Bestuursreglement Drank- en horeca wetgeving. Dit bestuursreglement is opgesteld om onder andere te voldoen aan de nationale wetgeving en de gemeentelijke verordening voor het verkrijgen van de vergunning waarbij in het clubgebouw van onze vereniging zwak alcoholische dranken mogen worden verkocht. Het bestuur heeft dit reglement vastgesteld in augustus 2015. 1. Begripsbepalingen: 1.1 Onder alcoholische dranken wordt verstaan dranken die niet meer dan 15 % alcohol bevatten. 1.2 Leidinggevenden in de zin van de wet- en regelgeving, zijn leden die door het bestuur van de vereniging daartoe zijn aangewezen, aan betreffende wettelijke verplichtingen voldoen en in de vergunning worden vermeld. 1.3 Barvrijwilligers in de zin van de wet- en regelgeving, zijn leden van de vereniging die door het bestuur van de vereniging zijn aangewezen en aan betreffende wettelijke verplichtingen voldoen. 2. Verkoop van alcoholische dranken: 2.1 In ons clubhuis en op het tennispark van onze vereniging mogen alleen (zwak) alcoholische dranken worden verkocht. 2.2 Deze dranken mogen alleen aan personen van 18 jaar of ouder worden verkocht. 2.3 Deze dranken mogen niet worden verkocht tijdens bijeenkomsten die gehouden worden wegens gebeurtenissen in de privé sfeer van de leden, bijeenkomsten voor niet leden en tijdens de verhuur of het ter beschikking stellen van het clubgebouw, de inventaris en het serviesgoed aan derden. 2.4 Deze dranken mogen niet worden verkocht aan dronken personen. 2.5 Geen alcoholische dranken worden verkocht als dit leidt tot verstoring van de openbare orde, veiligheid en zedelijkheid. 2.6 Er worden geen alcoholische dranken geschonken aan jeugdleiders, trainers en begeleiders van de jeugd tijdens de uitoefening van hun functie en van personen die fungeren als chauffeur bij het vervoer van jeugdspelers. 2.7 Door een barvrijwilliger wordt tijdens de bardienst niet meer dan twee consumpties alcoholische drank gedronken. 2.8 In ons clubhuis worden geen personen toegelaten die dronken zijn of onder invloed zijn van andere psychotrope stoffen. 2.9 In het clubhuis worden de reclame uitingen van het gebruik van alcoholische dranken tot een minimum beperkt. 2.10 Er worden geen prijsacties gehouden welke alcoholgebruik stimuleren zoals “happy hours” en “rondjes van de zaak”. 2.11 Het bestuur stelt een “handleiding barexploitatie” vast welke nadere richtlijnen geeft voor de verkoop van alcoholische dranken waaraan de bar vrijwilligers zich dienen te houden. 3. Vaststellen en wijzigen : 3.1 Het bestuur stelt op grond van de eerste zin van artikel 11 van de statuten, dit reglement vast en kan het ook wijzigen. Het bestuurslid dat de bar exploitatie in portefeuille heeft, rapporteert aan het bestuur over de uitvoering van dit reglement en doet zo nodig voorstellen tot wijziging. 3.2 Het reglement wordt gepubliceerd op het vrij toegankelijke deel van de website. 3.3 Een kopie van dit reglement ligt in het clubhuis ter inzage in een map waarin
tevens kopieën van de vergunning, de Verklaringen van Sociale Hygiëne (VSH) van de leidinggevenden en de certificaten Instructie Verantwoord Alcoholgebruik (IVA) van de barvrijwilligers zijn opgelegd. 3.4 Dit reglement dient als onderlegger van de vergunning en zal na vaststelling naar de gemeente worden gezonden. 4. Aanwijzing van leidinggevenden en barvrijwilligers : 4.1 De bestuurder die de bar exploitatie in portefeuille heeft, wijst de leidinggevenden (zie punt 1.2) namens het bestuur aan. Hierbij is eerst gecontroleerd of de leidinggevenden voldoen aan de gestelde eisen volgens de wet- en regelgeving. De leidinggevende dient drie maanden van te voren de bestuurder te melden of de vergunning op een ander moet worden overgezet; ook kan de bestuurder, na instemming van het bestuur, in bijzondere omstandigheden daar zelf toe overgaan. 4.2 De barvrijwilligers dienen in het bezit te zijn van een IVA certificaat, die hun recht geeft voor de verkoop van alcoholische dranken. De voorzitter van de barcommissie wijst deze vrijwilligers aan, na instemming van de bestuurder. Ook hier vind de controle plaats of de vrijwilliger voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De barvrijwilliger kan door de voorzitter van de barcommissie, met instemming van de bestuurder, de bardienst worden ontzegd, indien deze zich bij herhaling niet houdt aan dit reglement of aan de handleiding “Bar exploitatie”. 4.3 Vanwege de wet- en regelgeving is bij de verkoop van alcoholische dranken altijd een leidinggevende of een aangewezen barvrijwilliger uitdrukkelijk in het clubhuis aanwezig, en dus niet op het terras of elders op het park, omdat hij/zij dan niet kan zien wat er in het clubhuis en in bijzonder achter de bar en in de voorraadkamers gebeurt. Hoewel de leidinggevende door de controlerende instanties rechtstreeks aangesproken kan worden op de gang van zaken rond de verkoop van alcoholische dranken, bestaat er feitelijk voor alle baractiviteiten, een gedeelde verantwoordelijkheid met alle andere betrokkenen zijnde de barcaptains, de barcommissie en de Bar en Accommodatie Beheerder (BAB). Dit wordt in de handleiding “bar exploitatie” in detail beschreven. Mochten de leidinggevenden op- of aanmerking hebben over de verkoop van de alcoholische dranken, dan kunnen deze de barvrijwilliger en de barcaptain daarop rechtstreeks aanspreken, maar dienen dan wel de barcommissie en de BAB daarvan in kennis te stellen. Ook kunnen zij voorstellen doen tot wijziging van de handleiding “bar exploitatie” aan het betreffend bestuurslid. 5. Taak van de bestuurder die de portefeuille “bar exploitatie” behartigt : 5.1 Op basis van het besluit van de algemene ledenvergadering van september 2015 is het bestuur van de vereniging uitgebreid met een lid dat zich specifiek bezighoudt met de bar exploitatie. 5.2 Het bestuurslid heeft tot taak om, naast hetgeen in de vorige artikelen is aangegeven, een zo goed mogelijke bar exploitatie te realiseren, waarbij de financiële resultaten worden geoptimaliseerd binnen de kaders van de handleiding “bar exploitatie”. Hij/zij doet dit in samenwerking met de barcommissie, de bar vrijwilligers en de inkoper(s) en de BAB. 5.3 Mocht in de handleiding “bar exploitatie” wijzigingen nodig zijn, dan is het bestuurslid gemachtigd deze, na overleg met betrokkenen, in te voeren. Hij/zij dient de eventueel noodzakelijke tekstwijzigingen aan te brengen, daarvan het bestuur op de hoogte te stellen waarna het op de website wordt gepubliceerd.
Betreft het aanpassingen in de administratie en rapportages, dan is instemming met de penningmeester noodzakelijk; ontstaat er verschil van mening dan wordt dat voorgelegd aan het bestuur. 5.4 Het bestuurslid heeft de bevoegdheid om na overleg met de BAB wijzigingen aan te brengen in de kasregistratie- en voorraadbeheerssystemen. Heeft dat gevolgen voor financiële administratie en rapportages, dan is instemming met de penningmeester noodzakelijk; ontstaat er verschil van mening dan wordt dat voorgelegd aan het bestuur. 5.5 Het bestuurslid voert namens het bestuur overleg met de BAB over diens inzet in de bar-exploitatie. Aanpassingen, indien nodig, in het takenpakket van de BAB zoals vastgelegd in het huishoudelijk reglement, legt het bestuurslid, na overleg met de BAB, voor aan het bestuur. 5.6 Het bestuurslid dient na te gaan of contracten welke invloed hebben op de barexploitatie, aangepast of opgezegd moeten worden dan wel moeten worden aangegaan. Hij/zij doet het bestuur voorstellen na overleg met de BAB en/of de inkoper en/of de penningmeester. 5.7 De begroting van de bar exploitatie, inclusief die van de barcommissie, wordt door het bestuurslid in samenwerking met de BAB en de inkoper ingediend bij de penningmeester. Het bestuurslid krijgt de kwartaalrapportages van de boekhouding en die van de kasregistratie en voorraadbeheer en kan nadere toelichting vragen omtrent de eventuele verschillen; het lid kan daar overleg over voeren met alle betrokkenen, inclusief de penningmeester, en rapporteert daarover aan het bestuur. 5.8 De barcommissie, de inkoper en de BAB communiceren met het bestuur over alle zaken van de bar exploitatie door tussenkomst van het bestuurslid. Mutaties in de barcommissie vergt de instemming van het bestuurslid. 5.9. Het bestuurslid houdt toezicht op het sanctiebeleid zoals aangegeven in dit bestuursreglement en welke betrekking heeft op de handhaving van de huisregels en alle andere verplichtingen welke uit de drank- en horeca wetgeving voortvloeien. 5.10.Bij het uitoefenen van de taak, dient het bestuurslid binnen de geldende bestuursbesluiten te blijven, met name wat betreft de lopende begroting. Indien daarvan moet worden afgeweken dan legt het bestuurslid deze aan het bestuur voor. Indien het lid beslissingen moet nemen welke geen uitstel vergen om schade c.q. onvoorziene uitgaven te vermijden, dan zal dit bij eerste gelegenheid aan het bestuur worden gemeld en, indien nodig, in het bestuursbesluit worden vastgelegd. Zo nodig dient het bestuursreglement daarop te worden aangepast. 6. Huisregels : 6.1 In dit reglement zijn diverse verbodsbepalingen opgenomen met betrekking tot alcoholhoudende dranken. Daaraan kan nog worden toegevoegd dat bezoekers van het clubhuis geen alcoholisch dranken mee mogen brengen. Dit geldt ook voor de andere dranken en consumptie artikelen welke in de bar gekocht kunnen worden. 6.2 Bezoekers van het clubhuis mogen geen alcoholische dranken gebruiken in de kleedruimten, toiletten en andere ruimten dan de ruimte rond de bar en in de bestuurskamer. 6.3 Voor het overige wordt aangesloten bij de gedragscodes die in het huishoudelijk reglement zijn aangegeven. In bijlage wordt een overzicht gegeven van alle regels die volgens dit bestuursreglement onder de term “huisregels” kunnen worden
gerekend en op een bord in het clubhuis worden kenbaar gemaakt. 7. Sanctiebeleid: 7.1 Het toezicht in de dagelijkse praktijk van de bar activiteiten, wordt in de meest brede zin behandelt in de handleiding bar-exploitatie. Dit is een getrapt toezicht waarbij als eerste de barvrijwilliger erop toe ziet dat de diverse regels (huisregels, verbod op roken, drankmisbruik en schoonhouden van de ruimte) worden nagekomen door de bezoekers. De barcaptains zien er op toe dat de barvrijwilligers hun werk goed doen en houden mede toezicht op de verbodsbepalingen. De barcommissie houdt “collegiaal” toezicht op het goed functioneren van de barcaptains. De BAB kan op basis van de handleiding “bar exploitatie” aanwijzingen geven aan barvrijwilligers en barcaptains en in laatste instantie ziet het bestuurslid met de portefeuille bar exploitatie er op toe dat alle betrokkenen goed en met elkaar samenwerken. Ongeacht dit systeem, heeft de leidinggevend op basis van de vergunning, toezicht op de verkoop van de zwak alcoholische dranken en kan de barvrijwilligers zoals gezegd, daarop aanspreken. 7.2 Indien barvrijwilligers of barcaptains aangesproken worden op het niet handhaven van huisregels c.q. de verbodsbepalingen, dient dat gemeld te worden aan de bar commissie voor zover de commissie dat zelf niet al heeft geconstateerd. De melding wordt in de commissie met betrokkene besproken en vastgelegd in het verslag van de barcommissie. Wanneer zich dit herhaalt, wordt betrokkene in overweging gegeven om zich niet meer op te geven voor de bardienst. Wordt ten derde male niet correct gehandeld, dan zal de barcommissie betrokkene geen bardienst of toezicht op de barvrijwilliger meer geven. 7.3 Indien een lid van de vereniging door een barvrijwilliger, de barcaptain, de voorzitter van de barcommissie, de BAB of het bestuurslid wordt aangesproken op het niet volgen van de huisregels c.q. de verbodsbepalingen van de wet- en regelgeving, wordt dit aan de barcommissie gemeld die betrokkene hoort en daarvan aantekening houdt. Wanneer zich dat voor de tweede keer voordoet, wordt dat via de bestuurder gemeld aan het bestuur die dan, overeenkomstig het artikel 38 van het huishoudelijk reglement, een sanctie op kan leggen. 7.4 Wanneer een bezoeker die geen lid is, zich misdraagt c.q. niet handelt volgens de huisregels, wordt door een van de genoemden in punt 7.1 getracht na te gaan wie deze persoon geïntroduceerd heeft en wordt deze gevraagd de bezoeker op zijn gedrag aan te spreken. Mocht dit om welke reden dan ook niet snel genoeg lukken dan mag deze persoon rechtstreeks worden aangesproken. Als dat geen effect heeft dan zal degene die de bezoeker aanspreekt hem/haar duidelijk maken dat hij/zij wordt verzocht te vertrekken. Dit wordt aan het bestuurslid gemeld. Die zal het lid die de persoon geïntroduceerd heeft melden, dat bij herhaling de bezoeker in het vervolg niet meer welkom is hetgeen aan de barcommissie, de BAB en het bestuur worden meegedeeld. 7.5 Bij herhaald wangedrag kan door het bestuur ook nog een klacht bij de gemeente ingediend worden.
Bijlage clubhuisregels: In het clubhuis dienen de volgende huisregels voor de verkoop en het gebruik van zwak alcoholische dranken duidelijk zichtbaar op een bord te worden aangegeven:
Alleen dranken die minder dan 15 % alcohol bevatten mogen hier worden verkocht. Deze worden niet verkocht:
aan personen jonger dan 18 jaar
aan personen die dronken zijn
aan trainers en begeleiders van de jeugd bij de uitoefening van hun functie
aan personen die fungeren als chauffeur bij het vervoer van jeugdigen.
indien dit leidt tot verstoring van de openbare orde, veiligheid en/of zedelijkheid.
Deze dranken mogen niet worden gedronken in kleedkamers of toiletten. Geen personen worden hier toegelaten die dronken zijn of onder invloed staan van psychotrope stoffen. Geen consumptie artikelen mogen worden meegenomen naar het tennispark welke ook in het clubhuis kunnen worden gekocht. De barvrijwilligers houden toezicht op deze huisregels.
