1
2
Na de sessie ontvangt u evaluatieformulieren. Uw reacties helpen ons blijvend onze aanpak af te stemmen op uw wensen. Gelieve deze aan het einde van de sessie te overhandigen. U krijgt dan tevens een aandenken overhandigd aan deze Gebruikersdagen.
De powerpoint presentaties die getoond werden tijdens deze sessie zijn na afsluiten van de Gebruikersdagen consulteerbaar op onze website www.gebruikersdagen.be.
3
Gelieve uw GSM uit te schakelen tijdens de sessie
De CIPAL-gebouwen zijn rookvrij
Wenst u nog meer informatie? De sessieverantwoordelijke of de medewerkers van het CIPAL-secretariaat (gelijkvloers CIPAL inkomhal) helpen u graag verder
4
CIPAL DANKT HAAR SPONSORS
Gebruikersdagen 2011 een organisatie van CIPAL DV en CIPAL Institute
UW BUS NAAR GEÏNTEGREERDE DIENSTVERDELING Gebruikersnamiddag Mid- en Front Office Dinsdag 24 mei 2011
Agenda • 14u00 Introductie • 14u15 Met het IRIS-project een betere samenwerking tussen ondernemingen en gemeenten realiseren Spreker: Tanja Mattheus, Directeur Lokale Economie (Provincie Antwerpen)
• • • •
14u30 IRIS-project voor u in de praktijk 15u00 Positionering Mid- en Front Office oplossingen 15u30 Pauze 15u45 Activiti Business Process Management Sprekers: Joram Barrez en Frederik Heremans (Core Members van het Activiti open source BPM-initiatief)
• 16u30 Een blik in de toekomst wat betreft de Mid- en Front Office oplossingen • 17u00 Einde
Mid- en Front Office: uw bus naar geïntegreerde dienstverlening
MET HET IRIS-PROJECT EEN BETERE SAMENWERKING TUSSEN ONDERNEMINGEN EN GEMEENTEN REALISEREN
“IRIS, DIENSTVERLENING VOOR ONZE 70 GEMEENTEBESTUREN" Spreker: Tanja Mattheus, Directeur Lokale Economie (Provincie Antwerpen)
Mid- en Front Office: uw bus naar geïntegreerde dienstverlening
IRIS-PROJECT VOOR U IN DE PRAKTIJK
IRIS
9
IRIS: Wat is IRIS? • IRIS is een E-Gov toepassing en bevat: – Contactenbeheer. – Producten en dienstenbeheer – Beheer van berichten tussen ondernemer en Gemeente /Stad
• Een centrale toepassing en databank voor alle deelnemende gemeenten. • Een gratis bedrijvengids voor uw ondernemingen
onderneming ontmoet lokale overheid
IRIS
10
Gebruik IRIS en … •
Leer de ondernemingen in uw stad/gemeente kennen
•
Beheer al uw ondernemingsgegevens op één platform
•
Profiteer mee van één aanpak voor alle deelnemende gemeenten, geïntegreerd met de gemeentewerking.
•
Informeer de politie en brandweer omtrent de veiligheid – – –
•
Wie is de preventieadviseur van de onderneming? Waar zijn er brandbare materialen opgeslagen? …
Maak gratis reclame voor de dienstverlenging naar uw ondernemingen : – Dienstverlening: Vergunningen, Subsidiereglementen, openbare werken, … – Streef naar meer bekendheid en een betere gouvernement to business relatie – Zorg dat de ondernemingen sneller de weg weten te vinden naar uw dienstverlening
• Betaal Niets want: IRIS wordt gratis aangeboden
IRIS
11
IRIS zorgt voor: • Actieve samenwerking tussen u en de ondernemingen • Correcte gegevens over de ondernemingen die beschikbaar zijn voor alle diensten binnen uw gemeente • Het beter en gerichter informeren van uw omtrent:
– –
reglementeringen, openbaar aanbestedingen, openbare werken, e.a.
• Een platform waar uw ondernemingen zich kunnen profileren naar uw inwoners •
…
12
IRIS: voor wie? Brandweer Politie IRIS Handelaars
Onderneming gegevens
Vrije beroepen
Informatieluik
Ondernemingen
Burgers Dienstverlening
Horeca
Steden /Gemeenten
13
IRIS: Contactenbeheer
– Beheer uw ondernemingsgegevens samen met de ondernemingen: • Gemeenten en ondernemers beheren samen de contact gegevens
– Gebruik de juiste ondernemingsgegevens binnen uw stad/gemeente • IRIS programma • Open integraties • Exportmogelijkheden
– Flexibiliteit! • • • •
Maak zelf mailingroepen aan Beslis zelf welke gegevens u wilt bijhouden Gebruik al de gegevens in de databank om ze zoeken …
IRIS
14
IRIS: Informatieluik
Informatieluik (*)
Bouwvergunning Milieuvergunning
Tapvergunning
Subsidies
Belastingen
Klachten
(*) Het Informatieluik wordt gekoppeld met de interbestuurlijke producten cataloog (IPDC)
IRIS
15
Ontwerp
IRIS
16
IRIS: Contactenbeheer
IRIS
17
IRIS: Contactenbeheer
IRIS
18
IRIS: Contactenbeheer
IRIS
19
IRIS: bedrijfsprofiel
IRIS
20
IRIS: Timing
• Oplevering IRIS : 14 juni 2012 • Netwerksessie op Provincie Antwerpen : eind oktober 2011 • Infosessies/maatwerk: vanaf november 2011 •
Opleidingsessies: 2e kwartaal 2012
IRIS
21
IRIS is een samenwerking tussen het Agentschap Ondernemen, de Provincie Antwerpen, Corve , de VVSG, UNIZO, KMO-IT en CIPAL, waarvan ook een aantal steden en gemeenten hun medewerking hebben verleend. Het IRIS-project krijgt de financiële steun van de Vlaamse minister voor Economie (Hermes-fonds) en het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO). Meer info: Maarten Corstjens (
[email protected] )
Mid- en Front Office: uw bus naar geïntegreerde dienstverlening
POSITIONERING MID- EN FRONT OFFICE OPLOSSINGEN CIPAL
eDienstverlenen
Authentieke Bron
CRM-XRM
Nieuwe werken
Integratie & content
Beleid
Front- en Mid Office CC CRM, Processen & Content
Burgers, Ondernemingen, Overheid
BI CC Beleids Informatie
Ariadne
Themis
Post, Dossiers, Processen, iLoket
Contacten&Mailing
Parnassus Notulenbeheer
Back Office Applicaties
Beleidsinformatie
Websites & Sociaal Huis
Athena
Applicaties
Helius Consultancy CIPAL kwaliteitssysteem
Change management Training & begeleiding
Organisatie en mensen
Processen Strategie
één overheid - klantvriendelijke kwalitatieve dienstverlening – 24/7 - efficiënt – sturen met inzicht
Helius - Productencatalogus • Beheer van alle producten en diensten van het bestuur • Een interne kennisdatabank opbouwen • Hulpmiddel voor onthaal/balie & backofficemedewerkers Producten uitwisselen met andere besturen • Integreren met andere beschikbare informatiebronnen IPDC, rechtenverkenner, vandenbroule, inforum, kluwer,…
• Extern publiceren op de website via de webplugin
Helius - Productencatalogus zoekfunctie filterfunctie
productenlijst
Na login komt de gebruiker terecht in het scherm “HEET VAN DE NAALD” waar het bestuur de “producten in de kijker” kan publiceren. boomstructuur
Helius - Productencatalogus
Permanente link naar productfiche
Trefwoorden Gelinkte producten
Helius - Productencatalogus • CIPAL lanceert deze week Helius Productencatalogus 2.9.2.0 – – – –
Prullenmand Externe links Previews Verbeteringen beheer publicatie
• CIPAL verlengt deelname aan consortium Interbestuurlijke Producten en Dienstencatalogus – Samenwerking Vlaamse Overheid, VVSG, V-ICT-OR – Vlaamse Overheid engageerde zich formeel om IPDC te realiseren – Janauri 2012 start pilootperiode (normaliter 3 maanden)
• CIPAL lanceert eind 2011 Helius Productencatalogus 3.0 – – – –
Integratie met IPDC als voornaamste wijziging Selectie piloten door en voor CIPAL (vanaf oktober 2011) Pilootperiode samen met IPDC-pilootperiode Nadien roll out naar alle besturen
Parnassus - Notulenbeheer • De oplossing voor al uw vergaderingen van uw gemeente, OCMW, politiezone, provinciebestuur,… • Zittingen voorbereiden – – – –
Agendapunten verzamelen Uitnodigingen versturen Accepteren (ParnassusWeb) Ontwerpnotulen maken
• Taken na de zitting – – – –
Aanwezigheden bijhouden Stemmen noteren Notulen samenvoegen Uittreksels aanmaken
Parnassus - Notulenbeheer • Parnassus 7 (voormiddag gelanceerd) – Wijzigingen rechtensysteem – Verbeteringen agenda’s en agendapunten unieke documenten, views, koppelen agendapunten, kanttekeningen,…
– Controle financieel visum – Mogelijkheid ‘verontschuldigden’ naast ‘afwezigen’
• Volgende versies – ParnassusWeb beschikbaar voor tablet pc’s en smartphones
360°
Ariadne - Dossierbeheer • • • •
Flexibel aanpasbaar Externe processen tevens mogelijk Workflow en termijnbewaking Processenbibliotheek – Klachten; processen rond openbare financiën; openbare werken en diensten; straatbarbecues; opvolging verzekeringen; opvolging sollicitaties; personeelszaken; premieaanvragen; overheidsopdrachten; vergunningen; notariële vragen; sociale zaken; grond- en huisvestingbeleid – GAS - Gemeentelijke Administratieve Sancties (Geel, Lommel, Sint-Niklaas, Mechelen, Lummen, Herk De Stad, Halen, Brugge,…)
Ariadne - Dossierbeheer • Versie 201106 – juni 2011 – Baliefunctie inclusief het uitlezen van E-ID kaart – In startscherm mogelijkheid dat eerst volgende uit te voeren stap voor elk dossier in het overzicht opgenomen wordt – Nieuwe module: dossieroplader – Mogelijkheid tot ontvangen van een e-mail wanneer er • post geregistreerd is voor uw dienst • iloket-meldingen zijn binnengekomen • documenten door u ondertekend moeten worden
– Extra mogelijkheden bij specifieke gegevens waarbij Ariadne de juistheid valideert • Rijksregisternummer • Bankrekeningnummer • BTW-nummer
Themis – Contactenbeheer
Themis - Contactenbeheer • Basis – Contactendatabase voor CIPAL-toepassingen – Natuurlijke personen, rechtspersonen,…
• Professional – – – – –
Lokale Authentieke Bron voor contacten en adressen Mogelijkheid registratie extra gegevens Oplaadmogelijkheden Mailing eenvoudig Opties: • • • •
Koppeling met bevolkingsbestand Koppeling met Verrijkte KruispuntBank voor Ondernemingen (VKBO) Webservices Connect (views op de database)
• Expert – Mailing geavanceerd
Themis GRAB Gemeentelijk Referentie Adressen Bestand • Opvragen, beheer, en uitwisseling GRAB • Synchronisatie CRAB (Centraal …) • Verschillende adresformaten in overeenstemming brengen • Authentieke bron voor toepassingen • Historiek van adressen
Themis - Contactenbeheer • Nieuwe versie 11.01.01 (installaties starten in juni) Recentste straten Extra beheersfunctionaliteiten Verbetering koppeling VKBO (bvb. ongekende straten enz.) Verbetering samenvoegmodule (meer samen te voegen, bvb. Antigone,…) – Bugfixes – – – –
• Volgende versies – Koppeling met IRIS – Koppeling met CRAB
Verdiepingsdag Themis en Ariadne donderdag 23 juni 2011 • Voormiddag: Themis Contactenbeheer – Themis contactenbeheer, adressenbeheer, mailing,… in zijn totaliteit – Themis-versies en opties – Dienstverlening door CIPAL
• Broodjeslunch • Namiddag: Ariadne Dossierbeheer – Ariadne postbeheer, dossierbeheer, procesbeheer, mailing,… in zijn totaliteit – Ariadne-versies en opties – Dienstverlening door CIPAL – voorstel procestemplates
Athena - Beleidsinformatie • Beleidsinformatie – Rapporten – Analyse – Dashboards
• Inhoudspaketten per domein • Openheid • Koppeling BBC • Management Cockpit met 360° inzicht
Athena – Beleidsinformatie BBC Inhoudstabel
BD
Beleidsdoelstellingen
BD1
Actieplannen
AP1
BD2
AP2
AP3
indicatoren Acties Indicatoren
A1
I1
A2
I2
A3
I3
A4
I4
Extractie Olympus
Mid- en Backoffice toepassingen
I5
DATA WAREHOUSE
Visualisatie
Extracties BO
…
Mid- en Front Office
Athena Beleidsinformatie & de Dienstverlenende Vereniging CIPAL • Ieder bestuur heeft “iets” als Athena nodig • Athena is een prima professionele oplossing – Juiste technologie & prijs – Inhoudelijk op uw maat en naar uw noden – Open naar alle leveranciers
• CIPAL als uniek Vlaams samenwerkingsverband – Van en voor lokale besturen – Lange termijn engagement – Transparante kostenstructuur
• Businessplan Athena – Investering van ± 3 miljoen euro op 7 jaar – Kostendelende prijszetting op basis van 60% CIPAL-besturen waarbij CIPAL dit risico neemt
Athena Beleidsinformatie & de Dienstverlenende Vereniging CIPAL • Engagement tot prijsdaling voor iedereen die tegen volgend jaar op deze gebruikersdag zijn bestelling plaatste Aantal besturen t.o.v. huidige kostendelende prijszetting (60% van de CIPAL-besturen) 110% 120% 130% 140% 150% 160% Ieder CIPAL-bestuur Gans Vlaanderen
Korting (%) 5% 10% 14% 17% 20% 23% 25% 50%
Call to action •
Stuur uw bestelformulier voor Parnassus7 naar CIPAL vóór 31 september 2011 indien u wenst te genieten van 2 gratis opleidingen Doe dit vóór 29 februari 2012 en blijf genieten van onze ondersteuning
• •
Vraag uw budgettaire raming of offerte voor Athena Beleidsinformatie Engageer u in het kostendelende scenario vóór mei 2012
•
Tref voorbereidingen voor Helius Productencatalogus
•
Schrijf u in voor de “Verdiepingsdag Themis en Ariadne” op donderdag 23 juni 2011
•
Indien u plannen hebt omtrent GAS contacteer ons voor Ariadne GAS
•
Vraag informatie in verband met Themis GRAB bij uw relatiebeheerder
•
Voor alle vragen contacteer uw relatiebeheerder
•
Mid- en Front Office: uw bus naar geïntegreerde dienstverlening
ACTIVITI BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Sprekers: Joram Barrez en Frederik Heremans (Core Members van het Activiti open source BPM-initiatief)
Mid- en Front Office: uw bus naar geïntegreerde dienstverlening
EEN BLIK IN DE TOEKOMST WAT BETREFT MID- EN FRONT OFFICE OPLOSSINGEN
Werkgroep Mid en Front Office • Leden representatief voor CIPAL-besturen – – – – – – – – – – – – – – – –
Diepenbeek Geel Maasmechelen Sint-Pieters-Leeuw Turnhout Vilvoorde OCMW Brecht Provinciebestuur Limburg Huisvestingsmaatschappij Cordium Hasselt Huisvestingsmaatschappij Ons Dak Maaseik Mechelen (verontschuldigd) Sint-Niklaas (verontschuldigd) OCMW Turnhout (verontschuldigd) Beveren (vanaf volgende vergadering) Lommel (vanaf volgende vergadering) OCMW Boom (vanaf volgende vergadering)
• Samenkomsten – – – –
29 maart 28 april 30 mei ?? juni
eDienstverlenen
Authentieke Bron
CRM-XRM
Nieuwe werken
Integratie & content
Beleid
Front- en Mid Office CC CRM, Processen & Content
Burgers, Ondernemingen, Overheid
BI CC Beleids Informatie
Ariadne
Themis
CRM, Dossiers, Notulen, Mailing
Authentieke Bron
Content Management & Scanning
Service Bus
Back Office Applicaties
Athena
Applicaties
Front Office
Beleidsinformatie
Helius Consultancy CIPAL kwaliteitssysteem
Change management Training & begeleiding
Organisatie en mensen
Processen Strategie
één overheid - klantvriendelijke kwalitatieve dienstverlening – 24/7 - efficiënt – sturen met inzicht
Principes
CLOUD Mogelijk SaaS
samenwerkingsverband
Content Management en Scanning Integratie
Inhoud Capteer
Beheer
Leveren
Opslag
Archief
ESB
Mid Office Workflow -BPM Open
Back Office Inzichten
Samen brengen
Waarde creatie
Intranet Extranet
Gericht
Website
Collaboratie
Communicatie
Enterprise Service Bus De uitdaging
De oplossing A1
A1 A2
AN
A3
A7
A4
A6 A5
A2
AN
ESB
A3
A7
A4
A6 A5
Helius – formuliermotor • Zelf webformulieren kunnen maken
Helius - formuliermotor • • • • •
Zelf webformulieren kunnen maken Integreerbaar in website Integreerbaar in productencatalogus Integreerbaar met Mid Office en Back Office Formulier“pakketten” bvb. bevolking, ruimtelijke ordening, sociale dienst, human resources,…
Ariadne Suite • Integratie dossierbeheer, notulenbeheer, mailing, productencatalogus,… • BPMN 2.0 – ook op uw smartphone
• Principes toepassen – Web, Cloud, Open, Make or Buy,…
Mid- en Front Office Embedded Mid- en Front Office Applicaties Themis Authentieke Bron
Integratie Service Bus
Back Office Applicaties
SOA
Ariadne CRM, Dossiers, Notulen, Mailing
Content Management & Scanning
Helius Front Office
…
Volgende stappen •
Openbare publicaties omtrent – – – – –
• •
Steeds in overleg met en met inspraak van de werkgroep Mid- en Front Office Principe kostendeling samenwerkingsverband – – – – – –
• •
•
Content Management (1) Scanning (1) Service Bus (1) Ariadne Suite (2) Formuliermotor (3)
Werkgroepen Communicatie besturen Procedure lastenboek Administratieve verwerkingskosten Eerste lijnsondersteuning en coördinatie Gebruikersvergaderingen
Besturen doen “intentieverklaring” tot samenwerkingsverband Procedure strikt te volgen met Raad Van Bestuur, directiecomité, te onderbouwen met businessplan … Beslissingen vanaf september 2011 te verwachten
Consultancy • Visie – Routeplanner programma’s • Beleidsinformatie • Authentieke Bronnen en Open Data (contactenbeheer , adressenbeheer, GRAB, …) • CRM, proces en content management (incl. case management – dossierbeheer)
– Walk the talk programma’s • Athena • Ariadne
• Implementatie – Business Consultancy • CRM, proces en content management • Beleidsinformatie • Authentieke Bronnen en Open Data
– Implementatie Consultancy • omtrent onze producten Themis, Ariadne, Parnassus, Helius, Athena,…
– Outsourcing
• Beheer
Call to action • Evaluatieformulier à relatiegeschenk • Formulier “Interesse samenwerkingsverband Miden Front Office” aan CIPAL bezorgen opdat we u de nodige toelichting en documenten kunnen bezorgen
• Consultancy nodig? • Voor alle vragen contacteer uw relatiebeheerder
Mid- en Front Office: uw bus naar geïntegreerde dienstverlening
EINDE BEDANKT VOOR UW KOMST!
