Gemeentelijke dienstverlening onder een dak
2
Het Huis van de Stad Een tijd lang domineerden bouwkranen het terrein in de Spoorzone. Iedereen die via de Burgemeester Jamessingel Gouda binnenreed kon er niet omheen; er stond daar iets te gebeuren. Op 1 oktober 2010 werd de eerste paal geslagen en ruim anderhalf jaar later en volledig binnen het gestelde budget en de afgesproken tijd, heeft Gouda er een markant gebouw bij: het Huis van de Stad. In de volksmond niet voor niets de ‘Stroopwafel’ genoemd. De stroopwafel, onze Goudse trots, heeft de architect volop geïnspireerd in hun ontwerp. Gouwenaars konden uit twee conceptontwerpen het nieuwe Huis van de Stad kiezen. Meer dan 8.500 inwoners brachten hun stem uit. Daarvan ging de meerderheid naar het ontwerp van bureau Soeters Van Eldonk. Met de nieuwbouw wordt de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen
verbeterd, doordat alle gemeentelijke diensten op één locatie zitten. Het is dé plek waar inwoners en de gemeente Gouda samenwerken en elkaar ontmoeten. Ik ben ervan overtuigd dat het Huis van de Stad met onder andere de gemeentelijke dienstverlening, Bfree2work, de raadzaal met de politieke dialogen en de expositieruimte een centraal middelpunt in de stad gaat zijn. Wij zijn u graag van dienst in het Huis van de Stad.
Wim Cornelis Burgemeester
Gemeente Gouda Burgemeester Jamesplein 1, Gouda • Postbus 1086, 2800 BB Gouda • Telefoon: 14 0182 •
[email protected] • www.gouda.nl
3
Gouds symbool bood inspiratie Het Huis van de Stad refereert met een knipoog aan het traditionele Gouda en past tegelijkertijd bij de eenentwintigsteeeuwse stad. Dat is de uitstraling waar architectenbureau Soeters Van Eldonk uit Amsterdam verantwoordelijk voor is. Aan de buitenkant worden traditionele thema’s gebruikt zoals gemetselde, rode baksteen en witte kozijnen, terwijl het gebouw qua vorm en taal aansluit bij de toekomstige ontwikkelingen in de spoorzone. De bakstenen in de gevels zijn bewust niet op een traditionele manier gemetseld, maar in geprefabriceerde diagonale stroken over het hele gebouw gelegd. Het diagonale motief refereert hierdoor aan zowel de oude als de nieuwe stad en is bovendien een verwijzing naar een typisch Gouds symbool: de stroopwafel. Het interieur van het Huis van de Stad moest in de ogen van Jos van Eldonk, de architect van het project, ‘een kamer van de burger’ worden, waar burgers en politiek weer bij elkaar worden gebracht. In het hart van het gebouw bevindt zich een grote vide. Hierin ligt de duale raadzaal, waarvan het ontwerp is geïnspireerd door de Griekse oorsprong van de democratie. In het oude Athene debatteerden de burgers in de open lucht in een theaterachtige opstelling. De raadzaal heeft daarom de
vorm gekregen van een amfitheater. Omdat deze schaal los in de ruimte lijkt te staan, is het net alsof de volksvergadering van Gouda, als in het oude Athene, in de open lucht plaatsvindt. De publieksbalies van de gemeente en het UWV bevinden zich op de begane grond en de eerste verdieping. De slingerende trap in de vide is de verbindende schakel tussen beide lagen in het gebouw. Het informatie- en expositiecentrum van de gemeente zijn de etalage van het gebouw. Dit is het open en uitnodigende gezicht aan het nieuwe entreeplein. Het Nieuwe Werken krijgt vorm op de kantoorverdiepingen in het Huis van de Stad. Medewerkers hebben een flexibele werkplek op de kantoorverdieping; gekoppeld aan hun activiteiten, variërend van geconcentreerd werken tot interdisciplinair werken in projectverband. Het communitygebied vormt het hart van elke kantoorlaag. Hier hebben de ontmoetingsplekken: de persoonlijke lockers en de pantry’s een plek gekregen. De molenwiekende open trap in de vide vormt hier de verbinding tussen de verschillende kantoorverdiepingen.
4
Frank Bijlevens, projectleider
5
Gebouwd op commitment Het Huis van de Stad is gerealiseerd binnen budget, op tijd en voornamelijk met de inzet van eigen mensen. Dat maakt het project extra bijzonder. “Het committent van de betrokkenen vormde de sleutel tot de succesvolle uitvoering. Daardoor hebben we de beste oplossingen kunnen ontwikkelen op het vlak van dienstverlenen, samenwerken en ontmoeten”, aldus Frank Blijlevens, projectleider Huis van de Stad. Toen Frank Blijlevens in oktober 2008 verantwoordelijk werd voor de realisatie van het Huis van de Stad, begon hij met zoeken naar ambitieuze gemeentemedewerkers die zich graag wilden inzetten voor een deelproject. Zo kweekte hij meer draagvlak onder de medewerkers en bespaarde hij kosten. Hij hoefde immers minder externe krachten in te schakelen. Vervolgens stelde Blijlevens ¬¬met de medewerkers heldere doelen op. “We hebben verschillende projectteams gevormd. Samen hebben we bekeken hoe het Huis van de Stad de gemeentelijke organisatie beter kan laten functioneren. Daar kwam uit naar voren dat medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk moeten kunnen werken. Maar hoe vul je dat in op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interieur en HR? Daar heeft elk projectteam zich op zijn eigen gebied over gebogen.” Plaats- en tijdonafhankelijk De conclusie van de projectteams was dat de gemeente behoefte heeft aan een open werkruimte die plaats- en tijdonafhankelijk werken zo goed mogelijk faciliteert. Mede daarom is het Huis van de Stad ingedeeld in verschillende werkruimtes met hun eigen functie. Bijvoorbeeld plekken om elkaar te ontmoeten zoals de kantine, koffiebar en meetingrooms. Elk van deze ruimtes is uitgerust met de faciliteiten die het nieuwe werken ondersteunen zoals draadloos internet en smart boards. Daarnaast heeft het nieuwe kantoor een werkplekbezetting van zeventig procent. Daardoor bespaart de gemeente Gouda aanzienlijk op aanschaf- en onderhoudskosten van werkplekken – nu en in de toekomst.
Learning by doing Het was belangrijk om medewerkers zo snel mogelijk te laten wennen aan deze nieuwe manier van werken. “Als een medewerker de afgelopen jaren intern wilde verhuizen, moest hij wel de schotten weghalen en zijn werkplek delen. Daarbij kregen sommige medewerkers als pilot mobiele randapparatuur zoals een laptop met modem en smartphone om ook thuis of in de kantine te kunnen werken.” In totaal zijn er zeven pilots uitgevoerd om te kijken waar er in de praktijk tegenaan werd gelopen. “We wilden zo veel mogelijk papierloos gaan werken, maar het bleek dat sommige afdelingen bepaalde papieren naslagwerken echt nodig hebben. Daarom hebben we per afdeling een compacte centrale bibliotheek ingericht.” Op basis van de pilots en projectgroepen heeft elke afdeling ook zijn eigen voorkeuren qua meubels, kleuren en apparatuur tot in detail kunnen aangeven. Maatschappelijk Bij de realisatie van het Huis van de Stad is ook nadrukkelijk rekening gehouden met maatschappelijke aspecten. Zo worden de catering en schoonmaak verzorgd door Promen. Deze instelling werkt met mensen die vanuit de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) actief zijn. Daarnaast heeft de gemeente door de locatiekeuze het omliggende stationsgebied een boost gegeven. “De gemeente Gouda en haar medewerkers mogen trots zijn op hun nieuwe kantoor”, concludeert Blijlevens. “Omdat het een schitterende werkplek is met een open uitstraling, van waaruit medewerkers hun werk efficiënter en prettiger kunnen uitvoeren. Maar ook omdat ze zelf hebben bijgedragen aan de succesvolle realisatie. Bijvoorbeeld door aan projectteams of pilots deel te nemen. Ook de organisatie in zijn geheel verdient alle lof, omdat ze de stap hebben durven nemen om over te gaan naar een vernieuwend gebouw en de bijbehorende nieuwe manier van werken.”
werk(t) voor iedereen! ook in het Huis van de Stad
www.promen.nl
6
Loes Bakker, gemeentesecretaris
Dienstverlenen, ontmoeten en samenwerken “Hoe kunnen we onze werkomgeving zo inrichten dat we productiever zijn en onze klanten beter van dienst zijn?” Deze vraag vormde het startpunt voor het indelen van de werkruimtes in het Huis van de Stad. “We wilden dat burgers en werknemers elkaar makkelijk kunnen ontmoeten en tegelijkertijd efficiënter werken,” zegt Loes Bakker, gemeentesecretaris bij de gemeente Gouda. Flexwerken Om tot die ideale werksituatie te komen is er heel wat gebeurd: trainingen voor medewerkers en leidinggevenden, pilots met verschillende werkopstellingen, grote opruimacties en uitgebreide discussies tijdens werkoverleggen. Flexwerkplekken bleken de ideale oplossing. Daarbij kon het aantal werkplekken teruggebracht worden tot zeventig procent van het aantal vaste medewerkers. Bovendien maakt de nieuwe omgeving het
makkelijker dossiers te delen, te overleggen en inzicht te krijgen in elkaars projecten. Het werken bijna zonder papier is daarbij een voorwaarde. “Een nieuwe werkomgeving is echter niet genoeg, we moeten er ons ook allemaal op instellen anders te gaan werken”, vertelt Bakker. “ Veel medewerkers zitten nu de meeste tijd met collega’s in één ruimte en sommigen werken deels thuis. Dat betekent veel meer rekening houden met elkaar. Bijvoorbeeld door te overleggen in een aparte ruimte, de werktijden en overleggen goed te plannen, te laten weten waar je bent in verband met de bereikbaarheid en je bureau op te ruimen. Om te zorgen dat de medewerkers alle aanwezige digitale en fysieke faciliteiten ook daadwerkelijk optimaal benutten, hebben we getraind. “Zo gaan we aan het einde van onze werkdag met een leeg bureau en leeg hoofd naar huis. Dat werkt wel zo prettig.”
Gouda, gefeliciteerd met de switch naar een inspirerende werkomgeving. www.ciep.com
Change into Excellent Performance 12052-Adv Gouda 186x55.indd 1
02-05-12 14:30
7
Een toegankelijk hart van de lokale democratie “Wij willen burgers graag betrekken bij de gemeentelijke politiek. De nieuwe raadzaal maakt dat op verschillende manieren mogelijk”, zegt Beatrijs Lubbers, raadsgriffier bij de gemeente Gouda. “Buitenstaanders kunnen aan tafel aanschuiven om met raadsleden te discussiëren en er is een open, publieke tribune. Vanuit het achterliggende grand café kunnen bezoekers zelfs via schermen live de vergadering volgen terwijl ze een kopje koffie drinken.” Op deze manier verlaagt de gemeente de drempel om deel te nemen aan de lokale politiek. Persoonlijk contact is belangrijk in een raadsvergadering. Daarom heeft de nieuwe raadzaal alles om een intieme en persoonlijke sfeer te creëren. Zo zijn de meubels verrijdbaar voor verschillende opstellingen en kan de zaal groter of gemaakt worden naar gelang het aantal aanwezigen. Daarvoor heeft de zaal twee ringen en kunnen verschillende aanliggende
Beatrijs Lubbers, raadsgriffier
ruimtes via vouwwanden bij de raadzaal getrokken worden. De publieke tribune is via eenzelfde systeem uit te breiden. Ook neemt de raad al zijn vergaderingen op. Via een webcast kunnen raadsleden en burgers deze vanachter hun pc volgen of later terugkijken.
8
Wendy Ruwhof, wethouder
Duurzaam beleid tastbaar gemaakt Duurzaamheid is een van de zes speerpunten van de gemeente Gouda. Mede daarom speelt duurzaamheid op verschillende vlakken een belangrijke rol in het Huis van de Stad. Wendy Ruwhof, wethouder Milieu en Duurzaamheid bij de gemeente Gouda, beschouwt het nieuwe gemeentelijke onderkomen als het tastbaar worden van haar beleid. “Met het Huis van de Stad kunnen we onze duurzame doelstellingen ook echt waarmaken; in de praktijk en tot in de details.”
energierekening”, zegt Ruwhof. “Deze maatregel staat voor een van de drie P’s van duurzaam beleid; Profit. De overige twee P’s, People en Planet, komen ook uitvoerig terug in het Huis van de Stad. We stimuleren onze medewerkers en bezoekers bijvoorbeeld om met de fiets of het openbaar vervoer te komen.” Het gebouw ligt immers naast het station, heeft een uitstekende fietsenstalling en werknemers krijgen ruime vergoedingen voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of de fiets.
De klimaatbeheersing in het Huis van de Stad is gebaseerd op Warmte/Koude Opslag (WKO). In de zomer wordt het pand gekoeld met koude lucht uit de grond en in de winter verwarmd met warmte uit de aarde. Daarnaast heeft het gebouw gescheiden watersystemen en zijn de kranen voorzien van bespaarders. “Zo sparen we het milieu en besparen we op onze
Andere duurzame aspecten aan het Huis van de Stad zijn de meubels van FsC-hout en de catering. In de kantine zijn ook Fair Trade-producten verkrijgbaar. Daarnaast is de catering en schoonmaak in handen van sociale werkvoorziener Promen. Ruwhof: “Dus ook voor de derde P van People is nadrukkelijk plaats in ons duurzame Huis van de Stad.”
9
Ondernemerschap stimuleren in economisch moeilijke tijden 1.400 van de 2.700 ondernemers in de gemeente Gouda zijn zelfstandige zonder personeel (zzp’er). Hoe kunnen we deze grote, productieve beroepsgroep een handje helpen? Deze vraag leidde ertoe dat de gemeente Gouda Bfree2work oprichtte. Dit is een open werkruimte voor zelfstandig ondernemers in het voormalige gemeentehuis. In het Huis van de Stad is dit ondernemersvriendelijke concept nog verder uitgewerkt. “We willen graag ook een serviceorganisatie zijn voor producerende inwoners. Dat doen we via Bfree2work”, zegt Hans van den Akker, wethouder Economische Zaken bij de gemeente Gouda. “In deze open kantooromgeving vinden ondernemers alles om prettig te kunnen werken. Denk daarbij aan een fijne werkplek, draadloos internet en koffie. Ze kunnen bij Bfree2work
zelfs een vergaderruimte boeken. En als ze even rustig willen bellen, kunnen ze terecht in een van de geluidsdichte, glazen coupés. Dit alles is volledig gratis.” Via Bfree2work stimuleert de gemeente Gouda ondernemerschap in economisch moeilijke tijden. Niet alleen door alle werkfaciliteiten gratis beschikbaar te stellen, maar ook door ondernemers een ontmoetingsplaats te bieden. “Ze kunnen er netwerken en elkaar helpen. Bijvoorbeeld met vragen over de belastingaangiften of gebruik van softwareprogramma’s. Wie weet zit er wel een zelfstandige belastingadviseur of softwareontwikkelaar naast hen die kan helpen?” Op deze manier sluit Bfree2work naadloos aan op twee belangrijke thema’s van het Huis van de Stad; ontmoeten en samenwerken. Meer informatie over Bfree2work via www.bfree2work.nl.
‘Bfree2work is voor ons de ideale plek voor overleg met elkaar of onze opdrachtgevers. En we hebben er al veel andere ondernemers ontmoet!’ Maaike Hoonhout en Waltraud Wernecke (3MegaWatt Grafisch ontwerpers BNO) ‘Vanwege de verhuizing van ons cateringbedrijf had ik tijdelijk geen werkplek en kwam bij bfree2work terecht. Wat mij aangenaam verraste is de diversiteit en creativiteit van ondernemers in Gouda. Mijn netwerk is explosief gegroeid en ik ben tot nuttige samenwerkingen gekomen.’ Ronald Helders (Leef catering)
Hans van den Akker, wethouder
10
Optimale dienstverlening
Dienstverlenen is een van de peilers van een gemeente. Daarom is het Huis van de Stad uitgerust met allerlei nieuwe faciliteiten om de dienstverlening aan burgers en eigen medewerkers te verbeteren. Denk daarbij aan een paspomaat (documenten verstrekken via buizenpost), een ticketzuil voor bezoekers en een centrale (digitale) servicedesk voor personeel. “We willen bezoekers eigenlijk zo snel mogelijk weer buiten hebben”, vertelt Ton Smink, Hoofd Services bij de gemeente Gouda. “Dat klinkt streng, maar is eigenlijk heel klantvriendelijk. We willen burgers namelijk zo goed en snel mogelijk helpen.” Het Huis van de Stad heeft daarvoor allerlei nieuwe faciliteiten. Bijvoorbeeld een ticketzuil waar bezoekers direct een bonnetje kunnen trekken en doorverwezen worden naar de juiste balie, persoon of wachtkamer. Maar ook een paspomaat die
Ton Smink, Hoofd Services
de aanvraag van paspoorten en andere reisdocumenten vereenvoudigt en versnelt. Ook gaan Burgers een sms krijgen wanneer hun document klaarligt. Bovendien wijzen we hen er op dat ze de meeste diensten en producten ook online kunnen aanvragen, zodat ze niet eens meer langs hoeven te komen.” In het Huis van de Stad is ook uitvoerig aandacht besteed aan de verbetering van de interne dienstverlening. Zo is er een centraal servicepunt voor medewerkers ingericht. Deze is via een vast telefoonnummer en via intranet bereikbaar. Smink: “Onze mensen kunnen hier terecht met al hun vragen en opmerkingen. Bijvoorbeeld om door te geven dat de koffieautomaat kapot is of er een lamp vervangen moet worden. Maar ook wanneer hun e-mail niet werkt of het niet lukt om digitaal een vergaderruimte te reserveren, wordt via de servicedesk hulp geboden.”
Aannemen en uitvoeren van
wegenbouw rioleringswerken
grondwerken beschoeiingswerken
Steenstraat 10 - Postbus 32 - 4230 BA Meerkerk - Telefoon 0183-351557 - Fax 0183-352178 -
www.acdegroot.nl
11
De etalage van Gouda Met het nieuwe Huis van de Stad heeft Gouda er een mooie, nieuwe expositieruimte bij. Hier kunnen Gouwenaars en ook niet-Gouwenaars met een voor Gouda interessante tentoonstelling gratis exposeren. Op de begane grond, als je het Huis van de Stad binnenkomt, direct links in de grote hal is de expositieruimte ingericht. Iedere maand is er plek voor een nieuwe expositie. Met uitzondering van de zomervakantie. Dan hangt de expositie twee maanden. Van buiten naar binnen In Gouda wonen 71.000 mensen. Jong en oud, iedereen heeft eigen interesses en bezigheden. Sommige van die interesses en bezigheden zijn het waard om met anderen te delen, die
verdienen het om aan anderen te laten zien. Niet vluchtig via social media, maar serieus, tastbaar en een maand lang. De expositieruimte in het Huis van de Stad biedt die mogelijkheid. En helemaal gratis. Exposeren in het Huis van de Stad is voor een brede groep mensen mogelijk. Bijvoorbeeld fotografen, schilders of tekenaars die verbonden zijn aan een organisatie of project dat extra aandacht verdient. Of die gewoon trots zijn op hun werk en dit met de stad willen delen. Voor hen is exposeren in het Huis van de Stad een optie. Meer informatie en de voorwaarden van exposeren zijn te vinden op www.gouda.nl/expositie.
HEEFT U EEN VRAAGSTUK RONDOM EXPLOSIEVEN? Wij ondersteunen u hierbij door het: · geven van advies · compleet uitvoeren van explosieven opsporingsprojecten · opleiden van uw medewerkers Dit doen wij op het gebied van conventionele explosieven en bij (geïmproviseerde) explosieven die worden gebruikt door terroristen. Meer info? Kijk op www.reaseuro.com of bel 013-5186076
Explosieven Experts!
