Gegevensregistratie bij kunstendecreet en cultuurcentra doel, werkwijze, aandachtspunten en tips voor softwarefabrikanten Christine Van de Steene Roel Devriendt
1
Waarom registratiesystemen?
Gestandardiseerde, verifieerbare en meer volledige rapportering door gesubsidieerden
Planlastvermindering Beschikken over betrouwbare gegevensset die breed inzetbaar is Rapportering & terugkoppeling
2
Doel registratie & rapportering? Beide decreten verschillen sterk maar het doel van de registratie loopt voor beide decreten grotendeels gelijk toetsing decretale normen verantwoording subsidie planlastvermindering (éénmalige opvraging) vlotte & uniforme dossierbehandeling (kunsten)
sector in kaart brengen en terugkoppelen naar sector, stakeholders en ruim publiek beleidsvoorbereiding (noden/doelmatigheid beleid/ afstemming bv. spreidingsproblematiek) benchmarking (cultuurcentra)
studiedagen rapporten, brochures bv. cultuurcentra in cijfers bv. cijferboek K&E
basis voor onderzoek & analyse (intern en extern) 3
Start registratiesystemen Cultuurcentra
Kunsten
2004: ontwikkeling systeem
via excelmappen en draagvlak creëren (ronde bij centra) 2005: proefjaar 2006: optimalisering, controle 2007-2011: output in brochures, rapporten, presentaties, studiedagen 2010-2011: ontwikkeling webapplicatie 2012: lancering “CcinC “
2007: proefjaar 2008-2011: uitbouw, verfijning, controle 2012: output via jaarlijks cijferboek
4
Verschillen tussen klanten Cultuurcentra Gemeentelijke instelling
verantwoordelijkheid gemeente
Kunsten Onafhankelijke instellingen zoals Vzw’s Producenten kunstendecreet=
knooppunt voor informatieverzameling over alle speelplekken en spreidingsgegevens, ook in buitenland hangen deels af van correcte info van organisatoren die productie kopen bv. deelnemerscijfers 5
Wie rapporteert waarover?
cultuurcentra activiteiten financiën personeel
cultuurcentrum
infrastructuur contactgeg./beheer ad hoc bevragingen 6
Cultuurcentra
activiteiten
Gegevens: groepering van activiteiten & deelnemers Twee basisprincipes: . onderscheid “eigen” versus “receptieve” activiteiten . “exacte” deelnemers versus “geraamde” deelnemers Onderverdeling: . podium (onderverdeeld in 9 disciplines) . educatieve activiteiten (tellen per titel + uren) . tentoonstellingen (artistieke en educatieve + ook dagen) . andere activiteiten (repetities, ontmoetingsact…) . omkaderingsactiviteiten (tellen per sessie) 7
Cultuurcentra
activiteiten
Doel: zicht op aantal activiteiten & deelnemers bijzonderheden van activiteiten: . doelgroepen (scholen, jongeren, families, senioren) . op welke locatie (intra muros, extra muros, open lucht) . publicaties (lesmap, folder, catalogus, syllabus) . in samenwerking met … . deel van festival of landelijk event of bezoek aan ander cultuurhuis 8
Cultuurcentra
financiën
Reële uitgaven en inkomsten Thematische rubrieken -> opzoeken en groeperen uitgaven voor personeel, werking, programmering, marketing & publiciteit, uitrusting, huur/lening/leasing… Inkomsten uit subsidie, programmering, verhuring, concessies, sponsering…
Versleutelingen: bv. gedeelde kosten ICT, telefonie, verwarming, onderhoudspersoneel -> denkwerk Doel: attest uitgaven cc zicht op evoluties/kenmerken 9
Cultuurcentra
personeel
Gegevens: . personeelsleden (naam, functie, statuut, diploma, tewerkstelling in vte…) . bijkomende prestaties Onderverdeling personeel . staf op A en B niveau (loonkost ter verantwoording subsidie) . niet-subsidieerbare staf . overig personeel (via nummer wegens privacywetgeving) Doel: . attest cultuurfunctionaris-directeur . realistisch beeld van effectief beschikbaar personeel => ‘gewogen vte’ 10
Cultuurcentra – hoe gebeurt de opvraging? Tot nu toe via excelmappen, jaarlijks tegen 1 juni -> zie www.sociaalcultureel.be voor mappen en leidraad Vanaf 2012 via een webapplicatie - eerste refertejaar = 2011
CCinC = cultuurcentra in cijfers Belangrijk: - nog steeds geaggregeerd en volgens dezelfde structuur - bij het invullen: systeem van validaties, onmiddellijke feedback - na het invullen: systeem van meldingen en foutenlijsten
Nog steeds menselijke tussenkomst nodig (denkwerk !) Geen automatische invoer vanuit andere software mogelijk 11
Wie rapporteert waarover? Kunstendecreet Meerjarig gesubsidideerde kunstenorganisaties
Over het geheel van hun werking Bij de meerjarige aanvraag Bij jaarlijks actieplan (= basis voor toetsing doelmatige aanwending subsidie), 2 maand voor start jaar Bij jaarlijks werkingsverslag, 3 maand na afloop jaar
Organisaties die projectsubsidies ontvangen
Over de realisaties van het gesubsidieerd project
Bij aanvraag Na realisatie project (en max. 15 maand na toekenning)
Kunstendecreet – hoe gebeurt de opvraging? Alle standaardformulieren, met handleiding, staan hier: http://www.kunstenenerfgoed.be/ake/view/nl/2465364-Formulieren.html Tweedelig: 1. Inhoudelijk werkingsverslag met vaste rubrieken (word-formaat)
– – – –
zelfevaluatie kwalitatieve duiding verantwoordt evt. afwijkingen in realisatie aanvraag of actieplan = deel van intern proces van planning en opvolging
13
Kunstendecreet – de cijfergegevens 2. Excel-formulier: Meer objectief meetbare beleidsgegevens over
– Eigen producties en activiteiten; aantal, datum, type activiteit, plaats, toeschouwers, ontvangen uitkoopsom, inkomsten ticketverkoop
– Receptieve werking (= zelf georganiseerde activiteiten, ingekocht bij andere producenten – verschilt van terminologie bij cultuurcentra!!)
– Kunsteducatie en publiekswerking, hetzij als hoofdwerking, hetzij omkaderend bij andere activiteiten
– Sociaalartistieke activiteiten 14
Kunstendecreet – personeel en financiën Objectief meetbare beleidsgegevens over
– Medewerkers in loondienst: namen, functie (= meer detail dan sociale balans), tewerkstellingsduur, bruto-loonkost
– Medewerkers niet in loondienst: alle overige vergoedingswijzen met telkens naam of omschrijving, functie , boekhoudkundige kost. Ev. gegroepeerd voor kleinere of occasionele prestaties
– Resultatenrekening (of bij aanvraag of actieplan: begroting) – mag in eigen model mits: - zelfde mate van detail, continuïteit en vergelijkbaarheid gegarandeerd bij opeenvolgende rapporteringsmomenten
15
Concrete verschillen in registratie Kunsten Receptief= voorstellingen Indeling ‘eigen’ die een kunstencentrum activiteiten ><‘receptieve’ aankoopt bij derden activiteiten (georganiseerd
Cultuurcentra
door derden in infra van cc)
Indeling deelnemers in
exact getelde versus geraamde deelnemers Gegevens doorgeven op geaggregeerd niveau Doelgroepen voor alle disciplines (extra: senioren, families)
Indeling deelnemers
betalend en niet-betalend Gegevens doorgeven per toonmoment Doelgroepen enkel voor kunsteducatieve (extra: semiprofessionelen, volwassenen en gemengd)
16
Gelijkenissen in registratie Cultuurcentra
Kunsten
enkel registratie van culturele activiteiten ( ev. act. van jeugd/sport/bib in dezelfde infra/zalen niet meenemen) alleen registratie van activiteiten die effectief plaatsvonden (niet de geplande) hoofdactiviteiten versus omkaderingsactiviteiten
kernactiviteiten versus kunsteducatieve activiteiten 17
Tips klantgerichte software Registreren op een zo laag mogelijk niveau bv.
deelnemers exact betalend
niet betalend
deelnemers geraamd betalend
niet betalend
Rapportering/output op een zo soepel mogelijke manier = fijnmazig
Gegevens bruikbaar maken voor gegevensregistratie eigen werking beleidsvisie 18
Vragen? Kunsten & Erfgoed Roel Devriendt
[email protected]
ASCW Christine Van de Steene – 02 553 42 61
[email protected] Andy Vandervoort – 02 553 42 17
[email protected]
19
