gemeente Eindhoven
Control Raadsnummer
11R4323
Inboeknummer
11bst00726
Beslisdatum B&W 26 april 2011 Dossiernummer
11.17.651
Raadsvoorstel tot het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening van de gemeente Eindhoven over 2010
Inleiding Jaarlijks stellen wij het jaarverslag en de jaarrekening op en leggen met deze stukken verantwoording af aan uw raad over het gevoerde beleid en de financiën. Hierbij bieden wij u ter vaststelling het jaarverslag en de jaarrekening over 2010 aan, zoals opgenomen in het Concernverslag en de Concernrekening 2010 Bijlagen. Hiermee wordt voldaan aan artikel 197 van de Gemeentewet. Evenals vorig jaar is er voor gekozen om de wettelijke verplichting van rapportage aan de raad over dienstverlening en burgerparticipatie, op te nemen in het jaarverslag in de vorm van een paragraaf Burgerjaarverslag. Daarnaast is de stand van zaken betreffende de in uitvoering zijnde rekenkamerprojecten in een paragraaf opgenomen. Dit raadsvoorstel bevat geen samenvatting van het jaarverslag, maar behandelt een aantal formele punten en geeft informatie over het proces. Tegelijkertijd met de jaarstukken worden voor het eerst nu ook de Kadernota 2012, de Stadsmonitor 2011 en de 1e turap 2011 aan uw Raad aangeboden. Bestuurlijk kader a Wettelijke taak Voldoen aan artikel 197 en 170 lid 2 van de Gemeentewet Doelstelling 1 Verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde beleid en de financiën. 2 Voldoen aan artikel 197 van de Gemeentewet. 3 Rapporteren aan de raad over de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en burgerparticipatie. 4 Voldoen aan artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet. Voorstel 1 Kennis te nemen van A.de bevindingen van de accountant; B.de vervolgacties naar aanleiding van de bevindingen van de accountant. 2 Het jaarverslag en de jaarrekening van de gemeente Eindhoven over 2010 vast te stellen;
Raadsnummer
11R4323
3 In te stemmen met de uitgaven boven de begroting per programmaonderdeel; 4 Het negatieve rekeningresultaat ad € 280.890,90 ten laste brengen van het Eigen Kapitaal; 5 In te stemmen met a) de in de jaarrekening 2010 verwerkte storting in de reserve bouwgrondexploitatie van € 7,7 miljoen ten laste van het rekeningresultaat; b) de overheveling van € 1,5 miljoen vanuit de saldireserve specifiek naar de reserve GSB en in 2011 de terugstorting naar de saldireserve specifiek; c) het aanpassen van de looptijd van de volgende reserves - Reserve spilcentra – looptijd naar 31-12-2014 - Reserve Aanleg Tongelresche Akkers – looptijd naar 31-12-2012 - Reserve Technologie – looptijd naar 31-12-2014 - Reserve Impuls veiligheid & leefbaarheid – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve BWS – looptijd naar 31-12 -2011 - Reserve woonservicezones – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve burgerparticipatie – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve versterking vrijwilligerswerk – lootijd naar 31-12-2014 - Reserve Aboutaleb middelen – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve NRE herijking minimabeleid – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve OJG tbv CP 4603 – looptijd naar 31-12 -2012 d) Instellen van de voorziening FUWA-nabetaling. Criteria: Doel en functie van de voorziening: Fuwa nabetaling pensioenreparatie en uitbetaling wettelijke rente Voeding van de voorziening: éénmalige storting van € 575.000 Criteria voor stortingen en onttrekkingen: uitgaven pensioenreparatie en wettelijke rente Gemachtigd voor het doen van stortingen en onttrekkingen: het college. Maximum hoogte van de voorziening: € 575.000,-Minimum hoogte van de voorziening: € 0 Looptijd: tot aan het moment van nabetaling c.q. uitbetaling 1 Wettelijke voorschriften Conform wettelijke voorschriften dient het college bij overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag de accountantsverklaring en verslag van bevindingen daarbij te voegen. De accountant komt tot een goedkeurende verklaring op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid. In het verslag van bevindingen zijn de door de accountant uit de controle 2010 voortvloeiende bevindingen vastgelegd. De belangrijkste bevindingen die de accountant noemt, worden hierna genoemd en er wordt in een reactie aangegeven hoe hiermee zal worden omgegaan.
2
Raadsnummer
11R4323
b Voorzieningen De bevindingen die PWC heeft ten aanzien van het aspect getrouwheid hebben allen betrekking op voorzieningen. In tegenstelling tot voorgaande jaren vindt de nieuwe accountant diverse voorzieningen onvoldoende onderbouwd, dan wel dat deze niet voldoen aan de BBV regelgeving. Reactie: De constatering van PWC dat er voor een viertal voorzieningen geen volledige onderbouwing kan worden aangeleverd is correct. Echter wij hebben er bewust voor gekozen om hier de jaarrekening niet op aan te passen maar conform bestendige gedragslijn van voorgaande jaren de desbetreffende voorzieningen te handhaven .In de loop van dit jaar zal in overleg met de accountant worden bekeken in hoeverre er aan de gestelde eisen kan worden voldaan door er een reserve van te maken dan wel een deugdelijke onderbouwing te bepalen. Ook voor de voorziening dubieuze debiteuren en onderhoudsvoorzieningen zijn geen correcties in de jaarrekening gemaakt. De voorziening dubieuze debiteuren wordt jaarlijks gevoed met een vaste storting van € 46.000. Op balansdatum wordt een inschatting gemaakt van de dubieuze vorderingen. Indien hieruit blijkt dat de stand van de voorziening te laag is wordt deze direct aangevuld. Bij een te hoge stand wordt het overschot niet afgeroomd. Dit vanwege het voorzichtigheidsprincipe om extra stortingen in de toekomst te voorkomen. De onderhoudsvoorzieningen kennen een systematiek waarbij om de vijf jaar de onderhoudsplannen worden herijkt. Omdat soms onderhoudswerkzaamheden eerder worden uitgevoerd dan gepland kan een voorziening negatief uitvallen.Omdat echter een jaar later door de jaarlijkse dotatie de stand weer positief wordt, hebben we er ook hier voor gekozen geen correctie uit te voeren. Wel gaan we het advies van PWC overnemen om onderhoudsvoorzieningen voor gelijkwaardige panden te bundelen. b Reserves Inzake reserves constateert PWC een tweetal onrechtmatigheden. Beiden hebben betrekking op het uitvoeren van boekingen zonder dat hiervoor een formeel (wel een informeel) raadsbesluit heeft plaatsgevonden. Tevens constateert PWC dat in sommige gevallen de looptijd van de reserve wordt overschreden, dat er meer wordt gestort dan wel wordt onttrokken dan waartoe de raad heeft besloten en dat niet tijdig wordt geconstateerd dat reserves negatief komen te staan. Reactie: de constateringen van PWC inzake reserves zijn correct. Echter de voornaamste reden hiervan is dat veelal pas bij het opstellen van de jaarrekening, dus op balansdatum, geconstateerd kan worden dat deze situaties optreden. Helaas is het dan niet meer mogelijk om een formeel besluit aan uw raad voor te leggen, maar vragen wij bij het vaststellen van de jaarrekening daar expliciet uw toestemming voor (zie punt 5). Dit jaar is een proces in gang gezet welke erin heeft geresulteerd dat uw raad in december al kon besluiten over het reserveringsdossier. Door verbetering van de
3
Raadsnummer
11R4323
begrotingsproces zullen het aantal onrechtmatige mutaties minder worden dan wel via het reserveringsdossier aan u kunnen worden voorgelegd. b Aanbestedingen PWC heeft over de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen een onzekerheid van € 1,5 miljoen en geringe rechtmatigheidsfouten geconstateerd. Reactie: In tegenstelling tot voorgaande jaren heeft de nieuwe accountant een meer diepgaande controle uitgevoerd op de rechtmatigheid van de europese aanbestedingen. Dit is ingegeven door de eerste jaars controle van PWC waarbij de steekproef qua omvang relatief groot is. Opgemerkt dient te worden dat de bevindingen naar aanleiding van deze omvangrijke steekproef beperkt zijn. Vanaf 2011 zal de inkoopcontrol verder worden ingericht. Het nieuwe gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid zal bijdragen aan het beperken van rechtmatigheidsrisico’s op Europese aanbestedingen. Bijvoorbeeld door het verplicht vooraf inschakelen van de expertise van afdeling Inkoop bij aanbestedingen boven een bepaald drempelbedrag. Achteraf zal de afdeling Verbijzonderde Interne Controle in samenwerking met afdeling Inkoop en Juridische Zaken een gestructureerde interne toets uitvoeren op Europese aanbestedingen. b Interne beheersing verder ontwikkelen PWC geeft aan dat de interne beheersing op een aantal aspecten nadere aandacht verdient. Reactie: De belangrijkste onderwerpen op het gebied van de interne beheersing zijn in de1e en 2e managementletters al aan de orde geweest. In de adviesnota van 16 februari 2011 en in de raadsinformatiebrief van 12 november 2010 hebben wij de accountantscommissie en uw raad geïnformeerd over de in gang gezette acties om de interne beheersing verder te ontwikkelen. Voortgang van deze punten wordt gevolgd met behulp van de VBIC-cyclus en de periodieke gesprekken die plaatsvinden tussen sectormanagement en directieraad. De status zal vervolgens gerapporteerd worden in de VBIC-rapportages respectievelijk de rapportages die opgesteld worden naar aanleiding van “Samen analyseren” die beide opgesteld worden door de sector Control. b Voorspellend karakter begroting Uit de programma-analyse komt naar voren dat per programma-onderdeel behoorlijke afwijkingen tussen de begroting na wijziging optreden in vergelijking met de realisatie. Dit gaat beide kanten op, zowel overschrijdingen of overschotten. PWC adviseert het sturende karakter van de begroting te versterken, onder andere door alle maatregelen naar aanleiding van de turap te verwerken middels begrotingswijzigingen. Reactie: De opmerking inzake het voorspellend karakter begroting onderschrijven wij. Er zijn al diverse acties in gang gezet om de begroting scherper te krijgen. Denk hierbij aan de nieuwe begrotingsspelregels, het begroten van de inhuur en aanpassingen van
4
Raadsnummer
11R4323
de kapitaallasten naar aanleiding van de bijgestelde planningen, het al verwerken van de gevolgen uit het raadsvoorstel bij de programmabegroting in de primitieve begroting, onttrekkingen uit reserves alleen op begrotingsbasis in plaats van op realisatiebasis, het op vier momenten per jaar aanbieden van gebundelde begrotingswijzigingen en het niet meer toestaan van inhoudelijke voorstellen waarbij de financiële consequenties worden doorgeschoven naar een later moment. Echter afwijkingen tussen de gewijzigde begroting en realisatie zijn niet helemaal te voorkomen omdat er in het laatste kwartaal van het jaar zich ontwikkelingen kunnen voordoen die niet te voorspellen zijn. Het financieel daarvan doorvertalen is dan helaas niet meer mogelijk. Naast bovenstaande bevindingen worden in de managementletter nog diverse andere aanbevelingen, conclusies en opmerkingen gemaakt. Alle punten zullen, zoals dat ook gebeurd is met punten uit eerdere (tussentijdse) managementletters, opgenomen worden op een actiepuntenlijst en uitgezet worden binnen de verantwoordelijke uitvoerende sectoren. De status zal vervolgens, zoals hiervoor al aangegeven, gerapporteerd worden in de VBIC-rapportages resp. de rapportages die opgesteld worden naar aanleiding van “Samen analyseren”. 2.1 Wettelijke voorschriften Conform wettelijke voorschriften legt het college aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. De raad dient vervolgens deze stukken vast te stellen vóór 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar. Conform wettelijke voorschriften brengt de burgemeester tegelijk met het jaarverslag en jaarrekening een burgerjaarverslag uit waarin hij rapporteert over de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en de kwaliteit van de procedures op het vlak van burgerparticipatie. 2.2 Informatie medebepalend voor Kadernota en Programmabegroting Zoals reeds is aangegeven leggen wij met het Concernverslag en de Concernrekening verantwoording af over de uitvoering van het beleid in 2010, zowel inhoudelijk als financieel. Als onderdeel van het cyclisch proces levert deze verantwoording stuurinformatie op. Deze stuurinformatie is met name relevant voor onderwerpen waar het gevoerde beleid niet tot de gewenste effecten heeft geleid. Soms is hierop bijsturing nodig. In het Concernverslag en rekening 2010 worden diverse inhoudelijke vertragingen en structurele tekorten aangegeven. De structurele financiële afwijkingen zijn inmiddels meegenomen in de afwegingen bij de Kadernota 2012. Ook de belangrijke inhoudelijke trends hebben inmiddels aandacht gekregen in het kadernotaproces. Afwijkingen die meer operationeel van aard zijn, worden meegenomen bij het opstellen van de programmabegroting 2012. Het jaar 2010 kan gezien worden als een kanteljaar. Er kwam een einde aan de situatie dat de gemeente Eindhoven een goed gevulde portemonnee had waardoor
5
Raadsnummer
11R4323
ruimhartig geïnvesteerd kon worden in de kwaliteit van de stad. De naoorlogse groei en de uitbreiding van de stad zorgde voor flinke bron van inkomsten via het grondbedrijf. Toen Eindhoven tegen zijn grenzen aanliep, werd dit ruimschoots gecompenseerd door de incidentele inkomsten door verkoop van ons ‘tafelzilver’, zoals het kabelbedrijf, bouwfondsaandelen en NRE. In 2010 is aan deze periode een einde gekomen. De extra investeringen van overheden om het bedrijfsleven te helpen de crisis te doorstaan, liepen ten einde en er is een begin gemaakt met ombuigen. De gemeente wil meer initiatief laten bij bewoners, instellingen en bedrijven. Deze ombuigingen in een periode van publieke schaarste maken dit des te dringender. Na de steun van de bedrijven door de overheid (public4business) in de crisis, is in 2010 het noodzakelijk dat, nu het economisch beter gaat, het bedrijfsleven haar bijdrage levert (business4public). Een voorbeeld hiervan is de bijdrage die het Eindhovense bedrijfsleven levert aan het realiseren van de internationale school. Deze forse ombuigingen maken het des te noodzakelijker om het in 2010 in gang gezette “financiën helder en op orde” van de gemeente Eindhoven ter hand te nemen. Het gelijktijdig verschijnen van de jaarrekening, stadsmonitor, kadernota, meerjarenprogramma investeringen en de eerste Tussenrapportage zijn hiervan een vrucht. Bijsturen van over- en onderschrijdingen kunnen zo beter ter hand genomen worden. Een ander resultaat is dat de groei van tijdelijke inhuur van medewerkers is gestopt. Een jaar waar een aanzienlijk deel van het bedrijfsleven in onze regio zich herstelde van de crisis. En de stijging van de werkloosheid stopte en de werkgelegenheid begin van herstel toont. Een groot verschil met vorige crisissen die Eindhoven troffen was dat op het dieptepunt van de crisis de werkloosheid beduidend minder hoog was. Dat geeft aan dat onze conjunctuur gevoelige economie minder kwetsbaar is geworden. Dit is ook terug te zien in de herkenning van het in 2010 aangetreden kabinet van de regio Eindhoven als brainport en tweede economie van ons land. Op meer plaatsen is sprake van een kanteljaar. Ondanks dat de woningmarkt zich nog niet of nauwelijks herstelt zijn er in 2010 787 woningen in Eindhoven opgeleverd. De crisisprogramma’s hebben hier aan bijgedragen. In 2010 is de prioriteitennota vastgesteld die het bouwprogramma in onze stad beperkt om verdere verstoring van de woning- en kantorenmarkt te verstoren. Ondanks het herstel van de economie zijn 2010 hogere uitgaven gedaan voor armoedebeleid en zorg en is het aantal mensen dat in aanmerking komt voor schuldhulpverlening gegroeid. In 2010 zijn veel voorgenomen prestaties gerealiseerd. Helaas zijn er op sommige terreinen toch vertragingen te zien. Deze komen nu vanaf 2011 bovenop de jaarschijf 2011 waarin onder meer ook al grote bezuinigingen zitten. De druk op de uitvoering neemt hierdoor toe. Met de ingestelde vacaturestop zal dit beeld niet verbeteren. Er
6
Raadsnummer
11R4323
moeten door de omslag naar zware tijden nu duidelijke keuzes gemaakt worden want we komen voor de zware opgave te staan om ambities te halen met de huidige beperkte middelen. Dit betekent dat we taken moeten schrappen of accepteren dat ambities later in de tijd worden gerealiseerd en of meer inkomsten realiseren. 3.1 Formele afwikkeling/besluitvorming: uitgaven Het vaststellen van de verantwoordingsdocumenten vraagt een aantal formele besluiten. Een van de benodigde besluiten is instemmen met de uitgaven boven de begroting. Bij het opstellen van de jaarrekening is geconstateerd dat op verschillende programma’s budgetoverschrijdingen zijn gemaakt. In een groot aantal gevallen heeft dit een eenvoudige verklaring. Bijvoorbeeld bijdragen van het Rijk die niet begroot waren en als ontvangst geboekt worden (overschrijding baten) en vervolgens in het huidige jaar zijn uitgegeven dan wel in een voorziening zijn gestort om in volgende jaren uit te geven (overschrijding lasten). Een ander voorbeeld zijn de kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet tijdig (bijvoorbeeld bij een tussentijdse rapportage) konden worden gesignaleerd en begrotingstechnisch worden bijgesteld. Op basis van het overzicht, zoals opgenomen in paragraaf 5.1 “programmarekening” van het Concernverslag, kan worden geconstateerd dat van 12 programmaonderdelen de totale lasten, zoals opgenomen in de gewijzigde begroting, worden overschreden. Het totaalbedrag van deze overschrijdingen bedraagt € 54,1 miljoen. Van alle overschrijdingen kan worden vastgesteld dat zij passen binnen het vastgestelde beleid dan wel het gevolg zijn van BBV-regelgeving. Wij vragen u alsnog in te stemmen met de aangegeven uitgaven boven de begroting. Voor een uitgebreide toelichting op de afwijkingen verwijzen wij u naar hoofdstuk 4 van het Concernverslag. Daar is in de verantwoording per programmaonderdeel bij het onderdeel “Wat heeft het gekost” een analyse gegeven van de belangrijkste financiële afwijkingen. 4.1 Formele afwikkeling/besluitvorming: resultaatafwikkeling Zoals hiervoor al aangegeven vraagt het vaststellen van de verantwoordingsdocumenten om een aantal formele besluiten. Naast instemmen met de aangegeven uitgaven boven de begroting is dit de resultaatafwikkeling. Over het jaar 2010 is ten gevolge van de activiteiten van de gemeente Eindhoven een rekeningresultaat (na mutaties in reserves) van € 281.000 negatief behaald. Voorstel is om dit resultaat te onttrekken aan het eigen kapitaal (algemene middelen). Het volgende aandachtspunt is hierbij wel van belang: Het eigen Kapitaal kent momenteel een stand van € 47 miljoen. Hiermee ligt het Eigen Kapitaal in 2010 wederom onder het eerder vastgestelde minimum van € 50 miljoen. In de nota Vermogenspositie is het minimum van het Eigen Kapitaal als zodanig vastgesteld omdat het Eigen Kapitaal de belangrijkste buffer is voor het
7
Raadsnummer
11R4323
kunnen opvangen van de risico’s voor de gemeente Eindhoven en voldoende is voor het tweemaal afdekken van de algemene risico’s en het eenmalig afdekken van de overige risico’s. In de nota Vermogenspositie is ook bepaald dat als de reserve beneden het minimum van € 50 miljoen komt, maatregelen getroffen moeten worden om het Eigen Kapitaal weer aan te vullen. Echter van belang hierbij is om te vermelden dat in 2011 het Eigen Kapitaal, conform het coalitieakkoord van april 2010, zal worden aangevuld met € 1,4 miljoen uit de Endinetreserve. Daarnaast is de huidige weerstandscapaciteit, waar het Eigen Kapitaal een belangrijk onderdeel in is, vooralsnog voldoende toereikend is voor het afdekken van de risico’s. De reserve beleggingen is namelijk, evenals het Eigen Kapitaal, ook een algemene reserve en daarmee in principe vrij te besteden en hiermee ook onderdeel van de weerstandscapaciteit. Deze reserve kent een stand van € 36,4 miljoen. 5 Formele afwikkeling/besluitvorming: mutaties reserves In de jaarrekening zijn diverse boekingen in reserves en voorzieningen verwerkt waarvoor wij uw expliciete toestemming willen vragen. Het betreft a) Storting van € 7,7 miljoen in reserve bouwgrondexploitatie ten laste van het rekeningresultaat. De stand van de reserve bouwgrondexploitatie was eind 2010 negatief. Dit als gevolg van onttrekkingen voor het negatieve beheerresultaat van € 3,6 miljoen en een aanvullende dotatie in de voorziening verliesgevende projecten van € 6,3 miljoen. Omdat conform BBV-regelgeving negatieve reserves niet zijn toegestaan, is € 7,7 miljoen vanuit de algemene middelen (rekeningresultaat) toegevoegd aan de reserve. b) Overheveling saldireserve specifiek – reserve GSB In 2010 zijn enkele voorfinancieringen geboekt ten laste van de centrale reserve GSB. In totaal ging het om een bedrag van € 2,6 miljoen. Ultimo 2010 werd geconstateerd dat de reserve GSB, mede door deze voorfinancieringen, € 1,5 miljoen negatief stond. Omdat conform BBV-regelgeving negatieve reserves niet zijn toegestaan, is vanuit de saldireserve specifiek een overboeking gedaan om de negatieve stand weg te werken. In 2011 zal de boeking worden teruggedraaid door vanuit de reserve GSB een storting te doen in de saldireserve specifiek. c) Verlengen van de looptijd van diverse reserves Bij de instelling van de reserve wordt door uw raad veelal een looptijd vastgesteld. Bij de jaarrekening is geconstateerd dat van een aantal reserves de looptijd inmiddels is verlopen. Mutaties in deze reserves zijn zonder afzonderlijk raadsbesluit onrechtmatig. Verlenging van de looptijd is echter noodzakelijk. Voor deze reserves wordt nu voorgesteld de looptijd aan te passen. N.b.: middels het reserveringsdossier is impliciet om verlenging gevraagd. d) Instellen van de voorziening Fuwa-nabetaling In 2008 heeft het traject “functiehuis 2008”gespeeld. Als onderdeel daarvan zijn functies geherwaardeerd en hebben nabetalingen plaatsgevonden, in eerste instantie alleen van het nog verschuldigde salaris. Als resultaat van een bezwaarzaak heeft het college op advies van de bezwaarcommissie echter
8
Raadsnummer
11R4323
bepaald dat ook pensioenreparatie en uitbetaling van de wettelijke rente moet plaatsvinden. Uitbetaling van de wettelijke rente heeft gedeeltelijk in 2010 plaatsgevonden. Pensioenreparatie nog niet. Daarvoor en voor het restant rente is bij de jaarrekening een voorziening ingesteld. Kanttekeningen n.v.t. Kosten Dit voorstel heeft geen consequenties. Financiële consequenties zijn er in indirecte zin. Resultaatbestemming is hiervoor reeds toegelicht. De kosten voor het opstellen van de jaarrekening zoals accountantskosten, drukkosten en eigen personeel zijn in de begroting opgenomen. Communicatie Persbericht, openbare kennisgeving na vaststelling door college, toezending aan Gedeputeerde Staten na vaststelling raad. Planning en uitvoering Voor het opstellen van het Concernverslag en Concernrekening zijn aan het begin van het proces procedures en afspraken opgesteld en vastgesteld (planning en richtlijnen 2010). Ten aanzien van de totstandkoming kan het volgende opgemerkt worden: Tijdigheid: Het proces rondom het opstellen van het Concernverslag en Concernrekening kon, ondanks diverse strubbelingen, tijdig worden afgerond. In het begin van het jaarrekeningproces ontstonden er problemen omtrent de aan te leveren informatie richting de accountant ten behoeve van de regelingen vallend onder Sisa. Dit als gevolg van de aangescherpte controle-eisen vanuit het Rijk omtrent de dossieropbouw en de onbekendheid met deze materie vanuit de organisatie. Door extra inzet kon de achterstand tijdig worden ingelopen. Extra inzet was ook nodig voor het inkoopproces. Voor toetsing van de rechtmatigheid van de inkopen heeft PWC een uitvoerige controle uitgevoerd. Extra vragen waren hierbij het gevolg. Door exra inzet zijn deze vragen tijdig en in voldoende mate beantwoord. Enige vertraging trad ook op omdat PWC als huisaccountant voor de eerste keer de jaarrekening controleerde. Hierbij was voor zowel de gemeente als PWC sprake van een gewenningsproces. Enerzijds voor de gemeente omdat voor de opbouw van het balansdossier op diverse onderdelen andere eisen door PWC werden gesteld dan bij de vorige huisaccountant, anderzijds vanuit PWC door de onbekendheid met de materie wat extra vragen tot gevolg had.
9
Raadsnummer
11R4323
Bij de evaluatie van het jaarrekeningproces zullen deze aspecten worden meegenomen en zal worden bekeken hoe het proces voor de volgende jaarrekening kan worden verbeterd. Kwaliteit: Evenals in voorgaande jaren is de financiële jaarrekening op gecentraliseerde wijze tot stand gekomen. Bij dit proces is, ondanks dat na de zomervakantie 2010 al voor diverse processen gestart is met het analyseren van de financiele cijfers, net als in voorgaande jaren geconstateerd dat er in een laat stadium nog veel correcties nodig zijn. Dit is enerzijds het gevolg van het feit dat bepaalde processen pas op jaareinde geanalyseerd kunnen worden, anderzijds door de veelheid aan informatie die dient te worden bekeken. Voor de jaarrekening 2011 zal het analyseproces nog eerder worden ingezet. Los hiervan was de kwaliteit van de financiele verantwoording echter goed te noemen. Ten aanzien van de verantwoordingen blijven er verbeterpunten. Er zijn duidelijk nog verbeterpunten in het kader van de analyses van baten en lasten maar ook in de relatie naar wat de uitvoering voor consequenties heeft voor de te bereiken doelstellingen c.q. indicatoren. Dit laatste punt zal bij het begrotingsproces 2012 specifieke aandacht krijgen. Door al bij de begroting indicatoren te benoemen die een duidelijkere relatie hebben met de uitvoering zal het bij het verantwoordingsproces eenvoudiger worden om effecten vanuit de uitvoering voor de indicatoren aan te geven. Vanaf de jaarrekening 2012 zullen de resultaten hiervan zichtbaar zijn. Evaluatie Bij de evaluatie van het gehele proces van het tot stand komen van de jaarrekening zullen diverse punten (kwaliteit, inhoud en proces) worden geanalyseerd en zal worden bekeken hoe gekomen kan worden tot een verbetering. 1 Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: b Concernverslag 2010 b Concernrekening 2010 Bijlagen inclusief SiSa-bijlage b Rapport van bevindingen accountant a De bijlagen worden meegestuurd
10
Raadsnummer
b Verantwoording per collegeproduct. a De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer Een ontwerp-raadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
, secretaris.
11
11R4323
Raadsnummer
11R4323
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 april 2011;
besluit: 1 Kennis te nemen van A.de bevindingen van de accountant; B.de vervolgacties naar aanleiding van de bevindingen van de accountant. 2 Het jaarverslag en de jaarrekening van de gemeente Eindhoven over 2010 vast te stellen; 3 In te stemmen met de uitgaven boven de begroting per programmaonderdeel; 4 Het negatieve rekeningresultaat ad € 280.890,90 ten laste brengen van het Eigen Kapitaal; 5 In te stemmen met a) de in de jaarrekening 2010 verwerkte storting in de reserve bouwgrondexploitatie van € 7,7 miljoen ten laste van het rekeningresultaat; b) de overheveling van € 1,5 miljoen vanuit de saldireserve specifiek naar de reserve GSB en in 2011 de terugstorting naar de saldireserve specifiek; c) het aanpassen van de looptijd van de volgende reserves - Reserve spilcentra – looptijd naar 31-12-2014 - Reserve Aanleg Tongelresche Akkers – looptijd naar 31-12-2012 - Reserve Technologie – looptijd naar 31-12-2014 - Reserve Impuls veiligheid & leefbaarheid – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve BWS – looptijd naar 31-12 -2011 - Reserve woonservicezones – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve burgerparticipatie – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve versterking vrijwilligerswerk – lootijd naar 31-12-2014 - Reserve Aboutaleb middelen – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve NRE herijking minimabeleid – looptijd naar 31-12-2011 - Reserve OJG tbv CP 4603 – looptijd naar 31-12 -2012 d) Instellen van de voorziening FUWA-nabetaling. Criteria: Doel en functie van de voorziening: Fuwa nabetaling pensioenreparatie en uitbetaling wettelijke rente Voeding van de voorziening: éénmalige storting van € 575.000
12
Raadsnummer
11R4323
Criteria voor stortingen en onttrekkingen: uitgaven pensioenreparatie en wettelijke rente Gemachtigd voor het doen van stortingen en onttrekkingen: het college. Maximum hoogte van de voorziening: € 575.000,-Minimum hoogte van de voorziening: € 0 Looptijd: tot aan het moment van nabetaling c.q. uitbetaling
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 juni 2011.
R. van Gijzel, voorzitter.
J. Verheugt, griffier.
rme/CD11014737
13
