Grip op accommodatie beheer een gezonde instelling
advies - begeleiding - software
Maurits Jansen, manager Vastgoed & ICT bij de zorginstelling Abrona
Abrona is een christelijke organisatie die is gespecialiseerd in dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking en werkt vanuit meer dan 160 locaties in de provincie Utrecht.
2
Maurits Jansen houdt overzicht Over hoe WISH en de softwaremodule Vastgoedrekenen de zorginstelling Abrona helpen bij het doorvoeren van de ingrijpende maatregelen van de overheid. Meer dan ooit is het vastgoed een strategisch bedrijfsmiddel voor zorginstellingen. Door de gedeeltelijke overgang van financiering vanuit de AWBZ naar WMO, waarbij wonen en zorg worden gescheiden, is het sturen op betaalbaarheid en kosten een absolute voorwaarde om een organisatie gezond te houden. Facility Kwadraat heeft samen met gerenommeerde instellingen, zoals Abrona, de module Vastgoedrekenen ontwikkeld om deze en toekomstige ontwikkelingen het hoofd te bieden. Maurits Jansen, sinds maart 2012 manager Vastgoed & ICT bij de zorginstelling Abrona, is blij met de softwareoplossing die Facility Kwadraat aanbiedt. De software maakt het sturen op vastgoed een stuk eenvoudiger en effectiever. Abrona, een christelijke organisatie die is gespecialiseerd in dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking, werkt vanuit meer dan 160 locaties in de provincie Utrecht. Hierdoor is het extra moeilijk om de vastgoedportefeuille te overzien. Bovendien zijn de meeste gebouwen in eigendom van de instelling zelf. Daarnaast wordt er op dit moment op de hoofdlocatie Sterrenberg bij Zeist ook nog eens volop gebouwd en verbouwd. Abrona maakt al jaren gebruik van het FMIS WISH om het vastgoed en de meerjarenonderhoudsplannen te registreren en is sinds 2011 aan de slag met de nieuwe module Vastgoedrekenen. ‘Toen ik begon was het vastgoedplan nog niet klaar. Zo heb ik meteen mijn vastgoedexpertise kunnen inbrengen. Dan is het heel fijn dat ik dankzij WISH al kon beschikken over een vaste basis. De data van alle gebouwen waren toen al ingevoerd en ik kon direct aan de slag en een pad uitstippelen.
3
Dankzij de module Vastgoedrekenen is onmiddellijk duidelijk wat het beleid betekent voor de meerjarige waardeontwikkeling van het vastgoed. Nu kunnen we slagen gaan maken in strategisch portefeuillebeheer. Grip op scheiden van wonen en zorg Bij Abrona werken meer dan 1700 gedreven medewerkers en ruim 700 vrijwilligers. Samen met de mantelzorgers leveren zij een bijdrage aan het verwerven en het behouden van een eigen plek in de samenleving voor meer dan 2000 cliënten. Vooralsnog heeft het scheiden van wonen en zorg nog geen zware wissel getrokken op het vastgoed omdat het nieuwe beleid gefaseerd wordt ingevoerd.
Dankzij de module Vastgoedrekenen is onmiddellijk duidelijk wat het beleid betekent voor de meerjarige waardeontwikkeling van het vastgoed. ‘Het scheiden van wonen en zorg is iets waar we nu volop mee aan de slag moeten gaan. We rekenen nu met ondersteuning van vastgoedadviseur Sentus verschillende scenario’s door op basis van de stukken waarover we dankzij WISH van Facility Kwadraat beschikken. Met behulp van de module Vastgoedrekenen kunnen we meteen zien hoe de scenario’s uitpakken. Het is de bedoeling dat we als manager zelf scenario’s kunnen invoeren. We kunnen kiezen voor het doorberekenen van een pand op basis van de bekostigingsstructuur met de Normatieve Huisvestingscomponent, maar ook op basis van de inkomsten die overblijven na het scheiden van wonen en zorg.’ Voor een groot deel van de cliënten van Abrona verandert er voorlopig weinig omdat ze nog onder de AWBZ vallen. Vanaf januari 2014 gaan echter de mensen met de nieuwe zzp 3-indicatie en mogelijk ook zzp 4 over naar de nieuwe bekostigingstructuur. ‘Voor die cliënten moeten we berekeningen gaan maken op basis van het scheiden van wonen en zorg. Daar komt heel wat bij kijken. Eigenlijk moeten we als zorginstelling de rol van de woningbouwcorporaties overnemen. Dat houdt in dat we voorlopig moeten werken met het woningwaarderingspuntenstelsel. We moeten bepalen hoeveel punten de appartementen
4
Abrona Gezondheidscentrum, Huis ter Heide
5
waard zijn en wat de maximale huur is die we ervoor kunnen vragen. Daarbij spelen onder andere de oppervlakte, de zelfstandigheid van de woonruimtes en gedeelde voorzieningen een rol. Alle gegevens moeten per locatie worden ingevoerd. Daarna rolt er een puntenaantal uit dat de huurwaarde bepaalt. Dat bedrag zou zich idealiter moeten verhouden tot de verplichtingen die wij in het verleden al zijn aangegaan. We moeten natuurlijk wel in staat zijn om alles te kunnen blijven betalen.’ Vastgoedrekenen met individuele ruimtes Wijzigingen in beleid vanuit de politiek in Den Haag maakt het werk van de vastgoedmanager uitdagender. Jansen vertelt dat er net verkenningen waren gedaan naar het doorrekenen van de portefeuille gebaseerd op het woningwaarderingspuntenstelsel, toen het nieuwe kabinet de ambitie uitsprak om de huren te koppelen aan de WOZ-waarde. De maximale huur mag dan niet meer bedragen dan 4,5 procent (febr. 2013) van de WOZ-waarde van een woning. ‘Dan loop je als zorginstelling tegen een aantal praktische problemen aan. Want nu gaat de WOZ uit van de waarde van een heel pand. Maar hoe maak je de berekeningen voor de individuele appartementen die er in zijn ondergebracht? En hoe ga je om met de ondersteunende kantoorruimtes en de brede gangen in onze gebouwen? Met de module Vastgoedrekenen worden de gevolgen van de verschillende berekeningen meteen inzichtelijk. We zien wat het rendement van een gebouw is of van de hele portefeuille.’
‘Bij kabinetswisselingen lig ik nog wel wakker, maar de software van Facility Kwadraat helpt om de impact voor Abrona te bepalen. Die informatie is heel zinvol.’
6
De bedrijfswaarde, de financieringsvraagstukken, de kostendekkende huur en het impairment van het vastgoed. Alles wordt berekend met de module als ondersteuning. Met heldere infographics en alle essentiële informatie bij de hand, kan een vastgoedmanager gefundeerde bedrijfsmatige beslissingen nemen. Financiële prestaties van gebouw en portefeuille Jansen: ‘Aan het opstellen van vastgoedplannen levert de software van Facility Kwadraat een belangrijke bijdrage. De module houdt overal rekening mee. Het is meteen duidelijk wat we de komende jaren kwijt zijn als we alle panden in de lucht houden. Inmiddels hebben we al onze panden onder de loep genomen. We hebben gekeken naar de inkomsten op basis van de normatieve huisvestingscomponent en scheiden van wonen en zorg, hoeveel de activiteiten kosten die we er ontplooien, maar ook naar hoe de inkomsten zich verhouden met de meerjarenonderhoudsplanning, de vaste onderhoudskosten, de kapitaallasten, rente en afschrijving. Zo zien we in een oogopslag hoe een pand er financieel in zijn exploitatietermijn uitrolt. Een groot voordeel is dat we ook nieuwbouwplannen kunnen meenemen in het vastgoedbeheer. Er wordt meteen berekend wat nieuwbouw of renovatie betekent voor de totale vastgoedportefeuille, maar ook wat het teweeg brengt op objectniveau. Grote verrassingen hebben we niet meer. We hebben wel inzicht over waar de pijnpunten liggen en we zien onmiddellijk of er opvallende afwijkingen zijn. Als een pand er plotseling slecht uitspringt, of juist een stuk beter kun je meteen de oorzaak opsporen. Mogelijk is dan een deel van de productie niet goed ingeboekt of is er juist te veel aan dagbestedingactiviteiten opgegeven.’ Verhuurbeheer als volgende stap Misschien wil Abrona op termijn ook gaan werken met de softwaremodule Verhuurbeheer zodat in de toekomst ook de administratie van de ‘hurende’ cliënten op een overzichtelijke manier wordt vastgelegd. Ondanks de onduidelijkheid over het nieuwe financieringsstelsel van de zorg, doet Maurits Jansen zijn werk met veel plezier. ‘Bij kabinetswisselingen lig ik nog wel wakker, maar de software van Facility Kwadraat helpt om de impact voor Abrona te bepalen. Die informatie is heel zinvol.’
7
Lees meer over Facility Kwadraat op facility2.nl
advies - begeleiding - software
Australiëlaan 8a 5232 BB ‘s-Hertogenbosch T 073 - 644 46 44
[email protected] www.facility2.nl
