise en œuvre de programmes de coopération au développement par les ON, que ceux-ci ont le droit d’être indemnisés d’une partie de ces charges par la subvention de la DGCD et qu’en contrepartie, ces ON mettent en œuvre un système interne de gestion responsable de ces charges selon le principe du bon père de famille.
Het wordt erkend en aanvaard dat er administratieve kosten bestaan en dat ze noodzakelijk zijn om de ontwikkelingssamenwerkingsprogramma’s van de NO uit te voeren. Die NO’s hebben het recht voor deze kosten gedeeltelijk vergoed te worden door de subsidies van DGOS met als tegenprestatie het opzetten van een intern systeem van verantwoordelijk beheer van deze kosten, volgens de principes van een goede huisvader.
Il est normal et nécessaire que le bailleur (DGCD) puisse définir, par des règles Het is normaal en noodzakelijk dat een donor (DGOS) met duidelijke regels claires, les dépenses qui sont éligibles et subsidiables en tant que dépenses d’un bepaalt welke uitgaven van een programma aanvaardbaar zijn en gesubsidieerd programme. kunnen worden. Lorsqu’on analyse les différentes natures de coûts que l’on rencontre auprès d’une ON ou de son PS, on peut, schématiquement les répartir en deux grandes catégories : les coûts directs et les coûts indirects des programmes.
Als men de verschillende kostensoorten analyseert die men bij een NO of haar PZ aantreft kan men ze schematisch onderverdelen in twee grote categorieën: de directe en de indirecte kosten van de programma’s.
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Les coûts indirects existent qu’il y ait ou non subvention. Les coûts indirects de l’ON lui permettent la réalisation de son objet social et ne sont pas liés, directement, à la mise en œuvre d’un programme.
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De indirecte kosten worden gemaakt onafhankelijk van het feit dat er subsidies ontvangen worden of niet. De indirecte kosten laten de NO toe, haar maatschappelijke doelstelling te realiseren en zijn niet direct verbonden met de uitvoering van een programma.
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Les coûts indirects sont appelés frais de structure (FS).
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De indirecte kosten worden structuurkosten (SK) genoemd.
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Les coûts directs sont liés, directement, à la mise en œuvre de programmes subventionnés par un ou des bailleurs
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De directe kosten zijn direct verbonden met de uitvoering van de programma’s, gesubsidieerd door één of meerdere donoren.
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Les coûts directs peuvent être scindés en deux types : les coûts opérationnels (CO) et les coûts de gestion2 (CG)
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De directe kosten kunnen onderverdeeld worden in twee types: de operationele kosten (OK) en de beheerskosten (BK
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Les coûts indirects d’une ON lui permettent la réalisation de son objet social et ne sont pas liés, directement, à la mise en œuvre de programmes subventionnés par un/des bailleurs.
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Les coûts directs sont liés directement à la mise en œuvre de programmes subventionnés par un/des bailleurs.
De indirecte kosten van een NO laten haar toe haar maatschappelijke doelstelling te realiseren en zijn niet direct toewijsbaar aan de uitvoering van programma’s die door één of meerdere donoren gesubsidieerd worden.
De directe kosten zijn direct toewijsbaar aan de uitvoering van programma’s die door één of meerdere donoren gesubsidieerd worden.
il s’agit des dépenses liées aux activités de gestion, d’encadrement, de suivi, d’évaluation, de coordination, de monitoring, de contrôle, … Het betreft uitgaven verbonden aan activiteiten van beheer, omkadering, opvolging, evaluatie, coordinatie, monitoring, controle, …
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III. ELIGIBILITE
III. AANVAARDBAARHEID
Une dépense n’est éligible que si elle est prévue dans le budget approuvé du programme.
Een uitgave is slechts aanvaardbaar indien ze in de goedgekeurde begroting van het programma is voorzien.
Une dépense est réputée éligible si et seulement si :
Een uitgave is alleen dan aanvaardbaar als:
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la dépense est attestée par une pièce justificative originale4. (Conséquence : la perte de la pièce originale entraîne l’inéligibilité de la dépense. La responsabilité de la preuve revient toujours à l’ON) ;
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la dépense est identifiable et contrôlable ; la dépense a effectivement été encourue par l’ON ou le PS pendant la période prévue par l’arrêté d’allocation du subside ; la dépense est enregistrée dans la comptabilité de l’ON ou dans la comptabilité de l’ON et du PS ; la dépense n’est pas couverte totalement par un ou plusieurs autres bailleurs ; la pièce justificative de la dépense satisfait aux normes réglementaires minimales.
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de uitgave gestaafd wordt met een origineel verantwoordingsstuk5 (Gevolg: het verlies van het originele verantwoordingsstuk maakt dat de uitgave niet kan aanvaard worden. De verantwoordelijkheid voor de bewijslast ligt steeds bij de NO); de uitgave identificeerbaar en controleerbaar is; de uitgave werkelijk gemaakt werd door de NO of de PZ tijdens de periode voorzien in het subsidiebesluit; de uitgave opgenomen is in de boekhouding van de of in deze van de NO en de PZ; de uitgave niet volledig ten laste is van één of meerdere andere donoren;
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het verantwoordingsstuk van de uitgave aan de minimale reglementaire vormvereisten voldoet.
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IV. SUBSIDIABILITE Parmi les dépenses que supportent une ON, il y a 2 ensembles de dépenses :
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IV. SUBSIDIEERBAARHEID Bij de uitgaven die een NO doet kan men 2 groepen uitgaven onderscheiden:
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Dépenses Subsidiables (DS) par la DGCD.
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door DGOS Subsidieerbare Uitgaven (SU).
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Dépenses Non Subsidiables (DNS) par la DGCD.
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door DGOS Niet – Subsidieerbare Uitgaven(NSU).
Une facture pro forma n’est pas une pièce justificative. Een pro formafactuur is geen origineel verantwooringsstuk.
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La notion de DNS ne veut pas dire que l’ON et son PS ne peuvent pas effectuer Een NSU betekent niet dat dit uitgaven zijn die de NO of de PZ niet mogen cette dépense, mais bien que l’administration décide de ne pas subsidier ce type maken, maar wel dat de administratie beslist dergelijke uitgaven niet te de dépense. subsidiëren. Sauf mention contraire prévue dans l’arrêté de subvention, sont à considérer comme DNS6 :
Behoudens tegengestelde vermelding in het subsidiebesluit dienen als NSU beschouwd te worden7:
1. dépenses liées à la continuité institutionnelle du siège de l’ON ou du PS c.à.d. servant à maintenir le statut juridique de l’organisation ; 2. audit du PS sauf l’audit du programme ou la partie de programme réalisée par celui-ci pour autant qu’il répond aux standards internationaux en la matière. Un tel audit ne décharge pas l’ON de ses responsabilités mais peut être imputé sur les coûts de gestion;
5. dépenses liées à une indemnisation en cas de sinistre découlant d’une responsabilité civile ;
1. uitgaven om de institutionele continuïteit te verzekeren van de NO of PZ, namelijk om het juridische statuut van de organisatie te behouden; 2. audit van de PZ, behalve de audit van het programma of een gedeelte van het programma uitgevoerd door de PZ voor zover de audit beantwoordt aan de internationale standaarden terzake. Dergelijke audit ontslaat de NO niet van haar verantwoordelijkheden, maar kan als beheerskost geboekt worden; 3. representatiekoste verbonden met de zetel(s) van de NO en de ZP , uitgaven voor sociale activiteiten (feest van de Arbeid, Sinterklaas, Kerstmis, …), voor ceremonies en daaraan verbonden uitgaven (dranken, recepties, maaltijden, buffetten, geschenken, logies) en festiviteiten; 4. uitgaven met het oog op de beperking van de persoonlijke verantwoordelijkheid als “goede huisvader” (bv.: verzekering BA van de beheerders en leidinggevenden, afkoop van franchises (eigen risico) bij verzekeringen, boetes, …); 5. uitgaven m.b.t. een schadeloosstelling n.a.v. een schadegeval voortvloeiend uit burgerlijke aansprakelijkheid;
6. services juridiques en vue d’intenter une action judiciaire ou s’en défendre ;
6. juridische diensten met het oog op het aanspannen van een geding of de verdediging in geval van een rechtszaak;
7. jetons de présence ;
7. zitpenningen;
3. frais de représentation liés aux siège(s) de l’ON et du PS, d’activités sociales (fête du travail, Saint Nicolas, Noël, …), de cérémonies et leurs dépenses apparentées (boissons, réceptions, repas, buffets, cadeaux, hébergement….) et de festivités ; 4. dépenses visant à restreindre la responsabilité personnelle d’un bon père de famille (ex. : assurance RC des administrateurs et des dirigeants, rachats de franchises d’assurance, amendes,…) ;
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Sauf si ces dépenses sont explicitement prévues dans l’arrêté de subvention. Behalve wanneer deze uitgaven expliciet voorzien zijn in het subsidiebesluit.
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8. certifications ( ISO, screening…) ;
8. certificaties (ISO, screening …);
9. dépenses liées à la collecte de fonds, par exemple : dépenses de lobbying ou de publicité et quel qu’en soit le support, ou des dépenses en relation avec la production de matériel publicitaire effectuées dans ce but ; 10. contributions et donations auprès d’autres associations (ON, PS) ou de fédérations (patronales, professionnelles, …) ; 11. services professionnels financiers (comptables, conseillers d’investissements…) qui ont pour but d’augmenter les revenus de l’ON ou ses PS; 12. investissements (mobiliers ou immobiliers) qui ont pour seul but d’augmenter le patrimoine de l’ON ou du PS et qui ne servent pas directement à la mise en œuvre des programmes ; 13. créances douteuses (en ce compris les pertes réelles ou estimées résultant de montants à recevoir irrécupérables et d’autres réclamations ainsi que les frais juridiques liés à leur récupération). 14. déficits d’autres programmes ou les dettes de l’ON ou du PS ; 15. toutes provisions ; 16. garanties et cautions ; 17. TVA (ou toute autre taxe) récupérable ; 18. matériels d’occasion ; 19. toutes écritures comptables n'entraînant pas un décaissement (par exemple : amortissements, réductions de valeur, provisions, pertes par dépréciation des matières consommables, moins-values diverses...)
9. uitgaven voor fondsenwerving, bijvoorbeeld : uitgaven voor lobbying, of publiciteit onder welke vorm ook of uitgaven voor het aanmaken van publiciteitsmateriaal hiervoor; 10. bijdragen en giften aan andere verenigingen (NO, PZ) of federaties (patronaal, professioneel, …);
20. coûts directs (CO, CG) associés à d’autres programmes, projets ou activités de l’ON ou des PS ; 21. contrats de sous-traitance ou de consultance pour des tâches essentielles du programme faisant partie du « core business » de l’ON et du PS ; 22. factures établies par d’autres asbl pour des produits et services déjà subventionnés par un bailleur de fonds ; 23. sous-location de toute nature à soi-même ; 24. sous-traitance par des contrats de service ou de consultance à un 07/05/2007
11. professionele financiële diensten (boekhouders, investeringen, consulenten..) met het oog op het verhogen van de inkomsten van de NO of haar PZ; 12. Investeringen (roerende of onroerende) die enkel tot doel hebben het patrimonium van de NO of de PZ te verhogen en die niet direct dienen om de programma’s uit te voeren; 13. dubieuze schuldvorderingen ( met inbegrip van werkelijke of geschatte verliezen, ingevolge niet-invorderbare tegoeden en andere vorderingen, evenals de juridische kosten verbonden aan het terugvorderen ervan); 14. tekorten van andere programma’s of schulden van de NO of de PZ; 15. alle provisies; 16. waarborgen en borgtochten; 17. terugvorderbare BTW of andere terugvorderbare taksen; 18. tweedehands materiaal; 19. alle boekhoudkundige verrichtingen die geen betalingen inhouden (bijvoorbeeld afschrijvingen, waardeverminderingen, provisies, verlies door ontwaarding van verbruiksgoederen, diverse waardeverminderingen …) 20. directe kosten (BK, OK) m.b.t. andere programma’s, projecten of activiteiten van de NO of de PZ; 21. contracten voor onderaanneming of consultancy voor essentiële taken in het programma, die tot de “core business” van de NO en de PZ behoren; 22. facturen van andere V.Z.W.’s voor goederen en diensten die reeds door een donor gesubsidieerd werden; 23. onderverhuring van allerlei aard aan zichzelf; 24. uitbesteding via diensten- of consultancycontracten aan eigen 8
membre du personnel, à un membre du Conseil d’Administration ou de l’Assemblé générale de l’ON ou du PS, ou une sous-traitance réciproque entre le PS et l’ON ; 25. honoraires de plus de 500,00 EUR par jour effectif de consultance (HTVA); 26. marchés de toute nature de plus de 5.500 EUR (HTVA) n’ayant pas fait l’objet d’une procédure d’appel d’offres ;
personeelsleden, aan leden van de beheerraad en de Algemene Vergadering van de NO of de PZ of onderlinge uitbesteding tussen de PZ en de NO; 25. honoraria voor consultancy die 500,00 EUR (Exclusief BTW) per effectief gepresteerde werkdag overschrijden; 26. opdrachten en aankopen van meer dan 5.500 EUR (EBTW) waarvoor geen prijsoffertes werden gevraagd;
27. repas, boissons, snack, festivités … pour les activités au Nord. De telles dépenses sont acceptées pour les activités au Sud si elles font parties et sont nécessaires à ces activités ; 28. achat de boissons alcoolisées, de tabac et de leurs produits dérivés ; 29. frais d’assurance et d’entretien de véhicules non immatriculés au nom de l’ON ou du PS;
27. maaltijden, drank, snacks, feestelijkheden … ten behoeve van activiteiten in het Noorden. Dergelijke uitgaven worden voor activiteiten in het Zuiden aangenomen indien ze deel uitmaken en noodzakelijk zijn voor deze activiteiten; 28. aankoop van alcoholhoudende dranken, tabak en afgeleiden; 29. verzekerings- en onderhoudskosten van voertuigen niet ingeschreven op naam van de ON of PZ; 30. het gedeelte van lonen dat boven de loonbarema’s, toegekend door de federale overheid en of een Collectieve Arbeidsovereenkomst, (CAO) wordt uitbetaald; 31. extra-legale voordelen die niet voortspruiten uit Collectieve Arbeidsovereenkomsten; 32. verzekering gewaarborgd inkomen; 33. gezondheidszorgen, uitgezonderd vaccinaties, niet gedekt door de specifieke ziekteverzekering; 34. opzegvergoedingen voor niet gepresteerde opzegperiode; 35. kosten voor gesprekken d.m.v. vaste of mobiele telefonie waarvan het abonnement niet op naam staat van de NO of de PZ; 36. reizen in eersteklas of businessclass, en de kosten verbonden aan de verlenging van reizen om privé-redenen; 37. uitgaven verbonden aan expatriëring (verhuis, installatiepremie, vliegtickets voor de partner en personen ten laste..) voor contracten van minder dan twaalf maand; 38. personeelsopleidingen die niet bedoeld zijn om de kennis te verbeteren betreffende een programma of die geen betrekking hebben op de ontwikkelingssamenwerking;
30. montants des salaires dépassant les salaires barémiques agréés par l’autorité fédérale et ou d’une convention collective de travail(CCT); 31. avantages extralégaux ne découlant pas d’une convention collective de travail ; 32. assurances revenu garanti ; 33. soins de santé, sauf vaccins, non-couverts par une assurance-maladie spécifique ; 34. indemnités de cessation d’emploi pour le délai de préavis non-presté; 35. les frais de communication générés par des téléphones fixes ou mobiles dont l’abonnement n’est pas établi au nom de l’ON ou du PS ; 36. voyages en business ou 1ère classe, et les frais liés à la prolongation de voyages à titre privé ; 37. dépenses connexes à l’expatriation (déménagement, installation, ticket d’avion pour le conjoint et les personnes à charge) pour des contrats de moins de 12 mois ; 38. formations du personnel n’ayant pas pour but d’améliorer les compétences concernant un programme ou un lien avec la matière de coopération au développement ; 07/05/2007
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39. intérêts débiteurs pour emprunt de capital (dont ceux liés au versement tardif des subventions) sauf accord préalable de la DGCD; 40. intérêts debiteurs; 41. intérêts hypothécaires, remboursement en capital d’emprunts hypothécaires, précompte mobilier sur revenu cadastral ; 42. dépenses liées à l’acquisition de dons et legs; 43. taxes et impôts (fédéraux, régionaux, provinciaux, communaux,….) ; 44. dépenses qui n’ont aucun lien avec l’objet de coopération au développement.
39. debetinteresten wegens het aangaan van leningen (ook deze ingevolge het laattijdig storten van subsidies) behoudens voorafgaand akkoord van DGOS; 40. debetinteresten; 41. hypothecaire interesten, kapitaalaflossingen van hypothecaire leningen, onroerende voorheffing op het kadastrale inkomen; 42. uitgaven voor het verwerven van giften en legaten; 43. taksen en belastingen (federaal, regionaal, provinciaal, gemeentelijk,….); 44. uitgaven die geen enkel verband met de ontwikkelingssamenwerking hebben.
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V. FRAIS DE STRUCTURE
V. STRUCTUURKOSTEN
V.1. Définition :
V.1. Definitie :
Les frais de structure sont les frais liés à la réalisation de l’objet social de l’ON subsidiée et qui, bien qu’influencés par la préparation et la mise en œuvre du programme ne sont ni isolables, ni directement imputables au budget du programme.
Structuurkosten zijn kosten met betrekking tot het realiseren van de sociale doelstelling van de NO en die, hoewel beïnvloed door de voorbereiding en de uitvoering van het programma, niet isoleerbaar zijn van, noch rechtstreeks aan te rekenen zijn aan het programma.
Les frais de structure sont définis comme les dépenses qui permettent à l’ON de maintenir sa structure de gestion et d’assurer son fonctionnement journalier et qui sont liées à la coopération au développement.
De structuurkosten worden omschreven als de uitgaven die de NO mogelijk maken haar beheersstructuur te handhaven en er de dagelijkse werking van te verzekeren en die samenhangen met de ontwikkelingssamenwerking.
Sauf dérogation dans l’arrêté d’allocation de subside, les coûts suivants sont toujours des frais de structure :
Tenzij anders vermeld in het toelagebesluit, zijn volgende kosten steeds beschouwd als structuurkosten:
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coûts de préparation d’un programme comme l’étude de faisabilité, la recherche de partenaires, la constitution du dossier de subside ;
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frais exposés par l’ON ou son PS qui précèdent la signature de la convention de partenariat ; salaires ou honoraires o de la direction, o des employés des services administratifs et financiers, o de l’équipe d’entretien. loyers des locaux et bureaux pour le siège ; charges et entretien de ces locaux, chauffage, eau, gaz et électricité ;
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téléphone, télécopie, internet, courrier ; fournitures de bureau, papeterie, matériel informatique et mobilier de bureau ; assurances générales obligatoires ; frais de secrétariat social, l’engagement du personnel, frais de formation
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voorbereidingskosten voor het programma zoals voor de haalbaarheidsstudie, het zoeken van partners, het opstellen van het subsidiedossier; uitgaven door de NO of haar PZ, voorafgaand aan de ondertekening van de partnerschapsovereenkomst; lonen of honoraria voor o de directie, o administratieve en financiële bedienden of diensten, o de onderhoudsploeg huur van lokalen en bureaus voor de zetel; lasten en onderhoud van deze lokalen, verwarming, gas, elektriciteit, water; telefoon, fax, internet, briefwisseling; bureelbenodigdheden, papierwaren, informaticamateriaal, en bureaumeubelen; verplichte algemene verzekeringen; kosten voor sociaal secretariaat, voor aanwerving van personeel,
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pour le personnel ; dépenses des missions liées à la participation aux commissions mixtes bilatérales de l’Etat Belge et aux comités techniques de suivi de celles-ci, des frais liés à des réunions de concertation organisées par l’administration, les syndicats, les fédérations ; frais d’audit de l’ON.
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vormingskosten voor het personeel ; uitgaven m.b.t. ter voorbereiding van gemengde bilaterale commissies van de Belgische overheid en de technische opvolgingscommissies ervan, kosten verbonden aan overlegvergaderingen georganiseerd door de overheid , de vakbonden, de federaties; kosten van de audit van de NO.
V.2. Caractéristiques générales des frais de structures
V.2. Algemene kenmerken van de structuurkosten
les frais de structure sont calculés par l’administration sur base d’une formule avec des paramètres et ceci sur les coûts directs totaux du programme (coûts de gestion + coûts opérationnels) ; les frais de structures sont calculés sur base des dépenses réelles ; le pourcentage sur les coûts directs alloué comme FS, doit être mentionné dans l’arrêté d’allocation de subside ; si une dépense normalement classifiée en frais de structure a été exceptionnellement intégrée dans l’arrêté de subventionnement en tant que coût de gestion ou coût opérationnel, cette dépense sera exclue de l’assiette sur laquelle est appliqué le taux des frais de structure ; les frais de structures ne sont pas forfaitaires et doivent être justifiés.
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de structuurkosten worden berekend door de administratie op basis van een formule met parameters en dit op het goedgekeurde totaal van directe kosten van het programma (operationele kosten+beheerskosten); de structuurkosten worden berekend op de werkelijke uitgaven; het percentage op de directe kosten dat aan structuurkosten wordt toegekend, wordt vermeld in het subsidiebesluit; indien een uitgave die normaliter beschouwd wordt als structuurkost, uitzonderlijk in het subsidiebesluit wordt ondergebracht onder beheerskost of operationele kost, dan wordt deze uitgave niet meegeteld bij het totaal waarop de structuurkosten worden berekend; de structuurkosten zijn niet forfaitair en dienen verantwoord te worden.
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VI. COUTS DE GESTION VI.1. Définition :
VI. BEHEERSKOSTEN VI.1. Definitie :
Les coûts de gestion sont les dépenses isolables liés à la gestion, à Beheerskosten zijn de isoleerbare uitgaven m.b.t. het beheer de omkadering l’encadrement, à la coordination, à l’évaluation, au suivi, au monitoring, au de coördinatie, de evaluatie, de opvolging, de monitoring, de controle,… contrôle, … engendrées par la mise en œuvre du programme. gemaakt bij de uitvoering van het programma Chacune de ces dépenses se réfèrent directement et exclusivement au Al deze kosten zijn direct en éénduidig toewijsbaar aan het programma met programme dans la mesure où ces dépenses disparaissent en cas d’arrêt dien verstande dat deze uitgaven verdwijnen bij stopzetting of beëindiging ou de fin du programme. van het programma. Sont considérés généralement comme frais de gestion : - tous les frais des bureaux de coordination au Sud ; - les frais d’évaluation ; - les dépenses spécifiques exigées par le bailleur dans le cadre de son subside;
Worden algemeen beschouwd als beheerskosten: - alle kosten van en voor coördinatiebureaus in het zuiden; - evaluatiekosten ; - uitgaven die specifiek door de donor opgelegd worden in het kader van haar subsidie ;
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VII. COUTS OPERATIONNELS
VII. OPERATIONELE KOSTEN
VII.1. Définition:
VII.1. Definitie:
Les coûts opérationnels sont les dépenses inhérentes, nécessaires et indispensables à l’atteinte d’un ou de plusieurs résultats du programme.
De operationele kosten zijn de uitgaven die inherent, noodzakelijk en onmisbaar zijn om één of meerdere resultaten van het programma te verwezenlijken.
Ces dépenses disparaissent dès l’arrêt ou la fin du programme. Toutes les dépenses entrant dans cette catégorie peuvent être affectées spécifiquement à un programme c.à.d. à 1 ou plusieurs résultats de celui-ci. En d’autres termes, ces dépenses sont comptablement et distinctement imputables à un programme précis.
Deze uitgaven verdwijnen bij stopzetting of beëindiging van het programma. Alle uitgaven die onder deze categorie vallen kunnen aan een specifiek programma, d.w.z. aan 1 of meer resultaten van het programma, toegewezen worden. In andere woorden: deze uitgaven kunnen boekhoudkundig en éénduidig aangerekend worden aan een specifiek programma.
Sont considérés généralement comme coûts opérationnels :
Worden algemeen beschouwd als operationele kosten:
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toutes les dépenses effectuées par le PS à l’exception de celles faites à la demande de l’ON pour des dépenses relatives aux coûts de gestion de l’ON (ex : Per Diem d’un gestionnaire de dossier du Nord en mission au Sud)
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alle uitgaven die gedaan worden door de PZ met uitzondering van die uitgaven, die op vraag van de NO door de PZ werden gemaakt voor beheerskosten die normaliter ten laste vallen van de NO. (VB per diem voor een dossierbeheerder uit het Noorden op zending in het Zuiden)
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Komt de uitgave voor op de lijst van uitgesloten uitgaven?
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La dépense est-elle reprise dans la liste des dépenses exclues ?
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