Financiële bedrijfsvoering, managementinformatie en kengetallen
Grote dag voor
kleine kinderopvangorganisaties 3 oktober 2012
Tony Weggemans & Nand de Galan
www.ayit.nl
Even voorstellen
AYIT Consultancy, Tilburg Al ca. 20 jaar werkzaam in de branche Opdrachtgevers: talloze kinderopvangorganisaties, ministerie SZW, brancheorganisatie Domein: bedrijfsvoering, kengetallen, managementinformatie Coördinator van het Netwerk Professionals Kinderopvang (www.NPKOV.nl), ontmoetingsplek voor controllers, facilitair managers en marketing medewerkers (ca. 120 deelnemers) Benchmarkproject voor grote KO-organisaties Managementinformatiesysteem voor kleine KO-organisaties
www.ayit.nl
Maar hoe gaat het eigenlijk met U?
Heeft u de crisis (tot nu toe) overleefd? Wat heeft u veranderd in de bedrijfsvoering? Hoe wist u (van tevoren) dat dat zou helpen? En, … heeft het (achteraf gezien) geholpen? Heeft u de beschikking over adequate managementinformatie om dat vast te kunnen stellen? Heeft u de doelen voor 2013 inmiddels aangepast?
Overzicht presentatie 1. 2. 3.
Vraagontwikkeling Bezuinigingsmaatregelen Managementinformatie
www.ayit.nl
Vraagontwikkeling
Ministerie: – 1e halfjaar 2012 • 3% minder kinderen (met name hogere inkomens) • 5% in aantal uren (met name lagere inkomens)
Ervaringen binnen NPKOV: – 5 tot 15% omzetverlies • verschillend voor KDV en BSO • grote verschillen tussen regio’s • met name in juli en januari
Nog verdere vraaguitval voor 2013 verwacht www.ayit.nl
Oorzaken vraaguitval
demografische ontwikkelingen (minder baby’s -> minder instroom) kritischer inkoop van ouder -> afname van aantal uren -> concurrentie van informele circuit aanpassing werktijden ouders uitval door baanverlies ouders overstap naar concurrent
www.ayit.nl
Consequenties voor bedrijfsvoering
Verdwijnen wachtlijsten -> plannen lastiger Lagere bezetting -> minder inkomsten Minder omzet per kind -> hogere administratiekosten Hogere marketingkosten
www.ayit.nl
Lagere bezetting en rendement Exploitatiesaldo bij variërende bezettingspercentages (dagopvang) € 40,00 € 30,00 € 20,00 € 10,00 groepsgrootte 14
€ 0,00
groepsgrootte 12 groepsgrootte 8
€ 10,00€ 20,00-
OK € 30,00€ 40,0010%
25%
50%
75%
www.ayit.nl
100%
Lagere bezetting en rendement Exploitatiesaldo bij variërende bezettingspercentages (BSO)
BSO € 60,00 € 40,00 € 20,00 € 0,00
BSO
€ 20,00€ 40,00-
OK € 60,0010% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
www.ayit.nl
Maatregelen 1: Personeel
Minder personeel: – – – – – –
Flexibele schil personeel afbouwen Vast personeelsbestand flexibiliseren Uitstroom bevorderen (oudere werknemers?) Overhead inkrimpen? Of juist niet? Functies overhead opheffen Gedwongen ontslagen?
www.ayit.nl
Maatregelen 2: Niet-personele kosten
Niet-personeel – “Luxe” uitgaven uitstellen • • • •
opleidingen, studiedagen congresbezoek externe adviseurs HKZ-hercertificering
– Inkoopcontracten herzien • • • •
accountant, arbodienst, verzekeringen schoonmaak inkoop voeding en verzorging energie, huur
www.ayit.nl
Maatregelen 3: Processen
Efficiency – Stroomlijnen van processen • Bijv. vanuit filosofie van Lean Management: Wat heeft waarde voor de klant?
– Risico’s verminderen (bijv. debiteuren) – Automatisering
Meer werk binnen halen en uitvoeren met dezelfde mensen – Andere organisaties overnemen
www.ayit.nl
Maatregelen 4: Opbrengsten
Tarieven aanpassen – Doorberekenen kostenstijgingen • CAO salarissen • Periodieken • Inflatie (2%)
– Index kinderopvangtoeslag overheid volgen (1,55%) – Tarieven verlagen
Tarieven differentiëren
www.ayit.nl
Maatregelen 5: Marktpositie
Capaciteit aanpassen – Groepsopbouw • verticaliseren
– Openingsuren beperken (bezetting optimaliseren) – Groepen dagdelen sluiten – Nee zeggen als er een extra leidster bij moet
Capaciteit afstoten – locaties sluiten – locaties verkopen
Nieuwe producten of productvarianten www.ayit.nl
Maatregelen 6: Organisatie
Organisatie aanpassen – – – – –
Taken centraliseren Of juist: taken decentraliseren Taken uitbesteden Of juist: taken naar binnen halen (bijv. schoonmaak) Scherper sturen op kosten & opbrengsten
www.ayit.nl
Scherper sturen
Wie? – Directie • Aanpassen strategische doelen
– Financiële staf • Bewaking budgetten
– Planning • Planningsroutines kritisch bekijken
– Locatiemanagers • Inzet PM-ers bewaken
www.ayit.nl
Aanpassen doelen – Markt • Capaciteit (uitbreiden, inkrimpen, verplaatsen)
– Productie • Bezettingsgraad
– Resultaten • Omzet & kosten <> begroting
– Personeel • Efficiënte inzet personeel (PM-ers en overhead)
– Financiën • Liquiditeit • Debiteurenstand • Solvabiliteit www.ayit.nl
Adequate managementrapportage
Maandelijks inzicht in stand van zaken Op hoofdlijnen Trends zichtbaar maken Bewustwording stand van zaken stimuleren Focus op mogelijke knelpunten / risico’s Kengetallen berekenen om analyse te vergemakkelijken
www.ayit.nl
Informatiebronnen
Boekhouding – automatische verwerking mogelijk
Kindplanningssysteem – automatische verwerking mogelijk, maar duur
Salarisadministratie – automatische verwerking mogelijk
Externe bronnen – automatische verwerking niet mogelijk
www.ayit.nl
www.ayit.nl
Aanpassing administratie
Inrichting boekhouding – – – –
Adequaat, op de kinderopvang afgestemd rekeningschema Boeken met kostenplaatsen / kostendragers Maandelijkse rapportages op hoofdlijnen Journaalposten om zinvolle analyses mogelijk te maken • • • •
afschrijvingen toedelen aan producten overhead toedelen aan producten personeelslasten splitsen in productie en overhead beloning DGA en ondernemersbeloning bij overhead onder brengen
Inrichting salarisadministratie – Uren boeken op kostenplaatsen / kostendragers www.ayit.nl
Relevante kengetallen – Markt • Marktaandeel
– Productie • Trend aantal verkochte kinduren • Bezettingsgraad + prognose
– Resultaten • Omzet & kosten <> begroting
– Personeel • Aantal verkochte kinduren per pedagogisch formatie-uur
– Financiën • Liquiditeit • Debiteurenstand / omzet
www.ayit.nl
Managementinformatiesysteem voor kinderopvangorganisaties
Wensen: – Gegevens inlezen uit bronbestanden: boekhouding, kindplanning, salarisadministratie – Standaard rapportagemodellen – Analyse mogelijkheid – Benchmarkgegevens
Haalbaar voor kleine organisaties?
www.ayit.nl
www.ayit.nl
www.ayit.nl
www.ayit.nl
Aanbod voor kleine KO-organisaties
Vaststaand informatiemodel met de belangrijkste indicatoren voor de bedrijfsvoering Vaste koppeling aan boekhouding Grootboek moet specificeren naar kostenplaatsen Vast rapportagemodel Overige gegevens via invulsheet Laagdrempelig; geen kennis van rapportagesoftware nodig
www.ayit.nl
www.ayit.nl
Maandrapportage
Maandelijks dashboard met kerncijfers Benchmarkgegevens van vergelijkbare organisaties Toegankelijk via internet Signalen bij opvallende cijfers Dashboards voor – – – – –
dagopvang BSO organisatie algemeen exploitatie balans
www.ayit.nl
En als aanvulling daarop:
Maandelijkse tips & signalen over trends Naar behoefte: – administratieve begeleiding – strategische advisering (telefonisch of live) – uitwisseling met collega-organisaties
www.ayit.nl
www.ayit.nl
Stand van zaken √ √ √ √ √
Koppeling met boekhouding gereed Inlezen overige gegevens via invulsheet Rapportagemodellen bijna gereed Benchmarkprocedure ontwikkeld Pilots bij drie kleine KO-organisaties √ Testen techniek √ Testen rapportagemodellen
√ √
Beschikbaar vanaf januari 2013 Prijsindicatie: € 200 per maand (excl. btw)
www.ayit.nl
Financiële bedrijfsvoering, managementinformatie en kengetallen Dank voor uw aandacht. Tony Weggemans & Nand de Galan AYIT Consultancy www.ayit.nl
[email protected]
www.ayit.nl
