GIDS VOOR AANVRAGERS VAN PATHOLOGISH-ANATOMISCH ONDERZOEK

P5.4.1-B01

Gids voor aanvragers

Dienstgebonden document enkel geldig in: Campus: SA, SV, SJ

Auteur: Peter Vermeulen Evaluator(s): Ilse Van der Auwera, Liliane Schelfhout Goedgekeurd door: Gerda Goovaerts

Versie: 2 Totaal # bladzijden: 27

Datum van toepassing: 13/04/2012

GIDS VOOR AANVRAGERS VAN PATHOLOGISH-ANATOMISCH ONDERZOEK Inleiding De kwaliteitsdoelstellingen van het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA zijn algemeen als volgt omschreven: tijdig correcte laboratoriumresultaten verstrekken, expertise verlenen, adviezen en consulten formuleren en zo helpen bij de diagnose en behandeling; een klinisch relevant en kosteneffectief gebruik van diagnostische mogelijkheden bevorderen; een actieve bijdrage leveren in patiëntgebonden en toegepast wetenschappelijk onderzoek. Om deze doelstellingen te realiseren werd door het laboratorium een kwaliteitssysteem ingevoerd dat voldoet aan de geregistreerde Belgische norm voor medische laboratoria, ISO 15189:2007. De invloed van de pre-analytische fase, alle gebeurtenissen die zich afspelen vóór de uitvoering van de histologische of cytologische analyse (zoals afname, bewaring en transport van patiëntmonsters), op de kwaliteit van het laboratoriumonderzoek is zeer groot. De kwaliteit van monsters is onderhevig aan fysische factoren zoals temperatuur, uitdroging en druk of tractie uitgeoefend op het weefsel. Een slechte kwaliteit van monsters kan de pathologisch-anatomische beoordeling bemoeilijken of zelfs onmogelijk maken. Het is bijgevolg van cruciaal belang dat monsters op een correcte manier worden afgenomen, bewaard en getransporteerd. Deze laboratoriumgids bevat informatie voor voorschrijvende huisartsen en geneesheerspecialisten die gebruik maken van de diensten van het laboratorium. Het doel van de gids is de aanvrager te helpen bij het correct aanvragen van pathologieonderzoek door richtlijnen te geven over het invullen van het aanvraagformulier en over de bewaar- en transportcondities van monsters die voor onderzoek aangeboden worden teneinde de preanalytische fase zo goed mogelijk te beheersen. Deze gids voor aanvragers werd opgesteld conform hoofdstuk 5.4.3 en 5.4.4 van de ISO 15189:2007 norm en paragraaf 5.4 van het kwaliteitshandboek van het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA en is te raadplegen op het GZA portaal (GZA procedureboek en dienstensite van het laboratorium) en op de websites van de GZA ziekenhuizen (te consulteren via www.gza.be), telkens onder ‘diensten’ en ‘Laboratorium voor pathologische anatomie’.

Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA Gids voor aanvragers – Onbeheerde kopie

Pagina 1/27

Inhoudsopgave

1. Algemene gegevens 1.1. Contactgegevens 1.2. Openingsuren 1.3. Medewerkers 1.3.1. Artsen 1.3.2. Dienstverantwoordelijke 1.3.3. Kwaliteitsdienst 1.4. RIZIV nomenclatuur 2. Overzicht activiteiten Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie 2.1. Histopathologische onderzoeken 2.2. Cytopathologische onderzoeken 2.3. Klinische autopsies 3. Richtlijnen voor interne aanvragen van pathologisch-anatomisch onderzoek

4 4 4 4 4 5 5 5 6 6 6 6 7

3.1. Aanvraag 7 3.1.1. Beschikbare aanvraagformulieren 7 3.1.2. Aanbevelingen m.b.t. het invullen van een aanvraagformulier 8 3.1.3. Aandachtspunten met betrekking tot aanvragen van pathologisch-anatomisch onderzoek 8 3.2. Behandeling en transport van monsters 9 3.2.1. Monsteridentificatie 9 3.2.2. Monsters voor histopathologisch onderzoek: algemene informatie 9 3.2.3. Monsters voor histopathologisch onderzoek: specifieke informatie per analyse 11 3.2.4. Monsters voor histopathologisch onderzoek: specifieke informatie per weefseltype 14 3.2.5. Monsters voor cytopathologisch onderzoek 17 3.2.6. Aanvaardingscriteria 19 3.2.7. Bevoorrading 19 3.3. Aanleveren van monsters 20 3.3.1. Binnen de openingsuren 20 3.3.2. Buiten de openingsuren 20 3.4. Doorlooptijden (tijd tussen de ontvangst van het monster en beschikbaarheid van gevalideerde analyseresultaten voor de aanvrager) 20 3.4.1. Histologie 20 3.4.2. Screening cervixcytologie 20 3.4.3. Algemene cytologie 21 3.4.4. Immuunhistochemisch onderzoek gebruik makend van farmacodiagnostische procedures (ER, PR, HER2) (onderBELAC-accreditatie (norm ISO15189:2007)) 21 3.4.5. Fluorescentie in situ hybridisatie onderzoek (FISH) voor HER2/neu (onder BELAC-accreditatie (norm ISO15189:2007)) 21 3.4.6. Autopsies 21 3.4.7. Opmerkingen 21 3.5. Onderaanneming en uitbesteding 22 3.5.1. Onderzoek in onderaanneming: doorsturen monster door het laboratorium 22 3.5.2. Onderzoek in onderaanneming: rechtstreeks doorsturen van monster door aanvrager 22 3.5.3 Onderzoek in uitbesteding 22 3.6. Rapportering en distributie van verslagen 22 4. Richtlijnen voor externe aanvragen van pathologisch-anatomisch onderzoek 4.1. Aanvraag 4.1.1. Beschikbaar aanvraagformulier Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA Gids voor aanvragers – Onbeheerde kopie

24 24 24

Pagina 2/27

4.1.2. Aanbevelingen m.b.t. het invullen van het extern aanvraagformulier 4.2. Bewaring, transport en aanlevering van monsters/materiaal gerelateerd aan een externe aanvraag 4.3. Specifieke aanbevelingen voor het extern aanvragen van HER2/neu FISH-onderzoek 4.4. Doorlooptijden 4.5. Rapportering en distributie van verslagen 4.6 Adviesverlening

24 24 25 25 25 25

5. Opmerkingen, suggesties en vragen

27

6. Bijlagen

27


Pagina 3/27

1. Algemene gegevens 1.1. Contactgegevens De hoofdactiviteiten van het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA zijn gecentraliseerd op de campus Sint-Augustinus: Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie (blok 4, 1 Campus Sint-Augustinus Oosterveldlaan 24 2610 Wilrijk Tel. 03/443 3621 Fax 03/443 3019 E-mail [email protected]

ste

verdieping)

Op de campus Sint-Vincentius en de campus Sint-Jozef zijn er twee satelliet-laboratoria: Campus Sint-Vincentius Sint Vincentiusstraat 20 2018 Antwerpen

Campus Sint-Jozef Molenstraat 19 2640 Mortsel

De gids voor aanvragers van pathologisch-anatomisch onderzoek en de bijlagen, zoals aanvraagformulieren, zijn te raadplegen op: het GZA portaal: GZA procedureboek en dienstensite van het laboratorium (onder ‘Patiëntencoördinatie’) het internet: www.st-augustinus.be > diensten > Laboratorium voor pathologische anatomie www.st-vincentius.be > diensten > Laboratorium voor pathologische anatomie www.st-jozef.be > diensten > Laboratorium voor pathologische anatomie 1.2. Openingsuren Het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA is op werkdagen open en bereikbaar tussen: Campus Sint-Augustinus: Campus Sint-Vincentius: Campus Sint-Jozef:

7u30-18u00 8u30-17u00 9u00-13u00 (de aanwezigheid van een patholoog-anatoom is beperkt tot 11u30-12u30) De toegang tot de laboratoria wordt geregistreerd, hetzij elektronisch via de badgelezer, hetzij via invullen van het registratieformulier aan de inkom. Voor dringende zaken is er, buiten de normale openingsuren, steeds een patholoog bereikbaar: Campus Sint-Augustinus: Campus Sint-Vincentius: Campus Sint-Jozef:

Wachtlijsten SA in Lotus Notes Onthaal Sint-Augustinus (03/443.30.11) Wachtlijsten SV in Lotus Notes Onthaal Sint-Vincentius (03/285.20.00) Wachtlijsten SJ in Lotus Notes Onthaal Sint-Jozef (03/444.12.11)

1.3. Medewerkers 1.3.1. Artsen Dr. Gerda Goovaerts (diensthoofd) Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA Gids voor aanvragers – Onbeheerde kopie

Pagina 4/27

Tel. 03/443 37 73 E-mail: [email protected] Dr. Peter Vermeulen (adjunct-diensthoofd) Tel. 03/443 52 39 E-mail: [email protected] Dr. Cecile Colpaert Tel. 03/443 39 22 E-mail: [email protected] Dr. Gert Van den Eynden Tel. 03/443 48 96 E-mail: [email protected] Dr. Maria del Carmen Tavares Tel. 03/443 44 47 E-mail: [email protected] Dr. Roberto Salgado Tel. 03/443 44 46 E-mail: [email protected] 1.3.2. Dienstverantwoordelijke Mevr. L. Schelfhout Tel. 03/443 39 45 E-mail: [email protected] 1.3.3. Kwaliteitsdienst Peter Vermeulen (interne kwaliteitscoördinator) Ilse Van der Auwera (kwaliteitsfunctionaris) e-mail: [email protected] Liliane Schelfhout (kwaliteitsmedewerker)

1.4. RIZIV nomenclatuur De nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen is een gecodeerde lijst met de geneeskundige prestaties die (geheel of gedeeltelijk) vergoed worden door de verzekering voor geneeskundige verzorging: www.riziv.fgov.be/care/nl/nomenclature/index.htm


Pagina 5/27

2. Overzicht activiteiten Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie Het laboratorium bepaalt de wijze waarop en de methode en de apparatuur waarmee het onderzoek wordt uitgevoerd volgens de allernieuwste procedures en gangbare standaarden. Het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA verricht volgende onderzoeken ten behoeve van huisartsen en geneesheer-specialisten:

2.1. Histopathologische onderzoeken Histopathologisch onderzoek op paraffinecoupes Histopathologisch onderzoek op vriescoupes Histochemisch onderzoek op paraffinecoupes Enzymatische kleuringen op vriescoupes Immuunhistochemisch onderzoek op paraffinecoupes Immuunfluorescentie-onderzoek op vriescoupes Fluorescentie in situ hybridisatie onderzoek (FISH): vb. HER2/neu Een gedetailleerde lijst van beschikbare histochemische en enzymatische kleuringen, antilichamen voor immuunhistochemisch en immuunfluorescentie-onderzoek, probes voor fluorescentie in situ hybridisatie onderzoek en beschikbaar moleculair-diagnostisch onderzoek is in bijlage (via het GZA portaal en internet (zie §1.1)) beschikbaar.

2.2. Cytopathologische onderzoeken Screeningscytologie van cervico-vaginaal materiaal met dunnelaagtechniek FNAC (fijne-naald-aspiratiecytologie): onderzoek van fijne-naald-aspiratiemateriaal Lichaamsvochten

2.3. Klinische autopsies Volwassene Foetus en neonaat


Pagina 6/27

3. Richtlijnen voor interne aanvragen van pathologisch-anatomisch onderzoek 3.1. Aanvraag Het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA voorziet in verschillende standaard aanvraagformulieren voor de verschillende onderzoeken. Om fouten (door te weinig informatie) en eventuele vertragingen te vermijden, moeten deze formulieren worden gebruikt. De verschillende aanvraagformulieren zijn te verkrijgen via de laboratoria of via het centraal magazijn van Terbeke (zie bestelnummers hieronder vermeld). De formulieren kunnen ook vanuit het GZA portaal en internet afgedrukt worden (zie §1.1). Sommige diensten kunnen elektronisch in het programma Aanvraag/Afspraak een aanvraag invullen en afdrukken om samen met het monster door te sturen.

3.1.1. Beschikbare aanvraagformulieren Histopathologisch en cytopathologisch onderzoek (bestelnummer 1263/101/4) Histopathologisch en cytopathologisch onderzoek van borstbiopsies (bestelnummer 1263/099/2) Voor pathologisch-anatomisch onderzoek van borstbiopsies moet het aangepaste aanvraagformulier worden gebruikt. Hierop staat een tekening van de linker en de rechter borst waarop de plaats van de biopsie kan aangeduid worden. Het formulier bevat ook aanbevelingen voor de oriëntatie van de biopsie en het insturen volgens de chronoprocedure (zie ook § 3.2.3.5). Cervicovaginaal cytopathologisch onderzoek Voor cervicovaginaal cytopathologisch onderzoek is er een aangepast aanvraagformulier met de keuze tussen ‘screening’ en ‘opvolging’ en met de mogelijkheid de patiënte te laten instemmen met betaling van de kosten indien niet aan de RIZIV-terugbetalingsvoorwaarden wordt voldaan. Aanvraagformulier voor autopsie volwassene, autopsie foetus en neonaat, toestemming tot autopsie De behandelende arts neemt zo vlug mogelijk na het overlijden telefonisch contact op met het laboratorium, zodat de modaliteiten van de autopsie kunnen afgesproken worden met de pathologen-anatomen ttz probleemstelling, uitgebreidheid van de autopsie enz. Het lichaam van de overledene zal zonder verwijl naar het mortuarium gebracht worden zodat de autopsie gepland kan worden in samenspraak met het personeel van het mortuarium. Er bestaat geen wetgeving omtrent de praktijk van klinische autopsies op een volwassene. Het is echter wenselijk de familie in te lichten over het voornemen een autopsie uit te voeren (cfr. Ethische Commissie en Medische Raad 07/09/1999). Blijkt het niet mogelijk toelating te vragen, dan moet de behandelende arts zich er van vergewissen dat er geen redenen voor oppositie zijn (geloofsovertuiging of andere). Aan de aanvrager van de autopsie wordt wel gevraagd om de modaliteiten van toestemming vermeld op het aanvraagformulier voor autopsie volwassene aan te kruisen. Voor autopsies op een foetus, neonaat of minderjarige wordt een schriftelijke toestemming van de beide ouders gevraagd. Een voorgedrukt formulier toestemming tot autopsie is hiervoor beschikbaar (GZA portaal). Vroeggeboorten van minder dan 24 weken moeten wettelijk niet begraven worden. Wanneer de familie toch een begrafenis wenst, moet dit aan de patholoog-anatoom meegedeeld worden zodat de lichaamsresten terug naar het mortuarium kunnen gebracht worden.


Pagina 7/27

3.1.2. Aanbevelingen m.b.t. het invullen van een aanvraagformulier Elk monster dat op het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA aangeboden wordt voor onderzoek dient vergezeld te zijn van een juist en volledig ingevulde aanvraag waarbij de patiëntgegevens op het monster overeenkomen met deze op de aanvraag. Wanneer de aanvraag betrekking heeft op meer dan één monster (‘deelmonsters’), aangeleverd in verschillende recipiënten, moet de aanvrager de gegevens vermelden voor elk monster, gebruik makend van een unieke nummering die overeenkomt met deze op de recipiënten (‘deelnummering’). Gebruik geen nummering van klinische inlichtingen indien er geen deelmonsters zijn. Een mondelinge aanvraag voor pathologieonderzoek kan niet aanvaard worden, hoogstens als verwittiging ter kennis genomen worden. Bij elke mondelinge aanvraag wordt gevraagd om een schriftelijk aanvraagformulier in te vullen en samen met het monster te bezorgen. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvragende arts om het aanvraagformulier correct en volledig in te vullen volgens de richtlijnen beschreven in deze gids voor aanvragers. Volgende gegevens graag op de aanvraag vermelden (verplichte gegevens zijn gemarkeerd met *. Indien deze gegevens ontbreken wordt de aanvraag niet of met vertraging behandeld): Administratieve gegevens: identificatie van de patiënt *: naam en voornaam van de patiënt, opnamenummer (indien beschikbaar), geslacht, geboortedatum, adresgegevens, mutualiteitgegevens identificatie van de aanvragende geneesheer *: naam en voornaam, adresgegevens voor doorsturen resultaten, RIZIV gegevens *, datum voorschrift handtekening aanvragend geneesheer * eventuele vermelding kopie verslag aan collega’s Gegevens met betrekking tot het monster: type onderzoek dat wordt aangevraagd (histologie, cytologie, immuunhistochemie of andere) intra-operatief onderzoek: macroscopisch of microscopisch, indicatie en telefoonnummer OK of arts datum en uur afname * fixatiegegevens: datum en uur van fixatie indien biopten door aanvrager gefixeerd worden of ‘vers’ aankruisen voor biopten die dadelijk na afname ongefixeerd ingestuurd worden * aard van het te onderzoeken materiaal * anatomische lokalisatie * (orgaan, plaats in het orgaan, lateraliteit bij pare organen, ...) klinische inlichtingen * (specifiek vraagstelling, infectie, anamnestische informatie, historische diagnoses, ...)

3.1.3. Aandachtspunten met betrekking tot aanvragen van pathologisch-anatomisch onderzoek 3.1.3.1. Foutieve identificatie: Aanvragen kunnen door het laboratorium geweigerd worden indien ze onvoldoende of onjuiste gegevens bevatten om een resultaat te bekomen dat voldoet aan de geldende kwaliteitscriteria. Het laboratorium brengt in dit geval de aanvrager onmiddellijk op de hoogte. Bij foutieve identificatie van een patiëntmonster zal een medewerker van het laboratorium aan de aanvrager vragen om het monster of het deelmonster ondubbelzinnig ter plekke, in het laboratorium te identificeren. De aanvrager kan eventueel op eigen verantwoordelijkheid verplegend personeel of medewerkers van het operatiekwartier aanstellen om deze identificatie uit te voeren. 3.1.3.2. Verwarring van lateraliteit bij pare organen:


Pagina 8/27

Bij biopsies van pare organen moet ‘links’ of ‘rechts’ vermeld staan op het aanvraagformulier. Bij bemonstering van beide pare organen bij eenzelfde patiënt en bij andere bilaterale chirurgische ingrepen of biopsienames dient een afzonderlijk aanvraagformulier voor elke zijde te worden gebruikt om verwarring te voorkomen. 3.1.3.3. Dringende onderzoeken: Het aanvraagformulier voorziet geen apart aankruisvakje voor ‘dringende’ onderzoeken aangezien in het huidige pathologieaanbod dringend histologisch of cytologisch onderzoek, waarvoor de normale doorlooptijden niet voldoen, zeer zeldzaam is. Indien de aanvrager op medische gronden voor bepaalde monsters een snellere behandeling wenst dan de standaarddoorlooptijden hieronder vermeld in §3.4, dan wordt na overleg van de aanvrager met de dienstdoende patholoog-anatoom beslist welke voorkeursbehandeling wordt gegeven aan het monster. Deze beslissing wordt door de dienstdoende patholoog-anatoom genoteerd in het vak ‘opmerkingen labo’ op het aanvraagformulier. Zeker in levensbedreigende situaties waarbij een zo kort mogelijk interval vereist is voor het resultaat van cytologisch of histologisch onderzoek gebeurt het overleg tussen de aanvrager en de dienstdoende patholooganatoom liefst vóór de afname van het monster zodat de patholoog-anatoom instructies kan geven voor de bewaring, transport en doorwerking van het monster. 3.1.3.4. Besmettingsgevaar (infectie & straling) en/of gevaar voor prikaccident: Potentieel besmettingsgevaar (bv. HIV, hepatitis, …) moet door de aanvrager duidelijk vermeld worden op het aanvraagformulier. Op de verpakking van monsters met besmettingsgevaar moet een sticker ‘besmettelijk’ gekleefd worden. Op de verpakking van monsters met oriëntatienaalden moet een sticker ‘naalden’ gekleefd worden. Bij bestralingsgevaar (bv. prostaatresectie na eerdere brachytherapie) moet vóór doorsturing naar het laboratorium de dienst fysica worden geraadpleegd door de aanvrager en moet dit gevaar duidelijk vermeld worden op het aanvraagformulier. 3.1.3.5. Farmacodiagnostisch onderzoek: In het kader van farmacodiagnostisch immuunhistochemisch onderzoek met antilichamen gericht tegen de oestrogeenreceptor, de progesteronereceptor, c-erb-B2 (HER2/neu), epidermale groeifactorreceptor en c-kit (CD117) zal u per casus een aanvraagformulier worden toegestuurd aangezien deze analyses volgens K.B. 4.5.2009 enkel mogen uitgevoerd worden na schriftelijke aanvraag door de behandelende geneesheer.

3.2. Behandeling en transport van monsters 3.2.1. Monsteridentificatie Vermeld de patiëntgegevens op het recipiënt met ook eventuele deelnummering indien er meer dan één recipiënt per patiënt is (in overeenstemming met de deelnummering op het aanvraagformulier).

3.2.2. Monsters voor histopathologisch onderzoek: algemene informatie Biopten, chirurgische resectiestukken en vochten worden na afname in een gesloten recipiënt getransporteerd. Recipiënten van verschillende grootte en gevuld met verschillende fixatieven zijn verkrijgbaar in het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA of kunnen besteld worden via het centraal magazijn. Eén-literflessen met formol 10% zijn eveneens verkrijgbaar in het laboratorium (zie §3.2.7). Alle weefsels (o.a. biopten, resectiestukken, ...) voor routine histologisch onderzoek moeten na afname gefixeerd worden in formol 10% (formaldehyde 4% eindconcentratie). Uitzonderingen hierop staan vermeld onder §3.2.3 en §3.2.4.


Pagina 9/27

Op de recipiënten met formol (en andere fixatieven) is een vervaldatum vermeld. Gebruik geen vervallen fixatief! Bewaring van weefsel gefixeerd in formol 10% of unifix kan op kamertemperatuur, maar mag ook in de koelkast (4°C) (zie ook specifieke richtlijnen voor het operatiekwartier hieronder). Bewaring van biopten in glutaaraldehyde moet bij 4°C. Om de beoordeling van het monster te optimaliseren, zijn de tijd tussen afname en fixatie (“tijd tot fixatie”) en de fixatieduur zelf heel belangrijk. De tijd tussen afname en fixatie van het monster moet zo kort mogelijk gehouden worden en moet gekend zijn. Gelieve dan ook de datum en het uur van de start van fixatie in te vullen op het aanvraagformulier. 3.2.2.1. Specifieke richtlijnen voor het operatiekwartier: Alle resectiestukken uit het operatiekwartier, vers of gefixeerd, moeten in afwachting van transport in de koelkast (inventarisnummer ON33337) in lokaal Tn.1.10.0 van het operatiekwartier bewaard worden (voor SintAugustinus). De aanvraagformulieren worden in het bakje in de kast onder de koelkast (inventarisnummer ON33337) in lokaal Tn.1.10.0 gelegd. Alle resectiestukken worden door een medewerker van het laboratorium opgehaald van maandag tot vrijdag om: Campus Sint-Augustinus: Campus Sint-Vincentius: Campus Sint-Jozef:

9.30u, 11.30u, 14.00u, 15.00u, 16.30u en 17.00u 10.30u, 12.30u, 15.00u, 16.00u 11.00u, 12.30u

Kleinere resectiestukken van slechts enkele centimeter doormeter zijn zeer gevoelig aan uitdroging en moeten steeds gefixeerd worden in formol 10%. Grote resectiestukken van organen (bijvoorbeeld uterus, colon, maag, long, prostaat, nier, …) zijn minder onderhevig aan uitdroging en kunnen gedurende deze korte tijdsintervallen in een gesloten plastic zak of ander gesloten recipiënt in de koelkast van het operatiekwartier droog bewaard worden. Alle resectiestukken moeten gefixeerd worden in formol 10% in het weekeinde en: na 17.00u voor de campus Sint-Augustinus; na 16.00u voor de campus Sint-Vincentius; na 12.30u voor de campus Sint-Jozef. Voor de fixatie van grote resectiestukken moet een voldoende volume formol 10% gebruikt worden, zodat de resectiestukken volledig ondergedompeld zijn. Voor de medewerkers van het operatiekwartier werd een beknopte gids en een overzichtelijke beslissingsboom opgesteld (zie bijlagen). 3.2.2.2. Specifieke behandeling van ongefixeerde monsters: Voor volgende onderzoeken is ‘vers’ niet-gefixeerd weefsel nodig: Peroperatoir vriescoupe-onderzoek (zie §3.2.3.1) Histochemisch onderzoek op vriessneden: enzymatische kleuringen bijv. ACE (AcetylCholineEsterasekleuring) (zie §3.2.3.9) Klinisch vermoeden van hematologische maligniteit (bijv. lymfoom): immuunhistochemische analyse op vriessneden (bijv. kappa/lambda-lichte keten expressie) en sampling voor flow-cytometrisch onderzoek (zie §3.2.3.4) Huidbiopten met vermoeden van vasculitis/systeemziekte: immuunfluorescentie-onderzoek op vriessneden (zie §3.2.3.3) Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA Gids voor aanvragers – Onbeheerde kopie

Pagina 10/27

Alle biopten die door de patholoog-anatoom geheel of gedeeltelijk ingevroren dienen te worden (bijv. in het kader van een klinische studie (zie §3.2.3.6) of voor een weefselbank) of die vers doorgestuurd dienen te worden naar andere laboratoria (bijv. labo Klinische Biologie voor flow-cytometrisch onderzoek) De ongefixeerde monsters die hierboven zijn besproken moeten onmiddellijk naar het laboratorium worden getransporteerd. Vermeld het type van onderzoek op het aanvraagformulier. Het versturen van een biopt op kompres (gaas), foam of andere dragers is niet aangewezen: bij verwijdering van het weefsel van deze dragers treedt vaak fragmentatie op.

3.2.3. Monsters voor histopathologisch onderzoek: specifieke informatie per analyse 3.2.3.1. Biopten voor vriescoupe-onderzoek Hoe weefsel insturen: Weefsel droog, niet gefixeerd, niet in fysiologisch vocht, niet op kompres of foam insturen. Wanneer er verschillende fragmenten tegelijk verstuurd worden, duidelijk de lokalisaties van de verschillende monsters vermelden en voor welke monsters vriescoupe-onderzoek wordt aangevraagd. Vergeet niet het telefoonnummer van het operatiekwartier of de aanvragende arts op de aanvraag te noteren. Vermeld steeds de specifieke vraagstelling (diagnosestelling, evalueren uitgebreidheid of snijranden, beoordelen van representativiteit van het gepreleveerde weefsel, ...) Indicaties: Geen preoperatieve diagnose: de intra-operatieve diagnose kan de aard van de ingreep beïnvloeden. Peroperatieve bepaling van de uitgebreidheid van een ziekteproces waardoor de aard van de ingreep beïnvloed kan worden. Peroperatieve weefselidentificatie (bijv. bijschildklierweefsel of niet?) Beoordeling van snijranden. Beoordeling van de representativiteit van biopsiemateriaal. Contra-indicaties: Niet zichtbare of niet palpabele laesies. Te kleine laesies waarbij vriescoupe-onderzoek tot te veel weefselverlies aanleiding geeft. Verkalkte weefsels. Weefsel rijk aan vetweefsel. Bij twijfel, bespreek de indicatiestelling met een patholoog van dienst. Het is nuttig om een voorzien vriescoupe-onderzoek enkele dagen op voorhand te melden aan het secretariaat of aan een patholoog-anatoom. Op de campus Sint-Jozef kan het intra-operatief onderzoek middels vriessnede enkel doorgaan op woensdagen. Uitzonderlijk is dit onderzoek mogelijk op andere dagen (enkel tussen 11.00u en 12u30 en mits dit bij voorbaat werd gemeld aan het secretariaat). Vriescoupe-onderzoek tijdens de openingsuren van het laboratorium: Tijdens de heelkundige procedure wordt het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie bij voorkeur telefonisch verwittigd wanneer het weefsel uit het operatiekwartier vertrekt. Het volledig ingevuld aanvraagformulier met indicatiestelling, vraagstelling en nuttige klinische gegevens wordt samen met het weefsel aan het laboratorium bezorgd. Vriescoupe-onderzoek buiten de openingsuren van het laboratorium: Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA Gids voor aanvragers – Onbeheerde kopie

Pagina 11/27

Ingrepen waarbij een vriescoupe-onderzoek wordt verwacht, dienen gepland te worden binnen de openingsuren van het laboratorium. Na de openingsuren is er geen ondersteunend personeel meer aanwezig en moet de patholoog-anatoom dit onderzoek alleen afhandelen. Dit kan leiden een verlengde wachttijd. Wanneer een vriescoupe-onderzoek toch verwacht wordt buiten de openingsuren van het laboratorium moet dit met de pathologen-anatomen minstens een dag op voorhand worden afgesproken. Wanneer door omstandigheden een binnen de normale uren geplande vriescoupe naar een later uur wordt verschoven, moet de patholoog-anatoom hiervan zo vlug mogelijk, en steeds voor sluitingstijd, verwittigd worden. Wanneer het geplande vriescoupe-onderzoek afgelast wordt, moet de patholoog-anatoom hiervan ook op de hoogte gebracht worden. Voor een onverwacht vriescoupe-onderzoek buiten de openingsuren, zie §1.2. Na aankomst in het labo wordt de vriescoupeprocedure gestart die gemiddeld 15 minuten (macroscopie, invriezen, snijden, kleuren, microscopie) per fragment duurt. De wachttijd kan gevoelig oplopen wanneer verschillende vriescoupes moeten gedaan worden (bv. snijranden van een groot huidresectiestuk). Het resultaat wordt zo snel mogelijk telefonisch doorgegeven aan, bij voorkeur, de aanvragende arts. Gelieve dan ook het opgegeven telefoontoestel vrij te houden. Bij het telefonisch doorgeven van een resultaat via het OK-personeel wordt aan dit personeelslid gevraagd het resultaat hoorbaar voor de patholoog-anatoom te herhalen om fouten te vermijden. Het mondeling doorgegeven resultaat zal steeds vermeld worden in het pathologisch-anatomisch verslag. 3.2.3.2. Schildwachtlymfeknopen voor intra-operatief cytologisch onderzoek De lymfeknopen worden dadelijk na afname vers (droog) en niet gefixeerd naar het laboratorium gebracht door een OK medewerker. Bij voorkeur wordt het laboratorium pathologische anatomie telefonisch verwittigd wanneer het weefsel uit het operatiekwartier vertrekt. Een volledig ingevuld aanvraagformulier met indicatiestelling, vraagstelling en nuttige klinische gegevens wordt samen met het weefsel aan het laboratorium bezorgd. Op de aanvraag wordt het telefoonnummer vermeld waar de aanvragende arts bereikt kan worden. Gelieve het opgegeven telefoontoestel vrij te houden. Het antwoord wordt na gemiddeld 15 minuten telefonisch meegedeeld. De wachttijd kan gevoelig oplopen indien multipele lymfeknopen als ‘schildwachtlymfeknoop’ ingestuurd worden. Daarom wordt aangeraden om enkel de lymfeknopen die duidelijk tracer capteren als ‘schildwachtlymfeknoop’ in te sturen. Gemiddeld zijn er 1 tot 2 schildwachtlymfeknopen per patiënt. 3.2.3.3. Biopten voor immuunfluorescentie Transport naar het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie dient onmiddellijk te gebeuren. Vermits het meestal gaat om kleine biopten moet dit transport gebeuren in fysiologische vloeistof om uitdroging te vermijden. Wanneer het transport niet binnen de 30 minuten kan gebeuren, wordt het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie telefonisch verwittigd en zal een medewerker van het laboratorium het monster komen ophalen (binnen het ziekenhuis). Tijdelijke bewaring bij de aanvrager moet ondertussen op 4°C. 3.2.3.4. Biopten voor flow-cytometrie Het weefsel moet onmiddellijk en droog opgestuurd worden. Kleine biopten kunnen ook in fysiologische vloeistof opgestuurd worden om uitdroging te vermijden. De patholoog-anatoom neemt de prelevementen noodzakelijk voor diagnose en selecteert een deel van het weefsel voor flow-cytometrisch onderzoek. Dat weefsel wordt onmiddellijk door een medewerker van het laboratorium voor pathologische anatomie via de buizenpost naar het laboratorium klinische biologie verstuurd. Een aanvraag flow-cytometrie van het laboratorium klinische biologie moet ingevuld en getekend bijgevoegd worden. Kijk voor de relevante procedures in het kwaliteitshandboekde gids van het laboratorium Klinische Biologie. Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA Gids voor aanvragers – Onbeheerde kopie

Pagina 12/27

3.2.3.5. Resecties van mammacarcinomen: chronoprocedure (enkel op de campus Sint-Augustinus) Tumorectomiespecimens moeten georiënteerd worden met drie naalden. Bij aanvullende resecties moet minstens worden aangeduid welke zijde gericht is naar voorafgaande biopsieholte. Alle resecties van invasieve mammacarcinomen (tumorectomie- en mastectomiespecimens) worden dadelijk naar het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie GZA gebracht volgens de chronoprocedure voor kernzuur- en proteïnenisolatie. Sinds 17 november 2003 bestaat er in het Sint-Augustinus ziekenhuis een procedure met als doel een prospectief bestand van kernzuren en proteïnen van hoge kwaliteit uit mammacarcinomen te verkrijgen. Dit doel kan enkel bereikt worden wanneer carcinoomweefsel binnen de 15 minuten na resectie uit het lichaam kan ingevroren worden in vloeibare stikstof. Bijkomend voordeel van de chronoprocedure is dat het carcinoomweefsel dan ook binnen het uur gefixeerd is in formol 10%, wat volgens nationale en internationale richtlijnen een vereiste is voor goede immuunhistochemische detectie van hormoonreceptoren en eventuele overexpressie van HER2/neu. In een zelfde tijd kan de patholoog-anatoom intra-operatief de snijranden van de resectie macroscopisch beoordelen en de chirurg verwittigen indien aanvullende resectie noodzakelijk is. De chronoprocedure staat beschreven in het GZA procedureboek (zie het GZA portaal). Kort samengevat: De verantwoordelijke chirurg moet op basis van de door hem gekende indicatie van de ingreep de ‘chronoprocedure’ opstarten en de OK verpleegkundige op de hoogte brengen. Op het moment dat het weefselmonster uit de wonde wordt genomen, start de tijdsregistratie door de OK verpleegkundige die een chronometer indrukt en zo mogelijk ter verwittiging telefoneert naar het labo pathologische anatomie. De dienstdoende patholoog wordt onmiddellijk verwittigd. De labohulp of MLT maakt het invulformulier ‘patiëntengegevens en tijdsregistratie weefselbank’ klaar en zet ook de recipiënten klaar waarin het weefsel zal ingevroren worden. De verpleegkundige OK spreekt af met de logistieke medewerker OK om het monster samen met de chronometer zonder verwijl naar het laboratorium voor pathologische anatomie te brengen. Het labopersoneel neemt het monster en de chronometer aan en registreert het uur van aankomst op het invulformulier. Een wisselchronometer wordt aan de medewerker van het OK meegegeven. De patholoog-anatoom inkt de snijranden van het resectiestuk, zoekt het carcinoom en snijdt kleine weefselcilinders uit het carcinoom. Het weefselmonster wordt ingevroren in vloeibare stikstof. Het tijdstip van invriezen wordt door het labopersoneel geregistreerd op het invulformulier. 3.2.3.6. Resectiespecimens van tumoren voor klinische studies Meer en meer klinische trials (bijvoorbeeld voor hersentumoren, longtumoren, …) vereisen weefsel dat zo snel mogelijk, dit is meestal binnen de 15 minuten na resectie, ingevroren wordt in vloeibare stikstof. De operatie van deze patiënten moet daarom binnen de openingsuren van het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA gepland worden, zodat patholoog-anatoom en medisch laboratorium technoloog aanwezig zijn. Bij voorkeur wordt voor deze biopten de chronoprocedure gevolgd (zie §3.2.3.5) In ieder geval moeten deze specimens onmiddellijk na resectie droog (vers en niet gefixeerd) binnengebracht worden in het laboratorium voor pathologische anatomie. Het uur van afname moet duidelijk ingevuld zijn op het aanvraagformulier. De patholoog-anatoom zal onmiddellijk na aankomst in het laboratorium een gedeelte van de tumor invriezen in vloeibare stikstof of verwerken volgens de richtlijnen van de klinische studie. Het uur van invriezen wordt genoteerd op het aanvraagformulier.


Pagina 13/27

3.2.3.7. Biopten voor elektronenmicroscopie Biopten afgenomen voor elektronenmicroscopisch onderzoek worden gefixeerd in glutaaraldehyde (voor bevoorrading recipiënten: zie §3.2.7). Bewaring op 4°C (koelkast). De biopten mogen niet groter zijn dan 1x1x1mm. De monsters worden in samenspraak met de clinicus naar het meest geschikte extern centrum voor verder onderzoek doorgestuurd. Zie hieronder in §3.5, onderaanneming en uitbesteding van onderzoek. 3.2.3.8. Biopten voor microbiologisch onderzoek Deze biopten moeten rechtstreeks naar het laboratorium Klinische Biologie worden verstuurd. Het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA beschikt niet over een steriele omgeving/instrumenten/recipiënten om een correcte verwerking van deze biopten uit te voeren. Kijk voor de relevante procedures in het kwaliteitshandboekde gids van het laboratorium klinische biologie. 3.2.3.9. Biopten voor histochemisch onderzoek (ACE-kleuring) op vers, niet-gefixeerd weefsel Transport naar het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA dient onmiddellijk te gebeuren. Vermits het meestal gaat om kleine biopten moet dit transport gebeuren in fysiologische vloeistof om uitdroging te vermijden. Wanneer het transport niet binnen de 30 minuten kan gebeuren, wordt het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie telefonisch verwittigd en zal een medewerker van het laboratorium het monster komen ophalen (binnen het ziekenhuis). Bewaring moet ondertussen op 4°C gebeuren.

3.2.4. Monsters voor histopathologisch onderzoek: specifieke informatie per weefseltype Arteria temporalisbiopten Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Cornea-, conjunctiva-, sclera- en ooglidbiopten Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Intra-operatief vriescoupe-onderzoek: onmiddellijk en droog ongefixeerd transport. Let op: evaluatie van snijranden bij zeer kleine biopten van ooglid is onbetrouwbaar en leidt tot verlies van weefsel voor definitief onderzoek van paraffine-ingebed weefsel. Duidelijke oriëntatie is vereist (tekening!). Hoofd- en halsregiobiopten (mondmucosa, (naso)pharynx, maxilla, mandibula) Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Intra-operatief vriescoupe-onderzoek: onmiddellijk en droog ongefixeerd transport Beenmergbiopten Beenmergbiopten worden na afname gefixeerd in Unifix (voor bevoorrading zie §3.2.7). Gelieve de starttijd van fixatie te vermelden op het aanvraagformulier. Blaas- en urethrabiopten Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Borstpunctiecilinders


Pagina 14/27

Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur. Gebruik het speciale aanvraagformulier voor onderzoek van borstbiopsies en duidt de lateraliteit/kwadrant in de borstklier ook aan op de tekening op dit formulier. Vermeld zeker de starttijd van fixatie. Bronchus- en perifere longbiopten Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Colorectale (endoscopische) biopten Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Ductus deferensbiopten Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Gynaecologisch curettageweefsel Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Genetisch onderzoek: zie richtlijnen vermeld in §3.5 Onderzoek in onderaanneming – Dienst Genetica SintAugustinus Gynaecologische biopten vulva, vagina, cervix, endometrium Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Huidbiopten (punch-) Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Immuunfluorescentie-onderzoek: zie §3.2.3.3. Huidresectiestukken Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Immuunfluorescentie-onderzoek: zie §3.2.3.3. Let op: bij blaarziekten dient de bemonstering te gebeuren aan de rand van de blaar of in normale huid Intra-operatief vriescoupe-onderzoek: onmiddellijk en droog ongefixeerd transport Let op: duidelijke oriëntatie vereist (m.b.v. hechtingsdraden) met inbegrip van tekening bij beoordeling van snijranden. Let op: bij kleine resectiestukken (< 1cm) is de beoordeling van snijranden moeilijk en wordt, indien mogelijk, beter de wonde opengelaten in afwachting van meer nauwkeurig onderzoek van paraffine-ingebed weefsel van de snijranden. Best gebeurt hierover overleg met de patholoog-anatoom op voorhand. Levercilinders Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Lymfeknopen (m.i.v. mediastinale lymfeknopen) Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Bij vermoeden lymfoom: zie §3.2.3.4 i.v.m. richtlijnen voor bemonstering voor flow-cytometrie Bij vermoeden van infectieuze pathologie en nood aan microbiologisch onderzoek: in het operatiekwartier moet op steriele wijze een deel van de lymfeknoop worden genomen en opgestuurd naar het laboratorium Klinische Biologie. Steriele verwerking is niet mogelijk in het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie. Intra-operatief vriescoupe-onderzoek: onmiddellijk droog niet-gefixeerd insturen Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA Gids voor aanvragers – Onbeheerde kopie

Pagina 15/27

Intra-operatief cytologisch onderzoek van schildwachtlymfeknopen (borstcarcinoom): zie §4.3.2. Maagbiopten (endoscopisch) Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Mammotoombiopten Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Miskraamweefsel Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Genetisch onderzoek: zie richtlijnen vermeld in §3.5 Onderzoek in onderaanneming – Dienst Genetica SintAugustinus Neurochirurgische biopten (hypofyse, hersenweefsel, ruggenmerg, discus) Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Intra-operatief vriescoupe-onderzoek: onmiddellijk droog, niet-gefixeerd insturen Niercilinders Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Voor onderzoek in het kader van glomerulopathie (EM, IF): zie §3.5 Onderzoek in onderaanneming – Laboratorium Pathologische Anatomie UZ Antwerpen NKO-biopten: sinus-, neusbiopten Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Elektronenmicroscopisch onderzoek: zie §3.2.3.7 Orthopedische biopten: synovium, gewrichtskapsel, peesweefsel Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaring op kamertemperatuur Prostaatcilinders Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaren op kamertemperatuur Skeletspierweefsel Zie richtlijnen vermeld bij §3.5 Onderzoek in onderaanneming – Instituut Born-Bunge Slokdarmbiopten (endoscopisch) Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaren op kamertemperatuur Testisweefsel Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaren op kamertemperatuur Tonsillen, uvula Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaren op kamertemperatuur TUR blaas, prostaat Histopathologisch onderzoek: fixatie in 10% formol, bewaren op kamertemperatuur


Pagina 16/27

3.2.5. Monsters voor cytopathologisch onderzoek 3.2.5.1. FNAC (fijne-naald-aspiratiecytologie) Optimale verwerking bij FNAC: Verkregen punctiemateriaal niet uitstrijken, maar uitspuiten in een recipiënt met Easyfix fixatief (voor bevoorrading: zie §3.2.7) of onmiddellijke toelevering van de spuit (zonder eerst uit te spuiten in Easyfix). Na het uitspuiten van het punctiemateriaal in het fixatief de spuit losmaken van de naald. Fixatief opzuigen in de spuit (het beste is om aan het vloeistofoppervlak op te zuigen zodat ook lucht wordt meegezogen; de cellen aan de wand laten hierdoor beter los). Spuit terug op naald zetten en fixatief uitspuiten in recipiënt met fixatief. Deze laatste twee stappen minimaal 2 maal herhalen. Graag de patiëntgegevens op de aanwezige sticker aanbrengen zodat de rest van het potje vrij blijft. Al het verkregen celmateriaal is zo voor cytologisch onderzoek te gebruiken: in het laboratorium kunnen hierna uitstrijkjes gemaakt worden en kan ook een celblok worden vervaardigd waarop indien nodig alle histochemische- en immuunhistochemische technieken (zoals voor biopsiemateriaal) kunnen worden toegepast. 3.2.5.2. Lichaamsvochten Vochten in monsterpotjes brengen en indien mogelijk dadelijk naar het laboratorium pathologische anatomie brengen. Monsters in afwachting van transport in de koelkast bewaren of fixeren door toevoegen van een gelijke hoeveelheid Easyfix fixatief. Bij kleine hoeveelheden lichaamsvocht (enkele centiliters of minder) is het altijd beter om fixatief toe te voegen. Minimale hoeveelheden lichaamsvocht die niet kunnen opgevangen worden in een recipiënt (b.v. tepelverlies) worden door de aanvrager op een draagglaasje uitgestreken; dit uitstrijkpreparaat dient onmiddellijk gefixeerd te worden met Cytospray of door onderdompeling in methanol. Graag de patiëntgegevens op de aanwezige sticker aanbrengen zodat de rest van het potje vrij blijft. 3.2.5.3. Specifieke richtlijnen per type vocht Ascitesvocht Cytopathologisch onderzoek: Groter volume (maximaal 500 ml insturen a.u.b.) ongefixeerd zo snel mogelijk transporteren naar laboratorium, anders bewaring op 4°C Bij klein volume: fixeren met ‘Easyfix’, bewaren op kamertemperatuur Bronchiale lavagevochten en aspiraten Cytopathologisch onderzoek: Vers, zo snel mogelijk transporteren naar het laboratorium, anders bewaren op 4°C fixeren met ‘Easyfix’, bewaren op kamertemperatuur Bronchusbrushings Cytopathologisch onderzoek: fixeren met ‘Easyfix’, bewaren op kamertemperatuur Cerebrospinaal vocht Cytopathologisch onderzoek: fixeren met ‘Easyfix’, bewaren op kamertemperatuur Cervico-vaginaal (vulvair/peri-anaal) materiaal met dunnelaagtechniek


Pagina 17/27

Voor de celcollectie is een brush beschikbaar, waarvan het uiteinde afneembaar is. Dit uiteinde wordt ondergedompeld in het cytologische fixatief ‘Easyfix – firma Labonord’ (voor bevoorrading: zie §3.2.7). Het potje wordt gesloten en geschud teneinde een homogene fixatie te bekomen.

Graag de patiëntgegevens op de aanwezige sticker aanbrengen zodat de rest van het potje vrij blijft. De bekomen celsuspensie laat toe om nog aanvullende moleculaire onderzoeken (HPV detectie) uit te voeren. Bij afwijkende cervixcytologie kan het celmateriaal worden doorgestuurd voor HPV detectie naar een extern centrum. Zie hieronder in §3.5, onderaanneming en uitbesteding van onderzoek. Cystevocht Cytopathologisch onderzoek: Groter volume (maximaal 500 ml insturen aub) ongefixeerd zo snel mogelijk transporteren naar laboratorium, anders bewaren op 4°C Bij klein volume: fixeren met ‘Easyfix’, bewaren op kamertemperatuur Pleuravocht Cytopathologisch onderzoek: Groter volume (maximaal 500 ml insturen aub) ongefixeerd zo snel mogelijk transporteren naar laboratorium, anders bewaring op 4°C Bij klein volume: fixeren met ‘Easyfix’, bewaren op kamertemperatuur


Pagina 18/27

Urine Cytopathologisch onderzoek: fixeren met ‘Easyfix’, bewaren op kamertemperatuur

3.2.6. Aanvaardingscriteria Het laboratoriummanagement heeft aanvaardings-/rejectiecriteria opgesteld die gelden bij ontvangst van monsters in de laboratoria. Sommige van deze criteria leiden tot het niet analyseren van het monster, andere tot uitgestelde analyse, eventueel met vermelding van een ‘disclaimer’ in het besluit van het PA-verslag. Er wordt steeds een poging ondernomen om de aanvrager te contacteren om zo aan de aanvaardingscriteria te voldoen. Bij niet verwerken van het monster wordt de aanvrager vanzelfsprekend op de hoogte gebracht. Geen verdere verwerking van het ingestuurde monster: Monster voor cervicovaginale cytologie voor dunnelaagtechniek ingestuurd in formol Problemen met de identificatie van de aanvraagformulieren/recipiënten waardoor geen ondubbelzinnige toewijzing van monster aan patiënt mogelijk is, zelfs niet na contact met de aanvrager Verwerking met vermelding van disclaimer in het PA-verslag: Bij onvoldoende kwaliteit van het monster voor betrouwbare analyse Aanvraag met verschillende monster zonder correcte nummering van de deelmonsters op aanvraag of recipiënten Bij een aanvraagformulier gehecht aan het monsterrecipiënt of bij een aanvraagformulier in één zakje samen met het recipiënt echter zonder patiëntidentificatie op het recipiënt Verkeerde fixatie-status Insturen zonder rekening te houden met de chronoprocedure bij biopten die hier wel voor in aanmerking komen Biopten voor intra-operatief onderzoek (vriescoupe, depcytologie) ingestuurd in fixatief Punctiecytologie ingestuurd in formol Biopten die niet onmiddellijk naar het laboratorium werden gebracht hoewel de aangevraagde analyse dit vereist Zie ook: disclaimerbeleid bij farmacodiagnostische analyses i.v.m. fixatieduur (§4.5).

3.2.7. Bevoorrading Volgende recipiënten kunnen verkregen worden in het laboratorium of kunnen besteld worden via het magazijn (bewaring op kamertemperatuur): Lege monsterpotjes 60 ml: laboratorium en magazijn (bestelnummer 6005/520/2) Monsterpotjes 60 ml gevuld met 30 ml formol: verdeling enkel via het laboratorium Monsterpotjes 60 ml gevuld met Unifix fixatief: verdeling enkel via het laboratorium Monsterpotjes gevuld met glutaaraldehyde: verdeling enkel via het laboratorium Brush + Easyfix potje: verdeling enkel via het laboratorium (bestelnummer 6005/132/9) Monsterpotjes met Easyfix fixatief: verdeling enkel via het laboratorium Recipiënten voor 24 uren urinecollectie (gebruikt voor grote hoeveelheden vocht): magazijn (bestelnummer 6070/635/7) Eén-literfles gevuld met formol 10% Leeg recipiënt 250 ml: laboratorium en magazijn (bestelnummer 0000/074/8) Leeg recipiënt 500 ml: verdeling enkel via het laboratorium Leeg recipiënt 1000 ml: verdeling enkel via het laboratorium Leeg recipiënt 2500 ml: laboratorium en magazijn (bestelnummer 60706412) Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA Gids voor aanvragers – Onbeheerde kopie

Pagina 19/27

Cytospray of coplin jar met methanol: laboratorium De monsterpotjes gevuld met fixatief zijn voorzien van een houdbaarheidsdatum. Gelieve deze te controleren voor de potjes in gebruik worden genomen. Wanneer de houdbaarheidsdatum overschreden is, mogen deze recipiënten niet meer worden gebruikt en moeten de recipiënten terug aan het laboratorium worden geleverd voor verdere afvalverwerking.

3.3. Aanleveren van monsters 3.3.1. Binnen de openingsuren Bij het aanleveren van monsters binnen de openingsuren van het laboratorium wordt gevraagd steeds te wachten tot één van onze medewerkers het monster in ontvangst komt nemen. Op deze manier kunnen eventuele problemen onmiddellijk worden opgelost. 3.3.2. Buiten de openingsuren Voor het aanleveren van monsters buiten de openingsuren is een koelkast voorzien in het sas achter de inkomdeur met de badgelezer in SA en in een afzonderlijke ruimte met badgelezer in SV en SJ. Monsters moeten samen met het aanvraagformulier in de koelkast worden geplaatst. Op de koelkast hangt een invulblad voor monsterregistratie. Hierop moeten de identificatiegegevens van de patiënt, bij voorkeur d.m.v. de klever met identificatiegegevens, naam en handtekening van de persoon verantwoordelijk voor het monstertransport en uur en datum van aanlevering worden vermeld. Indien er zich problemen zouden voordoen, kunnen onze medewerkers steeds de juiste persoon contacteren. Voor vriescoupe-onderzoek buiten de openingsuren: zie §3.2.3.1.

3.4. Doorlooptijden (tijd tussen de ontvangst van het monster en beschikbaarheid van gevalideerde definitieve analyseresultaten voor de aanvrager) Volgende doorlooptijden gelden voor de beschikbaarheid van een definitief gevalideerd verslag. Het is mogelijk dat een voorlopig besluit al sneller bekend wordt gemaakt via een voorlopig verslag.

3.4.1. Histologie Biopten: in principe de volgende werkdag na ontvangst.2-3 werkdagen na ontvangst Mammotoombiopten: worden gefixeerd overnacht, het resultaat is bekend ten vroegste 2 werkdagen na afname hierdoor 1 werkdag later bekend Chirurgische resectiestukken: er wordt gestreefd naar 1 of 2 werkdagen na ontvangst.2-3 werkdagen na ontvangst Indien er ook immuunhistochemisch onderzoek verricht wordt, zal het definitieve resultaat ten vroegste 1 werkdag later beschikbaar zijn. Deze doorlooptijden kunnen korter zijn indien er geen bijkomend immuunhistochemisch onderzoek verricht dient te worden. Biopten die eerst moeten ontkalkt worden, kunnen pas na enkele dagen tot weken verwerkt worden.

3.4.2. Screening cervixcytologie Er wordt gestreefd naar 7 werkdagen.


Pagina 20/27

3.4.3. Algemene cytologie Punctiecytologie: in principe de volgende werkdag na ontvangst 2 werkdagen na ontvangst. Vochten: in principe de volgende werkdag na ontvangst.2 werkdagen na ontvangst Deze doorlooptijden kunnen korter zijn indien er geen bijkomend immuunhistochemisch onderzoek verricht dient te worden. Indien er ook immuunhistochemisch onderzoek verricht wordt, zal het definitieve resultaat ten vroegste 1 werkdag later beschikbaar zijn.

3.4.4. Immuunhistochemisch onderzoek gebruik makend van farmacodiagnostische procedures (ER, PR, HER2) (onderBELAC-accreditatie (norm ISO15189:2007)) Deze testen worden uitgevoerd wanneer er 4 te analyseren monsters zijn. Doorlooptijd: 5 werkdagen.

3.4.5. Fluorescentie in situ hybridisatie onderzoek (FISH) voor HER2/neu (onder BELAC-accreditatie (norm ISO15189:2007)) Deze test gebeurt 1x per week (indien er minstens 2 te testen monsters zijn) en neemt 3 dagen in beslag. De coupes worden gesneden op dinsdagnamiddag en gekleurd op woensdag en donderdag. De patholoog-anatoom kan het hybridisatiesignaal aflezen vanaf vrijdag. De test wordt bij voorkeur uitgevoerd op het resectiestuk van de tumor omdat dit het meest representatieve weefsel bevat. De test kan uitzonderlijk op het naaldbiopt uit de tumor uitgevoerd worden bv. indien neoadjuvante therapie gepland is. Doorlooptijd: 5-8 werkdagen na beoordeling en rapportering van de HER2 immuunhistochemische analyse

3.4.6. Autopsies Er wordt gestreefd naar een afwerktijd van 6 weken. Er wordt gestreefd naar een afwerktijd van 3 maanden bij obducties met hersenonderzoek, daar de hersenen een langere fixatietijd nodig hebben.

3.4.7. Opmerkingen De standaarddoorlooptijden die hierboven zijn vermeld kunnen verlengd worden ten gevolge van verschillende factoren: Bij diagnostische moeilijkheden of aanvullend onderzoek zal de definitieve uitslag tenminste 1 dag vertraagd worden. Bij uur van ontvangst na 16u30 kan de doorlooptijd verlengen met 1 dag Specifieke aard van het monster: colorectale resectiestukken (vooral indien de PROCARE-procedure wordt gevolgd) worden vaak 48 uren of langer gefixeerd alvorens verwerking tot paraffineblokken en –coupes. Bij tijdelijk overaanbod van aangevraagde onderzoeken: 1 tot enkele dagen verlenging van de standaard doorlooptijden Wanneer biopsiemateriaal moet worden doorgestuurd naar een consulent, moet men rekening houden met een tijdsinterval van 2-3 weken. Bij onderzoek in onderaanneming verlengt de doorlooptijd meestal ook met 1 tot 2 weken.


Pagina 21/27

3.5. Onderaanneming en uitbesteding 3.5.1. Onderzoek in onderaanneming: doorsturen monster door het laboratorium Voor een aantal technieken die in het laboratorium niet kunnen verricht worden, wordt met externe centra samengewerkt. Het laboratorium beschikt over een standaardprocedure voor dit onderzoek in onderaanneming, beschreven in het kwaliteitshandboek onder §4.5. De lijst van laboratoria waar onderzoek in onderaanneming gebeurt met vermelding van de doorlooptijden is als bijlage beschikbaar. Indien gewenst door de aanvragende geneesheer kan de keuze van de externe laboratoria gebeuren in overleg met de pathologen-anatomen.

3.5.2. Onderzoek in onderaanneming: rechtstreeks doorsturen van monster door aanvrager Skeletspierziekten/perifere neuropathie: Bij een klinisch vermoeden van skeletspierziekten en perifere neuropathieën dienen biopten en de aanvraag voor histologische, enzymhistologische en/of electronenmicroscopische onderzoeken rechtstreeks verstuurd te worden naar: Het Instituut Born-Bunge, Laboratorium Ultrastructurele Neuropathologie (LUN) en Neuromusculaire morfologie. Aanvragen, monsterafname en –transport gebeuren uitsluitend volgens de richtlijnen die op het internet beschikbaar zijn (http://www.bornbunge.be). Glomerulopathie: Bij nierbiopten met vermoeden van glomerulopathie (met nood aan EM, IF) dienen de nierbiopten rechtstreeks te worden verstuurd naar de dienst Pathologische Anatomie van het UZA. Aanvragen, monsterafname en –transport gebeuren uitsluitend volgens de richtlijnen die op het internet beschikbaar zijn (http://www.uza.be , onder ‘medisch aanbod’, keuze: ‘Pathologische Anatomie). Genetische analyse van gynaecologisch curettageweefsel, miskraamweefsel, foetaal weefsel: Neem contact op met de dienst Klinische Genetica van het Sint-Augustinus ziekenhuis.

3.5.3 Onderzoek in uitbesteding De uitbesteding van laboratoriumeigen testen vindt in principe niet plaats tenzij als gevolg van een tijdelijke storing of overbelasting van apparatuur. Bij diagnostische moeilijkheden kan de patholoog beslissen om het biopt voor advies door te sturen naar een consulent. Afhankelijk van de vraagstelling wordt, mogelijk in overleg met de aanvrager, beslist welke consulent het meest geschikt is om advies te geven.

3.6. Rapportering en distributie van verslagen Het resultaat van elk onderzoek uitgevoerd in het laboratorium wordt gerapporteerd door de patholooganatoom in een elektronisch verslag, en voor externe aanvragen mogelijk ook een schriftelijk verslag, dat, in de mate van het mogelijke, de vraagstelling van de clinicus tracht te beantwoorden. Indien een aanvragende arts ook een kopie aan een huisarts wil laten versturen, dient hij de huisarts duidelijk te vermelden op het aanvraagformulier. Distributie van verslagen kan ook gebeuren via Medibridge: telefoneer voor de installatie van Medibridge naar de helpdesk van de dienst ICT op nummer 03 443 3700.


Pagina 22/27

Enkel door de patholoog-anatoom gevalideerde verslagen zijn beschikbaar in C2M. Door de snelle verwerking van monsters en verslagen wordt het telefonisch opvragen van resultaten beperkt. Resultaten kunnen telefonisch worden doorgebeld in de volgende situaties: Bij intra-operatief onderzoek (vriescoupe, cytologisch preparaat, macroscopische beoordeling): bij voorkeur aan de chirurg. Bij een onverwacht resultaat met nadelige invloed voor de patiënt indien niet onmiddellijk gemeld: aan aanvragende arts. Op schriftelijk verzoek op het aanvraagformulier: aan de aanvragende arts. Op telefonisch verzoek van aanvragende/behandelende arts. Er worden geen resultaten telefonisch meegedeeld aan de patiënt zelf. Vaak gaat het om een “slechtnieuwsmelding” die niet zonder potentiële psychische schade via de telefoon kan gebeuren. Om deze reden worden patiënten doorverwezen naar de behandelende arts. Aan de behandelende artsen wordt dan ook gevraagd om de patiënten niet te stimuleren om een resultaat telefonisch op te vragen en de patiënten hierover zo nodig in te lichten. Indien de aanvragende arts schriftelijk toestemming geeft om een resultaat over te maken aan de patiënt, kan het verslag onder gesloten omslag worden opgestuurd naar de patiënt. Indien een uitgevoerde analyse onder accreditatie gebeurt, wordt dit aangegeven op het verslag met het BELAC logo en het certificaatnummer van de analyse. Voor het beleid rond de vermelding van ‘disclaimers’ in het PA-verslag: zie §3.2.6.


Pagina 23/27

4. Richtlijnen voor externe aanvragen van pathologisch-anatomisch onderzoek 4.1. Aanvraag 4.1.1. Beschikbaar aanvraagformulier Extern aanvraagformulier, via internet verkrijgbaar (zie §1.1).

4.1.2. Aanbevelingen m.b.t. het invullen van het extern aanvraagformulier Voor externe aanvragen wordt bij voorkeur het standaard extern aanvraagformulier gebruikt dat dezelfde verplicht in te vullen velden bevat als het standaard aanvraagformulier (zie §3.1.2). Alle aanbevelingen met betrekking tot het invullen van het aanvraagformulier beschreven in §3.1.2 gelden dan ook in geval van een externe aanvraag, met inbegrip van volgende opmerkingen: Bij onderzoek in onderaanneming (bijvoorbeeld HER2/neu FISH) of bij uitbesteding/advies aangevraagd door een ander laboratorium worden de coupes gebruikt voor diagnostiek (met inbegrip van de aanvullende histochemische en immuunhistochemische analyses) en de paraffineblokken van dit laboratorium opgestuurd met inbegrip van het volledige, eventueel voorlopige, pathologisch-anatomische verslag EN een ingevuld extern aanvraagformulier van het Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie GZA met de specifieke vraagstelling en aanvullende inlichtingen (bijvoorbeeld de anatomische localisatie van de paraffineblokken of – coupes). Een kopie van de originele aanvraag voor pathologisch-anatomisch onderzoek kan worden toegevoegd maar volstaat niet. Type fixatief, tijd tot fixatie en de tijdsduur van de fixatie moeten steeds vermeld worden (om de kans op valsnegatieve of vals-positieve analyseresultaten in te schatten). Voor immuunhistochemisch onderzoek wordt fixatie in 10% (al dan niet gebufferde) formol (eindconcentratie 4% formaldehyde) aangeraden en een fixatieduur van tenminste 6 uren. De tijd tot fixatie is bij voorkeur minder dan 1 uur. Adresgegevens van de aanvrager moeten duidelijk vermeld worden op het aanvraagformulier.

4.2. Bewaring, transport en aanlevering van monsters/materiaal gerelateerd aan een externe aanvraag Deze biopten/coupes/paraffineblokken moeten vergezeld zijn van een aanvraagformulier zoals beschreven in §3.1 en beschikbaar op het internet. Alle aanbevelingen voor de identificatie, het bewaren en transporteren, beschreven in §3.2 gelden in geval van externe aanvraag, met inbegrip van volgende opmerkingen: Weefselmonsters en cytologische monsters worden steeds gefixeerd opgestuurd in goed gesloten recipiënten op een veilige manier, dus met minimaliseren van de kans op beschadiging van de recipiënten tijdens transport. Bij opsturen van paraffineblokken en coupes moet een beschermende verpakking worden gebruikt en moet de deelnummering van de coupes en blokken duidelijk leesbaar zijn en verband houden met de deelnummering beschreven in het bijgevoegd verslag. Indien zowel diagnostische kleine biopten als grotere resectiestukken van de laesie beschikbaar zijn, gaat de voorkeur vanzelfsprekend uit naar de coupes en blokken van de resectiestukken. Voor specifieke aanbevelingen i.v.m. coupes en blokken gerelateerd aan HER2/neu FISH-onderzoek: zie §4.3. Laboratorium voor Pathologische Anatomie en Cytologie, GZA Gids voor aanvragers – Onbeheerde kopie

Pagina 24/27

4.3. Specifieke aanbevelingen voor het extern aanvragen van HER2/neu FISH-onderzoek Fixatie in 10% (gebufferde) formol (eindconcentratie 4% formaldehyde) en fixatieduur van tenminste 6 uren tot maximaal 100 uren (ASCO/CAP-richtlijnen 2007 en eigen robuustheidsexperiment bij validatie van de methode HER2/neu FISH). De tijd tot fixatie is bij voorkeur minder dan 1 uur. Voor HER2/neu FISH-onderzoek is het noodzakelijk dat de coupe van het HER2/neu immuunhistochemisch onderzoek mee wordt opgestuurd om eventuele heterogeniteit van expressie binnen de coupe te kunnen beoordelen en om de juiste zone voor FISH-onderzoek te kunnen selecteren. Vermeld het resultaat van het HER2/neu immuunhistochemisch onderzoek (score) en het gebruikte antilichaam/de gebruikte kit op het extern aanvraagformulier. De keuze van weefsel voor dit onderzoek wordt ook bepaald door volgende factoren: De hoeveelheid weefsel: voorkeur voor resectiespecimen t.o.v. punctiebiopt Klinische situatie: hoewel de voorkeur uitgaat naar blokken van een resectiespecimen is het mogelijk om HER2/neu FISH-onderzoek uit te voeren op een punctiecilinder, bijvoorbeeld in het kader van neoadjuverende behandeling van een patiënt(e) met een borstcarcinoom of op vraag van het extern laboratorium. Histologisch/immuunhistochemisch heterogene tumoren: van de verschillende zones moet weefsel d.m.v. FISH worden onderzocht in dit geval. Het FISH-onderzoek op punctiecilinders kan in dit geval vals-negatief zijn en moet dan worden herhaald op het resectiestuk.

4.4. Doorlooptijden zie §3.4.

4.5. Rapportering en distributie van verslagen Zie §3.6. Bij afwijkende/ongekende fixatiegegevens zal voor de farmacodiagnostische analyses een ‘disclaimer’ toegevoegd worden aan het besluit van het verslag die vermeldt dat de kwaliteit van de analyse mogelijk suboptimaal is: Voor HER2 immuunhistochemie: disclaimer bij fixatieduur van minder dan 6 uren of meer dan 100 uren, of bij tijd tussen heelkunde/biopsiename en fixatie van meer dan 1 uur of bij ontbrekende fixatiegegevens Voor ER/PR immuunhistochemie: disclaimer bij fixatieduur van minder dan 6 uren of meer dan 72 uren, of bij tijd tussen heelkunde/biopsiename en fixatie van meer dan 1 uur of bij ontbrekende fixatiegegevens Voor HER-FISH analyse: disclaimer bij fixatieduur van minder dan 6 uren of meer dan 100 uren, of bij tijd tussen heelkunde/biopsiename en fixatie van meer dan 1 uur of bij ontbrekende fixatiegegevens

4.6 Adviesverlening Voor adviesvraag is het belangrijk om het extern aanvraagformulier te gebruiken. Hierop dient het aantal opgestuurde blokken en coupes vermeld te worden. Graag ook het (voorlopig) pathologisch-anatomisch verslag meesturen met inbegrip van de blokkensleutel. Om beschadiging te vermijden, moeten blokken en coupes verpakt worden in gewatteerde enveloppen. Graag ook een duidelijke nummering van blokken en coupes die ook terug te vinden is in het voorlopige PA-verslag of op het aanvraagformulier met verwijzing naar de anatomische lokalisatie.


Pagina 25/27

Er wordt door ons gestreefd naar een antwoord op uw vraag binnen 5 werkdagen.


Pagina 26/27

5. Opmerkingen, suggesties en vragen Het laboratorium streeft ernaar de inhoud van deze gids accuraat en actueel te houden. In geval van opmerkingen, suggesties of vragen staan wij steeds tot uw beschikking (zie contactgegevens in §1).

6. Bijlagen Aanvraagformulier voor histologisch en cytologisch onderzoek Aanvraagformulier voor histologisch onderzoek borst Aanvraagformulier voor cervicovaginaal onderzoek Aanvraagformulier voor autopsie volwassene Aanvraagformulier voor autopsie foetus en neonaat Extern aanvraagformulier Gids voor medewerkers van het operatiekwartier Beslissingsboom voor medewerkers van het operatiekwartier SA Beslissingsboom voor medewerkers van het operatiekwartier SV Beslissingsboom voor medewerkers van het operatiekwartier SJ Lijst methoden en technieken


P5.4.1-F01 P5.4.1-F05 P5.4.1-F08 P5.4.1-F02 P5.4.1-F03 P5.4.1-F09 P5.4.1-B02 P5.4.1-B03 P5.4.1-B04 P5.4.1-B05 KHB-L04

Pagina 27/27

GIDS VOOR AANVRAGERS VAN PATHOLOGISH-ANATOMISCH ONDERZOEK

Recommend Documents