Gedragscode ‘Samenwerking met bedrijven’
Longfonds Februari 2013
Inleiding De Raad van Bestuur van het Longfonds heeft geconstateerd dat het wenselijk is nauwer samen te werken met bedrijven en in het bijzonder met de farmaceutische industrie. In de notitie “Samenwerking met de farmaceutische industrie” van maart 2003, wordt aangegeven wat daarvan de achterliggende redenen zijn, maar ook welke kansen en risico’s deze samenwerking met zich meebrengt. Op grond van deze notitie is besloten nauwere samenwerking na te streven. Daarbij is wel besloten om een gedragscode op te stellen, waarin wordt vastgelegd welke afspraken er gelden voor samenwerking met bedrijven in het algemeen, en de farmaceutische industrie in het bijzonder. In de onderhavige notitie zijn de afspraken vastgelegd die door het Longfonds in acht worden genomen bij samenwerking met bedrijven. In hoofdstuk 1 wordt een nadere omschrijving gegeven van de verschillende vormen en niveaus van samenwerking, de doelstellingen van de gedragscode, een definiëring van het relevante begrippenkader en de werkingssfeer van de gedragscode. In hoofdstuk 2 volgen dan de geldende gedragsregels. In hoofdstuk 3 zijn de randvoorwaarden geformuleerd die gesteld worden aan het vastleggen van de afspraken in overeenkomsten; de eisen die gesteld worden aan de risicoanalyse; de wijze waarop verantwoording en borging plaatsvindt en de samenstelling en de rol van de interne beoordelingscommissie. Ten slotte wordt ook in hoofdstuk 3 vermeld op welke wijze geschillen worden opgelost. Bij deze gedragscode is tegelijkertijd een procedure voor medewerkers van het Longfonds ontwikkeld, die de besluitvorming regelt met betrekking tot samenwerking met bedrijven en ook regels bevat voor handhaving van de gedragsafspraken. Deze procedure is als bijlage 1 bij deze notitie opgenomen. In deze procedure is ook opgenomen op welke wijze en op welk moment mogelijke samenwerkingspartners worden geïnformeerd over de gedragsafspraken die voor de samenwerking met het Longfonds gelden.
Hoofdstuk 1 Kader Wat verstaan we onder samenwerking? Samenwerken met bedrijven en organisaties (profit en non-profit) kan zich op verschillende niveaus afspelen. In het algemeen kunnen we stellen dat van samenwerking sprake is als beide partijen ófwel aan een gemeenschappelijk doel werken, ófwel als de bijdrage van de ene partij een positief effect heeft op de doelstelling van de andere partij. In het kader van de gedragsregels omtrent samenwerking met bedrijven spreken we van samenwerking indien: - beide partijen investeren (in mensen of middelen); - beide partijen een effect daarvan op een eigen doelstelling verwachten. Samenwerking kan plaatsvinden op verschillende niveaus, te weten: 1. Algemeen organisatieniveau (meestal naamsverbondenheid) 2. Informatie uitwisselen 3. Daadwerkelijke samenwerking cq cofinanciering 4. Sponsoring De gedragsregels en procedureafspraken gelden voor elk van deze niveaus. Doel van de gedragscode Het doel van de gedragscode kent een ‘interne’ en een ‘externe’ dimensie. Voor de medewerkers van het Longfonds geldt de interne dimensie. Voor de bedrijven waarmee samenwerking plaatsvindt, is de externe dimensie van toepassing. Om over en weer duidelijkheid te creëren en vanwege de grote samenhang tussen beide dimensies, worden hier zowel de interne als de externe doelstelling vermeld. Interne doelstelling Het doel van de gedragscode is enerzijds het vaststellen van een aantal gemeenschappelijke ethische normen met betrekking tot samenwerking met bedrijven. Ethische normen zijn, zoals het woord al zegt, gemeenschappelijke normen van een groep, in dit geval álle medewerkers van het Longfonds (zowel medewerkers van het bureau als vrijwilligers). Daarmee geven we grenzen aan van gedrag en minimaliseren we risico’s die ongewenst of ongeoorloofd gedrag tot gevolg kan hebben. Behalve deze ‘vangnetfunctie’ fungeert de gedragscode ook als sturingsinstrument voor het stimuleren en aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden in het kader van de doelstelling van het Longfonds. Veel normen zijn reeds vastgelegd in wet- en regelgeving. Deze gedragscode is een aanvulling daarop. Na het vaststellen ervan worden deze ethische normen vertaald in te hanteren procedureafspraken. Deze procedureafspraken geven iedere medewerker van het Longfonds handvaten over wat wel en niet is toegestaan bij samenwerking. Voor situaties waarin niet duidelijk is of iets wel of niet is toegestaan, geeft de gedragscode richtlijnen hoe te handelen. Tenslotte wordt met deze gedragscode en de daarbij behorende procedureafspraken een basis voor toetsing gelegd, waarmee handhaving daarvan wordt gewaarborgd. Externe doelstelling Voor de potentiële samenwerkingspartner is de doelstelling van de gedragscode tweeledig: In de eerste plaats beoogt de code de samenwerkingspartner duidelijkheid te bieden over het door het Longfonds gehanteerde ethisch toetsingskader en de grenzen daarvan. Daarnaast beoogt de gedragscode binding van de externe partij aan de daaruit voortvloeiende ethische gedragsregels die door de externe partij in acht genomen dienen te worden. Juridische binding aan deze gedragsregels vindt vervolgens plaats bij de vastlegging van de samenwerkingsafspraken in overeenkomsten, waarbij vermeld wordt dat de samenwerking plaatsvindt met in achtneming van de geformuleerde ethische gedragscode.
Uitgangspunten De gedragscode is een van de instrumenten waarmee het Longfonds uiting geeft aan de waarden die leidend zijn voor alles wat het Longfonds doet en wil zijn. Deze waarden zijn: - Maatschappelijke betrokkenheid - Zichtbaarheid/opinieleiderschap - Integriteit, openheid en transparantie - Vernieuwing - Ondernemingszin - Patiëntenperspectief - Interactie - Stimuleren en onderhouden van netwerken Definitie begrippen 1. Gedragscode Gedragscode van het Longfonds, waarin de regels met betrekking tot het gedrag bij samenwerking met bedrijven staan beschreven. 2. Vormen van samenwerking 2.1. Uitwisselen informatie Het elkaar doen toekomen van voor de ander relevant geachte informatie. Veelal gaat het hierbij om informatie over producten of diensten die voor de andere partij relevant wordt geacht. Doel van het uitwisselen van informatie is niet alleen de informatie op zich, maar ook het in stand houden van een goede onderlinge relatie. Het initiatief kan uitgaan van beide partijen. Bij het elkaar informeren kan wel, maar hoeft geen sprake te zijn van een gemeenschappelijk doel. 2.2. Afstemmen van relevante activiteiten Bij het afstemmen van relevante activiteiten wordt door partijen overlegd over inhoud en voortgang van activiteiten met als doel een “beter” resultaat voor beide partijen door afspraken over richting, inhoud en planning en door het voorkomen van dubbelingen. Het initiatief voor afstemming kan van beide partijen komen. Bij het afstemmen van relevante activiteiten gaat het vaak om activiteiten met een vergelijkbaar doel of doelgroep, maar hoeft er geen sprake te zijn van een gemeenschappelijk doel. Ook is de verantwoordelijkheid voor de activiteiten geen gezamenlijke, maar een voor elke partij aparte. 2.3. Daadwerkelijke samenwerking cq cofinanciering Bij daadwerkelijke samenwerking en cofinanciering werken partijen aan een gezamenlijke doel en is er sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid. Samenwerking kan plaatsvinden in financiering (waarbij beide partijen als Opdrachtgever fungeren) of in de vorm van activiteiten (bijv. binnen projecten), waarbij partijen elk een bijdrage leveren aan een gezamenlijk project, opdracht of product. 2.4. Sponsoring Een wederkerige overeenkomst, waarbij de ene partij, de sponsor, geld of een financieel waardeerbare prestatie levert, waartegen de andere partij, de gesponsorde, een aanvaardbare tegenprestatie levert (vaak communicatiemogelijkheden of andere faciliteiten), die direct of indirect voortvloeit uit de activiteiten van de gesponsorde. Bij sponsoring levert de ene partij middelen ten behoeve van het doel van de andere partij, terwijl daar een tegenprestatie tegenover staat die in het belang is van de doelstellingen van de sponsor. In veel definities van sponsoring wordt gesproken van een ‘evenwaardige’ tegenprestatie. Wat een ‘evenwaardige’ tegenprestatie is, is in de praktijk echter lastig te definiëren. Vormen van samenwerking waarbij de tegenprestatie miniem en waarbij dus geen sprake is van evenwaardigheid, worden ook wel aangeduid als soft-sponsoring. Deze vallen onder onze definitie van sponsoring, in tegenstelling tot donaties of corporate giving’, waarbij er helemaal geen sprake is van een tegenprestatie.
3. Niveaus van samenwerking 3.1. Samenwerking op organisatieniveau Onder samenwerking op organisatieniveau verstaan wij die samenwerkingsrelaties waarbij de naam van het Longfonds verbonden wordt met een (product of dienst van een) samenwerkingspartner, terwijl daar vanuit het Longfonds geen specifiek product, dienst of activiteit tegenover staat. Feitelijk gaat het hierbij dan ook om naamsverbondenheid. 3.2. Samenwerking op activiteiten-, project-, of programmaniveau Bij samenwerking op activiteiten-, project-, of programmaniveau wordt samengewerkt binnen een specifieke activiteit, project of programma aan een doelstelling in de vorm van een product of dienst. Hierbij gaat het over het algemeen niet uitsluitend om naamsverbondenheid, maar om het product of de dienst. 4. Afbakening relevante terminologie 4.1 Medische Producten: in het kader van deze gedragscode verstaan we hieronder producten en materialen die aanbevolen zijn om : - patiënten te genezen of hierbij te ondersteunen - ziekten, aandoeningen of ziekteverschijnselen te voorkomen, of - een medische diagnose te kunnen stellen. Daaronder vallen: 4.1.1. Geneesmiddelen: substantie of samenstelling van substanties, welke is bestemd te worden gebruikt of op enigerlei wijze wordt aangeduid of aanbevolen als zijnde geschikt voor: A. het genezen, lenigen of voorkomen van enige aandoening, ziekte, ziekteverschijnsel, pijn, verwonding of gebrek bij de mens, B. het herstellen, verbeteren of wijzigen van het functioneren van organen bij de mens, C. het stellen van een medische diagnose door toediening aan of aanwending bij de mens. 4.1.2: Homeopathische geneesmiddelen: homeopathische farmaceutische producten worden door de wet omschreven als geneesmiddelen die bereid worden volgens een homeopathisch fabricageprocédé, dat beschreven staat in de Europese Farmacopee, of in een door de Europese lidstaten officieel gebruikte farmacopee, en dat verkregen is uit producten, substanties of mengsels die homeopathische grondstoffen worden genoemd. Voorzover zij aan bovenstaande omschrijving voldoen, horen ook antroposofische farmaceutische producten hiertoe. 4.1.3.: Medische hulpmiddelen: hulpmiddelen volgens artikel 1 lid 1 sub a van de wet op de medische hulpmiddelen (WMH): ”Elk instrument, toestel of apparaat, elke stof of elk ander artikel dat of die alleen of in combinatie wordt gebruikt, met inbegrip van de software die voor de goede werking ervan benodigd is, en dat of die door de fabrikant bestemd is om bij de mens voor de volgende doeleinden te worden aangewend: - diagnose, preventie, bewaking, behandeling of verlichting van ziekten; - diagnose, bewaking, behandeling, verlichting of compensatie van verwondingen of een handicap; - onderzoek naar of vervanging of wijziging van de anatomie of van een fysiologisch proces; - beheersing van de bevruchting, - waarbij de belangrijkste beoogde werking in of aan het menselijk lichaam niet met farmacologische of immunologische middelen of door metabolisme wordt bereikt, maar wel door dergelijke middelen kan worden ondersteund.”
4.2 Niet medische producten: in dit kader worden onder niet-medische producten verstaan producten die niet vallen onder de hierboven omschreven medische producten. Hieronder vallen o.a: 4.2.1: Gezondheidsproducten: producten in een farmaceutische vorm en met een farmaceutisch uiterlijk of waarvoor een aan gezondheid gerelateerde primaire functie wordt geclaimd, zonder dat ze daardoor een geneesmiddel worden. Gezondheidsproducten zijn niet bestemd om te worden gebruikt als geneesmiddel en vallen in principe onder de Warenwet. Hieronder vallen o.a. voedingssupplementen voor zover niet geregistreerd. 4.2.2.: Gezondheidsgerelateerde producten: Niet-medische producten waaraan de fabrikant een gezondheidsclaim verbindt in relatie tot de ziektes astma of COPD; bijvoorbeeld luchtfilters, stofzuigers, vloerbedekking, etcetera. 5. Overig 5.1. Overeenkomst De schriftelijke vastlegging van de afspraken en bedingen die gelden voor iedere vorm van samenwerking waarbij sprake is van ófwel een gezamenlijke verantwoordelijkheid, ófwel een gemeenschappelijk doel, ófwel van geld of een financieel waardeerbare prestatie en tegenprestatie. De overeenkomst wordt gesloten tussen partijen binnen de daarvoor geldende kaders. 5.2. Bedrijven Met bedrijven worden niet alleen ondernemingen bedoeld (zoals producenten van medische en nietmedische hulpmiddelen), maar ook profit- en non-profitorganisaties zoals zorgverzekeraars, fondsen, zorginstellingen, overheden. Niet bedoeld zijn partijen die met subsidie van het Longfonds in staat gesteld worden activiteiten te verrichten die de missie van het Longfonds ondersteunen, zoals onderzoek door wetenschappelijke of universitaire instellingen. Werkingssfeer en bereik van de gedragscode Deze gedragscode is integraal van toepassing op: - alle vormen en niveaus van samenwerking die gedefinieerd zijn in het bovengenoemd begrippenkader; - alle medewerkers van het Nederlands Longfonds, waaronder ook begrepen alle vrijwilligers; - alle (sponsor)overeenkomsten; - alle activiteiten met het oog op het tot stand brengen van de bedoelde overeenkomsten.
Hoofdstuk 2 Gedragsregels Inleiding In dit hoofdstuk worden gedragsregels geformuleerd die als uitgangspunten en randvoorwaarden gelden voor de gehele organisatie van het Longfonds. Met deze uitgangspunten en randvoorwaarden streven we er naar invulling te geven aan onze kernwaarden, waaronder integriteit, transparantie, ondernemingszin (samenwerking) en netwerken. Daarnaast geldt tevens dat bij samenwerking de naam van het Longfonds in relatie wordt gebracht met een product of de naam van de samenwerkingspartner. Om te voorkomen dat deze naamsverbondenheid negatieve effecten heeft op het Longfonds in het algemeen of een van diens producten, diensten of doelstellingen, gelden de volgende gedragsregels. Alle afspraken over samenwerking (op elk niveau van samenwerking) dienen hieraan vooraf getoetst te worden. 1. Algemeen A. Samenwerking heeft altijd tot doel het bevorderen van de missie van het Longfonds. B. Samenwerking zal nooit in strijd zijn met de wet en andere van toepassing zijnde regelgeving. Elke vorm van samenwerking zal door het Longfonds getoetst worden op relevante wet- en regelgeving. Zie daarvoor hoofdstuk 3 onder 1. Relevante wet- en regelgeving C. De bij de samenwerking betrokken partijen zullen te allen tijde verantwoordelijkheidsgevoel tonen ten opzichte van publiek, overheden en andere betrokkenen. D. De bij samenwerking betrokken partijen zullen te allen tijde respect tonen voor elkaar. E. Samenwerking zal in overeenstemming zijn met de zorgvuldigheid die het maatschappelijk verkeer betaamt, met de goede smaak en met algemene fatsoensregels. F. Indien initiatieven mogelijkerwijs in strijd of contraproductief zijn ten opzichte van andere activiteiten van het Longfonds, wordt door de verantwoordelijke vertegenwoordigers van enerzijds het Longfonds en anderzijds een wederpartij vooraf een redelijke belangenafweging gemaakt. G. Bij initiatieven tot samenwerking wordt rekening gehouden met de wensen van alle betrokken partijen (evenwichtige verhouding in de samenwerking). H. Het Longfonds zal geen donaties accepteren voor zover de donateur deze een bestemming wenst te geven die strijdig is met deze Gedragscode. I. Het Longfonds zal een zorgvuldige belangenafweging maken indien de samenwerking tot gevolg heeft dat de keuzemogelijkheden van de consument worden beperkt. J. Zowel de samenwerkingspartner als het Longfonds neemt met het aangaan van de overeenkomst de verplichting op zich de afgesproken prestaties en tegenprestaties naar behoren te leveren. 2. Onafhankelijkheid A. Initiatieven zullen de onafhankelijkheid van het Longfonds niet aantasten. Indien de kans bestaat dat de onafhankelijkheid, de betrouwbaarheid, de geloofwaardigheid of de reputatie van het Longfonds in gedrang komt, kan het Longfonds besluiten zich terug te trekken uit het initiatief en de samenwerkingsovereenkomst zonder nadere voorwaarden te beëindigen c.q. op te zeggen. B. De samenwerkingspartner zal direct of indirect geen enkele invloed krijgen op het (vaststellen en/of uitvoeren van het) beleid van het Longfonds, noch zal hij ernaar streven een dergelijke invloed in de praktijk te verwerven. C. Het Longfonds heeft te allen tijde het recht onafhankelijke informatie te verstrekken over de effecten van producten op de gezondheid van mensen met astma of COPD, ook als deze producten onderdeel uitmaken van een samenwerkingsovereenkomst. D. Medewerkers van het Longfonds nemen geen relatiegeschenken aan op persoonlijke titel wanneer deze een waarde vertegenwoordigen van meer dan € 45,=, dan wel wanneer de waarde daarvan niet in balans is met de waarde van de geleverde prestatie. E. Elk aangeboden relatiegeschenk wordt, ongeacht de waarde gemeld aan de direct leidinggevende. Elke schijn of mogelijke schijn van individuele belangenverstrengeling is aanleiding om geen samenwerkingsrelatie aan te gaan
3. Transparantie en openheid A. Consumenten en personeel van het Longfonds zullen zich op de hoogte kunnen stellen van het voorgenomen en gevoerde beleid inzake samenwerking met bedrijven. B. Het Longfonds is transparant over de inkomstenbronnen door verslag te doen van elke overeenkomst tot samenwerking in een intern Register Samenwerking met Bedrijven. Daarin wordt vermeld met welke bedrijven wordt samengewerkt, welke prestatie en welke tegenprestatie daarbij zijn overeengekomen. C. Het Longfonds informeert de samenleving over de samenwerkingsrelaties door daarvan jaarlijks verslag te doen in het jaarverslag. 4. Samenwerkingspartners A. De samenwerkingspartner zal geen tabaksindustrie of een daarvan afgeleid bedrijf zijn. B. Het Longfonds zal bij voorbaat samenwerking weren met bedrijven waarvan producten of diensten naar algemeen aanvaarde normen schadelijk zijn voor de gezondheid van mensen. Bij twijfel wordt de samenwerking voorgelegd aan de ethische commissie. C. Het Longfonds behoudt zich het recht voor de samenwerkingsovereenkomst eenzijdig te beëindigen, indien blijkt dat de samenwerkingspartner onterechte gezondheidsclaims legt. D. Er zullen bij samenwerking op organisatieniveau met producenten van ‘medische’ producten geen relaties op basis van exclusiviteit worden aangegaan. E. Het Longfonds zal bij samenwerking op activiteiten- of projectniveau met producenten van medische producten géén exclusieve relatie aangaan met één enkele producent, tenzij er slechts één producent van dat medisch product is of bereid is tot samenwerking. Gestreefd wordt samen te werken met minimaal drie producenten. F. Samenwerking met producenten van ‘niet-medische’ producten kan het Longfonds wél aangaan op basis van exclusiviteit. 5. Gebruik naam Longfonds A. De naam van het Longfonds zal niet gebruikt worden om specifieke producten expliciet aan te bevelen, met uitzondering van hetgeen onder punt 5.B gesteld is. B. In communicatie-uitingen van ‘niet-medische’ producten waaraan de producent geen onterechte gezondheidsclaims verbindt, kan de naam van het Longfonds gebruikt worden na overeenstemming over de wijze waarop, en onder voorwaarde van hetgeen gesteld is in Hoofdstuk 2, onder 2.C Onafhankelijkheid. C. Het Longfonds zal een disclaimer bijvoegen bij de overeengekomen communicatie-uiting. In de disclaimer wordt vermeld dat de verantwoordelijkheid voor de werking van het product bij de producent ligt en het Longfonds gevrijwaard is van mogelijke claims over de werking. D. Afspraken over het gebruik van naam/logo en website worden voorafgaand aan de activiteit, product of dienst vastgelegd in een overeenkomst, waarin ook afspraken (waaronder eventueel in rekening te brengen kosten) worden gemaakt over copyright en andere rechten van intellectuele eigendom, zoals bijvoorbeeld merkrechten. 6. Tegenprestatie A. Prestatie en tegenprestatie worden vooraf concreet geformuleerd en opgenomen in de op te stellen overeenkomst. De prestatie en tegenprestatie moeten voor alle betrokken partijen aanvaardbaar zijn. B. Het Longfonds verstrekt als tegenprestatie aan derden geen tot personen herleidbare gegevens van leden van de doelgroep, indien zij daarvoor geen toestemming hebben gegeven. Het Longfonds zal leden van de doelgroep in de gelegenheid stellen hun toestemming te weigeren. C. Het Longfonds maakt openbaar melding van de met andere partijen gemaakte afspraken over prestatie en tegenprestatie.
Hoofdstuk 3 Randvoorwaarden Inleiding In het vorige hoofdstuk is beschreven welke gedragsregels het Longfonds hanteert bij de samenwerking met bedrijven. Daarin wordt melding gemaakt van een aantal randvoorwaarden die ingericht worden met als doel een weloverwogen besluitvorming en een open verantwoording en rapportage. In dit hoofdstuk worden deze randvoorwaarden verder uitgewerkt. 1 Relevante wet- en regelgeving In Hoofdstuk 2, onder 1.B wordt aangegeven dat iedere vorm van samenwerking vooraf getoetst wordt op relevante wet- en regelgeving. Onderstaande opsomming geeft een niet uitputtend overzicht van wet- en regelgeving die relevant kunnen zijn. Mogelijk echter kan ook andere wet- en regelgeving van toepassing zijn. Het is altijd goed om dat in een specifiek geval na te gaan. Bij twijfel wordt juridisch advies te worden ingewonnen. A. Reclamebesluit Geneesmiddelen (RG) B. Code voor de Publieksreclame voor Geneesmiddelen (CPG) C. Code voor de Aanprijzing van Gezondheidsproducten (CAG) D. Gedragscode Geneesmiddelenreclame (CGR) E. Nederlandse Reclamecode F. Burgerlijk Wetboek: art. 6:194-196/ 6:162 Voor het overige kunnen van belang zijn: - Gedragscode Fondsenwerving door lokale non-profit organisaties, 2003, Instituut voor Sponsoring en Fondsenwerving. - Mededingingswet, bijvoorbeeld in relatie tot hoofdstuk 2, paragraaf 1 sub I; paragraaf 4 sub E. - Wet Bescherming Persoonsgegevens, bijvoorbeeld in relatie tot hoofdstuk 2, paragraaf 3 sub A tot en met C; paragraaf 6 sub D. - Subsidiewetgeving - Wet- en regelgeving met betrekking tot rechten van intellectuele en/of industriële eigendom, waaronder – maar niet beperkt tot – de Auteurswet en de Benelux merkenwet. - Wet Medisch Wetenschappelijk Onderzoek 2 Overeenkomsten Er wordt voor samenwerking in de vorm van cofinanciering of sponsoring altijd een schriftelijke overeenkomst opgesteld. In de overeenkomst wordt minimaal vastgelegd: o waarop de samenwerking betrekking heeft; o dat deze gedragscode met alle bepalingen van toepassing is; o wat de samenwerking inhoudt (doel, verwacht resultaat, taak- en rolverdeling, activiteiten, termijnen, rapportage); o welke prestatie en tegenprestatie worden geleverd; o welke voorwaarden daarbij van toepassing zijn; o looptijd van de overeenkomst; o afspraken over mogelijke intellectuele en/of industriële eigendomsrechten; o hoe verslaglegging en verantwoording plaatsvinden, waarbij in ieder geval toestemming van de wederpartij wordt gevraagd terzake openbaarmaking in het jaarverslag van het Longfonds van de met de wederpartij gemaakte afspraken over de overeengekomen en geleverde prestatie en tegenprestatie; o op welke wijze geschillen zullen worden opgelost; o de mogelijkheid van - een onvoorwaardelijke - eenzijdige opzegging c.q. beëindiging van een samenwerkingsovereenkomst door het Longfonds in geval van “dringende redenen”, waaronder in ieder geval dient te worden verstaan de aantasting van de onafhankelijkheid, de betrouwbaarheid, de geloofwaardigheid of de reputatie van het Longfonds. o Een vrijwaring van het Longfonds door de wederpartij voor mogelijke claims van derden verband houdende met de activiteit, het product of de dienst die door de samenwerkingspartner wordt geleverd, dan wel gepromoot.
3 Besluitvorming Om te waarborgen dat de in hoofdstuk 2 genoemde gedragsregels uniform en toetsbaar worden toegepast en de kansen en risico’s van de samenwerking voldoende worden afgewogen, is het belangrijk het besluitvormingsproces goed en duidelijk in te richten. In de besluitvormingsprocedure rondom samenwerking vervult de intern in te stellen beoordelingscommissie een cruciale rol. Naast het beoordelen van risico’s van de meer complexe samenwerkingsvoornemens, heeft de interne commissie ook een rol bij de verantwoording en de rapportage over de werkwijze, de gevolgde procedures en de genomen beslissingen. De besluitvorming over de samenwerking is in een interne procedure beschreven (zie bijlage). 4 Verantwoording en borging Het belang van openheid en transparantie is groot. Het verantwoorden van de activiteiten en opbrengsten in het kader van samenwerking met bedrijven is voor het Longfonds vanzelfsprekend. Vandaar dat de volgende instrumenten zijn ingericht, met als doel overzicht, verslaglegging en toetsbaarheid. Deze instrumenten zijn intern en extern van aard. o Het register Samenwerking met bedrijven| Het register Samenwerking met bedrijven is een intern instrument en wordt beheerd door het Bedrijfsbureau en is toegankelijk voor medewerkers van het Longfonds. In dit register worden door de verantwoordelijke van de samenwerkingsactiviteit alle relevante documenten vastgelegd. o Jaarverslag Het Longfonds publiceert in zijn jaarstukken (jaarverslag en/of jaarrekening) een samenvatting van het register Samenwerking met bedrijven, waarin ten minste is opgenomen: de gerealiseerde samenwerkingsrelaties, de gerealiseerde opbrengsten en kosten en de geleverde prestaties en tegenprestaties. Dit uiteraard voor de betreffende verslagperiode. o Ledenblad en website Het Longfonds publiceert eenmaal per jaar in zijn ledenblad en op zijn website een overzicht van alle sponsors, inclusief de afgesproken prestaties en tegenprestaties. De gedragscode en bijbehorende procedure worden jaarlijks door een daartoe in het leven geroepen Beoordelingscommissie geëvalueerd. De commissie rapporteert jaarlijks aan de Raad van Toezicht aangaande de toepassing van de gedragscode, de wijze waarop de besluitvormingsprocedure is toegepast en over de behandelde samenwerkingsrelaties. 5 Geschillen Mochten er over de gedragscode, of de wijze waarop deze is toegepast verschillen van mening ontstaan, of mochten er geschillen bestaan over de te leveren prestaties of tegenprestatie, dan zullen deze op de volgende manier worden beslecht: - In de voor de samenwerking afgesloten overeenkomst wordt opgenomen op welke wijze eventuele geschillen zullen worden opgelost. - In geval van verschil van mening over de kwaliteit van de geleverde prestatie of tegenprestatie, nemen zowel de samenwerkingspartner(s) als het Longfonds de verplichting op zich om in goed onderling overleg een voor betrokken partijen aanvaardbare oplossing te zoeken. - Indien desondanks geen oplossing wordt gevonden, wordt de kwestie voorgelegd aan een commissie, bestaande uit minimaal 3 personen, te weten één vertegenwoordiger van betrokken partijen en een extern lid dat zal worden gekozen door de vertegenwoordigers van de samenwerkingspartijen, waarbij dit externe commissielid door alle geaccepteerd wordt geacht. - Betrokken partijen verbinden zich aan het oordeel van de commissie. - De commissie wordt ad hoc samengesteld, op het moment dat een geschil zich voor doet. - De commissie beoordeelt op basis van door partijen aangeleverde gegevens:
o of de kwaliteit van de geleverde prestatie of tegenprestatie voldoet aan wat redelijkerwijs verwacht had mogen worden; o of de gevolgde procedure voldoet aan de in deze gedragscode omschreven gedragsregels. - De commissie geeft een bindend advies tot oplossing van het geschil. - Bij het opzeggen van de samenwerkingsovereenkomst door het Longfonds zal door betrokken partijen geen beroep gedaan kunnen worden op de geschillencommissie. Gebruikte bronnen Bij de totstandkoming van deze gedragscode en uitgangspunten voor samenwerking met bedrijven is dankbaar gebruik gemaakt van de volgende bronnen: 1. Advies van de Commissie Code Goed Bestuur voor de Goede Doelen, code voor de leden van de VFI, juni 2005 (commissie Wijffels) 2. Vereniging Fondsenwervende Instellingen, VFI-gedragscode, Amsterdam, mei 2000 3. Instituut voor Sponsoring en Fondsenwerving, Gedragscode Fondsenwerving door lokale non-profit organisaties, Nijmegen, 2003 4. Diabetes UK, Policy Statement, Ethics of working relationships, London July 2002 5. Association of Fundraising Professionals, Code of ethical Principles and Standards of Professional Practice, Alexandria, Virginia, USA, March 2002 6. Canadian Marketing Association, Code of Ethics & Standards of Practice, Canada 1999
