Web applicatie Tolk- en vertaalaanvragen: Handleiding voor aanvragers SVBBO

Add-on 20121005_Handleiding aanvragers – Versie 2.0

Web applicatie Tolk- en vertaalaanvragen: Handleiding voor aanvragers – SVBBO  

Datum release Versie

24/04/2013 1.0

1. Eerste aanmelding Wanneer u als contactpersoon via het registratiesysteem van de Sociale Tolk- en vertaaldienst toegang werd verleend kan u zich aanmelden op de website met volgende link.

Eerste aanmelding

http://verplaatsing.sociaalvertaalbureau.be

Webapplicatie Sociaal Tolken en Vertalen – Release 2.0

1

Eerste aanmelding



2


Eerste aanmelding

Vervolgens komt u op een scherm waar je een paswoord kan genereren en bevestigen. Na de registratie van het paswoord zal je een mail ontvangen waarmee je het account kan activeren.


3

Add-on 20121005_Handleiding aanvragers – Versie 2.0 Na activering kan je je aanmelden met email-adres in combinatie met het eerder geregistreerde paswoord.

Eerste aanmelding

Optioneel kunnen login en paswoord worden onthouden, indien uw browserinstellingen dit toelaten.


4


2. Aanmelding na activering

Aanmelding na activering

Na aanmelden komt u op het portaal van de web applicatie terecht, met bovenaan de menustructuur.


5


3. Procedure ‘wachtwoord vergeten?’

Procedure ‘wachtwoord vergeten?’

Indien u als gebruiker jouw paswoord bent vergeten, klik dan op de link ‘paswoord vergeten?’ op het portaal.


6


Na klikken op de knop ‘Reset account’ kan bovenstaande activeringsprocedure opnieuw worden uitgevoerd.


Procedure ‘wachtwoord vergeten?’

U komt vervolgens op een pagina waarbij je de mogelijkheid hebt het paswoord opnieuw in te stellen voor het email van uw account.

7


4. Onderdelen van het portaal

A

B C D E F

Verwelkoming en coördinaten van de Sociale tolken Vertaaldienst waarvoor u bent aangemeld. Directe links voor het registreren van een nieuwe aanvraag. Overzicht van de diensten waarvoor u met uw account aanvragen kan registreren. Overzicht van de Geplande opdrachten vandaag. Bij klikken op het aanvraagnummer wordt het detail van de geselecteerde aanvraag weergegeven. E. Zoekfunctie op aanvraagnummer: hierbij kan u elke aanvraag door één van uw diensten geregistreerd opzoeken op basis van het aanvraagnummer F. Berichten van de dienst

5. Nieuwe aanvraag Tolken ter plaatse U kan een nieuwe aanvraag registreren A. Via de directe link op het portaal Webapplicatie Sociaal Tolken en Vertalen – Release 2.0

Onderdelen van het portaal

A. B. C. D.

8

Add-on 20121005_Handleiding aanvragers – Versie 2.0 B. Via menu Aanvragen > Tolken

Via één van bovenstaande methodes komt u op de wizard voor het registreren van een nieuwe tolkaanvraag.

Stap 2: Taalselectie, onderwerp en optionele tolkvoorkeur In het volgende scherm worden taal, onderwerp van het gesprek en eventuele voorkeuren betreffende de tolk geselecteerd. Een taal is verplicht, optioneel kan er nà selectie een alternatieve taal worden ingevuld. De taalrichting is eveneens verplicht Het aanvraagonderwerp is verplicht en bestaat uit maximum 200 tekens


Nieuwe aanvraag Tolken ter plaatse

Stap1: Selectie van de aanvrager en contactpersoon In de eerste stap moet de aanvrager worden geselecteerd indien het account gekoppeld is aan meerdere aanvragers. Indien het account slechts aan één aanvrager is gekoppeld, kan deze stap onmiddellijk worden overslaan. Standaard staat de contactpersoon op de contactpersoon gekoppeld aan het account, maar dit kan worden gewijzigd.

9



Bij voorkeur tolk kan optioneel de naam van de tolk of andere voorkeuren zoals bijvoorbeeld geslacht worden gespecifieerd. Eveneens wordt hier bepaald voor welk type tolk (gecertificeerd, niet gecertificeerd) er in aanmerking komt.


10

Add-on 20121005_Handleiding aanvragers – Versie 2.0 Stap 3: Datum en tijdstip

Datum van het gesprek, aanvang en duur zijn verplichte velden. De minimum invoerdatum van de aanvraag is de huidige dag. Er is de mogelijkheid om 5 alternatieve data op te geven in combinatie met een aanvangsuur. Dit is optioneel, maar alle data moeten in de toekomst zijn.


Stap 4: Locatie van de opdracht Indien de locatie van de opdracht overeenstemt met de locatie van de aanvrager, dan kan dit zo worden aangevinkt. Indien afwijkend kunnen adres, postcode en plaats + eventueel bijkomend een specifieke afdeling worden ingevuld.


11


In dit panel kan de contactpersoon ter plaatse worden geselecteerd. Standaar wordt hier de contactpersoon van het account weergegeven. Ofwel kan een ander bestaand contact worden geselecteerd, ofwel kan een nieuw contact worden aangemaakt na aanvinking ‘Nieuw contact’.



Stap 5: Richtlijnen voor de tolk

12


Na eventueel toevoegen nieuw contact of wijzigen gegevens bestaand contact wordt de deze data bewaard voor toekomstig gebruik in nieuwe aanvragen.


Het veld ‘bijkomende nuttige informatie’ kan alle mogelijke extra info met betrekking tot de huidige aanvraag geregistreerd worden die van nut kan zijn voor de tolk.


13

Add-on 20121005_Handleiding aanvragers – Versie 2.0 stap 6: gegevens betreffende de cliënt Deze gegevens zijn optioneel in te vullen.

Stap 7: overzicht en bevestiging


In deze laatste stap krijgt men een overzicht van wat geregistreerd werd. Indien bepaalde ingaven niet correct of onvolledig zijn, kan er steeds naar één van de vorige stappen worden terug geklikt via de link ‘vorige’.


14



Bij ‘voltooien’ ontvang je een e-mailbevestiging van de registratie, net zoals de dienst een melding voor deze registratie krijgt.


15


6. Weergave en opvragen status lopende aanvragen Via menu ‘Mijn aanvragen’ wordt een overzicht gegeven van alle opdrachten vanaf vandaag en is er een zoekfunctie voorhanden om elke opdracht, ook uit het verleden, op te vragen.

Een icoon geeft de huidige status weer.

Weergave en opvragen status lopende aanvragen

Door te klikken op het nummer in de zoeklijst, of door het invoeren van een bestaand aanvraagnummer in de zoekfunctie wordt het detail van de betreffende aanvraag weergegeven.


16


7. Mijn account > beheer

Mijn account > beheer

Via het menu mijn ‘account > beheer’ kunnen de adresgegeven de dienst aanvragers van het account worden geraadpleegd of gewijzigd.


17


Nieuwe contactpersonen kunnen worden toegevoegd, of de gegevens van bestaande contatpersonen gewijzigd. Indien een contact over een geldig email beschikt, waar nog geen webaccount is aan gekoppeld, dan wordt automatisch een nieuw webaccount aangemaakt dat door de dienst kan worden gebruikt.

Een contactpersoon kan worden verwijderd indien deze niet overeenstemt met het aangemelde account. Webapplicatie Sociaal Tolken en Vertalen – Release 2.0


Dezelfd procedure geldt, wanneer een contactpersoon wordt toegevoegd of upgedate tijdens de aanmaak van een nieuwe aanvraag.

18

Add-on 20121005_Handleiding aanvragers – Versie 2.0 Met verwijderen wordt bedoeld ‘desactiveren’, dus de contactpersoon wordt nooit effectief gewist.

Deze actie kan worden ongedaan gemaakt.


Bovendien wordt bij het opnieuw toevoegen van een contactpersoon met voornaam, naam en email overeenstemmend met een eerder verwijderd account, dit account opnieuw gebruikt.


19

Web applicatie Tolk- en vertaalaanvragen: Handleiding voor aanvragers SVBBO

Recommend Documents