Grip op de kosten van hooggewaardeerde belevingsgerichte zorg ZZP-gefinancierde zorgaanbieders helpen met het organiseren van vraaggerichte zorg binnen financiële kaders
Wine te Meerman 26 januari 2012
Agenda A. De vraag van de Respect Zorggroep B. Resultaten op vijf niveaus
1. 2. 3. 4. 5.
Cliëntgebonden tijd Basisrooster Medewerkersrooster Totale zorgkosten Totale organisatiekosten (inclusief overhead)
C. Integratie van inzichten op vijf niveaus D. Aanbevelingen voor het vervolg E. Afronding en vragen
2
A. De vraag van de Respect Zorggroep
3
De vraag van de Respect Zorggroep: Help ons binnen de ZZP-financiering zorg organiseren die aansluit bij de individuele zorgvraag van cliënten én de eigen ambities en visie op de zorg.
4
Planningsperspectief Financieel perspectief
HRMperspectief
Binnen de ZZP-financiering zorg organiseren die aansluit bij de individuele zorgvraag van cliënten én de eigen ambities en visie op de zorg. Cliëntperspectief Iedereen heeft een eigen perspectief op de zorg. Alle perspectieven zijn belangrijk. De Berenschot aanpak streeft er naar verschillende perspectieven bij elkaar te brengen.
Strategisch perspectief
5
Grip op welke kosten?
6
Grip op welke wijze? • Inzicht creëren in en vervolgens reduceren kosten door: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Belevingsgerichte zorg. Kan hand in hand gaan met verhoging kwaliteit Inzet andere functieniveaus zorg Andere inzet van overheadfuncties Zuiniger omspringen met materialen Betere coördinatie van medicijngebruik Gerichtere inzet van vrijwilligers Betere afstemming met mantelzorgers …
• Verhogen van inkomsten 1. 2. 3. 4.
Op tijd herindicatie aanvragen Verhogen eigen bijdragen cliënten Andere inkomstenbronnen (subsidies, legaten etc) …
7
Voorbeeld inkomsten ZZP
3VV 4VV 5VV 6VV 7VV 8VV 9VV 10VV
niet toegelaten voor behandeling inclusief dagbesteding Prestatiecode waarde per dag Z031 90,49 Z041 103,27 Z051 141,51 Z061 141,55 Z071 166,62 Z081 194,20 Z091 137,76 Z101 212,42
toegelaten voor behandeling inclusief dagbesteding Prestatiecode waarde per dag Z033 113,18 Z043 125,96 Z053 165,38 Z063 165,42 Z073 197,39 Z083 224,97 Z093 196,15 Z103 243,20
Waarde behandeling per dag 22,69 22,69 23,87 23,87 30,77 30,77 58,39 30,78
We zijn gaan rekenen voor vier afdelingen: KSW-A, KSW-B, Oester-1 en Oester-Revalidatie We zijn begonnen met inkomsten exclusief behandeling en exclusief huisvesting. Vervolgens hebben we de behandelcomponent bekeken. Huisvesting hebben we buiten beschouwing gelaten.
8
Dit project: focus op het geven van inzicht in kosten
9
B. Resultaten op vijf invalshoeken Samenvatting
10
Projectresultaten op vijf invalshoeken 1. Invalshoek 1: Detailinzicht in de dagelijkse zorgverlening (activiteiten) van vier teams van de Respect Zorggroep en de bijbehorende kosten op basis van eigen inschatting tijdsbesteding 2. Invalshoek 2: Inzicht in de benodigde basisbezetting voor deze zorgverlening inclusief kosten
3. Invalshoek 3: Inzicht in de feitelijk gerealiseerde inzet van medewerkers voor de zorgverlening inclusief kosten 4. Invalshoek 4: Inzicht in de (kosten van de) inzet van medewerkers inclusief kosten van inhuur 5. Invalshoek 5: Inzicht in de totale kosten inclusief overheadkosten (en benchmark van overheadkosten) 11
Invalshoek 1: De zorgvraag van de cliënt • • • •
Perceptie: zelfrapportage Realiteit: Multi Moment Opname Ambities: Cliënt, zorgprofessionals en directiemeningen Standaarden: NZA, NPCF
Invalshoek
1
De zorgvraag van de cliënt Vertaling van de zorgvraag naar activiteiten en het minimaal in te zetten functieniveau van het personeel.
12
Zelfrapportage van de activiteiten per cliënt • Hier is gekozen voor zelfrapportage door de medewerkers. Zij hebben voor alle cliënten de activiteiten, de duur en het minimale functieniveau beschreven • Gecombineerd met het uurtarief van deze functies berekenen we de kosten van deze activiteiten • Andere manieren van het berekenen van de kosten van de activiteiten zijn onder meer het daadwerkelijk meten van de duur van de activiteiten of het nemen van de NZA-normen voor de zorg
*Inkomsten exclusief behandeling
13
Inzicht in de duur* van activiteiten voor zorgarrangementen
Cluster
KSW-A
KSW-B
OES-1
Totaal
Administratief en overleg
1,5
1,5
6,7
9,7
Begeleiding/ondersteuning
0,0
0,0
8,6
8,6
Eten en drinken
5,6
6,6
10,8
22,9
Huishoudelijk
5,3
4,8
1,3
11,4
Medisch
3,7
2,6
9,2
15,4
Overdracht
0,5
0,5
0,8
1,8
Persoonlijk
12,4
8,3
10,3
30,9
Sociaal
3,8
2,5
8,3
14,5
Transfer
3,1
0,3
5,2
8,6
35,8
27,1
61,0
123,8
Eindtotaal
*Uren per team per dag
14
Kosten van de zorg als percentage van de inkomsten per cliënt
KSW-A
KSW-B
Oester-1
Iedere cliënt is weergegeven als een ZZP-score. Inkomsten exclusief behandeling. Geleverde zorg exclusief behandeling op basis van eigen inschatting teams 15
Invalshoek 2: Basisbezetting • • •
Realiteit: minimaal benodigd functieniveau (wettelijk bepaald) Wensen en ambities: visie op zorg Standaarden: NZA, Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg
Invalshoek
2
Het basisrooster maken Minimaal in te zetten functieniveau per zorgactiviteit.
16
Activiteiten per cliënt met minimaal functieniveau
17
Invalshoek 3: Inzet van de medewerkers
Invalshoek
3
Inzet van medewerkers Vertaling van activiteiten naar werkbare roosters. Feitelijk gerealiseerde personeelsinzet en roosters.
18
Analyse van de roosters • Hier is gekozen voor analyse van het roostersysteem • Gecombineerd met het uurtarief van deze functies berekenen we de kosten van deze activiteiten • Het gaat hier om de reguliere inzet zonder flexibele inhuur
*Kosten en inkomsten exclusief behandeling
19
Invalshoek 4: Formatie • • •
Realiteit: analyse van de grootboekrekening Wensen en ambities: gewenste roosters vertalen naar ideaalformatie Standaarden: NZA, FWG
Invalshoek
4
Formatie Vaste formatie en flexibele inhuur
20
Analyse van de kosten van de formatie • Hier zijn de werkelijk gerealiseerde kosten zoals geboekt in het financiële systeem als uitgangspunt genomen • Het betreft hier zowel de kosten van het vaste personeel als de kosten van flexibele inhuur
*Inkomsten exclusief behandeling
21
Kosten van inzet behandelaren vergeleken met inkomsten
*Inkomsten uit behandeldeel ZZP *Kosten op basis van zelfrapportage
22
Invalshoek 5: Totale organisatiekosten • •
Realiteit: analyse van de grootboekrekening Standaarden: (overhead) benchmarking
Invalshoek
5
Totale organisatiekosten Inclusief volledige overhead (o.a. huisvesting, ondersteunend personeel, voeding etc.)
23
Inzicht in de totale kosten van de organisatie • Hier is gekozen voor een overheadanalyse en –benchmark alsmede een analyse van de overige kosten • Dit is de eindafrekening: zijn de kosten voor de afdelingen lager dan de inkomsten dan is er sprake van winst. Zijn de kosten hoger dan de inkomsten dan is sprake van verlies • De vier onderzochte afdelingen liggen rond ‘break even’
24
Inzicht in de overheadkosten Totale formatie overhead: 17,1 % -> + 23% t.o.v. het gemiddelde in de VVT Totale overheadkosten: 15,6 % -> + 10% t.o.v. het gemiddelde in de VVT Relatief lage overheadkosten (> 20% onder gemiddeld) op:
Relatief hoge overheadkosten (> 20% boven gemiddeld) op:
1. Personeel hotelfuncties (post 142: - 1. Personeel algemene en 22%) administratieve functies (post 411: 2. Stagiaires (post 417: -47%) + 40%) 3. Vergoedingen voor niet in 2. Leerling-VOV personeel (post 414: loondienst verrichte arbeid (post +79%) 418: -28%) 3. Personeel terrein- en 4. Andere hotelmatige kosten (post gebouwgebonden functies (post 44: -29%) 415: +30%) 5. Huisvestingskosten (post 47: -29%) NB: laag is niet per definitie goed en hoog niet per definitie slecht!
25
Omvang generieke overheadformatie per sector (fte overhead / fte totaal) 32,9%
10,0%
5,0%
0,0%
2005-2011
26
11,9%
12,1%
13,6%
13,9%
14,4%
15,0%
15,1%
15,1%
15,8%
17,7%
18,2%
17,3%
14,5%
15,0%
18,6%
19,8%
22,3%
25,2%
22,3%
20,0%
18,8%
20,0%
23,8%
25,0%
25,2%
25,3%
28,5%
30,0%
29,5%
Percentage generieke overheadformatie
35,0%
34,6%
40,0%
23,1%
45,0%
41,9%
Vergelijking overheadformatie VVT met andere sectoren
Wat valt nog meer op? • Organisatiebreed een relatief laag ziekteverzuim van 4% t.o.v. 6,2% gemiddeld in de VVT • Organisatiebreed relatief veel inzet van niveau 1 en relatief minder inzet van functieniveaus 2 t/m 5:
• • • •
Inzet personeel
Respect Zorggroep
Gemiddelde VVT
Functieniveau 1
33,5%
6,9%
Functieniveau 2
19,4%
20,9%
Functieniveau 3
36,1%
55,4%
Functieniveau 4
9,5%
13,2%
Functieniveau 5
1,5%
3,6%
Relatief lage overige opbrengsten (-44% t.o.v. gemiddelde VVT) Relatief hoge opleidingskosten per fte (€ 505,- per fte per jaar) Relatief veel vierkante meters vloeroppervlak per fte (+33%) Relatief hoge quick ratio (liquiditeit) (1,57), winstmarge (4,4%) en solvabiliteitsratio (51%). Gemiddelde in de VVT sector respectievelijk 0,93, 2.6 % en 32 % 27
C. Integratie van inzichten op vijf niveaus
28
Kostenvergelijking is de crux • Op alle niveaus in het model voor zorgkosten is het mogelijk kosten te berekenen vanuit meerdere perspectieven • Vergelijking van de ontwikkeling van de kosten vanuit verschillende perspectieven geven inzicht in verbeterpotentieel van de organisatie
29
Samenvatting van alle perspectieven
Voorbeeld doorrekenen inzet personele formatie Scenario
KSW-A/KSW-B/Oester-1
A
Dag: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende, 8 uur Dag: 4 uur helpende, 8 uur verzorgende gastheer/gastvrouw Avond: 4 uur helpende, 8 uur verzorgende Avond: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende Nacht: 2 uur verzorgende Nacht: 2 uur verzorgende Flex: 4 uur helpende Flex: 4 uur helpende
B
Dag: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende Avond: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende Nacht: 2 uur verzorgende Flex: 4 uur helpende
Team
Oester-Revalidatie
Dag: 4 uur helpende, 8 uur verzorgende Avond: 4 uur helpende, 8 uur verzorgende Nacht: 2 uur verzorgende Flex: 4 uur helpende
Inkomsten
Scenario A: Kosten
Scenario B: Kosten
KSW-A
164,87
86,33 (52%)
73,56 (45%)
KSW-B
158,52
86,33 (54%)
73,56 (46%)
Oester-1
166,02
86,33 (52%)
73,56 (44%)
Oester-Revalidatie
150,71
59,18 (57%)
47,80 (49%)
31
Voorkeursniveau van organiseren als discussiepunt Type activiteit Inzet personeel op piekactiviteiten als opstaan, naar bed gaan, eten, drinken. Inzet personenalarmering en toezicht op woongroepen, op afroep beschikbaarheid van helpende en verzorgenden, secretariaat, leidinggevende.
Voorkeursniveau van organisatie Woongroep
Cluster van woongroepen
Inzet van verpleegkundigen, organisatie van dagbesteding/activering, inzet catering, gebouwbeheerder, receptie, locatiemanager.
Locatie
Inzet van verpleegkundig specialisten. Werving van personeel, Personeelsmanagement. Inkoop. Financiële functie, Raad van Bestuur.
Organisatie
Inzet van medisch specialisten, was, ICT, …
Organisatie overstijgend (uitbesteding)
32
D. Aanbevelingen voor het vervolg
33
Aanbevelingen voor het vervolg 1. Plan de inzet van personeel rekening houdend met de inkomsten 2. Stel prioriteiten samen met (een afvaardiging) van cliënten 3. Bespreek met medewerkers wat zij willen bereiken en wat ze daarvoor nodig hebben 4. Onderzoek de optimale cliëntsamenstelling van een woongroep 5. Onderzoek de optimale omvang van de flexpool 6. Onderzoek de formatiemix 7. Evalueer de werkwijze rond de instroom van nieuwe cliënten 8. Onderzoek hoe mantelzorgers en vrijwilligers meer bij het team/de wooneenheid kunnen worden betrokken 9. Onderzoek hoe administratief werk uit handen kan worden genomen bij zorgpersoneel 10. Analyseer hoe de ICT ondersteuning kan worden verbeterd en de (beleving van) de administratieve lasten kan worden verminderd
34
E. Afronding en vragen
35
Contactgegevens
Wine te Meerman 06 20938104
[email protected]
Filip van den Bergh 06 50254225
[email protected]
36
