'Geregistreerd kassasysteem' : ruim toepassingsgebied Auteur(s): Editie: Publicatiedatum:
Ivan Massin/Guy Decoene 1374 p. 5 19 februari 2014 - Fiscoloog
'Geregistreerd kassasysteem' : ruim toepassingsgebied In 2010 werd het BTW-tarief voor restaurant- en cateringdiensten (dranken niet inbegrepen) verlaagd van 21 naar 12 %. Maar als 'compensatie' werd aan de sector "een extra inspanning gevraagd voor de juiste rapportering van de verrichte handelingen". Hiervoor werd een 'geregistreerd kassasysteem' ('GKS') in het vooruitzicht gesteld. Met dit GKS wil de Administratie de strijd aangaan tegen fraude doordat alle gegevens die ingetikt worden in de kassa, opgeslagen worden en traceerbaar zijn. De ruime draagwijdte van de regeling wordt nog eens uitgebreid toegelicht in een 'administratieve beslissing' van 24 januari 2014 (nr. ET. 123.798). De nieuwe regels hebben gevolgen voor iedere belastingplichtige die maaltijden verschaft om ter plaatse te worden verbruikt; van de 'friturist', de brasserie die 'lichte maaltijden' aanbiedt, het café dat sporadisch maaltijden verstrekt, tot de winkel die 'restaurantdiensten' aanbiedt. De nieuwe beslissing vervangt in het bijzonder integraal de eerdere "beslissing nr. E.T. 118.066 van 9 maart 2010" alsook "het erratum-addendum inzake deze beslissing van 11 juni 2010". Aanleiding voor een stand van zaken.
'GKS' heeft zes jaar nodig In de introductie van het GKS was oorspronkelijk voorzien in de loop van de periode 2010-2013 (Beslissing nr. E.T. 118.066 van 9 maart 2010). Maar dit werd herhaaldelijk uitgesteld (Fisc., nr. 1300 , p. 12 enFisc., nr. 1310 , p. 15). Nadien werd 1 januari 2014 als "nieuwe en definitieve datum" naar voor geschoven (Fisc., nr. 1319 , p. 15), maar ook deze datum werd niet gehaald en werd verschoven naar 1 januari 2015 (Fisc., nr. 1364 , p. 3). In een persbericht van 9 februari 2014, kondigde de FOD Financiën een gefaseerde invoering aan. De uitbaters die het GKS moeten toepassen vanaf 1 januari 2015, moeten zich uiterlijk op 28 februari 2015 registreren in de GKS-registratiemodule. Vervolgens ontvangen zij één van de volgende uiterlijke implementatiedata : 30 juni 2015, 30 september 2015 of 31 december 2015. De Administratie zal pas tot sancties overgaan vanaf 1 januari 2016 (Fisc., nr. 1373 , p. 14). Het GKS kan wel vrijwillig worden toegepast sinds begin dit jaar. Wie hiervoor kiest, kan op sociaal vlak een lastenverlaging voor vijf vaste contracten genieten (mits het om een onderneming met maximaal 49 werknemers gaat), alsook de verhoging van het aantal overuren van 130 tot 180 in het kader van de fiscale gunstregeling voor 'overuren' (nl. een belastingvermindering voor de werknemer en een gedeeltelijke vrijstelling van de doorstortingsplicht inzake bedrijfsvoorheffing voor de werkgever; zie daarover Fisc., nr. 1364 , p. 3). Ondanks dit herhaaldelijk uitstel, ziet het ernaar uit dat het GKS er wel degelijk gaat komen. De nieuwe beslissing van meer dan dertig bladzijden licht de draagwijdte en toepassing van het GKS omstandig toe. Voor de technische kenmerken van het GKS verwijst de beslissing naar eerdere wetgeving (wet van 30 juli 2013 met betrekking tot de certificatie van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector, BS 28 augustus 2013; het uitvoerings-KB van 1 oktober 2013, BS 8 oktober 2013, derde editie; en de Circ. nr. ET 124.747 (AAFisc 43/2013) van 23 oktober 2013, die in het BS van 4 november 2013 werd gepubliceerd - de vorige versie van de circulaire werd ingetrokken wegens vertraging in het wetgevend werk en vormfouten - Fisc., nr. 1315 , p. 14). Eind vorig jaar werden ook nog eens een aantal modaliteiten gewijzigd (KB van 15 december 2013, BS 20 december 2013, vierde editie; Fisc., nr. 1368 , p. 11).
10 %-regel Iedere exploitant van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt alsmede de traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht, is gehouden een GKS-ticket uit te reiken (art. 21bis BTW-KB nr. 1). Om na te gaan of een belastingplichtige 'regelmatig' dergelijke diensten verricht, moet de '10 %-regel' worden toegepast. Aan deze regel is voldaan als de omzet uit restaurant- en cateringdiensten (dranken en meeneemmaaltijden niet inbegrepen) 10 % of meer bedraagt van de totale omzet uit de horeca-activiteit. Praktisch gezien moet de omzet onderworpen aan het BTW-tarief van 12 % (teller van de breuk) dus worden vergeleken met de totale omzet uit de verkopen onderworpen aan 12 %, de meeneemmaaltijden, de dranken, alle verkopen van voeding en andere 'horeca-activiteiten' (noemer van de breuk). Bij de berekening moet steeds worden uitgegaan van de omzet exclusief BTW. Een inrichting (bv. tankstation) die ook restaurantdiensten verschaft, moet enkel de horecaomzet in de noemer opnemen. 'Restaurantdienst' Voor de berekening van de 10 %-regel moet in de teller alleen rekening worden gehouden met de omzet uit 'restaurantdiensten'. Loutere 'leveringen' van etenswaren zijn dus niet bedoeld (zie over het onderscheid met een 'restaurantdienst' : HvJ 10 maart 2011, in de gevoegde zaken C-497/09, C499/09, C-501/09 en C-502/09, inzake Manfred Bog;Fisc. nr. 1246, 6). De beslissing herneemt het strikte standpunt omtrent de voorwaarden waaronder maaltijden die ter plaatse worden genuttigd, beschouwd kunnen worden als 'leveringen' van goederen (Fisc., nr. 1311 , p. 1) : * de inrichting is niet voorzien van een gesloten verbruikersruimte; * de verkochte spijzen en dranken zijn standaardproducten en -bereidingen voor de uitgeoefende activiteit. De bereiding gebeurt voortdurend of op regelmatige basis; * de dranken en spijzen worden enkel aangeboden in een voor eenmalig gebruik bestemde houder of verpakking van papier, karton of kunststof. Ook het bestek is voor eenmalig gebruik bedoeld; * er is geen bediening aan tafel. Als aan deze voorwaarden is voldaan, moet deze omzet dus niet opgenomen worden in de teller van de breuk. Referentieperiode Voor het berekenen van de 10 %-regel, moet een bestaande uitbater zich baseren op de omzetcijfers van het voorgaande kalenderjaar ('referentieperiode'). Indien blijkt dat de 10 %-drempel bereikt wordt, moet hij zich registreren binnen de twee maanden na het verstrijken van deze 'referentieperiode'. Hij moet dan een maand later het kassasysteem in gebruik nemen. In de beslissing wordt uitgegaan van een eerste referentieperiode voor bestaande ondernemingen die loopt van 1 juli 2013 tot 30 juni 2014. Vermits de uiterlijke datum voor het doorlopen van de registratieprocedure voor bestaande ondernemingen die niet vrijwillig overschakelen op GKS inmiddels is uitgesteld tot 28 februari 2015 (zie supra), lijkt de eerste referentieperiode voor deze ondernemingen dan ook het kalenderjaar 2014 te worden. Voor 'starters' geldt als eerste referentieperiode het resterende gedeelte van het kalenderjaar waarin de activiteit wordt opgestart. Het percentage moet worden geraamd 'onder controle van de Administratie'. Indien de activiteit wordt opgestart in het laatste kwartaal, geldt als eerste referentieperiode de rest van dat kwartaal en het volgende kalenderjaar.
Per 'uitbating' De 10 %-regel moet worden toegepast per 'uitbating' van een belastingplichtige. Elke vestiging volgt dus haar eigen regeling, naargelang de 10 %-drempel al dan niet wordt bereikt. Om na te gaan of er sprake is van verschillende vestigingen, moet worden gekeken of klanten zich al dan niet kunnen verplaatsen tussen de verschillende inrichtingen zonder het gebouw te verlaten. Indien de 10 %-drempel bereikt wordt, moet de belastingplichtige de betrokken vestiging registreren in de GKS-registratiemodule vóór 28 februari 2015. Hij moet het GKS in die vestiging in gebruik nemen in de loop van 2015. Eens de 10 %-drempel bereikt wordt, krijgt de inrichting bovendien definitief het statuut van inrichting waar 'regelmatig maaltijden worden verschaft om ter plaatse te worden verbruikt'. Dat de omzet uit de restaurant- en cateringdiensten na verloop van tijd onder de 10 %-drempel zou dalen, heeft dus geen belang. Tenzij het aandeel restaurant- en cateringdiensten zou terugvallen tot nul; m.a.w., "indien de activiteit met betrekking tot de restaurant- en cateringdiensten volledig en definitief wordt stopgezet". In dat geval "is men niet meer verplicht kastickets uit te reiken met behulp van een geregistreerd kassasysteem".
BTW-bonnetje Omgekeerd, wordt de 10 %-drempel niet bereikt, dan moet geen GKS worden gebruikt in deze vestiging. Wel kan het GKS dan nog vrijwillig worden toegepast (om bv. de voormelde sociale en fiscale voordelen te kunnen genieten). Maar dit wil nog niet zeggen dat deze belastingplichtigen geen rekening moeten houden met de nieuwe regeling. Voor zover geen GKS-ticket wordt uitgereikt, moet er wel nog altijd een 'ontvangstbewijs' worden uitgereikt voor restaurant- en cateringdiensten (art. 22, § 1 BTW-KB nr. 1). Vandaag kan dit door een papieren BTW-bonnetje uit te reiken. Dit papieren bonnetje kan worden vervangen door een kasticket dat voldoet aan de voorwaarden van de aanschrijving nr. 6 van 27april 1999, of door een ticket dat voldoet aan de beslissing nr. E.T. 103.592 (Fisc., nr. 908 , p. 4). Deze twee laatste mogelijkheden vervallen echter vanaf 1 januari 2015 (gelijktijdig met de introductie van het GKS). Met als gevolg dat vanaf dan altijd een papieren BTW-bonnetje moet worden uitgereikt. Op deze manier lijkt de Administratie deze uitbaters toch richting GKS te willen duwen. Uitbaters die het GKS wel moeten toepassen, kunnen een (kas)ticket blijven uitreiken tot de toegekende implementatiedatum van het GKS. Ook voor 'lichte maaltijden' en 'frituristen' Door de invoering van het GKS, vervallen ook andere tolerantiemaatregelen (zie punten 18 en 19 van de aanschr. nr. 6 van 27april 1999; de tolerantie voorzien in punt 12 van de aanschrijving voor foorkramers blijft wel behouden). Deze toleranties houden in dat de verschaffers van (enkel) lichte maaltijden en de frituuruitbaters (onder bepaalde voorwaarden) geen ontvangstbewijs moesten uitreiken. Ook deze uitbaters zullen de '10 %-regel' moeten toepassen vanaf de invoering van het GKS. Indien de 10 %-drempel niet wordt bereikt, moet in principe vanaf 1 januari 2015 een papieren BTW-bonnetje worden uitgereikt. Indien de drempel wel wordt bereikt, moet de uitbater overgaan tot registratie van zijn zaak in de GKS-registratiemodule. Hij kan dan wel de tolerantie blijven toepassen (en geen ontvangstbewijzen uitreiken) tot de toegekende implementatiedatum van het GKS. Merk op dat de forfaitaire BTW-regeling voor frituuruitbaters (Fisc., nr. 1313 , p. 4 en Fisc., nr. 1321 , p. 3), ook in 2014 nog kan worden toegepast, zelfs indien reeds geopteerd werd om het GKS toe te passen.
Gebruik van het GKS De belastingplichtige die het GKS (verplicht of vrijwillig) toepast, moet geen dagboek van ontvangsten meer bijhouden (art. 14, § 2, al. 1, 3° BTW-KB nr. 1). Wel moeten dagelijks de nodige rapporten worden gegenereerd en moet een centralisatiedagboek worden bijgehouden, indien een belastingplichtige verschillende inrichtingen uitbaat. BTW-aangifte De rapporten die het GKS genereert, dienen als basis voor het invullen van de BTW-aangifte van de belastingplichtige (toch wat het deel horecaomzet betreft). Het kan echter zijn dat het moment waarop de BTW opeisbaar wordt, verschilt van het moment waarop de handeling in het GKS moet worden ingetikt, waardoor mogelijks correcties moeten gebeuren. Het GKS-ticket moet immers worden uitgereikt op het moment van de voltooiing van de dienst of de levering van de goederen. Maar bij particulieren wordt de BTW pas opeisbaar bij ontvangst van de betaling (cf. het zgn. 'kasstelsel'). Stel bv. dat de particuliere klant de 'cateringdienst' nog niet betaald heeft op het einde van de BTWaangifteperiode waarin het evenement plaatsvond. Dit kan tot gevolg hebben dat de BTW te vroeg wordt afgedragen (omdat de cateringdienst al wel is vermeld in het GKS-rapport m.b.t. deze aangifteperiode). De BTW-Administratie heeft daar (uiteraard) geen probleem mee. Maar zij staat ook toe dat de handeling dan wordt afgetrokken van de BTW-rapporten die uit het GKS komen, en nadien terug wordt bijgeteld bij de rapporten met betrekking tot de aangifteperiode waarin de betaling werd ontvangen. Omgekeerd zorgt het ontvangen van een voorschot ervoor dat de BTW opeisbaar wordt, terwijl in principe nog geen GKS-ticket moet worden uitgereikt omdat de restaurantdienst nog niet is verricht. Volgens de Administratie moeten dergelijke voorschotten toch worden ingetikt in de kassa. Dit GKSticket mag aan de klant worden uitgereikt samen met het GKS-ticket dat de voltooiing van de levering of de dienstverrichting vaststelt. Merk op dat de beslissing voor cateringdiensten in een (eerder complex) afwijkend stelsel voorziet (vermits de traiteur zijn kassa niet fysiek kan meenemen naar een event). Voor welke handelingen ? Een belastingplichtige die onderworpen is aan het GKS, moet een GKS-ticket uitreiken voor alle verrichte horecahandelingen, ongeacht welk BTW-tarief op de handelingen van toepassing is. Een GKS-ticket moet dus worden uitgereikt voor het verschaffen van maaltijden om ter plaatse te worden verbruikt en voor cateringdiensten, maar ook voor het leveren van meeneemmaaltijden, voeding, dranken en zelfs voor het verhuren van een feestzaal. Merk op dat een belastingplichtige die de 10 %-drempel niet bereikt en die nog papieren BTWbonnetjes uitreikt, dit enkel moet doen voor het verschaffen van maaltijden en bijhorende dranken die ter plaatse worden verbruikt en voor cateringdiensten. Een GKS-ticket moet bovendien worden uitgereikt ongeacht de hoedanigheid van een klant. In tegenstelling tot het papieren BTW-bonnetje, kan een GKS-ticket nooit vervangen worden door een factuur. Omgekeerd kan een GKS-ticket ook nooit een factuur vervangen. In het geval de afnemer een belastingplichtige is, moet er dus zowel een factuur als een GKS-ticket worden uitgereikt. Deze factuur moet worden opgenomen in het uitgaande facturenboek. Bij het invullen van de BTW-aangifte moet het bedrag van deze handeling dan in mindering worden gebracht van de totale omzet opgenomen in het GKS (om te voorkomen dat deze handeling tweemaal wordt opgenomen in de BTW-aangifte).
Technische problemen In de beslissing wordt ook uitgeweid over de procedure bij technische problemen. Het komt erop neer dat gebruikers van het GKS altijd een voldoende hoeveelheid papieren BTW-bonnetjes moeten bewaren (Fisc., nr. 1368 , p. 11). Deze bonnetjes moeten worden uitgereikt tijdens een technische panne van de kassa voor alle handelingen waar anders een GKS-ticket moet worden uitgereikt (dus ook voor bv. meeneemmaaltijden of in het geval een factuur wordt uitgereikt). De lokale BTW-controle moet onmiddellijk op de hoogte worden gebracht van de panne alsook van de oplossing ervan. De uitbater moet ook een overzicht bezorgen van de uitgereikte BTW-bonnetjes.
Specifieke sectoren De beslissing probeert ook een antwoord te bieden op een aantal van de vele vragen die uit de verschillende sectoren naar boven kwamen. * Hotelsector - Voor de hotelsector werd een specifieke regeling uitgewerkt, waarbij een onderscheid moet worden gemaakt tussen de 'eerste sector' en de 'tweede sector'. De 'eerste sector' omvat de hotelovernachting en eventuele maaltijden en andere bijkomende diensten die verrekend worden via de globale hotelrekening. Hiervoor moet nog steeds een ontvangstbewijs worden uitgereikt bij voltooiing van de dienst. Dit ontvangstbewijs kan vervangen worden door een volledige factuur die wordt uitgereikt bij voltooiing van de hoteldienst. Bovendien kan de 'bijzondere vergunning' in de zin van de beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni 2003 nog bij voortduur worden toegepast. Voor deze sector moet de '10 %-regel' nooit worden toegepast en wordt het GKS niet opgelegd. De 'tweede sector' omvat de andere activiteit dan de hotelactiviteit (bv. klanten van het restaurant van het hotel die er niet verblijven). Deze omzet is niet opgenomen in een globale hotelrekening. Voor deze sector moet de '10 %-regel' wel worden toegepast volgens de normale regels. Voor de berekening van het percentage mag geen rekening worden gehouden met de omzet uit de 'eerste sector'. * Bedrijfsmesses - De uitbaters van bedrijfsmesses blijven naar aanleiding van de invoering van het GKS vrijgesteld van het uitreiken van een ontvangstbewijs aan hun personeelsleden in de mate dat de volgende voorwaarden samen vervuld zijn : - de activiteit van de onderneming is een andere activiteit dan de horeca-activiteit; - de bedrijfsmesse is slechts toegankelijk voor de personeelsleden van de onderneming en eventueel voor personeel van een verbonden onderneming. In zeer beperkte mate (maximum 5 % van de omzet) mogen ook genodigden gebruik maken van de bedrijfsmesse; - de bedrijfsmesse is enkel toegankelijk tijdens de werkuren. De voormelde tolerantie is enkel van toepassing in de relatie tussen een onderneming en haar personeel. Een onderneming die een bedrijfsmesse uitbaat en een beroep doet op een derde partij voor de aankopen, bereiding en bediening van de maaltijden, kan de tolerantie niettemin toepassen, in de mate dat de inkomsten in de omzet van de onderneming zelf komen. Deze derde partij moet aan de onderneming wel een GKS-ticket uitreiken, voor zover deze derde de 10 %-drempel bereikt. Omgekeerd, in de mate dat de omzet uit het restaurant in de omzet van de derde partij komt, moet deze derde steeds GKS-tickets uitreiken aan de personeelsleden, alsook aan de onderneming indien deze nog een tussenkomst betaalt in de prijs van de maaltijden. * Vrijgestelde instellingen - In de mate dat handelingen onder de vrijstelling vallen van artikel 44 WBTW (bv. school- en ziekenhuiscafetaria's), moet geen GKS worden toegepast.
* Doorfacturering van restaurantdiensten - De beslissing geeft aan dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen de belastingplichtige die zelf de restaurant- of cateringdiensten verstrekt en de belastingplichtige die hiervoor beroep doet op een onderaannemer. Wanneer een belastingplichtige een 'globale' dienst verleent, waaronder ook restaurantdiensten waarvoor hij een beroep doet op een onderaannemer, volgen deze restaurantdiensten het BTWstelsel van de hoofddienst. Zo zal bv. de organisator van een seminarie, waarbij de deelnemer ook een maaltijd ter plaatse wordt aangeboden, zijn volledige prestatie als een 'seminariedienst' kunnen aanmerken. Op deze manier verricht de organisator zelf geen restaurantdienst en moet hij de '10 %regel' niet toepassen. De BTW-Administratie aanvaardt echter dat de restaurantdiensten ook apart doorgefactureerd kunnen worden, los van de globale dienstprestatie. Dit is gebaseerd op het principe van de 'fictieve commissionair' (art. 13, § 2 jo. art. 20, § 1 WBTW). In dat geval behoudt de 'restaurantdienst' wel zijn eigen aard. De organisator van een seminarie die de restaurantdienst doorrekent, wordt dan geacht deze restaurantdienst zelf verricht te hebben. Zodat hij ook het BTW-tarief van 12 % kan toepassen op de prijs aangerekend voor de maaltijd. Bovendien kan hij de BTW op de inkomende factuur voor de doorgerekende restaurantkosten in aftrek brengen. De aftrekbeperking van artikel 45, § 3, 3° WBTW wordt dan 'verlegd' naar de eindafnemer (bedoeld is het aftrekverbod inzake BTW op kosten van spijzen en dranken). Maar omdat de organisator van het seminarie in dit geval geacht wordt zelf restaurantdiensten te verrichten, moet hij zich ook houden aan de 10 %-regel. Wat betekent dat wanneer hij geen andere 'horecaomzet' heeft dan de doorgerekende restaurantdiensten, hij onderworpen lijkt te zijn aan het GKS.
