WeightManager. Weegschaal Beheer Software

WeightManager Weegschaal Beheer Software GEBRUIKERSHANDLEIDING

Het is niet toegestaan dit document zonder schriftelijke toestemming van Lenstra Informatica BV te kopiëren of anderszins te gebruiken voor doeleinden anders dan het (leren) gebruiken van het pakket WeightManager.

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Inleiding Hartelijk dank voor uw aanschaf van WeightManager voor het beheren van uw weegschalen! Met dit softwarepakket kunt u op eenvoudige wijze uw weegschalen beheren en uw dagelijkse omzetten automatisch laten verwerken, zodat u na een drukke werkdag niet nog eens uw omzetten hoeft uit te slaan en uw weegschalen moet programmeren voor de volgende dag. WeightManager bewaart alle gegevens van uw weegschalen in een database op uw PC, zodat u tevens beveiligd bent tegen verlies van gegevens wegens verkeerde handelingen of storingen aan uw weegsystemen. U kunt zelfs op vakantie gaan en uw computer elke dag (of nacht) de omzetten laten registreren en de artikel-akties op de juiste dagen in uw weegschalen laten programmeren!

Hebt u vragen of wensen? Indien u vragen of wensen hebt, willen wij die graag van u horen. Zijn er namelijk meer gebruikers met dezelfde wens, dan is de kans groot dat wij dit zullen realiseren in toekomstige updates, zodat u optimaal met WeightManager zult kunnen blijven werken. U kunt uw vragen of wensen e-mailen, faxen of per post sturen aan: Email:

[email protected]

Fax:

088 44 66 023

Tel:

088 44 66 022

Post:

Vincent van Goghlaan 25 3443 JD WOERDEN

Wij zullen u dan zo spoedig mogelijk antwoorden.

Lenstra Informatica BV wenst u veel succes met het gebruik van WeightManager.

Met vriendelijke groet, Lenstra Informatica BV

Versie 410, juli 2012

© 2004-2012 Lenstra Informatica BV Harmelen

blad 2 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Inhoudsopgave MINIMUM SYSTEEMEISEN.....................................................................................................................................5 INSTALLATIE...............................................................................................................................................................5 DE EERSTE KEER OPSTARTEN..............................................................................................................................6 INDIEN U AL OVER WEEGSCHALEN BESCHIKT ...................................................................................................................6 INDIEN U NIEUWE WEEGSCHALEN HEEFT..........................................................................................................................7 BELANGRIJK INDIEN WEEGSCHALEN NIET ONDERLING GEKOPPELD ZIJN!............................................................................8 ALGEMENE AANWIJZINGEN..................................................................................................................................9 TABBLADEN...................................................................................................................................................................9 STANDAARD BUTTONS...................................................................................................................................................9 PRINTEN NAAR SCHERM................................................................................................................................................10 ALGEMEEN:.................................................................................................................................................................10 HET HOME SCHERM...............................................................................................................................................11 ZET PROGRAMMA IN WACHTSTAND (OPTIONEEL)..........................................................................................................11 PROGRAMMA AFSLUITEN..............................................................................................................................................12 INFORMATIE OVER DE LEVERANCIER............................................................................................................13 ONDERSTEUNING..........................................................................................................................................................13 ALGEMENE FUNCTIES...........................................................................................................................................16 INSTELLEN OF WIJZIGEN WACHTWOORD........................................................................................................................17 INVOEREN NIEUWE LICENTIE-CODE...............................................................................................................................18 RECLAME.....................................................................................................................................................................19 VERKOPERS.................................................................................................................................................................20 TARRA GEGEVENS........................................................................................................................................................22 AFDELINGEN................................................................................................................................................................22 VASTE GEGEVENS........................................................................................................................................................23 VASTE GEGEVENS:.......................................................................................................................................................23 OVERIGE INSTELLINGEN...............................................................................................................................................23 WERKEN MET FILIALEN................................................................................................................................................26 DATABASE...................................................................................................................................................................27 TEKSTEN.....................................................................................................................................................................30 ARTIKELEN................................................................................................................................................................32 DE LIJST MET ARTIKELEN..............................................................................................................................................33 Rechtsklikken in de lijst.........................................................................................................................................33 SPECIALE FUNCTIES......................................................................................................................................................35 ALGEMEEN..................................................................................................................................................................38 Prijscalculatie.......................................................................................................................................................39 Toelichting bij een aantal velden:........................................................................................................................39 Nadere uitleg Staffelprijzen..................................................................................................................................39 ETIKETGEGEVENS.........................................................................................................................................................41 INGREDIËNTEN.............................................................................................................................................................42 DAGOMZET..................................................................................................................................................................44 Toon gegevens uit Database.................................................................................................................................45 PRIJSKAARTJES.............................................................................................................................................................53 ARTIKEL AKTIES (RECLAMES)......................................................................................................................................54 Opmerkingen bij Artikel-akties.............................................................................................................................57 PRIJSWIJZIGINGEN.........................................................................................................................................................58 GEWIJZIGDE PRIJZEN....................................................................................................................................................59 RAPPORTAGES..............................................................................................................................................................61 Algemene aanwijzingen........................................................................................................................................61



blad 3 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer De Rapportages....................................................................................................................................................62 SNELKEUZE-TOETSEN (PRESETS)...................................................................................................................................66 AFD / FILIALEN.............................................................................................................................................................68 ARTIKELGROEPEN........................................................................................................................................................69 LIJSTINVOER................................................................................................................................................................69 COMMUNICATIE MET DE WEEGSCHALEN.....................................................................................................70 KASOPMAAK.............................................................................................................................................................73 BESCHRIJVING VAN HET BEELDSCHERM.........................................................................................................................73 Het invoeren van een Kasopmaak........................................................................................................................73 AFDRUKKEN KASOPMAAK............................................................................................................................................76 WIJZIGEN KASOPMAAK................................................................................................................................................77 DASHBOARD..............................................................................................................................................................78 WACHTSTAND (OPTIE)...........................................................................................................................................79 OPMERKINGEN BIJ FUNCTIES IN DE WACHTSTAND..........................................................................................................80 FACTURERING (OPTIE)..........................................................................................................................................81 KLANTEN.....................................................................................................................................................................81 FACTUREREN...............................................................................................................................................................84 Instellingen............................................................................................................................................................85 Automatische facturen uit Pakbonnen..................................................................................................................87 Handmatig facturen uit Contantbonnen...............................................................................................................89 Factureren van de voorverpakking.......................................................................................................................93 Afspraken..............................................................................................................................................................94 ELEKTRONISCH FACTUREREN (OPTIE)...........................................................................................................................96 SAMENVOEGEN PAKBONNEN.........................................................................................................................................99 VOORRAADADMINISTRATIE (OPTIE).............................................................................................................101 ARTIKELEN MARKEREN ALS VOORRAAD-ARTIKEL........................................................................................................102 INVOEREN LEVERANCIERS..........................................................................................................................................104 INBOEKEN VAN VOORRADEN ALS GEVOLG VAN INKOPEN.............................................................................................105 HET AFBOEKEN VAN DE VOORRAAD BIJ VERKOPEN.....................................................................................................107 WIJZIGEN VAN EEN INKOOP-ORDER.............................................................................................................................107 VERWIJDEREN VAN EEN INKOOP-ORDER......................................................................................................................107 CORRIGEREN VAN DE VOORRAAD................................................................................................................................108 AFDRUKKEN OVERZICHTEN.........................................................................................................................................110 ETIKETTEN (OPTIE)..............................................................................................................................................111 ETIKETTEN VOOR DE PC-PRINTER...............................................................................................................................111 De buttons aan de linker kant.............................................................................................................................113 De buttons aan de rechter kant van het scherm..................................................................................................115 HANDMATIG INVOEREN TRANSAKTIES (OPTIE)........................................................................................116



blad 4 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Minimum systeemeisen Voor het probleemloos functioneren van WeightManager is een PC met minimaal de volgende specificaties nodig: Type PC:

Vanaf 1 Gigahertz

Intern geheugen

1 Gigabyte

Extern (schijf) geheugen

250 Mb vrije ruimte

Besturingssysteem

WindowsXP of Windows-7

Let op: Bij communicatie met de kassa's mag er geen slaapstand zijn ingeschakeld op de computer. Als de computer tijdens de communicatie in slaapstand valt, wordt de communicatie afgebroken.

Installatie WeightManager wordt op de volgende wijze geïnstalleerd:  Doe de installatie-cd in de CD-Rom lezer en sluit de lade. De CD dient na enige tijd automatisch op te starten. Indien dit niet gebeurt, dan dienen de volgende stappen te worden uitgevoerd:

 Klik op Start en kies voor Uitvoeren…  Type in het veld Openen de tekst "D:\setup"

en klik op OK. De cd-Rom drive kan ook een andere letter hebben dan D:. Als uw cd-Rom drive een andere letter heeft, gebruikt u deze. Het installatieprogramma vraagt na enige tijd om een bevestiging en installeert daarna het programma op uw computer.

 Op de CD-rom bevindt zich ook een map met driverbestanden voor de koppeling met uw weegschalen. Neem zo nodig contact op met Lenstra om deze te installeren.



blad 5 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer De eerste keer opstarten Het installatieprogramma heeft op het bureaublad een snelkoppeling geplaatst:

 Dubbelklik op de snelkoppeling

van WeightManager op het bureaublad, of start het programma op via het Startmenu. Na enkele ogenblikken verschijnt het volgende scherm:

Indien u al over weegschalen beschikt Indien u al over weegschalen beschikt dienen bij de eerste opstart eerst de relevante gegevens van uw weegschalen te worden ingelezen, zoals alle artikelen, verkopers, afdelingen, enz., zodat deze niet met de hand ingevoerd hoeven te worden. Hierachter wordt beschreven hoe dat moet.  Klik op de tab Communicatie. Het volgende scherm wordt getoond:

 Klik op de button Lezen gegevens van Schaal. Het programma vraagt een bevestiging:

Vervolgens gaat WeightManager communiceren met uw weegschalen om alle gegevens op te halen en in de database te plaatsen. Dit kan enige tijd duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die in de weegschalen zitten.



blad 6 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Indien u nieuwe weegschalen heeft Indien u nieuwe weegschalen heeft die nog niet zijn voorzien van een artikelbestand, kunt u deze schalen programmeren met de in WeightManager aanwezige gegevens. U kunt dus al vóórdat u weegschalen hebt, uw gegevens invoeren in de database van WeightManager. Zodra u beschikt over uw weegschalen kunt u de gegevens uit de database naar uw weegschalen zenden. (Indien u nog geen artikelbestand heeft, kan Lenstra Informatica u eventueel zonder extra kosten een standaard bestand leveren). Dit gaat als volgt:  Klik op de tab Communicatie. Het volgende scherm wordt getoond:

 Klik op de button Selectie Wijzigen, en klik

op Artikelen als er geen vinkje staat voor Artikelen: Er wordt vervolgens om een bevestiging gevraagd. Klik hier op Ja en klik op de button Bewaar, waarna alle artikelen worden gemarkeerd als Gewijzigd. (er staat nu wel een vinkje voor)

 Klik op de button Wijzigingen naar Schalen zenden.

 Gedurende de communicatie wordt het volgende scherm weergegeven: De titel van het venster geeft aan wat er wordt gedaan.

 Bij sommige weegschaalmerken wordt in de plaats hiervan een scherm van de betreffende driver getoond.



blad 7 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  De communicatie is klaar als het volgende bericht verschijnt:

Belangrijk indien weegschalen niet onderling gekoppeld zijn! Normaal staan de weegschalen met elkaar in verbinding om ook doorbediening mogelijk te maken. Het komt echter voor dat dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld doordat de weegschalen worden gebruikt in een mobiele wagen. Indien de weegschalen NIET met elkaar zijn verbonden is het belangrijk dat elke weegschaal een uniek schaalnummer heeft. Bij Mettler-Toledo: Het weegschaalnummer wordt opgevraagd door op elke schaal met de functie: CODE + * uit te voeren. Op de geprinte bon wordt vlak boven de horizontale streep de vermelding “Schaal nr” (nr = schaalnr) weergegeven. Elke weegschaal dient dus een uniek schaalnummer te hebben! Bij Avery-Berkel: Het weegschaalnummer wordt opgevraagd door op elke schaal met de toetsen: Test etiket + Enter + Test etiket een testrapport op te vragen. Op de geprinte bon wordt op ongeveer 5 regels van onderen het M/C ID vermeld. Hierachter staat het schaalnummer. Elke weegschaal dient dus een uniek schaalnummer te hebben! Bij DIGI weegschalen dient dit door een Digi-monteur te worden ingesteld. Als de weegschalen niet zijn gekoppeld, worden de bonnummers in WeightManager automatisch voorzien van een voorvoegsel met het schaalnummer, dus bonnummer 123 wordt 20123 indien deze op schaalnummer 2 is gewogen. Indien het weegschaalnummer niet uniek is kunnen in bepaalde situaties omzetten wegvallen!



blad 8 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Algemene Aanwijzingen Om goed met WeightManager te kunnen werken is het van belang de belangrijkste algemene handelingen te kennen. Er wordt van uitgegaan dat de gebruiker enige kennis heeft van het werken met Windows. Tip: Indien u met Windows-XP of hoger werkt is het aan te raden de Beeldschermeigenschappen in te stellen op het thema Klassiek. In deze weergave zien de vensters van WeightManager er mooier uit en komen de kleuren van de presets van de Digi weegschalen beter overeen. U kunt deze weergave als volgt instellen: -

Sluit of verklein eventueel geopende vensters (bv door op het minimaliseer-vakje in de rechter-boven hoek te klikken), zodat het bureaublad zichtbaar wordt.

-

Klik met de rechter muisknop op het bureaublad van Windows XP, en kies voor de functie Eigenschappen. Er wordt een venster weergegeven met de titel "Eigenschappen voor Beeldscherm".

-

Kies bij Thema voor de instelling Windows-klassiek en klik de OK-button. Na enige tijd ziet u het klassieke Windows bureaublad verschijnen.

Tabbladen  WeightManager heeft de functies verdeeld over zogenaamde Tabbladen. Dit zijn over elkaar vallende vensters die kunnen worden geselecteerd door boven het scherm op de bijbehorende tab te klikken. Op een tabblad kunnen weer sub-tabbladen voorkomen.  Als er nog wordt ingevoerd kan er niet een andere tab worden geselecteerd!

Standaard Buttons  Bewaar

WeightManager werkt met Buttons om functies uit te laten voeren. Als bij een functie gegevens worden ingevoerd of gewijzigd, dienen de gegevens altijd te worden bewaard door op de button Bewaar te klikken.

 Annuleer

Met deze button kunt u de ingevoerde gegevens of wijzigingen die u nog niet bewaard hebt, weer ongedaan maken.



blad 9 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Printen naar scherm Met WeightManager is het mogelijk om rapporten eerst op het scherm weer te geven voordat ze worden geprint. Als een rapport naar het beeldscherm is geprint, worden er linksboven in het schermrapport een aantal symbolen weergegeven die de volgende betekenis hebben:  Klik op

om het gehele rapport naar de printer te sturen.

 Klik op

om alleen de getoonde pagina naar de printer te sturen.

 Klik op

om het rapport te tonen zoals het op papier eruit ziet.

 Klik op

bestand.

om het rapport te bewaren in een

Hier kan dus pas voor worden gekozen als er eerst een rapport naar het scherm is geprint. Verder kunnen de gegevens van een op het scherm getoond rapport worden geselecteerd en gekopieerd, waarna het bijvoorbeeld in Excel kan worden geplakt en verder bewerkt.

Algemeen: De meeste vensters in WeightManager kunnen worden vergroot of verkleint door een van de hoeken te verslepen of het vierkantje rechtsboven in de hoek van het venster aan te klikken. Daar waar dat technisch mogelijk is zal de inhoud van het venster ook worden herverdeeld. Dit is echter niet altijd mogelijk.



blad 10 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Beschrijving van alle functies Het Home scherm

Het Home scherm bevat 2 functies: -

Zet programma in Wachtstand (optie Wachtstand)

-

Programma Afsluiten.

Zet programma in Wachtstand (Optioneel) Met WeightManager is het mogelijk om de computer op aangegeven tijdstippen automatische functies te laten verrichten, zoals het op de juiste datum laten ingaan van prijswijzigingen of artikel-akties, het dagelijks ophalen van de omzetgegevens, enz. Het programma in de wachtstand zetten:  Klik op de button Zet programma in Wachtstand. De volgende melding verschijnt:

 Klik op Ja indien u het programma altijd in de wachtstand wilt zetten als u klaar bent

Hierna wordt het volgende scherm weergegeven ten teken dat WeightManager in de wachtstand staat.



blad 11 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Het is wel mogelijk om nu andere werkzaamheden te verrichten op de computer, maar deze dient dan wél voldoende geheugencapaciteit te hebben voor het tegelijkertijd draaien van meerdere programma's. Indien de capaciteit beperkt is zal de computer langzamer gaan werken. De wachtstand kan weer worden opgeheven:

 Klik op de button Opheffen Wachtstand. Het programma vraagt om een bevestiging:

Programma Afsluiten Met behulp van de functie Programma Afsluiten kunt u het programma laten beëindigen. WeightManager beëindigen:

 Klik op de button Programma Afsluiten. Het programma vraagt om een bevestiging:

Als er functies voor de wachtstand zijn gedefinieerd, mag het programma niet definitief worden beëindigd, omdat dan de automatische functies niet worden uitgevoerd. Het programma vraagt daarom of er altijd moet worden gewaarschuwd voor de wachtstand. (alleen indien de optie Wachtstand aanwezig is) Tenslotte vraagt WeightManager of er voor het afsluiten een backup van de database gemaakt moet worden. Deze backups worden bewaard in de map BACKUPS in de map waar WeightManager is geïnstalleerd, tenzij er een andere locatie is opgegeven bij Algemeen: Database. Elke backup wordt geplaatst in een nieuwe map met de naam "BACKUP 2004-03-06 (01)" waarbij 2004-03-06 de omgekeerde datum is, en (01) het volgnummer op die dag. Er wordt voor elke backup een nieuwe map gemaakt. Dit moet regelmatig worden gedaan om verlies van gegevens bij storing te voorkomen!

 Het is noodzakelijk dat de gehele map met Back-ups regelmatig (minstens 1 x per week) wordt bewaard op een informatiedrager buiten de computer, zoals een CDRom of een USB-stick.



blad 12 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Informatie over de leverancier

Om meer informatie over de leverancier te verkrijgen kan er op de button Info, worden geklikt. Na het klikken, verschijnt er een nieuwe venster, met meer mogelijkheden. Deze knop is trouwens altijd toegankelijk en staat onderaan in het venster van WeightManager.

 Versie Informatie

Via deze button, kan er bekeken worden welke wijzigingen er zijn bij welke versie zijn bijgekomen.

 Check voor Updates

Via deze button, kan er gekeken worden of er nieuwe updates beschikbaar zijn. Doe dit alleen in overleg met Lenstra Informatica.

Ondersteuning

Via de button Ondersteuning, komt er een nieuwe venster tevoorschijn. Het gebruik van deze opties zijn alleen mogelijk na overleg met Lenstra Informatica.



blad 13 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Database zenden naar Lenstra Informatica

 Met behulp van deze functie wordt uw

WeightManager database verzonden naar Lenstra Informatica.

Database ontvangen van Lenstra Informatica

 Met behulp van deze functie wordt uw

WeightManager database terugontvangen van Lenstra Informatica.

Ophalen communicatie-instellingen van Lenstra Informatica

 Met behulp van deze functie worden de communicatie-instellingen voor de weegschaalcommunicatie opgehaald.

Database reorganiseren en optimaliseren

 Met behulp van deze functie wordt uw database gereorganiseerd en geoptimaliseerd.

Ophalen tussenupdate

 Met behulp van deze functie kunt u een tus-

senupdate ophalen. Een tussenupdate is een update die speciaal wordt gemaakt om een probleem snel te verhelpen.

Oude versie WeightManager terugzetten

 Met behulp van deze functie kunt u een oude versie van WeightManager weer terugzetten.

Inspecteren Tabellen

 Na het klikken van de button Inspecteren Tabellen, kan er allerlei informatie worden opgevraagd wat er zoal in WeightManager zit.

 Zo kan er in het menu bij het kiezen van een tabel, een FileClass opgevraagd worden.

 Als de gewenste informatie wordt getoond,

kan deze ook worden geëxporteerd via de buttons: Export, met deze button zal de gehele tabel worden geëxporteerd. Export Selectie, met deze button zal een selectie van de tabel worden geëxporteerd. Er dient dan eerst een deel van de tabel te worden geselecteerd.



blad 14 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Herstellen

Via deze button kan de huidige tabel worden hersteld. Dat wil zeggen dat de tabel wordt verwijderd en opnieuw weggeschreven in de database.

Layouts verzenden

 Bij het klikken van deze optie, zullen de layouts (factuur, pakbon, prijskaart, enz) naar Lenstra Informatica worden verstuurd.

Online Ondersteuning

 Bij het klikken van deze optie, zal er via

WeightManager een programma worden opgestart genaamd: CrossLoop, waarmee de helpdesk op uw computer kan inloggen om te helpen bij problemen.

 CrossLoop

Dit is een externe programma die een eenvoudige connectie maakt zodat Lenstra Informatica op afstand kan meekijken en ondersteuning kan bieden.

 Overige functies

Deze button bevat enkele speciale functies die alleen mogen worden uitgevoerd in overleg met Lenstra Informatica.

 Bestand zenden naar Lenstra Informatica Met deze button kunnen bestanden naar Lenstra Informatica verstuurd worden.

 Bestanden ophalen van Lenstra Inf.

Indien er bestanden klaar staan, kunnen met deze button bestanden van Lenstra Informatica worden opgehaald.



blad 15 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Algemene Functies

Onder de tab Algemene Functies bevinden zich een aantal functies voor algemeen gebruik. Dit betreft de volgende functies:  Instellen of wijzigen Wachtwoord  Invoeren nieuwe Licentie-code  Reclame  Verkopers  Tarragegevens  Afdelingen  Vaste gegevens  Filialen  Database  Teksten Hierna volgt een beschrijving per functie.



blad 16 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Instellen of wijzigen Wachtwoord Met deze functie kan een wachtwoord worden ingesteld dat moet worden ingevoerd bij het opstarten van het programma. Als hier niets wordt ingevuld, of het wordt later leeggemaakt, wordt het wachtwoord niet gevraagd bij het opstarten. Instellen Wachtwoord:

 Klik op de button Instellen of Wijzigen Wachtwoord. Het programma vraagt om het huidige (oude) wachtwoord. Indien er nog geen wachtwoord was ingesteld, haal de sterretjes dan weg. Klik op OK. Vervolgens vraagt het programma om het nieuwe wachtwoord.

 Type het nieuwe wachtwoord en klik op OK:

 Bevestig tenslotte het nieuwe wachtwoord nog een keer.

 Let op dat hoofd- en kleine letters verschillend

zijn! Indien een wachtwoord is zoekgeraakt kan dit door Lenstra Informatica op vertoon van een geldig identiteitsbewijs van de geregistreerde gebruiker worden hersteld.



blad 17 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Invoeren nieuwe Licentie-code Met behulp van deze functie kunt u uw nieuwe Licentie-code invoeren. WeightManager wordt betaald per 12 maanden; voor het eindigen van deze periode krijgt u een factuur. Indien deze betaald is, ontvangt u van ons een nieuwe Licentie-code voor het komende jaar. Deze kunt u als volgt invoeren:

 Klik op de button Invoeren nieuwe Licentie-code. U krijgt dan onderstaand scherm te zien.

 Toets de Licentie-code in die u per brief of per e-mail van ons heeft ontvangen en klik op OK.  Als u de verkeerde Licentie-code

heeft ingevoerd krijgt u dit scherm te zien

 Klik op No en toets de juiste Licen-

tie-code in. U krijgt nu dit scherm in beeld afhankelijk van het aantal schalen en de vervaldatum van WeightManager.



blad 18 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Klik nu op Ja en u krijgt een bevestiging.

 Klik op OK.

Ongeveer 1 maand voordat de vervaldatum van uw Licentie verstrijkt, krijgt u een waarschuwing. U krijgt automatisch een nieuwe rekening opgestuurd. Zodra de rekening betaald is, ontvangt u van ons weer een nieuwe Licentie-code. Indien u nog geen nieuwe code heeft, klikt u op de button Geen code ingevoerd, waarna, als de geldigheidsdatum nog niet is verstreken, het systeem verder opstart. Is de datum reeds verstreken dan kan niet meer worden verder gewerkt. U kunt nog wel enkele functies uitvoeren, zoals Rapportages en het Infoscherm.

Reclame Met behulp van deze functie kunnen reclameteksten op de weegschaal worden ingesteld. Met behulp van de button Invoeren / Wijzigen Teksten kunnen de teksten worden ingevoerd of gewijzigd. Afdeling:

 Hier kan de afdeling worden uitgekozen, waar de wijzigingen van toegepast moeten worden.

Lichtkrant:

 Als hier een tekst wordt ingevoerd, zal deze

op de weegschalen als lopende tekst worden weergegeven. Er kunnen maximaal 100 tekens worden weergegeven.

Koptekst:

 De koptekst wordt boven aan de bon afge-

drukt, en kan met de buttons + en - worden vergroot of verkleind zodat de tekst goed op de bon past.

Voettekst:

 De voettekst wordt onder aan de bon afge-

drukt, en kan met de buttons + en - worden vergroot of verkleind zodat de tekst goed op de bon past.

Met behulp van de Bewaar button worden de ingevoerde gegevens bewaard.  Met behulp van de functie Communicatie

kunnen de gegevens naar de weegschalen worden gestuurd.



blad 19 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Verkopers Met behulp van het tabblad Verkopers kunnen de nummers en namen van de verschillende verkopers worden ingevoerd.

 Klik op de button Gegevens Wijzigen om de

gegevens te kunnen invoeren of wijzigen. Klik in de lijst in de regel die u wilt wijzigen. Als de lijst nog leeg is, kan op de eerste regel worden geklikt om de eerste verkoper in te voeren.

 Voor het toevoegen van een nieuwe regel, klik in de laatste regel en druk op de tab-toets totdat er een nieuwe regel verschijnt.

 Indien er met meerdere filialen gewerkt wordt,

kunnen verkopers van deze filialen ook ingevoerd worden. Verkopers 1, 2 en 3 van filiaal 2 worden genummerd als 2001, 2002, 2003 etc. met daarachter de gewenste naam van de verkoper. Verkopers van filiaal 3 beginnen met nummer 3001, 3002, 3003 etc.

 De nummers van de verkopers mogen maar éénmaal voorkomen. Voor sommige weegschaaltypen gelden beperkingen en kunnen niet alle nummers worden gebruikt.

 Om een verkoper te verwijderen, dient alleen

de naam weggehaald te worden. Zodra er vervolgens wordt bewaard vraagt het programma om een bevestiging of de betreffende verkoper definitief kan worden verwijderd. De verkopers worden niet automatisch verwijderd uit de weegschalen.

Met behulp van de Bewaar button worden de ingevoerde gegevens bewaard.  Met behulp van de functie Communicatie




blad 20 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Tarra gegevens Met behulp van het tabblad Tarra kunnen de gegevens van verschillende verpakkingen worden ingevoerd.

 Klik op de button Gegevens Wijzigen om de

gegevens te kunnen invoeren of wijzigen. Klik in de lijst in de regel die u wilt wijzigen. Als de lijst nog leeg is, kan op de eerste regel worden geklikt om de eerste verpakking in te voeren.

 Voor het toevoegen van een nieuwe regel, klik in de laatste regel en druk op de tab-toets totdat er een nieuwe regel verschijnt.

 De codes van de verpakkingen mogen hier maar éénmaal voorkomen. Voor sommige weegschaaltypen kunnen hier beperkingen gelden.

 Bij de artikelgegevens kan deze tarra-code per artikel worden ingevuld.

Afdelingen Met behulp van het tabblad Afdelingen kunnen de nummers en omschrijvingen van verschillende afdelingen worden ingevoerd.

 Klik op de button Wijzigen om de gegevens te

kunnen invoeren of wijzigen. Klik in de lijst in de regel die u wilt wijzigen. Als de lijst nog leeg is, kan op de eerste regel worden geklikt om de eerste afdeling in te voeren.

 Voor het toevoegen van een nieuwe regel,

klik in de laatste regel en druk op de tab-toets totdat er een nieuwe regel verschijnt.

 Een afdelingsnummer mag maar één keer worden gebruikt.

 De omschrijving kan maximaal 20 tekens lang zijn.

 De kolom Status geeft aan of een afdeling al

in de weegschaal is aangebracht. Het aanbrengen van afdelingen gebeurt door de leverancier van de weegschaal.



blad 21 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Vaste Gegevens Met behulp van het tabblad Vaste gegevens kunnen vaste bedrijfsgegevens worden ingevoerd.

 Klik op de button Wijzigen om de gegevens te kunnen invoeren of wijzigen.

Vaste gegevens:

 BTW% naar schalen zenden wordt gebruikt

om eventueel gewijzigde percentages naar de kassa's te zenden.

 Gelijke artikelen NIET totaliseren dient te

worden aangekruist als het niet de bedoeling is dat gelijke artikelnummers bij elkaar worden geteld (als de prijs gelijk is). Standaard worden deze wél bij elkaar geteld.

Overige Instellingen Met behulp van de knop Overige Instellingen wordt een nieuw venster getoond met velden voor de Betaalwijzen en Internetgegevens.

 Met behulp van de button Analyseren Betaalwijzen kunnen de transakties vanaf een bepaalde datum worden geanalyseerd om te kijken welke codes er door de weegschaal zijn gebruikt voor de verschillende betaalwijzen. Hieruit is meestal wel af te leiden wat voor betaalwijzen er zijn gebruikt en kunnen deze in dit scherm worden ingevoerd. Deze teksten worden o.m. afgedrukt op het overzicht Dagomzet.

 De overige gegevens kunnen worden ingevoerd in overleg met de leverancier van WeightManager.

 De button Klantgegevens Waardepunten,

kan gebruikt worden om klanten te in te voeren die een klantenkaart met waardepunten hanteren.



blad 22 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Aanpassen indelingen.

In dit kader kunnen de indelingen van een aantal formulieren worden aangepast. Voor het aanpassen van een indeling (lay-out) wordt de betreffende button aangeklikt, waarna een venster wordt weergegeven zoals hiernaast afgebeeld. In dit venster kunnen de objecten die zijn aangegeven door een stippellijn, worden verplaatst d.m.v. slepen. Objecten kunnen ook worden verwijderd, maar er kunnen géén objecten worden bijgeplaatst. Doe dit dus voorzichtig. LET OP: van layouts worden NIET automatisch backups gemaakt. Als een layout is gewijzigd dient deze daarom apart met de hand te worden gekopieerd naar een backupschijf.

 Indien het venster wordt gesloten, worden de aangebrachte wijzigingen definitief gemaakt.

 Met de buttons Layout Opslaan en Layout Ophalen kunnen de layouts worden bewaard in een bestand op de harde schijf, en later weer worden opgehaald. Hierdoor kunnen verschillende layouts worden gehanteerd, en kunnen layouts worden uitgewisseld bv voor ondersteuning door de helpdesk.

 Bedrijfslogo invoeren.

Op elke lay-out kan een bedrijfslogo worden geplaatst. Dit kan worden gedaan door een afbeeldingsbestand van het bestandstype .JPG te openen met een bewerkings-programma (bijvoorbeeld Paint), dit te kopieeren en vervolgens in WeightManager bovenaan in de menubalk voor Bewerken en vervolgens Plakken te kiezen. Klik hierna op de button Bewaar.

 Let op dat de afbeelding passend wordt ge-

maakt zodat deze op de factuur en prijskaart goed wordt afgedrukt.

 Herstellen

Indien nodig kunnen met deze button alle aangebrachte wijzigingen weer ongedaan worden gemaakt, totdat het scherm wordt gesloten.

 Oorspronkelijk

Met deze button kan de oorspronkelijke layout worden teruggezet. Dit betekent dat ALLE aanpassingen die ooit zijn gemaakt op deze lay-out, ongedaan worden gemaakt.



blad 23 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Overige instellingen.

 Winstberek. tov. Verkoopprijs kan worden

aangekruist als de winstberekeningen moeten worden uitgevoerd ten opzichte van de verkoopprijs. Anders worden deze t.o.v. de inkoopprijs berekend.

 Stuksgewichten niet in Omzet aanvinken als de stuksgewichten niet in de omzet geboekt moeten worden.

 Vragen pagina-instelling bij elk rapport.

Aanvinken als er bij het printen van elk rapport een printerinstelling gedaan moet worden. Bijvoorbeeld bij het gebruik van meerdere printers of verschillende papier-lades.

 Nieuwe methode akties/reclames

Deze aanvinken als er wordt gewerkt met Digi weegschalen en u een aktie per artikel wilt instellen i.p.v. per periode van-t/m. Met deze methode wordt een reclame direct naar de kassa's verzonden, maar bepaalt de kassa wanneer deze geactiveerd wordt. Niet alle weegschalen werken echter op deze manier.

 Waardepunten bijhouden

Als dit is aangevinkt, dan worden eventuele waardepunten door het systeem bijgehouden.

 Afdeling niet gelijk aan filiaal

Normaliter is een afdeling gelijk aan een filiaalnummer. Hier kan van worden afgeweken.

 Artikelen niet aut. naar andere afdelingen

Aanvinken als artikelen van afdeling 1 niet automatisch naar andere afdelingen moeten worden verzonden.

 Inkoopprijzen synchroniseren over afdelingen Hierdoor krijgen alle afdelingen dezelfde inkoopprijzen

 Pakbongegevens niet in Dagrapport tonen Aanvinken als de pakbongegevens niet in het dagrapport weergeven mogen worden.



blad 24 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Werken met Filialen Voor het werken met filialen gelden de volgende mogelijkheden en beperkingen: o

Het Hoofdfiliaal moet altijd filiaalnummer 1 zijn en mag worden aangestuurd door zowel een directe verbinding of via een internetverbinding.

o

De overige filialen worden via een internetverbinding aangestuurd.

o

Geef bij elk artikel aan in welke filialen dit artikel in de weegschalen/kassa's moet zitten. Dit kan worden ingesteld op het tabblad Afd./Filialen bij de artikelgegevens.

o

Een artikel dat in meer filialen wordt verkocht krijgt bij alle filialen dezelfde gegevens. Indien er gegevens moeten verschillen, bijvoorbeeld een andere prijs, dan moet hiervoor een apart PLU-nummer worden aangemaakt.

o

Artikel-akties (reclames) worden altijd in alle filialen doorgevoerd waar die artikelen worden verkocht.

o

Indien er wordt gecommuniceerd met een inbel-modemverbinding en er wordt een fout geconstateerd, is het mogelijk dat de modemverbinding nog openstaat. Controleer daarom altijd of de modemverbinding na communicatie niet open is blijven staan.

Met behulp van de functie Filialen kunnen filialen worden gedefinieerd. Bij de installatie van WeightManager wordt standaard filiaal 1 aangemaakt als Hoofdfiliaal.

 Klik op het tabblad Filialen waarna het volgende scherm verschijnt:

 Om een filiaal toe te voegen of te verwijderen, klik op de button Wijzigen en klik in de tabel om de gegevens te kunnen invoeren.

 Door met de rechter muisknop op een filiaal te klikken kunnen er afdelingen worden toegewezen aan een filiaal. Een artikel wordt alleen naar een afdeling verzonden als deze afdeling is toegewezen aan het filiaal. Tevens kan hier het filiaal worden verwijderd.



blad 25 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Database Met behulp van de functie Database kunnen de instellingen voor het maken van reservekopieën (backups), en de bewaartermijn van sommige gegevens worden aangegeven. Zowel het maken van Reservekopieën als het verwijderen van oude gegevens kan automatisch worden uitgevoerd onder de functie Wachtstand en bij het afsluiten van Weightmanager.

 Reservekopie bewaren in:

Hierachter staat de locatie waar de reservekopieën bewaard worden. Deze locatie kan worden gewijzigd door te klikken op de button Wijzigen deze gegevens.

 Klik op de button Instellingen om de back-up van WeightManager in te stellen. Om te voorkomen dat de harde schijf vol raakt, kan hier aangegeven worden of de backups automatisch verwijderd mogen worden.

 Standaard staan de backup instellingen ingesteld om backups handmatig te verwijderen. Klik op de button Wijzigen om dit te veranderen zodat het automatisch gebeurd. Klik vervolgens op Bewaren om de wijzigingen toe te passen of Annuleren om de aanpassingen ongedaan te maken.

 De button Snelle backup.

Bij een normale backup worden alle tabellen apart opgeslagen. Bij het gebruiken van een snelle backup wordt de gehele database in een keer gekopieerd en eventueel gecomprimeerd. De snelle backup wordt aanbevolen.

 Met de button Bladeren kan de locatie voor de backup worden opgezocht.

 Klik op de button Nu Reservekopie maken

om direct een reservekopie te maken. Deze kopie wordt bewaard op de locatie die staat aangegeven in het scherm.

 Klik op de button Info om een overzicht te bekijken van alle bestanden en aantallen in de database.

 Zodra er een nieuw venster is geopend met

een overzicht van bestanden en aantallen, is



blad 26 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer er de mogelijkheid om de gegevens te bekijken, maar ook om de database te herbouwen. Klik op de button Herbouwen Database om dit te doen. Het Herbouwen van de database is normaal nooit nodig. Als er echter door een storing of bv het volraken van de schijfruimte de database is beschadigd, kan deze functie misschien de database herstellen.  Let op: Dit kan erg lang duren! Hoe groter de database, hoe langer het herbouwen dus ook zal duren. Bij het herbouwen van de database worden alle tabellen apart geëxporteerd en weer in een nieuwe database geïmporteerd. Deze functie kan worden uitgevoerd als na enkele jaren de database trager wordt.

 Klik op de button Nu Terugzetten Reservekopie om een eerder gemaakte reservekopie weer terug te zetten in de database. Bij het terugzetten van een backup wordt altijd eerst een nieuwe backup gemaakt, zodat dit altijd kan worden hersteld.

 Bewaartermijn van oude gegevens…

In dit kader kunnen voor een aantal gegevens de bewaartermijnen worden opgegeven. Als een gegeven niet is aangekruist, wordt dit ook nooit opgeschoond, oftewel het blijft altijd bewaard.



blad 27 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Teksten Met behulp van de functie Teksten kunnen standaard teksten worden ingevoerd die bij de artikelen (PLU’s) kunnen worden toegepast om informatie op voorverpakkings-etiketten af te drukken. Denk hierbij aan de nieuwe wetgeving m.b.t. de traceerbaarheid van de producten. Klik op het tabblad Teksten waarna het volgende scherm wordt getoond. Het scherm toont een tabel. Deze bevat korte teksten van maximaal 20 tekens. Deze tabel heeft 10 kolommen. Elke kolom correspondeert met een regel op het etiket. Bij de artikelen kan hier voor elke etiketregel een tekst uit worden gekozen. De eerste regel in de tabel bevat de titels op het etiket.

 Bij de functie Artikelen: Etiketgegevens kunnen deze teksten per artikel worden geselecteerd:



blad 28 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Klik op de button Ophalen om de teksten uit

de weegschaal op te halen en in de database te plaatsen. Dit is alleen nodig als de teksten nog niet in de database staan.

 Let op dat bij Artikelen de juiste afdeling is in-

gesteld! De teksten zijn gekoppeld aan een afdeling in de weegschaal. Deze functie werkt niet bij elk type weegschaal.

 Klik op de button Invoeren/Wijzigen om tek-

sten in te kunnen voeren of te wijzigen. Nu kunnen de teksten worden ingevoerd of gewijzigd. In totaal mogen er maximaal 100 regels worden ingevoerd.

 Klik op de button Bewaar om de aangepaste gegevens te bewaren.

 Klik op de button Zenden om de teksten naar de weegschaal te zenden.



blad 29 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Artikelen

Op het tabblad Artikelen staan een reeks sub-tabbladen met een veelheid aan functies, zoals: 

Algemene gegevens



Etiketgegevens



Ingrediënten



Dagomzet



Prijskaartjes



Akties



Prijswijzigingen



Rapportages



Presets (snelkeuzetoetsen)



Afdelingen/Filialen



Art. Groepen



Lijstinvoer prijzen



blad 30 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer De lijst met artikelen De linkerkant van het scherm wordt gevuld door een lijst met artikelen van de geselecteerde afdeling. Boven deze lijst kan een andere afdeling worden geselecteerd.

 WeightManager houdt zelf bij welke artikelen

er gewijzigd zijn, maar nog niet naar de weegschalen verzonden zijn. Hiertoe wordt een “W” achter het artikel gezet in de lijst met artikelen.

 Door te klikken op een kolomtitel, bv Om-

schrijving, wordt de lijst gesorteerd op die kolom. Dit werkt bij alle kolommen.

 Door op de Zoek button te klikken komt er

een nieuwe venster en kan daar een zoekwoord, PLU-nr of barcode worden ingevoerd waarmee artikelen worden opgezocht. Voorbeeld: Bij het invoeren van RUND worden alle artikelen opgezocht waar dit in voorkomt zoals VERSE WORST RUNDER. Met de button Volgende wordt steeds het volgende artikel gemarkeerd waar het zoekwoord in voorkomt.

 Bladeren door de lijst

Er kan met het toetsenbord-pijltje worden gebladerd om de lijst 'door te lopen'. Met het pijltje omlaag of omhoog wordt steeds het volgende of vorige artikel geselecteerd. Met PgUp of PgDn wordt steeds een 'blad' verder of terug gebladerd.

Rechtsklikken in de lijst Indien er met de rechter muisknop wordt geklikt op een regel in de lijst, wordt een zogenaamd 'contextmenu' getoond.

 Toon Klantprijzen dit artikel. Deze functie

toont alle factuurklanten die voor dit artikel een afwijkende prijs hebben. De prijs kan hier tevens worden aangepast voor elke klant apart.

 Dit artikel naar schalen zenden. Hiermee

wordt alléén het geselecteerde artikel direct naar de weegschaal gezonden.



blad 31 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Dit artikel uit schalen ophalen.

Hiermee wordt dit artikel uit de weegschalen opgehaald. Dit werkt niet op elk type weegschaal.

 Dit artikel uit schaal Verwijderen

Hiermee wordt de artikel per direct uit de schaal verwijderd, maar niet uit WeightManager.

 Markeer als Gewijzigd

Het geselecteerde artikel wordt gemarkeerd als Gewijzigd. Hierdoor wordt het bij de eerstvolgende communicatie naar de weegschalen gezonden.

 Verwijder Markering

Hiermee wordt een markering weer verwijderd.

 Markeren voor Prijskaartje

Als de verkoopprijs van een artikel wordt gewijzigd, wordt het artikel gemarkeerd voor het afdrukken van nieuwe prijskaartjes. Deze functie markeert het artikel zonder dat de prijs hoeft te worden aangepast.

 Kopiëren naar nieuw artikel

Met deze functie zullen de gegevens van een artikel worden gekopieerd naar een nieuw artikel.

 Kopiëren naar andere Afdeling

Met deze functie wordt het artikel naar een andere afdeling gekopieerd.



blad 32 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Speciale functies Onder Speciale functies kunnen alle artikelen worden gemarkeerd als gewijzigd, om zo bijvoorbeeld alle artikelen naar de weegschalen te sturen. Tevens kunnen reeds aanwezige markeringen weer worden verwijderd zonder dat deze naar de weegschalen zijn gestuurd.

 Met Ophalen alle artikelen uit de weegschaal kunt u alle artikelen ophalen die in de weegschaal staan. Indien een artikel al in WeightManager voorkomt, wordt hiervan de inhoud vervangen.

 Met Wissen alle artikelen in weegschalen worden in alle aangesloten weegschalen de artikelen volledig verwijderd.

 Door BTW-code Hoog-Laag omkeren aan te klikken zullen bij alle artikelen in de desbetreffende afdeling, de BTW-code worden omgekeerd. Hoog wordt Laag en Laag wordt Hoog. Let Op: Tevens worden ook openstaande pakbonnen herberekend.

 Alle artikelen op BTW-laag zetten

Dit kan alleen als er geen BTW-Hoog artikelen in de afdeling zijn.

 Zoeken en vervangen

Hier wordt een nieuw venster geopend en is er de mogelijkheid om een tekstfragment in artikelen te zoeken en deze te vervangen door andere tekstfragment.

 Ophalen Barcodetabel uit weegschaal

Bij deze functie wordt de barcodetabel uit de weegschaal opgehaald. Dit is een zeer specifieke functie en mag alleen worden gebruikt i.o.m. de helpdesk.

 Zenden Barcodetabel naar weegschaal

Deze functie zorgt ervoor dat de barcodetabel naar de weegschaal wordt verzonden. Deze functie alleen gebruiken i.o.m. de helpdesk.

 Artikelen wijzigen met kolommen

Bij deze functie komt er een nieuw venster tevoorschijn en is er de mogelijkheid om artikelen te wijzigen met behulp van geselecteerde kolommen. Eerst dienen de kolommen aangevinkt te worden die gewijzigd moeten worden. Vervolgens op Lijst Weergeven klikken om de kolommen te tonen.

 Met Artikelen kopiëren naar Andere Afdeling of - naar Alle afdelingen worden alle artikelen in de getoonde afdeling gekopieerd naar een andere afdeling of alle andere afdelingen. Let op: artikelen die al in andere afdelingen bestaan worden hiermee vervangen.



blad 33 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Artikel toewijzen aan Filiaal

Hier kan een artikel aan een filiaal toegewezen worden.

 Met Verwijderen alle Artikelen van Afdeling worden alle artikelen van de getoonde afdeling verwijderd uit de database. Ze worden NIET verwijderd uit de weegschalen!

 Met Importeren Standaard Artikelbestand en Importeren Artikelen met Prijsinfo kunnen artikelgegevens worden geïmporteerd. Bij het Standaard Artikelbestand moeten de velden afdeling, plu-nummer, omschrijving, groep, eenheid-code en BTW-code worden aangeleverd. Voor het Artikelbestand met Prijsinfo dient het bestand te worden aangeleverd zoals beschreven in het bestand “Artikelimport.txt” op de WeightManager CD-rom.

 Importeren Artikelbestand ADN

Hier is er de mogelijkheid om artikelen van ADN tussen de bestaande artikelen te importeren. Indien er overeenkomende PLU-nummers aanwezig zijn, zullen deze worden vervangen.

 Importeren Overige bestanden (optie)

Met deze functie kunnen artikelgegevens van diverse leveranciers worden ingelezen.

 Koppeling naar Webshop (optie)

Zie beschrijving van Webshop Artikelen.

 Reeks artikelen Blokkeren voor kassa

Met deze functie kan een reeks PLU-nummers worden geblokkeerd voor verzending naar de kassa's.

 Reeks artikelen instellen EAN-type

Met deze functie kan van een reeks PLUnummers het EAN-type worden ingesteld.

 Reeks artikelen instellen Eenheid Prijskaart Met deze functie kan van een reeks PLUnummers de eenheid prijskaart ingesteld worden.

 Reeks artikelen verwijderen EAN-codes

Met deze functie kunnen van een reeks artikelen de EAN-codes verwijderd worden.

 Reeks artikelen verwijderen Staffelprijzen

Met deze functie k kunnen van een reeks artikelen de staffelprijzen verwijderd worden.

 Reeks artikelen Open/Gesloten Prijs

Met deze functie kunnen van een reeks artikelen de prijs, open of gesloten worden ingesteld.



blad 34 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Reeks artikelen berekenen Barcodes

Met deze functie kan er in een nieuw venster, de barcodes worden berekend. Hier kan worden aangegeven welke barcode, type van barcode, afdeling en PLU-nummer(s) gedefinieerd moeten worden.

 Reeks artikelen verwijderen

Met deze functie kunnen alle gegevens van een reeks PLU-nummers verwijderd worden. Er kan voor worden gekozen om de artikelen ook uit de kassa's te laten verwijderen.

 Met Exporteren Transakties naar Excel worden alle transakties vanaf een op te geven datum geëxporteerd naar een bestand dat kan worden gebruikt in andere programma's zoals rekenblad om verdere analyses te kunnen maken.

 Herberekenen omzetten adhv transacties

Deze functie herberekend alle artikel-omzetten. Deze functie kan zeer lang duren.

 Artikelen Exporteren naar Excel

Met deze functie, worden artikelen vanuit WeightManager geëxporteerd naar een Excel bestandstype (CSV).

 Artikelen Importeren uit Excel

Met deze functie, kunnen artikelen vanuit een Excel bestandstype (CSV) geïmporteerd worden naar WeightManager.

Hierna volgt een beschrijving van de sub-functies van het Artikelscherm.



blad 35 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Algemeen Met behulp van het tabblad Algemeen kunnen algemene artikelgegevens worden ingevoerd.

 Klik op de button Nieuw Artikel om een nieuw artikel te kunnen invoeren. Een nieuw ingevoerd artikel wordt eerst onder aan de lijst geplaatst.

 Klik op de button Artikel Wijzigen om een bestaand artikel te kunnen wijzigen. Het PLUnummer kan niet worden gewijzigd.

 Klik op de button Artikel Verwijderen om een

bestaand artikel te verwijderen uit de database en uit de weegschalen. Het artikel wordt niet direct verwijderd, maar gemarkeerd zodat het bij de eerstvolgende communicatie met de kassa's wordt verwijderd.

 Met behulp van de button Prijscalculatie kan

er een calculatie gemaakt worden van de verkoopprijs. Dit kan ook door alleen de velden inkoopprijs en marge en/of winst in te vullen. Een uitleg van de functie Prijscalculatie is hieronder te vinden.



blad 36 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Prijscalculatie  In de linkerkant van het scherm kunnen de

kosten voor het bereiden van het product ingevoerd worden. Samen met de inkoopsprijs, kostprijs en marge kan hiermee de verkoopprijs bepaald worden.

 U kunt aan de rechterkant van het scherm

ook de kostprijs van samengestelde producten bepalen. Mocht er in een van de samenstellende producten een prijs wijzigen, dan wijzigt ook de kostprijs van het samengestelde product mee, waar in dit product verwerkt is. De huidige marge wordt dan aangepast.

 Voorraad afboeken op Samenstelling

houdt in dat voorraadmutaties worden afgeboekt op de samenstellende artikelen en niet op dit artikel.

Toelichting bij een aantal velden: Stuksgewicht is het vaste gewicht van het product als dit per stuk wordt verkocht. Dit is nodig om gewichtsomzet te kunnen boeken. In het kader Staffelprijzen kunnen prijzen worden ingevuld die gelden als er meer dan een bepaalde hoeveelheid wordt afgenomen. Deze prijzen worden ook wel Kantelprijzen genoemd.

Nadere uitleg Staffelprijzen Staffelprijzen geven de gebruiker de mogelijkheid om prijzen in te voeren die worden toegepast als een bepaald gewicht of aantal wordt bereikt of overschreden. Deze prijzen staan los van de bestaande prijzen van een gegeven artikel. Dit kan worden ingesteld bij in het kader Staffelprijzen. Het is ook mogelijk om bij een stuksartikel een prijs per hoeveelheid op te geven, bijvoorbeeld 10 sinaasappelen voor € 3,50. Lagere prijs vanaf gewicht of aantal: Indien er wordt gekozen voor een lagere prijs vanaf een bepaald gewicht of aantal, dient het selectievakje Lagere prijs te worden geselecteerd. Vanaf gram/stuks:

Hier invullen de hoeveelheid in grammen of stuks vanaf welke hoeveelheid de staffelprijs geldt die eronder staat;

Prijs per kg/st:

Hier invullen de prijs per gram of stuk die geldt als de hoeveelheid die er boven staat wordt bereikt of overschreden.

Er kunnen voor elk artikel maximaal twee hoeveelheden met bijbehorende prijzen worden ingevuld. voorbeeld: 1 broodje ham kost 2 euro maar 2 broodjes kosten 3 euro. In dit geval wordt bij Vanaf gram/stuks de waarde 2 ingevuld ( vanaf 2 stuks gaat de prijs in) en bij Prijs per kg/st 1.5 euro. Nadat dit is gecommuniceerd met de weegschaal via Communicatie wordt de prijs bij een afname vanaf 2 broodjes aangepast.



blad 37 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Er kan voor ditzelfde produkt ook een tweede staffelprijs worden opgegeven. Bijvoorbeeld bij afname van 5 broodjes of meer wordt de prijs 1 euro per broodje. In dat geval wordt bij Vanaf gram/stuks de waarde 5 ingevuld en bij Prijs per kg/st 1 euro. Na communicatie weet de weegschaal dat bij een afname van minimaal 5 stuks (vanaf 5 dus) de prijs per stuk 1 euro bedraagt. Hetzelfde geldt voor de prijzen per gewichtshoeveelheid. Bij een afname van méér dan een vooraf vastgestelde hoeveelheid gaat de klant een lagere prijs betalen. Bijvoorbeeld vanaf 1 kilo kost gehakt 3 euro. U voert in bij Vanaf gram/stuks 1000 gram en bij de Prijs per kg/st 3 euro. Na communicatie met de weegschaal zal deze prijsstelling worden aangehouden bij afname vanaf 1000 gram.

Prijs per aantal stuks Indien er wordt gekozen voor een prijs per aantal stuks, dient het selectievakje Prijs per # te worden geselecteerd. Hierdoor is het mogelijk om bij een stuksartikel een prijs per hoeveelheid op te geven, bijvoorbeeld 10 sinaasappelen voor € 3,50. Omschrijving PLU:

Bijvoorbeeld "10 Sinaasappelen"

Verkoopprijs:

De normale stuksprijs

Per aantal stuks:

Hier invullen bij hoeveel stuks de staffelprijs geldt die eronder staat;

Is de prijs €:

Hier invullen de prijs die wordt getoond als het PLU op de weegschaal wordt aangeslagen.

Er kan voor elk artikel maar één hoeveelheid met bijbehorende prijs worden ingevuld. Voorbeeld: 1 sinaasappel kost € 0,50 maar 10 sinaasappelen kosten € 3,50. In dit geval wordt: -

bij Omschrijving PLU "10 Sinaasappelen" ingevuld;

-

bij Verkoopprijs de waarde 0,50 ingevuld;

-

bij Per aantal stuks de waarde 10 ingevuld;

-

bij Is de prijs €: de waarde 3,50 ingevuld.

Na communicatie met de weegschaal toont de weegschaal bij het betreffende PLU nu een prijs van € 3,50. Als echter de toets C wordt ingedrukt, kan een ander aantal worden ingegeven en wordt de stuksprijs van € 0,50 gehanteerd. Staffel-marge In dit veld kan een marge worden opgegeven waarbinnen de staffelprijs aktief wordt. De "Vanaf gram/stuks" waarde wordt hiermee verminderd in de weegschaal. Hierdoor kan een staffelwaarde van bv 500 gram al beginnen bij 450 gram als hier 50 wordt ingevuld.



blad 38 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Etiketgegevens Met deze functie kunnen gegevens betreffende de houdbaarheid worden vastgelegd, alsmede gegevens t.b.v. de traceerbaarheid.

 Selecteer een artikel in de linker lijst door hierop te klikken.

 Klik op de button Gegevens Wijzigen om deze gegevens te wijzigen.

 Om de traceerbaarheid in te vullen kan naar

beneden worden gebladerd en op de kleine button achter elk tekstvak geklikt, waarna een lijst wordt getoond met de mogelijke keuzen. Deze teksten worden afgedrukt op voorverpakkings-etiketten en is afhankelijk van het weegschaaltype.

 De teksten in deze lijst kunnen worden gewijzigd op het tabblad Algemeen, op sub-tabblad Teksten.

 De Etiket teksten zijn bedoeld voor een be-

paald type weegsysteem waarbij aan elke tekstregel een aparte lettergrootte kan worden toegekend. Hiervoor dient ook een speciale etiket-layout te worden aangemaakt in de weegschaal.

 Aanbrengen in alle art. van groep Met deze functie kunnen de getoonde traceerbaarheids-gegevens worden gekopieerd naar alle artikelen van een artikelgroep. Op een vervolgscherm kan hiervoor een artikelgroep worden geselecteerd.



blad 39 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer

Ingrediënten Met deze functie kunnen de ingrediënten van een artikel worden vastgelegd.

 Selecteer een artikel in de linker lijst door hierop te klikken.

 Klik op de button Ingrediënten en Allergenen wijzigen om deze gegevens als tekstblok te wijzigen. Vul de gegevens in in het betreffende tekstvak.

 Indien de tabblad Etiketten (optie) aanwezig is, wordt tevens een button Ingrediënten en Allergenen uit lijst halen getoond. Hiermee wordt een scherm getoond waarmee ingrediënten of allergenen uit een lijst kunnen worden gekopieerd. Door op de Wijzig-button te klikken en vervolgens de betreffende ingrediënten uit de linker lijst naar de rechter lijst te slepen, worden de ingrediënten of allergenen toegekend aan het artikel. Tevens kan er achter elk ingrediënt een percentage worden ingevuld. De lijst wordt na bewaren gesorteerd op aflopend percentage zoals de wet voorschrijft. Voorts kan er, door aanklikken van een vinkje, worden gekozen voor een compacte – of lijstweergave. Bij lijst-weergave worden alle ingrediënten netjes onder elkaar gezet maar kost het meer ruimte. Dit kan een probleem zijn voor de weegschaal. Artikelen kunnen ook groepsgewijs worden geselecteerd m.b.v. De shift- en de controltoets. De ingrediënten en allergenen kunnen ook als gewone tekst worden ingevoerd.

 Kies voor Samenstelling wijzigen om er een

samengesteld product van te maken. U kunt ervoor kiezen om de gewichten niet te laten tonen, of de producten als ingrediënt te tonen. Compacte weergave:



blad 40 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Het aantal ingevoerde tekens kan maximaal 10.000 zijn. De meeste weegschalen hebben echter minder tekens beschikbaar. Raadpleeg hiervoor de documentatie van de weegschaal of vraag dit aan de leverancier.



blad 41 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Dagomzet Met deze functie kunnen de dagelijkse omzetten worden opgehaald en verwerkt. In het vak Gegevens wordt aangegeven welke gegevens verwerkt moeten worden. In het vak Aktie wordt aangegeven wat er moet gebeuren met de gegevens.

 Wijzig bovenstaande keuzes

Met deze functie kunnen de selecties in dit vak worden gewijzigd.

 Nú Ophalen Omzetten

Met deze functie kunnen de aangekruisde functies direct worden uitgevoerd. Dat wil zeggen dat WeightManager direct zal gaan communiceren met de weegschalen om de gegevens op te halen, te verwerken en, indien aangegeven, de omzetten te wissen in de schalen.

 Er is een beveiliging ingebouwd zodat de omzetten pas worden gewist indien deze succesvol zijn verwerkt in de database.

 LET OP: Om te voorkomen dat het weeg-

schaalgeheugen volloopt is het beter dat de omzetten DAGELIJKS worden opgehaald én gewist. Als het geheugen van de weegschaal volloopt worden er omzettransakties verwijderd en klopt de omzet niet meer.

 Met de button Handmatig Invoeren kunnen

handmatig losse omzettransakties worden ingevoerd. Kies bovenaan eerst een datum. Druk vervolgens linksonder op Invoeren. Hierna dienen in de witte invulvakken het PLUnr, Gewicht of Aantal, en Bedrag ingevuld te worden. Met de button Bewaar kan de ingevoerde regel bewaard worden. Met de button Wijzigen kan een reeds ingevoerde regel gewijzigd worden. Met de button Contantbon Tegenboeken kan een contantbon worden opgezocht en met één handeling worden tegengeboekt waardoor deze omzet wordt verwijderd.



blad 42 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Toon gegevens uit Database Met deze functie kunnen de historische omzetgegevens worden opgevraagd. Om deze eventueel te kunnen vergelijken met de omzet van vandaag, worden deze in een apart scherm weergegeven.

Met de buttons kan een andere periode worden gekozen.

 Dagrapport Dit rapport toont een dagrapport van de totalen van de geselcteerde dag.



blad 43 van 116


 Artikelomzet Periode Dit overzicht toont de verkopen per artikel van de afgelopen maand.

 Artikelomzet Dag Dit overzicht laat de omzet per artikel zien op een door u vooraf bepaalde datum.

 Artikelomzet Week Dit overzicht toont de omzet per artikel van een bepaalde week.



blad 44 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Groepsomzetten Dit overzicht laat de omzetten per groep aan op een door u vooraf aangegeven datum.

 Toon Uuromzet Dit overzicht toont de verkopen per uur van de geselecteerde dag.

 Met de button Grafiek kan de uuromzet grafisch worden weergegeven.

 Uuromzet per Verkoper

Dit rapport toont per uur de verkopers die in dat uur verkocht hebben.



blad 45 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Dagomzet van – t/m datum

Voer twee datums in om de dagomzet van een bepaalde periode te bekijken.

Vervolgens komt er een nieuwe venster tevoorschijn met de dagomzetten van de zojuist aangegeven periode.

 Weekomzet

Dit rapport toont de omzet van alle dagen van een week, van maandag tot zondag.

 Met behulp van de button Grafiek kan de omzet grafisch worden weergegeven.



blad 46 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Kwartaalomzet per week Deze functie laat de omzetten per week van dat kwartaal zien.

 Jaaromzet per periode

Deze functie toont de omzet per maand van het geselecteerde jaar.

 Jaaromzet per Verkoper

Met deze functie wordt een overzicht getoond van de omzet per maand per verkoper, van het geselecteerde jaar.



blad 47 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Weekomzet van Artikel

Met deze functie wordt een overzicht getoond van de omzet per week van een artikel.

 Met behulp van de button Grafiek kan de omzet grafisch worden weergegeven.



blad 48 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Transakties / Artikelomzet

Met deze functie worden alle transakties getoond van de geselecteerde dag. Omdat dit veel gegevens kunnen zijn kan het enkele seconden duren voordat het scherm is opgebouwd en weergegeven.

 Transakties van 1 artikel Met deze functie worden alle transakties getoond van het geselecteerde artikel. Er is geen beperking op de ouderdom van de gegevens. Alle transakties die van dat artikel nog in de database zitten, worden getoond. Omdat dit veel gegevens kunnen zijn kan het enkele seconden duren voordat het scherm is opgebouwd en weergegeven.

 Verkopersomzet Deze functie toont de maandomzet per verkoper. Omdat dit overzicht wordt opgebouwd uit de transakties kan het enkele seconden duren voordat het is opgebouwd en getoond.



blad 49 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Verkopersomzet per dag per artikel

Deze functie toont de transakties per dag, per verkoper en per artikel. Na elke verkoper wordt een totaal afgedrukt. Omdat dit overzicht wordt opgebouwd uit de transakties kan het enkele seconden duren voordat het is opgebouwd en getoond.

 Transakties per dag per weegschaal

Deze functie toont de transakties van de geselecteerde dag, met een totaal per weegschaal. Omdat dit overzicht wordt opgebouwd uit de transakties kan het enkele seconden duren voordat het is opgebouwd en getoond.

 Contantbonnen van Dag

Na het selecteren van een datum, kunnen hier de contantbonnen van de dagomzet worden getoond.

 Herberekenen Omzetten

Bij deze functie worden alle omzetten in de database herberekend a.d.h.v. de transakties. Doe dit alleen in overleg met Lenstra Informatica.

 Herstel transakties uit Kassa's

Met deze functie worden de transakties uit de kassa's hersteld. Doe dit alleen in overleg met Lenstra Informatica.

 Transakties Overboeken ander Filiaal

Hiermee kunnen transakties naar een ander filiaal worden overgeboekt. Dit kan op datum en/of op bonnummer. Doe dit alleen in overleg met Lenstra Informatica.



blad 50 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Prijskaartjes Met deze functie kunnen prijskaarten worden afgedrukt. Door te klikken op Printen naar kan worden gekozen voor Scherm, Printer of Bestand.

 Check op akties

Deze optie kan worden aangevinkt om bij het afdrukken de artikelen, die binnenkort wegens een aktie van prijs wijzigen, over te slaan.

 Andere lay-out selecteren/wijzigen

Hiermee kan een andere layout worden gekozen, of de indeling van het prijskaartje worden aangepast. (zie algemene functie, vaste gegevens in deze handleiding).

 Print alleen dit artikel

Hiermee wordt 1 prijskaartje afgedrukt van het in de linker lijst geselecteerde artikel.

 Prijskaarten van plu-nrs

Hiermee worden de prijskaarten van de opgegeven plu-nrs weergeven. Bijvoorbeeld type: 12,35,63,964,30,2.

 Print gewijzigde artikelen

Hiermee worden alle artikelen afgedrukt die als gewijzigd gemarkeerd zijn.

 Print alle artikelen

Hiermee worden van àlle artikelen prijskaartjes afgedrukt.

 Toon Gewijzigde Prijzen

Hiermee wordt een lijst weergeven met de artikelen waarvan de prijzen gewijzigd zijn. Hier kunnen ook prijskaarten e.d. worden afgedrukt.

Voorbeeld prijskaartje met achterkant, zodat het kan worden omgevouwen: Voorbeeld layout en afdruk:



blad 51 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Artikel Akties (Reclames) Met WeightManager kunnen er artikelprijzen worden gedefinieerd die maar een bepaalde tijd gelden, en waarna de oorspronkelijke prijs weer moet worden teruggezet. Dit kan worden ingesteld met de functie Akties. Op onderstaand tabblad kunnen de artikel-akties worden ingevoerd.

Dit is het voorbeeld scherm voor een Berkel- of Mettler-weegschaal. Een voorbeeld scherm voor een Digi-weegschaal staat verderop in de handleiding uitgelegd, omdat die andere mogelijkheden en daarom een iets ander scherm hebben. Let op: De aktieprijzen worden pas naar de weegschalen verzonden als de knop Nu Doen wordt aangeklikt, òf bij het opstarten van WeightManager indien in het Communicatiescherm de optie “Akties checken bij opstarten” is aangevinkt. Bij het ophalen van omzetten kan ook worden gekozen om de akties voor de volgende dag met de kassa's te communiceren. Het invoeren van artikel-akties gaat als volgt:

(zie volgende pagina)



blad 52 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Klik op de button Aanmaken. Nu kunnen de aktie-gegevens worden ingevoerd:

 Klik op de pop-up lijst

om de juiste dag in te stellen. Het veld klapt open en er kan een dag worden gekozen, of alle dagen. Indien er voor een weekdag wordt gekozen, bv woensdagen, wordt de aktie alleen op de woensdagen uitgevoerd.

 Klik op het veld achter van:. Er verschijnt een

kalender waarin een datum kan worden geselecteerd. Let op dat de juiste maand wordt geselecteerd. Met de driehoekige pijlen kan een andere maand worden gekozen. Zodra er op een dag wordt geklikt verdwijnt de kalender en wordt de gekozen datum ingevuld. De datum die hier wordt ingevuld is de dag waarop de aktieprijzen worden ingesteld in de weegschalen. Het tijdstip van deze verwerking kan worden ingesteld bij de functie Wachtstand.

 Klik op het veld achter tot:. Er verschijnt een

kalender waarin een datum kan worden geselecteerd. Let op dat de juiste maand wordt geselecteerd. Met de driehoekige pijlen kan een andere maand worden gekozen. Zodra er op een dag wordt geklikt verdwijnt de kalender en wordt de gekozen datum ingevuld. De datum die hier wordt ingevuld is de dag waarop de oorspronkelijke prijzen weer worden teruggezet.

 Klik in het veld achter Omschrijving en vul hier een zinvolle omschrijving in.



blad 53 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Klik op de button Bewaar om de gegevens op te slaan. De ingevoerde aktie verschijnt nu in de lijst met Akties. Tevens wordt in het kader Artikelen een lege lijst getoond waarin de artikelen geplaatst moeten worden die meedoen in de aktie.

 Voor het invoeren van artikelen klik de button Invoeren.



blad 54 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Om een artikel toe te voegen in de lijst kan

dit worden geselecteerd uit de lijst met artikelen op het linker deel van het scherm: Zodra er op een artikel wordt geklikt, wordt dit artikel overgenomen in de lijst onder de aktie. Klik op alle artikelen die in de aktie moeten meelopen. Ze verschijnen allemaal in de lijst onder de aktie.

 Aanpassen van de prijzen.

Door in de lijst onder de aktie te klikken, kunnen de aktie-prijzen of kortingen worden ingevoerd. Als er een prijs wordt ingevoerd, wordt het kortingspercentage berekend. Indien er een kortingspercentage wordt ingevoerd, dan wordt de prijs automatisch berekend. Indien er een kortingsprijs wordt ingevoerd, wordt automatisch de aktieprijs en het kortingspercentage berekend.

 Klik op de button Bewaar om alle gegevens te bewaren.

De aktie is nu volledig aangemaakt. (Optie):

 Om ervoor te zorgen dat de acties ook op het

juiste tijdstip worden verwerkt, kan de Wachtstand te worden ingesteld. Zie hiervoor het hoofdstuk Wachtstand (optioneel). Wordt er geen wachtstand gebruikt, dan moet dagelijks op de knop "Nú doen" worden geklikt.

Opmerkingen bij Artikel-akties  Het is mogelijk om 1 artikel tegelijkertijd in meer acties op te nemen. Als de datums elkaar overlappen zal de laagste prijs van dat moment worden toegepast.  Er kan ook een korting in euro´s worden ingevoerd in de kolom Kort €.  Met behulp van de button controleert het systeem direct of er akties zijn die al moeten ingaan. U kunt dit ook door de wachtstand laten doen.  Als een aktie loopt, kunnen de prijsgegevens van de artikelen in deze aktie niet worden gewijzigd. Ook kan de aktie niet worden verwijderd. Een lopende aktie kan worden beëindigd door een van de data te wijzigen zodat de aktie vandaag niet meer loopt. Ná de wijziging moet deze datum wel weer worden teruggezet zodat de aktie weer loopt.



blad 55 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Er zijn geen beperkingen aan het aantal akties dat kan worden ingevoerd, of het aantal artikelen dat in een aktie wordt vastgelegd. Ook voor de geldigheidsdata gelden geen beperkingen. Zo kunnen akties al ver van tevoren worden ingevoerd.

Dit is het voorbeeld scherm van de akties t.b.v. Digi-weegschalen.

 Om een selectie van artikelen weer te geven

is er de mogelijkheid om te kiezen tussen: Toon alle artikelen: deze optie geeft alle artikelen weer. Door een datum-vanaf, datum-tm en prijs-1 in te voeren worden de artikelen in de aktie gezet. Toon alleen Akties: Hier worden alleen de artikelen getoond die al in een aktie staan. Zoek alle artikelen met: Hiermee worden artikelen weergegeven met een in te voeren tekstfragment in de omschrijving.

 Na het selecteren van artikelen kunnen deze gewijzigd worden door op de knop Invoeren wijzigingen te klikken.

 Door met de rechtermuisknop op de dagen te

klikken, kun er een bepaalde dag aangegeven worden voor deze aktie.

 Bij gebruik van de rechtermuisknop kan de aktie verwijderd worden.

 Zodra alle wijzigingen zijn voltooid, is er de mogelijkheid om alle Akties in schalen te verwerken.

 Opschonen

Deze functie dient te worden gebruikt, om oude akties te verwijderen.

 Prijskaarten enz.

Hiermee wordt een lijst weergeven met alle artikelen, waar de prijzen van zijn gewijzigd, en kunnen prijskaarten worden afgedrukt.



blad 56 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Prijswijzigingen WeightManager kent een systeem voor het vastleggen van toekomstige prijswijzigingen. Hiertoe wordt een lijst met prijswijzigingen ingevoerd, waarbij elke wijziging is voorzien van een ingangsdatum. Met behulp van de wachtstand worden de prijswijzigingen dan op de juiste datum automatisch verwerkt in de database en in de aangesloten weegschalen.  Klik op Invoeren/wijzigen om prijswijzigingen in te kunnen voeren.

 Klik in de linker lijst op het eerste artikel

waarvoor een prijswijziging moet worden ingevoerd. Dit artikel verschijnt nu in de rechter lijst.

 Klik in de rechter lijst in de kolom Per de dato van het zojuist geselecteerde artikel en voer de gewenste datum in.

 Voer vervolgens de nieuwe prijs in. Herhaal deze handelingen totdat alle prijzen zijn ingevoerd en klik op Bewaar.  Om sneller te kunnen werken kunnen ook eerst alle artikelen achter elkaar worden geselecteerd en daarna pas de prijzen aangepast.

 Het is ook mogelijk om een procentuele prijswijziging door te voeren. Voer hiervoor een percentage in en eventueel een artikelgroep. Gebruik hiervoor de button Invoeren en Verwerken.  Door op de button Toon Gewijzigde prijzen te klikken, opent er een scherm waarmee verschillende taken kunnen worden uitgevoerd op de gewijzigde prijzen. Bijvoorbeeld prijskaartjes en posters afdrukken van deze gewijzigde artikelen.

 Klik de button Nú Verwerken indien de prijswijzigingen direct verwerkt moeten worden. Dan dient echter wél de datum al te zijn aangebroken!



blad 57 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Indien de prijswijzigingen niet nú, maar op de

aangegeven datum verwerkt moeten worden, dient hiervoor de Wachtstand te worden ingesteld (Optioneel). Indien de optie Wachtstand niet aanwezig is, dient op of na de betreffende datum op de button Nu Verwerken te worden geklikt.

Gewijzigde Prijzen Met dit scherm kunnen een aantal handelingen worden verricht die te maken hebben met de gewijzigde prijzen:

 Maak selectie...

 Selecteer alle artikelen selecteert alle in de

lijst getoonde artikelen. Er kan met de muis ook een aantal artikelen worden geselecteerd.

 Selecteer geen enkel artikel. Hiermee wor-

den de geselecteerde artikelen weer ge-deselecteerd zodat er niets is geselecteeerd.

 Zoek een artikel. Hiermee kan een artikel Versie 410, juli 2012


blad 58 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer worden opgezocht.

 Toon gewijzigde prijzen toont alleen de artikelen waarvan de prijs gewijzigd is.

 Toon alle artikelen toont alle artikelen, ook als de prijs niet is gewijzigd.

 Markeer alle artikelen als gewijzigd. Hier-

mee kunnen alle artikelen worden gemarkeerd alsof de prijs gewijzigd is.

 Met Andere Prijskaart kan een andere layout van de prijskaart worden ingesteld.

 Afdrukken geselecteerde...

 Met Prijskaarten worden van de geselecteerde artikelen prijskaarten afgedrukt.

 Met Poster A3 of A4 worden van de geselecteerde artikelen posters afgedrukt.

 Met Check op akties wordt een melding ge-

geven als een artikel binnen een week in een aktie gaat.

 Product Informatie drukt van alle geselec-

teerde artikelen een overzicht met product informatie af.

 CSV-bestand aanmaken maakt een bestand

aan met prijsinformatie dat b.v. In een spreadsheet programma zoals excel kan worden ingelezen.

 Afdrukken Lijst drukt een lijst af van alle artikelen in de getoonde lijst.  Met Prijskaarten van PLU-nummers kunnen enkele plu-nummers achter elkaar worden ingevoerd om af te drukken.

 Indicatie Gewijzigde Prijs, Verwijderen bij Selectie. Met deze functie wordt van alle geselecteeerde artikelen de indicatie dat de prijs is gewijzigd, weggehaald. Dus alsof de prijs niet is gewijzigd.



blad 59 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Rapportages

Met deze functie kunnen een aantal rapporten worden opgevraagd. Deze kunnen naar keuze worden getoond op het scherm, afgedrukt op een printer of naar een bestand gestuurd. Voor de Omzetoverzichten geldt dat deze voor zowel de winkelomzet als de factuuromzet kunnen worden afgedrukt.

Algemene aanwijzingen  Klik op Printen naar om te selecteren waar

het rapport naartoe gestuurd moet worden. Nu kan worden gekozen voor Scherm, Printer of Bestand. Klik één van deze keuzes aan.

 Als er is gekozen voor Printen naar Scherm dan wordt het rapport op het scherm getoond:



blad 60 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Met de symbolen links boven in het scherm kan het getoonde rapport alsnog worden afgedrukt of bewaard. De symbolen hebben de volgende betekenis:

 Klik op

om het gehele rapport naar de printer te sturen.

 Klik op

om alleen de getoonde pagina naar de printer te sturen.

 Klik op

om het rapport te tonen zoals het op papier eruit ziet.

 Klik op

bestand.

om het rapport te bewaren in een

De Rapportages  Klik op de button Omzetten per Periode voor het opvragen van een omzetoverzicht per artikel per periode, met een vergelijking met vorig jaar (indien aanwezig).

 Als er is gekozen voor Printen naar Scherm dan wordt het volgende rapport op het scherm getoond:

 Klik op de button

ten grafisch weer te geven.


om de omzet-


blad 61 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Omzetten per Week geeft een overzicht van de omzetten per artikelgroep per week.

 Omzetten per Groep toont een diagram met de omzet per artikelgroep. Omzetten minder dan 2,5% worden geteld onder Overige.

Er wordt tevens gevraagd of er een lijst moet worden afgedrukt. Wordt hier voor Ja gekozen, dan wordt er een lijst afgedrukt met de omzetten per groep.

 Het volgende overzicht wordt getoond:



blad 62 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Klik op de button ABC-analyse Dag, Maand of Jaar voor het opvragen van een omzetoverzicht waarbij de hoogste omzet bovenaan staat en de winkeldochters achteraan. Er wordt een selectieschermpje getoond waar de betreffende periode kan worden geselecteerd.  Als er is gekozen voor Printen naar Scherm dan wordt het volgende rapport op het scherm getoond:

 Klik op de button Prijslijst voor het opvragen van een lijst met actuele prijzen.

Hierna wordt de volgende vraag gesteld:

Indien hier op Ja wordt geklikt, wordt het volgende rapport getoond:  De volgorde van de lijst is gelijk aan de volgorde van de artikellijst in het linkerdeel van het scherm. Als in deze lijst de volgorde wordt gewijzigd (door op een kolomtitel te klikken) dan wordt de prijslijst in die volgorde afgedrukt.



blad 63 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Als er is gekozen voor geen marges en inkoopprijzen dan wordt het volgende rapport getoond:

 Bij de functie Klanten kan voor elke klant een eigen prijslijst worden gedefinieerd.

 Klik op de button BTW-omzet voor het opvragen van een overzicht van de BTW omzetten.

 Nieuw Filiaal Rapportages Bij deze functie worden de oude rapportages vervangen voor de nieuwe die worden aangepast.



blad 64 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Snelkeuze-toetsen (presets) Met WeightManager kunnen op eenvoudige wijze snelkeuze-toetsen worden ingesteld. Hiertoe wordt het tabblad Presets gekozen. De lay-out van het toetsenbord kan verschillen per type weegschaal. Alleen de wijzigbare toetsen worden afgebeeld.

Let Op! Presets naar de Digi SM-70 versturen gaat niet vanwege de oude interface. Deze moet u met de hand op de weegschaal zelf aanpassen. Op de Digi SM-880 sn SM5500 kunnen de kleuren van de presets aangepast worden. Hiervoor moet uw windows XP op de klassieke weergave staan.

 Kies altijd eerst de betreffende weegschaal

door in de lijst onder Schaal op de betreffende weegschaal te klikken. Als er al snelkeuze toetsen waren ingevoerd, zullen die nu op het scherm verschijnen.

 Ophalen

Met deze functie haalt u de presets op die in de geselecteerde weegschaal staan geprogrammeerd. Uiteraard moeten de weegschalen hiervoor wel zijn aangesloten.



blad 65 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Klik op Invoeren / Wijzigen als u de sneltoetsen wilt invoeren.

 Klik op de positie van de sneltoets en vul een PLU-nummer in van het artikel dat met die toets moet worden opgeroepen.

 Verkopertoetsen kunnen worden aangemaakt door er een V voor te zetten, bv V3.

 Een Pakbontoets kan worden ingevoerd door de letter P in te vullen. Een BTW-toets wordt aangegeven door een B in te vullen. Bij sommige typen weegschalen kan er een Afrekentoets worden gedefinieerd met een T.

 M.b.v. Toetsen Opschuiven kunnen toetsen

worden opgeschoven, mits er nog toetsen vrij zijn. Met de toets worden de toetsen vóór de geselecteerde toets één plaats naar links geschoven. Met de toets worden de toetsen achter de geselecteerde toets één plaats naar rechts geschoven. Alle toetsen tót de eerstvolgende ongebruikte toets worden opgeschoven.

 Met behulp van de functie Communicatie


 Met behulp van de functie Afdrukken Onderlegger kan een pagina worden afgedrukt met alle preset-toetsen voor onder het weegschaal-toetsenbord (niet voor Digi weegschalen).



blad 66 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Met de button Aanpassen Tekst kunnen de standaard teksten worden aangepast.

 Met de button Kopiëren kan de getoonde

toetsenbord-indeling worden gekopieerd naar het klembord door te kiezen voor de opdracht Kopiëren Presets naar Klembord. Door nu bij een andere weegschaal te kiezen voor Plakken Presets uit Klembord wordt de gekopieerde toetsenbord-indeling hierin gekopieerd.

 Klik op Bewaar om het invoeren af te sluiten en de gegevens te bewaren.

Afd / filialen Met deze functie kan per artikel worden aangegeven op welke afdelingen en filialen dit artikel wordt verkocht. Dit houdt in dat alle gegevens van het artikel automatisch worden overgenomen in de aangekruiste afdelingen en filialen.  Klik de button Invoeren/Wijzigen om de afdelingen te kunnen aankruisen.

 Klik op Bewaar om de aankruisingen te bewaren. Als er een afdeling is aangekruist, wordt dat artikel toegevoegd aan de aangekruiste afdeling. Als er een afdeling is weggehaald, wordt een bevestiging gevraagd waarna het artikel wordt weggehaald bij die afdeling. Als er een filiaal is aangekruist, wordt bij communicatie dit artikel ook naar de aangekruiste filialen verzonden.



blad 67 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Artikelgroepen In deze functie kunnen hoofdgroepen en alternatieve subgroepen worden aangmaakt. De alternatieve groep kunnen worden aangemaakt als extra groep, een artikel kan namelijk in twee groepen tegelijk staan. Rookvlees is bijvoorbeeld rundvlees maar kan tegelijkertijd in de alternatieve subgroep vleeswaren staan. Zo staat rookvlees dus in twee groepen en telt ook mee in verschillende rapportages en overzichten.  Klik op de button invoeren/wijzigen om een nieuwe hoofd- of subgroep toe te voegen.

Klik in de onderste groep, in de kolom In ws. Druk vervolgens op de TAB-toets om een nieuwe groep toe te voegen. Als het goed is verschijnt er een nieuwe regel waar de groepsnummer, omschrijving etc. ingevuld kan worden. Let op! De subgroepen staan los van de hoofdgroepen in de weegschaal. De weegschaal doet dus niets met de subgroepen!

Lijstinvoer In deze functie kunnen prijswijzigingen en nieuwe producten op een snelle manier ingevoerd worden. Dit is vooral handig als er gewerkt wordt met dagprijzen.  Klik op het tabblad Lijstinvoer.

 Er komt nu een totale lijst met alle artikelen in beeld. Klik op Wijzigingen Invoeren om producten te wijzigen. De gewijzigde artikelen zullen bij de eerstvolgende communicatie naar de weegschaal gezonden worden.



blad 68 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Communicatie met de weegschalen Met behulp van het tabblad Communicatie worden de in de database opgeslagen wijzigingen naar de aangesloten weegschalen gezonden.

Het Communicatie scherm bestaat uit de volgende onderdelen: Linksboven wordt een lijst weergegeven met alle aangesloten weegschalen. Indien wordt gewerkt met een modemverbinding wordt hier bij Mettler-Toledo weegschalen tevens schaalnummer 64 getoond; dit is de Infoline die nodig is voor de aansluiting op een modem. Daaronder worden de weegschaal-datum en -tijd getoond. Deze kunnen met de buttons daaronder ter controle worden opgevraagd en zo nodig worden ingesteld. Bij elke communicatie worden de datum en tijd opnieuw getoond, dus hier staat altijd het tijdstip van de laatste communicatie. Met de button Lezen gegevens van Schaal kunnen na de installatie van WeightManager hier de gegevens uit de weegschalen worden opgehaald en in de database geplaatst. Dit hoeft dus alleen maar de eerste keer te gebeuren. Als dit later nogmaals wordt gedaan, worden eventueel nog niet verzonden gegevens overschreven in de database. WeightManager geeft hiervoor een waarschuwing. De rechterkant van het scherm wordt gebruikt om de in de database aangebrachte wijzigingen naar de aangesloten weegschalen te zenden. WeightManager houdt bij wat er gewijzigd wordt en zet dan een vinkje bij de betreffende gegevens. Na verzending worden deze vinkjes weer verwijderd. Hieronder volgt een beschrijving per functie.



blad 69 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Met behulp van Datum / tijd ophalen uit weegschaal kunnen de op de weegschalen ingestelde datum en tijd worden opgehaald.

 Met behulp van Datum / tijd instellen op

weegschaal worden de datum en tijd uit de computer naar de weegschalen gezonden.

 Met behulp van de functie Lezen gegevens van Schaal kan de database worden gevuld met gegevens uit de schalen.

 Let op: hiermee worden gegevens over-

schreven die al in de database aanwezig zijn. Deze functie alleen de eerste keer uitvoeren!

 Met behulp van de functie Wijzigingen naar

Kassa's zenden worden alle gewijzigde gegevens naar de aangesloten weegschalen gezonden. De gewijzigde gegevens zijn door het systeem reeds aangegeven door vinkjes.

 Met behulp van de functie Selectie wijzigen

kunnen de aangegeven selecties worden gewijzigd. Dit is normaal nooit nodig. Door een vinkje weg te halen worden die gegevens niet naar de weegschalen gezonden, ook al zijn ze gewijzigd. Door een vinkje aan te brengen worden de gegevens wél naar de weegschalen gezonden.

 Met de selectie Verbinding maken via Modem wordt aangegeven dat er via een modemverbinding wordt gewerkt.  Met de selectie Communicatie alleen via Ethernet kan worden aangegeven dat er via Ethernet wordt gecommuniceerd. Dit kan niet bij iedere weegschaal.  Schalen zijn mobiel wordt aangevinkt indien de schalen niet onderling zijn verbonden, zoals bij winkelwagens of markthandel.



blad 70 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Met behulp van dit scherm wordt aangegeven dat WeightManager communiceert met de weegschalen. In de titelbalk linksboven wordt weergegeven welke gegevens er worden verzonden of ontvangen; in dit voorbeeld "Inlezen Transakties". De balk onderaan geeft de voortgang aan.

 Bij sommige weegschaal-merken kan een ander scherm worden weergegeven.  De buttons Comm logboek tonen, wissel weegschaamerk en Instellingen mbt weegschalen, alleen gebruiken in overleg met Lenstra Informatica.



blad 71 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Kasopmaak De optie Kasopmaak van WeightManager houdt in dat de kasinhoud wordt geregistreerd in de WeightManager Database. Hierbij is er een koppeling gemaakt met de uit de weegschalen verkregen omzetten, waardoor er een goede controle is op de geldstromen. Er kunnen ook uitgaven en inkomsten worden ingevoerd die niet via de weegschalen zijn verwerkt maar wél via de kas zijn verrekend. Het maakt niet uit of de kas dagelijks, wekelijks of incidenteel wordt opgemaakt. WeightManager controleert wanneer de vorige kasopmaak plaatsvond en neemt automatisch het beginsaldo over van het vorige eindsaldo. Tevens worden de omzetten vanaf die datum opgeteld om te worden vergeleken met de kas-telling. Het is niet mogelijk om achteraf een kasopmaak in te voeren als er al een recentere datum in ingevoerd.

Beschrijving van het beeldscherm Het invoeren van een Kasopmaak  Klik op de button Invoeren, waarna het nummer van de kas kan worden ingevoerd. Hier staat standaard nummer 1.

Ga met de tab-toets naar het volgende veld, waarna een kalender wordt getoond waarin



blad 72 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer de juiste datum kan worden aangeklikt.

 Vervolgens wordt de geselecteerde datum en

weeknummer weergegeven. Zodra het datum-veld wordt verlaten, bijvoorbeeld door op de tab-toets te drukken, worden het Beginsaldo en de Omzet sinds de vorige kasopmaak weergegeven. Deze gegevens kunnen hier worden gewijzigd. Als ze nul of blanco worden gemaakt, zal WeightManager ze opnieuw ophalen uit de database.

 Als eerste dient nu de inhoud van de kas te worden ingevoerd met behulp van de Kas Specificatie:  Tijdens het invoeren van de specificatie zal het veld Kasverschil een verschil aangeven. Zodra echter alles correct is ingevoerd dient dit veld blanco of nul te worden.

 In het vak Specificatie overige uitgaven en

inkomsten kunnen alle uitgaven en inkomsten worden ingevoerd die via de kas zijn verrekend. Er is geen maximum aan het aantal regels dat hier wordt ingevoerd.

 Tenslotte kan het Totaalbedrag Pin/Chip worden ingevoerd, alsmede de Afdracht aan de Bank. Het weergegeven Eindsaldo dient nu nog in de kas aanwezig te zijn. De velden Berekend geld in Kas en Werkelijk geteld in Kas kunnen niet worden gewijzigd. Deze velden worden automatisch ingevuld.

 Met behulp van de button Bewaar kunnen de gegevens worden bewaard.



blad 73 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Afdrukken Kasopmaak  Met behulp van de button Afdrukken kan de kasopmaak worden afgedrukt.



blad 74 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Wijzigen Kasopmaak Om een reeds ingevoerde kasopmaak te kunnen wijzigen dient deze eerst te worden getoond op het scherm. Het opzoeken van een kasopmaak gaat als volgt:  Klik op de button Opzoeken.

Hierna verschijnt het kalendertje, waarmee een datum kan worden geselecteerd door hierop te klikken.

 Zodra de datum is geselecteerd, wordt om het kasnummer gevraagd. Vul het juiste kasnummer in en klik op OK.

 De betreffende datum wordt vervolgens opgezocht en weergegeven in het scherm.

Met behulp van de Wijzig button kunnen de gegevens nu worden gewijzigd.  Klik op de button Bewaar om de wijzigingen te bewaren



blad 75 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Dashboard Met behulp van de functie Dashboard wordt snel een overzicht getoond met een aantal belangrijke recente omzetgegevens van de ondernemer.

Het scherm is onderverdeeld in een grafisch deel en een cijfermatig deel. Op het grafische deel kan worden geklikt, waardoor wordt gewisseld tussen Winkelomzet en Factuuromzet. Het cijfermatige deel toont zowel de winkel- als de factuuromzet, van de huidige periode en de vorige periode. Bij Dag is de Vorige periode dezelfde dag van de vorige week. Bij Week en Maand wordt de vorige week/maand getoond.  Standaard wordt de stand van vandaag getoond, maar door op het veld Peildatum te klikken kan een andere datum worden gekozen:



blad 76 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Wachtstand (optie) In WeightManager kunnen sommige wijzigingen vóóraf worden ingevoerd waarbij kan worden aangegeven wanneer de wijzigingen doorgevoerd moeten worden. Om deze wijzigingen automatisch op het juiste moment te kunnen doorvoeren beschikt WeightManager over een voorziening die dit in de gaten houdt. Dit is de Wachtstand. Dit betekent dat het programma niet wordt afgesloten maar aan blijft staan met WeightManager in de Wachtstand gezet (zie beschrijving Home scherm).

In de wachtstand kan worden vastgelegd welke functies op welk moment moeten worden gecontroleerd en zo nodig uitgevoerd. Functies die in aanmerking komen voor automatische uitvoering m.b.v. de wachtstand zijn: -

Dagelijks controleren en verwerken van Artikel-akties

-

Dagelijks ophalen en verwerken Omzetten. Aantal malen herhalen (max 4): … om de … minuten.

-

Continu ophalen en verwerken Omzetten om de ... minuten

-

Dagelijks ophalen en verwerken Pakbonnen

-

Dagelijks controleren en verwerken van Prijswijzigingen.

-

Dagelijks maken van een reservekopie van de database.

-

Herinneringen wachtstand niet tonen

-

Geen filialen selecteren (dus alle filialen)

 Door te klikken op Selectie Wijzigen kunnen

de functies in de wachtstand worden gewijzigd.

 De wijzigingen worden bewaard door te klikken op Bewaar.



blad 77 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Zie het Home scherm om de wachtstand in te schakelen.

Opmerkingen bij functies in de wachtstand

 Bij het invoeren van de tijden dient er rekening mee gehouden te worden dat er op deze tijden nooit activiteiten plaatsvinden op de weegschalen. Technisch is dit geen probleem en kan tijdens het werken gewoon communicatie plaatsvinden, maar voor het verwerken van de omzetten en het bijbehorende wissen van de omzetten in de weegschalen is het natuurlijk niet wenselijk om dit te doen als de weegschalen nog worden gebruikt. De omzetten die dan worden opgeslagen kunnen foutief zijn ten opzichte van de eindomzet die op de weegschalen wordt uitgeslagen. Let hierbij ook op de koopavonden waarop de winkel langer open is. Geadviseerd wordt om de verwerkingen plaats te laten vinden als u zeker weet dat de schalen niet worden gebruikt, bijvoorbeeld om 01.00 uur 's nachts.  Let op dat uw computer niet automatisch in de slaapstand of stand-by gaat na een bepaalde tijd. Het kan zijn dat dan de wachtstand niet wordt uitgevoerd. Het gebruik van de slaapstand of stand-by wordt daarom afgeraden in combinatie met het gebruik van de wachtstand.  Als er per abuis een dag wordt overgeslagen, bijvoorbeeld omdat WeightManager niet in de wachtstand is geplaatst, worden de omzetten in de weegschalen ook niet op nul gesteld en kunnen gewoon de volgende dag worden verwerkt. In verband met de benodigde geheugenruimte in de weegschalen wordt sterk geadviseerd om DAGELIJKS de omzetten te verwerken. Ook is het mogelijk dat de transakties niet meer volledig zijn omdat het transaktie-geheugen in de weegschalen dan vol kan lopen. Het hangt af van de capaciteit van de weegschalen hoelang het duurt voordat dit vol zit. Het is dus mogelijk dat er om deze redenen verschillen ontstaan tussen de transakties, de omzetten, en uw totaal-bonnen uit de weegschalen.  Het dagelijks ophalen van de omzetten kan tot 4x worden herhaald. Dit is gedaan omdat in sommige situaties de communicatie minder stabiel kan zijn (b.v. via internet). Meestal lukt het dan een tweede of derde keer wel.



blad 78 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Facturering (optie) Onder de optie Facturering vallen de tabbladen: Klanten, Factureren en Afspraken.

Klanten Met behulp van het tabblad Klanten kunnen gegevens van vaste klanten worden ingevoerd.

 Door te klikken in de lijst aan de linker kant

van het scherm wordt een klant geselecteerd, waarna aan de rechter kant van het scherm de gegevens worden weergegeven.

 Klik op Nieuwe Klant als er een nieuwe klant

moet worden ingevoerd. De gegevens kunnen nu worden ingevoerd. Klik op Bewaar als de gegevens moeten worden opgeslagen.

 Klik op Klant Wijzigen als er een bestaande

klant moet worden gewijzigd. De gegevens kunnen nu worden ingevoerd. Klik op Bewaar als de gegevens moeten worden opgeslagen.



blad 79 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Klik op Klant Verwijderen als de geselecteerde klant moet worden verwijderd.

 Let op: Een klant kan niet worden verwijderd zolang deze nog facturen heeft. Wilt u deze klant toch verwijderen, dan dienen eerst alle facturen te worden verwijderd.

Instellingen onder Facturering: (Deze instellingen zijn niet op iedere weegschaal mogelijk!)  Achter Koptekst kan tekst worden ingevoerd die wordt afgedrukt bovenaan de pakbon die uit de weegschaal komt.

 Achter Voettekst kan tekst worden ingevoerd die wordt afgedrukt onderaan de pakbon die uit de weegschaal komt.

 Achter Kortingen kunnen verschillende kortingsgroepen voor de klant worden ingevoerd.

 Prijzen tonen, indien de prijzen op de weegschaal-pakbon moeten worden getoond.

 Handtekening, indien er op de weegschaalpakbon ruimte voor een handtekening moet worden vrijgehouden.

 Aantal kopieën, als de weegschaal-printer extra kopieën moet printen.

 Geen artikelregels tonen kan worden aange-

kruist indien er op de factuur alleen een subtotaalregel per pakbon moet worden afgedrukt.

 BTW-nummer, indien ingevuld, wordt dit op de factuur afgedrukt.

 Factuurperiode

Hier kan worden aangegeven per welke periode de klant een factuur krijgt. Deze aanduiding correspondeert met een aantal buttons bij de functie Factureren.

 Elektr. Fact. Door dit aan te vinken wordt aangegeven dat de facturen voor deze klant niet worden afgedrukt maar per email met een PDF-bijlage worden verstuurd. Deze functie is optioneel.

 Kredietbeperkingen Deze optie kan worden toegepast om 2% kredietbeperking over het huidige bedrag te berekenen.  Geen BTW Versie 410, juli 2012


blad 80 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Hier kan worden aangegeven dat er geen BTW wordt toegepast bij deze klant.  Prijslijst

Deze button toont een nieuw venster waarin een prijslijst kan worden gemaakt speciaal voor deze klant. De bij Artikelen ingevoerde wijzigingen van prijs of omschrijving worden hier automatisch overgenomen. Deze button zit ook in het scherm van de Afspraken en toont dezelfde prijslijst.

 Overige Functies

Onder de button Overige Functies staan enkele opties waaruit gekozen kan worden om met de huidige/nieuwe prijslijst te doen.

 Afdrukken gewijzigde prijzen deze klant. Met deze functie kunnen gewijzigde prijzen van een klant worden afgedrukt.

 Afdrukken deze prijslijst deze klant.

Met deze functie kan de prijslijst van een klant worden afgedrukt. Zodra de prijslijst wordt afgesloten, is er de keuze om het op te slaan als .xls bestandstype. Zodat er een excel bestand is, om op een gemakkelijke manier de prijslijst te bekijken.

 Afdrukken gewijzigde prijzen alle klanten. Met deze functie worden de gewijzigde prijzen van alle klanten afgedrukt.

 Afdrukken deze prijslijsten alle klanten. Met deze functie worden de prijslijsten van alle klanten afgedrukt. Ook na het afsluiten van deze venster, is er de keuze om het als een excel bestand op te slaan.

 Wijzig prijzen deze prijslijst met %

Met deze functie kan een percentage worden opgegeven, met hoeveel de huidige prijslijst wordt verhoogt of verlaagd.

 Wijzig prijzen alle prijslijsten met % Met deze functie kan een percentage worden opgegeven, met hoeveel alle prijslijsten worden verhoogt of verlaagd.

Opmerking bij Klantnummer weegschaal: Hier dient het klantnummer dat de klant in de weegschaal heeft, te worden ingevuld. Als er op de weegschaal een pakbon wordt ingevoerd, dan wordt dit nummer ingetoetst.



blad 81 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Factureren Op de meeste weegschalen kan worden afgerekend “op rekening”. Bij Mettler-Toledo schalen moet hiervoor vóóraf op de pakbon-toets worden gedrukt; bij Avery-Berkel en Digi wordt dit achteraf gedaan door de betreffende betaal-toets “op rekening” te gebruiken. Er moet uiteraard altijd een klantnummer worden ingevoerd. Met WeightManager kunnen automatisch facturen worden gemaakt van de (pak)bon-gegevens uit de weegschalen. Om (pak)bon-gegevens te kunnen gebruiken op de factuur dienen wél dagelijks de pakbonnen te worden opgehaald en bewaard (zie Artikelen: Dagomzet). Alle op de weegschaal ingevoerde Pakbonnen worden bij het verwerken van de omzetten automatisch in de database opgeslagen. Als een klantnummer in de weegschaal nog niet is ingevoerd in WeightManager, wordt automatisch een klant-record aangemaakt met het klantnummer uit de pakbon. Als het klant-record al in WeightManager was aangemaakt met het juiste klantnummer, dan wordt deze klant automatisch aan de pakbon gekoppeld. Let op: Het is zeer belangrijk om altijd te controleren of alle op de weegschaal ingevoerde pakbonnen volledig zijn gefactureerd. Door technische oorzaken kan het voorkomen dat pakbonnen niet of niet volledig uit de weegschaal gehaald kunnen worden, bijvoorbeeld als het geheugen van de weegschaal vol loopt, of na een stroomstoring. Bewaar dus altijd de pakbon uit de weegschaal. De Lay-out van de factuur is zeer algemeen en is afgestemd op gebruik van voorbedrukt papier. De lay-out kan echter door de gebruiker worden aangepast en voorzien van teksten en een bedrijfslogo.



blad 82 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Instellingen Met behulp van de functie Instellingen kunnen een aantal gegevens vast worden ingesteld. De volgende instellingen zijn mogelijk:  Geen ### en tijd op factuur. Deze instelling onderdrukt de plaatsing van de hekjes en tijd op de factuur.  BTW berekenen eindbedrag factuur. Zorgt dat de btw wordt berekend over het eindbedrag van de factuur. Anders wordt de btw per regel berekend en opgeteld. Dit kan afrondingsproblemen geven.  Artikelen incl. btw op factuur. Gebruiken als de artikelen inclusief btw worden afgedrukt. Hiervoor dient de factuur-layout geschikt te zijn gemaakt.  Facturering VVP toestaan. Wordt gebruikt om voorverpakkings-transacties direct te kunnen factureren. Werkt niet bij alle weegsystemen.  Nieuwe prijsberekening facturen. Is in het verleden gebruikt maar dient nu altijd aangevinkt te staan.  Factuur op PLU-volgorde. Hierdoor worden op de factuur de orderregels op volgorde van PLU-nummer weergegeven.  Pakbon op PLU-volgorde. Hierdoor worden op de pakbon de orderregels op volgorde van PLU-nummer weergegeven.  Afleveradr. Selectie via Verkoper in kassa. Speciale methode om op de kassa een afleveradres te kunnen selecteren. Werkt alleen op speciale weegsystemen.  Afwijkende eenheden vermelden achter omschrijving. Hiermee kan een afwijkende eenheid achter de omschrijving worden vermeld.  Kantelprijzen berekenen bij facturen. Normaal worden er geen kantelprijzen berekend bij de facturering. Met deze instelling kunnen deze toch worden toegepast. Let op met klantafspraken!  Minimum orderbedrag. Het minimale bedrag van een pakbon waaronder kosten worden berekend.  Toeslag onder min. orderbedrag. Het bedrag van de toeslag die wordt berekend als het orderbedrag van de pakbon onder het minimum ligt.  PLU-nr. Voor toeslag. Het PLU-nummer waar de omzet op geboekt



blad 83 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer moet worden. Dit PLU-nummer moet bestaan en moet een artikelgroep hebben.  Tekst bij min. orderbedrag. De tekst die moet worden afgedrukt op de pakbon en factuur als de toeslag wordt berekend. B.v. “Toeslag wegens ….” of “Afleveringskosten”.  Eerstvolg. Factuurnr. Het eerstvolgende factuurnummer dat wordt gebruikt bij het maken van een factuur. Dit nummer wordt automatisch door het systeem bijgehouden maar kan worden gewijzigd, b.v. Door hier aan het begin van een jaar het jaartal voor te zetten. B.v. “20120001”. LET OP: dit nummer mag nooit lager worden dat de laatste factuur!



blad 84 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Automatische facturen uit Pakbonnen  Met de button Pakbonnen en bestellingen wordt een overzicht getoond van alle pakbonnen die nog moeten worden gefactureerd.

Dit scherm toont alle nog niet gefactureerde pakbonnen.  Met de button Ophalen Pakbonnen uit weegschaal kunnen pakbonnen uit de weegschaal worden ingelezen.  Met de button Nieuwe pakbon invoeren kan een nieuwe pakbon worden ingevoerd.  Met de knop Wijzigen Pakbontekst kunt u de tekst voor deze pakbon aanpassen of toevoegen. Bijvoorbeeld om een nalevering te melden op de pakbon, of een andere mededeling die op deze bon van toepassing is.  Met de buttons Afdrukken Pakbon op Scherm en Afdrukken Pakbon op Printer kan een pakbon worden afgedrukt naar printer of beeldscherm.  Met de buttons Afdrukken Factuur op Scherm en Afdrukken Factuur op Printer kan een factuur worden aangemaakt en afgedrukt naar printer of beeldscherm. De pakbonnen verdwijnen dan uit dit scherm.  Wanneer in het rechter gedeelte op een pakbonregel wordt geklikt, worden onderaan extra knoppen bruikbaar.  Met de button Invoeren nieuwe Regel kan een nieuwe pakbonregel worden ingevoerd.  Met de button Wijzig geselecteerde regel kan de geselecteerde pakbonregel worden gewijzigd.  Met de button Geselecteerde regel verwijderen kan de geselecteerde pakbonregel worden verwijderd.  De buttons Annuleer en Bewaar Wijzigingen worden pas zichtbaar op het moment dat een pakbon wordt gewijzigd. Met deze buttons worden de wijzigingen bewaard of geannuleerd.



blad 85 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Met de Button Invoeren bestellingen kunnen er bestellingen op leverdatum ingevoerd worden. Deze invoer werkt hetzelfde als een pakbon. Later kan de bestelling omgezet worden naar pakbon. Deze verdwijnt dan in dit scherm en komt in het pakbon scherm te staan.  Voor sommige weegschalen wordt geadviseerd om pakbonnen nooit af te sluiten omdat de weegschaal ervan uitgaat dat een afgesloten pakbon contant is betaald en in de omzet wordt geboekt.

 Met de button Factureren Klanten (week, maand, enz) verschijnt een lijstje van alle nog niet gefactureerde pakbonnen van die klant. Met de button Factureren Pakbonnen Week worden alleen de klanten gefactureerd die bij de Klantgegevens de indicatie Weekfactuur hebben aangevinkt; bij de button …Maand, alleen de Maandfacturen, enz.  In het schermpje staat een lijst van de nog te factureren pakbonnen. Deze pakbonnen kunnen worden geselecteerd. Met de button Alles selecteren selecteert u alle pakbonnen in één keer. Met de button Niets selecteren worden alle selecties weer opgeheven.  Als de te factureren pakbonnen zijn geselecteerd kan met de button Start facturering de facturering worden gestart. Er wordt om een bevestiging gevraagd. Na bevestigen verschijnt een schermpje waarin wordt gevraagd hoeveel afdrukken en waar de facturen naar toe moeten worden afgedrukt.  Voer het aantal afdrukken in en zet desgewenst een vinkje voor Afdrukken op Printer (anders op scherm) en druk op OK



blad 86 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Vervolgens worden de facturen afgedrukt:

De indeling van de factuur kan worden aangepast bij Algemeen: Vaste Gegevens in het vak Aanpassen indelingen.

Handmatig facturen uit Contantbonnen Een factuur kan ook worden gemaakt door gegevens uit de verkoop-bonnen op te halen. Deze posten zijn normaliter echter al wél betaald en in de omzet geboekt!  Klik in de lijst met klanten op de klant waarvoor een factuur moet worden gemaakt:

 Klik in Overige Functies op Overnemen van

Contantbon om een verkoop-bon op te zoeken in de database.

Het volgende scherm wordt weergegeven:  Klik in het veld Datum bon en vul de datum van de bon in. Vul vervolgens achter Bonnummer het bonnummer in. Na het drukken van de tab-toets worden de artikelen van die bon in de lijst getoond.  Klik op Bon Overnemen om de bon-gegevens over te nemen in de factuur. Hierbij wordt het huidige venster weer gesloten. De gegevens van de bon verschijnen nu in de gegevens van de factuur. Tegelijkertijd worden de betreffende bon-regels uit de winkelomzet geboekt.  Als er meer bonnen op de factuur moeten komen, klik dan weer op Overnemen van bon.



blad 87 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer De volgende bon wordt achter de huidige geplaatst. Alle gegevens kunnen nu nog worden gewijzigd!

 Door op een regel te klikken kan een regel worden tussengevoegd of verwijderd:

 Klik op Afdrukken Factuur om de factuur af te drukken.

 Zet een vinkje in het vakje voor Naar Printer, zonder vinkje wordt de factuur op het scherm getoond

 Rapportages en Overige



blad 88 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Met deze button kunnen verschillende overzichten met betrekking tot facturen worden afgedrukt. Tevens zijn hier een aantal andere aan facturatie gerelateerde functies opgenomen. Sommige van deze functies zijn optioneel.  Druk op de button en kies een van de volgende opties in het rijtje. Het systeem vraagt waar het overzicht naar toe moet.

 De optie Overzicht Openstaande Facturen laat een overzicht van alle openstaande facturen van alle klanten zien.

 Bij de optie Overzicht Facturen 1 klant geeft een schermpje waarin een klant kan worden geselecteerd. Selecteer hier een klant en druk op OK. Nu vraagt het systeem wederom waar het overzicht naar toe moet.  Kies een locatie en dan verschijnt het overzicht van openstaande facturen van de geselecteerde klant.

 Bij de optie Overzicht Alle Facturen verschijnt een schermpje waarin een datum moet worden ingevoerd vanaf wanneer het systeem de facturen moet tonen. Voer hier een datum in en druk op OK.  Nu wordt weer gevraagd waar de factuur moet worden afgedrukt.



blad 89 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Vervolgens wordt een overzicht van alle facturen vanaf ingevoerde datum getoond.  Het Omzetoverzicht Facturen geeft een overzicht van de factuuromzetten vanaf een in te voeren datum.

 Het volgende overzicht wordt getoond:

 Het Omzetoverzicht Klanten toont een overzicht van alle factuur-klanten met hun omzet en winst over de laatste 5 jaren. Indien er geen inkoopprijzen bij de artikelgegevens zijn ingevuld, kan de winst niet worden berekend.

 Het Overzicht Pakbonnen laat de omzet zien per klant van de pakbonnen die nog niet gefactureerd zijn.



blad 90 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Factureren van de voorverpakking Normaal gesproken worden voorverpakkings-wegingen niet als transaktie geregistreerd waardoor er geen omzet van wordt berekend. Via de functie Factureren Voorverpakking kan de weging van een voorverpakking echter toch als transaktie worden geregistreerd waardoor dit in de omzet wordt meegeteld en kan worden gefactureerd. Deze functie is niet bij alle merken en typen weegschalen mogelijk! Hieronder wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat:

 Onder het tabblad Facturen staat onderaan de button Factureren Voorverpakking. Klik hier op.  Nu verschijnt een nieuw schermpje waarin staat uitgelegd dat de weegschaal in de Voorverpakkings-stand moet worden geplaatst. Hierna kunnen de artikelen worden afgewogen op de weegschaal.

 Selecteer nu een klant in het linker gedeelte.  Kies vervolgens waar de factuur of de pakbon naar toe moet worden afgedrukt.  En klik vervolgens op de button Print Pakbon van Etiket-transakties of Print Factuur van Etiket-transakties. De factuur wordt vervolgens afgebeeld of geprint.



blad 91 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Afspraken Met deze functie kunnen klant-afspraken worden vastgelegd. Deze afspraken kunnen zijn: -

een korting per artikelgroep,

-

een korting per klantgroep,

-

een aparte prijslijst voor deze klant,

-

gebruik de artikel-prijs-2 voor deze klant,

-

zelf berekenen wat de laagste prijs geeft,

-

deze kortingen niet toepassen,

-

een opslag op de inkoopprijs % of €,

-

een extra kortingspercentage op elke factuur.

Het volgende scherm wordt getoond:

 Met de button Invoeren / wijzigen kunnen de gegevens van de afspraken worden ingevoerd.

 Met de button Prijslijst krijgt u een overzicht van de prijzen die op de geselecteerde klant van toepassing zijn.



blad 92 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Korting op Artikelgroepen

In deze lijst worden alle artikelgroepen getoond. Achter elke groep kan een kortingspercentage worden ingevuld. Alle artikelen uit deze groep krijgen dan de aangegeven korting automatisch op de factuur berekend. Voor elke artikelregel wordt het betreffende kortingspercentage en -bedrag vermeld.

 Korting op klantgroep Bij de algemene artikelgegevens kan een kortingsgroep worden opgegeven, die correspondeert met een kortingspercentage in de klantgegevens. Indien deze optie wordt gekozen, wordt op deze wijze de factuurprijs berekend.  Gebruik Klant-prijslijst Bij selectie van deze optie wordt een button Prijslijst getoond. Hiermee kan speciaal voor deze klant een prijslijst worden gemaakt. In het getoonde scherm kan op de button Wijzigen worden geklikt, waarna de artikelen in het linker schermdeel kunnen worden gesleept naar het rechter schermdeel. De prijzen kunnen daarna worden gewijzigd door de regel te selecteren en nogmaals te klikken op de prijs. Zie voor verdere beschrijving onder het hoofdstuk Klanten – Prijslijst.

 Artikelprijs 2 gebruiken

Indien dit is aangekruist wordt bij alle artikelen de artikelprijs-2 gehanteerd die bij de algemene artikelgegevens kan worden ingevoerd. Indien deze prijs niet is ingevoerd, wordt altijd de eerste verkoopprijs gebruikt.

 Standaard opslag op inkoopprijs

Bij deze optie wordt voor de prijsberekening altijd uitgegaan van de inkoopprijs plus de hierachter vermelde toeslag. Indien de inkoopprijs niet is ingevuld bij de artikelgegevens, dan wordt de eerste verkoopprijs gehanteerd.

 Altijd toepassen extra factuurkorting

In dit veld kan een basis kortingspercentage worden ingevuld dat geldt voor de volledige factuur, óók als er al andere kortingen zijn verleend. Deze korting wordt aan het eind van de factuur berekend over het volledige factuurbedrag.

 Tekstuele afspraken

Hier kunnen eventuele mondelinge afspraken met de klant als tekst worden ingevoerd, bijvoorbeeld als toelichting.



blad 93 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Elektronisch Factureren (optie) Met deze functie kan een factuur elektronisch als bijlage in een e-mail worden verzonden naar klanten. In het tabblad Klanten kan er worden aangegeven om gebruik te maken van de functie: Elektr. Fact.

 Selecteer een klant waarmee elektronisch gefactureerd moet worden en klik op Klant Wijzigen.

 Bij de Klantgegevens onder Bereikbaarheid dient een email adres ingevuld te worden. Onder Facturering is er de mogelijkheid om het hokje Elektr. Fact. aan te vinken. Vervolgens op Bewaar klikken om de wijziging op te slaan.

Als deze optie staat aangevinkt kan er via het tabblad Factureren, facturen elektronisch worden verstuurd. Als nu het standaard factuurproces wordt uitgevoerd en klanten hebben elektronisch factureren aanstaan, dan wordt de factuur niet naar de printer gestuurd maar naar een bestand. (Zie hieronder)



blad 94 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Onderaan de menubalk zal er een melding verschijnen dat de factuur is verzonden en op de computer is opgeslagen.

 De factuur waar zojuist een PDF-bestand van

is gemaakt, is terug te vinden in het map PDF Facturen onder WeightManager op de (C:) – schijf. Op deze manier is er een back-up om de factuur nogmaals te versturen indien er iets fout is gegaan.

 Vervolgens wordt het scherm (zie afbeelding op de volgende pagina) getoond. Dit scherm kan ook worden geopend door te kiezen voor Rapportages en Overige – Verzenden Elektronische Facturen.

Elektronisch pakbonnen versturen  Selecteer een klant waarmee elektronisch

pakbonnen verstuurd moet worden en klik op Klant Wijzigen.

 Om alleen Pakbonnen elektronisch te verzen-

den, is het invullen van een email adres al voldoende en klik vervolgens op Bewaar.

Als dit is ingesteld, kunnen pakbonnen van de gewijzigde klant elektronisch verstuurd worden. Wanneer een pakbon gereed is om te versturen, volg dan de volgende stappen:  Ga via Factureren naar Pakbonnen en Bestellingen.  Selecteer een pakbon om te versturen en klik op Verzend Pakbon Elektronisch.  Er wordt vervolgens een PDF-bestand van deze pakbon gemaakt en dient alleen nog verstuurd te worden via het scherm van Te verzenden elektronisch facturen. (zie afbeelding op de volgende pagina)



blad 95 van 116


Let op: Bij elektronische facturering worden de facturen per email met bijlage verstuurd. Omdat hiervoor software van derden wordt gebruikt kan het wel eens voorkomen dat dit proces om diverse redenen stagneert, bijvoorbeeld omdat internet hapert). Het is daarom noodzakelijk dat altijd wordt gecontroleerd of alle facturen correct verzonden zijn. Dit kan het beste door altijd een kopie (BCC) aan uzelf te laten sturen en deze goed te controleren. Door te klikken op de knop Verzenden bovenstaande facturen wordt voor elk factuurbestand dat in de lijst vermeld is, een email met bijlage gemaakt en verzonden. De lijst toont van elke factuur een PDF-bestand met als naam het woord FACTUUR, gevolgd door het klantnummer, factuurnummer en klantnaam.



blad 96 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Samenvoegen pakbonnen Met deze functie kunnen diverse pakbonnen van dezelfde klant worden samengevoegd tot één pakbon. Hiervoor gelden de volgende criteria: •

Bij de klantgegevens dient het veld Samenvoegen te zijn aangevinkt.

•

Er wordt een nieuwe pakbon aangemaakt en de oude pakbonnen worden verwijderd.

•

In de nieuwe pakbon worden de regels oplopend gesorteerd op PLU-nummer.

•

Regels met het zelfde PLU-nummer en dezelfde omschrijving worden samengevoegd tot 1 regel waarbij de gewichten en bedragen worden opgeteld.

•

In de map van WeightManager wordt een sub-map EXPORTBESTANDEN aangemaakt waar van elke samengevoegde pakbon een bestand wordt aangemaakt. Dit bestand kan worden geopend met een spreadsheetprogramma.

•

De oude samengevoegde pakbonnen worden pas verwijderd als de nieuwe pakbon geheel is aangemaakt en opgeslagen. Als dit proces wordt onderbroken, is het het beste om de nieuwe samengevoegde pakbon te verwijderen en het samenvoegen opnieuw uit te voeren.

 Als voor de functie Pakbonnen Samenvoegen wordt gekozen, wordt het volgende scherm weergegeven:

 Voer de selectiegegevens in door het invullen van klantnummer van – t/m en een datum van – t/m. Klik vervolgens op de button Selecteren en het systeem gaat alle pakbonnen opzoeken die binnen de opgegeven selectie vallen:

 Klik op de button Samenvoegen om de het samenvoeg-proces te starten.



blad 97 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Met behulp van de button Printen wordt een overzicht afgedrukt van de samen te voegen pakbonnen.



blad 98 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Voorraadadministratie (optie) De optie Voorraadadministratie van WeightManager houdt in dat er voorraden kunnen worden bijgehouden van een of meer artikelen. Hiervoor is een koppeling gemaakt tussen inkoop en verkoop, die ervoor zorgt dat ingekochte eenheden (bv dozen of pallets) bij het inboeken worden omgerekend naar verkoop-eenheden (bv stuks of kg) en worden ingeboekt. Bij verkoop via de weegschaal wordt vervolgens de voorraad afgeboekt. De vastlegging van de voorraad gebeurt dus altijd in verkoop-eenheden. Het systeem kent geen waarschuwing bij onvoldoende voorraad. De voorraad kan derhalve negatief worden. Met behulp van Voorraadcorrecties kunnen voorraden worden gecorrigeerd op afwijkingen, bijvoorbeeld wegens overschotten of afval.

VOORRAAD

Verkopen

Voorraad-inkopen

Voorraad-correcties



blad 99 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Artikelen markeren als Voorraad-artikel Van een artikel wordt alleen de voorraad bijgehouden als dit hiervoor is gemarkeerd. Dit markeren gebeurt automatisch zodra in het scherm van de voorraadcorrecties de omrekenfactor kg/st per eenheid wordt ingevuld. Staat deze op nul (0.00) of wordt deze op nul gezet, dan wordt van dit artikel geen voorraad (meer) bijgehouden. Het invoeren van de omrekenfactor kg/st per eenheid gaat als volgt:

 Klik binnen het tabblad Voorraad op de button Voorraad correcties .

 Het volgende scherm wordt getoond met een lijst van alle artikelen die in de database van WeightManager staan:

 Klik op de button Wijzigingen invoeren .

 Nu kan van alle voorraadartikelen in de getoonde lijst de omrekenfactor kg/st per eenheid worden ingevuld door in de betreffende cel te klikken en de juiste waarde in te typen.

 Het is ook mogelijk om hier de voorraden te corrigeren.



blad 100 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  De artikel-omschrijvingen kunnen hier eventueel ook worden aangepast. De artikelen worden echter niet automatisch gemarkeerd voor verzending naar de weegschalen.  Indien alle voorraadartikelen zijn voorzien van een omrekenfactor, kan de button Bewaar worden geklikt om de gegevens op te slaan. Het venster wordt gesloten d.m.v. het sluitvakje rechtsboven in het venster:

Voorbeelden omrekenfactor: Product

Eenheid Inkoop

Eenheid Verkoop

Aardappelen

Pallet á 450 kg

Zak van 5 kg

90

Kroppen sla

Doos á 25 stuks

Per stuk

25

Bloemkool

Pallet á 350 kg

Per gewicht

350

Sinaasappelen

Kist á 22,5 kg

Per stuk

Omreken-factor kg/st per eenheid

122.28

In het laatste voorbeeld, de sinaasappelen, is het gewicht van 1 sinaasappel door weging vastgesteld op 184 gram. De factor is dan 22.500 gram gedeeld door 184 gram is gemiddeld 122.28 stuks per kist. Dit dient per zending te worden gecontroleerd. Om eventuele afrondingsfouten zo klein mogelijk te houden, kan de omreken-factor tot 3 cijfers achter de komma worden ingevoerd.



blad 101 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Invoeren Leveranciers Om artikel-voorraad te kunnen inboeken dienen eerst de leveranciers te worden ingevoerd. Dit gebeurt als volgt:  Klik op de button Invoeren / wijzigen Leveranciers.

De lijst van de leveranciers kan nu worden ingevoerd.

 Invoeren nieuwe leverancier:

Als de lijst nog leeg is, klik dan op de eerste regel om deze in te kunnen voeren. Als de lijst al leveranciers bevat, klik dan op de laatste regel en type de tab-toets. Nu verschijnt er een nieuwe regel waar een nieuwe leverancier kan worden ingevoerd.

 Wijzigen bestaande leverancier:

Klik in de lijst op de te wijzigen leverancier. Nu kan de tekst worden aangepast.

 De eerste kolom geeft een volgnummer aan. Bij invoeren heeft dit de waarde nul. Pas bij het bewaren wordt dit nummer automatisch ingevuld.

 Bewaren:

Klik de button Bewaar om de lijst te bewaren.



blad 102 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Inboeken van voorraden als gevolg van Inkopen Telkens als er ingekochte voorraad-goederen binnenkomen dienen deze te worden ingeboekt in de voorraad van WeightManager. Dit gebeurt als volgt:

 Kies in WeightManager voor het tabblad Voorraad. Het bovenstaande scherm wordt weergegeven.

 Klik in de linker lijst op de betreffende leverancier. In de rechter lijst met Inkoop-orders worden nu de reeds bestaande orders van die leverancier getoond.

 Klik op de button Nieuwe order om een nieuwe order in te voeren.

 Een reeds bestaande order kan ook worden

gewijzigd of verwijderd: Klik op Order wijzigen als een bestaande order gewijzigd moet worden. Klik op Order verwijderen indien een order verwijderd moet worden.



blad 103 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Indien is geklikt op Nieuwe order of Order

wijzigen, kunnen in de lijst aan de linkerkant van het scherm artikelen worden aangeklikt. Elke keer dat een artikel daar wordt aangeklikt wordt dit overgenomen in de lijst onder Artikelen deze order. Indien alle binnengekomen artikelen in de rechter lijst zijn geplaatst, kunnen in diezelfde lijst in de kolom Aantal de binnengekomen hoeveelheden worden ingevuld.

 Om de binnengekomen voorraden te bewaren en in de voorraad te boeken, klik op Bewaar.

De hier ingevoerde aantallen betreffen het aantal inkoopeenheden, bijvoorbeeld kisten of pallets. In het artikelbestand dient te zijn aangegeven wat de omrekenfactor is in gewicht of stuks per eenheid. LET OP DAT DEZE OMREKENFACTOR JUIST IS INGESTELD! Indien de omreken-factor onjuist is ingesteld, worden de voorraden foutief ingeboekt!



blad 104 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Het afboeken van de voorraad bij Verkopen De verkochte voorraad wordt automatisch afgeboekt bij het ophalen en bewaren van de dagelijkse omzetten en pakbonnen (zie Artikelen: Dagomzet). Bij pakbonnen wordt dus wél de voorraad afgeboekt, maar worden nog géén omzetten geboekt. Indien een bon in de weegschaal is "hersteld", wordt de voorraad automatisch gecorrigeerd.

Wijzigen van een inkoop-order Voor het wijzigen van een reeds eerder ingevoerde inkoop-order dienen de volgende handelingen te worden verricht:  Klik op het tabblad Voorraad op de betreffende leverancier om de orders van die leverancier te tonen. In het rechter deel van het scherm worden nu de orders van de leverancier getoond, met de meest recente bovenaan in de lijst.

 Zoek in de lijst met Inkoop-orders de order op die moet worden gewijzigd. Door op de order te klikken worden in de lijst Artikelen deze order de artikelregels van de geselecteerde order weergegeven.

 Klik de button Order Wijzigen. Nu kunnen de betreffende regels worden gewijzigd. Om een regel te verwijderen, zet het aantal op nul of maak het blanco. Om een regel toe te voegen, klik in de lijst met artikelen (links in het scherm) op het betreffende artikel. Er wordt nu een regel toegevoegd aan de lijst Artikelen deze order, waarna het juiste aantal kan worden ingevoerd.

Verwijderen van een inkoop-order Voor het verwijderen van een inkoop-order dienen de volgende handelingen te worden verricht:



blad 105 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Klik op het tabblad Voorraad op de betreffende leverancier om de orders van die leverancier te tonen. In het rechter deel van het scherm worden nu de orders van de leverancier getoond, met de meest recente bovenaan in de lijst.

 Zoek in de lijst met Inkoop-orders de order op die moet worden verwijderd. Selecteer deze order door er op te klikken.

 Klik de button Order verwijderen.. Het programma vraag altijd een bevestiging:

Indien de order minder dan 30 dagen geleden is ingevoerd, vraagt het programma of de voorraden moeten worden gecorrigeerd:

 Van orders ouder dan 30 dagen wordt er van-

uit gegaan dat de voorraad niet wordt gecorrigeerd als een order wordt verwijderd. Moet de voorraad na 30 dagen toch worden gecorrigeerd, dan moet d.m.v. de button Order wijzigen van elke orderregel het Aantal op nul worden gezet. Daarna kan de order alsnog worden verwijderd.

Corrigeren van de voorraad Als er artikelen niet (meer) verkocht kunnen worden dient de voorraad van deze artikelen te worden gecorrigeerd. Dit gebeurt als volgt:

 Klik binnen het tabblad Voorraad op de button Voorraad correcties .



blad 106 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer  Het volgende scherm wordt getoond met een lijst van alle artikelen die in de database van WeightManager staan:

 Klik op de button Wijzigingen invoeren .

 Nu kan van alle voorraad-artikelen in de getoonde lijst de juiste voorraad worden ingevuld door in de betreffende cel te klikken en de juiste waarde in te typen.

 Het is ook mogelijk om hier de omrekenfactor kg/st per eenheid aan te passen.  De artikel-omschrijvingen kunnen hier eventueel ook worden aangepast. De artikelen worden echter niet automatisch gemarkeerd voor verzending naar de weegschalen.  Indien alle voorraad-correcties zijn ingevoerd, kan de button Bewaar worden geklikt om de gegevens op te slaan. Het venster wordt gesloten d.m.v. het sluitvakje rechtsboven in het venster:



blad 107 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Afdrukken overzichten Met behulp van de button Overige Functies kunnen een aantal overzichten worden afgedrukt:  Als op de button Afdrukken wordt geklikt, verschijnt een keuzemenu:

 Met de keuze Afdrukken deze order wordt de geselecteerde order afgedrukt:

 Met de keuze Afdrukken Voorraadlijst worden alle voorraad-artikelen afgedrukt:



blad 108 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Etiketten (optie) Met behulp van de optie Etiketten van WeightManager kunnen etiketten worden ontworpen voor gebruik op voorverpakte artikelen. Afhankelijk van het type weegschaal kunnen er twee soorten etiketten worden gemaakt: -

etiketten om op de weegschaal te laten afdrukken tijdens de voorverpakking,

-

etiketten om zelf af te drukken op een printer.

Etiketten voor de PC-printer Met deze functie kunnen etiketten worden gemaakt, bewaard en afgedrukt op een aan de PC aangesloten printer. Hiervoor is dus geen weegschaal nodig. Een beperking van deze functie is natuurlijk dat er niet gewogen wordt, daarom kan het gewicht worden ingevoerd. Er kunnen in één keer meerdere etiketten worden afgedrukt.



blad 109 van 116




blad 110 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer De buttons aan de linker kant  Lijstbox bovenaan

Door hier in te klikken wordt een reeds aangemaakt etiket geselecteerd.

 Nieuw etiket maken

Met deze button wordt een nieuw etiket gemaakt. Als er al een etiket is afgebeeld, wordt dit gekopieerd naar het nieuwe etiket, waarna het gewijzigd kan worden.

 Etiket Wijzigen

Hiermee kan een bestaand etiket worden gewijzigd.

 Etiket Verwijderen

Met deze functie wordt een bestaand etiket verwijderd.

 Exporteren – Importeren

Als op deze button wordt geklikt verschijnt er een pop-up menu waarin kan worden gekozen voor exporteren of importeren van etiketten. Met Exporteren wordt het geselecteerde etiket bewaard op de harddisk. Met Importeren kan een eerder bewaard etiket weer worden opgehaald.

 Afdrukken met PLU…

Met behulp van deze functie kan het geselecteerde etiket worden afgedrukt met de gegevens van een te selecteren PLU (artikel). In het rechterdeel van het venster worden de etiket-gegevens van het gekozen PLU getoond. Deze gegevens kunnen hier voor het printen nog worden aangepast. In het veld Aantal etiketten kan het aantal te printen etiketten worden ingevuld.

Met de button Afdrukken worden de etiketten van deze PLU afgedrukt.



blad 111 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Voorbeeld etiket zoals dit wordt afgedrukt:



blad 112 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer De buttons aan de rechter kant van het scherm Aan de rechterkant staan een button voor élk op het etiket te plaatsen object. Dit gaat als volgt:  Plaatsen van artikelomschrijving Klik op de button PLU-Omschrijving-1. Er verschijnt nu een veld in het venster met de tekst “LABELS.LAB_PLUOMS1”. Dit is de eerste regel van de artikel-omschrijving. Sleep dit veld naar de gewenste positie en gebruik de buttons Kleur en Lettergrootte om de omschrijving op de juiste kleur en afmeting te maken. Klik op de button PLU-Omschrijving-2. Er verschijnt nu een veld in het venster met de tekst “LABELS.LAB_PLUOMS2”. Dit is de tweede en eventuele volgende regel van de omschrijving. Sleep dit veld naar de gewenste positie en gebruik de buttons Kleur en Lettergrootte om de omschrijving op de juiste kleur en afmeting te maken. Op deze wijze worden ook de andere buttons gebruikt.

 Vrije tekst invoeren

Met deze button kan vrij tekst op het etiket worden geplaatst, bv. “Houdbaar tot:”.

Met uitzondering van de vrije tekst worden met deze buttons de eigenlijke Plu-gegevens op het etiket geplaatst, die bij het afdrukken worden gevuld met de gegevens uit het geselecteerde PLU.  Weghalen van een object gebeurt door het

object te selecteren en de Delete-toets te gebruiken.



blad 113 van 116

WeightManager gebruikershandleiding voor weegschaalbeheer Handmatig invoeren transakties (optie) Met de optie Hand Invoer kunnen verkoop-transakties met de hand worden ingevoerd zonder daar een weegschaal voor te gebruiken. Dit is onder andere handig te gebruiken met een aanraakscherm voor het boeken van verkopen contant of op rekening.  Start Handinvoer

Klik op de button Start Invoeren In het volgende scherm kan met de muis of het toetsenbord het PLU nummer worden ingevoerd.

 PLU Opzoeken

Indien een PLU-nummer niet bekend is kan met deze knop een artikellijst worden geopend en het betreffende artikel geselecteerd door hier op te klikken.

Indien het PLU-nummer wel bekend is, kan dit direct worden ingevuld en afgesloten met de Enter-toets.

 Aantal/Gewicht invoeren Voer het gewicht of het aantal van het product in. Dit kan ook weer met muis of toetsenbord.



blad 114 van 116


 Druk op de Enter toets.

Hiermee wordt dit artikel in de lijst aan de rechterkant geplaatst.



Bon afsluiten Wanneer alle artikelen ingevoerd zijn kan de bon worden afgesloten. Dit wordt gedaan door op het sterretje en daarna op Enter te drukken. Nu komt er een nieuw schermpje.

 Bon

Druk op deze button om een (pak)bon af te drukken.

 Betaald

Met deze button wordt de pakbon verwerkt als contant betaalde levering.

 Op Rekening

Met deze button wordt de bon op rekening geboekt van een te selecteren klant. Er verschijnt een scherm om de klant te kunnen kiezen.



blad 115 van 116


 Druk op OK

Nu verschijnt een melding met de vraag of een pakbon moet worden afgedrukt. Kies JA om de pakbon af te drukken als dat nog niet gedaan is. Als de pakbon eerst op het scherm moet worden getoond, dan dient op het invoerscherm het vinkje bij "Bon eerst op Scherm" te worden aangezet. Tenslotte verschijnt de volgende melding waarin staat dat de pakbon op rekening van de klant is geboekt. Druk hier op OK. Nu wordt teruggekeerd naar de bon.



Sluiten Druk op deze button om dit schermpje af te sluiten en terug te keren naar de bon.

--/--



blad 116 van 116

WeightManager. Weegschaal Beheer Software

Recommend Documents