NIVEAU A
Functiebeschrijving Directeur (m/v)/ Gedelegeerd Bestuurder Zwin Natuur Park
I. Functiebenaming Directeur Functiefamilie 2: strategisch leidinggevenden op dienstniveau
II. Plaats in de organisatie Situering van de dienst en de functie
U wordt hoofd van het Zwin Natuur Park. In de opstartfase rapporteert u aan de voorzitter van het Coördinatieteam Leefomgeving en de Provinciegriffier. Na oprichting van het autonoom Provinciebedrijf, rapporteert u later als gedelegeerd bestuurder aan een Raad van Bestuur waarin, naast de Provincie West-Vlaanderen, mogelijk ook nog andere betrokkenen, zoals het Vlaamse Agentschap voor Natuur en Bos, Inverde, de gemeente Knokke-Heist en Westtoer zetelen. Het Zwin Natuur Park zal gerund worden als een innovatief, performant en zelfbedruipend bedrijf waar bezoekers en natuurbeleving centraal staan en het dynamische management van seizoenaliteit en weersomstandigheden belangrijk is. De focus op beide wordt ingebed in de organisatiestructuur waarin beide doelgroepen (individuele bezoekers en groepsbezoekers) een behandeling op maat krijgen, die uitgewerkt wordt door vakspecialisten. Uw equipe wordt verder aangevuld met experten op organisatorisch vlak (dynamische vnl. digitale marketing en financieel management). Het flexibele, multifunctionele, ondernemende en hechte kernteam van een 15-tal vaste medewerkers wordt versterkt met tijdelijke onthaalmedewerkers en een 100-tal losse medewerkers, zoals gidsen en park rangers. Horeca- en cateringactiviteiten worden in concessie gegeven. Diverse samenwerkingsverbanden voor natuur-, park- en facilitair beheer worden afgesloten met allerlei partners. Niet in het minst zal het bedrijf daarbij ook kunnen rekenen op de dienstverlening van zijn founding partners, medeeigenaars van het unieke en internationaal beschermde Zwin patrimonium, nl. de Provincie WestVlaanderen en het Vlaamse Agentschap voor Natuur en Bos en inverde, waarmee Service Level Agreements worden afgesloten. Het Zwin Natuur Park heeft als missie een nieuwe troef te worden voor het toeristisch product van de Oostkust, wil tegelijk de referentie zijn op vlak van Natuur- en Milieu-educatie en een voorbeeld stellen op het vlak van Duurzaam beheer van Natuurlijk Kapitaal (zowel inzake gebouwenbeheer als natuurbeheer). Het Zwin Natuur Park zal fungeren als een van dé instappunten voor de verkenning van de ruimere Zwinregio en streeft naar samenwerking met de wetenschappelijke wereld opdat de info en beleving die gebracht wordt steeds zou beantwoorden aan de meest recente inzichten. Het Zwin Natuur Park, zal onder de noemer ‘internationale luchthaven voor vogels’, zijn deuren openen in het voorjaar van 2016 met een vooruitstrevende architectuur en landschapsinrichting. FB diensthoofd functiefamilie 2 – strategisch leidinggevenden op dienstniveau
Pagina 1
Het aanbod bestaat uit een bezoekerscentrum met permanente tentoonstelling, horeca- en MICE faciliteiten en een parkshop; een natuureducatief centrum met animatoren en park rangers; een belevingsparcours in een nieuwe landschapsinrichting; een kijkcentrum als uitkijk- en toegangspoort tot de Zwinvlakte. Jaarlijks worden 150 à 200.000 betalende bezoekers verwacht, naast de vele bezoekers-passanten aan horeca en parkshop.
III. Basisdoelstelling o o
o
o
Het ontvangen in jaar 1 van minstens 150.000 betalende bezoekers in het Zwin Natuur Park. Ontwikkeling van een strategische visie op de werking en commerciële exploitatie van het Zwin Natuur Park in synergie met de organisatiestrategie en doorvertalen van deze visie naar de medewerkers. Bijdrage tot de realisatie van de beleidsdoelstellingen van het apb, in overeenstemming met de doelstellingen van Provincie West-Vlaanderen en Agentschap Natuur en Bos Management van het bedrijf en zijn business units
IV. Generieke resultaatgebieden: vertaald naar de specifieke situatie van het Zwin Natuur Park Instaan voor de beleidscoördinatie en voor de geïntegreerde werking van de eigen dienst Dit omvat ondermeer volgende taken : o Coördinatie van de opmaak van strategisch meerjarenplan, uitvoering en evaluatie van de beleidsdoelstellingen van het bedrijf. o Bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening en de economische prestaties. o Monitoring van de indicatoren en opvolging van de uitvoering van het meerjarenplan. Monitoring van de randvoorwaarden op vlak van natuurwaarden en duurzaamheid. o Eigen expertise op vlak van toeristische exploitatie en bedrijfsmanagement, economische valorisatie van natuurwaarden, innovatieve natuureducatie verder uitbouwen ten behoeve van de organisatie o Op regelmatige tijdstippen, ingaand op evoluties in de markt en op de behoeften van specifieke doelgroepen (cfr. het onderwijs), en rekening houdend met evaluatie van het eigen product, strategische projecten initiëren met het oog op vernieuwing/optimalisering van het aanbod. Zoeken naar externe cofinanciering en sponsoring hiervoor.
FB diensthoofd functiefamilie 2 – strategisch leidinggevenden op dienstniveau
Pagina 2
Coördineren van de werking van de dienst met het oog op een efficiënte en effectieve dienstverlening Dit omvat ondermeer volgende taken : o Vertalen van beleidsdoelstellingen naar actieplannen en acties: opmaak van een jaarprogramma van evenementen coördineren en als dusdanig toewerken naar seizoensspreiding en -verlenging o Initiëren en dynamiek opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten… en indien nodig acties nemen om bij te sturen: in samenwerking met de eigen digitale marketeer het product op eigentijdse manieren in de markt zetten om bezoekersaantallen te doen aansluiten op de verwachtingen o Een effectieve en efficiënte dienstverlening van de dienst verzekeren: Logistieke voorzieningen treffen met het oog op bezoekerspieken: dit in afspraak met cateringbedrijf, dienstverleners (parking, alternatief vervoer) en partners. o Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dossier of behandeling van een probleem of knelpunt: agendavorming, rapportering aan en verslaggeving van het Bestuurlijk Overleg Zwin aansturen. o Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen: opmaak jaarkalender met het oog op een flexibele personeelsorganisatie en –inzet. Zorgen dat deze dynamisch kan worden bijgestuurd in functie van wensen van het publiek en partners of zelfs van weersomstandigheden. Maken van beheersafspraken en SLA’s met dienstverlenende zusterdiensten van de Provincie (groenplanning, groenbeheer, ICT- en communicatieondersteuning) en ANB/Inverde o Instaan voor budgetbeheer en –controle van de afdeling in functie van een financieel gezond beleid: bereiken van break-even, opbouwen van reserves voor vernieuwing van het aanbod o Zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten : jaarlijkse actualisering van het aanbod, zowel in de permanente tentoonstelling als met spraakmakende tijdelijke tentoonstellingen (o.m. gestoffeerd door actueel wetenschappelijk onderzoek) en educatieve of belevingsproducten op maat van specifieke klantengroepen (bvb. MICE, benutting van de mogelijkheden van het kijkcentrum). o Aanbesteden en opvolgen van concessies en contracten met externe dienstverleners in samenwerking met financieel manager en digitale marketeer: o.m. ook ter opvolging van marketingparameters, adaptief kassa- en reservatiesysteem enz. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn Dit omvat onder meer volgende taken :
o o o o o o
Instaan voor constructief overleg en samenwerking met de besturende overheden, in functie van de uitvoering van de beheersovereenkomst met de provincie en de samenwerkingsovereenkomst met ANB/Inverde Voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de beleidsorganen (raad van bestuur, dagelijks bestuur, BOZ), zowel wat betreft planning, werking, toekomstige investeringen Organiseren van een overleg met partners en middenveld: toeristische diensten Zwinstreek, Zwinambassadeurs, … Verzorgen van een optimale top-down (naar de bestuursorganen) en bottom-up (vanuit de bestuursorganen) communicatie: rapporteren, aftoetsen van voorstellen,… Opmaak coördineren van een marketing en promotieplan. Inzet van innovatieve communicatiemiddelen op maat van specifieke doelgroepen, gespreid in de tijd. Als woordvoerder optreden in communicatie over de exploitatie van het Zwin Natuur Park. In de communicatie zorgen voor de branding van het Zwin Natuur Park in overeenstemming met zijn visie en missie en haar partners.
FB diensthoofd functiefamilie 2 – strategisch leidinggevenden op dienstniveau
Pagina 3
Uitvoeren van algemene en overkoepelende leidinggevende taken teneinde een optimale (wissel)werking tussen de verschillende dienstonderdelen te waarborgen Dit omvat onder meer volgende taken :
o o
Zorgen voor een optimale interne communicatie binnen en tussen de diverse dienstonderdelen: stafoverleg leiden Organiseren van formeel en informeel (team)overleg om de matrixstructuur optimaal te laten renderen
Coachen en begeleiden van de medewerkers zodat de dienst beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers Dit omvat onder meer volgende taken :
o o o o o
o
Zorgen voor het definiëren van takenpakketten en verantwoordelijkheden binnen functies met aandacht voor het juiste niveau van uitvoering en opvolging. Zorgen voor gepaste opleidingen Zorgen voor een veilige omgeving die voldoende aangepast is aan de behoeften, normen en reglementeringen met aandacht voor alle aspecten van het welzijn van de medewerker Opnemen van de rol van eerste en tweede evaluator voor de medewerkers van de dienst binnen de evaluatieprocedure van het provinciepersoneel. Mee opvolgen van de prestaties van de medewerkers van de dienst die andere evaluatoren hebben. Winkelaanbod en inrichting shop responsief laten aanpassen Supervisie van de educatieve productontwikkeling met het oog op de ontwikkeling van educatieve modules met gevarieerde eigentijdse leermiddelen en veldwerkmaterialen, zorgen dat gidsen en rangers voor de gepaste begeleiding kunnen instaan Woordvoerderschap voor specialistische materies toewijzen aan respectievelijke experten binnen de organisatie
Ontwikkelen en stimuleren van samenwerkingsverbanden en instaan voor de vertegenwoordiging van de dienst Dit omvat onder meer volgende taken : o Stimuleren en ontwikkelen van samenwerkingsverbanden met externe instanties: Contacten en samenwerkingsverbanden laten opbouwen en onderhouden met gelijkaardige natuurcentra in binnen- en buitenland en met organisaties die de vogeltrek opvolgen. De profilering van het Zwin als host voor wetenschappelijk onderzoek ondersteunen. Streven naar synergieën met andere toeristische en/of educatieve actoren met het oog op het aanbieden van pakketten. o Deelnemen aan diverse werkgroepen binnen en buiten de oprichtende besturen: o.m. met het oog op ervaringsuitwisseling omtrent toeristische marketing en exploitatie, economische valorisatie van natuurwaarden, innovatieve natuureducatie o Fungeren, op vlak van de werkdomeinen als vertegenwoordiger naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties en stakeholders
FB diensthoofd functiefamilie 2 – strategisch leidinggevenden op dienstniveau
Pagina 4
VI. Profiel I.
KERNCOMPETENTIES
permanente ontwikkeling o o o o o o o
Beheersing en ontwikkeling van de eigen materie op het vlak van uitbating van toeristisch-educatieve centra verantwoordelijkheid nemen voor de eigen professionele ontwikkeling met een duidelijk plan voor de verbetering van de eigen prestaties verantwoordelijkheid nemen voor de professionele ontwikkeling van de medewerkers creëren van een leerklimaat in functie van de rapportering zich inwerken in het financieel instrumentarium van de provincie West-Vlaanderen en de beleidsrapporten van het provinciebestuur zich eigen maken van de besluitvormingsprocessen op overheidsvlak toepassing kunnen maken en kunnen voortbouwen op de rechtspositieregeling van het personeel en het HRM-beleid van de provincie
integriteit o o o
II.
integer en correct handelen ook in complexe situaties en onder druk signaleren van niet integer gedrag en ondernemen van actie respect en openheid voor anderen stimuleren
GEDRAGSCOMPETENTIES
Ondernemingszin o
Spontaan capteren van opportuniteiten en nemen van initiatieven met het oog op de versterking van de positie het bedrijf in de toeristisch-educatieve markt
visie ontwikkelen o o o o o
initiatieven nemen voor strategische beleidsontwikkeling het belang inschatten van juridische, politieke en maatschappelijke ontwikkelingen en daar adequaat op inspelen vertalen van het beleid naar concrete doelstellingen overzien van grote gehelen en vereenvoudigen van complexe situaties anderen stimuleren en ondersteunen om bij te dragen aan strategische beleidsvorming
leidinggeven o
o o o o
uitdragen van de beleidsdoelstellingen van de organisatie en dienst en anderen daartoe stimuleren; public relations en contactvaardig zijn met het oog op de imagovorming rond het bedrijf (bij)sturing geven aan het team met het oog op het bereiken van de beleidsdoelstellingen creëren van betrokkenheid, een goede samenwerking en sfeer in het team inbouwen van overleg met het team en stimuleren van onderlinge communicatie ruimte en verantwoordelijkheid geven om initiatief te nemen
FB diensthoofd functiefamilie 2 – strategisch leidinggevenden op dienstniveau
Pagina 5
plannen en organiseren o o o o o o o
ontwikkelen van systemen, procedures en werkmethodes om de beleidsdoelstellingen te bereiken bepalen van objectieven en prioriteiten delegeren van verantwoordelijkheden ontwikkelen van systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene omstandigheden inplannen van meetmomenten en evaluatie toezien op een efficiënte en effectieve besteding van de middelen grote mate van zelfstandigheid in het plannen en organiseren van het eigen werk
samenwerken o o o
creëren van samenwerkingsverbanden met en tussen afdelingen en andere diensten creëren van structuren om de samenwerking te verbeteren uitdragen van samenwerking als een belangrijke waarde en anderen hierop aanspreken
besluitvaardigheid o o o
o o o
nemen van belangrijke beslissingen met een impact op langere termijn ook in situaties met onvoldoende informatie analyse van situaties en problematieken; synthese-rapportering en sterk conceptueel vermogen bestuursvaardig de nodige regelgeving kunnen interpreteren en toepassen; kunnen inschatten van en omgaan met de randvoorwaarden voor natuurbescherming die rusten op het gebied anderen betrekken bij de besluitvorming zorgen voor een draagvlak voor de genomen beslissingen anderen aanzetten en stimuleren tot het nemen van beslissingen
zelfvertrouwen o o o o
III.
o o o o o o
vertrouwen hebben in eigen standpunten en deze uitdragen weerbaar in contacten uitstralen van gezag en vertrouwen consequent en vastberaden optreden
VAKTECHNISCHE COMPETENTIES
Grondige kennis van bedrijfsmanagement in brede zin Kennis van marketing en productontwikkeling, bij voorkeur in de toeristischrecreatieve sector Kennis van de maatschappelijke context omtrent Natuur- en Milieu-educatie, duurzaam beheer en economische valorisatie van beschermde natuur kennis van relevante wetgeving terzake en inhoudelijke kennisdomeinen kennis en inzicht in modellen van veranderingsmanagement basiskennis organisatie publieke taken
FB diensthoofd functiefamilie 2 – strategisch leidinggevenden op dienstniveau
Pagina 6
VII. Extra informatie o o
lidmaatschap van het c-team leefomgeving lidmaatschap van het c-team+
FB diensthoofd functiefamilie 2 – strategisch leidinggevenden op dienstniveau
Pagina 7
