Gemeente Breda Bestuursvoorstel: B&W
Registratienr: [
39385]
COMMISSIESTUK Onderwerp: Bedrijfsvoeringaspecten verzelfstandiging Culturele Instellingen
Besluit college d.d.:
2 7 MAARl 2D12 ~
Instemmen met: 1. Het verhuren van de huidige door Bibliotheek Breda en Nieuwe Veste in gebruik zijnde, aan de gemeente in eigendom toebehorende, locaties of vestigingen aan Stichting Nieuwe Veste per 1 april 2012. De verhuur zal nader worden uitgewerkt in een verhuurovereenkomst. De huurprijs zal kostprijsdekkend zijn. 2. Het verhuren van de door Bibliotheek Breda en Nieuwe Veste in gebruik zijnde gemeentelijke locaties in West, Bavel en Teteringen- aan Stichting Nieuwe Veste per 1 april 2012. De verhuur zal nader worden uitgewerkt in een verhuurovereenkomst. De huurprijs zal kostprijsdekkend zijn. 3. Dat de gemeente er zorg voor draagt, dat de panden die thans van particulieren worden gehuurd, op naam komen te staan van de Stichting Nieuwe Veste als huurder. 4. Dat de gemeente alle activa (waaronder begrepen roerende kapitaalgoederen) en passiva die betrekking hebben op de aan de stichting overgedragen activiteiten, overdraagt aan de stichting. Dit op basis van de door de gemeente uit de gemeentelijke administratie op te stellen balans per 1 januari 2012. 5. De overdracht van €450.000 van gemeente naar Stichting Nieuwe Veste uit de bij de gemeente aanwezige onderhoudsvoorziening in verband met de overgang van risico/rekening van bepaalde onderhoudswerkzaamheden van gemeente naar Stichting Nieuwe Veste. 6. Het verstrekken van een geldlening aan Stichting Nieuwe Veste ter hoogte van de boekwaarde van de roerende kapitaalgoederen, per januari 2012, conform een daartoe nog op te stellen geldleningovereenkomst tussen de stichting en de gemeente Breda. Met dien verstande dat wanneer de stichting een goedkopere lening met een derde partij kan afsluiten, de stichting hiertoe gerechtigd is. 7. Alle contracten welke door de gemeente zijn afgesloten en die betrekking hebben op de aan de stichting overgedragen activiteiten worden door de stichting overgenomen, met dien verstande dat de stichting gehouden is de medewerking als bedoeld in artikel 6: 159 BW van de wederpartij te verwerven. Bij het ontbreken van de medewerking van die wederpartij zal de stichting dit onmiddellijk schriftelijk melden bij de gemeente. Alsdan zal de gemeente onderzoeken of die overeenkomst wellicht kan worden beëindigd. 8. De gemeente cedeert al haar vorderingen, die zij op wederpartijen heeft en welke voortvloeien uit de aan de stichting overgedragen activiteiten op de stichting, die gehouden is die wederpartijen hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen. 9. De gemeente zal alle aansprakelijkstellingen van derden die betrekking hebben op een gebeurtenis die plaatsvond vóór 1 april 2012 en die betrekking hebben op de artikelen 6:162 BW, 6:170 BW, 6:173 BW en 6:174 BW behandelen en afdoen, met dien verstande dat, indien de aansprakelijkstelling geheel of ten dele wordt gehonoreerd, deze kosten niet op de stichting worden verhaald. Alle aansprakelijkstellingen van derden voor een gebeurtenis die betrekking heeft op aan de Stichting overgedragen activiteiten en die zich ná 1 april 2012 voordoet worden door de stichting behandeld en afgedaan, waarbij eventuele schadevergoedingen voor rekening van de stichting komen. 10. Voor de subsidiebijdrage aan de stichting Nieuwe Veste voor het jaar 2012 en 2013 is jaarlijks een bedrag van € 10.576.946,- exclusief de wettelijke verschuldigde BTW beschikbaar. De exacte subsidiebijdrage 2012 wordt berekend vanaf het moment van verzelfstandiging. Voor 2013 wordt de jaarlijkse subsidie op een van de eerste dagen van 2013 uitbetaald. De stichting stuurt voor dit bedrag een factuur met BTW.. 11. Het verrichten van diensten door de gemeente voor Stichting Nieuwe Veste op het gebied van P&O, de financiële administratie, salarisadministratie en ICT. Dit wordt vastgelegd in één integrale dienstverleningsovereenkomst. Over het doorbelasten van de dienstverlening gedurende het eerste kwartaal 2012 zullen SB en Stichting Nieuwe Veste nadere afspraken maken. 12. Dat de BTW voordelen ten gunste van de gemeente komen.
Gemeente Breda Bestuursvoorstel: B&W 13.
a.
b.
14. 15. 16. 17.
Registratienr: [
39385]
Met betrekking tot het gewezen personeel van de gemeente Breda als bedoeld in artikel 2 en artikel 3.1 van het Sociaal Plan Verzelfstandiging Nieuwe Veste en Bibliotheek Breda, ondergebracht in de B3-stichting binnen de stichting Nieuwe Veste, geldt het volgende: Conform het principebesluit tot verzelfstandiging van de culturele instellingen van 10 mei 2011, komen de kosten voor WW en BW - uitkeringen van de betreffende medewerkers voor rekening van de gemeente Breda wanneer er sprake is van gedwongen ontslagen als gevolg van een vermindering van de gemeentelijke subsidie. Voor Stichting Nieuwe Veste geldt hierbij als verplichting dat zij zich aantoonbaar tot het uiterste heeft ingespannen om gedwongen ontslag van de betreffende medewerkers te voorkomen. Conform artikel 3.2 en artikel 5 het Sociaal Plan Verzelfstandiging Nieuwe Veste en Bibliotheek Breda betreffende het behoud van de rechtspositie, garandeert de gemeente Breda de betaling van WW en BW - uitkeringen wanneer er sprake is van gedwongen ontslagen voor zover de stichting Nieuwe Veste daarin niet kan voorzien. Dat de gemeente de WGA - kosten tot 19 mei 2019 voor rekening neemt van de medewerker die op dit moment binnen de WGA - regeling valt. Het kosteloos toekennen van het recht op gebruik van de naam 'Nieuwe Veste' en 'Bibliotheek Breda' aan Stichting Nieuwe Veste. Het tegen werkelijke kosten beschikbaar stellen van de vertrouwenspersonen en klachtencommissie Grensoverschrijdend gedrag van de gemeente Breda, tot aan 1 januari 2013. Op het moment dat er wijzigingen in de CAR/ BUWO aan de orde zijn die alleen betrekking hebben op personeel van Stichting Nieuwe Veste zal de directeur van Stichting Nieuwe Veste uitgenodigd worden deel te nemen aan het Georganiseerd Overleg.
Commissie:
Datum: Actie:
alleen invullen bij cie-stuk voor alle commissies (per cie. net zo agenderen als voor cie. Bestuur): -Ruimte d.d. -Economie d.d. -Maatschappij d.d.
INLEIDING Dit commissiestuk bieden wij u ter informatie aan. Zo blijft u als commissie volledig op de hoogte van alle besluitvorming rondom de verzelfstandiging van de Culturele Instellingen. Het collegevoorstel 'Bedrijfsvoeringaspecten verzelfstandiging Culturele Instellingen' bevat allerlei beslispunten rondom de bedrijfsvoering. Dit voorstel is een nadere uitwerking van het principebesluit tot verzelfstandiging. Het voorstel draagt bij aan een zelfstandig operationeel werkende Stichting Nieuwe Veste per 1 april 2012. Het voorstel is op 27-3-2012 vastgesteld door het college. Stichting Nieuwe Veste is inmiddels een feit. De vaststelling van deze beslispunten maakt het mogelijk een integrale dienstverleningsovereenkomst met het Servicebedrijf op te stellen en te ondertekenen. Daarnaast is er sprake van richtinggevende besluiten op het gebied van huur/ verhuur. Binnenkort tekenen de partijen een integrale dienstverleningsovereenkomst, huurovereenkomst en geldleningovereenkomst. Daarover zijn duidelijke afspraken gemaakt tussen Stichting Nieuwe Veste en de gemeente Breda.
VRAAG AAN RAADSCOMMISSIE Niet van toepassing.
TOELICHTING Hieronder een toelichting op bovenstaande besluiten uit het college.
Gemeente Breda Bestuursvoorstel: B&W
Registratienr: [
39385]
Ad 1 en 2 Op dit moment zijn de volgende, in eigendom van de gemeente Breda zijnde, onroerende goederen in gebruik bij Nieuwe Veste en Bibliotheek Breda: het Hoofdgebouw aan de Molenstraat/St.Janstraat, Haagse Beemden, Ulvenhout, Zuid-Oost. Daarnaast huren de Bibliotheek en Nieuwe Veste ook de volgende locaties van de Gemeente: West (De Vlieren), Bavel (De Huif) en Teteringen ('t Web en per 1 juni De Mandt).Deze locaties worden gedeeld met andere gebruikers.
Als gevolg van de verzelfstandiging van Nieuwe Veste en Bibliotheek Breda ontstaat er tussen de gemeente (als eigenaar) en de nieuwe stichting (als gebruiker) een andere verhouding welke moet worden vastgelegd in actuele verhuurovereenkomsten. In deze overeenkomsten zullen - vanuit de nieuwe relatieafspraken/voorwaarden worden vastgelegd op het terrein van onderhoud, beheer, verzekering en belastingen. Met name de aspecten onderhoud en beheer vragen daarbij op dit moment nog aandacht. De verwachting is dat de verhuurovereenkomsten voor 1 juni 2012 kunnen worden ondertekend. In afwachting van daarvan blijft de huidige huurrelatie met de culturele instellingen, onder gelijkblijvende voorwaarden, in stand. De nieuwe verhuurovereenkomsten hebben wel terugwerkende kracht tot 1 april 2012. De huurprijs zal kostprijsdekkend zijn. Aan het voorstel om de huurrelatie later in een verhuurovereenkomst uit te werken zijn risico's verbonden: Het betreft de volgende risico's: -afname van panden door Stichting Nieuwe Veste -dekking van onderhoudslasten -dekking van eigendom beheerkosten -effecten van wet - en regelgeving (bv. op het terrein van brandveiligheid) -fiscaliteit met betrekking tot Centrale Bibliotheek/Nieuwe Veste (betreft het splitsen van waarden en lasten als per pand meerdere overeenkomsten moeten worden gesloten. De bovenstaande risico's worden ondervangen door gedurende deze coalitieperiode het huidige gebruik van panden door Stichting Nieuwe Veste als uitgangspunt te nemen voor de verhuurovereenkomsten. Voor zover hierdoor de taakstelling van Stichting Nieuwe Veste wordt verzwaard kan de stichting ruimte worden geboden door het verkorten van de tijdshorizon van de verhuurovereenkomsten. Als gevolg hiervan kan gericht worden gestuurd op de onderhoudslasten. Ad 3
Er worden ook een viertal panden door de gemeente Breda gehuurd bij particulieren voor Bibliotheek Breda: Brabantpark, Hoge Vucht, Prinsenbeek en Dorpsplein dienstencentrum te Ulvenhout. Indien er een formulering in de huurcontracten staat als: "De gemeente is bevoegd de uit deze overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen over te dragen aan een derde. Indien de gemeente daartoe voornemens is, brengt zij de wederpartij daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte" kan de overdracht eenvoudig plaatsvinden. In andere gevallen zullen nieuwe huurcontracten moeten worden gemaakt. Als Stichting Nieuwe Veste is opgericht, zal er gecommuniceerd worden met alle crediteuren waarbij melding wordt gemaakt van de verzelfstandiging en de oprichting van de stichting. Er zal dan tevens worden aangegeven dat de crediteuren bij vragen of verzoeken inzake (het omzetten van) verhuurcontracten zich kunnen melden bij Stichting Nieuwe Veste. Indien zij hierop niet reageren zal Stichting Nieuwe Veste bij het afhandelen van de facturering het initiatief nemen tot herziening van het verhuurcontract. Niet alleen de verhuurcontracten, maar alle lopende contracten en verzekeringen zullen worden omgezet op deze manier. Ad 4
Het verzelfstandigen van Nieuwe Veste en Bibliotheek Breda betekent dat er allerlei financiële verrekeningen tussen Stichting Nieuwe Veste en de gemeente Breda nodig zullen zijn. Hierbij kan het gaan over reserves, voorzieningen of andere balansposten als bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren, bank en transitoria die op enig moment overgedragen of afgerekend moeten worden. Vóór 31 december 2012 wordt alles in één totaal afrekening samengevat naar de situatie per 1 januari 2012.
Gemeente Breda Bestuursvoorstel: B&W
Registratienr: [
39385]
De ambtelijk projectleider verzelfstandiging Culturele Instellingen van de afdeling SB/ABB/P&O neemt hiervoor het initiatief. Ad 5
Stichting Nieuwe Veste is per 1-4-2012 verantwoordelijk voor het uitvoeren van het binnenonderhoud van de panden waarover de stichting een verhuurovereenkomst sluit met de gemeente. Om die reden hevelt de gemeente eenmalig vanuit de decentrale onderhoudsvoorziening van de Culturele Instellingen een eenmalig bedrag over van €450.000,-. Ad 6
Een principebesluit moeten worden genomen dat de inventaris en roerende zaken, die bij Nieuwe Veste en Bibliotheek Breda in gebruik zijn, in eigendom aan Stichting Nieuwe Veste worden overgedragen. Stichting Nieuwe Veste zal in 2012 aan de gemeente Breda een bedrag moeten betalen voor overname van de inventaris en roerende zaken. Het voorstel luidt om de gemeente Breda hiervoor in 2012 een lening te laten verstrekken aan Stichting Nieuwe Veste, met een marktconform rentepercentage. Ad 10
Analoog aan de handelwijze zoals die wordt toegepast binnen de culturele hoofdstructuur, waar Stichting Nieuwe Veste onderdeel van gaat uitmaken, wordt het gemeentelijk budget voor Stichting Nieuwe Veste, in de loop van 2012 omgezet naar een jaarlijkse subsidie. De exacte subsidiebijdrage 2012 wordt berekend na overdracht van de financiële administratie. De subsidie van 2013 wordt in de eerste week van het jaar 2013 aan Stichting Nieuwe Veste uitbetaald. De stichting stuurt hiervoor een factuur met BTW. Vanaf 2014 worden de afspraken met de Stichting Nieuwe Veste conform de subsidievoorwaarden van de culturele hoofdstructuur voor de periode 2013-2016. Ad 11
Als Stichting Nieuwe Veste op 1 april 2012 verzelfstandigd is, zal er in beginsel ook een eigen administratie en een mogelijkheid tot betalingsverkeer moeten zijn. De notaris zal bij oprichting van Stichting Nieuwe Veste een Kamer van Koophandel nummer aanvragen en pas dan kan een eigen bankrekening worden geopend op naam van Stichting Nieuwe Veste. Stichting Nieuwe Veste is waarschijnlijk pas medio 2012 klaar om de financiële administratie van de gemeente Breda over te nemen. Dat heeft vooral te maken met de tijd die nodig is om een eigen administratief systeem aan te schaffen en in te richten. In die tussentijd zal de gemeente de financiële administratie blijven voeren, inclusief de salarisadministratie, de ondersteuning van de automatisering en P&O door het Servicebedrijf. Nadere afspraken worden nog vastgelegd in een integrale dienstverleningsovereenkomst. De directeur Servicebedrijf neemt het initiatief de dienstverleningsovereenkomst (DVO) op te stellen. De in de DVO vast te leggen afspraken hebben terugwerkende kracht tot 1 april 2012. Ad 12
De statuten van de dochterstichting Nieuwe Veste B3 zijn BTW - proof gemaakt. Dit houdt in dat de formuleringen in de statuten dusdanig zijn aangepast dat er een fiscale eenheid beschreven staat tussen Stichting Nieuwe Veste en Stichting Nieuwe Veste B3. De belastinginspecteur staat op het standpunt dat de subsidie aan Nieuwe Veste belast is met BTW en dat de gemeente deze BTW geheel in vooraftrek kan brengen. Er worden berekeningen gemaakt of de van de gemeente gehuurde panden met BTW belast kunnen worden gehuurd, waardoor de BTW op het onderhoud aftrekbaar wordt. Het voordeel wat hiermee wordt behaald, komt ten gunste van de gemeente Breda. Ad 13
WW-uitkeringen aan medewerkers Stichting Nieuwe Veste B3 Huidige situatie De gemeente Breda is op dit moment eigenrisicodrager wat betreft de WW-uitkering. Dat betekent dat er geen premie wordt betaald aan het UWV, maar dat de uitkeringen ten laste komen van de afzonderlijke directies
Gemeente Breda Bestuursvoorstel: B&W
Registratienr: [
39385]
van de gemeente Breda. Zo ook de uitbetalingen aan de medewerkers die werkzaam zijn bij de Nieuwe Veste en de Bibliotheek Breda. Nieuwe situatie Bij de verzelfstandiging ontstaat er een nieuwe situatie. In deze nieuwe situatie zijn er twee aparte regelingen omtrent de WW-uitkering. Dit is het resultaat van de noodzaak het huidig gemeentelijk personeel in een B3stichting onder te brengen. Deze B3-stichting valt onder Stichting Nieuwe Veste. Werknemers die na 1-4-2012 in dienst komen, vallen niet onder deze B3-stichting, maar onder Stichting Nieuwe Veste, en de CAO van de branches.
In de nieuwe situatie ontstaan: een regeling omtrent het gemeentelijk personeel dat per 1-4-2012 overgaat naar Stichting Nieuwe Veste én een regeling voor nieuwe werknemers die na 1-4-2012 worden aangenomen door de stichting. 1. Voor de medewerkers die vanaf 1-4-2012 door Stichting Nieuwe Veste worden aangenomen, zal de stichting WW-premie afdragen aan het UWV. Het UWV draagt zorg voor de WW-uitkeringen. 2. Medewerkers die wel onder de B3-stichting vallen, zijn medewerkers die vanuit de gemeente Breda overgeheveld zijn naar Stichting Nieuwe Veste. (onder deze stichting valt de B3-stichting). Omdat deze oud-medewerkers van de gemeente Breda binnen de B3-status vallen, is de Stichting Nieuwe Veste eigenrisicodrager wat betreft de WW-uitkeringen. De kosten van medewerkers die vóór 1-4-2012 WW-uitkering hebben ontvangen en overgaan naar de Stichting Nieuwe Veste, zijn opgenomen in de begroting van de stichting. Deze situatie blijft onveranderd, gezien de kosten in het verleden ook vanuit de verschillende directies betaald werden. Risico's van WW-uitkeringen die gevolg zijn van ontslagen op grond van de reguliere bedrijfsvoering van de stichting Nieuwe Veste, zijn volledig voor Stichting Nieuwe Veste. Het betreft ontslagen (en de bijbehorende WW-uitkeringen) op grond van: Disfunctioneren art 8:6 CAR/BUWO; Arbeidsongeschiktheid indien dit een WW-uitkering tot gevolg heeft; Hoofdstuk 19B samen met artikel 8.3 van de CAR BUWO werkloosheid als gevolg van de terugloop van het aantal leerlingen; Artikel 8.3 van CARI BUWO: werkeloosheid als gevolg van een terugloop van het aantal leden van Bibliotheek Breda; Artikel 8:7 en 8.8 van de CAR BUWO, overige ontslaggronden. Met betrekking tot het gewezen personeel van de gemeente Breda als bedoeld in artikel 2 en artikel 3.1 van het Sociaal Plan Verzelfstandiging Nieuwe Veste en Bibliotheek Breda, ondergebracht in de B3-stichting binnen Stichting Nieuwe Veste, geldt het volgende: Conform het principebesluit tot verzelfstandiging van de culturele instellingen van 10 mei 2011, komen de kosten voor WW en BW - uitkeringen van de betreffende medewerkers voor rekening van de gemeente Breda wanneer er sprake is van gedwongen ontslagen als gevolg van een vermindering van de gemeentelijke subsidie. Voor Stichting Nieuwe Veste geldt hierbij als verplichting dat zij zich aantoonbaar tot het uiterste heeft ingespannen om gedwongen ontslag van de betreffende medewerkers te voorkomen. Conform artikel 3.2 en artikel 5 het Sociaal Plan Verzelfstandiging Nieuwe Veste en Bibliotheek Breda betreffende het behoud van de rechtspositie, garandeert de gemeente Breda de betaling van WW en BW - uitkeringen wanneer er sprake is van gedwongen ontslagen voor zover Stichting Nieuwe Veste daarin niet kan voorzien. Ad 14 WGA -regeling De gemeente Breda is eigenrisicodrager wat betreft de kosten voor WGA-uitkeringen. (gedeeltelijk arbeidsongeschiktheid van medewerkers). Op moment van verzelfstandiging van Stichting Nieuwe Veste, ontvangt één medewerker die overgaat naar de stichting, een WGA-uitkering ten laste van de exploitatie Servicebedrijf van de gemeente. Deze medewerker is gedeeltelijk arbeidsongeschikt en de uitkering loopt tot juni 2019. In overeenstemming met advies van Loyalis, dat namens de stichting onderzoek heeft gedaan naar de WGAuitkeringen, zal de stichting geen eigenrisicodrager worden van de WGA. Dit betekent dat de Stichting Nieuwe
Gemeente Breda Bestuursvoorstel: B&W
Registratienr: [
39385]
Veste vanaf 1 april 2012 de basispremie WIA en een gedifferentieerde premie voor de WGA moet gaan betalen. Uit onderzoek van Loyalis, dat namens de stichting is uitgevoerd, blijkt dat de stichting een relatief hoog bedrag aan gedifferentieerde premie gaat betalen, wanneer de stichting de WGA uitkering van de betrokken medewerker krijgt toegerekend. De premie zal hierdoor naar ongeveer € 20.000 per jaar stijgen in de periode 2014 tot 2022. Dit is niet wenselijk. De desbetreffende medewerker gaat per 1 april 2012 voor het gedeelte dat hij werkzaam is, - zoals al het zittend personeel- over naar de Stichting. Voorstel: De kosten WGA voor desbetreffende medewerker zijn door Loyalis berekend op maximaal € 55.000. De kosten WGA van de desbetreffende medewerker tot 19 mei 2019 ten laste brengen van de exploitatie van het Servicebedrijf in plaats van ten laste van de stichting. Hierdoor zal de genoemde premiestijging niet van toepassing zijn voor Stichting Nieuwe Veste. Na 19 mei 2019 worden de kosten betaald door het UWV. Ad 15 Stichting Nieuwe Veste wil de merknamen "Nieuwe Veste' en 'Bibliotheek Breda' blijven gebruiken vanwege de grote bekendheid onder de Bredase bevolking. Daartoe is het nodig dat uw college de Stichting Nieuwe Veste toestemming geeft deze namen te blijven hanteren. Ad 16 De stichting kan tijdelijk terugvallen op de vertrouwenspersonen én klachtencommissie Grensoverschrijdend gedrag van de gemeente Breda, tot aan 1 januari 2013. In deze overgangsperiode heeft de stichting de mogelijkheid naar een andere oplossing te zoeken.
VERVOLG BESTUURLIJKE ROUTE Niet van toepassing.
BIJLAGEN
D D D ANTWOORD COMMISSIE OP VRAAG (in te vullen door de (fgd.) griffier)
