ORGANISATIEBESLUIT 2013
(Z-13-01881_2013-22449)
Burgemeester en wethouders van Voorst; gelet op de artikelen 103, tweede lid, en 160, eerste lid onder c, van de Gemeentewet en artikel 13 Financiële verordening gemeente Voorst 2008; BESLUITEN: vast te stellen het volgende Organisatiebesluit 2013 Artikel 1 begripsomschrijvingen In dit besluit verstaan wij onder • bedrijfsvoering : de verantwoordelijkheid voor een kwalitatief en kwantitatief juiste en tijdige productie, inclusief de inzet van middelen • bestuursorgaan : het college en/of de burgemeester • budgethouder : het management • management : de secretaris, de manager en de projectleider • manager : de verantwoordelijke leidinggevende van een vakgroep • opzichter : de functies gekoppeld aan de normfunctie met deze naam • project : een concreet omschreven, eenmalig te realiseren doel met een lange doorlooptijd, grote afbreukrisico’s en een grote politieke gevoeligheid waarvoor een aparte, tijdelijke organisatorische eenheid wordt ingesteld bestaande uit medewerkers van verschillende vakdisciplines • projectleider : de medewerker die door het college wordt belast met de algehele leiding, uitgezonderd P&O-taken, van een project onder eindverantwoordelijkheid van de secretaris • projectportefeuillehouder : het lid van het bestuursorgaan dat als bestuurlijk coördinator het aanspreekpunt is voor de projectleider • rechtmatigheid : voldoen van besluiten, beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan geldende wet- en regelgeving • senior : de medewerker bedoeld in artikel 3, lid 2 van dit besluit. • vakgroep : een organisatorische eenheid die is belast met structurele taken op één of meer vakgebieden die uit de naam van de vakgroep voortvloeien.
1
Paragraaf 1. De ambtelijke organisatie Artikel 2 vakgroepen 1. De ambtelijke organisatie bestaat naast de secretaris, vier managers en projecten uit de vakgroepen: a. r e c e p t i e e n burgerzaken (R&B) b. welzijn (WZ) c. zorg (ZRG) d. belastingen (BEL) e. ruimtelijke ontwikkeling (ROW) f. juridische en administratieve ondersteuning en veiligheid (JAOV) g. cultuurhistorie, archeologie en monumenten (CAM) h. economie en grondzaken (EGZ) i. grondgebonden projecten (GGP) j. vergunningen en handhaving (V&H) k. buitendienst openbaar grondgebied (BOG) l. vastgoedinformatie (VGI) m. groen en infrastructuur (G&I) n. milieu en afval (M&A) o. inkoop en gebouwenmanagement (IGM) p. communicatie en representatie (C&R) q. financiën en controlling (F&C) r. personeel en organisatie (P&O) s. informatie en automatisering (I&A) t. documentaire informatieverzorging (DIV) u. huishoudelijke dienst (HHD) 2. De secretaris beslist over de toedeling van de vakgroepen aan de managers. 3. De vakgroepen huishoudelijke dienst en buitengebied openbaar grondgebied werken onder leiding van een opzichter. De manager die is belast met de aansturing van deze vakgroepen, stuurt de opzichters aan. Artikel 3 hoofdtaken vakgroepen 1. De hoofdtaken van de vakgroepen vloeien voort uit de naam van een vakgroep. De secretaris is bevoegd daarop uitzonderingen te maken. 2. De manager wijst senioren aan. 3. De manager bepaalt bij de aanwijzing het takenpakket van een senior. De volgende opties zijn mogelijk: vakinhoudelijk coach van (vakgroep)collega’s, volgen output van de vakgroep, bewaken afstemming van beleid tussen de vakgroep en projecten en bespreken voortgang van de vakgroepwerkzaamheden met de manager. 4. De medewerkers van de vakgroepen zijn belast met beleidsontwikkeling, werkvoorbereiding en werkuitvoering. Zij evalueren periodiek de ontwikkelingen in en van hun werk en zijn verantwoording verschuldigd aan de manager van de vakgroep over hun output. 5. De medewerkers van de vakgroepen zorgen voor vakgroepoverstijgende samenwerking als het vereiste product, c.q. de vereiste output dat nodig maakt. Artikel 4 managementteam 1. De secretaris en de managers vormen het managementteam. 2. De secretaris is voorzitter van het managementteam. 3. De loco-secretarissen vervangen de voorzitter in de volgorde van hun aanwijzing als locosecretaris. 4. De secretaris stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen vast. Ieder lid van het managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de secretaris indienen en de secretaris verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. 2
5. 6. 7.
De secretaris zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed maakt en twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het managementteam. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, kan de secretaris een projectleider of medewerker uitnodigen aan de desbetreffende vergadering van het managementteam deel te nemen. De secretaris neemt, gehoord de meningsvorming binnen het managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.
Artikel 5 taken managementteam Het managementteam heeft tot doel een goed functionerende ambtelijke organisatie te realiseren door: a. de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid; b. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording; c. de coördinatie van activiteiten tussen vakgroepen onderling (integraliteit) en in relatie tot het bestuur; d. de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken. Artikel 6 toedeling taken aan vakgroepen 1. Voorafgaand aan een besluit tot wijziging van het aantal vakgroepen hoort het college het managementteam en de inspraakorganen. 2. De secretaris is bevoegd tot verschuiving van taken over de vakgroepen. 3. De secretaris kan in overleg met het managementteam de taken per vakgroep nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven. Artikel 7 project 1. Indien het college daar aanleiding voor ziet, brengt het taakopdrachten onder in een project. Het stelt daarvoor een projectgroep in en wijst een projectleider aan. 2. Het college kan per project één of meer projectportefeuillehouder(s) aanwijzen. 3. De projectleider ondersteunt de projectportefeuillehouder in al zijn taken en hij bevordert de afstemming tussen de projectportefeuillehouder en de projectmedewerkers. Artikel 8 bedrijfsvoering 1. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie bij de secretaris. 2. De secretaris kan nadere regels stellen over de bedrijfsvoering. 3. De manager van de vakgroep financiën en controlling is onder de verantwoordelijkheid van de secretaris belast met het financiële beheer van de gemeente. 4. Iedere manager is onder verantwoordelijkheid van de secretaris belast met de bedrijfsvoering van de onder zijn verantwoordelijkheid werkende vakgroepen. 5. De secretaris regelt de onderlinge vervanging van de managers. 6. De projectleider is onder verantwoordelijkheid van de secretaris belast met de bedrijfsvoering van zijn project. Hij bespreekt de wijze van functioneren van de ingehuurde medewerkers met hun vakgroepmanager. Artikel 9 controlling 1. Binnen controlling worden onderscheiden de functies: a. controller en b. medewerker interne controle. 2. de controller a. ondersteunt bestuur en management bij de strategische ontwikkeling, b. adviseert het management gevraagd en ongevraagd over de bedrijfsvoering in de voorwaardenscheppende sfeer, 3
3. 4.
c. bewaakt de integrale kwaliteitszorg en zorgt waar nodig voor versterking van het (middelen)instrumentarium, d. analyseert en rapporteert over de (tussentijdse) verantwoordingen van het management over de bedrijfsvoering, e. toetst de getrouwheid van de informatieverstrekking, de rechtmatigheid van de beheershandelingen en de uitvoering van het beleid gericht op misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen. f. ziet toe op het voeren van de financiële administratie van de gemeente in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Financiële verordening gemeente Voorst 2008; g. ziet toe op een tijdige, juiste en volledige verwerking van gegevens in de financiële administratie; h. ziet toe op tijdigheid van vereiste invorderingsmaatregelen en wettelijke vervolgingsmaatregelen als debiteuren in gebreke blijven; i. ziet toe op de crediteurenbetalingen door de kassier; j. ziet toe op de totstandkoming van de jaarrekening.. De functie van controller is onverenigbaar met enige andere functie uit de organisatie. Een medewerker interne controle kan meerdere functies toebedeeld krijgen tenzij dit strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.
Artikel 10 functionarissen financiële organisatie 1. Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: a. manager vakgroep financiën en controlling, b. senior financiën/treasurer, c. kassier en d. kashouder. 2. Een functionaris binnen het financieel beheer kan meerdere functies toegewezen krijgen, tenzij dit strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding. 3. De functie van manager vakgroep financiën en controlling is onverenigbaar met die van treasurer, kassier en kashouder en met elke andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. 4. De functies treasurer, kassier en kashouder zijn onverenigbaar met het budgetouderschap. 5. De functie van treasurer is onverenigbaar met die van kassier en kashouder. 6. Iedere financiële transactie wordt door minimaal twee functies geautoriseerd. 7. Uitvoering en controle zijn bij de financieringsfunctie ondergebracht bij verschillende functies. Paragraaf 2 instructie secretaris artikel 11 ondersteuning bestuursorgaan 1. De secretaris zorgt er desgevraagd en uit eigen beweging voor dat de leden van het college en de burgemeester als bestuursorgaan over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen. 2. De secretaris zorgt voor een tijdige en gedegen advisering aan het bestuursorgaan. Zo nodig adviseert de secretaris het bestuursorgaan bij het nemen van beslissingen. 3. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming. Artikel 12 ondersteuning commissies Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 11 van overeenkomstige toepassing voor de door het college ingestelde bestuurscommissies.
4
Artikel 13 aansturing ambtelijke organisatie 1. De secretaris heeft de eindverantwoordelijkheid voor: a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; b. het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; c. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen vastgestelde beleid; d. de coördinatie en samenhang van het handelen van de vakgroepen; e. de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer; f. de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid; g. de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving; h. de tijdige beschrijvingen van nieuwe en de actualisatie van bestaande werkprocessen. 2. Het college of een vertegenwoordiging daarvan houdt functionerings- en beoordelingsgesprekken met de secretaris. Artikel 14 informatieplicht De secretaris zorgt er voor dat a. alle informatiedragers en ruimtes voor controlling beschikbaar, c.q. onbelemmerd toegankelijk zijn binnen de taakstelling van de functie van controlling; b. de treasurer en de controller tijdig en schriftelijk op de hoogte worden gesteld van alle door of namens de gemeentelijke bestuursorganen genomen besluiten waaraan financiële consequenties zijn verbonden. Artikel 15 aansturing managers en projectleiders 1. De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheid van de managers / projectleiders, de samenwerking en samenhang tussen de vakgroepen en/of de projecten en kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de managers en projectleiders. 2. De secretaris wijst de manager aan die zorgt voor actuele werkprocesbeschrijvingen die inhoudelijk vakgroepoverstijgend zijn. 3. De secretaris treft de maatregelen die hij, de managers en de projectleiders nodig hebben om de eigen verantwoordelijkheden in te kunnen vullen. 4. De secretaris mag de bevoegdheden van de managers / projectleiders doorkruisen, dan wel inperken. 5. De secretaris houdt functionerings- en beoordelingsgesprekken met de managers. Artikel 16 aansturing controlling De secretaris kan uit eigen beweging, na overleg met het college, aanwijzingen geven aan controlling. Deze aanwijzingen beperken zich tot de kwaliteit en de samenhang van het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan. Artikel 17 afwezigheid De secretaris a. zorgt dat in zijn vervanging is voorzien als hij afwezig is en b. meldt tijdig bij de voorzitter van het college dat hij een dagdeel of langer afwezig zal zijn. Paragraaf 3 managementfuncties Artikel 18 de manager en de projectleider 1. De manager en de projectleider a. bewaakt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van zijn bedrijfsvoering; b. zorgt er voor dat beleidsvoorstellen en andere adviezen van een financiële- en risicoparagraaf en de beoordeelde alternatieven zijn voorzien; 5
2.
3.
4.
c. zorgt voor de toetsing van adviezen op integraliteit, tijdigheid, juistheid, volledigheid, rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid; d. treft de maatregelen en voorzieningen die nodig zijn voor een doelmatige, doeltreffende, tijdige en rechtmatige uitvoering van de aan zijn vakgroepen / project opgedragen taken; e. ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen binnen de organisatie vanuit de onder zijn verantwoordelijkheid werkende vakgroepen / projecten; h. bespreekt de voortgang van de productie in het werkoverleg met de medewerkers; i. zorgt er voor dat de treasurer tijdig en tot de juiste hoogte inzicht heeft in komende financiële verplichtingen en investeringen; De manager en de projectleider a. legt maandelijks inhoudelijke verantwoording af aan de (project)portefeuillehouder over de voortgang van de werkzaamheden, de bedrijfsvoering en de gerealiseerde productie in vergelijking met de planningen en legt de daarbij gemaakte afspraken schriftelijk vast; b. richt zijn verantwoordingen zo in, dat het bestuursorgaan daar zijn verantwoording naar de raad op kan baseren; c. vraagt het college tijdig maatregelen te nemen ter ondersteuning van zijn bedrijfsvoering als hij daar met de beschikbare middelen onvoldoende in kan voorzien, d. stelt de secretaris op de hoogte van zijn verzoek om maatregelen ter ondersteuning van zijn bedrijfsvoering en van de feitelijk getroffen maatregelen. De manager zorgt voor actuele werkprocesbeschrijvingen van zijn vakgroepen met daarin waar nodig functiescheidingen en controleacties. De projectleider zorgt voor maatwerkaanpassingen van een werkprocesbeschrijving indien dat voor de voortgang van het proces nodig is. De manager blijft voor medewerkers die bijdragen aan een project belast met en verantwoordelijk voor alle aspecten van het personeel en organisatiebeleid. Bij medewerkers die werken onder leiding van een opzichter, blijven rol en verantwoordelijkheid van de opzichter gelijk.
Paragraaf 4
financiële functies
Artikel 19 manager vakgroep financiën en controlling De manager van de vakgroep financiën en controlling zorgt er voor dat: a. de gemeentebegroting conform de voorschriften en tijdig tot stand komt en aansluit op het (meerjaren)beleid; b. er een op de bedrijfsvoering afgestemd budgetsysteem is; c. managers en projectleiders het gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst op de vereiste wijze (laten) gebruiken en in stand houden; d. de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en de daaruit verstrekte informatie tijdig, volledig en juist zijn; e. de betaling van (sociale) premies en rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS tijdig, volledig en juist gebeuren; f. de financieel benodigde adviezen en (financiële bijdragen aan) stukken, inclusief de verantwoordingen, conform de voorschriften en tijdig tot stand komen. Artikel 20 senior financiën/treasurer De senior financiën/treasurer: a. geeft vakinhoudelijk sturing aan de totstandkomingsprocessen van de programmabegroting, het voortgangsbericht en de bestuursrapportage; b. stelt adviezen en rapportages op over het financieel beleid en de ontwikkeling van de algemene uitkering uit het Gemeentefonds; c. autoriseert betalingsopdrachten; d. is verantwoordelijk voor het beheer van de gemeentelijke geldmiddelen, inclusief de belegging van overtollige gelden en bij tekorten de aan te trekken gelden, en het gemeentelijk vermogen; 6
e.
voert zijn taken uit onder toezicht van de manager van de vakgroep financiën en binnen de kaders van de Wet Financiering decentrale overheden, artikel 9 van de Financiële verordening gemeente Voorst 2008 en het geldende Financieringsstatuut.
Artikel 21 kassier 1. De kassier a. betaalt een factuur niet voordat hij de rechtmatigheid van de factuur in orde heeft bevonden, en draagt er zorg voor dat betalingsopdrachten mede door de senior financiën ondertekend worden; b. int de debiteurenbetalingen in contant geld, bewaart het ontvangen geld en stort het geld zo spoedig mogelijk op de bankrekening van de gemeente; c. houdt een administratie bij van betalingen en inningen en bewaakt de stand daarvan; d. verstrekt controlling en externe accountant de gevraagde inlichtingen over zijn werkzaamheden. 2. De werkzaamheden onder a, b en d enerzijds en c anderzijds geschieden door verschillende functionarissen. Artikel 22 kashouder De kashouder a. is belast met de bewaring van chartale gelden en waardepapieren van de gemeente binnen de in het treasurystatuut gestelde grenzen; b. int betalingen in contant geld en draagt de geïnde gelden dagelijks over aan de kassier; c. houdt een deugdelijke administratie bij van kasbetalingen en inningen. Paragraaf 5 Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en rekening Artikel 23 bestuursopdrachten 1. Het verantwoordelijke bestuursorgaan kan de secretaris voor de beleidsvoorbereiding bestuursopdrachten geven. 2. De secretaris bewaakt de uitvoering van bestuursopdrachten door de organisatie. 3. De secretaris stelt na overleg met het managementteam nadere procedures vast voor de behandeling van zaken ter voorbereiding of uitvoering van bestuurlijke opdrachten en/of aangelegenheden. Artikel 24 budgettoedeling en begrotingsuitvoering 1. Het college stelt op basis van de programmabegroting en het investeringsplan de productenraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productenraming en de investeringskredieten toe aan de managers en projecten. 2. De manager van de vakgroep financiën en controlling zorgt er voor dat deze vakgroep met instemming van de managers van de andere vakgroepen op basis van de vastgestelde programmabegroting per product een raming opstelt. 3. Het college stelt de begrotingen per product, c.q. groep van producten, c.q. projecten vast en wijst daarmee de budgetten op productniveau en investeringskredieten toe aan de managers c.q. projectleiders. 4. De budgethouder zorgt er voor dat het vier-ogen-principe wordt toegepast bij de betaalbaarstelling van een factuur. Het vier-ogen-principe houdt in dat de persoon die een factuur accordeert een ander is dan de persoon die heeft besteld c.q. een opdracht heeft gegeven. Artikel 25 budgetbevoegdheden en plichten 1. De budgethouder stelt het college tijdig op de hoogte van de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen boven € 2.000,00 van de toegekende budgetten op productniveau en investeringskredieten. 2. Het college kan bij specifieke ramingen en investeringskredieten aangeven dat de budgethouder pas na zijn toestemming verplichtingen kan aangaan. 7
3.
De budgethouder legt verplichtingen met mogelijk politiek-bestuurlijke implicaties in alle gevallen voor aan het college. 4. Een budgethouder mag, met inachtneming van het bepaalde in artikel 26, een verplichting slechts aangaan indien hij heeft vastgesteld dat er een toereikend budget op productniveau of investeringskrediet beschikbaar is. Artikel 26 begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen 1. De budgethouder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor langere duur dan het begrotingsjaar, tenzij het betreft werken en/of leveranties waarvan de tijdsduur van uitvoering of levering langer is dan dat begrotingsjaar en waarvan de uitvoerings- of leveringstijd vooraf nadrukkelijk is overeengekomen. 2. De budgethouder mag vastgestelde budgetten in de productenraming en investeringskredieten tot een bedrag van € 200.000,00 zonder toestemming van het college met maximaal € 2.000,00 overschrijden. 3. De budgethouder mag vastgestelde budgetten in de productenraming en investeringskredieten boven een bedrag van € 200.000,00 zonder toestemming van het college met maximaal 1% en tot een maximum van € 10.000,00 overschrijden. 4. Bij de bepaling van de hoogte van de overschrijding tellen al aangegane verplichtingen, al dan niet vastgelegd, mee. 5. Een overschrijding is alleen toegestaan indien a. die binnen het desbetreffende programma van de gemeentebegroting gecompenseerd kan worden, b. eventuele andere budgethouders voor producten uit dat programma daarmee instemmen en c. na melding in het managementteam. 6. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen binnen het desbetreffende programma van de gemeentebegroting te worden opgevangen, waarbij budgethouders van andere producten binnen dat programma worden ingelicht. 7. De budgethouder mag onderschrijdingen op productniveau en investeringskredieten of meevallers op specifieke inkomsten zonder overleg in het managementteam en voorafgaande toestemming van het college niet gebruiken als die tot nieuw en/of gewijzigd beleid leiden. 8. Meevallers en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten bate, c.q. ten laste van de algemene middelen. 9. De budgethouders bewaken dat de begroting van een programma door overschrijdingen op de aan hem toegewezen budgetten en investeringskredieten niet wordt overschreden. 10. De budgethouder legt begrotingswijzigingen die voortvloeien uit gewijzigd en/of nieuw beleid of de voortgang van de werkzaamheden maandelijks voor aan het college. Artikel 27 verantwoording en décharge 1. De budgethouder legt na afloop van de eerste acht maanden van elk kalenderjaar en via de jaarstukken schriftelijk verantwoording af aan het college over a. de voortgang van de werkzaamheden, b. de bedrijfsvoering, c. de gerealiseerde productie; d.. afwijkingen van de planningen; e. tussentijdse opdrachten en opdrachtgevers en f. de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. 2. Besluit het college de verantwoordingen over de bedrijfsvoering aan de raad aan te bieden, dan verleent het daarmee décharge aan de budgethouders voor dat beheer en de administratie. Een uitzondering geldt voor later gebleken onregelmatigheden. 3. De décharge geldt niet voor de budgethouder aan wie het college vóór aanbieding van de verantwoordingen aan de raad schriftelijk heeft meegedeeld niet akkoord te gaan met die verantwoording of onderdelen daarvan.
8
Paragraaf 6 Rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid Artikel 28 controlling 1. De controller richt zich op de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de bedrijfsvoering en vanuit die verantwoordelijkheid a. ontwikkelt hij instrumenten voor de bedrijfsvoering en houdt hij die actueel; b. brengt hij eens per jaar een managementletter uit over de bedrijfsvoering; c. coördineert hij de (tussentijdse) verantwoordingen van management aan college en van het college aan de raad, verleent hij ondersteuning en voegt hij eigen bevindingen toe; d. zorgt hij voor de vastlegging en optimalisering en bewaking van de administratieve organisatie, de interne controle en van het planning en control systeem; e. adviseert hij het college over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het beleid, de bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering; f. adviseert hij het college over uit te (laten) voeren audits en onderzoeken en voert hij audits en onderzoeken uit; g. treedt hij op als contactpersoon voor de accountant, coördineert hij de accountantscontrole en ziet hij toe op het herstel van daarbij geconstateerde tekortkomingen; h. adviseert hij zonodig rechtstreeks over eigen bevindingen aan het college. 2. De controller is bevoegd alle kassen, waardepapieren en voorraden op te nemen en alle informatiedragers in te zien waarvan hij inzage voor de eigen taakvervulling nodig oordeelt. Artikel 29 medewerker interne controle De medewerker interne controle is belast met de uitvoering van het intern controleplan en is bevoegd alle kassen, waardepapieren en voorraden op te nemen en alle informatiedragers in te zien waarvan hij inzage voor de eigen taakvervulling nodig oordeelt. Artikel 30 juridische rechtmatigheid 1. De manager, c.q. de projectleider draagt binnen de door de secretaris, met inachtneming van artikel 8, lid 2, nader vastgestelde regelgeving de zorg voor: a. de implementatie en een juiste toepassing van wet- en regelgeving; b. de toetsing van voorstellen en de voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen en feitelijke handeling op juridische rechtmatigheid door de inhoudelijk onder zijn leiding werkzame medewerkers. 2. De controller draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van het management en binnen vastgestelde regelgeving, de zorg voor de kwaliteitsbeheersing van de juridische aspecten van de te leveren productie door a. richtlijnen voor de toetsing op juridische rechtmatigheid van voorstellen en overeenkomsten van de gemeente met derden; b. de toetsing op juridische rechtmatigheid van voorstellen aan het bestuursorgaan en conceptovereenkomsten van de gemeente met derden; c. gevraagde en ongevraagde juridische adviezen aan het bestuursorgaan en de ambtelijke organisatie; d. het toezicht op een juiste toepassing van wet- en regelgeving; e. de behandeling van beroepschriften en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften, de vertegenwoordiging van de gemeente in gerechtelijke procedures en de contacten met advocaten en notarissen voor zover deze taken niet aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen. 3. De controller deelt zijn bevindingen over de naleving van wet- en regelgeving mee aan de secretaris en indien daar aanleiding toe bestaat aan het bestuursorgaan. Artikel 31 interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid De controller a. draagt onder verantwoordelijkheid van het college de zorg voor de voorbereiding en uitvoering van periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het verantwoordelijke bestuursorgaan gevoerde bestuur binnen de kaders uit de Onderzoeksverordening; 9
b. c.
legt de resultaten van het onderzoek voor aan het verantwoordelijke bestuursorgaan volgens de gangbare adviesprocedure. adviseert het betrokken management over het plan van aanpak tot verbetering en het verbeterplan van de in het onderzoek geconstateerde verbeterpunten.
Paragraaf 7 Ingangsdatum, vaststelling en overgangsbepalingen Artikel 32 slotbepalingen 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2013. 2. Het Organisatiebesluit 2009 wordt ingetrokken. 3. Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit 2013. Artikel 33 overgangsbepaling De regelingen en/of besluiten, gebaseerd op vorige Organisatiebesluiten, die bestonden voor de inwerkingtreding van dit Organisatiebesluit worden geacht regelingen en/of besluiten gebaseerd op dit Organisatiebesluit te zijn.
Vastgesteld op 4 juni 2013 Burgemeester en wethouders voornoemd,
secretaris E.J.M. van Leeuwen
burgemeester drs. J.T.H.M. Penninx
10
Toelichting Organisatiebesluit 2013 Artikel 1 begripsomschrijvingen In artikel 1 zijn de begrippen gedefinieerd die in het besluit voorkomen. Bij de begripsbepaling is geen onderscheid gemaakt tussen juridische en financiële rechtmatigheid omdat de controle op de naleving van rechtmatig handelen bij controlling is ondergebracht. In het besluit zijn beide vormen van rechtmatigheid nog apart uitgewerkt, in de wetenschap dat in 2013 een herijking zal plaatsvinden van de juridische functies en hun plaats in de organisatie. De reden daarvan is duidelijkheid geven over de bij elke vorm behorende taken. Toch is er ook veel wet- en regelgeving waar beide vormen aan de orde zijn. In die situatie is het van belang dat beide vormen inderdaad de benodigde aandacht krijgen. Een aandachtspunt voor controlling. Het begrip “middelen” maakt geen deel uit van de omschrijvingen omdat in onze organisatie vanzelfsprekend is dat het daarbij gaat om zaken als archief, automatisering, financiën en de huishoudelijke dienst. Artikel 2 vakgroepen In artikel 2 zijn de vakgroepen genoemd. De wijzigingen die voortvloeien uit het Organisatieplan 2013 zijn hierin verwerkt. De vakgroepen vormen gezamenlijk de organisatie. De managers sturen deze vakgroepen aan. Uiteraard maakt de secretaris als eindverantwoordelijke voor de organisatie daar deel van uit. Een afzonderlijk artikel over taken die voortvloeien uit deelneming in rechtspersonen als bedoeld in artikel 160, tweede lid Gemeentewet is niet in dit besluit opgenomen. De noodzaak daartoe ontbreekt omdat de toedeling van deze taken is gekoppeld aan de verdeling van taken over de vakgroepen. Ook is er geen noodzaak voor bepalingen over ambtenaren die een functie vervullen in enig bestuur of raad van een andere rechtspersoon namens de gemeente. De aanwijzing, c.q. benoeming, al dan niet via een mandaat aan ambtenaren in dergelijke functies, gaat altijd samen met een inlichtingen- en verantwoordingsplicht die deel uitmaken van het besluit. De griffie staat buiten dit besluit omdat de regeling van de griffie een taak van de raad is. (oud) Artikel 3 organisatie brandweer Het artikel over de organisatie en het beheer van de vrijwillige brandweer is met ingang van 1 jaqnuari 2013 geschrapt omdat de brandweer geen onderdeel meer uitmaakt van de organisatie. Artikel 3 hoofdtaken vakgroepen De hoofdtaken van de gemeente zijn verdeeld over vakgroepen. Door de vakgroepen in dit besluit te benoemen, maken de hoofdtaken van de organisatie deel uit van dit besluit. In dit artikel is de functie van senior vastgelegd met de mogelijke taken die een manager aan een senior kan toekennen. De verplichting tot samenwerken is via dit besluit bij de medewerkers gelegd. Het gaat om de samenwerking die nodig is om vereiste en/of gewenste producten te kunnen realiseren. De verplichting tot samenwerken voor de medewerkers ontslaat het management niet van zijn sturende verantwoordelijkheid. Artikel 4 managementteam Artikel 4 regelt wie deelnemen aan het managementteam en hoe het voorzitterschap wordt ingevuld. Daarnaast zijn de taken en formele beslissingsbevoegdheid van de secretaris als voorzitter van het managementteam in dit artikel geregeld. Dat de secretaris bij zijn besluitvorming de mening van de managers meeweegt, is via dit artikel gewaarborgd. Artikel 5 taken managementteam In artikel 5 zijn de coördinerende taken en de rol van het managementteam als overlegplatform voor gemeenschappelijke aspecten vastgelegd. Artikel 6 toedeling taken aan vakgroepen In artikel 6 zijn de bevoegdheden van het college en de secretaris naar de organisatie vastgelegd met daarbij de procedurele voorwaarden. Dit artikel bevat de grondslag voor een 11
flexibele organisatie. Tot slot geeft artikel 6 invulling aan de verplichting uit artikel 13, letter a, van de Financiële verordening gemeente Voorst 2008. Artikel 7 projecten In artikel 7 zijn de uitgangspunten voor projectmatig werken opgenomen. Uit dit artikel volgt dat het college altijd aan de basis van een project staat, dus beslist op de vragen: a. wel of geen project en zo ja, b. wie het project moet leiden. De nadere uitwerking van projectmatig werken is opgenomen in de notitie “Projectmatig werken in de netwerkorganisatie”. Artikel 8 bedrijfsvoering In artikel 8 is de bedrijfsmatig gerichte aansturing van de organisatie opgenomen. Dit houdt in dat in dit artikel is vastgelegd: wie doet wat, wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe is de onderlinge hiërarchie. Artikel 9 controlling In dit artikel zijn in hoofdlijnen de verantwoordelijkheden van controlling opgenomen. Ook bevat dit artikel waarborgen voor een zelfstandig adviserende rol en de ‘auditing’ van controlling via bepalingen over onverenigbaarheid van functies. Aan de beschrijving van de functie van controller zijn toegevoegd de taken genoemd onder f tot en met i, zijnde toezichthoudende taken die voorheen (mede) door de administrateur werden uitgevoerd. Dit artikel heeft tot doel dubbelfuncties te voorkomen en dat laat onverlet dat de personen die de functie van controller of intern controleur vervullen, worden ingezet voor ‘lijntaken’. In die situaties is uiteraard controlling op eigen werk uitgesloten. De medewerkers interne controle, als onderdeel van controlling, kunnen zonnodig en desgewenst rapporteren via de controller als een directe rapportage naar een bestuursorgaan nodig is. Artikel 10 functionarissen financiële organisatie In artikel 10 zijn de functionarissen voor het financieel beheer benoemd, alsmede de uitgangspunten voor functiescheiding. De functie van administrateur is uit de opsomming geschrapt, omdat deze functie met ingang van 1 januari 2013 is vervallen. Dit artikel geeft een gedeeltelijke invulling van artikel 13, letter b, van de Financiële verordening gemeente Voorst 2008. De verdere invulling vindt plaats via paragraaf 4 van dit besluit. Artikel 11 ondersteuning bestuursorgaan Artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet schrijft een instructie voor de secretaris voor. Paragraaf 2 van dit besluit geeft uitvoering aan die wettelijke bepaling. De instructie voor de secretaris van de gemeente Voorst is dus paragraaf 2 van dit besluit. Artikel 11 omschrijft de taken van de secretaris die gaan over de ondersteuning van een bestuursorgaan. Artikel 12 ondersteuning commissies Dit artikel bepaalt dat de secretaris ook verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de door het college ingestelde commissies op dezelfde wijze als hij verantwoordelijk is voor de ondersteuning van een bestuursorgaan. Artikel 13 aansturing ambtelijke organisatie In dit artikel zijn de verantwoordelijkheden van de secretaris over de aansturing van de organisatie opgenomen. Artikel 14 informatieplicht Dit artikel legt de secretaris de plicht op om de belanghebbende functionarissen financiële organisatie op de hoogte te stellen van besluiten waar financiële gevolgen aan zijn verbonden. Het gaat om besluiten van raad, college en de burgemeester als bestuursorgaan. 12
Artikel 15 aansturing managers en projectleiders In dit artikel is de hiërarchische verhouding tussen de secretaris en de managers / projectleiders opgenomen. Artikel 16 aansturing controlling Dit artikel bevat een vangnetbepaling. Toepassing is mogelijk in situaties waarin de manager van de vakgroep controlling tekort schiet in de aansturing daarvan, dan wel als persoon is betrokken bij de reden van de aanwijzing. Artikel 17 afwezigheid In dit artikel is geregeld wat de secretaris moet doen als hij afwezig wil zijn. Artikel 18 manager / projectleider Dit artikel omschrijft de verantwoordelijkheden van het management. Artikel 19 manager vakgroep financiën Dit artikel geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheden van de manager vakgroep financiën binnen de financiële organisatie weer. Artikel 20 senior financiën/treasurer De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) schrijft voor dat de raad op grond van artikel 212 Gemeentewet regels stelt voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie. Deze verplichting geldt tevens voor de administratieve organisatie van de financieringsfunctie waaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening. In artikel 9 van de Financiële verordening gemeente Voorst 2008 zijn de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten opgenomen en is een nadere regeling voorgeschreven. In artikel 20 van dit besluit zijn een beschrijving van de taken, bevoegdheden en verantwoordingsrelaties in hoofdlijnen opgenomen. De verdere uitwerking is opgenomen in de voorgeschreven nadere regeling, het Financieringsstatuut. (Oud) Artikel 22 administrateur In (het oude) artikel 22 werd de functie administrateur in hoofdlijnen beschreven. De functie is per 1 januari 2013 vervallen. De uitvoerende taken van de administrateur zijn toebedeeld aan de andere functionarissen van de vakgroep Financiën en controlling, en de taken met betrekking tot het houden van toezicht op een adequate inrichting en uitvoering van het financieel beheer, de financiële administratie en de planning en controlcyclus zijn toebedeeld aan de controller, zie artikel 9 onder f tot en met j Artikel 21 kassier In artikel 21 zijn de verantwoordelijkheden op het gebied van betalingsverkeer van de gemeente opgenomen. Artikel 22 kashouder In artikel 22 zijn de verantwoordelijkheden die te maken hebben met contant geld opgenomen. Artikel 23 bestuursopdrachten In dit artikel zijn regels opgenomen voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie. Artikel 24 budgettoedeling en begrotingsuitvoering Dit artikel geeft regels over de begrotingsuitvoering en de te maken afspraken over de te leveren prestaties en de daarvoor beschikbare middelen met het management. Tevens is ter vermijding van zelfcontroles in dit artikel het vier-ogen-principe vastgelegd.
13
Artikel 25 budgetbevoegdheden en plichten Artikel 25 bevat kaders voor de budgetbevoegdheden. De budgethouder moet er zorg voor dragen dat de uitvoering van de begroting in financiële zin rechtmatig verloopt. Tevens dient hij er voor te zorgen dat het college kan voldoen aan de inlichtingenplicht uit artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet. Artikel 26 begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen In artikel 26 worden regels gesteld, die moeten voorkomen, dat een budgethouder de door de raad geautoriseerde kaders van de begroting overschrijdt. In lid 7 is vastgelegd dat de budgethouder geen onderschrijdingen mag inzetten zonder toestemming van het college als die tot gewijzigd en/of nieuw beleid leiden. Via deze bepaling is dus geregeld dat de budgethouder toestemming nodig heeft voor compenserende maatregelen binnen een programma die tot gewijzigd en/of nieuw beleid leiden. Dit is ook van belang omdat er per programma meer budgethouders kunnen zijn. Om die reden hebben de budgethouders een gerichte maar ook gezamenlijke verantwoordelijkheid. Zij zullen waar nodig met elkaar in overleg moeten treden. De budgethouder dient begrotingswijzigingen bij het college te melden. Dit opdat een beoordeling vooraf mogelijk is en het college die zo nodig aan de raad ter autorisatie kan voorleggen. Artikel 27 verantwoording en décharge De wijze en frequentie van de rapportage over de voortgang van de activiteiten en de uitputting van de middelen zijn in dit artikel geregeld. Ook worden in dit artikel de regels gesteld voor décharge van de ambtelijke organisatie voor het gevoerde beheer en de administratie. Artikel 28 controller In artikel 28 zijn de verantwoordelijkheden op het gebied van de financiële controlling en de financiële rechtmatigheid opgenomen. De bepalingen zijn algemeen geformuleerd en kunnen / moeten, hoewel zij deel uitmaken van de paragraaf over de financiële organisatie, ook toegepast worden in het kader van het totale middelenbeleid. Artikel 29 medewerker interne controle De taken en verantwoordelijkheden van de medewerker interne controle vloeien voort uit artikel 11 van de Financiële verordening gemeente Voorst 2008. In dit besluit is dat verkort weergegeven door de bepaling dat de medewerker interne controle het intern controle plan uitvoert. Artikel 30 juridische rechtmatigheid In dit organisatiebesluit wordt een onderscheid gemaakt tussen de financiële en juridische rechtmatigheid. De verantwoordelijkheid voor de bewaking van de financiële rechtmatigheid is opgenomen in artikel 28. Voor de bewaking van de juridische rechtmatigheid is dit artikel van toepassing. De juridisch controller heeft daarnaast andere juridische taken. Dit artikel is voorlopig gehandhaafd in afwachting van de herijking van de organisatie van de juridische functies die in 2013 gaat plaatsvinden. Artikel 31 interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet doet het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid van de afdelingen en de doeltreffendheid van (delen van) programma’s en paragraven. De raad heeft hiervoor regels gesteld in de “Onderzoeksverordening”. In dit artikel draagt het college de verantwoordelijkheid voor de organisatie van deze onderzoeken en het op te stellen verslag over de uitkomsten van de onderzoeken op aan de controller. Hoewel de raad, vooruitlopend op intrekking van artikel 213a van de Gemeentewet, heeft besloten dat geen doelmatigheidsonderzoeken meer plaatsvinden is dit artikel voorlopig gehandhaafd in afwachting indiening door het kabinet en vaststelling daarvan door de wetgever van het defintief wetsvoorstel tot intrekking van de betreffende wetsbepaling.
14
