gegevensregistratie cultuurcentra leidraad

gegevensregistratie cultuurcentra leidraad

kalenderjaar, hierna genoemd: refertejaar

01.01.2010 tot en met 31.12.2010

refertejaar: het jaar waarover de gegevens worden opgevraagd. Dit valt steeds samen met het kalenderjaar, namelijk van 1 januari tot en met 31 december. Werk bij voorkeur met de elektronische versie van de excelmappen: heel wat validaties, blokkeringen, (sub-)totalen en opmerkingen… komen niet tot uiting op een afgedrukte versie.

Vlaamse overheid Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen de

Arenberggebouw – 4

verdieping

Arenbergstraat 9 B-1000 Brussel Christine Van de Steene

Andy Vandervoort

[t] 02 553 42 61

[t] 02 553 42 17

[e] [email protected]

[e] [email protected]

[w] www.sociaalcultureel.be

leidraad gegevensregistratie cultuurcentra, versie refertejaar 2010 afgedrukt op: 13-12-2010

1

nieuw voor refertejaar 2010 Er zijn geen nieuwe elementen noch wijzigingen voor het refertejaar 2010.

aandachtspunten refertejaar 2010

U wilt correct registreren? Lees dan aandachtig volgende tips:

Vergeet niet voor elke geregistreerde activiteit ook een uitsplitsing te doen in het vakje “locatie” (intra muros, extra muros of in open lucht) aantal activiteiten (exact + geraamd) = aantal activiteiten uitgesplitst over locaties

Werkt u voor een bepaalde activiteit samen? Tel dan zowel het aantal activiteiten waarvoor in totaal werd samengewerkt en vul daarna het aantal activiteiten aan in samenwerking met specifieke partners.

Omkadering voor scholen: correct registreren op werkblad scholen en actieve klanten. Bood u een cursusboek of syllabus aan bij een educatieve activiteit? Registreer dit in het overeenkomstige vakje (map activiteiten: vakje M 40).

Inkomsten en uitgaven diversen: pas de richtlijnen in de leidraad strikt toe! De registratie van inkomsten en uitgaven beoogt een thematische interpretatie van in de werkelijke inkomsten en uitgaven van het cultuurcentrum.


2

1. activiteiten en deelnemers Elke activiteit van het cultuurcentrum (afgekort als: cc) is ofwel eigen ofwel receptief. Een uitzondering op dit principe vormen de diensten in huis. Belangrijk! We beperken ons tot de culturele activiteiten die het cc organiseert. We bakenen dit af conform het toepassingsgebied van art. 2 van het decreet houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid d.w.z. cultureel erfgoed, sociaal-cultureel werk en de kunsten. Meer concreet trekken we de lijn door van artikel 58 waarbij verwezen wordt naar de culturele materies bepaald in art. 4 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 waarbij jeugdbeleid en sportbeleid uitgesloten worden. Kortom, jeugd- en sportactiviteiten mogen niet in deze cijfers worden opgenomen, ook al worden ze in het cc georganiseerd. Voor verdere informatie bij de geciteerde artikels: www.sociaalcultureel.be Belangrijk! Wanneer het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen (voortaan: het agentschap) een registratiebezoek brengt moet u het nodige bewijsmateriaal ter inzage kunnen stellen. Uitzonderlijk kunnen we ook een kopie vragen van bepaalde documenten. Aan welke documenten denken we? programmabrochures, catalogi, inschrijvingslijsten van educatieve activiteiten en schoolvoorstellingen, gemeenterekening… Belangrijk! Voor een correcte registratie van de activiteiten telt u per toonmoment. Een theatervoorstelling die tweemaal wordt opgevoerd in het cc resulteert in 2 toonmomenten. Een festival met één concert, 3 theatervoorstellingen en 2 workshops resulteert in 6 toonmomenten. In de witte kolommen van de excelbladen vult u totalen en uitsplitsingen van die totalen in. In de lichtgrijs gekleurde kolommen vult u details in over de totalen. De donkergrijs gekleurde kolommen kunnen niet worden ingevuld.

1.1. eigen activiteiten excelmap activiteiten_deelnemers werkblad eigen activiteiten

Een eigen activiteit voldoet steeds aan de volgende drie voorwaarden: - De activiteit wordt georganiseerd door het cc en wordt als dusdanig in de promotionele acties aangekondigd. - Het cc is organisatorisch, inhoudelijk én financieel verantwoordelijk voor de activiteit. - De locatie is geen bepalende factor, de activiteit mag plaatsvinden buiten de muren van het cc. Ook activiteiten in samenwerking kunnen in bepaalde gevallen als een eigen activiteit worden beschouwd. Voorwaarde is dat men samenwerkte op financieel én inhoudelijk vlak. Uiteraard telt u dergelijke activiteiten enkel in het onderdeel eigen activiteiten en niet nog eens als receptieve activiteit. leidraad gegevensregistratie cultuurcentra, versie refertejaar 2010 afgedrukt op: 13-12-2010

3

Activiteiten die door deze strikte condities niet als eigen activiteit kunnen worden beschouwd, registreert u als receptieve activiteit (zie 1.2) of uitzonderlijk als dienst in huis (zie 1.3). We bespreken de volgende kenmerken van de eigen activiteiten: - soorten eigen activiteiten, deelnemers, disciplines binnen de soorten, locatie, aangeboden publicaties, doelgroepen, samenwerking en context. soorten activiteiten -

podiumactiviteiten met een onderscheid tussen professionele uitvoerders of amateurkunstenaars.

-

omkaderingsactiviteiten Omkaderingsactiviteiten hebben een apart aanvangsuur en worden vooraf aangekondigd in een publicatie van het cc. Het gaat hier niet om het normale educatieve aanbod van het cc, maar om activiteiten die een andere activiteit omkaderen en de ervaring van de toeschouwer verder intensifiëren, verdiepen of verrijken. Voorbeelden: inleiding, nabespreking, lezing, interview, atelier, workshop, rondleiding, sfeerscheppende activiteit, vernissages met duiding bij de tentoonstelling… De omkaderingsactiviteiten worden geteld per sessie (voorbeeld: een workshop die drie keer wordt ingericht als omkadering bij een voorstelling, zal drie keer worden geteld want de hoofdactiviteit wordt hierdoor driemaal ‘ontsloten’). Indien u voor een zelfde groep deelnemers twee opeenvolgende, inhoudelijk verschillende, sessies organiseert (een intensere vorm van voorbereiding) dan telt u dit als twee omkaderingsactiviteiten.

-

-

-

-

-

andere activiteiten Repetities: het hoofddoel is de creatie van een artistiek product. Ontspannings- en ontmoetingsactiviteit: het hoofddoel van het (mee-)organiserende cc is ontmoeting, ontspanning en vermaak, het bieden van een zinvolle vrijetijdsbesteding in de vorm van een open aanbod. Voorbeelden: receptie, bal, eetfestijn, kaartavond, hobbyclub… Het aanbieden van drankjes of versnaperingen tijdens pauze van voorstellingen of recepties voor een besloten gezelschap mag u niet registreren. Overige activiteiten: dit is een restcategorie. De hierin opgenomen activiteiten moet u kunnen toelichten. Vergaderingen of de vroegere bestuurlijke en organisatorische groepsactiviteiten registreren we niet bij eigen activiteiten. educatieve activiteiten Onder deskundige begeleiding verwerven deelnemers kennis, inzicht, vaardigheden, het vermogen tot expressie op het gebied van een duidelijk vooropgestelde thematiek. De nadruk ligt op het leren, het leerproces, ongeacht de inhoud of de doelgroep. Voorbeelden: atelier, workshop, lezing, cursus, colloquium, congres…. De telling van het aantal educatieve activiteiten gebeurt per titel en niet per sessie. Voorbeeld: een cursus die uit drie sessies bestaat, telt u éénmaal. Om de omvang van het aantal educatieve activiteiten te kennen, vragen we het totale urenpakket aan educatieve activiteiten op. Belangrijk: niet verwarren met omkaderingsactiviteiten die thematisch én organisatorisch verbonden zijn aan een bepaalde activiteit. tentoonstellingen Enkel de tentoonstellingen die werden opgenomen in de jaarbrochure of een andere tussentijdse brochure mogen worden geregistreerd. We registreren zowel het aantal tentoonstellingen als het aantal tentoonstellingsdagen waarop de tentoonstelling toegankelijk was voor publiek. We maken een onderscheid tussen artistieke en educatieve tentoonstellingen. Uiteraard is dit niet altijd eenduidig te bepalen, in dat geval registreert u welke functie voor u als programmator prevaleerde bij het uitwerken of organiseren van de tentoonstelling. U moet alleszins dubbele tellingen vermijden.


4

totaal aantal deelnemers en activiteiten We maken een onderscheid tussen exacte en geraamde deelnemers en we trekken dit principe door naar de registratie van de activiteiten zelf. We bieden twee verschillende registratiemogelijkheden: activiteiten waarvoor het aantal deelnemers exact werd bepaald en activiteiten waarvoor de deelnemers werden geraamd. Dit resulteert op de excelmap in 4 kolommen: - registratie aantal activiteiten waarvan de deelnemers exact werden geteld - registratie aantal exacte deelnemers - registratie aantal activiteiten waarvan de deelnemers werden geraamd - registratie aantal geraamde deelnemers

-

registratie van deelnemers aan podiumactiviteiten educatieve activiteiten: de deelnemers worden geteld per titel (cursus) en niet per sessie, voorbeeld: één deelnemer die ingeschreven is voor een cursus die uit drie sessies bestaat, wordt slechts éénmaal geregistreerd. omkaderingsactiviteiten: deze activiteit moet steeds organisatorisch en inhoudelijk verbonden zijn met een hoofdactiviteit. Indien het aantal deelnemers aan de omkaderingsactiviteit werd geraamd, moet u dit ook op die manier registreren. andere activiteiten

-

geen registratie van het aantal deelnemers aan: tentoonstellingen

-

exacte registratie tickets: we bedoelen dan de door het cultuurcentrum uitgereikte tickets en niet de in realiteit gebruikte tickets, we registreren dus niet de aanwezigheid van de deelnemers. Zowel de betaalde als de gratis tickets mag u tellen. alternatieven: inschrijvingslijsten (voorbeeld: voor schoolvoorstellingen en educatieve activiteiten), polsbandjes, stempels… op voorwaarde dat men nauwkeurig noteert hoeveel deelnemers hebben deelgenomen, bijvoorbeeld door het bijhouden van een namenlijst of een afrekening. Het moet gaan om een sluitende registratie.

-

-

-

disciplines

Elke activiteit kan maar onder één discipline worden geregistreerd. Indien de activiteit onder meerdere disciplines zou kunnen thuishoren, kiest u de meest voor de hand liggende.

locatie

Intra muros: in de infrastructuur die wordt beheerd door het cc.

Extra muros: in infrastructuur die niet wordt beheerd door het cc.

Openlucht: plein, marktplein, tent, kiosk…

Let op: maak één keuze per activiteit.

activiteiten met publicatie

We registreren het aantal activiteiten waarbij een inhoudelijk verdiepende publicatie werd aangeboden. De nadruk ligt niet op publiciteit, maar wel op het aanbieden van duiding, achtergrondinformatie.


5

-

-

-

We onderscheiden een aantal soorten duiding: Folder of brochure: publicatie die achtergrondinformatie bevat of duiding biedt bij een geprogrammeerde activiteit. Voorbeeld: biografie van de artiesten, situering van het theatergezelschap in het artistieke landschap, bespreking van het gespeelde repertoire… het geheel is essayistisch van opzet en wordt doorgaans uitgereikt net voor aanvang van de activiteit. Lesmap bij schoolvoorstelling: didactisch materiaal dat gebruikt wordt om een schoolvoorstelling te omkaderen Publicatie bij een educatieve activiteit: een cursusboek, een syllabus die aangeboden wordt bij een educatieve activiteit. Catalogus bij een tentoonstelling: een publicatie die de artistieke ervaring intensifieert en verdiept én een overzicht biedt van de tentoongestelde werken. Indien één van de twee aspecten ontbreekt, kunt u de aangeboden publicatie nog wel registreren als folder of brochure met achtergrondinformatie. De plaatsing van een knipselwand of infokiosk met recensies en persartikels over de georganiseerde activiteit beschouwen we als een lovenswaardige aanvulling op de andere omkaderingsinitiatieven. Echter, we vragen uitdrukkelijk dit niet als duiding te tellen.

doelgroepen

U hebt de keuze om per soort activiteit en discipline aan te duiden hoeveel activiteiten u voor een bepaalde doelgroep organiseerde. U stelt zich hierbij de vraag welke doelgroep u prioritair wenst te bereiken met de geprogrammeerde activiteit.

Per georganiseerde activiteit (toonmoment) mag u slechts één doelgroep als prioritair aanduiden.

U hebt de keuze uit: - Activiteit voor scholen (schoolvoorstelling) - Activiteit voor familie (familievoorstelling…) - Activiteit voor senioren (matinee voor senioren…) - Activiteit voor jongeren (buiten de schooluren) Als u de activiteit niet organiseerde met een bepaalde doelgroep voor ogen, moet u hier niets invullen. Het agentschap heeft de keuze beperkt tot de vier bovenstaande doelgroepen.

samenwerking

Sommige cultuurcentra organiseren activiteiten in samenwerking met partners: een museum, de bibliotheek, de academie, lokale verenigingen… Als de samenwerking financieel én inhoudelijk is, kan u dat registreren. Let op: ondersteuning in natura geldt niet als financiële ondersteuning.

Het uitgangspunt is hier de afzonderlijke activiteit (toonmoment). Initiatieven waarbij men activiteiten van verschillende cultuurcentra en/of andere actoren bundelt in bijvoorbeeld een gemeenschappelijke brochure worden hier niet geregistreerd. Voorbeelden hiervan zijn: Accenten, Dertien, Applaus, Comeet… Dit soort van samenwerking maakt voorwerp uit van een kwalitatieve bevraging die niet jaarlijks plaatsvindt (laatste keer opgevraagd bij registratie gegevens 2006).

Als u samenwerkt, dan weten we ook graag met welke actoren. Voor een correcte registratie vertrekt u van de afzonderlijke activiteiten (toonmoment).

Het bieden van promotionele of organisatorische ondersteuning (bijvoorbeeld ticketverkoop voor derden of ondersteuning door een technicus van het cultuurcentrum) mag niet als samenwerking worden geteld. Deze activiteiten kan u registreren als een receptieve activiteit.

context


6

-

Vele activiteiten vinden plaats binnen de context van een groter geheel zoals een festival of een event. Mogelijkheden: Festival: een reeks activiteiten die als een thematisch geheel worden voorgesteld aan het publiek. Cultureel landelijk event zoals het Erfgoedweekend, Open Monumentendag, Week van de Amateurkunsten, de Kunstbende… Uitstap in groep naar een ander cultuurhuis (cultuurcentrum, opera, concertzaal, museum…)

1.2. receptieve activiteiten excelmap activiteiten_deelnemers werkblad receptieve activiteiten

Een receptieve activiteit voldoet aan de volgende voorwaarden: - wordt georganiseerd door een individuele of georganiseerde gebruiker (dus zeker niet door het cc) in de infrastructuur die door het cc wordt beheerd (dus geen activiteiten van verenigingen die in andere infrastructuur georganiseerd wordt); - Het gaat niet om een permanent aanbod dat als dienst in huis wordt beschouwd (zie punt 1.3.). - het cc biedt eventueel organisatorische (hulp van technicus, verkoop van tickets…) of promotionele (het verspreiden van affiches, vermelding in de programmabrochure…) ondersteuning . Er is echter geen financiële én inhoudelijke samenwerking. soorten activiteiten

podiumactiviteiten zie eigen activiteiten

andere activiteiten -

U kunt hier ook vergaderingen registreren (neutralere bewoording voor de oude term: organisatorische en bestuurlijke groepsactiviteiten)

educatieve activiteiten zie eigen activiteiten

tentoonstellingen zie eigen activiteiten

disciplines

Zie eigen activiteiten

totaal aantal deelnemers

Er worden geen deelnemers geregistreerd voor de receptieve activiteiten. Deze gegevens zijn onvoldoende verifieerbaar om op Vlaams niveau te vergelijken. Het kan het voor het cultuurcentrum zeer interessant zijn om de evolutie in de deelnemers aan receptieve activiteiten op te volgen.

doelgroepen

Beperkte selectie: familievoorstelling, seniorenvoorstelling en jongerenvoorstelling.


7

organisator van de activiteit -

We beperken ons hier tot twee belangrijke actoren die receptieve activiteiten in het cultuurcentrum kunnen organiseren: lokale verenigingen: al dan niet aangesloten bij de cultuurraad, maar werkzaam in de gemeente de cultuurbeleidscoördinator: gemeentelijk ambtenaar die belast is met de cultuurbeleidsplanning in de gemeente.

Als een lokale vereniging samenwerkt met de cultuurbeleidscoördinator om een activiteit in het cultuurcentrum te organiseren, dan registreert u enkel de hoofdorganisator. Om de cijfers zo zuiver mogelijk te houden mag u hier niet dubbel registreren.

Als het cultuurcentrum inhoudelijk én financieel meewerkt met een lokale vereniging en/of de cultuurbeleidscoördinator, dan registreert u deze activiteit in het onderdeel eigen activiteiten. Ook hier is dubbele registratie niet toegelaten.

ondersteuning van activiteiten -

Als het cultuurcentrum ondersteuning geeft aan derden die een activiteit in het cc organiseren, dan kan u dat hier registreren. We onderscheiden twee soorten van ondersteuning: organisatorisch: hulp van de technicus, zaalwachter, verkoop van tickets… promotioneel: vermelding in de programmabrochure of website, vermelding in de evenementenkalender van het cultuurcentrum…

1.3. diensten in huis excelmap activiteiten_deelnemers werkblad diensten in huis

Onderzoek naar de activiteiten van cultuurcentra leerde ons dat sommige cultuurcentra nog een bijzonder – in hoofdzaak educatief – aanbod verzorgen. Deze activiteiten kan men noch als eigen activiteit, noch als receptieve activiteit registreren. Het gaat om activiteiten die quasi permanent worden georganiseerd door een dienst of een instelling die elders een substantiële en structurele financiering betrekt en vaak een sterke band heeft met het cultuurcentrum. We willen deze activiteiten apart registreren als diensten in huis. Dit wordt ook wel eens geparafraseerd als inwonende diensten of ingebakken diensten. We denken bijvoorbeeld aan activiteiten die worden gesubsidieerd door de administratie onderwijs of door het decreet voor het sociaal-cultureel volwassenenwerk. Deze (educatieve) activiteiten kan u apart registreren op het werkblad diensten in huis.

We sommen de bedoelde diensten zoveel mogelijk op:

-

Centra voor volwassenenonderwijs. Voorbeeld: taalleergangen in het cc van Grimbergen Het Deeltijds Kunstonderwijs (DKO): zowel beeldende kunst als muziek, woordkunst en dans Centra voor basiseducatie De praktijkgerichte opleidingen (vroeger ook leergangen genoemd) van Landelijk Praktijkatelier KVLV, Praktische school voor Gezins-en huishoudopleiding KAV en Sociaalcultureel werk voor Blinden en Slechtzienden De opleiding van werkenden en werkzoekenden (VDAB, VIZO, sectorale opleidingsfondsen…) Vormingpluscentra: 13 regionale volkshogescholen. De gesubsidieerde gespecialiseerde vormingsinstellingen (Amarant vzw, Wisper vzw, Lodewijk de Raetstichting, Universiteit Vrije Tijd Davidsfonds…) Initieel formeel onderwijs (basisonderwijs, secundair en hoger onderwijs, universiteit)

-


8

Ook het aanbod van vzw Kunst in Huis dat in een aantal cultuurcentra wordt ontsloten beschouwen we als een dienst in huis.

Is het nu eigen, receptief of een dienst in huis?

-

Wanneer het cc sporadisch een beperkt aantal activiteiten initieert en daarbij beroep doet op één van de hogerop geciteerde instellingen, dan kunnen deze activiteiten als eigen worden geregistreerd. Voorwaarde blijft wel dat het cultuurcentrum inhoudelijk én financieel verantwoordelijk is voor de geprogrammeerde activiteit. Wanneer één van de hogerop vermelde instellingen sporadisch een lokaal in het cultuurcentrum huurt voor een niet-permanent aanbod, dan wordt deze activiteit geregistreerd als een receptief aanbod. Bijvoorbeeld de muziekacademie huurt de grote zaal voor een concert of een openbaar examen. Wanneer één van hogerop vermelde instellingen zorgt voor een permanent aanbod in het cultuurcentrum, dan worden deze activiteiten als diensten in huis geregistreerd. Tegenwoordig is er meer en meer de tendens om het educatieve aanbod modulair – in tegenstelling tot een aanbod per schooljaar – uit te werken. Permanent betekent dus niet noodzakelijk: ‘tijdens een heel schooljaar’.

-

-

samenvatting diensten in huis

-

de (educatieve) activiteit wordt georganiseerd in het cultuurcentrum het aanbod is quasi permanent aanwezig, het is dus geen gelegenheidsgebruik de inrichter van de activiteit wordt elders substantieel en structureel betoelaagd

De activiteiten van de bibliotheek kan u beschouwen als een dienst in huis, maar omdat het agentschap de bibliotheken reeds gedetailleerd in kaart brengt, willen we dit hier niet registreren.

Ter info: in de vroegere versie van jaarverslagen (decreet cultuurcentra 1991) was er eveneens sprake van ‘structureel ingebouwde diensten en instellingen’ en ‘ingebouwde diensten en instellingen’. Hoewel er inhoudelijk zeker een aantal overlappingen zijn met de omschrijving voor ‘diensten in huis’ in deze leidraad, willen we toch benadrukken dat de definities uit het verleden hier niet worden gehanteerd.

Belangrijk: diensten in huis volledig invullen -

aantal activiteiten aantal uren korte inhoudelijke beschrijving van de activiteiten (concrete info) voorbeeld: 3 cursussen Deeltijds Kunstonderwijs, aantal lesuren: 450 uur en omschrijving is: viool, samenzang of koor en voordracht (dus concreter dan: “muziekles” of “lessen academie”).


9

1.4. scholen en actieve klanten excelmap activiteiten_deelnemers werkblad scholen en actieve klanten activiteiten voor scholen

Het aantal activiteiten voor scholen tellen we automatisch op. We baseren ons hiervoor op de reeds ingevulde podiumactiviteiten, tentoonstellingen, educatieve, andere activiteiten én omkaderingsactiviteiten met als doelgroep ‘scholen’. Vervolgens kan u het aantal activiteiten en deelnemers voor schoolvoorstellingen registreren per doelgroep (kleuteronderwijs, lager onderwijs en secundair onderwijs). Als één activiteit voor meerdere schooldoelgroepen was bedoeld, mag u er meerdere registreren. Voorbeeld: een theatervoorstelling werd zowel bijgewoond door kleuters én leerlingen uit de eerste graad van het lager onderwijs. Dit registreerde u in het onderdeel eigen activiteiten als één theatervoorstelling met doelgroep scholen. Op het werkblad scholen en actieve klanten zal die ene voorstelling twee keer worden geteld: als activiteit voor kleuters en als activiteit voor het lager onderwijs. Dit cijfer gebruiken we dus om een relatieve uitspraak te doen over de verschillende doelgroepen binnen het schoolaanbod (procentuele weergave). Dezelfde telling van activiteiten en deelnemers aan het schoolaanbod registreren we voor omkaderingsactiviteiten.

scholen in de gemeente, per schooldoelgroep

Geconfronteerd met de tendens dat er meer scholen samengaan, waarbij één inrichtende macht meerdere schoolentiteiten aanstuurt, en er bovendien per vestigingsplaats meerdere doelgroepen (kleuter, lager, secundair) aanwezig kunnen zijn, hanteren wij een enigszins afwijkende definitie van de term school. Wat ons interesseert zijn het aantal entiteiten per vestigingsplaats en per schooldoelgroep (kleuteronderwijs, lager onderwijs en secundair onderwijs). Voorbeeld: op één locatie is er een lagere school en een kleuterschool die ressorteren onder dezelfde inrichtende macht. U telt hiervoor dan twee scholen.

Aantal deelnemers: u registreert het aantal deelnemers waarvoor men bij aanvraag een plaats reserveerde. Dit kan bijvoorbeeld op basis van een inschrijvingslijst.

herkomst actieve klanten van de eigen activiteiten

Naar analogie met de bibliotheeksector waar men ‘actieve leners’ registreert, willen we de actieve klanten van de eigen activiteiten van het cultuurcentrum weten. Tegelijkertijd registreren we de spreiding van deze actieve klanten (binnen of buiten de gemeente). We willen deze cijfers in heel Vlaanderen op een uniforme manier registreren. U registreert hiervoor de personen of verenigingen die tijdens het refertejaar minimaal éénmaal hebben deelgenomen aan het eigen aanbod (podiumvoorstellingen, educatieve activiteiten, schoolaanbod…) van het cultuurcentrum. Een ideaal vertrekpunt is een klantenbestand (naam en adres van de persoon of vereniging) waarop u bijhoudt of men heeft deelgenomen aan het aanbod van het cultuurcentrum tijdens de referteperiode. Klanten van wie u geen volledig adres hebt (enkel de postcode) mag u hier niet meetellen. We zijn ons ervan bewust dat niet van alle werkelijke klanten van het cc een adresgegeven kan worden bijgehouden: er is meestal onvoldoende tijd om de gegevens te noteren bij de kassa op de avond van de voorstelling. Het is evenmin evident om van een persoon die telefonisch meerdere kaarten reserveert, de adresgegevens van alle deelnemers te noteren. Echter, door in heel Vlaanderen op een uniforme manier deze gegevens zo te registreren, kunnen we toch uitspraken doen over de verhouding tussen actieve klanten binnen en buiten de gemeente.


10

2. financiële gegevens excelmap financiën vooraf Voor het deel gemeentelijk beheer van het cultuurcentrum is de financiële rekening van de gemeente het uitgangspunt. Normaal wordt de gemeentelijke rekening afgesloten op 31 maart van het jaar volgend op het refertejaar. Wanneer u beschikt over een goedgekeurde rekening, dan vormt deze het vertrekpunt. In het andere geval gebruikt u de standopgave van dat moment. Wijzigen de cijfers nadien nog? Dan mag u – zodra u beschikt over de goedgekeurde rekening – alsnog de aangepaste cijfers aan het agentschap bezorgen. Wat mag u nooit registreren in de map financiën? -

Als de financiële flexibiliteit van de programma vzw wordt aangewend om financiële verrichtingen uit te voeren voor activiteiten die niet als eigen activiteit van het cultuurcentrum kunnen worden beschouwd.

-

Ook uitgaven die werden gedaan met de doorgestorte middelen van de aanvullende subsidie ter bevordering van gemeenschapsvorming (vaak “één-euro-subsidie” genoemd) mag u niet registreren. (volgens regelgeving van toepassing in refertejaar 2010)

attest uitgaven cultuurcentrum

-

Ter verantwoording van de enveloppensubsidie voor het cultuurcentrum, staan er in het decreet en uitvoeringsbesluit (volgens regelgeving van toepassing in het werkjaar 2010) een aantal belangrijke criteria: De enveloppensubsidie is een tegemoetkoming in de loonkosten van het personeel dat werkt in het A- of B-niveau in het cultuurcentrum (artikel 29 van het decreet). De totale jaarlijkse uitgaven van het cultuurcentrum moeten het vijfvoudige bedragen van de basissubsidie. Onder uitgaven wordt begrepen: de kosten met betrekking tot de werking, het personeel, de uitrusting en de programmering van het cultuurcentrum, exclusief de investeringskosten die betrekking hebben op onroerende goederen (artikel 30 van het uitvoeringsbesluit).

Na het invullen van de excelmap financiën wordt het attest ter verantwoording van de enveloppensubsidie automatisch aangevuld. Druk het werkblad ‘attest’ af en laat het handtekenen door de bevoegde personen.

De verantwoording van de bijkomende subsidie zit niet vervat in de gegevensregistratie. Het agentschap voorziet hiervoor aparte formuleren.

De artikelnummers (gemeentelijke rekening) en boekhoudcodes kan u op een apart werkblad noteren. Dit werkblad is niet beveiligd en u kunt hier bijkomende opmerkingen noteren.

We registreren de reële uitgaven en inkomsten en niet de te verwachten uitgaven of inkomsten voor de referteperiode.


11

2.1. uitgaven excelmap financiën werkblad uitgaven

versleutelingen zijn vaak nodig om de werkelijke kosten voor het cultuurcentrum te berekenen. Voorbeelden:

-

Het onderhoudspersoneel of mensen met een geco statuut staan soms op een algemene rekeningpost. U moet dan nagaan hoeveel prestaties er effectief worden geleverd voor de werking van het cc en vervolgens een gelijkaardig percentage van de kosten inbrengen. Het cc maakt mogelijk deel uit van een groter complex (sportcentrum, jeugdcentrum, bibliotheek…) met één telefooncentrale, één gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie… In die gevallen moet u op basis van relevante parameters (aantal toestellen, oppervlakte, openingsuren…) een verdeelsleutel voor de kosten bepalen. Ook informaticatoepassingen worden vaak voor meerdere diensten ontwikkeld.

-

U moet steeds kunnen aantonen dat de cijfers werden ingevuld op basis van de rekening van de gemeente (geen begrotingscijfers) en – in voorkomend geval – van de vzw. De gehanteerde verdeelsleutels moet u kunnen toelichten. De indeling van de financiële posten is thematisch en kan afwijken van de indeling van de gemeentelijke rekening of de boekhouding. Vaak zult u moeten beroep doen op de ontvanger, de rekendienst, boekhouder of andere betrokkenen om de financiële informatie correct te interpreteren.

personeel

De uitgaven voor het personeel dat tijdens het refertejaar prestaties heeft geleverd voor het cc. -

Om de decretale vereisten op vlak van subsidiëring te toetsen is het belangrijk om de uitgaven voor het subsidieerbare personeel (cultuurfunctionarissen) te onderscheiden van de andere personeelskosten.

-

Het is mogelijk dat personeelsleden voor verschillende diensten prestaties leveren of officieel bij een andere gemeentelijke dienst zijn ingedeeld. Wanneer zij structureel prestaties leveren voor het cc, moet de loonkost toch bij de uitgaven voor het personeel van het cc worden geteld. U hanteert hiervoor een relevante verdeelsleutel. Voorbeeld: persoon X werkt 0,5 vte (voltijds equivalent) voor de gemeente. Hiervan wordt de helft in het cc gepresteerd. Er wordt dus 0,25 vte voor het cultuurcentrum gepresteerd en dit resulteert dan in een pro rata loonlast van 25% van de totale loonlast.

-

Personeelskosten worden breed bekeken: brutoloon, alle soorten RSZ-bijdragen, vakantiegeld, eindejaarspremie, bijdrage werkgever voor maaltijdcheques, functioneringstoelage of bonus, tussenkomst in vakbondspremies, vergoeding woonwerkverkeer, werkkledij, vorming voor het personen, kosten sociaal secretariaat…


12

werking

Wat wordt wel beschouwd als uitgave voor werking? -

-

administratieve werkingsuitgaven zoals kantoorbenodigdheden, abonnement en verbruik van telefoon, fax of internet, kosten voor frankering, verzendingskosten, de aankoop van boeken en documentatie voor het personeel… huur, leasing en onderhoud van roerende goederen, van apparatuur zoals pc’s, fotokopieerapparaat, faxtoestel, printer, auto, software… allerhande verzekeringen zoals diefstalverzekering, burgerlijke aansprakelijkheid… lidgeld voor organisaties eigen aan het vakgebied: lidgeld VVC, Vlabra’ccent… prospectiekosten: zowel de verplaatsingen als eventuele aankoop van prospectietickets.

Wat wordt niet beschouwd als uitgave voor werking?

-

uitgaven voor de gebouwen: water, gas, elektriciteit, onderhoudswerken, huur of leasing… Deze uitgaven worden apart geregistreerd als werkingsuitgaven voor de gebouwen.

programmering

We vragen het totaal van de kosten die u maakte voor de programmering in het cultuurcentrum: wel uitgaven programmering? -

Uitgaven voor uitkoopsommen, auteursrechten, verzekering, bedrijfsvoorheffing, catering, reis- en verblijfkosten, huur technici, aanmaakkosten voor tentoonstellingen, huur piano, huur bijkomende technische installatie…

geen uitgaven programmering? -

Uitgaven voor publiciteit en promotie en eventuele verzendingskosten om de activiteit te promoten worden hier niet opgenomen.

Daarnaast is er de mogelijkheid om de programmeringkosten op te splitsen per soort activiteit (podiumactiviteiten, andere activiteiten, educatieve activiteiten en tentoonstellingen). De kosten voor omkaderingsactiviteiten worden meegeteld bij de hoofdactiviteit. Deze gedetailleerde uitsplitsing voerden we in op vraag van een aantal cultuurcentra. Het biedt alvast meer stof tot nuancering. Deze uitsplitsing is facultatief.

marketing en publiciteit

We vragen het totaal van de kosten die u maakte voor de promotie van het cultuurcentrum en de activiteiten. Naast klassieke publicaties zoals seizoensbrochure, tussentijdse brochures… willen we hier ook de elektronische publicaties meetellen. Kosten voor de website, voor het aanmaken van elektronische nieuwsbrieven telt u hier dus ook. Als bepaalde publicaties door meerdere actoren worden gebruikt, moet u hiervoor verdeelsleutels uitwerken. Voorbeeld: de website van het cultuurcentrum kan onderdeel zijn van de gemeentelijke website. U moet deze verdeelsleutel kunnen toelichten wanneer er naar wordt gevraagd. Naast een totaal van de kosten voor marketing en publiciteit is er de mogelijkheid om de productgerichte promotie ook apart te vermelden (productgerichte promotie ook bij het totaal tellen!). Deze detaillering gebeurde op vraag van een aantal cultuurcentra en is facultatief te registreren.


13

aankoop dranken

De kosten die u maakte voor de aankoop van dranken die vervolgens worden verkocht in het cultuurcentrum: cafetaria in eigen beheer, drankvoorziening tijdens vergaderingen (ongeacht of de drankjes aangeboden werden bij een receptieve of interne vergadering), drankenstand bij activiteiten extra muros… diversen

Uitgaven die het cultuurcentrum moest doen, maar niet eigen zijn aan de normale werking van het cultuurcentrum moet u registreren bij uitgaven diversen. Voorbeeld: bankkosten, schadevergoeding, boetes, minwaarde bij verkopen van tickets, brochures… voor derden, nalatigheidsintresten… Wat is zeker geen diverse uitgave? -

overgedragen verlies boekhoudkundige operatie (dus: niet registreren) provisie die men aanlegt boekhoudkundige operatie, dus nog geen effectieve uitgave (dus: niet registreren) niet-recupereerbare btw: sommige cultuurcentra zijn deels vrijgesteld van btw. Het gedeelte van de btw die men niet kan recupereren willen we zoveel mogelijk verdelen over de werkelijke uitgaven van het cultuurcentrum. Kan men die informatie niet halen uit de boekhouding, dan mag u zelf een versleuteling voorstellen.

werkingsuitgaven voor de gebouwen

Uitgaven voor het verbruik van water, gas, elektriciteit, verwarming, onderhoud, huur van planten, jaartarief billijke vergoeding… uitrusting inrichting en techniek

Alle uitgaven voor de aankoop van roerende goederen. Voorbeelden: bureaumeubilair, informatica-uitrusting (zowel hardware als software), fotokopieertoestel, fax, voertuigen, beperkte technische en scenische uitrusting (voorbeelden: vervangen van een theaterspot, reparatie van een scenische uitrusting…), functionele uitrusting van de tentoonstellingsruimte en de vergaderlokalen, aanschaf van een ticketsysteem, aankoop van hoogtewerker, aankoop planten… infrastructuur gebouwen

Het gaat hier om uitzonderlijke uitgaven die betrekking hebben op de gebouwen zelf die het cultuurcentrum beheert: -

bouw, verbouwing of grote renovatie- of herstellingswerk aan bestaande infrastructuur: schilderwerken, nieuwe vloerbedekking… technische en scenische uitrusting die onroerend is door bestemming, bijvoorbeeld lichtinstallatie, uitschuifbare tribune… onroerende goederen door bestemming: de installatie van een alarmsysteem, een beveiligingssysteem… huur, leningen en leasing van gebouwen

De kosten voor huur of leasing van infrastructuur die juridisch onder het beheer van het cultuurcentrum valt. Bijvoorbeeld indien de gemeente, het autonoom gemeentebedrijf, de intergemeentelijke vereniging of de gemeentelijke vzw van het cultuurcentrum een lening of een leasingcontract afsluit: in dit geval zal men gedurende een aantal jaren hier telkens een vast bedrag invullen voor de jaarlijkse aflossing van de lening of het leasingcontract met aankoopoptie.


14

Indien er onderhoudscontracten gekoppeld zijn aan de leasing worden deze cijfers ook hier bijgeteld. uitgaven van het cc voor diensten in huis

Bij het bespreken van de activiteiten werd het begrip ‘diensten in huis’ of ‘ inwonende diensten’ reeds uitgelegd. In het geval het cultuurcentrum hiervoor bepaalde uitgaven verricht (personeel, werkingskosten…), kan u die hier vermelden.

2.2. inkomsten excelmap financiën werkblad inkomsten -

-

-

-

subsidies enveloppensubsidie en bijkomende subsidie lokaal cultuurbeleid, Vlaamse overheid – Agentschap Sociaal-cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen (ASCW). U vult hier de reëel ontvangen subsidie voor het cultuurcentrum tijdens de referteperiode in. andere subsidie Vlaamse overheid: hier vermeldt u de andere subsidies die u kreeg van de Vlaamse overheid: subsidie kunstendecreet, subsidie erfgoeddecreet, toelage voor het lidgeld voor de VVC… subsidies voor bijzondere arbeidsstatuten: subsidie die de gemeente ontvangt voor bijzondere arbeidsstatuten in zoverre dat het betoelaagde personeel werkzaam is in het cultuurcentrum: geco (gesubsidieerde contractuelen), startbanen, sociale maribel, OCMW artikel 60… provinciale subsidie: de door de provincie uitbetaalde subsidie voor het refertejaar. Europese subsidie: de door de Europese Unie uitbetaalde voor het refertejaar. Bijvoorbeeld voor een project andere subsidies: uitbetaalde subsidies voor het refertejaar die niet thuishoren onder de hoger vermelde soorten subsidie.

(benaming van subsidies komt overeen met regelgeving van toepassing tijdens het refertejaar 2010)

programmering

Inkomsten uit ticketverkoop tijdens het refertejaar, de verkoop van catalogi…

inkomsten verhuring van infrastructuur en materiaal

Alle inkomsten die voortvloeien uit de verhuur van culturele infrastructuur die door het cultuurcentrum wordt beheerd, moet hier worden ingevuld. Ook de verhuring van allerhande materiaal, bijvoorbeeld een overheadprojector… moet hier worden opgenomen.

inkomsten uit concessies

Inkomsten die voortvloeien uit het in concessie geven van infrastructuur die juridisch onder het beheer van het cultuurcentrum valt. Voorbeeld: uitbatingvergoeding voor cafetaria, plaatsing van een zendmast…

inkomsten allerhande

Inkomsten uit de verkoop van dranken, het uitbaten van een cafetaria in eigen beheer, verkoop gelegenheidsdrank verbonden aan programmering, inkomsten vestiaire…


15

sponsoring en advertenties

Zuivere financiële ondersteuning vanuit een privé initiatief. Sponsoring in natura mag hier niet worden geteld: van een brouwerij die voor een receptie een bier aanbiedt tegen een sterk verminderde prijs mag u het prijsvoordeel niet registreren als inkomst omdat er geen effectieve financiële opbrengst was. Deze vorm van sponsoring zal alleen leiden tot een kleinere uitgave langs de uitgavenzijde. giften

Financiële giften van privé personen of rechtspersonen kunnen hier worden ingevuld. Giften in natura worden niet geteld. diversen

Inkomsten die toe te wijzen zijn aan het cultuurcentrum, maar die vreemd zijn aan de activiteit van het cultuurcentrum: intrest, ristorno verzekering, meerwaarde bij verkoop tickets, boeken, brochures voor derden… Wat is zeker geen diverse inkomst?

overgedragen winst: boekhoudkundige operatie (dus: niet registreren) terugname provisie: boekhoudkundige operatie (dus: niet registreren) inkomsten van het cc voor ‘diensten in huis’

Bij het bespreken van de activiteiten werd het begrip “diensten in huis” of “inwonende diensten” uitgelegd. In het geval het cultuurcentrum hiervoor bepaalde inkomsten geniet, kunnen die hier worden vermeld. In principe is het niet de bedoeling om de toelage van de administratie onderwijs of cultuur hier te vermelden. Echter, indien de inrichtende macht van het cultuurcentrum samenvalt met de inrichtende macht van de ‘dienst in huis’, dan kan dit wel gerechtvaardigd zijn.

toelage van gemeentelijke overheid aan programma vzw of vzw van het cc

In geval van gemengd beheer van het cultuurcentrum (gemeentelijk beheer en een vzw voor de programmering) of in geval het cc een volledige vzw is, kunnen we aannemen dat de gemeente voor de referteperiode een bepaalde som stort op de rekening van de vzw. De oorsprong van de gestorte middelen is van geen belang (basissubsidie, variabele subsidie…), wel het antwoord op de volgende vraag: welke financiële kasstroom was er tussen de gemeentelijke overheid en de vzw tijdens de referteperiode? In bepaalde jaren kan het voorkomen dat de gemeente de toelage verhoogt om de vzw investeringen te laten uitvoeren voor infrastructuur. In dit geval, kan u het deel van de toelage dat specifiek was bedoeld voor infrastructuur ook nog eens apart melden. In het ‘totaal bedrag’ willen we alleszins de volledige toelage (inclusief de toelage voor infrastructuur). Deze detaillering kwam er op advies van een aantal cultuurcentra. Dit is facultatief.

goedgekeurde rekening of standopgave?

Hier moet u aanduiden op basis van welke gegevens u het gemeentelijke onderdeel van de excelmap financiën invulde: - op basis van de goedgekeurde gemeentelijke rekening van 2010. - op basis van de standopgave van de voorlopige gemeentelijke rekening van 2010.


16

2.3. attest excelmap financiën werkblad attest uitgaven cultuurcentrum (verder aanvullen & afdrukken)

Een groot aantal financiële gegevens die u invulde op de excelmap financiën worden automatisch voor u verzameld op een attest dat bewijst of de uitgaven van het cultuurcentrum aan de decretale vereisten voldoet.

Op het attest kan u geen inhoudelijke gegevens wijzigen, immers alle cijfers worden betrokken uit de eerder ingevulde excelmappen.

-

U moet de volgende gegevens zeker aanvullen: naam van de gemeente datum van ondertekening na afdrukken vervolledigen met de handtekeningen van de bevoegde personen, in elk geval van de burgemeester en de gemeentesecretaris

3. personeel excelmap personeel

attest directeur cultuurcentrum In het decreet lokaal cultuurbeleid worden een aantal voorwaarden opgesomd waaraan de cultuurfunctionaris-directeur, de leidinggevende cultuurfunctionaris, moet voldoen:

-

Een cultuurcentrum, ingedeeld in de categorie A of B, wordt geleid door een cultuurfunctionaris met een diploma hoger onderwijs die wordt aangesteld in het A-niveau. Een cultuurcentrum ingedeeld in categorie C, wordt geleid door een cultuurfunctionaris met een diploma hoger onderwijs die wordt aangesteld in ten minste het B-niveau (artikel 33, § 2 van het uitvoeringsbesluit).

Deze decretale vereiste kan u staven met het attest van de excelmap personeel. Dit attest moet u verder aanvullen en vervolgens afdrukken en laten handtekenen door de bevoegde personen.

We registreren alle personen die tijdens het refertejaar in dienst waren als stafmedewerker of medewerker van het cultuurcentrum. Iemand die tijdens het refertejaar geen effectieve prestaties heeft geleverd (wegens ziekte, loopbaanonderbreking…) wordt toch geregistreerd, evenals hun eventuele vervangers. Door het registreren van ‘aantal werkdagen afwezigheid’ kan deze situatie correcter worden ingeschat.

3.1. wijzigingen aan het goedgekeurde personeelskader?

Indien er wijzigingen werden aangebracht in het door de gemeenteraad goedgekeurde personeelskader, dan vragen we u een officieel exemplaar (uittreksel uit de gemeenteraadsbeslissing) van dit nieuwe personeelskader te bezorgen aan het agentschap.


17

3.2. wie registreren we als personeel? Alle personeelsleden die tijdens het refertejaar in dienst waren van het cultuurcentrum, inclusief het gemeentelijke of stedelijke personeel dat gedetacheerd werd naar het cultuurcentrum en er ook werkzaam was.

Personeelsleden die werken voor organisaties (vzw’s) die nauw verbonden zijn met het cultuurcentrum en onder de vlag van het cultuurcentrum een duidelijk culturele opdracht vervullen die in overeenstemming is met de opdrachten van het cultuurcentrum (bevorderen van de cultuurparticipatie, bevorderen van de gemeenschapsvorming en cultuurspreiding) kan u ook meetellen. We willen drie belangrijke zaken hierbij benadrukken: - Het eventuele bestaan van een vzw om de programmering van het cultuurcentrum financieel vlot af te handelen (vaak kortweg: programma vzw) beschouwen we automatisch als onderdeel van het cultuurcentrum. De vzw’s waarvan hogerop sprake opereren in het verlengde van het cultuurcentrum. We noemen deze laatste groep voortaan satelliet vzw’s, dit om elke verwarring met het begrip programma vzw uit te sluiten. - Het registreren van personeelsleden van satelliet vzw’s moet u kunnen toelichten wanneer hiernaar wordt gevraagd. - Personeelsleden die instaan voor het aanbod diensten in huis, mag u niet registreren als personeel van het cultuurcentrum. Ook niet als de dienst in huis wordt verzorgd door een vzw die nauw verbonden is met het cultuurcentrum. Om verwarring uit te sluiten: de lesgevers van de educatieve activiteiten of de omkaderingsactiviteiten, de acteurs en andere kunstenaars die de artistieke schepping uitdragen… registreren we niet.

3.3. hoe registreren? We opteren voor een gestructureerde registratie van de personeelsleden die werkzaam zijn in het cultuurcentrum. We registreren achtereenvolgens:

stafleden (subsidieerbare cultuurfunctionarissen) stafleden niet-subsidieerbaar (geen cultuurfunctionaris of elders gesubsidieerde tewerkstelling...) overige personeelsleden (exclusief stafleden) bijkomende prestaties (geen personeel van het cultuurcentrum, ook niet gedetacheerd naar het cultuurcentrum).

3.3.1.

subsidieerbare stafleden

excelmap personeel werkblad staf

We baseren ons op artikel 29 van het decreet (gewijzigd bij decreet op 4 juli 2007). Daarin stelt men dat de enveloppensubsidie enkel mag worden gebruikt voor de subsidiëring van het personeel op A- of B-niveau (stafleden). Voor stafleden van wie het loon gesubsidieerd wordt uit een andere regelgeving: zie punt 3.3.2. Belangrijk ! Op de eerste lijn van het excel werkblad moet u de cultuurfunctionaris belast met de leiding van het cultuurcentrum registreren (cultuurfunctionaris-directeur). Indien de functie tijdens het refertejaar door meerdere personen werd uitgeoefend, dan vermeldt u de persoon die als laatste tijdens het refertejaar de functie heeft bekleed op de eerste lijn. De andere personen kan u dan op de volgende lijnen invullen, samen met de andere stafleden van het cultuurcentrum. leidraad gegevensregistratie cultuurcentra, versie refertejaar 2010 afgedrukt op: 13-12-2010

18

3.3.2.

niet-subsidieerbare stafleden

excelmap personeel werkblad staf-niet-subs

Stafleden (personeelsleden werkzaam op niveau A of B) van wie de loonkosten uit een andere regelgeving worden gesubsidieerd, kan u hier registreren. Voorbeelden: een staflid in een gesco-statuut (gesubsidieerd contractueel), een cultuurfunctionaris in het Cordoba-project… 3.3.3.

overige personeelsleden

excelmap personeel werkblad overig personeel

Hier registreert u alle overige personeelsleden (inclusief personeel van de stad of de gemeente dat werd gedetacheerd naar het cultuurcentrum). Wie registreert u hier niet? -

-

stafleden van het cultuurcentrum personeel van de stad of gemeente dat niet structureel prestaties levert voor het cultuurcentrum. Voorbeeld: de groendienst die een aantal keer per jaar zorgt voor het groenonderhoud uitbestedingen, freelance medewerkers

3.3.4.

bijkomende prestaties

excelmap personeel werkblad bijkomende prestaties

Het is mogelijk dat er naast een vaste ploeg personeelsleden ook nog andere mensen prestaties leveren voor het cultuurcentrum. U kunt dit aanduiden op het excel werkblad en dit door eenvoudigweg ‘ja’ in te vullen.

techniek: technicus die technische of logistieke ondersteuning biedt ict: beheer, implementatie, opvolging van alles wat verband houdt met hardware en software voor informaticatetoepassingen administratie en onthaal: onthaal, ticketverkoop, zaalverhuur, inschrijvingen… boekhouding loonadministratie: uitbesteding aan sociaal secretariaat promotie en publiciteit: lay-out drukwerk, verspreiding van het drukwerk… promotioneel en strategisch beleid: ondersteuning van een reclamebureau of adviesbureau om het promotioneel beleid inhoudelijk en strategisch voor te bereiden programmering: het uitbesteden van een deel van de programmering (niche) poetsen: dagelijks onderhoud groot onderhoud: grotere aanpassingswerken aan infrastructuur en uitrusting groenonderhoud huisbewaarder, toezicht cafetaria


19

3.4. gedetailleerd overzicht van personeelsgegevens Dit is van toepassing voor de registratie van de stafleden en de overige medewerkers.

naam, voornaam en geboortejaar (jaartal met vier cijfers: jjjj)

geslacht: aan te duiden door m of v

oorsprong tewerkstelling (uitvallijstje op werkblad) Hier duidt u aan of de persoon: - in dienst is van het cultuurcentrum: wie werd aangeworven op basis van het personeelsplan of kader van het cultuurcentrum (zowel van vzw of stad) - in dienst is van de stad of de gemeente, maar werd gedetacheerd naar het cultuurcentrum oorspronkelijke aanwerving was niet op basis van het kader van het cultuurcentrum - in dienst is van een satelliet vzw (zie hogerop voor meer uitleg hierover)

diploma: zie werkblad met codes

in dienst/wijziging: deze datum mag u invullen om belangrijke wijzigingen tijdens het refertejaar correct in tijd af te bakenen. Voorbeeld: verandering van statuut, functie, prestatie (vte), in dienst getreden…

uit dienst/wijziging: deze datum mag u invullen om belangrijke wijzigingen tijdens het refertejaar correct in tijd af te bakenen. Voorbeeld: verandering van statuut, functie, prestatie (vte), uit dienst getreden…

niveau: zie werkblad met codes

functie: zie werkblad met codes

statuut: zie werkblad met codes

effectieve maximale prestatie (in vte) Hier drukt u in voltijds equivalent (vte) uit welke prestatie het personeelslid tijdens de tewerkstellingsperiode binnen het refertejaar maximaal kan/wil leveren voor het cultuurcentrum. In principe is dit de prestatie zoals opgetekend in de arbeidsovereenkomst of zoals afgesproken tijdens de (statutaire) aanstelling..

We verduidelijken met een aantal voorbeelden: -

-

Een personeelslid was tijdens het refertejaar voltijds in dienst van het cultuurcentrum. De effectieve maximale prestatie = 1 vte. Een personeelslid is voltijds in dienst van de stad, maar wordt voor 50% van de werktijd gedetacheerd naar het cultuurcentrum. De effectieve maximale prestatie (voor het cultuurcentrum) = 0,5 vte. Een personeelslid komt in dienst op 01-05-2010 en werkt voltijds voor het cultuurcentrum. De effectieve maximale prestatie voor de tewerkstellingsperiode tijdens het refertejaar blijft 1 vte. U moet dan wel de datum van indiensttreding invullen zodat een correcte weging van de beschikbaarheid tijdens het hele refertejaar mogelijk blijft. Verdergaand op het vorige voorbeeld: een personeelslid dat tijdens het refertejaar van arbeidsschema veranderde van voltijds naar 4/5 tewerkstelling. We stellen voor dat u die persoon op twee lijnen invult. Door het invullen van de datum indiensttreding en uitdiensttreding kan u precies aangeven over welke periode de ingevulde prestatiegegevens van toepassing zijn.

Wat brengt u niet in rekening voor de registratie van de effectieve maximale prestatie? leidraad gegevensregistratie cultuurcentra, versie refertejaar 2010 afgedrukt op: 13-12-2010

20

-

ziekte loopbaanonderbreking (ouderschapsverlof, palliatief verlof…) verlof zonder wedde educatief verlof zwangerschapsverlof wettelijke vakantie …

aantal werkdagen afwezigheid U vermeldt in deze kolom voor de stafleden en het overige personeel het aantal werkdagen afwezigheid ten gevolge van ziekte, loopbaanonderbreking, verlof zonder wedde, educatief verlof, zwangerschapsverlof… U kan maximaal 300 werkdagen afwezigheid inbrengen. Wettelijke vakantiedagen registreren we niet als afwezigheid.

3.5. attest excelmap personeel werkblad attest (verder aanvullen en afdrukken)

Als u de map personeel invult, zal tegelijkertijd automatisch het attest met gegevens over de cultuurfunctionaris-directeur worden aangevuld. Hiervoor is het belangrijk dat u de gegevens van de leidinggevende cultuurfunctionaris invult op de eerste lijn van het werkblad staf (subsidieerbaar).

Op het attest zelf moet u nog een aantal zaken aanvullen: - naam van de gemeente - datum waarop het attest wordt ondertekend - hoogst behaalde diploma van de cultuurfunctionaris-directeur - opleidingsniveau - rechtstreeks mailadres (voor intern gebruik, wordt niet gepubliceerd) - rechtstreeks telefoonnummer (voor intern gebruik, wordt niet gepubliceerd)

U moet het attest afdrukken en laten handtekenen door de bevoegde personen.

Indien er tijdens de referteperiode meerdere personen het ambt van directeur hebben bekleed, kan u deze personen registreren op de overige lijnen van het werkblad ‘stafleden’.

Het attest moet u enkel insturen voor de leidinggevende cultuurfunctionaris die als laatste de functie bekleedde tijdens het refertejaar. Het agentschap beschikt graag over de meest actuele contactgegevens. Als er tijdens het jaar wijzigingen zijn op vlak van de leidinggevende cultuurfunctionaris, dan vernemen we dit graag zo snel mogelijk op [email protected] .

In bovenstaande tekst wordt verwezen naar het decreet en naar het uitvoeringsbesluit. Hiermee bedoelen we: - het decreet houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid van 13 juli 2001 en wijzigingen. - het besluit van de Vlaamse regering ter uitvoering van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid en wijzigingen. - de registratie is gebaseerd op de regelgeving die van toepassing was op 1 januari 2010. Deze wetgeving alsook andere relevante informatie kan u terugvinden op: www.sociaalcultureel.be afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid onder de rubriek regelgeving. leidraad gegevensregistratie cultuurcentra, versie refertejaar 2010 afgedrukt op: 13-12-2010

21

gegevensregistratie cultuurcentra leidraad

Recommend Documents