Gemeente Helmond DIENST SAMENLEVING EN ECONOMIE
Aan: Geïnteresseerden in het aanbestedingsdocument van de gemeente Helmond inzake Huishoudelijke verzorging
Helmond, 1 september 2006 Ons kenmerk: 0699008540 Doorkiesnr: 7441 Uw kenmerk: Uw brief d.d.: Onderwerp: Nota van inlichtingen inzake Europese aanbesteding 2006/S 138-148471
Hierbij doe ik u de antwoorden toekomen op de schriftelijk gestelde vragen naar aanleiding van het aanbestedingsdocument van de gemeente Helmond met nummer 2006/S 138-148471. 1. Overgangsprotocol 1.1 Wanneer een klant met alfahulp die onder het overgangsprotocol valt per 1 januari 2007 kiest voor een organisatie die geen huishoudelijke verzorging 1 biedt, is deze organisatie dan toch verplicht deze dienst te verlenen? Klanten kunnen kiezen voor een aanbieder die het betreffende product biedt. Een aanbieder hoeft geen product te leveren waarvoor hij geen raamovereenkomst met de gemeente heeft afgesloten. 2. Indicatiestelling 2.1 Wie voert de indicatiestelling uit? Evenals op dit moment bij de WVG, zal onze gemeente zelf de indicaties uitvoeren. Daar waar hier aanleiding voor is, bijvoorbeeld indien het complexe gevallen betreft, wordt expertise extern ingehuurd. 2.2 Op welke wijze worden de indicaties bij de zorgaanbieder aangeleverd? Afhankelijk van de gebruikte automatiseringssystemen wordt in overleg met de aanbieders gekozen hoe de informatieuitwisseling zal plaatsvinden. 2.3 Binnen welke termijn dient de indicatiesteller de indicatie af te geven? Dit is nog niet vastgesteld. 2.4 Op welke wijze vindt de indicatie plaats voor spoedhulp? Hierover wordt met aanbieders een werkwijze afgesproken. In voorkomende gevallen zal de indicatie na aanvang van de spoedhulp plaatsvinden door de gemeente. 3. Hulpovereenkomst 3.1 Is het de bedoeling dat er ten behoeve van elke cliënt een aparte hulpovereenkomst wordt opgesteld en ondertekend? Indien ja: kan de gemeente dan nadere uitleg geven over het door haar bedachte mutatie- en contractverkeer? Ja. Alle relevante afspraken inzake de hulp en de hulpverlening legt u vast in een hulpovereenkomst met de cliënt. Deze overeenkomst wordt tweezijdig ondertekend. In deze overeenkomst wordt het volgende vastgelegd: wensen (bloktijden, wijze van zorgverlening, voorkeur type hulpverlener e.d.) en verplichtingen (voor het afzeggen van een afspraak geldt een termijn van 24 uur, voor het stoppen van de zorg of overstap naar een andere organisatie geldt
Weg op den Heuvel 35/tel. 0492-587788/fax: 0492-587400 Correspondentieadres: Postbus 232/5700 AE Helmond / www.helmond.nl Faktuuradres: postbus 950/5700 AZ Helmond *0699008540*
een opzegtermijn van 4 weken, e.d). De looptijd van de hulpovereenkomst bedraagt niet langer dan de termijn van de indicatie. Tussentijdse opzegging door de cliënt is mogelijk. De gemeente houdt zich het recht voor tijdens de looptijd van de raamovereenkomst aanvullende minimumeisen ten aanzien van de hulpovereenkomst te stellen voor zover deze geen wezenlijke wijziging van de opdracht tot gevolg hebben. De concept-hulpovereenkomst zoals opgenomen op p 38 en 39 van het aanbestedingsdocument komt hierbij te vervallen. 3.2 In artikel 3 van de concept hulpovereenkomst is sprake van een zorgplan en een logboek. Levert de gemeente hiertoe de benodigde formats en materialen of is het de bedoeling dat de zorgorganisatie met eigen formats blijft werken. U kunt hiervoor eigen formats gebruiken. Graag ontvangen wij een voorbeeld van de gebruikte formats als bijlage. 4. Starten van de hulp 4.1 Binnen welke termijnen dient de zorg aan te vangen (n.a.v. bijlage 5a blz. 29 inzake afspraken omtrent het starten, aanpassen of voortzetten van de overeengekomen hulp)? Binnen twee werkdagen na ontvangst van het indicatiebesluit dient er contact op te zijn genomen met de cliënt over zijn/haar verzoek om huishoudelijke hulp. Binnen vijf werkdagen na het indicatiebesluit dient gestart te zijn met de hulp. 4.2 Binnen welke termijnen dient spoedeisende hulp aan te vangen? Er is enkel sprake van spoedeisende hulp wanneer er behoefte is aan bijvoorbeeld assistentie bij het eten, verzorging van kinderen etc. Spoedeisende hulp dient direct georganiseerd te worden, dus binnen 24 uur. Indicatie zal in voorkomende gevallen achteraf, de eerstvolgende werkdag plaatsvinden (zie ook hetgeen onder 2.4 van deze nota is aangegeven). 4.3 Hoe verhoudt zich het hebben van wachtlijsten ten opzichte van de eis om zorg binnen vijf werkdagen na het indicatiebesluit te starten? e e e Wij gaan er vanuit dat er geen wachtlijsten zullen ontstaan, aangezien cliënten een 1 , 2 en 3 voorkeur voor aanbieder dienen aan te geven. 4.4 In het bestek is sprake van de plicht tot hulpverlening indien een cliënt met indicatie daarom verzoekt. In bijlage 4 wordt gevraagd om een opgave van de levercapaciteit. Op welke wijze is de gemeente voornemens rekening te houden met de door de aanbieder aangegeven gegarandeerde capaciteit? De gegarandeerde capaciteit is geen gunningscriterium met een bepaalde wegingsfactor. e e e Aangezien we aan cliënten een 1 , 2 en 3 voorkeur voor een aanbieder vragen, kunnen we wel rekening houden met de maximale capaciteit van een aanbieder. 5. Annulering van zorg 5.1 Tot wanneer kan een cliënt zorg annuleren zonder dat hieraan kosten verbonden zijn? De cliënt dient 24 uur van te voren de zorg te annuleren. Tijdig geannuleerde uren komen niet voor vergoeding in aanmerking. Indien de cliënt niet 24 uur van te voren annuleert, dan kan de zorgaanbieder de zorg in rekening brengen bij de gemeente. De gemeente verhaalt de kosten op de cliënt. 5.2 Wanneer een zorgovereenkomst eenzijdig wordt opgezegd door een cliënt, wordt de zorgaanbieder dan schadeloos gesteld? Nee. Een cliënt kan een overeenkomst met een aanbieder tussentijds beëindigen, maar dient daarbij een opzegtermijn te hanteren van 14 dagen bij zorg van minstens eenmaal per week en een maand bij zorg van eenmaal per 14 dagen. Verder vervalt de zorgovereenkomst op het moment dat de indicatie vervalt. 5.3 Kan de zorgaanbieder de zorg ook eenzijdig beëindigen als er sprake is van agressie, ongewenste intimiteiten e.d.? Wanneer er sprake is van agressie of ongewenste intimiteiten kan de zorgaanbieder op basis van door hem gehanteerde protocollen de zorg beëindigen, mits overleg heeft plaats gevonden met de gemeente.
6. Arbo 6.1 Volgens de ARBO richtlijnen en wettelijke voorschriften moeten bij niet verantwoorde arbeidsomstandigheden, alvorens hulp geheel of gedeeltelijk te kunnen starten, deze eerst op orde worden gebracht. Kunnen wij ARBO richtlijnen en wettelijke voorschriften blijven volgen? Ja. 7. Protocollen / klachtenprocedure 7.1 Op p. 11 vraagt u een halfjaarlijkse rapportage met betrekking tot de ontvangen klachten. Mag hier uitgegaan worden van een geanonimiseerde rapportage met het oog op inachtneming van de bescherming van persoonsgegevens? Ja. 7.2 In bijlage 5a vraagt u om gehanteerde protocollen, waaronder weigering en stopzetten van de zorg. Mogen wij hieruit opmaken dat het door onze organisatie gehanteerde protocol in deze ook hier van toepassing is? Voor de gemeente is het van belang dat er protocollen zijn. Wij vragen ook om deze als bijlage mee te sturen. Hoe u omgaat met bijvoorbeeld het weigeren en stopzetten van de zorg, binnen het kader van de door de gemeente gestelde minimum kwaliteitseisen, kan de klant meenemen in zijn/haar overweging bij de keuze voor een aanbieder. 8. Klanttevredenheidsonderzoek 8.1 Stelt de gemeente geld beschikbaar voor het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek? Nee, de aanbieder dient zelf en voor eigen rekening de tevredenheid van zijn klanten te onderzoeken en de resultaten hiervan aan de gemeente beschikbaar te stellen. Daarnaast zal de gemeente zelf ook de tevredenheid van haar burgers onderzoeken. 8.2 Kan de gemeente aangeven op welke wijze zij voornemens is een klanttevredenheidsonderzoek zoals de Wmo voorschrijft op te zetten, te organiseren en te financieren en welke bijdrage daarin van de zorgorganisatie verwacht wordt? De gemeente zal op verschillende manieren de klanttevredenheid van haar burgers onderzoeken. Dit is een gemeentelijke aangelegenheid en valt buiten het kader van deze aanbesteding. Daarnaast verwachten wij dat onze aanbieders jaarlijks de tevredenheid van hun klanten onderzoeken en de resultaten van dit onderzoek aan de gemeente beschikbaar stellen. 9. Personeel 9.1 In bijlage 3a wordt het personeelsverloop gevraagd in één cijfer. Hoe luidt de door u gehanteerde definitie voor personeelsverloop? Verloop betekent in en uitstroom van personeel om welke reden dan ook. 9.2 In bijlage 3a wordt gevraagd naar de personeelsbezetting. Daarbij vraagt u naar het aantal medewerkers in dienst die huishoudelijke verzorging 1 kunnen leveren. Voor deze categorie wordt gewerkt met alfahulpen die niet in dienst zijn. Is hier sprake van een vergissing? Nee, hier is geen sprake van een vergissing. Het is geen verplichting dat het personeel dat wordt ingezet door de zorgaanbieder in dienst is bij de zorgaanbieder. Het is aan de aanbieder hoe deze de HV 1 organiseert. Wel is de zorgaanbieder verantwoordelijk voor de te leveren kwaliteit. Wij willen inzicht in de inzetbaarheid van de aanbieder uit te drukken in aantallen fte. 9.3 Wat bedoelt u met gemiddeld opleidingsniveau (bijlage 3a). Gemiddeld opleidingsniveau kunt u vervangen door ‘meest voorkomende opleidingsniveau’. 9.4 U vraagt voor medewerkers die HV 2 uitvoeren kwalificatieniveau 2 (helpende of thuishulp B). Kwalificatieniveau 2 (zorg en welzijn) en OVBD verzorgingshulp B hebben beide betrekking op lichamelijke verzorging. In onze optiek volstaat een kwalificatieniveau 1 of door interne training, coaching en/of opleiding daaraan gelijkgesteld niveau voor de door de gemeente beoogde dienstverlening. Is de gemeente bereid de kwalificatie eisen bij te stellen? Ja. Na nader beraad zijn wij bereid kwalificatieniveau 1 of een vergelijkbaar diploma te accepteren voor medewerkers die HV 2 uitvoeren. Echter een door interne training, coaching en/of opleiding daaraan gelijkgesteld niveau is voor ons onvoldoende. Wel willen wij de medewerkers die naar uw mening een gelijkgesteld niveau hebben, maar niet over het vereiste diploma beschikken in het overgangsjaar 2007 in de gelegenheid stellen het vereiste diploma te
halen. Dit overigens op kosten van de aanbieder of de medewerker zelf. Ook de benodigde uren hiervoor kunnen niet bij de gemeente gedeclareerd worden. Indien blijkt dat medewerkers die zonder diploma worden ingezet ook niet bezig zijn met de opleiding zal dit leiden tot een beëindiging van de raamovereenkomst. Het wijzigen van het kwalificatieniveau ten opzichte van het aanbestedingsdocument heeft overigens geen consequenties voor het vastgestelde tarief van € 20 per uur HV 2. 9.5 Worden uitzendbureaus die bijvoorbeeld in de vakanties uitzendkrachten inzetten als onderaannemer beschouwd? Uitzendbureaus kunnen zelfstandig inschrijven of als onderaannemer in samenwerking met een hoofdaannemer. Indien met de vraag bedoeld wordt of aanbieders uitzendkrachten mogen inzetten tijdens vakantieperiodes is het antwoord ja, mits zij aan dezelfde eisen voldoen als het eigen personeel. 10. Financiën 10.1 Hanteert de gemeente een volumeplafond of is er sprake van een open-eind financiering? Er is sprake van een open-eind financiering. 10.2 Er wordt gewerkt met een vastgesteld uurtarief. Worden indexeringen ten gevolge van ontwikkelingen in de CAO-Thuiszorg gedurende de looptijd van de raamovereenkomst niet in het tarief verwerkt? Correct, de tarieven zijn vast gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst, inclusief een eventuele verlenging en worden niet tussentijds aangepast. Er is geen compensatie voor indexering en loonsverhogingen. De tarieven zijn in Euros. Het rijk heeft uitgesproken dat over Wmo-diensten geen BTW verschuldigd is. De tarieven zijn dus all-in. De gemeente heeft overigens het voornemen in 2007 een nieuwe aanbesteding te doen voor huishoudelijke verzorging voor de periode na 31 december 2007. Mocht dit om welke reden dan ook niet afgerond zijn voor 31 december 2007 wordt de looptijd van de raamovereenkomst met maximaal een jaar verlengd. 10.3 Wat is de tariefstelling per uur bij de keuze voor een PGB? De af te sluiten raamcontracten gaan over zorg in natura. Het PGB valt buiten de kaders van deze aanbesteding. 10.4 Het huidige tarief voor alfahulp is maximaal € 15,60 (peiljaar 2006). Per 1 januari 2007 stelt u het tarief vast op € 15 voor HV 1 en € 20 voor HV 2. Hoe is deze door u vastgestelde prijs opgebouwd? Dit is een all-in prijs. Hiervoor dient de huishoudelijke verzorging uitgevoerd te worden. Er kunnen niet separaat enige overheadkosten in rekening gebracht worden. 10.5 In eerste instantie had u de prijs op € 17,50 en € 22,50 staan. Waarom is die nu aangepast naar € 15 en € 20? Er is nooit sprake geweest van een prijs van € 17,50 en € 22,50. In de per abuis verzonden versie waar u aan refereert was sprake van een administratieve omissie en werden in een bijlage foutieve bedragen genoemd. Deze omissie is direct na ontdekking gerectificeerd. 10.6 Op p. 13 en 14 staat in de beschrijving van de te leveren diensten opgenomen ‘assistentie bij zorg voor voeding’ en ‘beperkte verzorging van huisdieren’. Dit betreft activiteiten waarvan de hulpvrager wellicht ook in het weekend gebruik wenst te maken. De CAO thuiszorg geeft in dat geval recht op onregelmatigheidstoeslagen. Is de gemeente Helmond bereid te garanderen dat hulp alleen verstrekt hoeft te worden op weekdagen (maandag t/m vrijdag) en op tijden die niet ORT-gebonden zijn? De diensten worden verleend op basis van de indicatiestelling. De huishoudelijke verzorging wordt uitgevoerd op de dagen die conform de indicatiestelling vereist zijn. De gemeente kan niet garanderen dat er nooit op ORT-gebonden tijden gewerkt dient te worden. 10.7 Is de gemeente bereid om daar waar de CAO dit vraagt de te betalen onregelmatigheidstoeslagen en andere daaruit voortvloeiende kosten aan de zorgorganisatie te vergoeden? De gehanteerde tarieven zijn all-in en in voorkomende gevallen zal de gemeente dan ook geen extra middelen beschikbaar stellen voor uit de CAO voortvloeiende kosten.
10.8 In de conformiteitenlijst vraag u de aanbieder om een jaarlijkse verantwoording van de juistheid van de realisatiecijfers vergezeld te laten gaan van een accountantsverklaring. Hieraan zijn voor de aanbieder accountantskosten verbonden. Kunnen de kosten van deze verklaring verhaald worden op de gemeente? Nee, de tarieven zijn all-in. 11. Automatisering 11.1 In bijlage 5a (p.31) vraagt u of de aanbieder over een systeem beschikt dat compatible is met het door de gemeente gehanteerde digitale systeem. Kan de gemeente uitleg geven over de aard van de informatie en de wijze waarop informatieuitwisseling langs digitale weg zal moeten plaatsvinden? Het uitwisselen van persoonsgegevens (burger/cliënt) zal op basis van het Burger Service Nummer moeten gaan plaatsvinden. Het digitaal berichtenverkeer van cliëntgegevens zal gestandaardiseerd moeten worden, inhoudelijk met behulp van norm HL7 (Health Level versie 7) en technisch in de XML (Extensible Markup Language) taal. 11.2 Indien dit (nog) niet mogelijk is, kan de gemeente dan aangeven welke plannen en welk tijdspad er ligt achter de plannen om te komen tot digitale gegevensuitwisseling? Het tijdspad is afhankelijk van de mogelijkheden die aanbieders op dit moment hebben om op de in 11.1 genoemde wijze te communiceren. 12. Loket 12.1 Hoe wordt het in het bestek genoemde ‘zorgloket’ vorm gegeven? De gemeente wil een zorgloketnetwerk inrichten samen met haar partners in de Helmondse samenleving. Voor de uitgangspunten verwijzen wij naar het bijgaande raadsvoorstel dat op 3 oktober 2006 door onze gemeenteraad zal worden behandeld. 12.2 De gemeente vraagt naar de bereidheid van de aanbieder om te participeren in pilotprojecten en een Wmo informatie- en adviesnetwerk. Kan de gemeente bij benadering aangeven welke inhoudelijke deskundigheid en welke tijdsinvestering zij daarbij van de aanbieder bij benadering verwacht? De pilotprojecten en het informatie- en adviesnetwerk moeten nog vorm krijgen. Wij gaan er vanuit dat wij gebruik maken van de deskundigheid die bij u reeds aanwezig is. Het zal bij de pilotprojecten gaan om het anders organiseren van werk of het werken met zorgcoördinatoren. Voor het informatie- en adviesnetwerk hebben wij de volgende uitgangspunten geformuleerd: • De bestaande fysieke loketten zijn uitgangspunt voor de opbouw van het netwerk. • De loketten kennen in ieder geval de functies informatie, advies, vraagverheldering en goede doorverwijzing en zoveel mogelijk doorgeleiding. • De klant komt altijd bij de juiste instelling terecht. Hij kan altijd terecht bij de (deelnemende) zorgpartijen voor informatie, wordt indien gewenst goed geadviseerd en zorgvuldig doorverwezen of doorgeleid naar de juiste partij. • De loketmedewerkers zijn specialist op hun eigen gebied en generalist op het brede terrein van de Wmo. 13. Eisen 13.1 Is alleen de conformiteitenlijst in bijlage 5 een minimumeis of moet ook aan bijlage 5b voldaan worden? Zowel bijlage 5a als bijlage 5b zijn minimumeisen die bij niet voldoen leiden tot uitsluiting van de inschrijver. 14. Bijlagen 14.1 Dienen alle gevraagde stukken als origineel te worden aangeleverd of als kopie? Alle gevraagde stukken dienen als origineel te worden aangeleverd. 14.2 U verzoekt op p. 12 het laatste jaarverslag toe te voegen en in bijlage 3a IV Financiële draagkracht vraagt u om de laatste twee jaarverslagen. Wat wenst u? Gewenst zijn de laatste twee jaarverslagen conform bijlage 3a IV Financiële draagkracht.
14.3 In de conformiteitenlijst vraagt u naar gebruikte protocollen en informatiemateriaal. Wil de gemeente elk afzonderlijk protocol en brochure bijgevoegd zien in de aanbieding? Ja. 15. Rapportage 15.1 In de conformiteitenlijst wordt gevraagd of de aanbieder in staat is om binnen twee weken na afloop van de verantwoordingsperiode de realisatiecijfers aan te leveren. Op welke wijze wil de gemeente deze cijfers ontvangen? De periodieke managementinformatie bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen: • Het aantal nieuwe aanmeldingen (nieuwe en vervolgaanvragen) • Het aantal klanten in het bestand (standcijfer) weergegeven per indicatieklasse • Per aanmelding: o Datum aanmelding o NAW gegevens en telefoonnummer o Geboortedatum o Burgerservicenummer o Datum eerste levering o Datum laatste levering o De indicatiestelling (uren en geldigheidsduur) o Kosten per cliënt (voor de afgelopen periode en cumulatief voor het lopende jaar) o Het werkelijk aantal uren ingezette zorg per periode o Type hulp dat is ingezet: HV 1 of HV 2. Daarnaast ontvangen wij periodiek de managementinformatie ten aanzien van de klachtenregeling. De gegevens worden digitaal en schriftelijk bij de gemeente aangeleverd. Indien hiervoor aanleiding bestaat, dient de leverancier medewerking te verlenen om in onderling overleg tot bijstelling van de periodieke managementinformatie te komen. 16. Concept-raamovereenkomst 16.1 In de concept-raamovereenkomst worden condities benoemd waaronder de gemeente de overeenkomst kan ontbinden. Op welke wijze kan de zorgaanbieder de overeenkomst ontbinden? Ontbinding voor de aanbieder is alleen mogelijk indien de gemeente haar verplichtingen niet nakomt. De door de gemeente met aanbieders te sluiten raamovereenkomsten zullen uniform zijn. Alternatieve tekstvoorstellen worden niet door de gemeente in behandeling genomen. 17. Zorgactiviteiten 17.1 Wat verstaat u onder klokuren (p. 14) en welke activiteiten mogen hieronder gerekend worden? Een klokuur omvat 60 minuten activiteiten in het kader van HV 1 of HV 2. Dit zijn de activiteiten die bij de cliënt thuis plaatsvinden. Administratievoering, indicatieaanvraag etc. gebeuren in de praktijk in de tijd die geschreven wordt door de huishoudelijk verzorgende. 17.2 In bijlage 5a (p. 29) spreekt u bij het eerste onderwerp over het faciliteren van de cliënt bij de administratieve handelingen gerelateerd aan het verkrijgen van de hulp. Kunt u wat nader omschrijven waaraan bij deze activiteiten gedacht wordt? Het gaat hier bijvoorbeeld om het invullen van formulieren of het maken van een afspraak met een hulpverleningsinstantie. 18. Overbruggingszorg 18.1 Indien er sprake is van een wachtlijst voor verblijf hoe wordt de overbruggingszorg dan geregeld? Als een verzekerde is aangewezen op overbruggingszorg, omdat de zorg waarvoor hij is geïndiceerd, niet beschikbaar is, kan de overbruggingszorg alleen betrekking hebben op die zorg die ingevolgde de AWBZ als aanspraak is geregeld. Dat is vanaf 1 januari 2007 niet meer het geval met huishoudelijke verzorging. De overbruggingszorg voor de verzekerde met een indicatie voor verblijf, heeft dus geen betrekking op huishoudelijke verzorging. 18.2 Als deze overbruggingszorg ook huishoudelijke hulp omvat, wie betaalt deze dan, de gemeente of het Zorgkantoor? Als een persoon binnen de overbruggingszorg toch huishoudelijke verzorging nodig heeft, zal hij daarvoor een beroep moeten doen op de gemeente. De Wmo is dan het daarvoor toepasselijke kader. Het zorgkantoor speelt bij die zorg geen rol meer.
19. Diversen 19.1 Op p.2 geeft u aan dat het cliënten mogelijk moet zijn om hulp af te blijven nemen van hun huidige aanbieder, voor zover de resultaten van deze aanbesteding dat toelaten. Hoe laat u dit mee wegen in de gunning? Het weegt niet mee in de gunning. Wanneer een aanbieder voldoet aan de minimumeisen kan hij een raamovereenkomst met de gemeente afsluiten.
19.2 In het programma van eisen 7.1 noemt u de afstemming tussen aanbieder in het geval van samenlopen bij de cliënt van AWBZ-zorg en huishoudelijke verzorging in het kader van de Wmo. Welke eis stelt u precies aan de aanbieder als het gaat om deze groep cliënten? Wij gaan er vanuit dat de zorgverleners van de aanbieder informatie delen met de zorgverleners vanuit de AWBZ. En dat waar dit noodzakelijk is afspraken worden gemaakt tussen de verschillende zorgverleners.
