Grenzen verleggen Samenwerking Gemeente Coevorden, Borger-Odoorn en Emmen Peter van Dijk – M&I Partners Kostenaspect Eddie Begeman – Gemeente Emmen Proces samenwerking
Intro Samenwerking in Zuid Oost Drenthe BOCE • Borger Odoorn • Coevorden • Emmen Ca 175.000 inwoners
Kader Fasen programma Antwoord©
I&A Aanleiding samenwerking • Project Antwoord leidde tot het inzicht dat de omvang (kennis, middelen, impact) samenwerking noodzakelijk maakte. • Keuze samenwerking Dimpact voor e-loket • E-loket heeft impact naar processen in de gehele organisatie, hardware, koppelingen applicaties, workflow, dms e.d. Daarom naast Dimpact samenwerking ook op breder I&A gebied gewenst.
Zenc haalbaarheidsstudie • Opties samenwerken of uitbesteden ? • Organisaties sloten qua ontwikkeling goed aan • Samen ontwikkelen en uitvoeren I-Beleid (langdurig traject) • Advies start concreet met automatisering (momentum)
Visiedocument, uitgangspunten • Emmen gastheergemeente; Borger-Odoorn en Coevorden gastgemeente • Samenwerking onder behoud van eigen identiteit en zelfstandigheid; • Uitvoering van nader te definiëren bedrijfsvoeringstaken • Opdrachtgever- opdrachtnemerschap • Samenwerkingsmotieven: kwaliteit, verbetering continuïteit, efficiency en/of kostenreductie • Overgang personeel naar gastheergemeente
Organisatiemodel
Raamovereenkomst
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Reikwijdte overeenkomst Overgang personeel Looptijd Overleg Informatieverstrekking/rapportages Kwaliteitsborging en boeteclausule Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid Vergoedingen, verdeelsleutel en betalingen Mandaten/machtigingen Geschillenregeling Ontbinding Deelovereenkomsten
Startfase: - Concentreren van A - Bundeling I
Stand van zaken en doorkijk Automatisering BOCE • Juni 2009 • plan van aanpak goedgekeurd • 2010 • Coevorden en Borger-Odoorn over op ICT Emmen • 2011 en verder • consolidatie back-office systemen • Antwoord verder implementeren op basis van Dimpact
Basis ICT BOCE Kenmerken: - Standaard ICT bodemplaat - Standaard desktop voor BOCE - Implementaties 1 x 3 waar mogelijk
Succesfactoren • Zorg voor een goede onderbouwing voor je start • Wees als gastheer transparant, creëer vertrouwen en investeer in de relatie • Meer willen zijn dan zakelijke partners • Standaardisatie is essentieel i.v.m. kosten en verdere ontwikkeling ( en regel dus dat daarop gestuurd wordt).
Kosteninzicht samenwerkingsverband BOCE
eMMen Maakt Meer Mogelijk
Kosten Uitgangspunten: • Basis samenwerking = minder meerkosten • Nulmeting – Benchmark M&I (3x) • Regelmatig benchmarken in de toekomst • Samenwerking onbepaalde tijd • Wel exit strategie
Drie onderwerpen • Geef transparant inzicht in huidige kosten • Adviseer bij model voor kosten verrekening • Adviseer over opzet projectportfolio e-overheid
Kostenontwikkeling bij shared servicevorming
Investeren zonder SSC
Investeringen en migratie
Minder meerkosten met SSC Realistisch kostenniveau uitgangsituatie
Gelijke kosten
Zichtbaar kostenniveau
Echte besparing
Uitgangssituat ie
Mogelijke uitkomsten
Nulmeting
X
X+1
X +2
X+3
T>
Toelichting op het model ICT volwassenheid
Gemeentebreed
ICT werkplek Software (diensten)
Faciliteiten
Personele inzet
TCO model
Spraak communicatie
Datacommunicatie
Servers en storage
Dekkings Graad Andere overheid
Conceptplanning Voor bereiding
Data verzameling
Validatie
Rapportage
Wk 6
Wk 12
Wk 13
Wk 16
Totale ICT-kosten BOCE exclusief toerekening personeel 2%
5%
28% Werkplek Software Datacomm Servers Spraak Personeel Faciliteiten
43%
8% 5% 9%
ICT-kosten verdeeld over de 7 TCO-objecten, per gemeente 100%
80%
Faciliteiten Personeel Spraak Servers Datacomm Software Werkplek
60%
40%
20%
0% Borger-Odoorn
Coevorden
Emmen
Totaal BOCE
ICT-kosten per medewerker (in FTE) € 8.000,00
€ 7.000,00
€ 6.000,00
€ 5.000,00
Faciliteiten Spraak Servers
€ 4.000,00
Datacomm Software
€ 3.000,00
Werkplek
€ 2.000,00
€ 1.000,00
€Borger-Odoorn
Coevorden
Emmen
Gemiddelde BOCE
Tarief A integratie
eMMen Maakt Meer Mogelijk
In Stappen • Bepalen kosten 2008 samenhangend met ‘A’ integratie bij BOCE obv ‘berekende kapitaallast • Bepalen noodzakelijke investeringen in Emmen tbv ‘BOC’ (incl projectkosten) • Bepalen in tarief op te nemen activa van ‘BOC’ • Bepalen van personele component van ‘BOC’ in tarief • Bepalen verdeelsleutel (werkplekken) • Berekenen tarief
Principes en uitgangspunten •
• • •
• • •
Het verrekenmodel biedt transparantie; De afnemer van de diensten weet op voorhand wat de dienst(en) gaat/gaan kosten; Het vastgestelde tarief moet de infrastructuur in stand (kunnen) houden Uitgangspunt van het tarief is de installed base bij aanvang. Bij uitbreiding of verandering van de installedbase, wordt het basistarief aangepast in overleg met samenwerkingspartners. Het vastgestelde tarief moet taakstellend zijn. Eigenaarschap van nieuwe werkplekken komt bij Emmen te liggen, De keuze welke applicatie van Microsoft Office wel/niet beschikbaar wordt gesteld aan een ambtenaar ligt bij de gemeente zelf
Componenten van tarief •
• • •
• •
Werkplekken en software licenties voor Microsoft Exchange en Outlook (mail), Mi-crosoft Office en een aantal aanvullende kantoorautomatiseringapplicaties; De centrale servers en opslag inclusief systeemsoftware (Windows en Citrix); Datacommunicatie en de bijbehorende verbindingen en apparatuur; Facilitaire kosten die samenhangen met de inrichting van computerruimtes (exclusief huisvesting), bijvoorbeeld een MER. De vaste en mobiele telefonie en het beheer daarvan Loonkosten van het team Infrastructuur (ICT) en de Staf van de afdeling Informatie-voorziening&Infrastructuur. • de kosten voor het beheer en de ontwikkeling van de ICT-omgeving; • technisch beheer en installatie van applicaties; • Helpdesk ondersteuning (1e lijn)
Conclusie • Transparantie van kostenniveau randvoorwaardelijk voor succesvolle samenwerking • Formuleren uitgangspunten verrekening bepalend voor draagvlak tarief en aanpassing daarvan • Groeimodel; organiseer de actualiteit van kosteninzicht en tariefuitgangspunten.
Vragen
