Graduan SPACE ke sistem ADVANCE Rekod Pelajar Baru

KANDUNGAN

MUKASURAT

1.0

UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

1

1.1

PENDAHULUAN

1

1.2

AKTIVITI UNIT 1.2.1 Penyenggaraan dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Perpustakaan 1.2.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan 1.2.1.1.1 Modul Sistem 1.2.1.1.2 Modul Web (INFOLAN2) 1.2.1.1.3 Modul Perolehan

1 1

1.2.2

1 3 3 3

Muatnaik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan SPACE ke sistem ADVANCE 1.2.2.1 Rekod Pelajar Baru 1.2.2.2 Rekod Graduan

5 5 6

1.2.3

Housekeeping

7

1.2.4

Pusat Sumber Fakulti Alam Bina

7

1.2.5

Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan 1.2.5.1 Sistem Aduan Masalah Aplikasi (161.139.39.228) 1.2.5.2 Data Bridge dan Perisian Penghubung Data

8 8 9

1.3

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 1.3.1 Sistem Inventori Koleksi 1.3.2 Kaedah Melakukan Back-up Data Sistem ADVANCE 1.3.3 Latihan Mewujudkan Fail Interface Pelajar Baru

9 9 9 9

2.0

UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER

10

2.1

PENDAHULUAN

10

2.2

AKTIVITI UNIT 2.2.1 Perolehan Perkakasan Komputer 2.2.2 Penyenggaraan Perkakasan Komputer 2.2.3 Pelupusan Perkakasan Komputer

10 10 11 13

2.3

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 2.3.1 Maklumbalas Status Perolehan 2.3.2 Pengedaran Lejer Perbelanjaan Secara Bulanan Mengikut Vot 2.3.3 Semakan Spesifikasi Pada Borang BEN/UPB/003

15 15 15 15

3.0

UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER

16

3.1

PENDAHULUAN

16

3.2

AKTIVITI UNIT 3.2.1 Memantau dan Menyenggara Server PSZ Termasuk Sistem Pengoperasian, Perisian dan Perkakasan (UNIX Based dan Windows Based) 3.2.1.1 Masalah Sistem/Aplikasi 3.2.1.1.1 Geoweb – OPAC 3.2.1.1.2 Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server Smartdb 3.2.1.1.3 Emel

16 16 16 16 17 17

KANDUNGAN

MUKASURAT 3.2.1.1.4 3.2.1.1.5

Proxy Server Staf Proxy Server Pelajar

17 17

3.2.1.2 Masalah Perkakasan 3.2.1.2.1 Server OPAC 3.2.1.2.2 Server Adlis 3.2.1.2.3 Server CCTV

18 18 18 18

3.2.1.3 Instalasi Baru 3.2.1.3.1 Server Proxy Pelajar 3.2.1.3.2 Server Anti Virus Staf

18 18 19

Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ Termasuk Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah berkaitan Rangkaian PSZ 3.2.2.1 Nod Rangkaian 3.2.2.2 Wireless Network 3.2.2.3 Peralihan Rangkaian PSZ 3.2.2.4 Masalah Rangkaian 3.2.2.4.1Internet/Intranet 3.2.2.4.2 Sistem PSZ 3.2.2.4.3 Pangkalan data yang dilanggan PSZ

20 20 21 21 21 21 22 23

3.2.3

Memantau dan Menyenggara Sistem Perakam Waktu

24

3.2.4

Pengujian dan Pelaksaanaan Portal PSZ

24

3.2.5

Penyenggaraan Perisian/Perkakasan 3.2.5.1 Proxy Server 3.2.5.2 Sistem Emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus 3.2.5.3 Cleaning Tape Drive 3.2.5.4 Service Pack dan Patches 3.2.5.5 TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan Server Protect

25 25 25 26 27 27

3.2.6

Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ

27

3.2.2

3.3

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 3.3.1 Network Monitoring Tools 3.3.2 Disaster Recovery Plan (DRP)

28 28 28

4.0

UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA

29

4.1

PENDAHULUAN

29

4.2

AKTIVITI UNIT 4.2.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan 4.2.1.1 Modul Meja Rujukan 4.2.1.2 Modul Kelas Kemahiran 4.2.1.3 Modul Pengesan Pelawat 4.2.1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat 4.2.1.5 Modul Forum Akademik 4.2.1.6 Modul Media Streaming 4.2.1.7 Modul E-Dagang (E-Commerce) 4.2.1.7.1 Isu-isu Berbangkit 4.2.1.7.2 Mastercard Internet Gateway System (MIGS) 4.2.1.7.3 Transaksi e-Commerce MIGS 4.2.1.7.4 Mastercard SecureCode

29 29 29 30 30 31 31 31 31 31 32 32 34

KANDUNGAN

MUKASURAT 4.2.1.7.5 Pemerhatian Pembayaran Elektronik 4.2.1.7.6 Perbincangan di ITC, UTM KL

34 34

4.2.2

MASALAH

35

4.2.3

PENAMBAHBAIKAN

35

4.2.4

KESIMPULAN MIGS

36

4.3

LAPORAN MASALAH SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN 4.3.1 Change Request 4.3.2 Problem Report

36 37 37

4.4

PENAMBAHBAIKAN SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN 4.4.1 Imej 4.4.2 Promosi 4.4.3 Perancangan Penambahbaikan 4.4.4 Manual Penggunaan Aplikasi

37 37 38 38 38

4.5

SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN 4.5.1 Laporan Masalah CyberDocs 4.5.2 Masalah 4.5.3 Statistik Dokumen

38 38 39 40

4. 6

PENAMBAHBAIKAN 4.6.1 Kemaskini Dokumen 4.6.2 Format Keselamatan

41 41 41

4.7

HOUSEKEEPING

41

4.8

KEPERLUAN APLIKASI BARU

42

4.9

LATIHAN

43

4.10

KURSUS 4.10.1 Kekangan Dalam Melaksanakan Tugas 4.10.1.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi 4.10.1.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi 4.10.1.3 Kurang Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia

43 43 43 44 44

4.11

PENAMBAHBAIKAN 4.11.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi 4.11.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi 4.11.3 Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia

44 44 44 44

5.0

KURSUS/BENGKEL/LATIHAN/SEMINAR/PERSIDANGAN YANG DIHADIRI OLEH STAF DI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI

45

6.0

LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI 6.1 Pindaan Borang Pendaftaran / Kemaskini Akses ke Sistem PSZ, PSZ 1.11 6.2 Menyemak dan Mengemaskini Senarai Tugas PmP(BA) 6.3 Kemaskini Laman Web Unit 6.4 Semakan Kepada Lesen Penggunaan Sistem ADVANCE 6.5 Projek Naiktaraf Penggunaan Sistem Pengoperasian Windows 2000 6.6 Pemasangan Kabel USB 6.7 Instalasi Perisian Pengakuan Penggunaan Komputer 6.8 Projek Penyelarasan Penggunaan Aplikasi

48 48 48 48 48 48 49 49 49

SENARAI RAJAH

MUKASURAT

Rajah 1: Statistik Penerimaan Laporan Permasalahan/ Keperluan INFOLAN2 Bagi 2005

2

Rajah 2: Statistik Mengikut Modul bagi 2005

2

Rajah 3: Statistik Penyenggaraan Permasalahan INFOLAN2 2005

4

Rajah 4: Laporan Masalah Dalam Perhatian JBA dan Vendor

5

Rajah 5: Jumlah Perbelanjaan Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) Mengikut Vot Tahun 2005

10

Rajah 6 : Jumlah Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun 2005

13

SENARAI JADUAL

MUKASURAT

Jadual 1 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Julai 2005

5

Jadual 2 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Nov. 2005

6

Jadual 3 : Statistik Muatnaik Rekod Graduan 2005

7

Jadual 4 : Statistik Global Change pada 2005

7

Jadual 5 : Perolehan/Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Vot Tahun 2005

11

Jadual 6 : Jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) Tahun 2005

12

Jadual 7 : Perkakasan Komputer Yang Dilupuskan Tahun 2005

14

Jadual 8 : Senarai Masalah Server Yang Dilaporkan Bagi Tempoh Januari – Disember 2005

20

Jadual 9 : Statistik Masalah Rangkaian Yang Dilaporkan

22

Jadual 10 : Statistik Masalah Akses Ke Sistem PSZ

23

Jadual 11 : Masalah Berkaitan Akses Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ

23

Jadual 12 : Statistik Masalah Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) 3.0

24

Jadual 13 : Naiktaraf, Pembaharuan Lesen Perisian MDaemon dan Antivirus MDaemon

25

Jadual 14 : Aktiviti Dilakukan Bagi Sistem Emel Sepanjang 2005

26

Jadual 15 : Laporan Masalah Dari SAMA

36

Jadual 16 : Permohonan Change Request

37

Jadual 17: Jumlah Problem Report

37

Jadual 18 : Laporan Masalah Aplikasi CyberDocs/Document Management

39

Jadual 19 : Jumlah Dokumen Dalam Aplikasi Cyberdocs Sehingga 31/12/2005

40

Jadual 20 : Housekeeping

41

Jadual 21(i) –(iii): Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005

45

1.0

UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

1.1

PENDAHULUAN Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas Sistem Bersepadu ADVANCE Integrated Library System di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) Skudai, PSZ Kuala Lumpur, Pusat Sumber Loji Pandu, FKKKSA dan Pusat Sumber FAB serta agensi lain UTM iaitu BATC. Sistem ADVANCE yang menjadi komponen penting di PSZ bukan saja kepada staf PSZ yang sentiasa berusaha untuk memastikan keperluan maklumat pengguna PSZ sentiasa dipenuhi di dalam menyokong proses pengajaran dan pembelajaran di UTM tetapi juga kepada pengguna PSZ ketika mengakses setiap bahan dan maklumat yang telah siap diproses dari koleksi PSZ yang terdiri daripada pelbagai format.

1.2

AKTIVITI UNIT 1.2.1

Penyenggaraan Perpustakaan

dan

Penambahbaikan

Sistem

Pengurusan

1.2.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan Sepanjang 2005 sebanyak 144 laporan masalah telah diterima oleh unit ini (rujuk rajah 1). Laporan yang tertinggi diterima adalah pada bulan Mac 2005 iaitu sebanyak 28 laporan diikuti 15 laporan pada bulan Januari, 12 laporan pada bulan Februari, September serta Oktober, 11 laporan diterima pada bulan April, Julai dan Ogos, 9 laporan pada bulan Jun, 8 laporan pada bulan Disember dan 5 laporan pada bulan November.

Maklumat jumlah laporan mengikut modul diperincikan

seperti dalam rajah 2.

1

Rajah 1: Statistik Penerimaan Laporan Permasalahan/ Keperluan INFOLAN2 Bagi 2005 28

30 25 20 15

15 12

11

10

10

11

9

11

12

JUMLAH

12 8 5

5

N

D

IS

V O

KT O

N JU LA I O G O S SE PT

JU

EI M

JA

N U AR FE I BR U AR I M AC AP R IL

0

Rajah 2: Statistik Mengikut Modul bagi 2005

80

75

70 60 50 Jumlah

40 30 19

20

15

13

12

8

10

2 n In te gr

at io

s ol di ng

gu i at al o C

H

ng

n at io ul irc C

W eb

qu is iti on Ac

Sy

st em

s

0

2

Berdasarkan rajah 2, di antara modul yang paling banyak menerima laporan permasalahan/ keperluan adalah Modul Sistem iaitu sebanyak 75 laporan, diikuti dengan 19 laporan berkaitan Modul Web (INFOLAN2), 15 laporan bagi Modul Perolehan dan 13 laporan bagi Modul Circulation.

1.2.1.1.1 Modul Sistem Penyenggaraan masalah yang telah dilakukan adalah berkaitan dengan tindakan dan semakan di peringkat TCL bagi pangkalan data sistem ADVANCE. Di antaranya adalah penyediaan keperluan senarai koleksi PSZ bagi fakulti FKA, FS, FAB dan FKE bagi tujuan akreditasi fakulti berkenaan. Selain daripada itu keperluan semakan senarai barkod bagi projek semakan inventori dari Unit Sirkulasi, Runding Maklumat dan Unit Media dengan rekod sebenar dari sistem ADVANCE juga telah dilakukan. Senarai bahan yang telah ditempah melebihi 3 kali juga turut disediakan. Permohonan untuk melakukan global change bagi memperbetulkan penggunaan pernyataan ayat khususnya di tag 500 telah dilakukan sebanyak 275 rekod serta 1917 rekod untuk menukar penggunaan koleksi kod KK1 ke KK2 bagi koleksi Tesis UTM yang diletakkan di Bilik Rujukan Tesis di aras 3 juga di kategorikan sebagai Modul Sistem. Selain daripada itu sebanyak 18 login baru ke sistem ADVANCE telah diwujudkan manakala kemaskini 17 login bagi staf yang berpindah ke Jabatan/Unit baru yang telah dilakukan pada 2005.

1.2.1.1.2 Modul Web (INFOLAN2) Modul kedua tertinggi adalah Modul Web iaitu INFOLAN2. Ini adalah hasil semakan Pustakawan Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan dan Penyelaras Modul OPAC ke atas setiap fungsi INFOLAN2 selepas proses naik taraf Geoweb versi 4 ke versi 5 yang dilakukan pada Disember 2004.

1.2.1.1.3 Modul Perolehan Di antara laporan yang diterima berkaitan dengan Modul Perolehan adalah mengenai 124 rekod pesanan di mana Purchase Order (PO)

3

tidak dapat dicetak oleh Pustakawan Perolehan di PSZKL, semasa melakukan pesanan untuk koleksi SPACE di Modul Perolehan pada Mei 2005. Selain daripada itu penambahbaikan kepada proses kerja juga telah dilakukan oleh Penyelaras Modul Perolehan PSZSKD dengan penggunaan subject code sebagai sumber pesanan bagi setiap pesanan dibuat selain dapat mengetahui jumlah perbelanjaan serta yang telah dilakukan. Masalah terkini yang diterima adalah berkenaan maklumat barkod pada satu-satu bahan yang dimasukkan

di Acquisition Module

tidak

dipaparkan di Holdings dan kelihatannya seperti barkod asal telah dipadam atau diganti dengan barkod lain. Walaubagaimnapun masalah ini masih di dalam semakan JBA.

Dari 144 laporan tersebut, 106 telah diselesaikan dengan 70 laporan diselesaikan dalam masa 7 hari, 36 laporan melebihi 7 hari manakala 38 laporan lagi yang masih belum diselesaikan (rujuk rajah 3). Laporan tersebut adalah terdiri daripada 4 masalah berkaitan dengan Modul Perolehan, 7 laporan di Modul Katalog, 3 laporan dari Modul Holdings, 4 laporan di Modul Web dan 20 laporan di Modul Sistem. Daripada 38 laporan, 14 daripadanya adalah untuk tindakan vendor dan 24 laporan adalah untuk tindakan JBA. Rujuk rajah 4.

Rajah 3: Statistik Penyenggaraan Permasalahan INFOLAN2 2005

38 70

7 hari > 7 hari Dalam Perhatian

36

4

Rajah 4: Laporan Masalah Dalam Perhatian JBA dan Vendor

14 JBA Vendor 24

1.2.2

Muat Naik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan SPACE ke Sistem ADVANCE 1.2.2.1 Rekod Pelajar Baru Proses muatnaik rekod pelajar baru Diploma dan Ijazah UTM dan SPACE serta pelajar Sarjana dan Doktor Falsafah dari SPS telah dilakukan pada Julai 2005. Sebanyak 5,617 rekod yang diterima dari CICT, SPS dan SPACE tetapi hanya 5,501 rekod berjaya dimuatnaik manakala 117 rekod tidak berjaya. Rujuk Jadual 1. Jadual 1: Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Julai 2005

Kategori Pelajar

Jumlah Rekod

Berjaya Muatnaik

Tidak Berjaya Muatnaik

Ijazah Diploma Sarjana SPACE

3,322 1,056 446 793

3,292 1,056 392 761

30 0 54 33

Jumlah

5,617

5,501

117

Pada November 2005 sebanyak 207 rekod pelajar baru dari CICT sahaja yang diterima dan hanya dengan 1 rekod sahaja yang tidak berjaya dimuatnaik (rujuk jadual 2). Rekod yang tidak berjaya dimuatnaik ini kebiasaannya adalah

5

disebabkan oleh rekod patron yang mempunyai BLOCKS pada sistem ADVANCE, staf yang menyambung pengajian dan pendaftaran secara manual di kaunter. Bagi isu staf yang menyambung pengajian penentuan perlu dibuat sama ada rekod baru perlu diwujudkan atau tidak kerana ini juga mempengaruhi proses muatnaik rekod pelajar baru.

Jadual 2 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Nov. 2005

Kategori Pelajar

Jumlah Rekod

Berjaya Muatnaik

Tidak Berjaya Muatnaik

Ijazah

207

206

1

Jumlah

207

206

1

1.2.2.2 Rekod Graduan Kemaskini rekod graduan di sistem ADVANCE telah dilakukan berdasarkan senarai rekod graduan yang diterima dari Unit Akademik bagi Konvokesyen 34 dan 35 pada bulan Mac dan Ogos 2005 telah lepas. Semasa Majlis Konvokesyen ke 34, jumlah rekod yang telah dikemaskini adalah 1,082 rekod dengan 89 rekod penalised. Pada Majlis Konvokesyen ke 35 pula, sebanyak 3, 387 rekod yang telah kemaskini dan 457 rekod penalised. Oleh itu keseluruhan rekod graduan tahun 2005 yang telah dikemaskini adalah sebanyak 4,469 rekod dan 546 rekod penalised.

Rekod yang dipenalised

merupakan rekod yang mempunyai masalah dengan PSZ sama ada buku masih belum dipulangkan, mempunyai dendaan lewat yang perlu dijelaskan dan sebagainya. Rujuk Jadual 3.

6

Jadual 3: Statistik Muatnaik Rekod Graduan 2005

Kategori Pelajar

Jumlah Rekod

Jumlah Rekod di ADVANCE

Berjaya Dikemaskini

Rekod Bermasalah

Graduan Konvo 34 Graduan Konvo 35

1,373

1,082

1,082

89

5,352

3,844

3,387

457

Jumlah

6,725

4,926

4,469

546

1.2.3 HouseKeeping Di antara housekeeping yang telah dilakukan adalah melakukan global change pada pernyataan yang digunakan pada tag 500 rekod bibliografik bagi keratan akhbar, pertukaran koleksi kod, selector pada rekod pesanan dan pertukaran jenis rekod holdings. Statistik bagi global change yang telah dilakukan adalah seperti Jadual 4.

Jadual 4: Statistik Global Change pada 2005

Proses Global Change

Fail

New Straits Time Kepada New Straits Times The Sunday Times Kepada New Sunday Times Koleksi Tesis 2002 Dari KK1 Ke KK2 Selector sms ke SMS Rekod multipart ke singlepart

B.MARC

224

B.MARC PIECES POD PIECES

51 1917 82 81

Jumlah

Jumlah Rekod

2355

1.2.4 Pusat Sumber Fakulti Alam Bina Di peringkat awal penubuhan dan pembangunan Pusat Sumber Fakulti Alam Bina (PSFAB), JBA bagi mewakili PSZ telah diminta untuk turut serta semasa sesi URS staf Pusat Sumber dengan vendor pada Mei 2005 bagi mengenalpasti kod yang akan diwujudkan. Ini adalah kerana PSFAB akan menggunakan sistem ADVANCE seperti PSZ dan seterusnya menggunakan server di PSZ. Justeru itu dasar dan polisi asas berkaitan dengan pengwujudan kod pada sistem bagi penubuhan PSFAB dan pusat sumber yang lain di masa akan datang telah disediakan.

7

Dari aspek pengurusan PSFAB, satu sesi perbincangan di antara PSZ yang terdiri daripada Ketua Pustakawan, Ketua Jabatan dan pegawai yang terlibat, Bendahari UTM dan Penyelaras Pusat Sumber FAB telah diadakan pada 21 Jun 2005. Beberapa siri lawatan dan perbincangan di antara Jabatan Perkhidmatan Maklumat, Jabatan Pembangunan Automasi dan pihak Penyelaras Pusat Sumber telah diadakan pada 23 Jun 2005. Perkongsian maklumat mengenai cara memproses bahan di PSFAB juga telah diadakan bersama Jabatan Pembangunan Sumber. Kini PSFAB telah menjadi salah sebuah cawangan PSZ.

1.2.5

Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan 1.2.5.1 Sistem Aduan Masalah Aplikasi (161.139.39.228) Tumpuan kepada semakan fungsi SAMA masih belum dapat dilakukan sepenuhnya. Oleh itu penghantaran laporan masalah dan keperluan berkaitan dengan Sistem ADVANCE masih terbuka kepada staf PSZSKD dan KL sahaja melalui SAMA (161.139.39.28).

1.2.5.2 “Data Bridge” dan Perisian Penghubung Data Pesanan Beberapa siri perbincangan di antara Pegawai JBA bersama Pustakawan Unit Perolehan dan Pengindeksan Jabatan Pembangunan Sumber (JBS) telah dilakukan untuk memastikan proses kerja yang terlibat dengan penggunaan sub sistem ini berjalan lancar selain dari melihat serta menilai fungsi sistem berdasarkan dari demo yang dilakukan oleh vendor yang terpilih pada Ogos 2005. Walaubagaimanapun pembelian sistem ini ditangguhkan ke tahun 2006 disebabkan oleh masalah peruntukan.

8

1.3

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 1.3.1

Sistem Inventori Koleksi

Pelaksanaan semakan inventori melalui sistem ADVANCE perlu dikaji semula bagi membolehkan proses semakan inventori dapat dilakukan dengan lancar mengikut jangkamasa yang telah ditetapkan.

1.3.2

Kaedah Melakukan Back-up Data Sistem ADVANCE

Penyimpanan data back-up bagi sistem ADVANCE perlu dikaji semula bagi memastikan semakan dari tape back-up yang diperlukan bagi satu-satu masalah yang dilaporkan dapat dilakukan memandangkan kepada keperluan untuk semakan semula dari tape back-up yang agak tinggi pada akhir-akhir ini.

1.3.3

Latihan Mewujudkan Fail Interface Pelajar Baru

Bagi memastikan proses muatnaik rekod pelajar baru SPS dan SPACE dapat dilakukan setiap kali kemasukan pelajar baru, latihan menyediakan format fail interface dari mana-mana jenis fail sama ada .xls, txt, .doc dan sebagainya bersama CICT perlu dilakukan bagi memastikan data untuk rekod pelajar dari SPS dan SPACE dapat dimuatnaik ke sistem ADVANCE bagi kekinian maklumat patron di pangkalan data sistem ADVANCE.

9

2.0

UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER

2.1

PENDAHULUAN Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer, Jabatan Pembangunan Automasi bertanggungjawab dalam menguruskan pembelian komputer dan perkakasan komputer untuk kegunaan staf di Perpustakaan Sultanah Zanariah Skudai dan juga cawangannya di Kuala Lumpur.

Walaubagaimanapun penyenggaraan komputer dan perkakasan

komputer hanya dilaksanakan di PSZ Skudai.

2.2

AKTIVITI UNIT 2.2.1

Perolehan Perkakasan Komputer

Peruntukan tahunan bagi memperolehi perkakasan komputer di PSZ bagi tahun 2005 ialah sebanyak RM 200,000.00 dan telah diagihkan kepada vot 35000 dan vot 36000 sebanyak RM 150,000.00 dan RM 50,000.00. Pada Disember 2005, unit ini juga telah mendapat peruntukan tambahan sebanyak RM 27,460.00 menjadikan keseluruhan peruntukan tahun 2005 sebanyak RM 227,460.00. Peruntukan penyenggaraan sistem dan perkakasan komputer tidak dinyatakan tetapi jumlah keseluruhan peruntukan termasuk peruntukan penyenggaraan ialah sebanyak RM 618,925.43 (rujuk rajah 5). Jumlah perbelanjaan ialah sebanyak RM 239,943.00 telah dibelanjakan mengikut vot iaitu vot 35000, vot 36000 dan vot 27299 (guna habis) – rujuk jadual 5.

Lebihan

perbelanjaan bagi tahun 2005 ialah sebanyak RM 12,483.00 atau 5.5%.

Rajah 5: Jumlah Perbelanjaan Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) Mengikut Vot Tahun 2005 Vot 36000 $123,681.00 20.0%

Vot 35000 $114,287.00 18.5%

Vot 27299 $1,975.00 0.3%

Vot 28000 $378,982.43 61.2%

Jadual 5 : Perolehan/Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Vot Tahun 2005

10

VOT 27299

VOT 28000

VOT 35000

VOT 36000

Cable Numbering

Memperbaharui anti virus - Server

Laptop Sony Vaio

AMP Cable

Label

emel

Server – VPN

Barkod Scanner

Cable Tie

Memperbaharui lesen Mdaemon

IDPS

Data Catridge 8 kotak

Pro

DVD Rom drive - BENQ

Cable Tie Wire

Penyengaraan Monitor Compaq

DVDR Sony - 14 unit

Clip PVC Pipe

Penyengaraan CPU Compaq

External HDD

CMOS Bateri

Penyengaraan laptop Compaq

Hard Disk

PS2 scroll mouse

Penyenggaraan laptop Toshiba

HP Deskjet

RJ 45 Boot

Penyengaraan SCK

HP Scanner

RJ 45 Plug

Penyengaraan Sistem Pengurusan

Komputer

USB scroll mouse

Perpustakaan

Patch Panel & Patch Ring

VGA adapter cable

Penyenggaraan UPS

Printer Color Printer LJ Hitam Putih Thermal Printer Perisian : Adobe Illustrator Adobe Premier Director MX Flash MX Omni Page Sound Forge SwishMax

RM 1,975.00

RM 378, 982.43

RM 114,287.00

RM 123,681.00

Pembayaran bagi pembelian komputer peribadi sebanyak 25 unit berjumlah RM 69,220.00 pada bulan Oktober, 2005 telah dipindahkan ke vot 36000 dari vot 35000 kerana harga yang telah diluluskan pembeliannya oleh pihak Bendahari UTM ialah kurang dari RM 3,000.00 seunit.

Perincian agihan peruntukan mengikut vot adalah

seperti di lampiran 1.

2.2.2

Penyenggaraan Perkakasan Komputer

Jumlah penyenggaraan perkakasan komputer menggunakan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) pada tahun 2005 ialah sebanyak 202 kes berbanding 234 kes pada tahun 2004.

Jumlah kerosakan pada perkakasan ialah

sebanyak 128 kes manakala masalah perisian ialah sebanyak 74 kes. Daripada 202 kes, 28 kes melibatkan pembaikan perkakasan komputer oleh pihak CICT dan juga pembekal luar. Secara amnya, jumlah permohonan pembaikan perkakasan komputer

11

telah menurun sebanyak 32 kes atau 14% berbanding dengan tahun 2004. Antara faktor yang membantu proses penurunan ini ialah: i.

Pengklonan cakera keras bagi membaikpulih komputer pelajar untuk kegunaan internet, menaip tugasan dan juga menyemak INFOLAN2,

ii.

Windows update yang dilaksanakan dari masa kesemasa bagi mengemaskini patches yang diperlukan oleh sistem pengoperasian Windows 2000,

iii.

Penggunaan Disk Protection System di setiap komputer yang ditempatkan di kawasan terbuka bagi kegunaan pelajar.

Perincian jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) adalah seperti di jadual 6. Jadual 6: Jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) Tahun 2005 Bulan

Perisian

Perkakasan

Jumlah

Januari

16

5

21

Februari

6

21

27

Mac

9

24

33

April

4

6

10

Mei

8

9

17

Jun

6

16

22

Julai

3

14

17

Ogos

6

9

15

September

3

5

8

Oktober

7

8

15

November

2

4

6

Disember

4

7

11

Jumlah

74

128

202

12

2.2.3 Pelupusan Perkakasan Komputer Jumlah keseluruhan perkakasan komputer yang telah dilupuskan untuk tahun 2005 ialah sebanyak 420 unit mengikut kategori perkakasan berkenaan seperti di dalam jadual 7. Kebanyakkan perkakasan yang dilupuskan adalah perkakasan yang telah obselete, rosak dan tidak boleh diperbaiki lagi. Alat yang paling banyak dilupuskan ialah tetikus, diikuti dengan keyboard, cakera keras, CPU, monitor, UPS dan lain-lain (rujuk rajah 6 – jumlah pelupusan perkakasan komputer tahun 2005).

140 120 100 80 60 40 20 0

123

71 44 16

1 U PS

3

Sw itc Tr h an sf or m er

er ve r

ly Pr in

tS

pp

ak Po w er

Su

ce t

se

Pe n

r ito

d ar

M on

Ke yb o

D riv

e

em

3

2

D is k

Pr

ot

ec

3

py

st Sy

n tio

R

Fl op

C PU

riv e

om

D

Ke

20

18

14

C D

er a C ak

47

M ou

55

ra s

Jumlah Unit

Rajah 6 : Jumlah Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun 2005

Jenis Perkakasan

13

Jadual 7 : Perkakasan Komputer Yang Dilupuskan Tahun 2005 Bilangan

Perkakasan

Jumlah Unit

Harga Anggaran (RM)

1

Cakera Keras

55

19,861.00

2

CD Rom Drive

14

2,022.00

3

CPU

47

181,538.00

4

Disk Protection System

18

3,750.00

5

Floppy Drive

20

780.00

6

Keyboard

71

13,845.00

7

Monitor

44

36,300.00

8

Mouse

123

1,435.00

9

Pencetak

3

23,422.00

10

Power Supply

2

78.00

11

Print Server

3

3,090.00

12

Switch

3

4,130.00

13

Transformer

1

250.00

14

UPS

16

9,790.00

Jumlah

420 Unit

RM 300,291.00

14

2.3


Maklumbalas Status Perolehan Perlu ada tempoh mendapat maklumbalas status perolehan perkakasan komputer yang diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga PSZ dari pihak yang berkaitan kepada pihak yang memohon perkakasan berkenaan.

2.3.2

Pengedaran Lejer Perbelanjaan Secara Bulanan Mengikut Vot Pengedaran lejer bagi perolehan alat yang diperolehi oleh unit/jabatan di PSZ mengikut vot perlu diedarkan secara konsisten setiap bulan bagi membolehkan unit/jabatan terlibat mengetahui status terkini baki peruntukan unit/jabatan mereka. Ini membolehkan unit/jabatan yang terlibat mengubahsuai keperluan mereka mengikut peruntukan yang masih ada.

2.3.3

Semakan Spesifikasi Pada Borang BEN/UPB/003 Semakan yang teliti juga perlu dibuat oleh PKP pada borang BEN/UPB/003 yang dihantar kepada pembekal untuk mengelakkan sebarang kesilapan pada spesifikasi yang telah dimajukan kepada pembekal. Ini dapat mengelakkan dari penghantaran

semula

spesifikasi

yang

sama

kepada

pembekal

serta

mengurangkan masa menunggu oleh pemohon.

15

3.0

UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER

3.1

PENDAHULUAN Unit Server dan Rangkaian Komputer adalah unit yang bertanggungjawab terhadap infrastruktur Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) termasuklah dari aspek perancangan, pengujian dan pelaksanaan. Pelbagai langkah

penyelesaian

dan

tindakan

pencegahan

dilakukan

untuk

memastikan

kemudahan server dan rangkaian komputer di PSZ sentiasa beroperasi dengan stabil dan mantap. Dalam tahun 2005, pihak CICT telah memberi tumpuan terhadap peningkatan tahap pengurusan rangkaian UTM bagi menangani tahap gangguan rangkaian agar semakin berkurangan dan lebih terkawal. Dengan pelaksanaan ini, capaian pengguna ke sistem PSZ akan semakin mudah dan pantas melalui sistem rangkaian yang lebih stabil, selamat dan terjamin.

3.2

AKTIVITI UNIT 3.2.1

Memantau

dan

Menyenggara

Server

PSZ

Termasuk

Sistem

Pengoperasian, Perisian dan Perkakasan (UNIX Based dan Windows Based) Pada tahun 2005, bilangan masalah berkaitan dengan server PSZ semakin berkurangan jika dibandingkan dengan tahun 2004. Langkah pencegahan dan pemantauan yang sistematik telah diambil bagi meningkatkan kestabilan server dan mengelakkan berlaku sebarang masalah kritikal. Masalah yang dilaporkan telah

dikenalpasti

dan

tindakan

penyelesaian

telah

dilaksanakan

bagi

mengatasinya.

3.2.1.1 Masalah Sistem/Aplikasi 3.2.1.1 .1 Geoweb - OPAC Bagi tempoh Jan – Dis 2005, sebanyak 8 masalah dilaporkan berkaitan server iaitu 5 masalah berpunca dari saiz log fail aplikasi yang terlalu besar dan 3 masalah lagi tidak dapat dikenalpasti punca masalah. Masalah yang berkaitan dengan server dan aplikasi tersebut telah dilaporkan kepada vendor di mana proses mengenalpasti punca

16

masalah dan tindakan penyelesaian termasuk fine tuning server dilakukan bagi membolehkan sistem dapat beroperasi dengan lebih efisyen dan stabil.

3.2.1.1.2 Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server Smartdb Sepanjang tahun 2005, sebanyak 20 kali proses unload application dilakukan

terhadap

server

Smartdb

apabila

Sistem

Aplikasi

Perpustakaan tidak boleh diakses oleh pengguna. Masalah tersebut adalah dalam perhatian pihak vendor.

3.2.1.1.3 Emel Pada 19 Julai 2005, aplikasi WebMail PSZ dikesan tidak berfungsi sepenuhnya. Masalah ini telah dilaporkan kepada vendor dan punca masalah belum dapat dikesan. Oleh itu, langkah penyelesaian sementara telah dimaklumkan kepada staf PSZ bagi mengatasi masalah tersebut.

3.2.1.1.4 Proxy Server Staf Sepanjang tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 2 masalah sahaja dilaporkan yang menyebabkan akses ke Internet, Intranet dan sistem PSZ bagi segmen staf dan DMZ terjejas. Masalah ini berpunca dari masalah konfigurasi proxy server staf. Proses penyelesaian berjaya dilakukan setelah punca masalah dikenalpasti. Proses pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik turut dilakukan bagi mengelakkan server dari mengalami bebanan yang tinggi kerana penggunaan server yang berkapasiti rendah.

3.2.1.1.5 Proxy Server Pelajar Bagi tempoh Jan - Jun 2005, sebanyak 2 masalah dilaporkan yang menyebabkan perkhidmatan akses ke Internet, Intranet dan sistem PSZ termasuk INFOLAN2 di segmen pelajar tergendala. Masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server pelajar. Masalah berjaya diselesaikan setelah proses kenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT.

17

Proses pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik dilakukan bagi mengelakkan server dari mengalami bebanan yang tinggi kerana akses pengguna ke Internet yang tinggi.

3.2.1.1 Masalah Perkakasan 3.2.1.2.1 Server OPAC Pada 22 – 26 Februari 2005, server OPAC telah dikesan mengalami masalah kritikal. Masalah tersebut telah dilaporkan kepada vendor dan proses mengenalpasti punca masalah telah dilaksanakan. Punca masalah adalah akibat dari kerosakan hard disk. Pada 26 Februari 2005, proses penggantian hard disk yang baru telah dilakukan. Pada 28 Februari 2005, masalah tersebut telah berjaya diatasi setelah pihak vendor melakukan proses fine tuning server.

3.2.1.2.2 Server Adlis Dalam tahun 2005, server Adlis hanya mengalami 1 masalah sahaja yang berpunca dari kerosakan tape drive. Masalah tersebut telah dilaporkan kepada vendor dan penggantian tape drive yang baru telah dilakukan pada 9 September 2005.

3.2.1.2.3 Server CCTV Pada 25 Mei 2005, sebanyak 1 masalah dilaporkan berkaitan akses ke sistem CCTV yang berpunca dari kerosakan motherboard. Pada 2 Jun 2005, proses penggantian sistem DigiOpG2 Digital Video Recorder (DVR) sementara dilakukan oleh vendor bagi membolehkan DVR yang rosak dibaikpulih. Pada 26 Sept 2005, pemasangan semula sistem DVR yang telah dibaikpulih oleh pihak vendor.

3.2.1.3 Instalasi Baru 3.2.1.3.1 Server Proxy Pelajar Pada 22 Mac 2005, proses instalasi aplikasi utama proxy server Microsoft Internet Security Accelerator telah dilakukan oleh pihak CICT di server berkapasiti tinggi yang baru dibeli oleh PSZ bagi menggantikan server proxy pelajar yang sediada yang berkapasiti rendah.

18

Pihak CICT telah mengambilalih proses pemantauan dan penyenggaraan proxy server staf dan pelajar PSZ sebaik sahaja peralihan rangkaian baru PSZ berjaya dilakukan pada 25 Oktober 2005. 2 unit proxy server CICT baru yang berkapasiti tinggi telah digunakan dan ditempatkan di CICT bagi proses pemantauan dan penyenggaraan berpusat.

3.2.1.3.2 Server AntiVirus Staf Pada 5 Dis 2005, proses instalasi aplikasi antivirus Sophos berpusat telah dilakukan oleh CICT menggunakan server antivirus staf yang sediada di PSZ. Proses pengujian instalasi antivirus tersebut telah dilaksanakan di beberapa komputer staf bagi mengenalpasti masalahmasalah yang mungkin timbul sebelum proses instalasi antivirus tersebut dilakukan pada semua komputer staf PSZ. Langkah-langkah penyenggaraan dan pemantauan server dilaksanakan secara

berkala

termasuklah

muat

turun

dan

instalasi

service

pack/patches terkini bagi Windows 2000 server, proses backup data/sistem, proses cleaning tape drive dan imbasan virus.

19

Jadual 8 : Senarai Masalah Server Yang Dilaporkan Bagi Tempoh Januari – Disember 2005

Fungsi

Instalasi Baru

Masalah Masalah OS

Instalasi

Masalah

Pindah ke

Sistem/

Semula

Perkakasan CICT

Aplikasi

OS/ Aplikasi

Window- based Proxy Server

√

√

√

√

√

√

Staf Proxy Server Pelajar Server Anti-

√

virus Staf √

Sistem Aplikasi Perpustakaan

√

Sistem Emel

√

Sistem CCTV Unix based

√

Sistem ADVANCE

√

Geoweb √

(OPAC) Jumlah

3.2.2

3

0

5

0

3

2

Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ termasuk Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah berkaitan Rangkaian PSZ Proses pemantauan dan penyenggaraan rangkaian PSZ dilaksanakan mengikut keperluan dan proses kemaskini gambarajah fizikal/logikal rangkaian turut dilakukan.

3.2.2.1 Nod Rangkaian Pemasangan 72 nod rangkaian oleh pihak vendor yang dilantik oleh Pejabat Harta Bina bagi projek ubahsuai Jabatan Sokongan Penyelidikan. Proses

20

pemantauan secara terperinci dilakukan dan semakan secara berperingkatperingkat pada 10 – 12 Januari 2005 dan 7 – 8 Mac 2005 turut dilakukan akibat masalah pemasangan kabel yang tidak menepati spesifikasi kabel rangkaian mengikut piawai yang digunakan di UTM. Proses konfigurasi switch 3COM 4400 - 24 port sebanyak 3 unit juga telah dilaksanakan. Pemasangan 1 nod rangkaian di Unit Pengurusan Dokumen Digital, Jabatan Pembangunan Sumber juga telah dilakukan pada bulan September 2005 sebagai memenuhi keperluan rangkaian di unit berkenaan.

3.2.2.2 Wireless Network Kemudahan

wireless

network

turut

disediakan

di

Jabatan

Sokongan

Penyelidikan bagi kemudahan pelajar iaitu 3 port khas untuk wireless access point. Pada peringkat awal, pemasangan 1 unit wireless access point dan proses konfigurasi wireless access point yang lebih selamat telah dilaksanakan. Memantau konfigurasi 1 unit wireless access point yang telah dilakukan oleh pihak vendor pada bulan Januari 2005.

3.2.2.3 Peralihan Rangkaian PSZ Pada 25 Okt 2005, pihak CICT telah berjaya melakukan proses peralihan cabling fiber PSZ kepada sistem rangkaian yang baru. Sistem rangkaian baru ini melibatkan pengunaan peralatan rangkaian baru yang mempunyai keupayaan yang lebih efisyen terhadap proses pengurusan dan pemantauan rangkaian. Ini secara tidak langsung meningkatkan tahap keselamatan rangkaian PSZ agar lebih terjamin dan selamat. Pemindahan proxy server PSZ ke CICT turut dilakukan bagi membolehkan proses pemantauan dan penyenggaraan berpusat dilakukan oleh CICT.

3.2.2.4 Masalah Rangkaian Masalah rangkaian dikategorikan kepada 3 jenis iaitu masalah akses ke Intranet/Internet, masalah akses ke sistem PSZ dan masalah akses ke pangkalan data luar yang dilanggan oleh PSZ.

3.2.2.4.1 Internet/Intranet Sepanjang tahun 2005, sebanyak 18 masalah akses ke Intranet/ Internet yang dilaporkan oleh pengguna.

21

Jadual 9 : Statistik Masalah Rangkaian Yang Dilaporkan Punca Masalah

Bilangan Masalah

Masalah berpunca dari kerosakan wall plate

1

Masalah berpunca dari masalah port di switch 3COM 3300

3

Masalah berpunca dari masalah wirelesss access point

2

Masalah berpunca dari konfigurasi Local Area Network (LAN)

1

Masalah berpunca dari konfigurasi aplikasi komputer

2

Masalah berpunca dari proxy server staf

2

Masalah berpunca dari proxy server pelajar

2

Masalah berpunca dari proses penyenggaraan elektrik oleh

2

PHB Masalah berpunca dari masalah rangkaian UTM dan proses

3

penyenggaraan rangkaian UTM termasuklah proses kawalan trafik rangkaian, pengujian dan pemantapan keselamatan rangkaian UTM Jumlah

18

Masalah berjaya diselesaikan setelah proses kenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian dilakukan di peringkat PSZ dan bagi masalah yang lebih kritikal bantuan pihak CICT telah diperlukan.

3.2.2.4.2

Sistem PSZ

Tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 5 masalah akses ke INFOLAN2 telah dilaporkan oleh fakulti/bahagian dan didapati berpunca dari masalah konfigurasi proxy server setelah proses peralihan rangkaian UTM dilakukan. Manakala sebanyak 4 masalah akses menggunakan ADVANCE Client ke server Adlis dilaporkan dan juga didapati berpunca dari masalah konfigurasi proxy server setelah proses peralihan rangkaian UTM dilakukan.

22

Jadual 10 : Statistik Masalah Akses Ke Sistem PSZ Akses

Bilangan Punca Masalah Masalah 5

INFOLAN2

1 masalah berpunca dari masalah proxy server PSZ

(OPAC)

1 masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server HEP 1 masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server CEPP 2 masalah berpunca dari proses peralihan rangkaian baru PSZ dan rangkaian FAB & CEPP 4

ADVANCE

2 masalah berpunca dari firewall UTM yang dilaporkan oleh PSZ KL & BATC 2 masalah berpunca dari konfigurasi proxy server CEPP dan FAB (peralihan rangkaian baru) 1 masalah berpunca dari konfigurasi proxy server UTM KL yang dilaporkan oleh PSZ KL

Jumlah

9

Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT.

3.2.2.4.3

Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ

Bagi tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 4 masalah berkaitan capaian ke pangkalan data yang dilanggan PSZ telah dilaporkan :Jadual 11 : Masalah Berkaitan Akses Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ Akses

Bilangan Punca Masalah Masalah

Scifinder

1

(peralihan rangkaian baru)

Scholar Scifinder

Masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server PSZ

1

Masalah berpunca dari masalah konfigurasi firewall UTM

1

Masalah berpunca dari salahguna kemudahan pangkalan data

Scholar ASC Online

oleh pengguna SciDirect

1

Masalah berpunca dari salahguna kemudahan pangkalan data oleh pengguna

Jumlah

4

23

Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT.

3.2.3

Memantau dan Menyenggara Sistem Perakam Waktu Sepanjang tahun 2005, sebanyak 16 rekod staf baru PSZ telah diwujudkan dalam sistem dan sebanyak 19 rekod staf PSZ telah dikemaskini kerana pertukaran barkod lama ke barkod baru. Pada 11 Julai 2005, penggunaan kad matrik baru UTM telah dilaksanakan di PSZ.

Jadual 12 : Statistik Masalah Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) 3.0 Tempoh

Bilangan

Punca Masalah

Masalah Januari – Jun 2005

1

Masalah berpunca dari kerosakan slide barkod

Julai – Dis 2005

1

Masalah berpunca dari masalah penggunaan slide barkod dan kad matrik baru UTM

1

Masalah berpunca dari masalah konfigurasi aplikasi SPWK

1

Masalah berpunca dari akses ke SPWK (proses peralihan rangkaian baru)

Jumlah

4

Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian telah dilakukan. Proses pemantauan terhadap SPWK dilakukan mengikut keperluan terutama dari segi pengurusan SPWK di PSZ.

3.2.4

Pengujian dan Pelaksaanaan Portal PSZ Proses pemantauan, penyenggaraan dan kemasukan maklumat tertentu dilaksanakan sepanjang 2005. Kemasukan maklumat tertentu tersebut adalah berdasarkan permohonan Jabatan Perkhidmatan Maklumat dan Jabatan Sokongan Penyelidikan kerana ia melibatkan beberapa proses teknikal yang lebih terperinci. Beberapa siri latihan lanjutan portal PSZ yang dirancang tidak dapat dilaksanakan atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan. Latihan lanjutan

tersebut akan membabitkan penyertaan penyelaras/pustakawan PSZ KL dan semua penyelaras unit PSZ Skudai.

24

3.2.5

Penyenggaraan Perisian/Perkakasan 3.2.5.1 Proxy Server Dalam tempoh Januari - Oktober 2005, pihak CICT telah melakukan proses penyenggaraan berkala proxy server dan firewall di PSZ bagi meningkatkan keupayaan kawalan terhadap server termasuklah mengambil log server dan mengemaskini patches yang diperlukan. Mulai 25 Oktober 2005, proses pemantauan dan penyenggaraan proxy server telah diambilalih oleh CICT sepenuhnya apabila peralihan rangkaian baru PSZ telah selesai. 2 unit proxy server CICT baru yang berkapasiti tinggi telah digunakan

dan

ditempatkan

di

CICT

bagi

proses

pemantauan

dan

penyenggaraan berpusat.

3.2.5.2 Sistem Emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus Proses naiktaraf dan pembaharui lesen MDaemon sentiasa dilaksanakan bagi memastikan kestabilan dan kelancaran sistem emel. Pertukaran Mailscan Antivirus kepada MDaemon Antivirus untuk memastikan kestabilan dan kemantapan proses pemantauan virus bagi sistem emel MDaemon.

Jadual 13 : Naiktaraf, Pembaharuan Lesen Perisian MDaemon dan Antivirus MDaemon Bil

Tindakan

Versi

Tarikh Lupus

Tarikh pelaksanaan

1

MDaemon Pro

-

17 Ogos 2006

24 Ogos 2005

7.1.2 ke 8.0.3

-

19 Julai 2005

Unlimited User (Renewal Upgrade) 2

Naiktaraf MDaemon

8.0.3 ke 8.1.1

24 Ogos 2005

3

Naiktaraf WebAdmin

2.0.8 ke 3.1.3

-

19 Julai 2005

4

MDaemon Antivirus

2.2.7

19 Nov 2006

22 Nov 2005

(Renewal Upgrade)

Proses pemantauan dan penyenggaraan dilakukan dari semasa ke semasa bagi memastikan server sentiasa berkeadaan stabil. Konfigurasi setting MDaemon turut dilakukan mengikut keperluan semasa terutama membendung ancaman dan serangan virus terhadap sistem emel.

25

Jadual 14 : Aktiviti Dilakukan Bagi Sistem Emel Sepanjang 2005 Tindakan

Bilangan Masalah

Mailing List baru telah diwujudkan :-

8

- [email protected] - [email protected] - [email protected] - [email protected] - [email protected] - [email protected] - [email protected] - [email protected] Akaun emel yang diwujudkan bagi staf baru PSZ termasuk 3

19

orang staf PSZ KL Akaun emel staf PSZ yang dikemaskini ke mailing list lain

4

atas sebab pertukaran jawatan

Pada 11 0ktober 2005, polisi penggunaan emel telah disediakan dan dilaksanakan melalui

Pekeliling Pentadbiran PSZ Bil. 6/2005 - Peraturan

Penggunaan Emel PSZ, setelah diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Bil 4/2005 pada 24 Oktober 2005. Makluman kepada staf PSZ mengenai Prosedur Keselamatan Penggunaan Emel dilakukan dari semasa ke semasa bagi mengelakkan serangan virus dalam rangkaian. Proses menguji dan pelaksanaan ciri-ciri keselamatan emel server yang terkini dilaksanakan dari semasa ke semasa bagi meningkatkan lagi kestabilan sistem emel dan mengelak dari serangan virus dan emel spam. Pemantauan secara sistematik dan berterusan turut dilakukan.

3.2.5.3 Cleaning Tape Drive Proses cleaning tape drive menggunakan cleaning tape dilakukan secara berkala bagi memastikan tape drive semua server berada dalam dalam keadaan yang baik. Setiap tape drive server telah disediakan cleaning tape yang berasingan bagi mengelakkan wujud sebarang masalah dengan tape drive server.

26

3.2.5.4 Service Pack dan Patches Proses naiktaraf service pack dan patches terkini bagi Window based server sentiasa dilakukan bagi memastikan server sentiasa dilindungi dari ancaman penggodam dan serangan virus serta memastikan sistem semakin mantap.

3.2.5.5 TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan Server Protect Memastikan virus pattern bagi Trend Micro OfficeScan dan Server Protect sentiasa dikemaskini setiap pagi supaya sistem berupaya menangkis serangan virus yang baru dan proses pemantauan imbasan virus terhadap semua server dan komputer sentiasa dilakukan bagi mengawal serangan virus terhadap rangkaian dan server PSZ.

3.2.6

Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ Proses permohonan semula pembelian peralatan keselamatan rangkaian PSZ terpaksa dilakukan disebabkan wujud beberapa isu teknikal yang diutarakan oleh pihak CICT dalam permohonan tersebut pada tahun 2004. Proses perbandingan produk keselamatan rangkaian turut dilakukan dengan menjemput 3 buah syarikat untuk melakukan sesi demonstrasi produk yang dicadangkan. Proses penyediaan spesifikasi peralatan keselamatan rangkaian yang mempunyai ciriciri keselamatan yang komprehensif berdasarkan produk yang telah dicadangkan dan seterusnya permohonan pembelian telah dimajukan kepada pihak Bendahari UTM.

27

3.3


Network Monitoring Tools

Peralatan mengurus dan memantau rangkaian PSZ secara sistematik diperlukan agar proses pemantauan rangkaian dapat dilaksanakan dengan mudah dan berkesan, proses mengenalpasti masalah dan penyelesaian masalah rangkaian dapat dilakukan dalam masa yang singkat dan analisa data rangkaian dapat dilakukan bagi mengawal sebarang masalah yang mungkin berlaku pada peringkat awal. Ini secara tidak langsung akan dapat meningkatkan tahap kestabilan rangkaian PSZ.

3.3.2

Disaster Recovery Plan (DRP)

Merancang dan menyediakan satu pelan komprehensif yang mengandungi maklumat dan bahan penting tentang tindakan yang perlu diambil apabila berlaku situasi kecemasan dan pemulihan semula operasi di PSZ terutama dari segi pengurusan rangkaian dan server PSZ.

28

4.0

UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA

4.1

PENDAHULUAN Unit ini bertanggungjawab di dalam perancangan, pembangunan, penyelenggaraan dan penambahbaikan Sistem Aplikasi Perpustakaan, Document Management, Knowledge Management dan lain-lain aplikasi yang terdapat di PSZ, serta bertanggungjawab dalam memantau pelaksanaannya, mengkaji, menganalisis dan menentukan keperluan aplikasi dan multimedia dalam menyokong pengurusan perkhidmatan perpustakaan di PSZ. Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap pembangunan dan penyelarasan laman web PSZ dan jabatan/unit serta menyediakan subsistem yang berkaitan dengannya; menyedia, memantau dan memberi khidmat nasihat mengenai persembahan, aplikasi dan multimedia; merancang dan membangunkan perlaksanaan program latihan Teknologi Maklumat kepada staf yang berkaitan dengan aplikasi yang terdapat di perpustakaan

4.2.

AKTIVITI UNIT 4.2.1 Sistem

Sistem Aplikasi Perpustakaan Aplikasi

Perpustakaan

mengandungi

7

modul

seperti

dibawah.

Walaubagaimanapun, daripada 7 modul berkenaan, hanya modul e-Dagang yang masih belum boleh digunakan buat sementara ini. 4.2.1.1 Modul Meja Rujukan (Reference Desk) 4.2.1.2 Modul Kelas Kemahiran Perpustakaan (Library Skill Classes) 4.2.1.3 Modul Pengesan Pelawat (Visitor Tracking) 4.2.1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat (Room & Equipment Reservation) 4.2.1.5 Modul Forum Akademik (Academic Forum) 4.2.1.6 Modul Media Streaming 4.2.1.7 Modul E-Dagang (E-Commerce)

4.2.1.1 Modul Meja Rujukan Modul ini digunapakai secara meluas bagi kegunaan rujukan secara atas talian. Modul ini hanya boleh diakses oleh pustakawan kecuali borang atas talian dan Library Frequently Asked Questions boleh diakses kepada semua pengguna berdaftar.

29

Terdapat dua fungsi utama bagi Modul Meja Rujukan ini iaitu borang atas talian yang terdiri dari Material Request, Unavailable Materials Query, External Reference Query, Reference Inquiry, and Library Feedback. Modul ini lebih fokus kepada penghantaran pertanyaan melalui emel. Alamat emel Pustakawan Rujukan diselaraskan bagi menerima fungsi di atas. Fungsi Kedua Modul Meja Rujukan adalah Pertanyaan kepada Pustakawan (Ask the Librarian). Pengguna boleh menghantar pertanyaan dan kemudian pertanyaan tersebut akan dikumpulkan di dalam segmen Frequently Asked Question (FAQ). Pemilik Modul bertanggungjawab membuat semakan, laporan masalah, makluman, pengisian kepada modul dan rujukan penambahbaikan.

4.2.1.2 Modul Kelas Kemahiran Modul ini digunakan untuk menyediakan jadual serta kandungan kursus kelas kemahiran perpustakaan di PSZ secara atas talian. Kelas tersebut akan diadakan di PSZ dan kemudian kandungan kursus bagi kelas tersebut akan diakses secara atas talian. Hanya pelajar berdaftar sahaja yang boleh membuat semakan dan permintaan untuk menghadiri kelas kemahiran serta dibenarkan memasukkan data permintaan secara atas talian. Pemilik Modul sahaja yang dibenarkan untuk mengubah kandungan kursus dan membuat perubahan bagi jadual waktu yang berkenaan. Fungsi bagi modul ini telah berjalan dengan baik memandangkan kepada ketiadaan masalah dilaporkan di dalam SAMA dan hanya tiga change request di kemukakan.

4.2.1.3 Modul Pengesan Pelawat Modul ini direkabentuk untuk mengesan pelawat yang ingin menggunakan perkhidmatan/kemudahan di PSZ.

Maklumat lawatan oleh pelawat boleh

disemak melalui modul ini jika beliau pernah mengunjungi perpustakaan sebelum ini. Sekiranya beliau pertama kali melawat PSZ, maka butiran diri perlu diinput ke dalam Modul Pengesan Pelawat ini untuk semakan akan datang.

30

4.2.1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat Modul ini menyediakan kemudahan kepada pengguna untuk membuat tempahan ruang dan alat secara atas talian. Hanya pengguna berdaftar sahaja yang boleh membuat tempahan ruang, alat, bilik, serta membatalkan tempahan secara atas talian. Penggunaan kepada tempahan atas talian ini telah dipraktikkan secara berkala dan percubaan bagi menilai tahap kecekapan dan keberkesanan modul ini. Latihan telah diberikan kepada staf yang bertugas di bahagian kaunter mengikut pada perancangan 2005.

4.2.1.5 Modul Forum Akademik Modul ini menyediakan ruang forum atas talian kepada pengguna yang berdaftar. Pengguna boleh menghantar pandangan atau pendapat di dalam forum ini dan bertukar-tukar maklumat mengenai perkara ilmiah. Pengguna berdaftar juga boleh menetapkan kategori bagi perbincangan yang mereka ingin bincangkan.

4.2.1.6 Modul Media Streaming Modul ini menyediakan kepelbagaian ilmu melalui media audio dan video. Pengguna boleh mendapatkan bahan yang diinginkan dengan hanya menekan katakunci ataupun nombor LCN bahan. Paparan bahan adalah di dalam bentuk audio ataupun video.

4.2.1.7 Modul E-Dagang (E-Commerce) Pembayaran e-Dagang 4.2.1.7.1 Isu-isu Berbangkit Projek Perpustakaan Digital yang dimulakan pada tahun 2001 telah memasukkan e-Dagang sebagai salah satu kriteria bagi urusan pembayaran secara atas talian. Keperluan kepada pembayaran secara elektronik ini bukan sahaja untuk jabatan/fakulti tertentu tetapi lebih menyeluruh untuk semua. Setiap transaksi pembayaran boleh dilakukan secara atas talian dan berkonsepkan e-Dagang. Masalah utama bagi menghasilkan persekitaran e-Dagang ini adalah bekenaan polisi pihak bank yang dilantik iaitu Maybank pada tahun 2002 dimana mereka mengenepikan penggunaan sistem transaksi e-Dagang di perpustakaan kerana dikatakan mempunyai jumlah volume yang kecil.

31

Penggunaan aplikasi NetLife pada mulanya iaitu pada tahun 2001 tidak mendapat pengiktirafan daripada Bank Negara oleh kerana tidak dilengkapi dengan 3D Secure Socket Layer (SSL), namun sistem ini telah ditukar kepada aplikasi NetMerchant yang mempunyai 3D SSL pada tahun 2003.

Walaubagaimanapun pihak UTM tidak menerima MayBank sebagai wakil bank mereka dan melantik Bank Islam bagi menjayakan pembayaran atas talian untuk SPACE UTM dan meminta PSZ untuk menggunakan kaedah yang sama. Perbincangan dengan Bank Islam telah dilakukan dan mereka telah menyediakan aplikasi bagi jaluran pembayaran atas talian ini dengan menggunakan aplikasi Mastercard Internet Gateway System (MIGS) yang berupa aplikasi web dan mesra pengguna (windows-based). Sistem ini menepati keseluruhan keperluan yang dikehendaki seperti ianya menyokong kepada penggunaan Mastercard dan Visa. Ianya juga diliputi oleh 3D SSL yang dilihat mampu memberi keyakinan kepada penggunaan pembayaran atas talian ini.

4.2.1.7.2 Mastercard Internet Gateway System (MIGS) Ini merupakan satu sistem pembayaran secara atas talian yang diperkenalkan oleh pihak Bank Islam kepada pedagang dengan cara yang lebih selamat. Ianya diproses melalui Internet secara terus mengikut masa sebenar (real-time). MIGS ini menepati ciri-ciri keselamatan sepertimana penggunaan 3D SSL yang mana pengguna yang tidak dibenarkan/tidak berdaftar dihalang dari mengakses sistem ini. Penggunaan kod keselamatan ini membantu melindungi pengguna atau pedagang yang menggunakan pembayaran secara atas talian. Kod keselamatan ini boleh dimohon melalui laman web Bank Islam dengan arahan yang di tetapkan.

32

4.2.1.7.3 Transaksi e-Commerce MIGS

Proses Transaksi e-Commerce Semasa transaksi berjalan, wang akan dihantar daripada akaun pemegang kad kepada akaun dagang (merchant) secara berikut: •

Pemegang kad membeli barangan melalui Internet atau secara telefon. Pembelian itu akan menggunakan payment client sebagai perantaraan untuk disambungkan terus kepada MIGS yang akan memproses transaksi

•

Seterusnya dari transaksi MIGS akan dibawa kepada bank yang berkenaan mengikut kepada bank yang digunakan oleh pemegang kad kredit. Bank berkenaan kemudian memaklumkan kembali

kepada

MIGS

baki

kredit

pemegang

kad

dan

mengesahkan laku sah kad tersebut terus ke pedagang. •

MIGS sekali lagi akan memaklumkan kepada bank yang di amanahkan mengenai transaksi yang telah berlaku.

•

Bank yang diamanahkan ini kemudiannya akan membuat bayaran kepada bank yang di lantik oleh pemegang kad ini (kad kredit).

•

Bank Islam yang di lantik ini kemudian akan membuat makluman kepada pemegang kad mengenai pembayaran yang mereka dikenakan.

33

•

Bank (Bank Islam) yang diamanahkan ini kemudiannya akan membayar kepada akaun pedagang.

4.2.1.7.4 Mastercard SecureCode Ianya adalah merupakan 3 Domain SecureCode yang mana ia melindungi pengguna kredit kad bagi urusan membeli belah secara atas talian. Setiap kali pembayaran atas talian hendak dilakukan maka program ini mampu memberikan pengesahan ketulenan pemegang kad kredit tersebut. Bagi penggunaan kad kredit Bank Islam, langkah pertama bagi memperolehi kod keselamatan ini adalah:•

Mesti mempunyai nombor MasterCard Bank Islam, nama pada kad, nombor IC baru dan juga enam nombor terakhir pada kad pengenalan baru sebagai ID Internet. Kemudian cipta SecureCode peribadi anda sendiri, seterusnya anda sudah boleh menggunakan SecureCode itu untuk tujuan membeli belah.

•

Memilih kedai yang mempunyai logo kod keselamatan ini.

•

Setiap kali penggunaan pembayaran atas talian hendak digunakan 3D SecureCode perlu dimasukkan bagi mengesahkan identiti pengguna.

Penggunaan 3D SecureCode ini menepati kehendak Bank Negara oleh kerana ciri-ciri keselamatan serta keupayaan penggunaan yang mampu menyakinkan pengguna dan pedagang.

4.2.1.7.5 Pemerhatian Pembayaran Elektronik Pembayaran secara elektronik telah menjadi satu kaedah pembayaran bagi banyak universiti di luarnegara. Kaedah pembayaran atas talian ini mempunyai ciri-ciri keselamatan yang tinggi dan terjamin melalui identiti kod keselamatan berbeza bagi setiap pengguna. Pengguna dan pedagang mendapat faedah daripada sistem pembayaran elektronik ini. Pembayaran secara kendiri ini dilihat lebih mudah dan pantas. Terdapat jaminan bagi sebarang masalah transaksi serta masalah ini mudah untuk dikesan.

4.2.1.7.6 Perbincangan di ITC, UTM KL Satu perjumpaan bagi membincangkan mengenai MIGS ini telah di buat pada 21 Jun 2005, bertempat di Information Technology Centre, UTM, KL. Perbincangan ini untuk melihat keupayaan MIGS dan hasil dari perbincangan tersebut adalah:

34

i.

Perjumpaan umum diantara pihak Information Technology Centre (ITC, UTM), Wakil Teknologi Maklumat dari Bank Islam, Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) dan pihak vendor untuk melihat bagaimana transaksi pembayaran elektronik dapat dilakukan dengan MIGS yang di perkenalkan oleh wakil Bank Islam.

ii.

Ciri-ciri keselamatan dengan Secure Socket Layer (SSL) yang ada pada pelayan pembayaran MIGS iaitu 3D SecureCode dan aplikasi web akan digunakan oleh pihak SPACE UTM.

iii.

Akaun SPACE yang besar dilihat dapat memenuhi kriteria pihak Bank Islam untuk menerapkan sistem ini. Sekiranya PSZ hendak menerapkan sistem pembayaran elektronik ini, PSZ hendaklah berkongsi akaun dengan SPACE UTM. Ini kerana akaun PSZ yang dilihat kecil dan tidak memenuhi kehendak Bank Islam.

iv.

Sehingga kini pihak SPACE masih lagi belum menggunakan sistem ini bagi pembayaran elektronik mereka. (Hasil dari temubual dengan En. Saiful Hadli, Penolong Pegawai Penyelidik – IT/Bulan Oktober 2005)

4.2.2 MASALAH Masalah yang dikenalpasti bagi penggunaan MIGS ini di perpustakaan adalah: 4.2.2.1

Masalah polisi Bank Islam dalam memperuntukkan MIGS kepada sesebuah institusi bergantung kepada andaian jumlah pendapatan yang tidak tetap. PSZ dikaitkan dengan hasil volume akaun yang kecil menyebabkan ianya perlu berkongsi dengan institusi lain bagi membuka akaun.

4.2.2.2 Keperluan tinggi dari Bank Islam terhadap asas keselamatan dan penjanaan keuntungan daripada MIGS untuk PSZ, UTM. 4.2.2.3 Masalah pentadbiran yang tidak menepati spesifikasi Bank Islam dan Bendahari UTM bagi penyelarasan MIGS ini.

4.2.3

PENAMBAHBAIKAN 4.2.3.1 Polisi bagi MIGS ini perlu diperluaskan kepada bank-bank yang lain. 4.2.3.2 Pihak pentadbiran PSZ dan Bendahari UTM perlu merealisasikan eCommerce ini dengan lebih berkesan melalui penyelarasan yang standard.

35

4.2.4 KESIMPULAN MIGS Sistem MIGS ini sesuai kerana ianya memenuhi ciri-ciri keselamatan di antara dua pihak iaitu pembeli dan pedagang. Sistem SSL yang terjamin dan diperakui seluruh dunia menyakinkan semua pihak serta mendapat pengiktirafan antarabangsa. Pada masa hadapan pembayaran secara elektronik dijangka akan menjadi satu lumrah. Ianya telah diperkenalkan pada tahun 1999 dan semakin berkembang secara rasminya selamat dan terjamin. Perkongsian akaun dengan pihak SPACE UTM perlu dilakukan memandangkan volume akaun PSZ yang masih kecil. Penggunaan MIGS telah mula digunapakai oleh pihak SPACE UTM semenjak dari bulan Disember 2005. Ianya masih lagi di peringkat penyusunan dan pemerhatian dalam meningkatkan penggunaan MIGS ini. 4.3

LAPORAN MASALAH SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN Masalah mengenai Sistem Aplikasi Perpustakaan telah di laporkan ke dalam SAMA oleh pemilik modul masing-masing. Jadual 15 menunjukkan sebanyak 37 masalah yang telah dilaporkan di dalam SAMA bagi keseluruhan tahun 2005. Secara keseluruhannya 12 dari jumlah keseluruhan masalah tersebut telah berjaya diselesaikan, 25 masalah ataupun 67% masih tertangguh/tertunggak samada didalam pemerhatian vendor ataupun masih lagi dalam siasatan pihak JBA. Jadual 15 : Laporan Masalah Dari SAMA Tahun

2005

JUMLAH

Kategori

Bulan (Jumlah)

Laporan

Januari

6

Masalah

Februari

1

Mac

Status

Status

Status

Selesai

Tindakan

Sedang

Vendor

disemak

3

2

3

1

1

April

3

1

Mei

5

2

Jun

0

Julai

2

Ogos

3

September

6

2

Oktober

0

0

November

6

2

1

Disember

2

1

1

37

12

7

1 2

1

2

36

4.3.1

Change Request

Daripada keseluruhan masalah di dalam SAMA samada yang tertunggak dan masalah baru, ianya akan diasingkan kepada 2 bahagian iaitu masalah yang berbentuk change request (permintaan perubahan) dan juga masalah aplikasi atau modul itu sendiri. Jumlah change request ialah sebanyak 16 kategori (Jadual 16) yang melibatkan keseluruhan modul telah diserahkan kepada pihak vendor untuk penambahbaikan modul. Keseluruhan change request telah dimajukan pada vendor setiap kali ianya selesai dilakukan penyiasatan.

Jadual 16 : Permohonan Change Request Tahun

Kategori

Jumlah

Status “Closed”

Status

Modul

“Outstanding” 2005

16

Change

7

9

Kesemua Modul

Request

SLA

4.3.2

Problem Report

Keseluruhan masalah yang tertangguh serta dilaporkan pada tahun 2005 kepada pihak vendor adalah sebanyak 17 masalah. Keseluruhan masalah ini juga telah berjaya di selesaikan oleh pihak vendor. Jadual 17: Jumlah Problem Report

Tahun 2005

Kategori Problem

Jumlah

Status

Status

“Closed”

“Outstanding”

15

2

17

Report

4.4

Modul Kesemua Modul SLA

PENAMBAHBAIKAN SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN 4.4.1

Imej Pengemaskinian terhadap imej dan aplikasi pada Sistem Aplikasi Perpustakaan perlu ditingkatkan kerana terdapat imej yang sudah ketinggalan dan kurang sesuai pada paparan setiap modul.

37

Kualiti imej juga dikenalpasti dan dilakukan pengubahan untuk menghasilkan kualiti grafik yang lebih menarik dan ruang storan yang cekap.

4.4.2

Promosi Mengadakan promosi dengan lebih berkesan untuk memperkenalkan Sistem Aplikasi Perpustakaan ini kepada semua pengguna.

4.4.3

Perancangan Penambahbaikan Perbincangan dan perancangan dengan pemilik modul bagi penambahbaikan setiap modul perlu dilaksanakan secara sistematik dan tersusun.

4.4.4

Manual Penggunaan Aplikasi Pendekatan yang lebih selesa serta manual penggunaan aplikasi secara interaktif perlu di wujudkan.

4.5

SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN Terdapat 3 modul di bawah Sistem Pengurusan Dokumen iaitu Docs Open, DocsFusion dan Cyberdocs.

4.5.1

Laporan Masalah CyberDocs Naiktaraf aplikasi CyberDocs daripada CyberDocs 3.0.9 kepada CyberDocs 4.0 telah dilakukan oleh pihak vendor pada 6 Disember 2004. Peningkatan ini lebih kepada aplikasi profile card yang lebih mudah serta memberikan lebih keupayaan kepada pengguna untuk membuang dokumen dan unlock profile card secara terus tanpa melibatkan administrator. Paparan pencarian juga lebih meluas dan pilihan untuk membuat pencarian boleh dibuat dengan lebih mesra pengguna. Melalui upgrade ini juga, kerja pengimbasan menjadi lebih mudah di mana dokumen yang telah diimbas boleh di muat turun terus ke dalam format pdf tanpa perlu menukarnya di Adobe Acrobat. Pengisian profile card masih lagi sama begitu juga upload file ke server.

38

Jadual 18 : Laporan Masalah Aplikasi CyberDocs/Document Management

Tahun

2005

Kategori

Bulan (Jumlah)

Status

Status

Status

Selesai

Tindakan

Sedang

Vendor

disemak

Laporan

Januari

1

1

Masalah

Februari

5

2

1

Mac

6

3

1

April

7

4

1

Mei

2

1

Ogos

8

5

September

5

3

Oktober

7

4

November

3

2

Disember

1

Jun Julai

Jumlah

4.5.2

45

25

1 1

4

1

Masalah Walaupun peningkatan aplikasi CyberDocs kepada version 4.0 pada 6 Disember 2004 telah dilaksanakan, namun begitu masalah-masalah baru dan permintaan penambahbaikan sentiasa berkembang seiring dengan keperluan pengguna. Jadual 18 menunjukkan jumlah laporan yang dikemukakan di dalam SAMA. Semua maklumat ini telah disusun dan didokumenkan bagi melihat masalah yang timbul. Masih terdapat 19 masalah baru yang sebenarnya tertunggak serta dalam perhatian dan penyelidikan bagi perbincangan bersama penyelaras modul Unit Aplikasi dan Multimedia. Ada di antara masalah yang dikemukakan ini hanya merupakan pandangan umum ataupun makluman kepada masalah yang timbul. Namun setiap perkara yang di laporkan akan disemak dan diteliti untuk tindakan selanjutnya.

39

Jadual 19: Jumlah Dokumen Dalam Aplikasi Cyberdocs Sehingga 31/12/2005

User Rohana

Pdf

Html

Tif

6

463

Nor Asikin

Unknown

2004

2005

Jumlah

1

470

0

470

1

1

0

1

6797

0

6797

3610

1028

4618

Baharuddin

4132

2665

Hanafi

2267

1338

Hisham

4230

4230

5389

9281

8

8

0

8

11

504

110

614

1

1

0

1

1

0

1

8

0

8

15,161

6527

21,688

Kay Rodzuan

479

14

Salina User1

1

Administ

7

JUMLAH

10651

4.5.3

1

14

1 4480

16

14

Statistik Dokumen Semasa semakan dilakukan, terdapat banyak dokumen yang tidak mempunyai isi kandungan, rosak dan tidak boleh dibaca. Saiz dokumen juga didapati tidak seragam dan ada yang terlalu besar tidak sepadan dengan bilangan dokumen yang terdapat di dalamnya. Jadual

19 menunjukkan pembahagian dokumen

mengikut format fail. Format *.tif adalah tidak sesuai untuk digunakan serta bersaiz besar. Ruang storan akan terganggu sekiranya kapasiti dokumen semakin bertambah. Keseluruhan dokumen yang telah disimpan di dalam server Document Management adalah sebanyak 21,688 merangkumi keseluruhan jenis bahan iaitu :• Artikel UTM • Artikel Jurnal • Biodata • Buku • Dokumen Kontrak • Kertas Peperiksaan • Keratan Akhbar • Fotograf • Laporan Penyelidikan • Lukisan Teknik • Tesis

• Profil Pegawai Atasan

40

4. 6

PENAMBAHBAIKAN 4.6.1

Kemaskini Dokumen Pengemaskinian terhadap dokumen yang disimpan di dalam CyberDocs, di mana format grafik bagi kesemua dokumen perlu diselaraskan. Dokumen yang tidak digunakan lagi akan dibuang dan satu standard “scanning” perlu di rangka bagi menghasilkan mutu dokumen yang lebih baik.

4.6.2

Format Keselamatan Menghasilkan satu format keselamatan yang sama kepada semua dokumen. Hasil dari beberapa kaedah keselamatan yang disemak, didapati bahawa aplikasi Adobe FactoryPro merupakan perisian yang mampu mengekalkan dokumen daripada ditukar failformat dan diplagiat.

4.7

HOUSEKEEPING Daripada semakan setiap modul Sistem Aplikasi Perpustakaan, kerja-kerja housekeeping telah dilakukan. Pada bulan Januari hingga Disember 2005 satu pemantauan dan semakan pada Sistem Aplikasi Perpustakaan iaitu pada Modul General bahagian Security mendapati bahawa terdapat nama-nama staf

perpustakaan yang perlu

dikemaskini atau dilupuskan dari mendapat kebenaran menggunakan system. Ini disebabkan oleh faktor seperti persaraan, perpindahan jabatan, permintaan untuk menggunakan modul lain, percubaan patron dan ujian keselamatan bagi setiap akses pengguna (jadual 20) dan kemasukan staf baru. Pemantauan berkala setiap bulan dan melalui makluman mengenai permintaan kepada akses telah dilaksanakan.

Jadual 20 : Housekeeping Faktor

Tahun 2004

Bersara

0

Pertukaran jabatan

24

Akses Modul lain

5

Percubaan patron

7

Keselamatan

3

Staf Baru

9

Jumlah

48

41

4.8

KEPERLUAN APLIKASI BARU Sepanjang tempoh 2005 beberapa permintaan terhadap aplikasi baru telah dikemukakan bagi memenuhi keperluan Perpustakaan Sultanah Zanariah dalam menghasilkan montaj, suntingan buletin PSZ, penghasilan media streaming, suntingan gambar bagi portal dan juga brosur. Antara aplikasi yang telah di pelajari dan di gunakan adalah seperti berikut : •

Macromedia Flash MX (animasi)

•

Swish MX (animasi – plug-in)

•

Adobe Premiere Pro (suntingan video)

•

Adobe Illustrator CS2 (grafik vektor)

•

Adobe Photoshop (grafik)

•

Sony Sound Forge 8 (audio)

Kesemua aplikasi baru ini begitu penting dan diperlukan bagi setiap tugas yang hendak dijalankan mengikut

jabatan tertentu di PSZ. Ianya juga amat membantu di dalam

menghasilkan satu produk yang lebih interaktif dan berkesan. Beberapa manual interaktif telah berjaya dihasilkan seperti manual Sistem Aplikasi Perpustakaan

untuk

modul

Reservation

(http://ekspress.psz.utm.my/jsp/slareservation.html) dan manual bagi Adobe Photoshop (http://ekspress.psz.utm.my/jsp/manualadobe.html).

Montaj bagi beberapa perasmian tertentu juga telah dapat dihasilkan dengan adanya aplikasi animasi multimedia seperti Macromedia Flash dan juga aplikasi audio Sony Sound Forge iaitu penghasilan montaj bagi Malam Kecemerlangan PSZ dan juga montaj Perasmian Portal bagi Persatuan Pustakawan Malaysia (Kawasan Selatan). Keperluan bagi aplikasi Adobe Photoshop adalah untuk membuat grafik yang lebih menarik untuk di masukkan ke dalam portal, ini termasuklah menghasilkan latar belakang portal, laman kandungan buku baru setiap bulan, gambar pustakawan dan lain-lain lagi. Laman interaktif dari Macromedia Flash juga dapat dimasukkan ke dalam portal seperti laman utama portal dan juga newsflash.

Adobe Illustrator adalah satu alat yang berupa grafik vector yang mampu menghasilkan kerja seni asli bagi tujuan komersial. Ianya adalah bagi kegunaan di Jabatan Perkhidmatan Maklumat di dalam menghasilkan buletin PSZ. Ianya digunakan di dalam proses penyuntingan, penyusunan gambar, saiz buletin dan tatacara keseluruhan buletin PSZ.

42

Adobe Premiere Pro merupakan satu aplikasi suntingan video secara real time. Ianya digunakan bagi proses kerja penyuntingan video untuk dimasukkan secara analog ke dalam komputer secara digital. Ini diperlukan bagi menyunting bahan media seperti video untuk dipaparkan di dalam Sistem Aplikasi Perpustakaan di bawah modul Media Streaming. Sebelum ini penyuntingan video telah dilakukan dengan menggunakan aplikasi Snazi Mill, namun setelah berlaku peningkatan dalam spesifikasi komputer yang digunakan, aplikasi bagi perisian juga telah ditingkatkan kepada Adobe Premiere Pro.

4.9

LATIHAN Latihan bagi penggunaan Sistem Aplikasi Perpustakaan di bawah modul Reservation telah diadakan pada 13 dan 22hb Disember 2005. Latihan tersebut telah dilakukan di Makmal Pencarian Maklumat 2 (MPM2) dan dihadiri oleh semua staf USK. Masa latihan adalah daripada pukul 2.30 ptg sehingga jam 4.00 ptg. Latihan ini telah diadakan dalam 2 sesi disebabkab oleh ruang MPM2 yang terhad. Perkara yang dibincangkan di dalam latihan adalah berkisar mengenai proses kerja tempahan ruang yang dibuat melalui modul Reservation yang boleh dilakukan secara atas talian. Ini termasuklah cara membuat tempahan ruang, pemulangan kunci dan membatalkan tempahan ruang yang telah di buat. Latihan ini juga adalah untuk menerangkan serba ringkas mengenai modul Sistem Aplikasi Perpustakaan kepada semua staf USK yang baru.

Latihan secara hands-on yang lain yang telah diberikan ialah latihan portal untuk pustakawan di Jabatan Sokongan dan Penyelidikan. Latihan ini dijalankan pada 16 Mac 2005 menekankan aspek penyediaan hyperlink dan bagaimana fungsi categories dan content boleh diaplikasikan dalam pembinaan laman web portal PSZ.

4.10

KURSUS Sepanjang tahun 2005, tiada sebarang kursus mengenai multimedia yang disediakan kepada Pustakawan Unit Aplikasi dan Multimedia. Daripada 4 kursus multimedia yang dimohon seperti Macromedia Dreamweaver, Sound Forge, Director dan Video Streaming, tiada satu pun kursus multimedia yang ditawarkan. Setiap aplikasi baru yang dibeli perlu dipelajari sendiri sebelum diadaptasi kepada yang unit yang memerlukan.

4.10.1 Kekangan Dalam Melaksanakan Tugas 4.10.1.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi Permintaan terhadap keperluan aplikasi baru kian bertambah, namun kursus atau latihan cara bagaimana menggunakan aplikasi tersebut begitu minima kerana kekurangan tenaga kerja.

43

4.10.1.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi Penggunaan aplikasi baru sentiasa berkembang dan mengetahui mengenainya akan menyebabkan

ketinggalan

pergantungan kepada

jabatan lain.

4.10.1.3 Kurang Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia Tiada

kesedaran

mengenai

wujudnya

teknologi

multimedia

menyebabkan tahap aplikasi di paras rendah dan dilihat kurang berkeupayaan.

4.11

PENAMBAHBAIKAN Cadangan penambahbaikan dalam mengurangkan kekangan semasa menjalankan tugas

4.11.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi Permintaan kepada aplikasi terkini perlulah seiring dengan kursus yang hendak diberikan dan bersesuaian dengan keperluan Jabatan.

4.11.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi Pemantauan dan keperluan kepada teknologi baru perlu sentiasa dikemaskini dan bukan hanya melibatkan unit/jabatan tertentu sahaja.

4.11.3 Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia Wujudkan kesedaran kepada staf mengenai kepentingan aplikasi baru dengan menghantar mereka menyertai kursus yang bersesuaian.

44

5.0

KURSUS/BENGKEL/LATIHAN/SEMINAR/PERSIDANGAN

YANG

DIHADIRI

OLEH STAF DI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI Sepanjang tahun 2005, staf di Jabatan Pembangunan Automasi telah menghadiri latihan/bengkel/kursus/seminar/persidangan seperti di dalam jadual 21. Jadual 21 (i) : Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005

BIL

STAF

KURSUS/BENGKEL/

TEMPAT

TARIKH

LATIHAN/SEMINAR/ PERSIDANGAN 1

Anuar Talib

Sesi Latihan Standard

Bilik Seminar 3, PSZ,UTM

People Practice (SPP)

Skudai

Seminar Islam Hadhari

KUiTTHO, Parit Raja, Batu

07.01.2005 4.8.2005

Pahat, Johor Perancangan Strategik

Bilik Seminar, Rumah Alumni,

21-23.11.2005

UTM 2

Aslinda Mohd Aris

SAS Interprise Version 9

CICT/CICT

9-10.3.2005

Program Kesedaran Kualiti

Bilik Seminar 3, Aras 4,

11.05.2005

PSZ,UTM Skudai Pra Perancangan Strategik

Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ,

17.11.2005

UTM. Perancangan Strategik


21-23.11.2005

UTM 3

Haslina Nasir

Sesi Latihan Standard People Practice


(SPP)

UTM Skudai



11.05.2005

UTM Skudai

4.8.2005

Seminar Islam Hadhari

07.01.2005

KUiTTHO, Parit Raja, Batu Pahat, Johor

Kursus Pengurusan Stress

HRD/Grand Blue Wave Hotel,

8-9.8.2005

Johor Bahru. Pra Perancangan Strategik


17.11.2005

UTM Skudai. Perancangan Strategik


21-23.11.2005

UTM

45

Jadual 21(ii) : Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005

BIL

STAF

KURSUS/BENGKEL/

TEMPAT

TARIKH

LATIHAN/SEMINAR/ PERSIDANGAN 4

Nor Asikin


Mohamad

Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ,UTM

11.05.2005

Skudai Pembangunan Sistem Maklumat

Bilik Mesyuarat PSZ

12.7.05

Universiti Pengurusan Era Baru Yang

HRD/Allamanda, Club House, Golf

2-3.8.2005

Berkaliber

& Country Club, Senai

Seminar Percambahan Pemikiran

KUiTTHO, Parit Raja, Batu Pahat,

Islam Hadhari

Johor

Membangun Ekonomi, Memelihara

Dewan Senat, Pejabat

Alam/Karam Singh Walia

Pentadbiran UTM

Online Information and Education

Bangkok, Thailand

15-20.11.2005

Bengkel Perancangan Strategik

Bilik Seminar, Rumah Alumni, UTM

21-23.11.2005

Pra Bengkel Modul Penyediaan

Hyatt Regency Hotel, JB

24-25.11.2005

HRD/Grand Bluewave Hotel, Johor

28-29.11.2005

4.8.2005 18.8.05

Conference 2005

Modul Latihan Staf UTM 2005 Building The Balanced Scorecard

Bahru Lawatan ke SAJ dan JCorp, JB

Johor Bahru

Bengkel Modul Penyediaan Modul

The Legacy, Melaka

14-16.12.2005

30.11.05

Bilik Seroja, Rumah Alumni, UTM

19-20.12.2005

Bilik Seroja, Rumah Alumni, UTM

28.12.2005 -

Latihan Staf UTM 2005 Program Bimbingan dan Kursus PTK Gred 44/TK3 Kursus PTK Gred 44/TK3

5.1.2006 5

MD Razib Karno

Sesi Latihan Standard People

Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ, UTM

Practice (SPP)

Skudai


Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ, UTM

07.01.2005 11.05.2005

Skudai Perancangan Strategik

Bilik Seminar, Rumah Alumni, UTM

21-23.11.2005

46

Jadual 21(iii) : Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005 BIL

STAF

KURSUS/BENGKEL/

TEMPAT

TARIKH

LATIHAN/SEMINAR/ PERSIDANGAN

6

Azrina Benan

7

Jamaluddin Abd Malek

8

Sesi Latihan Standard People Practice


(SPP)

PSZ,UTM Skudai

Effective Speaking Skills


Roziana Kamarudin

19.01.2005 29.03.2005

PSZ,UTM Skudai Effective Speaking Skills


30.03.2005



31.03.2005

PSZ,UTM Skudai Sesi Susulan Effective Speaking Skills


04.04.2005

PSZ,UTM Skudai Advanced Effective Speaking Skills


7 & 11.04.2005

UTM Program Kesedaran Kualiti


11.05.2005

PSZ,UTM Skudai 9

Nor Hafizah

Taklimat Induksi Staf Baru PSZ

Hamdan 10

Fahrurrozi Mohd Sa’ban

Bilik Mesyuarat, PSZ, UTM

16.11.2005

Skudai Sesi Latihan Standard People Practice


(SPP)

PSZ,UTM Skudai

Effective Speaking Skills


12.01.2005 08.02.2005



15.02.2005



18.02.2005

PSZ,UTM Skudai Sesi Susulan Effective Speaking Skills


Sesi Susulan Effective Speaking Skills

PSZ,UTM Skudai Bilik Seminar 3, Aras 4,

22.02.2005 24.02.2005

PSZ,UTM Skudai Advanced Effective Speaking Skills

Bilik Seminar Rumah Alumni,

1 & 4.03.2005

UTM Skudai Program Kesedaran Kualiti


11.05.2005

PSZ,UTM Skudai

47

6.0

LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI 6.1

Pindaan Borang Pendaftaran / Kemaskini Akses ke Sistem PSZ, PSZ 1.11 Beberapa pindaan kecil telah dilakukan pada borang tersebut serta proses kerja penggunaan borang telah dikenalpasti untuk memastikan setiap staf dapat mengakses kepada sistem serta modul yang diperlukan. Kemaskini ke atas borang dan penggunaannya akan dilakukan dari masa ke semasa.

6.2

Menyemak dan Mengemaskini Senarai Tugas PmP(BA) Semakan dan kemaskini senarai tugas dan proses kerja yang melibatkan PmP(BA) telah dilakukan di mana sebarang urusan surat menyurat dan memfail akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir Rendah JBA (PTR(BA)), yang telah memulakan tugas di JBA pada 25 Julai 2005.

6.3

Kemaskini Laman Web Unit Laman web khusus untuk Sistem Pengurusan Perpustakaan di laman web JBA perlu dikemaskini bagi pengorganisasian manual yang telah diwujudkan supaya lebih teratur khususnya yang berkaitan dengan sistem ADVANCE. Ini adalah untuk memudahkan proses semakan dan rujukan yang akan dilakukan bagi setiap laporan yang diterima. Selain dari itu, perangkaan penting yang berkaitan dengan Unit juga perlu dimasukkan.

6.4

Semakan Kepada Lesen Penggunaan Sistem ADVANCE Semakan ini perlu dilakukan memandangkan pertambahan staf di PSZ serta keperluan akses ke sistem ADVANCE yang tinggi dan memastikan lesen pengguna kepada client adalah mencukupi.

6.5

Projek Naiktaraf Penggunaan Sistem Pengoperasian Windows 2000 Projek ini telah dilaksanakan secara berperingkat–peringkat dari bulan Januari hingga Mac 2005. Kesemua komputer di kawasan terbuka di aras 2,3,4,5 telah dinaiktaraf penggunaan sistem pengoperasiannya dari Windows 98 kepada Windows 2000. Selain dari itu juga setiap komputer di aras berkenaan juga telah dipasang dengan disk protection system bagi menjamin keselamatan fail sistem yang telah dipasang pada komputer berkenaan.

48

6.6

Pemasangan Kabel USB Bekerjasama dengan Unit Runding Maklumat pada 5 April 2005 mengadakan projek gotong royong memasang kabel USB pada komputer di kawasan Internet dan INFOLAN2 serta menyusun komputer di kawasan berkenaan mengikut nama komputer.

6.7

Instalasi Perisian Pengakuan Penggunaan Komputer Projek instalasi perisian pengakuan penggunaan komputer (System Lock) di setiap komputer staf dan komputer di kawasan terbuka aras 2-5 pada 12-13 Mei 2005 bagi memberi peringatan kepada staf/pengguna supaya tidak memuat turun perisian yang tidak berlesen ke dalam komputer yang digunakan.

6.8

Projek Penyelarasan Penggunaan Aplikasi Projek kemaskini penggunaan aplikasi pada komputer di kawasan Internet bagi penyeragaman penggunaan perisian pada komputer Internet telah dilaksanakan pada 31 Mei – 3 Jun 2005.

6.9

Windows Update Secara Berkala Menjalankan update windows secara berkala iaitu mengemaskini atau updates patches untuk setiap komputer di kawasan terbuka aras 2,3,4,5 pada 19-20 Disember 2005 bagi meningkatkan tahap kestabilan sistem pengoperasian komputer dan rangkaian di PSZ.

49

Lampiran 1

BULAN

JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKTOBER NOVEMBER DISEMBER DISEMBER

LEJAR BULANAN PERBELANJAAN VOT 28000, 35000 DAN 36000 JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI, PSZ TAHUN 2005 VOT 27299 28000 35000 36000 PERUNTUKANPERBELANJAAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN $0.00 $0.00 $150,000.00 $50,000.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $208.00 $3,040.00 $0.00 $0.00 $196.00 $5,600.00 $0.00 $0.00 $0.00 $80.00 $0.00 $0.00 $60.00 $1,680.00 $0.00 $0.00 $0.00 $341,437.43 $0.00 $0.00 $0.00 $280.00 $0.00 $0.00 $1,471.00 $2,500.00 $0.00 $3,975.00 $0.00 $10,230.00 $98,800.00 $86,266.00 $0.00 $7,988.00 $19,472.00 $40.00 $14,135.00 $15,487.00 $33,440.00

JUM. PERBELAN LEBIHAN PERBELAN JUMLAH

$1,975.00

* Nota Peruntukan 28000 - Tidak diambil kira untuk pengiraan lejer

$378,982.43

$157,988.00

Peruntukan Vot 35000 Vot 36000

$157,988.00 $69,472.00

Jum .Peruntukan

$227,460.00

Jum P'untukan Jum. Pbelanjaan Overcomitt

$227,460.00 $239,943.00 $12,483.00

$114,287.00

$69,472.00

$123,681.00

Vot Wiremen Vot 35000 157,988 - 69,220 36000 69,472 + 69,220

Jumlah $88,768.00 $138,692.00 $227,460.00

Peratus overcommit 5.5% Perhatian Pembelian PC sebelum ini dikira menggunakan vot 35000 sebanyak RM 69,220.00 tetapi setelah kelulusan dari Bendahari memilih PC yang lebih murah iaitu RM 2,800.00/RM 2670.00 seunit, jumlah peruntukan bagi pembelian PC telah dimasukkan ke dalam vot 36000 memandangkan harga seunit adalah kurang dr RM 3000.00 seunit

Harap dapat pindahkan jumlah RM 69,220.00 dari vot 35000 kepada vot 36000

Jumlah Keseluruhan Peruntukan $618,925.43

$618,925.43

Lampiran 2

LAPORAN JALURAN PEMBAYARAN ATAS TALIAN MENGGUNAKAN APLIKASI MASTERCARD INTERNET GATEWAY SYSTEM (MIGS) 1.0

PENGENALAN

1.1

Mastercard Internet Gateway System (MIGS) Ini merupakan satu sistem pembayaran secara atas talian yang diperkenalkan oleh pihak Bank Islam kepada pedagang dengan cara yang lebih selamat. Ianya diproses melalui Internet secara terus mengikut masa sebenar (real-time). MIGS ini menepati ciri-ciri keselamatan sepertimana penggunaan 3D SSL yang mana pengguna yang tidak dibenarkan/tidak berdaftar dihalang dari mengakses sistem ini.

Penggunaan kod

keselamatan ini membantu melindungi pengguna atau pedagang yang menggunakan pembayaran secara atas talian. Kod keselamatan ini boleh dimohon melalui laman web Bank Islam dengan arahan yang di tetapkan.

1.1.1

Transaksi e-Commerce MIGS

Proses Transaksi e-Commerce Semasa transaksi berjalan, wang akan dihantar daripada akaun pemegang kad kepada akaun dagang (merchant) secara berikut: •

Pemegang kad membeli barangan melalui Internet atau secara telefon. Pembelian itu akan menggunakan payment client sebagai perantaraan untuk disambungkan terus kepada MIGS yang akan memproses transaksi.

•

Seterusnya dari transaksi MIGS akan dibawa kepada bank yang berkenaan mengikut kepada bank yang digunakan oleh pemegang kad kredit. Bank berkenaan kemudian memaklu memaklumkan kembali kepada MIGS baki kredit pemegang kad dan mengesahkan laku sah kad tersebut terus ke pedagang.

•

MIGS sekali lagi akan memaklumkan kepada bank yang di amanahkan mengenai transaksi yang telah berlaku.

•

Bank yang diamanahkan ini kemudiannya akan membuat bayaran kepada bank yang di lantik oleh pemegang kad ini (kad kredit).

•

Bank Islam yang di lantik ini kemudian akan membuat makluman kepada pemegang kad mengenai pembayaran yang mereka dikenakan.

•

Bank (Bank Islam) yang diamanahkan ini kemudiannya akan membayar kepada akaun pedagang.

1.1.2

Mastercard SecureCode Ianya adalah merupakan 3 Domain SecureCode yang mana ia melindungi pengguna kredit kad bagi urusan membeli belah secara atas talian. Setiap kali pembayaran atas talian hendak dilakukan maka program ini mampu memberikan pengesahan ketulenan pemegang kad kredit tersebut. Bagi penggunaan kad kredit Bank Islam, langkah pertama bagi memperolehi kod keselamatan ini adalah:•

Mesti mempunyai nombor MasterCard Bank Islam, nama pada kad, nombor IC baru dan juga enam nombor terakhir pada kad pengenalan baru sebagai ID Internet. Kemudian cipta SecureCode peribadi anda sendiri, seterusnya anda sudah boleh menggunakan SecureCode itu untuk tujuan membeli belah.

•

Memilih kedai yang mempunyai logo kod keselamatan ini.

•

Setiap kali penggunaan pembayaran atas talian hendak digunakan 3D SecureCode perlu dimasukkan bagi mengesahkan identiti pengguna.

Penggunaan 3D SecureCode ini menepati kehendak Bank Negara oleh kerana ciri-ciri keselamatan serta keupayaan penggunaan yang mampu menyakinkan pengguna dan pedagang.

1.1.3

Pemerhatian Pembayaran Elektronik Pembayaran secara elektronik telah menjadi satu kaedah pembayaran bagi banyak universiti di luarnegara. Kaedah pembayaran atas talian ini mempunyai ciri-ciri keselamatan yang tinggi dan terjamin melalui identiti kod keselamatan berbeza bagi setiap pengguna. Pengguna dan pedagang mendapat faedah daripada sistem pembayaran elektronik ini. Pembayaran secara kendiri ini dilihat lebih mudah dan pantas. Terdapat jaminan bagi sebarang masalah transaksi serta masalah ini mudah untuk dikesan.

1.1.4

Perbincangan di ITC, UTM KL Satu perjumpaan bagi membincangkan mengenai MIGS ini telah di buat pada 21 Jun 2005, bertempat di Information Technology Centre, UTM, KL. Perbincangan ini untuk melihat keupayaan MIGS dan hasil dari perbincangan tersebut adalah: i.

Perjumpaan umum diantara pihak Information Technology Centre (ITC, UTM), Wakil Teknologi Maklumat dari Bank Islam, Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) dan pihak vendor untuk melihat bagaimana transaksi pembayaran elektronik dapat dilakukan dengan MIGS yang di perkenalkan oleh wakil Bank Islam.

ii.

Ciri-ciri keselamatan dengan Secure Socket Layer (SSL) yang ada pada pelayan pembayaran MIGS iaitu 3D SecureCode dan aplikasi web akan digunakan oleh pihak SPACE UTM.

iii.

Akaun SPACE yang besar dilihat dapat memenuhi kriteria pihak Bank Islam untuk menerapkan sistem ini. Sekiranya PSZ hendak menerapkan sistem pembayaran elektronik ini, PSZ hendaklah berkongsi akaun dengan SPACE UTM. Ini kerana akaun PSZ yang dilihat kecil dan tidak memenuhi kehendak Bank Islam.

iv.

Sehingga kini pihak SPACE masih lagi belum menggunakan sistem ini bagi pembayaran elektronik mereka. (Hasil dari temubual dengan En. Saiful Hadli, Penolong Pegawai Penyelidik – IT/Bulan Oktober 2005)

2.0

MASALAH Masalah yang dikenalpasti bagi penggunaan MIGS ini di perpustakaan adalah: •

Masalah polisi Bank Islam dalam memperuntukkan MIGS kepada sesebuah institusi bergantung kepada andaian jumlah pendapatan yang tidak tetap. PSZ dikaitkan dengan hasil volume akaun yang kecil menyebabkan ianya perlu berkongsi dengan institusi lain bagi membuka akaun.

•

Keperluan tinggi dari Bank Islam terhadap asas keselamatan dan penjanaan keuntungan daripada MIGS untuk PSZ, UTM.

•

Masalah pentadbiran yang tidak menepati spesifikasi Bank Islam dan Bendahari UTM bagi penyelarasan MIGS ini.

3.0

PENAMBAHBAIKAN •

Polisi bagi MIGS ini perlu diperluaskan kepada bank-bank yang lain.

•

Pihak pentadbiran PSZ dan Bendahari UTM perlu merealisasikan e-Commerce ini dengan lebih berkesan melalui penyelarasan yang standard.

4.0

KESIMPULAN MIGS Sistem MIGS ini sesuai kerana ianya memenuhi ciri-ciri keselamatan di antara dua pihak iaitu pembeli dan pedagang. Sistem SSL yang terjamin dan diperakui seluruh dunia menyakinkan semua pihak serta mendapat pengiktirafan antarabangsa. Pada masa hadapan pembayaran secara elektronik dijangka akan menjadi satu lumrah. Ianya telah diperkenalkan pada tahun 1999 dan semakin berkembang secara rasminya selamat dan terjamin. Perkongsian akaun dengan pihak SPACE UTM perlu dilakukan memandangkan volume akaun PSZ yang masih kecil. Penggunaan MIGS telah mula digunapakai oleh pihak SPACE UTM semenjak dari bulan Disember 2005. Ianya masih lagi di peringkat penyusunan dan pemerhatian dalam meningkatkan penggunaan MIGS ini.

Graduan SPACE ke sistem ADVANCE Rekod Pelajar Baru

Recommend Documents