Grensverleggende groepsvakanties voor kinderen en jongeren met een handicap.
Jaarverslag 2005
Inhoud Voorwoord
3
Medewerkers en bestuur
4
Vakanties
5
Project dagopvang Mytylschool Huizen
7
Vrijwilligers
9
Interne organisatie
12
Automatisering
16
Kwaliteitszorg
17
Financiële situatie en fondsenwerving
20
Overzichten vakanties 2005
22
2
Voorwoord 2005 was voor De Wielewaal wederom een succesvol jaar. De ingezette groei werd voortgezet en het project vakantiedagopvang op de mytylschool in Huizen bleek een groot succes. Ook verliep de werving van vrijwilligers zeer voorspoedig. Voor het eerst in jaren hadden we, al in een vroeg stadium, op iedere vakantie een verpleegkundige. Dit jaar heeft De Wielewaal voor 740 vakantiegangers een vakantie verzorgd. Daarnaast maakten ruim 60 leerlingen gebruik van de dagopvang in Huizen. In totaal waren er 74 vakanties en draaide de dagopvang 5 weken lang. De begeleiding was in handen van 825 vrijwilligers. Ook dit jaar waren er weer vele nieuwe bestemmingen en nieuwe producten. Naast de herfstvakantie boden we ook een vakantie aan in het voorjaar en tenslotte in december met oud en nieuw. Beide perioden bleken een succes en zijn voor herhaling vatbaar. In dit jaarverslag kunt u lezen met welke zaken De Wielewaal zich in 2005 heeft bezig gehouden. Verder vindt u informatie over de vakantiegangers en vrijwilligers die met De Wielewaal op vakantie zijn gegaan en de evaluaties van het seizoen. De financiële verantwoording vindt u in de jaarrekening. Als u wilt reageren of nog vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen, via de mail (
[email protected]) of per telefoon (030) 2522153 Wij wensen u veel leesplezier, Met vriendelijke groet, Bestuur en medewerkers van Stichting De Wielewaal
3
Medewerkers en Bestuur De medewerkers in 2005: Corina Gielbert (directeur) Saskia Awater (coördinator vakanties) Ingrid van Beurden (coördinator vakanties) Anneke Dinger (coördinator vakanties) Willeke Eikelenboom (administratief medewerker) Tom Engelen (coördinator vakanties) Elke Stienissen (stagiaire) Het Medisch Team bestond in 2005 uit: Audry van Berkel (m.i.v. april 2005) Sytske van der Broek (tot april 2005) Marieke Smedema (tot september 2005) Martin Vugts Agnes Vugts-Kuiper Het bestuur van De Wielewaal in 2005: Jack van Emden (voorzitter), tot juli 2005 Susanne Sweerman (voorzitter), lid, voorzitter vanaf juli 2005 Erik Wijnen (penningmeester) Elke de Jong (secretaris), tot juli 2005 Frank van den Berg (secretaris), vanaf april 2005 Tine Kouwenhoven (lid) Bart Osseman (lid) Marco Reijntjens (lid) Ereleden: Maria Brenninkmeijer-Rutten Joop van Luit Joop van der Straaten
4
Vakanties In 2005 waren er 74 vakanties, waarvan 47 in het binnenland en 27 in het buitenland. Dit betekent een groei van 9 vakanties ten opzichte van 2004. Daarnaast zijn er 5 weken vakantiedagopvang gerealiseerd. In 2005 lag er een programma met veel nieuwe bestemmingen. In het binnenland hadden vakantiegangers de keuze uit 6 nieuwe mogelijkheden, in het buitenland uit 12 waarvan 2 nieuwe wintersportlocaties. In totaal kon de vakantieganger kiezen uit 40 bestemmingen. De doelstelling van De Wielewaal is om zoveel mogelijk keuze mogelijkheden te hebben in het programma. Dit betekent dat we kiezen voor meer vakanties die elk jaarlijks 1 keer worden aangeboden maar die we gedurende een aantal jaren in het programma houden. Ook zijn er gedurende het jaar steeds meer mogelijkheden. In het verleden waren er vakanties in het hoogseizoen en de wintersporten. Inmiddels is het voor vakantiegangers mogelijk om gedurende het hele jaar met De Wielewaal op vakantie te gaan. Omdat we juist de jonge doelgroep willen aantrekken worden er voor deze doelgroep vakanties gepland in de schoolvakanties (voorjaar, herfsten kerstvakantie). In 2005 waren er 776 vakantieplaatsen beschikbaar. Hiermee waren 110 plaatsen extra gecreëerd ten opzichte van 2004. De werkelijke bezetting was 740 vakantiegangers. De bezettingsgraad kwam daarmee op 96%. In de begroting was uitgegaan van een bezettingsgraad van 95%. Het aantal verkochte plaatsen ten opzichte van 2004 is wederom gegroeid met 100, dit is ruim 15% ten opzichte van 2004. De groei van 2005 ten opzichte van 2003 is ruim 32%. Groei aantal vakantieplaatsen
Doordat de inschrijvingen geleidelijk binnenkwamen was het mogelijk om de bezettingsgraad te volgen en hierop in te spelen. Vliegvakanties die niet vol waren, werden teruggeboekt tegen geringe kosten en in een enkel geval geannuleerd. Tegelijkertijd werd een aantal reizen uitgebreid omdat hier veel vraag naar was. De open plekken van afgelopen jaar zijn dan ook vooral terug te vinden in de binnenlandreizen. Deze worden niet geannuleerd, maar vertrekken met 1 of 2 vakantiegangers minder. 5
De Wielewaal verlaagt de leeftijdsgrens van vakantiegangers tot 35 jaar. De beslissing is genomen om dit in 1 keer te doen, maar het wel ruimschoots van te voren aan te kondigen zodat vakantiegangers de mogelijkheid hebben om een alternatief te zoeken. Dit betekent dat tot en met 2007 nog alle vakantiegangers mee mogen tot 45 jaar, vanaf 2008 is de maximumleeftijd 35 jaar. Met name voor de groep Meervoudig Complex Gehandicapten ouder dan 35 jaar bleken er weinig tot geen alternatieven te zijn. De Wielewaal heeft inmiddels Stichting Tendens bereid gevonden om de zorg voor deze groep over te gaan nemen. De komende jaren zal zij geleidelijk het aantal plaatsen voor MCG 35+ gaan uitbreiden, zodat er in 2008 voldoende plekken zijn voor de groep die niet meer met De Wielewaal meekan. De Wielewaal zal Tendens hier de komende jaren in ondersteunen, met name door het overdragen van kennis op alle gebieden. In samenhang met deze beslissing is De Wielewaal veel actiever geworden in het werven van nieuwe, jonge vakantiegangers. De afgelopen jaren is dit goed gelukt. Van de 280 nieuwe vakantiegangers is 88 % jonger dan 35 jaar! Leeftijd nieuwe vakantiegangers
Vakantiegangers per leeftijdscategorie
De komende jaren zal de naamsbekendheid van De Wielewaal bij de jongerengroep één van de belangrijkste speerpunten zijn. Het streven is om in 2008 een jaar niet te groeien in volume, maar ook niet terug te gaan in aantal vakantiegangers. Met andere woorden: de komende 2 jaar moeten er voldoende nieuwe vakantiegangers aangetrokken worden om het aantal dat afvalt vanwege de leeftijdsgrens op te vangen. Ook dit jaar bleek weer de goede samenwerking tussen het kantoor en het Medisch Team. Problemen werden tijdig gesignaleerd en hierdoor kon er op een adequate manier op worden ingesprongen. In 2006 is er slechts 1 ziekenhuisopname geweest. De betreffende vakantieganger kon gelukkig de dag daarop alweer terugkeren in de vakantiegroep. In totaal zijn er 8 vakantiegangers naar huis gegaan tijdens de vakantie, vanwege ziekte, heimwee of het niet passen in de groep. Dit is dus slechts 1% van het totaal. In samenwerking met het thuisfront en het Medisch Team zijn deze situaties op een prettige en juiste wijze opgelost. Gedurende het jaar zijn er 13 vrijwilligers tijdens de vakantie naar huis gegaan vanwege verschillende redenen; ziekte, niet passen in de groep of niet functioneren. Na evaluatie op kantoor is met 5 vrijwilligers afgesproken dat zij niet meer mee gaan met De Wielewaal omdat niet aan de wederzijdse verwachtingen kan worden voldaan. 6
Project dagopvang Mytylschool Huizen In 2005 is gestart met het project dagopvang op de mytylschool in Huizen. De school had al jaren de wens om de leerlingen in de vakantie op te kunnen vangen. Om de ouders te ontlasten, maar ook om de kinderen een leuke vakantie te geven zodat ze niet in een isolement terecht komen. De afspraak is gemaakt dat De Wielewaal de vakantieopvang gaat realiseren in projectvorm met een evaluatie na een jaar. De Wielewaal realiseert zich dat dit product duidelijk afwijkend was van vakanties. Toch zijn er veel overeenkomsten en was het gemakkelijk in te passen in de werkwijze van De Wielewaal. Een belangrijk argument om het te proberen was het feit dat De Wielewaal op deze manier in contact kon komen met de jonge doelgroep die zij zo graag mee wil hebben op vakantie. Bij deze doelgroep is vertrouwen erg belangrijk. Het idee was dat het vertrouwen gewonnen kon worden door ouders kennis te laten maken met de dagopvang. De leerlingen konden zich per dag opgeven, wat dus zorgt voor een grote flexibiliteit voor de ouders. De Wielewaal heeft ervoor gekozen om de uitvoering van het project op dezelfde manier vorm te geven als dat zij doet bij haar vakanties. Per week vakantieopvang werd er een team vrijwilligers ingezet. Omdat de kinderen om 17.00 uur weer naar huis gaan en er dus geen nachtzorg en ADL gegeven hoeft te worden is ervoor gekozen om niet 1 vrijwilliger op 1 leerling te draaien, maar 1 op 2. De Wielewaal wilde graag dat het product toegankelijk was voor alle leerlingen. Daarom is intensief geprobeerd om de dagopvang bij de AWBZ onder te brengen. Uiteindelijk is dit gelukt, door een samenwerkingsverband met de Thuiszorg Gooi en Vechtstreek. Zij leverden iedere dag een medewerker en dit zorgde er tevens voor dat De Wielewaal geen verpleegkundige hoefde in te zetten op deze dagopvangweken.
7
Bij de start van het project is middels een enquête de vraag vastgesteld. Met dit als uitgangspunt is de dagbezetting gezet op 16 kinderen per dag, met een bezettingsgraad van 90%. In dit eerste jaar zijn 4 weken zomervakantie en 1 week herfstvakantie gedraaid. In totaal zijn er in die 5 weken 390 (van de 400 dagen) verkocht, dit betekent dus een bezettingsgraad van 97%. Deze dagen werden gevuld door 62 verschillende kinderen. In eerste instantie zijn alleen leerlingen van de school zelf ingeschreven. In een later stadium zijn ook gehandicapte kinderen uit de regio toegelaten. De eerste evaluaties zijn achter de rug en voor alle partijen positief. Ouders zijn erg blij met deze mogelijkheid en kinderen hebben het erg naar hun zin. Ook voor De Wielewaal en de Thuiszorg verloopt het project positief. Daarom is besloten om het project te continueren en er definitief een product van De Wielewaal van te maken. In de komende jaren zal er contact worden opgenomen met andere mytylscholen zodat ook daar het product kan worden aangeboden. Naast het bieden van een leuke vakantiebesteding voor de kinderen had De Wielewaal een nevendoel bij het opzetten van dit project, namelijk het verkrijgen van meer naamsbekendheid en daardoor meer deelnemers aan haar reguliere vakanties. Dat nevendoel is bereikt. Verschillende kinderen die in 2005 aan het project hebben deelgenomen hebben zich aangemeld voor een reguliere Wielewaalvakantie in 2006.
8
Vrijwilligers In totaal gingen er 825 vrijwilligers mee als begeleiders met 74 vakanties en de 5 weken vakantiedagopvang. Daarnaast waren er nog vele andere vrijwilligers die hun hulp aanboden bij werkzaamheden op kantoor, het rijden van de busjes en het koken voor een vakantiegroep. Ook in de inzet van vrijwilligers was de groei terug te vinden. Het totaal aantal ingezette vrijwilligers in 2005 is gestegen met ruim 21% ten opzichte van 2004! Om dit aantal te bereiken is de vrijwilligerswerving een kernactiviteit binnen De Wielewaal. Binding en behoud zijn uiterst belangrijk, zowel voor het aantal vrijwilligers dat meegaat op vakanties als voor de ervaring en kwaliteit. De Wielewaal heeft de volgende wervingsacties uitgevoerd om het beoogde aantal vrijwilligers te verkrijgen: • Bezoek van beurzen om potentiële vrijwilligers te bereiken. • Het plaatsen van advertenties en het benaderen van de pers. • Invoeren van uitgebreide belacties: 1. Alle verpleegkundigen uit het bestand zijn gebeld. Dit zorgde voor een goede opschoning van het bestand, maar ook voor veel positieve reacties. 2. In maart zijn alle Reisleiders en Assistenten gebeld die zich tot op dat moment nog niet hadden ingeschreven. 3. Alle vrijwilligers die in 2004 zijn mee geweest, maar zich nog niet hadden ingeschreven voor 2005, zijn gebeld. Het resultaat was zeer positief. Vrijwilligers reageerden enthousiast op het feit dat ze gebeld werden. Ze gaven regelmatig aan dat ze er nog niet toe gekomen waren, maar zich wel weer wilden aanmelden. Indien mogelijk werden deze vrijwilligers ook direct geplaatst. Tevens bleek het een goede gelegenheid om te spreken met mensen die de vakantie minder positief hadden ervaren en dit niet hadden aangegeven op hun evaluatieformulier. Hierbij ging het slechts om enkele gesprekken, maar in de betreffende gevallen leidde het tot tevreden en opgeluchte vrijwilligers: irritaties en frustraties waren uitgesproken.
9
Verder werd dezelfde werkwijze gehanteerd als in 2004. Geïnteresseerde vrijwilligers kregen binnen een werkdag antwoord op hun vraag en/of de gids toegestuurd. Wanneer De Wielewaal binnen 2 weken geen inschrijving of reactie van hen gekregen had, werden zij opnieuw benaderd met de vraag of zij nog interesse hadden en/of meer informatie nodig hadden. De reacties op deze methode zijn positief: ook hieruit blijkt dat potentiële vrijwilligers er vaak niet toe komen om zich direct in te schrijven. Informatie blijft liggen, terwijl mensen wel geïnteresseerd zijn. Na de reminder van De Wielewaal schrijven vrijwilligers zich of direct in, of ze geven aan waarom ze toch niet met De Wielewaal meegaan. De website is een goed medium voor de werving. Zoals verderop in het verslag vermeld, is het aantal sessies per maand hoog. De bezettingsgraad van de vakanties was dit jaar opvallend goed en al in een vroeg stadium bereikt. Voor het eerst sinds ruim 10 jaar was al op 1 juli op iedere vakantie een verpleegkundige ingeschreven. Ook is slechts 1 vakantie onderbezet weggegaan met vrijwilligers, terwijl de ‘grote’ vakanties (met 12 of meer vakantiegangers) 2 extra vrijwilligers mee hebben gekregen om de zorgzwaarte en intensiteit van de vakantie iets te verminderen. De Wielewaal is trots op dit behaalde resultaat. Binding Naast de werving van vrijwilligers is binding een ander speerpunt van De Wielewaal. Dit jaar was 63% van de vrijwilligers meerderejaars, dat percentage is gelijk gebleven aan 2004. Dit is een prachtig resultaat. De Wielewaal had als doelstelling om 70% meerderejaars vrijwilligers te hebben in 2005. Omdat er prioriteit is gegeven aan de groei is dit niet reëel. De Wielewaal blijft ernaar streven om op termijn 70% meerderejaars vrijwilligers te hebben. Tijdens de jaren van grote groei (15%) is zij echter tevreden met het gelijk houden van het percentage meerderejaars vrijwilligers. Wanneer de groei weer geleidelijker gaat verlopen (7-8% per jaar) zal het streven zijn om het percentage meerderejaars vrijwilligers te verhogen.
10
Acties in 2005 in het kader van behoud en binding van vrijwilligers: • Het uitbrengen van een digitale maandelijkse nieuwsbrief, waarin vrijwilligers op de hoogte worden gebracht van de stand van zaken, nieuwtjes enz. • Het vervangen van de terugkomdag door een eindfeest. Het bleek dat vrijwilligers vooral behoefte hadden aan een reünieachtige sfeer en dit werd geboden in de vorm van een feest, waarbij er mogelijkheid was tot overnachten. Dit feest was een groot succes. • Het uitbrengen van de nieuwe RAP-handleiding. In deze handleiding is veel concreter ingegaan op de verwachtingen die De Wielewaal heeft ten aanzien van de reisleiding, maar ook is duidelijk omschreven wat de reisleiding en de vrijwilligers van De Wielewaal mogen verwachten. Ook zijn alle protocollen herzien en nieuwe protocollen toegevoegd. De nieuwe handleiding is een handzaam en goed leesbaar document dat met name door de vrijwilligers die al jaren met ons meegaan enorm positief is gewaardeerd. Juist deze ervaren groep zijn vrijwilligers die we niet kunnen missen. Vrijwilligers hebben aangegeven dat de nieuwe handleiding een duidelijk zichtbaar resultaat is van de professionaliseringsslag waar De Wielewaal de afgelopen 2 jaar mee bezig is geweest. • Het opzetten van een trainingsweekend speciaal voor 1e jaars Reisleiders, Assistenten en Plegen. Dit weekend zal in mei 2006 gehouden worden en tijdens dit weekend zal uitgebreid worden ingegaan op de aspecten die nodig zijn om op een goede manier een vakantie te leiden. Vrijwilligers reageren hierop enthousiast en het zorgt ervoor dat de drempel om in de reisleiding mee te gaan aanzienlijk is verlaagd. Tegelijkertijd wordt de kwaliteit van de aankomende reisleiding door deze training verhoogd. Het gevoel van betrokkenheid en binding werd in 2005 duidelijk zichtbaar doordat vrijwilligers het initiatief namen om geld in te zamelen voor De Wielewaal. 26 vrijwilligers liepen de Kennedymars in Sittard: 80 km binnen 24 uur. Hiervan liepen 13 vrijwilligers hem zelfs uit! In totaal werd er meer dan 1500 kilometer gelopen. Ook liep een vrijwilliger mee met de Nijmeegse Vierdaagse om geld in te zamelen. In totaal werd er ruim € 8.500 bij elkaar gelopen!
In het kader van hun 55- jarig bestaan, organiseerde de NSGK een picknick voor gezinnen met een gehandicapt kind. Hierbij was hulp nodig van vrijwilligers om alles optimaal te laten verlopen. De ingezette vrijwilligers waren afkomstig uit het bestand van De Wielewaal. Na de oproep op de site, moesten we binnen de kortste keren vrijwilligers teleurstellen omdat we al genoeg vrijwilligers bij elkaar hadden. Dit weerspiegelt het enthousiasme, de gedrevenheid en de betrokkenheid van onze vrijwilligers. De dag in de Efteling was gezellig en volgens onze vrijwilligers zeker voor herhaling vatbaar. 11
Interne organisatie In 2003 is besloten om met een halve FTE minder te gaan werken. Tot halverwege 2005 bleek dit mogelijk te zijn. Door de toename van het aantal vakanties en vakantiegangers werd de werkbelasting voor de medewerkers steeds vaker te groot. Daarom is voor 2006 besloten om de personeelsformatie uit te breiden. Van de staffunctionarissen wordt veel verwacht, zeker in een sterk groeiende organisatie als De Wielewaal op het moment is. Efficiëntie en een goede communicatie zijn noodzakelijk om een kwalitatief goed product te leveren. Intern is de taakverdeling aangepast om een optimale inzet van medewerkers mogelijk te maken. Van 1 februari tot eind september liep Elke Stienissen stage bij De Wielewaal. Zij heeft zich vooral bezig gehouden met de instructiedagen en heeft tijdens het seizoen een activiteit georganiseerd waarmee zij de binnenlandvakanties heeft bezocht. Dit was een groot succes. In het bestuur werd afscheid genomen van de voorzitter, Jack van Emden. De voorzittershamer is overgenomen door Suzanne Sweerman. Tevens nam de secretaris, Elke de Jong, afscheid. Voor haar werd een opvolger gevonden in de persoon van Frank van den Berg, net als Elke de Jong een ervaren vrijwilliger van De Wielewaal. Zowel Elke als Jack hebben De Wielewaal door een roerige periode heen geholpen. Ook de termijnen van Tine Kouwenhoven zitten erop. Tine zat in het bestuur als ‘ouder van’ en De Wielewaal vindt het belangrijk dat de groep vakantiegangers ook in het bestuur vertegenwoordigd blijft. Helaas is het tot nu toe nog niet gelukt om een goede opvolger voor Tine te vinden. Eén van de speerpunten van De Wielewaal is om een slagvaardige en transparante organisatie te zijn. In 2005 is dit ook goed gelukt. Naar de diverse stakeholders wordt duidelijk gemaakt wat het beleid en doelstellingen van De Wielewaal zijn en hoe we dit willen bereiken. Ook wordt hier regelmatig verslag van gedaan. De Wielewaal bleek ook dit jaar weer slagvaardig. De ingezette groei werd voortgezet en de organisatie was ook dit jaar weer in staat om op een goede manier in te spelen op de vraag van de vakantiegangers. Vakanties werden geannuleerd wanneer hier geen vraag naar was en er werden extra vakanties georganiseerd wanneer bleek dat de vraag aanzienlijk groter was dan het aanbod.
12
Dit zorgde ervoor dat het programma aan het eind van het seizoen er aanzienlijk anders uitziet dan bij de presentatie ervan. Door de huidige communicatiemiddelen is het gelukkig mogelijk om alle betrokkenen op een snelle manier daarover te informeren. Naamsbekendheid Naamsbekendheid is voor De Wielewaal een belangrijk speerpunt. De Wielewaal wil groeien, maar dat betekent dat zij bekender moet worden bij de vakantiegangers. Tegelijkertijd moeten er ook extra vrijwilligers geworven worden. Daarom is het afgelopen jaar veel tijd besteed aan het benaderen van de media. De Wielewaal heeft in een groot aantal regionale kranten gestaan (16!) en is 2 keer op de regionale radio geweest. Ook is De Wielewaal gefilmd bij het vertrek van een groep op Schiphol. Dit is uitgezonden door de NCRV in het programma ‘Hello, Goodbye’. De Wielewaal heeft veel publiciteit gezocht en gekregen rondom het project vakantieopvang op de mytylschool. Op de laatste dag van het jaar heeft De Wielewaal in 7 regionale kranten gestaan met een paginagroot artikel. Dit artikel lag bij de perscombinatie al 1,5 (!) jaar op de plank en werd nu plotseling geplaatst. Voor De Wielewaal een gunstig moment omdat wij in december intensief bezig zijn met het werven van vrijwilligers. Tegelijkertijd geeft het aan hoe moeilijk het is om media-aandacht te sturen. Dit jaar heeft De Wielewaal een ambassadeur kunnen benoemen: Marcel Kuijer. Vooral bij de kinderen en jongeren is hij een bekend persoon. Hij is namelijk de presentator van Smart Kidz, een programma dat dagelijks wordt uitgezonden door de AVRO. Tevens is hij producent van een aantal andere programma’s. Marcel is betrokken bij het werk van De Wielewaal en wil graag zijn tijd besteden om ervoor te zorgen dat het werk van De Wielewaal voortgang kan vinden. De Wielewaal zal vooral gebruik maken van zijn netwerk. Zijn aanwezigheid bij onze activiteiten is van betekenis voor onze naamsbekendheid. Marcel is in 2005 al aanwezig geweest bij het eindfeest van de vakantiedagopvang en dit was een groot succes.
Marcel Kuijer, ambassadeur van De Wielewaal
Opnames voor ‘Hello Goodbye’
13
Intern proces Ook dit jaar werd het vakantieaanbod uitgebracht in een eigen gids. Eind 2004 was al duidelijk welke voordelen het vroegtijdige uitbrengen van de gids voor ons had. Voordelen waren: • Piekbelasting van inschrijving werd gespreid over het seizoen, hierdoor kwam er geen achterstand in de verwerking van de formulieren. • Bezettingsgraad van de vakanties was veel beter te volgen dan in 2004. Hierdoor was het mogelijk om tijdig nieuwe vakanties te organiseren en vakanties of plekken te annuleren. Met name de inschrijvingen kwamen veel gelijkmatiger binnen, waardoor deze ook in een korte tijd afgehandeld en bevestigd konden worden. Dit is zeer prettig voor zowel het kantoorpersoneel als voor de vakantiegangers, die snel weten waar ze aan toe zijn. De interne doelstelling is om een vakantieganger een bevestiging te sturen binnen 3 weken nadat het formulier bij ons binnen is. In deze tijd is het formulier dan ook gescreend door het medisch team. Uitzonderingen hierop zijn de incidentele gevallen waarin het medisch team extra informatie nodig heeft over een vakantieganger, voordat zij toestemming kan geven. De afgesproken interne doelstellingen werden ook behaald. Ook voor vrijwilligers is een snelle reactie en afhandeling van groot belang. Afgelopen jaar werd e-mail op dezelfde dag beantwoord en konden alle personeelsleden vrijwilligers direct plaatsen. Dit zorgt ervoor dat direct aan een vrijwilliger kan worden verteld waar hij/zij naar toe kan. Vrijwilligers reageren hier zeer enthousiast op. Zowel nieuwe als ervaren vrijwilligers geven aan dat hun enthousiasme vergroot is door onze snelle reactie. Website In eerdere jaren was al gebleken hoe belangrijk de website is als communicatiemedium. De website blijkt zeer goed bezocht en wordt ook hoog gewaardeerd door vrijwilligers en vakantiegangers. Wanneer er oproepen werden geplaatst, voor bijv. extra vrijwilligers, bleek door de snelle reacties hoe vaak er op de website wordt gekeken. Nieuw dit jaar is de maandelijkse verzending van een digitale nieuwsbrief naar vrijwilligers, waarin nieuwtjes, oproepen en vakantie-ervaringen worden geplaatst.
14
Het aantal sessies op de website is in 2005 aanzienlijk gestegen ten opzichte van 2004. Bovendien is zichtbaar dat gedurende het jaar het aantal sessies stijgt vanaf de instructiedagen in juni. Tijdens de hoogseizoenmaanden en vlak er na bezoeken vakantiegangers en vrijwilligers het vaakst de website. De pieken in het aantal opgevraagde files en de hoeveelheid digitale informatie die van de server wordt gehaald, zijn te herleiden naar twee momenten waarop extra veel nieuwe informatie op de website stond: de invoering van de mogelijkheid om in te loggen op de eigen vakantie en het uitkomen van het nieuwe vakantieprogramma.
Website bezoek
De website werd vaak gebruikt voor vakantiebelevenissen, verslagen van de instructiedagen, foto’s enz. De Wielewaal ziet de website als een visitekaartje van de organisatie en dat zorgt ervoor dat het actueel houden van de website een hoge prioriteit heeft.
15
Automatisering De afgelopen jaren heeft de automatisering en de ontwikkeling ervan een belangrijke plaats ingenomen binnen De Wielewaal. Inmiddels zijn we in de (voorlopig) afrondende fase terecht gekomen. Het afgelopen jaar is er intensief gewerkt aan het optimaliseren van de database. De database bleek niet toereikend voor de nieuwe activiteit van De Wielewaal: vakantiedagopvang. Inschrijving van kinderen per dag bleek iets heel anders te zijn dan inschrijving voor een vakantie: 20 facturen uitdraaien voor 20 dagen opvang is niet wenselijk. Daarom wordt op het moment gewerkt aan een nieuwe module bij de huidige database. De oplevering hiervan zal begin 2006 zijn. Met het toevoegen van deze module is de database een uitgekristalliseerd product. Al sinds 2003 werd gesproken over de mogelijkheid van het boeken via internet en de website. In 2004 is besloten om dit nog niet uit te voeren omdat de interne organisatie hier nog niet klaar voor was. Inmiddels is gebleken dat het qua interne organisatie mogelijk is en is besloten om dit onderdeel toch uit te voeren. De verwachting is dat dit vanaf voorjaar 2006 mogelijk is. Een belangrijke mijlpaal in 2005 was het automatisch inloggen voor vakantiegangers en vrijwilligers. Vanaf het moment van definitieve bevestiging is het mogelijk om je eigen vakantie te ‘volgen’. Je kunt zien hoeveel vrijwilligers je vakantie nog nodig heeft en hoeveel vakantiegangers er al geplaatst zijn. Ook wordt op deze manier de laatste vakantieinformatie gegeven, bijv. over vertrektijden. De reisleiding kan vanaf het begin kijken hoe het zit met de bezettingsgraad van de vrijwilligers en vakantiegangers. Sinds aanvang, juni 2005, is ruim 11.500 keer ingelogd, waarvan ongeveer 1.400 keer door vakantiegangers. Door de aanschaf van een nieuw kopieerapparaat is het mogelijk om documenten te scannen en hier direct een Pdf-bestand van te maken. Met deze mogelijkheid leek het logisch om de hele papierstroom digitaal te maken en aan de database te koppelen. Tot op heden worden alle inschrijfformulieren gekopieerd en naar de reisleiding van de vakantie gestuurd. Vanaf 2006 zal dat niet meer gebeuren en kan de betreffende reisleiding de formulieren openen via de database. Dit betekent ook dat de reisleiding zich beter kan voorbereiden op de vakantie. Op het moment dat een boeking van een vakantieganger definitief wordt heeft de reisleiding al toegang tot het formulier. Tevens scheelt dit veel in de portokosten en is het scannen minder arbeidsintensief.
16
Kwaliteitszorg Voor De Wielewaal is een hoge kwaliteit van de vakanties erg belangrijk. Naast het feit dat er gebruik gemaakt moet worden van goede accommodaties, vervoer en dat duidelijk moet zijn wat voor reis je koopt, is het uiterst belangrijk dat er goed gekwalificeerde vrijwilligers mee op vakantie gaan. De zorg moet op een goede manier overgenomen worden vanuit de thuissituatie. Ouders/ verzorgers en vakantiegangers moeten het volste vertrouwen hebben in De Wielewaal om een reis met ons te maken. De bewaking en verhoging van kwaliteit heeft dan ook onze volle aandacht. Aan deze kwaliteit wordt op vele manieren gewerkt. De Wielewaal is aangesloten bij de ANVR, SGR en de NBAV. Om hierbij aangesloten te zijn moet de organisatie voldoen aan een groot aantal kwaliteitseisen. Om lid te zijn van de NBAV moet een organisatie voldoen aan de eisen van het kwaliteitskeurmerk. Deze eisen sluiten sterk aan die de ANVR stelt aan kwaliteit en vakanties. De Wielewaal voldoet aan deze eisen. De NBAV heeft als doel om de vakantiemogelijkheden van mensen met een functiebeperking te bevorderen, verruimen en te verbeteren. Door lid te zijn van de branchevereniging is het voor De Wielewaal mogelijk om een actieve rol te spelen in de ontwikkelingen die van belang zijn voor onze doelgroep en om snel in te spelen op actuele zaken. Door het bundelen van krachten kan er meer bereikt worden voor de doelgroep. Met ingang van 1 januari 2005 is de directeur lid van het bestuur van de NBAV, in de functie van penningmeester en vice-voorzitter. Voor de toekomst kent De Wielewaal een groeiscenario. In 2005 is het aantal vakantiegangers met 15 % gestegen en ook voor 2006 wordt er uitgegaan van een stijging van 15%. Uitgangspunt hierbij is dat er geen concessies worden gedaan aan de kennis en kwaliteit van onze vrijwilligers en reisleiding! Om te weten of onze vakanties kwalitatief voldoen, sturen wij evaluatieformulieren naar onze vakantiegangers en vrijwilligers. De respons hierop was dit jaar: 31% voor vakantiegangers en 31% voor de vrijwilligers. Op de volgende pagina vindt u een samenvatting van de belangrijkste punten uit de evaluaties.
17
Vakantieprijzen (door vakantiegangers) 53% vindt de vakantieprijs redelijk, 47 % vindt de prijs hoog. Hierbij is dan wel direct de kanttekening dat de prijs logisch is door de 1 op 1 begeleiding, maar dat er vaak hulp van derden (ouders, familie en kennissen) voor nodig is om het bedrag bij elkaar te krijgen. Hierbij valt op dat er een verschuiving is ten opzichte van voorgaande jaren. Het percentage dat de prijs hoog vindt daalt. Dit komt overeen met het feit dat de prijzen gedurende 3 jaar niet zijn verhoogd en er tevens is gezocht naar goedkopere accommodaties en vakantiemogelijkheden. Opvallend is het verschil tussen de verschillende doelgroepen van De Wielewaal. Vakantiegangers met een Lichamelijke handicap, of zij die naar het buitenland gaan, vinden de prijzen hoog. Meervoudig Complex Gehandicapten en de vakantiegangers met ADHD vinden de prijs redelijk. Voor de ADHD- groep zou de verklaring kunnen liggen in het feit dat een deel van deze groep de vakantie (deels) betaalt vanuit het Persoonsgebonden Budget. Voor het grootste deel van onze vakantiegangers met een meervoudig complexe handicap geldt dit echter niet. Het is onduidelijk waar dit verschil in ervaring vandaan komt. Vakantie-aanbod (door vakantiegangers) 93,4% vindt het aanbod van De Wielewaal voldoende of goed, 6,6% vind het vakantieaanbod matig. Hierbij is opvallend dat dit percentage afwijkend is voor de groep ADHD, hiervan vindt ruim 13,6% het vakantieaanbod matig. Dit verschil kan verklaard worden door het feit dat het aantal plaatsen voor ADHD in 2005 niet toereikend was voor de vraag. Het vakantieaanbod voor ADHD besloeg slechts 10% van het totale aanbod van De Wielewaal. Al in een vroeg stadium zaten de meeste vakanties voor ADHD volgeboekt, waardoor de keuze nog verder beperkt werd. In 2006 is het aanbod in volume uitgebreid en tevens is er gezocht naar nieuwe bestemmingen en spreiding door het jaar (voorjaar, zomer en herfstvakantie). Zwaarte van vakanties (voor vrijwilligers) 70% van de vrijwilligers vindt de vakantie licht (14,2%) of te doen (56%), 30% vindt de vakanties pittig of zwaar. Hierbij zijn er aanzienlijke verschillen tussen de doelgroepen. De MCG-vakanties worden aanzienlijk zwaarder ervaren dan het gemiddelde (43% vindt deze pittig of zwaar, slechts 6% licht), maar ook de ADHD-vakanties worden als pittig ervaren. Hierbij gaat het dan niet om de fysieke belasting van tillen en verzorging, maar met name om de gedragsproblemen en de continue alertheid die noodzakelijk is. Vakantiesfeer (vakantiegangers en vrijwilligers) Opvallend is dat de cijfers voor vakantiegangers en vrijwilligers overeen komen. 98% vindt de sfeer in de vakantie goed of voldoende. Ook het functioneren van de reisleiding wordt in 95% als goed of voldoende beoordeeld. De evaluaties waarin de vakantiesfeer en het functioneren van de reisleiding negatiever werden beoordeeld zijn in een beperkt aantal vakanties. Vanuit deze vakanties kwamen ook de klachten voort (zie pag. 19).
18
De Wielewaal kent een klachtenprocedure. Dit jaar zijn er 3 schriftelijke klachten binnengekomen op kantoor. Alle 3 de klachten zijn afgehandeld naar tevredenheid van beide partijen. Tenslotte blijkt ook de website een goed medium te zijn om informatie te verkrijgen over ons product en de kwaliteit hiervan. Op de site staat iedere maand een poll, waarop een goede respons is. Zo zijn er vragen gesteld over de volledigheid van het vakantieprogramma en suggesties hierop, over de informatie op de website enz.
19
Financiële situatie en fondsenwerving Ook financieel gezien was 2005 voor De Wielewaal een goed jaar. Door het groeien van de organisatie ontstaat er ook een zeker risico dat de begrote omzet niet wordt gehaald. In 2005 is het gelukkig goed gelukt. De Wielewaal heeft de afgelopen jaren aangetoond dat zij een gezond groeiend bedrijf is met een goede financiële positie. Het uitgangspunt blijft dat De Wielewaal vakanties zo betaalbaar mogelijk wil houden voor de doelgroep. Dit doet zij door zeer efficiënt te werken. De afgelopen jaren is de groei van 32% bereikt met een kleinere formatie dan in 2003. De Wielewaal heeft als uiteindelijke doel dat alle meerkosten vergoed worden, zodat de vakantieganger een ‘gewone’, marktconforme prijs betaalt. Onder meerkosten verstaat De Wielewaal alle kosten die gerelateerd zijn aan de handicap. Hierbij valt te denken aan de kosten van de aangepaste accommodatie en vervoer, de inzet, scholing en werving van vrijwilligers. In dit kader streeft De Wielewaal naar een marktconforme prijs: dit houdt in dat de vakantieganger een prijs betaalt die gelijk is aan de prijs die een reiziger zonder handicap betaalt. Voor een volledige omschrijving en onderbouwing van de meerkosten en marktconforme prijs, kunt u de notitie meerkosten opvragen. In 2005 heeft De Wielewaal de eerste stappen in deze richting gezet, onder andere dankzij sponsoring. Dit heeft tot effect dat de prijzen voor 2006 voor het 3e opeenvolgende jaar niet zijn verhoogd. De komende jaren zullen verschillende acties worden ondernomen om geleidelijk te komen tot een marktconforme prijs. Het streven is om ieder jaar 5% extra van de meerkosten te werven. In de begroting van 2005 is uitgegaan van een dekking van de meerkosten van 20%, voor 2006 wordt uitgegaan van 25%. Uiteindelijk wil De Wielewaal komen tot een dekking van 55%. Om dit te bereiken zijn verschillende initiatieven genomen. Eén daarvan is dat De Wielewaal deelneemt aan het pilotproject Earned Incomes, een initiatief van het VSB-fonds. Het idee is dat De Wielewaal kritisch kijkt of zij zelf, naast de bijdragen van de vakantiegangers, nog op een andere manier inkomsten kan verwerven. Dit project loopt gedurende 2006, dus in het volgende jaar zult u meer lezen over de resultaten van dit project. De Wielewaal is in 2004 begonnen met WielewaalTelefonie. Door gebruik te maken van deze telefoonaanbieder werd een korting verkregen die gedoneerd kon worden aan het goede doel (in dit geval De Wielewaal.) Inmiddels is dit product verder gegaan onder de naam Carey. Helaas is het De Wielewaal nog niet gelukt om haar doelgroep enthousiast te krijgen voor donaties via deze weg. Het resultaat blijft achter bij de eerste verwachtingen.
20
In 2005 is Carey Mobiel geïntroduceerd. De verwachting is dat dit product beter aan zal sluiten bij onze achterban: een groot deel van onze vrijwilligers zijn jongeren en studenten, die allen in bezit zijn van een mobiele telefoon. De hoop is dan ook dat de inkomsten via deze manier van donaties zal toenemen. De volledige financiële verantwoording vindt u terug in de jaarrekening.
De vakanties zijn mogelijk gemaakt door alle donateurs en onderstaande fondsen en bedrijven. Connexxion Deen Hobu De Kameleon Enixé Europcar Johanna Kinderfonds KF Heinfonds Marion Reizen Martinair Mytylschool De Trappenberg Nationaal Revalidatie Fonds Nederlandse Stichting voor het Gehandicapte Kind Niet nader te noemen Fonds ROC Midden Brabant Skan-fonds Sponsors van de Kennedymars Stichting De Boom
Stichting De Ziekenfondsbode Stichting Kaleidoskoop Stichting Kinderpostzegels Nederland Stichting Rotterdams Kinderrevalidatie Fonds Adriaanstichting Thérèse Drucker Stichting Univé VakantieXpert Ellen Slot Van Dam van Os Stichting Van de Pol Reclame VSBfonds Weeshuis der Doopsgezinden Woonmaatschappij Maasland Zuidam & Uithof
21
Overzicht vakanties 2005 Binnenland
17 jaar en ouder
Nederland
LG
MCG
Ommen
34 (36)
42 (45)
De Lutte
20 (20)
20 (20)
Vinkega
14 (15)
24 (30)
Bergeijk
14 (15)
30 (30)
Epen
23 (24)
20 (24)
Bennekom
15 (15)
12 (15)
Amsterdam
6 (6)
Texel
16 (16)
8 (8)
Terschelling
20 (20)
20 (20)
Oostvoorne
7 (8)
7 (8)
6-17 jaar
ADHD
combi
ADHD
18 (0) 0 (10)
10 (10)
Westkapelle
LG/MCG
9 (10)
Dronten
12 (20)
Mierlo
13 (24)
12 (10)
Ermelo
25 (20)
Boxtel
36 (24) 10 (10)
Giethoorn Zeilen
10 (0)
Dieden
7 (0) 169 (175) 193 (210)
Totaal
10 (10)
18 (0)
34 (64)
90 (54)
390 (400)
Dagopvangdagen Huizen
Het eerstgenoemde getal geeft het aantal plaatsen aan dat daadwerkelijk is verkocht. Het getal tussen haakjes is het geplande aantal plaatsen voor vakantiegangers. LG: MCG: ADHD: Combi:
lichamelijk gehandicapt meervoudig complex gehandicapt ADHD, PDD-NOS en Autisme combivakanties zijn voor verschillende soorten handicaps en leeftijden
22
Overzicht vakanties 2005 Buitenland 17 jaar en ouder
Buitenland
LG
MCG
Rudbol (Karlum)
ADHD
6-17 jaar combi
8 (8)
Tecklenburg
10 (10)
Lultzhausen
7 (8)
9 (10)
Au
16 (16)
Mallorca
29 (20)
Kos
8 (8)
Malta
0 (8)
Umag
4 (8)
Vendée/Disney
5 (6)
Vendée
0 (12)
Port Grimaud
12 (14) 6 (8)
Tenerife Deinze (Maldegem)
6 (6)
Boedapest
6 (8)
Barcelona
5 (8)
Praag
9 (10)
Oxford
7 (10) 12 (10)
Londen (kerst) Aruba
4 (8)
Canada
4 (8)
Zuid-Afrika
4 (8) 14 (16)
Hittisau La Plagne
4 (6)
Ramzova
9 (10)
Disney/Parijs
14 (0)
Dagtrip Movie Park Duitsland
14 (0)
Totaal
79 (116)
9 (10)
8 (8) 23
130 (110)
LG/MCG
ADHD
Stichting De Wielewaal Stadhouderslaan 29 3583 JB Utrecht Tel.: 030-2522153 Fax: 030-2520884 Email:
[email protected] www.wielewaal.nl 24
