Personeelsinstrumenten passend bij verschillende benaderingen van personele bezuinigingen
Gemeenten, bezuinigingen en HRstrategie
Door: Mariëlle Sluiter (Hoofd Organisatieadvies in Zeist) en Bert van Ravenhorst (Hoofd Algemene zaken in Maassluis)
Bezuinigen binnen gemeenten
Welke personeelsinstrumenten passen bij verschillende benaderingen van personele bezuinigingen? Er zijn weinig
Financiën zijn
Organisatieontwik-
gemeenten die de bezuinigingsdans ontspringen. Wel zijn
leidend
keling is leidend
er grote verschillen in hoe gemeenten de bezuinigingen
Centraal
Financieel ges-
Organisch
op personeel aanpakken. Uit een recent onderzoek1 blijkt
aangestuurd
tuurd
bezuinigen
bezuinigen
dat twee factoren van cruciaal belang zijn. De eerste is of men naast de bezuinigingsdoelstelling tevens gelijktijdig de organisatie wil verbeteren. Is het gevoel van crisis zo dominant dat er geen ruimte is voor andere aspecten?
(Maassluis) Decentraal
Gestructureerd
Creatief
aangestuurd
bezuinigen
bezuinigen (Zeist)
De tweede factor is of men de bezuinigingen top-down of bottom-up organiseert. In hoeverre hebben medewerkers
Hoe kun je op basis van deze factoren komen tot een
en burgers een inbreng in de besluitvorming is hier de
aanpak van de bezuinigingen die goed aansluiten en
centrale vraag.
effect hebben op het personeelsbeleid in jouw gemeente? Hieronder een beschrijving van twee uiteenlopende voorbeelden.
1
oning, K. & Ravenhorst, B. van. Effectief bezuinigen op personeel: K een model voor gemeenten. Thema, Zaltbommel, 2012.
Maassluis: financieel gestuurd bezuinigen
verantwoorde oplossingen te komen. Inmiddels wordt
In de eerste benadering die bijvoorbeeld in Maassluis
gewerkt aan de organisatie van de toekomst.
(32.000 inwoners en 300 ambtenaren) werd gekozen, speelde een sterk urgentiegevoel een belangrijke rol. De
Zeist: creatief bezuinigen met behulp van actieve
druk was groot om zo snel mogelijk na de verkiezingen
burgerparticipatie
van 2010 te komen tot een ingrijpende beperking van de
In de gemeente Zeist (61.000 inwoners en 400 ambtenaren)
uitgaven op personeel. Tevens werden destijds voorstellen
werd vanuit de organisatievisie bewust gekozen voor
gedaan om een theater en een museum te sluiten. Het
de realisatie van de bezuinigingen door een actieve en
ging dus verder dan personele bezuinigingen. Mentaal
dominantie rol van burgers en instellingen.
was er geen ruimte om naast bezuinigingen gelijktijdig organisatieverbeteringen door te voeren. Besloten werd
De opgave was een bezuiniging van 6,3 miljoen, circa 10%
eerst te bezuinigen en daarna te innoveren. De tijdsdruk
van de beïnvloedbare middelen van de begroting.
maakte ook dat er een harde richtlijn werd neergelegd vanuit college en directie om op iedere afdeling tien procent
Burgers, instellingen en bedrijven in Zeist is gevraagd
van de formatie te bezuinigen binnen deze raadsperiode.
om bezuinigingsvoorstellen op acht pijlers van het
Vervolgens is dit besluit via een strakke projectorganisatie
gemeentelijk beleid.2 De bezuinigingsvoorstellen van deze
uitgevoerd met als resultaat dat eind 2010 van circa
acht expertteams heeft de gemeenteraad grotendeels
negentig procent van de bezuinigingen bekend was hoe
overgenomen. Deze leiden tot een bezuiniging van 6,3
ze zouden worden gerealiseerd. Maatwerk stond centraal
miljoen en een formatiereductie van tien fte. Veelal komt dit
in de uitvoering. Dat maakte het voor medewerkers
voort uit de vermindering van de ambities, met name op het
en management mogelijk om tot creatieve en sociaal
gebied van ruimtelijke ordening.
2
A. Schepers & L. Van der Toorn. Lopen onder water, de samenleving als eigenaar van publieke vragen, 2012.
Inzet van personeelsinstrumenten in Maassluis
en hoge verzuimcijfers zetten gecombineerd de productie
In een organisatie waar het gevoel van financiële
onder druk. Zeker als er tegelijk een taakstelling ligt om de
crisis groot is, zijn vooral personeelsinstrumenten van
externe inhuur drastisch te reduceren. Verder was er sprake
belang die de bezuinigingsdoelstellingen ondersteunen.
van de inzet van instrumenten gericht op efficiënter werken.
Managementinformatie is daarbij cruciaal. De directie
Zo werden in Maassluis processen doorgelicht met behulp
en het college willen regelmatig op de hoogte gehouden
van kwaliteitsinstrumenten.
worden. Daarnaast wordt er veel belang gehecht aan een zorgvuldige uitvoering van het sociaal plan. In
Inzet van personeelsinstrumenten in Maassluis
Maassluis werd gekozen voor een breed kader waarbinnen
Bij de start van de bezuinigingsdialoog zijn medewerkers
maatwerkoplossingen mogelijk werden. Zo werd een
ingezet als gespreksleider / ‘chef de dossier’ van de acht
vertrekpremie in het vooruitzicht gesteld van zes maanden
expertteams. In deze rol hebben medewerkers zich los
salaris bij vertrek in 2010 en van drie maanden in 2011.
van hun achtergrond of functie kunnen ontwikkelen. Er
Ook waren er ruime faciliteiten beschikbaar op het terrein
werden andere competenties van hen verlangd dan in hun
van mobiliteit. Samen met de gemeenten Schiedam en
normale functie. Los van inhoud traden zij op als facilitator
Vlaardingen heeft Maassluis een eigen mobiliteitsbureau.
voor de expertteams, maakten verbinding, motiveerden,
Veel medewerkers maakten gebruik van de laagdrempelige
bewaakten het proces enz. Gebleken is dat deze rol en
instrumenten en verkregen zo nieuwe inzichten over hun
aanpak een positief effect heeft op de ontwikkeling van
eigen mogelijkheden en richting voor hun eigen toekomst.
deze medewerkers. Twee van de chefs zijn doorgestroomd
Ondersteunend was ook het verzuimbeleid. Verzuimcijfers
naar een andere functie. Bovendien is er een neveneffect
werden met argusogen gevolgd omdat deze een indicator
ontstaan; collega’s zagen dat het inspirerend is om
waren van onrust en werkdruk in de organisatie. Bezuinigen
een dergelijke klus te doen en zij hebben zich dan ook
verloop door pensioen geeft ruimte om functies anders in
aangemeld voor het vervolgproces.
te richten en biedt andere medewerkers nieuwe kansen. Er zullen geen ontslagen volgen, op voorwaarde dat
De wijze van realisatie van de formatiereductie is maatwerk.
medewerkers bereid zijn zich te ontwikkelen in een andere
Vacatures zijn in de afgelopen periode tijdelijk ingevuld en
functie of taakvelden. Deze verwachting is reëel gezien
vrijgehouden voor medewerkers van wie de functie komt
het feit dat medewerkers in Zeist de afgelopen jaren
te vervallen. Ook ‘grijpen’ enkele medewerkers ‘deze kans’
mobiel zijn gebleken; interne doorstroming is normaal.
en gaan ondersteund door Zeist op weg gaan naar een
Medewerkers worden hierbij ondersteund door het interne
(loop)baan die zij al langere tijd ambiëren. Bovendien is
loopbaancentrum (‘t Lot). Kortom maatwerkoplossingen
het een voordeel gebleken dat Zeist enige tijd geleden het
bieden in Zeist uitkomst.
meest vergrijsde ambtelijke apparaat had. Het natuurlijk
niveau
Gemeente Maassluis
Gemeente Zeist
Strategisch
Financieel gestuurde bezuinigingen vanuit college en top van de organisatie
Creatief Bezuinigen met behulp van. burgerparticipatie komt voort uit het coalitieakkoord en de organisatievisie
Personele afbouw
Personeelsvriendelijk; maatwerkoplossingen staan centraal
Personeelsvriendelijk; maatwerkoplossingen staan centraal
Tactisch
Personeelsinstrumenten zijn ondersteunend aan de bezuinigingstaakstelling; managementinformatie personeelsplanning verzuimbeleid
Personeelsinstrumenten zijn ondersteunend aan de bezuinigingsdoelstelling, maar ook: managementontwikkeling; ontwikkeling van competenties ontwikkeling van gesprekstechnieken managementinformatie personeelsplanning
Ontwikkeling van medewerkers
Incidenteel als de mogelijkheden zich voordoen.
Aandacht voor ontwikkeling van medewerkers en verbreden van inzetbaarheid
Rol P&O
Actief op tactisch en operationeel niveau Projectleider bezuinigingsopdracht Ontwerper van ondersteunende instrumenten
Actieve bijdrage op strategisch, tactisch en operationeel niveau Draagvlak creëren, verbinden en actief adviseur van medewerkers en management facilitator
