Gebruikshandleiding. bij de website

Gebruikshandleiding bij de website www.or-verkiezing.nl

Copyright © 2003. OR Verkiezing Online BV. Alle rechten voorbehouden De inhoud van deze handleiding kan geheel of gedeeltelijk worden gereproduceerd en gedistribueerd, zowel in fysieke als elektronische vorm, voorzover deze copyright- en toestemmingsvermelding intact en ongewijzigd op alle kopieën voorkomt en voorzover geen wijzigingen zijn aangebracht.

© 2003. OR Verkiezing Online BV

Versie 1.09. 1 juli 2003

Inhoudsopgave 1. Welkom bij www.or-verkiezing.nl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1. Anders dan u gewend bent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. Indeling van de handleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3. Ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.1. Hulpteksten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.2. Email-ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4. Wat u van deze applicatie kunt verwachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5. Verkoopprijs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6. Privacy en beveiliging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 1 1 2 2 2 3 4 4

2. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3. Aanmelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3.2. Toelichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3.3. Hoe u het wachtwoord krijgt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.4. Hoe u kunt inloggen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.5. Wachtwoord vergeten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 4. Voorbereiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.2. Programmering van de organisatie van de verkiezing . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.3. Checklist in te voeren gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2. Navigatie via de Leidraad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3. Invoeren verkiezingscommissie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4. Invoeren data en kiesstelsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.1. Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.2. Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.3. Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.4. Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6. Kiesstatus medewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7. Invoeren van vakbonden (optioneel) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.8. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.9. Publiceren van het kiesregister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

16 16 16 16 18 20 21 23 23 24 25 26 28 33 34 37 39

5. Verificatie en bezwaar kiesregister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2. Verificatie en bezwaar door de medewerker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.1. Inloggen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.2. Verificatie van de eigen gegevens en bezwaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3. Reactie van de verkiezingscommissie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1. Bevestiging wijziging van gegevens door de medewerker . . . . . . . . . . . 5.3.2. De-activeren van toegevoegde vakbonden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.3. Verwerken van bezwaren tegen gegevens in het kiesregister . . . . . . . . . 5.4. Afsluiten verificatie en bezwaar periode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.1. Eerst vakbonden uitnodigen dan pas periode van verificatie en bezwaar afsluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.2. Afsluiten verificatie en bezwaar periode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.3. de rol van de verkiezingscommissie in de kandidaatstellingsperiodes . .

40 40 41 41 42 47 47 48 50 53 53 53 53

6. Kandidaatstelling vakbondskandidaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 © 2003. OR Verkiezing Online BV


6.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2. Benoeming contactpersoon en voorbereiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3. Beheer van de vakbondskandidaatstelling door de contactpersoon . . . . . . . . . . 6.3.1. Inloggen door de contactpersoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4. Kandidaatstelling vakbondskandidaten (fase1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4.1. Kandidatenlijst samenstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4.2. Bekijken kiesregister vakbond . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4.3. Beheer van de kandidatenlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4.4. Confirmatie van de plaatsing door de voorgedragen kandidaten . . . . . . 6.4.5. Einde Confirmatietermijn, einde kandidaatstelling . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.5. Een stemoproep verzenden aan de bedrijfsleden (fase 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.5.1. Een stemming houden of niet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.5.2. Uitnodigen van de leden om te stemmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.5.3 Stemmen overslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.6. Vaststelling van de vakbondskandidatenlijst door stemming (fase 3) . . . . . . . . . 6.6.1. Wat de stemming inhoudt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.6.2. Online stemmen voor het vaststellen van de kandidatenlijst . . . . . . . . . . 6.7. Publicatie van de uitslag van de stemming over de kandidatenlijst (fase 4) . . . .

54 55 58 58 60 60 61 61 63 65 66 66 66 67 68 68 68 71

7. Kandidaatstelling van de ongeorganiseerde (“vrije”) kandidaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2. Starten van de kandidaatstelling van de ongeorganiseerde kandidaten . . . . . . . 7.3. Hoe ongeorganiseerde verkiesbare medewerkers zich kandidaat stellen . . . . . 7.3.1. De spelregels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.2. De kandidaatstelling in het lijstenstel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.3. Acceptatie of weigering van namen door de lijsteigenaar . . . . . . . . . . . . 7.3.4. De volgorde op de kandidatenlijst (lijstenstelsel) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.5. De kandidaatstelling in het personenstel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.4. Vaststelling ongeorganiseerde kandidaten(-lijsten) door ondersteuning . . . . . . . 7.4.1. Oproep tot ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.4.2. Ondersteuning ongeorganiseerde kandidaten door de medewerkers . . . 7.4.3. Afsluiting van de ondersteuningsperiode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

72 72 73 75 75 76 78 79 81 83 83 83 85

8. Bezwaar kandidaten(-lijsten) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2. Publicatie van de kandidaten(-lijsten) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.1. Starten van de bezwaarperiode tegen kandidaten . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.2. Indiening van bezwaren tegen kandidaten door de medewerkers . . . . . . 8.2.3. Verwerking van de bezwaren tegen de kandidaten . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.3.3. Afsluiten bezwaarperiode kandidaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.3.4. Gelijk aantal / minder kandidaten of meer kandidaten dan OR-zetels . . .

86 86 87 87 88 90 93 93

9. Stemoproep verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 9.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 9.2. Stemoproep verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 10. De stemming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.2. Start en einde van de stemming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.3. Hoe medewerkers kunnen stemmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

96 96 96 97

11. Publicatie van de voorlopige uitslag en starten bezwaarperiode . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 11.1. Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 11.2. Publicatie van de voorlopige uitslag en starten bezwaarperiode . . . . . . . . . . . . 99 11.3. Hoe medewerkers bezwaar kunnen maken tegen de voorlopige uitslag . . . . . 100 © 2003. OR Verkiezing Online BV


11.4. Verwerking van de bezwaren en definitieve uitslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.4.1. Verwerking van de bezwaren tegen de uitslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.4.2. Afsluiten bezwaarperiode kandidaten en definitieve uitslag . . . . . . . . 11.5. Wissen van gegevens en opnieuw beginnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.5.1. Wissen van de verkiezing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.5.2. Wissen van de medewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.5.3. Een nieuwe OR-verkiezing starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

102 102 104 106 106 106 106

Bijlage I. Gebruiksvoorwaarden van OR-verkiezing online BV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Bijlage II. Verkoopprijzen en betaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Bijlage III. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110



1

1. Welkom bij www.or-verkiezing.nl Deze handleiding begeleidt u stap voor stap bij de organisatie van de verkiezing van de OR of PVT in uw onderneming. Lees eerst hoofdstuk 2 “Overzicht “door alvorens u met de applicatie begint te werken. 1.1. Anders dan u gewend bent Www.or-verkiezing.nl is niet zomaar een website. Het is het zichtbare deel van een volledig computerprogramma (hier applicatie genoemd) dat op afstand op een server draait. Het werkt daarom niet als een gemiddelde website waarin alle handelingen in enkele klikken van de muis zijn afgerond. Bovendien wijkt het ook af van een gemiddeld computerprogramma omdat het gedurende een lange periode (10 tot 13 weken) tot een eindresultaat komt (de verkiezingsuitslag). U kunt niet zomaar van het begin naar het einde springen. U zult bijvoorbeeld eerst door het aanklikken van een link het kiesregister online ter inzage aan de medewerkers moeten aanbieden alvorens het programma overgaat tot de kandidaatstellingsfase. Bovendien kunnen medewerkers in de bezwaarperiode input geven als ze dat wensen. Bedrijfsledengroepen van vakbonden kunnen sub-verkiezingen organiseren voor de vaststelling van de eigen kandidatenlijst. Ongeorganiseerde kandidaten krijgen online ondersteuning. En tenslotte stemmen de medewerkers terwijl u als verkiezingscommissie daar geen invloed op uit kunt oefenen. U heeft als verkiezingscommissie de regie, u treedt op als scheidsrechter en u bepaalt de voortgang en de randvoorwaarden, maar anderen hebben ook invloed. Verschillende personen werken dus in verschillende fasen aan de verkiezing. Dat maakt deze applicatie uniek en anders dan de programma’s die u gewend bent te gebruiken op uw computer. 1.2. Indeling van de handleiding Deze handleiding geeft stapsgewijze aanwijzingen voor het werken met de applicatie. De onderwerpen van de volgende hoofdstukken zijn: 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Overzicht; Aanmelden; Voorbereiding; Verificatie en bezwaar; Kandidaatstelling vakbondskandidaten; Kandidaatstelling ongeorganiseerde kandidaten; Bezwaar kandidaten(-lijsten); Stemoproep verzenden; De stemming; Voorlopige uitslag en bezwaar, en de definitieve uitslag.

Bijlagen I. Gebruiksvoorwaarden II. Prijzen en betaling III. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT



2

1.3. Ondersteuning bij het gebruik 1.3.1. Hulpteksten Op de website vindt u context gerichte hulpteksten onder de link HULP. Deze link vindt u in elk scherm, rechts bovenin. Als u met de muis op de HULP-link klikt ziet u een tekst die uitlegt wat de bedoeling is van de pagina. Hieronder ziet u een voorbeeld.

1.3.2. Email-ondersteuning U vindt niet alleen uitleg maar u ook kunt ook per email een vraag te stellen. Klik daartoe met de muis in het topmenu op de link Stel uw vraag. U ziet dan op het beeldscherm een web-formulier. Daar vult u een email-adres in (waarop u het antwoord wilt ontvangen), en stelt u in het tekstvak uw vraag. Email-vragen kunnen uitsluitend betrekking hebben op de applicatie.



3

U krijgt binnen twee werkdagen antwoord, behalve in vakantieperiodes, dan kan het wat langer duren. 1.4. Wat u van deze applicatie kunt verwachten Geen ingewikkelde installatie van software Op de site www.or-verkiezing.nl kunt u eenvoudig via internet verkiezingen organiseren. Een van de voordelen daarvan is dat u geen programmatuur hoeft te (laten) installeren. Uw ICTafdeling hoeft niets voor te bereiden. U beschikt altijd over de laatste versie. De applicatie en de website worden permanent beheerd en verder ontwikkeld met aanvullende mogelijkheden en faciliteiten. De verkiezingscommissie heeft alleen toegang tot internet nodig. De kandidaatstelling verloopt online. Medewerkers kunnen op het werk of van huis uit het kiesregister verifiëren en stemmen. Grote toegankelijkheid en flexibiliteit Om met de applicatie te werken is het niet noodzakelijk dat honderd procent van de medewerkers beschikt over toegang tot internet. Voor degenen die geen internettoegang hebben is separate afhandeling per post mogelijk of kan een computer worden klaargezet met internettoegang. Tot op het laatste moment kan de verkiezingscommissie het kiesregister beheren en daarin wijzigingen aanbrengen. U bent dus altijd in staat om te voldoen aan verzoeken tot wijziging of aanvulling van gegevens van medewerkers en vakbonden. De website www.or-verkiezing.nl is toegankelijk voor versie 4 en hoger van Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, en Opera vanaf versie 6. Automatisering van de verificatie van het kiesregister, de kandidaatstelling èn de stemming Het bijzondere aan de applicatie is dat niet alleen de stemming is geautomatiseerd, maar ook de kandidaatsstelling en de verificatie van het kiesregister en de indiening van eventuele bezwaren. Met behulp van een aparte module kunnen bedrijfsleden van vakbonden in een afzonderlijke stemming de eigen vakbondslijst vaststellen en automatisch indienen. Dat houdt dus in dat de hele procedure van het vaststellen van de volgorde en keuze van de kandidaten op de vakbondslijst via internet kan geschieden. Ook ongeorganiseerde (‘vrije’) kandidaten kunnen gebruik maken van de website; vroeger moesten ze handtekeningen in het bedrijf ophalen, nu kunnen ze digitale ondersteuning van hun collega's krijgen, allemaal via internet. Daarmee kunnen zowel vakbondskandidaten als ongeorganiseerde kandidaten het draagvlak voor hun kandidatuur vergroten. Alle kies-systemen en -stelsels worden ondersteund volgens de regels van het SER voorbeeldreglement De applicatie ondersteunt zowel het Integraal- als het Kiesgroepensysteem (tot maximaal negen kiesgroepen), verder kan worden gewerkt volgens het Lijsten- of Personenstelsel. De applicatie werkt geheel overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden en de verkiezingsregels en de berekening van de uitslagen volgens het SER voorbeeldreglement ondernemingsraden. Zo kan bijvoorbeeld de verkiezingscommissie instellen bij hoeveel maanden in dienst een medewerker kiesgerechtigde is en bij hoeveel maanden in dienst verkiesbaar, hoeveel stemmen kiezers mogen uitbrengen, et cetera.



4

1.5. Verkoopprijs In 2003 zijn de prijzen voor toegang tot de applicatie door een afzonderlijke OR of PVT: a. Voor de kandidaatstelling: € 1.000,b. Voor de stemming: € 250,c. Elke volgende kandidaatstelling en daarop volgende stemming (binnen drie jaar na de vorige): € 800,- respectievelijk € 200,d. Voor drie jaar toegang tot applicatie op www.or-verkiezing.nl: € 2.500,Deze prijzen zijn exclusief 19% btw. Een gekozen OC (onderdeelscommissie) en een met een OR of PVT te vergelijken medezeggenschapsorgaan worden beschouwd als een afzonderlijke OR. 1.6. Privacy en beveiliging De applicatie draait op een server die volgens de modernste eisen is beveiligd. Alleen de geautoriseerde leden van de verkiezingscommissie kunnen de gegevens inzien en wijzigen. Geautoriseerde gebruikers van www.or-verkiezing.nl kunnen gedurende of na afloop van de verkiezingen alle gegevens in het kiesregister en de verkiezingsgegevens wissen. Zie daarvoor paragraaf 11.5. Wissen van gegevens en opnieuw beginnen. De website www.or-verkiezingen.nl is ontwikkeld volgens de W3C-richtlijnen HTML4.0 en CSS1, en de ECMA International richtlijn ECMA-262.



5

2. Overzicht De organisatie van OR-verkiezingen via deze applicatie verloopt in acht fasen. Samen vormen ze de Leidraad. Bij elke fase hoort een aantal acties. De Leidraad bestaat uit de volgende fasen: 1. Start en voorbereiding; 2. Verificatie en bezwaar kiesregister; 3. Kandidaatstelling vakbondskandidaten; 4. Kandidaatstelling ongeorganiseerden; 5. Bezwaar kandidatenlijsten; 6. Stemoproep verzenden; 7. Verkiezingen + voorlopige uitslag + start bezwaar; 8. Definitieve uitslag en start OR. 2.1. Aanmelding Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker aan te melden. Ga daartoe naar www.or-verkiezing.nl. Klik hiervoor op de link Aanmelden (in het topmenu of in de tekst). Dat gebeurt in drie stappen: • Akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden; • Invoeren van gegevens van de organisatie; • Invoeren van gegevens van de contactpersoon. U krijgt uw inloggegevens per email toegestuurd. Vervolgens kunt u elke keer zonder aanmelding inloggen en de verkiezingen organiseren. U krijgt tevens een factuur toegezonden (per TGP-post) voor het gebruik van de applicatie in de kandidaatstellingsfase. Deze dient te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstellingsfase. Dit is afhankelijk van uw tijdschema zes tot negen weken vanaf de start van de online-organisatie van de verkiezingen. Tijdens de organisatie van de verkiezing heeft u buiten deze handleiding op twee manieren ondersteuning: • Hulpteksten, en • Email ondersteuning. 2.2. Start en voorbereiding U bereidt de verkiezing voor door aan te geven: • • • • • • • • • • • •

Wat de gegevens zijn van de leden van de verkiezingscommissie; Wanneer de stemdatum is; Volgens welk kies-syteem u werkt; Welke kiesgroepen er zijn (indien van toepassing); Hoeveel OR-zetels er zijn (indien van toepassing ook per kiesgroep); hoeveel stemmen de kiezers mogen uitbrengen (in het personenstelsel); Volgens welk kies-stelsel u werkt; Wat het centrale email-adres is van de verkiezingscommissie; Wat de criteria zijn voor de kiesstatus (kiesgerechtigd of verkiesbaar); Welke vakbonden in de onderneming actief zijn (optioneel); Voor elke vakbond de naam en het email-adres van de contactpersoon in de onderneming (Optioneel). De gegevens van de medewerkers (naam, datum in dienst en email-adres): het



6

• •

kiesregister. (U kunt afzonderlijke medewerkers in het kiesregister invoeren, of meerdere tegelijk door het uploaden van een csv-bestand); De medewerkers in te delen in de kiesgroepen (indien van toepassing); De kies-status (kiesgerechtigd of verkiesbaar) te bevestigen of te corrigeren.

Door het kiesregister te publiceren op de website verzendt u tevens een email-bericht naar alle medewerkers met het verzoek om de eigen gegevens te verifiëren en eventueel bezwaar aan te tekenen tegen gegevens in het kiesregister. 2.3. Verificatie en bezwaar kiesregister Nadat een medewerker is ingelogt kan hij/zij de volgende acties ondernemen: • De eigen gegevens wijzigen (emailadres, vakbond etc); • Het kiesregister bekijken en eventueel een bezwaar indienen; • Geregistreerde vakbonden bekijken en eventueel een vakbond toevoegen. De verkiezingscommissie: • accepteert al dan niet de gewijzigde gegevens; • neemt het bezwaar in behandeling en verzendt een email-bericht over de uitslag; • accepteert al dan niet nieuw toegevoegde vakbonden en verstuurt een email-bericht met een uitnodiging voor kandidaatstelling van vakbondsleden. Nadat alle gegevens en bezwaren zijn verwerkt sluit de verkiezingscommissie de verificatie en bezwaarperiode af. 2.4. Kandidaatstelling vakbondskandidaten Bedrijfsledengroepen kunnen van de applicatie gebruikmaken om hun leden te raadplegen over de kandidaatstelling. Dat wil zeggen: de keuze van kandidaten en de vaststelling van de lijstvolgorde door middel van een online stemming. De verkiezingscommissie daartoe een contactpersoon. Deze contactpersoon beheert de vakbondskandidaaatstellingsmodule: toevoegen van kandidaten aan de lijst en de kandidatenlijst-verkiezing starten en stoppen. De lijstbeheerder voert ook de kiesdrempel in die een kandidaat bij de stemming moet halen om definitief op de kandidatenlijst te komen. De kandidaten moeten hun plaatsing op de lijst accepteren alvorens de stemming kan plaatsvinden. Door een stem uit te brengen op één van de kandidaten op de kandidatenlijst bepalen de bedrijfsleden: • of de kandidaten op de definitieve kandidatenlijst komen: namelijk als de vooraf bepaalde kiesdrempel wordt gehaald. • De volgorde waarop de kandidaten op de definitieve kandidatenlijst komen. Degene met de meeste stemmen komt bovenaan, enzovoorts. (In het personenstelsel heeft dit geen betekenis omdat bij de stemming voor de OR de lijsten vervallen en alleen nog op personen wordt gestemd.) Nadat de contactpersoon de stemming heeft afgesloten is de vakbondslijst officieel ingediend bij de verkiezingscommissie.



7

2.5. Kandidaatstelling ongeorganiseerden Na de kandidaatstelling van vakbondskandidaten start de kandidaatstelling fase voor ongeorganiseerden kandidaten. Ook kiesgerechtigde vakbondsleden waarvan de vakbond geen kandidaten heeft gesteld kunnen meedoen. Deze fase is opgesplitst in twee onderdelen. Eerst de kandidaatstelling en daarna de ondersteuning van de kandidatuur door kiesgerechtigde medewerkers. Wanneer de OR-verkiezing verloopt volgens het personenstelsel dan kan elke verkiesbare medewerker zichzelf online kandidaat stellen. In het lijstenstelsel kunnen de ongeorganiseerden medewerkers zich via de applicatie kandidaat stellen door: • het initiatief te nemen tot het indienen van een kandidatenlijst met daarop een of meer kandidaten; • door zich aan te sluiten bij een bestaande kandidatenlijst. Een lijsteigenaar kan kandidaten die zich bij zijn/haar lijst aandienen weigeren. Verder kan de lijsteigenaar de volgorde van de kandidaten instellen (dit is van belang in het lijstenstelsel). 2.6. Bezwaar kandidatenlijsten Na de kandidaatsstellingsfasen kunnen de kiesgerechtigde medewerkers online bezwaar aantekenen tegen de ingediende kandidaten(-lijsten). Als er evenveel of minder kandidaten zijn dan OR-zetels, dan hoeft er niet gestemd te worden en gaat de applicatie over naar de fase van publicatie van de voorlopige uitslag en bezwaar. De verkiezingscommissie behandelt de bezwaren. Wanneer er ook na de behandeling van de bezwaren meer kandidaten zijn dan OR-zetels (per kiesgroep indien van toepassing), dan gaat de verkiezing door met de organisatie van de stemming. 2.7. Stemoproep verzenden De verkiezingscommissie verzendt de stemoproep (ook per post aan medewerkers zonder email-adres). 2.8. Stemming + voorlopige uitslag + start bezwaar De verkiezingscommissie opent en sluit de stemmodule. Op de stemdatum (of in de stemperiode) brengen de kiesgerechtigde medewerkers hun stem uit. 2.9. De voorlopige uitslag en de bezwaarperiode De verkiezingscommissie publiceert de voorlopige uitslag. Medewerkers kunnen online bezwaar tegen de uitslag aantekenen.



8

De verkiezingscommissie neemt de bezwaren in behandeling. 2.10. De definitieve uitslag en start van de OR Nadat de eventuele bezwaren zijn afgehandeld publiceert de verkiezingscommissie de definitieve uitslag op het internet. De OR kan van start.



9

3. Aanmelding 3.1. Overzicht Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker bekend te maken door u aan te melden. De aanmelding gebeurt in drie stappen. 3.2. Toelichting Klik om aan te melden met de muis in de homepage op de link Aanmelden in het topmenu of onderaan: Meld uw organisatie aan.

Gebruikvoorwaarden (1/3) Geef door de twee vakjes aan te vinken aan dat u akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden en dat u namens de OR bevoegd bent om deze overeenkomst met "OR verkiezing BV" aan te gaan.



10

Onder aan de pagina vindt u de link naar de Gebruiksvoorwaarden. De Gebruiksvoorwaarde staan tevens in bijlage I. van deze handleiding.Druk op de knop “Verder”.

Organisatie (2/3) Nadat u op de knop “Verder” heeft gedrukt kunt u op het volgende scherm in de aangegeven velden uw adresgegevens invullen. Naar dit adres stuurt OR-verkiezing online BV de factuur voor het gebruik van de applicatie in de kandidaatstellingsfase. De factuur dient te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstellingsfase. Dit is afhankelijk van uw tijdschema zes tot negen weken vanaf de start van de online-organisatie van de verkiezingen. In Bijlage II. vindt u de verkoopprijzen. De met een rode asterix (*) aangegeven velden zijn verplicht om in te vullen. Tevens kiest u voor de wijze waarop u van de applicatie gebruik wenst te maken door één van de twee keuzerondjes (radio buttons) aan te klikken. Druk op de knop “Verder”. Contactpersoon (3/3)



11

In het laatste van de drie aanmeld-schermen vult u de gegevens van de contactpersoon voor de verkiezing in. In de praktijk is dat de voorzitter of secretaris van de verkiezingscommissie. Het email-adres dat u invult is het email adres waarop u als verkiezingscommissie gedurende (de organisatie van) de verkiezing alle email-correspondentie ontvangt. Het wordt ook vermeld in alle uitgaande emails. LET OP:

zorg ervoor dat het email-adres geen fouten bevat.

Druk op de knop “Verder”. Het volgende scherm verschijnt:

Uw account is nu aangemaakt. Dit is een eenmalige procedure. Elke volgende keer dat u als organisator van de OR-verkiezing naar www.or-verkiezing.nl gaat kunt u onmiddellijk inloggen met uw wachtwoord. Dat wachtwoord is direct na de afronding van de aanmelding per email verzonden naar het email-adres dat u heeft opgegeven.



12

3.3. Hoe u het wachtwoord krijgt Start uw email-programma, want daar vindt u een email met uw wachtwoord waarmee u kunt inloggen om de organisatie van de verkiezing te starten. De tekst van het email-bericht luidt als volgt: Onderstaande is een login voor het starten van verkiezingen; Beste [NAAM], U wachtwoord voor de site: http://www.or-verkiezing.nl is: [WACHTWOORD] Via onderstaande link kunt u direct inloggen: http://www.or-verkiezing.nl/email_login.php?em=[EMAIL-ADRES]&lc=[WACHTWOORD] Met vriendelijke groeten, de verkiezingscommissie. De applicatie vult de gegevens tussen haakjes automatisch in.



13

3.4. Hoe u kunt inloggen De meest simpele manier om in te loggen is door de link aan te klikken in het email-bericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module op het scherm: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het email-bericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om “met de hand” in te loggen door uw email-adres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt.



14

3.5. Wachtwoord vergeten Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten kunt u: a. op de homepage klikken op de link Wachtwoord vergeten. of b. u kunt klikken op de link inloggen in het topmenu. Vervolgens klikt u op Wachtwoord vergeten? Klik hier. U ziet dan het volgende scherm

Vul uw email-adres in en druk op de knop “Verstuur”. Het wachtwoord wordt direct per email opgestuurd. LET OP:

u dient altijd het email-adres op te geven waarmee u zich eerder heeft aangemeld, want het email-adres en het wachtwoord zijn gekoppeld.



15

3.6. Hoe u moet betalen Nadat u zich heeft aangemeld ontvangt u een factuur op naam van de contactpersoon op het door u aangegeven organisatie-adres (per TGP-post). Deze factuur dient te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstelling fase. Dat is drie weken voor de stemdatum, of, afhankelijk van uw tijdschema, zes tot negen weken vanaf de start van de online-organisatie van de verkiezingen. Zie ook paragraaf 4.1.2. Programmering van de organisatie van de verkiezing LET OP:

Wanneer u onmiddellijk met de organisatie van de verkiezing wil beginnen dan kan dat de zonder dat de factuur is betaald, maar u kunt de organisatie niet afmaken. Pas wanneer de betaling is ontvangen is het mogelijk om de kandidaatstellingsfase af te ronden.



16

4. Voorbereiding 4.1. Overzicht 4.1.1. Overzicht Tijdens de voorbereidingsfase van de verkiezing geeft u een hoeveelheid basisgegevens op. Dat gebeurt in de volgende stappen: 1) Start voorbereiding

Invoeren verkiezingscommissie

Invoeren data en kiesstelsel

Toevoegen leden Bewerken Mail wachtwoord Verwijderen Stem-datum Bereken startdatum voorbereidingen Kies-systeem Kies-stelsel Aantal OR zetels Email-adres Maanden in dienst kiesgerechtigd Maanden in dienst verkiesbaar Kiesgroep Zetels per kiesgroep Indelen kiesgroepen Toevoegen kiesgroep Bewerken Medewerkers Verwijderen Aantal uit te brengen stemmen per kiezer

Invoeren medewerkers (kiesregister) Toevoegen medewerkers Bestand uploaden (csv) Beheer kiesstatus Bewerken Mail wachtwoord Verwijderen Invoeren Vakbonden

Vakbond toevoegen Bewerken Uitnodigen vakbonden Verwijderen

Indelen kiesgroepen

Medewerkers Toevoegen mensen Verwijderen

Kies-status medewerkers

Auto update kiesstatus Update Reset

Publiceren kiesregister

4.1.2. Programmering van de organisatie van de verkiezing Neem 10 tot 13 weken de tijd vanaf het begin van de voorbereidingen tot aan de stemdatum. OR-verkiezingen verlopen altijd volgens een strak tijdschema. Het meest variabele gedeelte daarin is de voorbereiding. U kunt daarvoor een dag nemen of een maand, wat u zelf wilt of nodig denkt te hebben. © 2003. OR Verkiezing Online BV


17

In onderstaande schema kunt u zelf de belangrijkste data invullen

Fasen

Datum

Duur

Duur volgens de SER *

suggestie

Aantal weken

Week

3

13

1. Start voorbereiding 2. Verificatie en bezwaar kiesregister

1

1

10

3. Kandidaatstelling vakbondskandidaten

3

3

9

4. Kandidaatstelling ongeorganiseerden A. Kandidaatstelling B. Ondersteuning

3

6

2 1

5. Bezwaar kandidatenlijsten

1

1

5

6. Stemoproep verzenden

1

2

2

1 dag

0

1

-1

7. Stemdatum + voorlopige uitslag + start bezwaarperiode 8. Definitieve uitslag en start OR

1

* SER voorbeeldreglement zie: http://www.ser.nl/publicaties/default.asp?desc=publicaties_rapporten_9807_3 LET OP:

De programmering van de online-verkiezing wijkt op één onderdeel duidelijk af van de programmering bij een traditionele “papieren” OR-verkiezing, namelijk in de kandidaatstellingsfase voor ongeorganiseerden. De kandidaatstellingsfase voor ongeorganiseerde “vrije” kandidaten is opgedeeld in twee onderdelen: A. De online kandidaatstelling zelf, en, B. De online ondersteuning van deze kandidaatstelling door de medewerkers.

In de applicatie is een hulpmiddel opgenomen om deze data te berekenen: Ga naar de Leidraad en klik met de muis op de link Invoeren data en kiesstelsel. Klik op de link Bereken startdatum voorbereidingen. Op het scherm ziet u onderstaande rekenschema.



18

Door de stemdatum in te voeren en daaronder de duur (in weken) van elke fase, berekent u op welke datum u uiterlijk met de Voorbereidingsfase van deze applicatie moet starten. 4.1.3. Checklist in te voeren gegevens Wanneer u begint aan de voorbereidingsfase dient u de gegevens bij de hand te hebben die hieronder staan opgesomd: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, email-adres en datum van indiensttreding; Stemdatum; Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen); Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); Kiesstelsel (Personen of Lijsten); Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); Email-adres van de verkiezingscommissie; Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; Aantal maanden in dienst verkiesbaar; Namen van de vakbonden die actief zijn in de onderneming; Voor elke vakbond de naam en het email-adres van de secretaris of voorzitter van de bedrijfsledengroep (contactpersoon. Optioneel); Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand *) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: < voornaam (vb. Jan) < tussenvoegsel (vb. de) < achternaam (vb. Boer) < initialen (vb. J.P.C.) < datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm)



19

13.

Indeling van de medewerkers in kiesgroepen (indien van toepassing)

*) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op www.or-verkies.nl.



20

4.2. Navigatie via de Leidraad Nadat u bent ingelogd ziet u het openingsscherm van de Leidraad. Zie voor uitleg over inloggen: hoofdstuk 3 paragraaf 3.4. Hoe u kunt inloggen

De Leidraad geeft onder de kop Status aan in welke fase van de organisatie van de verkiezing u bent. Fase 1) is de Start en voorbereiding. Onder de kop Acties, ziet u welke acties er in die fase mogelijk zijn. LET OP:

U kunt de Acties het beste in de volgorde uitvoeren waarin ze staan aangegeven, hoewel dit niet strikt noodzakelijk is.

U kunt ook buiten de Leidraad om navigeren door te klikken op de linken in het topmenu. Wij adviseren u echter zoveel mogelijk via de Leidraad te navigeren, en de andere linken pas te gebruiken wanneer u enigszins gewend bent om met de applicatie te werken.



21

4.3. Invoeren verkiezingscommissie In de eerste actie van de Voorbereiding geeft u op uit welke leden de verkiezingscommissie bestaat. Klik daartoe met de muis op de link Invoeren verkiezingscommissie. U ziet het volgende scherm:

Daar staat reeds één persoon. Dit is degene die bij het aanmelden als contactpersoon is opgegeven. Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen: a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie; b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie); c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie; d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie. Ad a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie Door te klikken op de link Verkiezingscommissieleden toevoegen kunt u andere leden aan de verkiezingscommissie toevoegen. Vul voor elk lid van de verkiezingscommissie de gevraagde gegevens in (dus ook voor het lid dat reeds staat vermeld). De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. Een nieuw toegevoegd lid van de verkiezingscommissie krijgt automatisch zijn of haar wachtwoord toegezonden naar het opgegeven email-adres. Wanneer er reeds medewerkers in het kiesregister zijn opgenomen (zie volgende paragraaf: 4.5. invoeren van medewerkers in het kiesregister), dan kunt u leden aan de verkiezingscommissie toevoegen door een medewerker te selecteren. De leden van de verkiezingscommissie zijn allen in dezelfde mate gemachtigd om in de applicatie wijzigingen aan te brengen. LET OP:

maak afspraken wie daadwerkelijk met de applicatie werkt. Het is onverstandig om met meer kapiteins op één schip te werken.

Ad b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie)



22

Hier kunt u de gegevens van alle verkiezingscommissie leden wijzigen. Tevens ziet u hier het wachtwoord van de betreffende leden. LET OP:

wanneer u het email-adres van een lid van de verkiezingscommissie wijzigt, dan wijzigt ook het wachtwoord van dit commissielid (omdat email-adres en wachtwoord gekoppeld zijn). U kunt het wachtwoord altijd per email toezenden. Zie hieronder Ad.c.

Ad c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie Door op de link Mail wachtwoord te klikken ontvangt het betreffende lid van de verkiezingscommissie zijn of haar wachtwoord. Wanneer u een lid van de verkiezingscommissie voor het eerst invoert, krijgt hij of zij het wachtwoord automatisch toegezonden naar het opgegeven email-adres. Ad d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie Door op de link Verwijderen te klikken verwijdert u een lid van de verkiezingscommissie. Alle leden van de verkiezingscommissie kunnen elkaar verwijderen. Alleen het laatst overgebleven lid kan niet verwijderd worden.



23

4.4. Invoeren data en kiesstelsel De tweede stap van de Voorbereiding bestaat uit het invoeren van een aantal basisgegevens over de verkiezing. 4.4.1. Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel Daarvoor gaat u weer terug naar de Leidraad en klik onder acties op de link Invoeren data en kiesstelsel. U ziet dan het volgende scherm.

In drie schermen wordt u een aantal gegevens gevraagd. In Scherm 1/3 zijn dat: a. Stemdatum; b. Kies-systeem; c. Kiesstelsel; d. Aantal OR-zetels; e. Email-adres. Ad a. Stemdatum Neem 10 tot 13 weken de tijd vanaf het begin van de voorbereidingen tot aan de stemdatum. OR-verkiezingen met behulp van deze applicatie verlopen volgens een strak tijdschema. Het meest variabele gedeelte daarin is de voorbereiding. U kunt daarvoor een dag nemen of een maand, wat u zelf wilt of nodig denkt te hebben. TIP:

u kunt met behulp van het rekenschema bepalen wanneer u met de voorbereidingen moet beginnen, uitgaande van de door u bepaalde stemdatum. Klik daartoe links onderaan de pagina met de muis op de link: Bereken startdatum voorbereidingen.

LET OP:

het rekenschema is een hulpmiddel. Gegevens die u invoert in het rekenschema hebben geen invloed op de applicatie.

Ad b. Kies-systeem Er bestaan twee soorten kies-systemen: • Het Integraal kiessysteem: kiesgerechtigden uit de hele onderneming kunnen stemmen op alle kandidaten; © 2003. OR Verkiezing Online BV


24

•

Het Kiesgroepen-systeem: kiesgerechtigden zijn ingedeeld in (kies)groepen en kunnen alleen stemmen op de kandidaten van hun eigen kiesgroep.

Ad c. Kiesstelsel Er bestaan twee soorten kies-stelsels: • Het Personenstelsel: er wordt gestemd op personen (eventueel meer uit te brengen stemmen per kiezer); • Het Lijstenstelsel: er wordt gestemd op kandidaten binnen lijsten (maximaal 1 uit te brengen stem per kiezer). TIP:

Raadpleeg uw reglement om te zien welk systeem en welk stelsel bij u van toepassing is.

Ad d. Aantal OR-zetels Vul hier het totaal aantal zetels van de OR in (in stap 2/3 kunt u, indien van toepassing het aantal zetels per kiesgroep invullen). Ad e. Email-adres Het email-adres dat u ziet is het email-adres dat u tijdens de aanmelding invulde. Dit is het email adres waarop u als verkiezingscommissie gedurende de (organisatie van) de verkiezing alle email-correspondentie ontvangt. Het wordt ook vermeld in alle uitgaande emails. 4.4.2. Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar Druk op de knop Verder, dan komt u in Scherm (2/3). U ziet het volgende scherm: Hier kunt u invoeren hoeveel maanden een medewerker in dienst moet zijn voor hij of zij kiesgerechtigd dan wel verkiesbaar is. Standaard is reeds zes respectievelijk twaalf maanden ingevuld.

Volgens de Wet op de ondernemingsraden is een werknemer kiesgerechtigd wanneer hij/zij 6 maanden in dienst is, en verkiesbaar na een diensttijd van 12 maanden. De OR kan in overleg met de ondernemer van deze termijnen (naar beneden) afwijken. Raadpleeg daarvoor het OR-reglement. Zie ook artikel 6. Lid 2, 3 en 4 van de WOR. Druk op de knop Verder. LET OP:

Als u volgens het personenstelsel werkt dan moet u ook invoeren hoeveel



25

stemmen elke kiezer mag uitbrengen. (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen). Als u volgens het integraal kiessysteem werkt (geen kiesgroepen, zie stap 1/3), dan komt u nu weer in de Leidraad uit. U kunt de tekst hieronder over stap 2/3 overslaan. Lees door bij paragraaf: 4.7. Invoeren van vakbonden (optioneel) 4.4.3. Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) Als $$$u volgens het kiesgroepen-systeem werkt (zie stap 1/3) dan gaat u automatisch over naar stap (3/3). Deze stap staat hieronder uitgelegd. Indien u werkt volgens het kiesgroepen-systeem dan komt u in scherm (3/3):

Welke kiesgroepen uw onderneming heeft is vastgelegd in het OR-reglement. Een kiesgroep is een groep kiesgerechtigde personen die een deel van de OR kunnen kiezen. Kiesgroepen kunnen zijn ingedeeld op basis van afdeling, vestiging, functie, et cetera.

In een kiesgroepen-systeem zijn ten minste twee kiesgroepen. In de applicatie is ruimte voor maximaal negen kiesgroepen. Elke kiesgroep kan een bepaald aantal kandidaten in de OR kiezen. U dient dit aantal beschikbare OR-zetels per kiesgroep aan te geven. Het totaal van alle beschikbare ORzetels van alle kiesgroepen samen moet overeenkomen met het totaal aantal OR-zetels. LET OP:

Als u volgens het personenstelsel werkt kunt u bij elke kiesgroep opgeven hoeveel stemmen de kiezers kunnen uitbrengen. Dit aantal kan dus per kiesgroep variëren (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen).

Wanneer u de kiesgroepen heeft ingevoerd, drukt u op de knop Verstuur. U ziet op het scherm dat nu de Leidraad verschijnt.



26

4.4.4. Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) Het beheren van kiesgroepen gaat als volgt. Klik in de Leidraad op de link Indelen kiesgroepen. U komt nu in het volgende scherm.

Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen om de kiesgroepen te beheren: a. Toevoegen kiesgroep; b. Bewerken; c. Medewerkers; d. Verwijderen. Ad a. Toevoegen kiesgroep Door op deze link te klikken kunt u extra kiesgroepen toevoegen. LET OP:

door toevoegen van extra kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te hoog. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hieronder Ad.b. Bewerken.



27

Ad b. Bewerken Door op deze link te klikken kunt u de naam van een kiesgroep en het aantal zetels van die kiesgroep wijzigen. LET OP:

controleer of het totaal aantal zetels van de kiesgroepen overeenkomt met het totaal aantal OR-zetels.

Ad c. Medewerkers Door op deze link te klikken ziet u welke kiesgroepen er zijn en kunt u bekijken welke medewerkers in die kiesgroepen zijn ingedeeld. LET OP:

1. Als u de Acties van de Leidraad in volgorde heeft afgewerkt, dan zult u geen medewerkers in die kiesgroepen aantreffen, want u heeft nog geen medewerkers in het kiesregister ingevoerd. Zie paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister. 2. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd maar wanneer deze nog niet zijn ingedeeld in kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt de medewerkers indelen in kiesgroepen. Zie verder paragraaf 4.8. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). 3. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd en deze bovendien al zijn ingedeeld in de kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt per kiesgroep medewerkers toevoegen of verwijderen.

Ad d. Verwijderen Door op deze link te klikken kunt u kiesgroepen verwijderen. LET OP:

door verwijderen van kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te laag. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hierboven Ad.b. Bewerken.



28

4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister Gaan naar de Leidraad door met de muis te klikken op de link Leidraad in het topmenu. Klik op de link Invoeren medewerkers (kiesregister). U ziet nu het volgende scherm:

Op deze pagina kunt u zeven acties ondernemen om het kiesregister te beheren: a. Toevoegen medewerkers; b. Bestand medewerkers uploaden (csv); c. Beheer kiesstatus medewerkers; d. Auto update kiesstatus; e. Bewerken; f. Mail wachtwoord; g. Verwijderen. Het kiesregister bestaat uit alle medewerkers die een arbeidscontract met de onderneming hebben (plus alle medewerkers die langer dan 24 maanden in uw onderneming zijn gedetacheerd). Dit is inclusief part-timers en mensen met een contract voor bepaalde tijd. De applicatie zal automatisch de kiesstatus van de medewerkers verwerken (dat wil zeggen, welke medewerkers kiesgerechtigd en/of verkiesbare zijn). Ad a. Toevoegen medewerkers aan het kiesregister Door op de link Toevoegen medewerkers te klikken kunt u een medewerker toevoegen aan het kiesregister. De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. LET OP:

Deze methode is geschikt om een afzonderlijke medewerker toe te voegen aan het kiesregister maar is te bewerkelijk om het kiesregister te vullen met alle medewerkers.

Ad b. Bestand met medewerkers uploaden naar het kiesregister Veel sneller werkt het wanneer u een csv-bestand met alle medewerkers in één keer upload naar het kiesregister.



29

Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op www.or-verkies.nl. Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: < voornaam (vb. Jan) < tussenvoegsel (vb. de) < achternaam (vb. Boer) < initialen (vb. J.P.C.) < datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm) Verder is het wenselijk dat er een kolom email-adres aanwezig is al is dit optioneel. NB. Het CSV bestand mag meer kolommen omvatten dan de bovenstaande kolommen, na upload kunt u zelf definiëren welke kolommen u gebruikt.

Zet het CSV-bestand op de computer waarop u werkt. Onthoud goed de directory (map) waar u het bestand heeft opgeslagen. Klik vervolgens op de link Bestand medewerkers uploaden (csv). U ziet het volgende scherm:

Klik op de knop Bladeren. Ga naar de directory (map) waar het CSV-bestand staat. Selecteer het bestand, zodat het path en de naam in het veld staan. Klik op de knop Verder U krijgt een foutmelding wanneer het CSV-bestand niet wordt geaccepteerd door de applicatie. Wanneer de applicatie het CSV-bestand accepteert, dan kom u bij het volgende scherm:



30

Door telkens in het vak Selecteer te klikken en de juiste koppeling te maken controleert u de indeling van het kiesregister. Door tenslotte op de knop Verder te klikken wordt het CSV-bestand definitief in het kiesregister opgenomen. LET OP:

Hoewel het niet verplicht is, verdient het aanbeveling om in het CSVbestand zoveel mogelijk email-adressen van de medewerkers op te nemen, zodat de correspondentie met de medewerkers zoveel mogelijk via email afgehandeld kan worden, en zomin mogelijk op papier. In de volgende fase, van Verificatie en bezwaar kiesregister, worden medewerkers in staat gesteld hun gegevens aan te passen en eventueel een email-adres toe toevoegen. Zie daarvoor hoofdstuk 5: Verificatie en bezwaar kiesregister.

TIP:

U kunt alle medewerkers in één keer uit het kiesregister verwijderen door rechts boven in de pagina te klikken op de link PROFIEL en nogmaals te klikken op de link Wis alle medewerkers. Daarna kunt u opnieuw een CSVbestand met medewerkers uploaden.

Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers De kiesstatus van een medewerker kan zijn: a. Kiesgerechtigd b. Verkiesbare c. Geen van beide Wanneer u voor de eerste maal nadat u medewerkers in het kiesregister heeft toegevoegd moet u de kiesstatus van de medewerkers bepalen. Klik daartoe met de muis op de link Leidraad en op de actie Kies-status medewerkers. Er verschijnt een overzicht met alle namen van de medewerkers.



31

In het overzicht ziet u achter elke naam de datum van indiensttreding en twee aankruisvakjes (checkbox). Ad d. Auto update kiesstatus Wanneer u op de link Auto update kiesstatus klikt (onderaan links in het overzicht dan verwerkt de applicatie op basis van de datum van indiensttreding automatisch wie kiesgerechtigd is, wie verkiesbaar en wie geen van beide. LET OP:

de handmatig ingestelde kiesstatus (zie hieronder), wordt ongedaan gemaakt.

Handmatige wijziging kiesstatus U kunt de kiesstatus ook handmatig bepalen. Klik daartoe in de Leidraad op de link Kies-status medewerkers. U ziet nu het overzicht van medewerkers, de datum indiensttreding en twee al dan niet aangevinkte aankruisvakjes. U kunt de wijzigingen doorvoeren door de betreffende aankruisvakjes aan te klikken of uit te klikken. U bevestigt deze wijzigingen door onderaan het overzicht te klikken op de link Update. U kunt alle aan- of uit-geklikte aankruisvakjes in één keer weer in de oorspronkelijke stand zetten door onderaan de pagina op de link en Reset te klikken. Reset werkt niet meer wanneer u reeds op de link Update heeft geklikt, want daarmee worden alle wijzigingen in het kiesregister doorgevoerd. LET OP:

Auto update kiesstatus maakt de handmatig ingestelde kiesstatus van medewerkers ongedaan.

TIP:

Voer eventueel noodzakelijke handmatige wijzigingen pas door na de fase van Verificatie en bezwaar door de medewerkers.



32

Ad e. Bewerken Door op de link Medewerkers te klikken ziet u het overzicht van alle medewerkers. Dit overzicht kunt u ook bereiken vanuit de Leidraad > Invoeren medewerkers (kiesregister). Met behulp van de link Bewerken kunt u de individuele gegevens van medewerkers aanpassen. Ad f. Mail wachtwoord Door op de link Medewerkers te klikken ziet u het overzicht van alle medewerkers. Dit overzicht kunt u ook bereiken vanuit de Leidraad > Invoeren medewerkers (kiesregister). Met behulp van de link Mail wachtwoord kunt u de individuele medewerkers per email een wachtwoord toezenden waarmee ze online toegang hebben tot de eigen gegevens, om deze te wijzigen. LET OP:

bij aanvang van de volgende fase van Verificatie en bezwaar krijgen alle medewerkers in één keer een wachtwoord toegezonden waarmee ze toegang hebben tot de eigen gegevens om deze eventueel te wijzigen.

TIP:

gebruik Mail wachtwoord uitsluitend wanneer u wijzigingen in de gegevens van individuele medewerkers heeft aangebracht en u deze medewerker in de gelegenheid wilt stellen om de wijzigingen te verifiëren.

g. Verwijderen Door op de link Medewerkers te klikken ziet u het overzicht van alle medewerkers. Dit overzicht kunt u ook bereiken vanuit de Leidraad > Invoeren medewerkers (kiesregister). Met behulp van de link Verwijderen kunt u de individuele medewerkers uit het kiesregister verwijderen.



33

4.6. Kiesstatus medewerkers Deze Actie in de Leidraad is beschreven in paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers



34

4.7. Invoeren van vakbonden (optioneel) Ga terug naar de Leidraad. Klik op link Invoeren van vakbonden om de volgende actie uit te voeren. LET OP:

Deze actie is optioneel.

De bedoeling is dat u aangeeft welke vakbonden actief zijn in uw onderneming, door de naam van de vakbond in te voeren en (bij voorkeur ook) het email-adres van de contactpersoon in de onderneming. Daarmee kunnen bedrijfsledengroepen in uw onderneming in een vroegtijdig stadium worden uitgenodigd voor de kandidaatstelling. Bedrijfsleden van deze vakbonden kunnen zich in de latere kandidaatstellingsfase kandidaat stellen voor de OR-verkiezing. Wanneer u deze stap uitvoert dan kunt u in de Leidraad, in de Actie Invoeren medewerkers, een koppeling maken tussen medewerker en (lidmaatschap) vakbond. In de volgende fase van de verkiezing, Verificatie en bezwaar, kunnen medewerkers aangeven of ze lid zijn van een vakbond, of eventueel een vakbond toevoegen. In de fase daarna, van kandidaatstelling van vakbondskandidaten kunt u een contactpersoon aanstellen van een vakbond diegeautoriseerd is om een stemming voor de vaststelling van de vakbondslijst te beheren. U voert vakbonden in met behulp van het volgende scherm:

Deze pagina biedt vier mogelijkheden: a. Vakbond toevoegen; b. Bewerken; c. Uitnodigen vakbonden; d. Verwijderen. Ad. a. Vakbond toevoegen U kunt de volgende velden invullen: • Vakbondsnaam * • Naam Contactpersoon (in onderneming) • Adres • Postcode • Plaats • Telefoon © 2003. OR Verkiezing Online BV


35

•

E-mail

LET OP:

alleen de vakbondsnaam is verplicht. Vul echter zoveel mogelijk van de gevraagde velden in. Het gaat om de vakbondsnaam en de adresgegevens en overige gegevens van de contactpersoon van die vakbond in uw bedrijf. Wanneer u namelijk het email-adres invult van deze contactpersoon dan kunt u direct al, voorafgaande aan de fase van kandidaatstelling van vakbondskandidaten, per email aan deze contactpersoon de bedrijfsledengroep van de betreffende vakbond uitnodigen om kandidaten te stellen (zie c. Uitnodigen vakbonden).

LET OP:

vul niet het algemene email-adres in en niet de algemene gegevens van een vakbond in. Indien u geen gegevens heeft van een contactpersoon in uw bedrijf dan zult u de betreffende bonden per brief op de hoogte moeten stellen.

Ad. b. Bewerken Door op de link Bewerken te klikken kunt u de vakbondsgegevens wijzigen. Ad. c. Uitnodigen Vakbonden Door op de link Uitnodigen vakbonden te klikken kunt u een afzonderlijke bedrijfsledengroep van een vakbond uitnodigen om kandidaten te stellen. LET OP:

Dit is een vooraankondiging. Wanneer u na de periode van verificatie en bezwaar (kiesregister) en bij aanvang van de fase van kandidaatstelling vakbonden een contactpersoon aanstelt, dan krijgt die contact persoon opnieuw een email-bericht inclusief inlogcode voor organisatie van de stemming voor vaststelling van de kandidatenlijst.

De tekst van het email-bericht luidt als volgt:



36

Geachte heer/mevrouw, De zittingsperiode van de ondernemingsraad van [NAAM] loopt op [DAG] [DATUM] af. De OR organiseert nieuwe verkiezingen op zaterdag [DATUM]. Volgens het reglement zijn alle medewerkers, die vóór [DATUM] in dienst zijn getreden verkiesbaar. Wij nodigen de bedrijfsledengroep van de [NAAM VAKBOND] hierbij uit om kandidaten te stellen. Wij maken u erop attent dat de applicatie waarmee de OR-verkiezing wordt georganiseerd de mogelijkheid biedt om via een online stemming onder de bedrijfsleden te komen tot een vaststelling van de kandidatenlijst(en) van uw bond. Een door ons aan te stellen contactpersoon is daartoe geautoriseerd. Deze contactpersoon ontvangt bij aanvang van de kandidaatstellingsperiode voor vakbonden een email-bericht met een wachtwoord en een inlogcode voor de website. Wij verzoeken u daarom de naam en het emailadres op te geven van de medewerker in de onderneming die contactpersoon voor uw bond is. De kandidaatstellingsperiode voor vakbondskandidaten begint op [INVULLEN DATUM]. Vanaf die datum kunt u inloggen. De kandidaatstellingsperiode eindigt op [INVULLEN DATUM]. Dan moet u de procedure tot vaststelling van de lijst hebben afgerond. Hoogachtend, De Verkiezingscommissie.

LET OP:

Wanneer u geen vakbonden, of email-adressen van contactpersonen van vakbonden in uw bedrijf in de applicatie heeft ingevoerd zult u de betreffende vakbonden per brief moeten uitnodigen.

Het is verstandig om de vakbonden al in een vroeg stadium uit te nodigen tot het stellen van kandidaten, zodat ze voorbereid zijn. De applicatie biedt namelijk bedrijfsledengroepen van vakbonden de faciliteit tot het online stemmen over de vaststelling van de vakbondslijsten. Wanneer een medewerker in de hierna volgende fase van verificatie en bezwaar een vakbond toevoegt dan kunt u vervolgens ook deze vakbond uitnodigen tot het stellen van kandidaten. Ad d. Verwijderen Door op de link Verwijderen te klikken verwijdert u een vakbond.



37

4.8. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). LET OP:

deze paragraaf is alleen bedoeld voor ondernemingen met kiesgroepen.

Wanneer u met kiesgroepen werkt dient u alle medewerkers, die opgenomen staan in het kiesregister, in te delen in deze kiesgroepen. Dat gaat als volgt. Ga naar de Leidraad en klik met de muis op de link Indelen kiesgroepen. Wanneer niet eerder medewerkers zijn ingedeeld in kiesgroepen ziet u het volgende scherm:

Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen om de kiesgroepen te beheren: a. Toevoegen kiesgroep; b. Bewerken; c. Medewerkers; d. Verwijderen. Het toevoegen, bewerken en verwijderen van kiesgroepen is beschreven in paragraaf 4.4.4. Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing). Hier wordt alleen het indelen van de medewerkers in kiesgroepen behandeld. Selecteer daartoe in het scherm een kiesgroep en klik vervolgens op de link Medewerkers. U ziet nu het volgende scherm:



38

Klik op de link Toevoegen mensen. Hierna ziet u een lijst met medewerkers die u eerder heeft ingevoerd. Zie paragraaf: 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister

Door de vakjes voor de betreffende namen aan te vinken en vervolgens op de knop Versturen te klikken, deelt u deze medewerkers in de betreffende kiesgroep. Herhaal dit voor elke kiesgroep tot er geen medewerkers meer over zijn. Begin bij elke herhaling in de Leidraad en klik op Indelen kiesgroepen > selecteer een kiesgroep > Medewerkers > Toevoegen mensen. LET OP:

als u niet alle medewerkers indeelt in kiesgroepen, is het niet mogelijk om de voorbereiding af te ronden en over te gaan op de volgende fase van Verificatie en bezwaar kiesregister.



39

4.9. Publiceren van het kiesregister De laatste stap van de voorbereiding is die publicatie van het kiesregister en het versturen van een oproep naar de medewerkers om het kiesregister te verifiëren en eventueel bezwaar aan te tekenen. LET OP:

alvorens u hiertoe overgaat is het verstandig om het kiesregister nog een laatste maal door te kijken. Ga daarvoor naar de Leidraad en klik onder Overzichten op de link Bekijk kiesregister.

LET OP:

als u werkt met kiesgroepen kunt u het kiesregister alleen publiceren als alle medewerkers zijn ingedeeld in kiesgroepen. U krijgt een foutmelding wanneer er nog medewerkers niet zijn ingedeeld.

LET OP:

u bepaalt zelf op welk tijdstip u het kiesregister publiceert en daarmee ter verificatie aanbiedt aan de medewerkers. Houd dus in de gaten dat u dit doet op het goede tijdstip (overeenkomstig de programmering van het verkiezingstraject).

Ga naar de Leidraad en klik op de link Publiceren kiesregister. U ziet nu de tekst van het email-bericht dat alle kiesgerechtigde en verkiesbare medewerkers krijgen toegestuurd. U kunt deze tekst naar behoefte aanpassen. Op [DAG] [DATUM] wordt de verkiezing voor de ondernemingsraad gehouden. In dit bericht leest u wie kan stemmen en wie zich verkiesbaar kan stellen. Wie kan stemmen? Bent u voor [DATUM] in dienst getreden? Dan bent u volgens het kiesreglement gerechtigd om te stemmen. Wie kan zich verkiesbaar stellen? Bent u voor [DATUM] in dienst getreden? Dan kunt u zich volgens het kiesreglement ook verkiesbaar stellen. Een overzicht van medewerkers die kiesgerechtigd en verkiesbaar zijn, is beschikbaar via de website die de verkiezing ondersteunt. U heeft toegang tot deze website met uw persoonlijke inlogcode. Deze code vindt u onderaan dit bericht. We nodigen u bij deze uit om het overzicht te bekijken en eventuele correcties aan te geven. Met vriendelijke groet, de verkiezingscommissie De tussen haakjes aangegeven [DAG] en [DATUM] worden automatische juist ingevuld. U kunt het bericht wijzigen en aanvullen. Klik met de muis op de knop Versturen. De applicatie verzendt nu het email-bericht naar alle kiesgerechtigde en verkiesbare medewerkers waarvan een email-adres is ingevoerd. Met de verzending van dit bericht is de voorbereidende fase afgesloten. © 2003. OR Verkiezing Online BV


40

5. Verificatie en bezwaar kiesregister 5.1. Overzicht Tijdens de periode van verificatie en bezwaar krijgen alle medewerkers in het kiesregister de mogelijkheid om de eigen persoonlijke gegevens te verifiëren en eventueel bezwaar aan te tekenen tegen gegevens van andere medewerkers. Nadat een medewerker is ingelogt kan hij/zij de volgende acties ondernemen: • De eigen gegevens wijzigen (emailadres, vakbond etc); • Het kiesregister bekijken en eventueel een bezwaar indienen; • Geregistreerde vakbonden bekijken en eventueel een vakbond toevoegen. De verkiezingscommissie: • accepteert al dan niet de gewijzigde gegevens; • neemt het bezwaar in behandeling en verzendt een email-bericht over de uitslag; • Weigert eventueelde niet nieuw toegevoegde vakbonden en • verstuurt een email-bericht met een uitnodiging voor kandidaatstelling van vakbondsleden. Nadat alle gegevens en bezwaren zijn verwerkt sluit de verkiezingscommissie de verificatie en bezwaarperiode af.



41

5.2. Verificatie en bezwaar door de medewerker 5.2.1. Inloggen De verkiezingscommissie van de OR heeft u als medewerker van de onderneming een email gezonden met het verzoek om op de website www.or-verkiezing.nl het kiesregister te bekijken en eventuele correcties door te geven. In het email-bericht vindt u een wachtwoord en een inlog-adres waarmee u op de website kunt inloggen. De meest simpele manier om in te loggen is door het inlog-adres aan te klikken in het emailbericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het emailbericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om “met de hand” in te loggen door uw email-adres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Met de hand inloggen gebeurt op de homepage:



42

5.2.2. Verificatie van de eigen gegevens en bezwaar Wanneer u bent ingelogd dan komt u in het volgende scherm

Onder het kopje Status ziet u de fase waarin de voorbereiding van de OR-verkiezing verkeert. U kunt de volgende acties ondernemen: • De eigen gegevens wijzigen; • Het kiesregister bekijken en eventueel een bezwaar indienen; • Geregistreerde vakbonden bekijken en eventueel een vakbond toevoegen. Ad. a. Wijzigen eigen gegevens Wanneer u onder Acties met de muis op de link Wijzig eigen gegevens klikt, dan komt u op de pagina met uw eigen gegevens:



43

U kunt gegevens corrigeren of aanvullen. LET OP:

Vergeet niet aan te geven van welke vakbond u lid bent want anders kunt u straks tijdens de kandidaatstellingsfase voor vakbonden niet meedoen aan de interne verkiezing van kandidaten op de kandidatenlijst van uw vakbond.

Wanneer u de vakbond waarvan u lid bent niet in de lijst ziet staan dan kunt u een vakbond toevoegen vanuit het beginscherm. Klik daartoe op de link Terug of op de link Verkiezing. Zie verder onder Ad. c. Bekijken geregistreerde vakbonden en eventueel een vakbond toevoegen. LET OP:

wanneer u het email-adres wijzigt dan kunt u niet meer met uw wachtwoord inloggen, want het email-adres en het wachtwoord zijn gekoppeld. U krijgt dan automatisch een ander wachtwoord toebedeeld. Dit wachtwoord kunt u opvragen vanuit de homepage www.or-verkiezing.nl

LET OP:

u kunt slechts eenmaal per sessie uw eigen gegevens wijzigen. Nadat u op de knop Versturen heeft geklikt kunt u niet opnieuw uw eigen gegevens wijzigen. Pas nadat de verkiezingscommissie uw opgegeven wijziging(en) heeft doorgevoerd kunt u opnieuw een wijziging indienen. U krijgt per email-bericht als de verkiezingscommissie de wijzigingen doorvoert.

Wanneer u geen gegevens wilt corrigeren dan klikt u op de link Terug of de link Verkiezing. Wanneer u wel gegevens heeft gecorrigeerd dan drukt u eveneens op de knop Versturen. U krijgt nu de volgende bevestiging:

de door u opgegeven wijzigingen worden pas doorgevoerd wanneer de verkiezingscommissie ze heeft bevestigd. U ontvangt een email-bericht wanneer dat is gebeurd. Daarna kunt u de gewijzigde gegevens opnieuw bekijken en eventueel opnieuw een wijziging indienen. Klik om verder te gaan op de link Verkiezing en gaat door met Ad b. Bekijken kiesregister en eventueel een bezwaar indienen



44

Ad. b. Bekijken kiesregister en eventueel een bezwaar indienen Wanneer u vanuit het beginscherm klikt op de link Bekijk kiesregister dan komt u in een scherm met het overzicht van het kiesregister.

Door in de laatste kolom op de link Teken bezwaar aan te klikken, kunt u eventueel bezwaar maken tegen gegevens zoals die op deze pagina zichtbaar zijn gemaakt. Wanneer u inderdaad bezwaar wilt aantekenen en op de link klikt dan wordt het volgende scherm zichtbaar.



45

U kunt kiezen uit één van de voorgeprogrammeerde bezwaren, of een bezwaar in het tekstvak typen. Om het bezwaar in te dienen drukt u op de knop Verstuur. De verkiezingscommissie neemt het bezwaar in behandeling. U krijgt per email bericht over wat de commissie met uw bezwaar heeft gedaan. Ad. c. Bekijken geregistreerde vakbonden en eventueel een vakbond toevoegen wanneer u op de link Verkiezing klikt komt u weer terug in het beginscherm. Van daaruit kunt u de geregistreerde vakbonden bekijken en eventueel een vakbond toevoegen. Klik daartoe met de muis op de link Bekijk vakbonden. U ziet nu een overzicht van de geregistreerde vakbonden.

Als u de vakbond waarvan u lid bent niet in de lijst ziet staan, terwijl deze vakbond wel kandidaten wil voordragen voor de OR, dan kunt u deze vakbond toevoegen. Klik daartoe op de link Vakbond toevoegen. U komt nu in het volgende scherm: Vul de gevraagde gegevens zo volledig mogelijk in dan kan de verkiezingscommissie



46

de vakbond uitnodigen om kandidaten te stellen. Wanneer u de gevraagde gegevens niet weet dan kunt u volstaan met de naam van de vakbond. LET OP:

wanneer u een vakbond toevoegt kunt u pas aangeven dat u lid bent van deze vakbond (wijzigen van uw gegevens) als de verkiezingscommissie de door u ingediende vakbond Actief heeft verklaard.

Wanneer de verkiezingscommissie de door u toegevoegde vakbond Actief heeft verklaard, dan ontvangt de contactpersoon van deze vakbond in het bedrijf een uitnodiging voor het stellen van kandidaten. Wanneer u klaar bent met de controle van het kiesregister, kunt u met de muis klikken op UITLOGGEN. U kunt ook de computer uitzetten. Wanneer de verkiezingscommissie de door u opgegeven wijzigingen van uw gegevens, of uw bezwaar, heeft verwerkt dat krijgt u daarvan en email-bericht. U kunt dan eventueel opnieuw uw gegevens wijzigen.



47

5.3. Reactie van de verkiezingscommissie Gedurende de fase van Verificatie en bezwaar kunt u als verkiezingscommissie regelmatig email-berichten verwachten over de volgende onderwerpen: a. Wijziging van gegevens door de medewerker; b. Toevoeging van vakbonden; c. Bezwaren tegen gegevens in het kiesregister. LET OP:

Het is aan te raden om naar aanleiding van deze email-berichten direct actie te ondernemen en dit niet uit te stellen tot het einde van de periode van Verificatie en bezwaar. Wanneer bijvoorbeeld iemand een vakbond toevoegt is het van belang om de vakbond op korte termijn Actief te maken, en zo vergelijkbare reacties van medewerkers te voorkomen.

U dient als volgt te reageren op de email-berichten van de medewerkers: 5.3.1. Bevestiging wijziging van gegevens door de medewerker U ontvangt als verkiezingscommissie een email-bericht wanneer een medewerker tijdens de periode van verificatie en bezwaar een wijziging aanbrengt in de eigen gegevens. In het email-bericht staat de naam en het bericht van deze persoon. U dient deze wijziging als verkiezingscommissie te bevestigen voor de wijziging wordt doorgevoerd in het kiesregister. Dat gaat als volgt. Ga naar de Leidraad, en klik onder de Acties op de link Verwerken van bezwaren. U komt dan op het volgende scherm:

U ziet welke medewerker(s) wijzigingen heeft (hebben) ingediend.



48

Om de wijziging te verwerken klikt u op de link Bewerken. U komt dan in het volgende scherm: Zowel de oude gegevens als de gewijzigde gegevens zijn aangegeven. U kunt eventueel ook zelf de gegevens (verder) aanpassen. U bepaalt dus als verkiezingscommissie in laatste instantie welke (gewijzigde) gegevens in het kiesregister komen. LET OP:

wanneer u een wijziging in de gegevens bevestigt krijgt de betreffende medewerker hierover email-bericht en de mogelijkheid om de eigen gegevens opnieuw te verifiëren (inclusief het indienen van een nieuwe wijziging).

Door op de knop Verstuur te klikken bevestigd u de wijziging. De nieuwe gegevens worden opgenomen in het kiesregister en de betreffende medewerker ontvangt een email-bericht. Zo werkt u één voor één alle ingediende wijzigingen af. 5.3.2. De-activeren van toegevoegde vakbonden U ontvangt als verkiezingscommissie een email-bericht wanneer een medewerker tijdens de periode van verificatie en bezwaar een vakbond toevoegt. In het email-bericht staat de naam en het bericht van deze persoon. U hebt als verkiezingscommissie de mogelijkheid om deze vakbond op niet-actief te zetten of te verwijderen. Niet-actief: als u de vakbond op “niet-actief” zet dan kan de contactpersoon van deze vakbond wel kandidaten op een kandidatenlijst plaatsen en de kandidatenlijst indienen, maar de kandidaten kunnen niet meedoen aan de OR-verkiezing. Verwijderen: als u een vakbond verwijdert dan kan de (contactpersoon van deze) vakbond geen gebruik maken van de kandidaatstellingsmodule. © 2003. OR Verkiezing Online BV


49

Ga naar de Leidraad en klik met de muis op de link Contactpersoon aanstellen. U komt nu in het scherm met een overzicht van de vakbonden:

Ook de nieuwe vakbond is zichtbaar. Alle vakbonden zijn “Actief” (onder het kopje Actief staat Ja). U weigert een vakbond door deze te verwijderen. U maakt deze vakbond als volgt “Niet-Actief”: klik op de link Bewerken. U komt in het volgende scherm:

Maakt deze vakbond niet-actief Door deze optie te selecteren en vervolgens op de knop Verstuur te klikken. U kunt dezelfde procedure herhalen om de vakbond weer Actief te verklaren. U kunt dan teven eventueel de ontbrekende gegevens aanvullen © 2003. OR Verkiezing Online BV


50

LET OP:

Wanneer u een nieuw toegevoegde vakbond wilt uitnodigen om kandidaten te stellen dan is de kans groot dat u een foutmelding krijgt dat er geen medewerkers lid zijn van deze vakbond. U kunt daarom het beste nieuw toegevoegde vakbonden pas aan het einde van de periode van verificatie en bezwaar uitnodigen voor het stellen van kandidaten. Dan hebben namelijk alle medewerkers de kans gekregen om hun gegevens te wijzigen en aan te geven van welke vakbond ze lid zijn.

5.3.3. Verwerken van bezwaren tegen gegevens in het kiesregister U ontvangt als verkiezingscommissie een email-bericht wanneer een medewerker tijdens de periode van verificatie en bezwaar, bezwaar aantekent. In het email-bericht staat de naam en het bericht van deze persoon. Er zijn zeven bezwaargronden (in het kiesgroepen systeem acht): a. Deze persoon is niet kiesgerechtigd; b. Deze persoon is niet verkiesbaar; c. Deze persoon is wel kiesgerechtigd; d. Deze persoon is wel verkiesbaar; e. Deze persoon is vakbondslid; f. Deze persoon is geen vakbondslid; g. Deze persoon staat in verkeerde kiesgroep (alleen bij kiesgroepensysteem); h. Anders namelijk. De laatste bezwaargrond is toegevoegd om medewerkers in de gelegenheid te stellen ook op andere punten hun bezwaren kenbaar te maken. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat een medewerker bezwaar heeft tegen de verkiezingsdatum, of het tijdstip van kandidaatstelling. Hoewel de verificatie en bezwaar procedure niet op dit soort onderwerpen is gericht, geeft het u als verkiezingscommissie wel de gelegenheid hierop te reageren. In het email-bericht dat u ontvangt wanneer een medewerker bezwaar aantekent staat niet de bezwaargrond zelf. Om die te zien moeten u naar de applicatie. Klik daartoe in de Leidraad op de link Verwerken van bezwaren. U ziet dan een overzicht van bezwaren:

U ziet welke medewerker(s) wijzigingen heeft (hebben) ingediend.



51

U heeft drie actiemogelijkheden: a. Bewerken b. E-mail versturen c. Verwijderen Ad a. Bewerken Klik op de link Bewerken. U ziet nu op het scherm het betreffende bezwaar en de toelichting.

LET OP:

dit scherm is bedoeld voor het intern registreren van de voortgang bij de afhandeling van het bezwaar. Vanuit dit scherm kunt u geen emailberichten versturen. U kunt dit scherm wel gebruiken ter voorbereiding van de verzending van een email. Zie Ad. b. Email versturen.

Op dit scherm kunt u in het tekstvak aantekeningen maken, de status van de behandeling van het bezwaar aangeven. De status kan zijn: a. Open: bezwaar nog niet in behandeling; b. Opgelost: bezwaar volledig afgehandeld; c. In behandeling; Om te kijken of de bezwaren juist zijn zult u het kiesregister moeten controleren aan de hand van gegevens van personeelszaken of andere bronnen moeten raadplegen. LET OP:

vergeet niet, voor u dit scherm verlaat, om de status op a., b. of c. Te zetten. En op de knop Verstuur te drukken. Anders gaan uw aantekeningen verloren.



52

LET OP:

u kunt de periode van verificatie en bezwaar pas afsluiten als alle bezwaren op de status Opgelost staan.

Ad. b. Email versturen Wanneer u als verkiezingscommissie een beslissing over het bezwaar heeft gekomen, dan kunt u als volgt uw beslissing per email aan de betreffende medewerker mededelen. Klik daartoe in de Leidraad op de link Verwerken van bezwaren. U ziet dan weer het overzicht van bezwaren. Klik vervolgens op de link E-mail. U ziet dan het volgende scherm. Daarin kunt u een antwoord formuleren op het bezwaar.

LET OP:

u hoeft niet te ondertekenen. De applicatie voegt zelf de ondertekening toe: “Met vriendelijke groet, de verkiezingscommissie”.

Klik op de knop Verstuur. Het email-bericht wordt verzonden naar de bezwaaramaker. LET OP:

u moet zelf beslissen over de wijze waarop u degene die het bezwaar betreft op de hoogte stelt van het bezwaar en van uw beslissing over het bezwaar.

Ad. c. Verwijderen Hiermee verwijdert u een bezwaar uit de applicatie.



53

5.4. Afsluiten verificatie en bezwaar periode 5.4.1. Eerst vakbonden uitnodigen dan pas periode van verificatie en bezwaar afsluiten Vergeet niet de vakbondscontactpersonen (eventueel opnieuw) uit te nodigen voor het stellen van kandidaten. U kunt dat het beste doen aan het einde van de periode van verificatie en bezwaar. Klik daartoe in de Leidraad op de link Uitnodigen vakbonden et cetera. Zie verder paragraaf 4.7. Ad.c. Uitnodigen Vakbonden. LET OP:

Wanneer blijkt dat er geen medewerkers lid zijn van een vakbond dan kunt u deze vakbond niet uitnodigen voor het stellen van kandidaten (u krijgt dan de foutmelding dat deze vakbond geen leden heeft).

5.4.2. Afsluiten verificatie en bezwaar periode Ga naar de Leidraad en klik op de link Afsluiten verificatie en bezwaar periode. Door het afsluiten van de verificatie en bezwaar periode gaat de applicatie automatisch over naar de volgende fase: kandidaatstelling vakbondskandidaten. LET OP:

dit is onherroepelijk.

5.4.3. de rol van de verkiezingscommissie in de kandidaatstellingsperiodes In de fase van kandidaatstelling die nu volgt is de rol van de verkiezingscommissie beperkt. Uw belangrijkste taak is het benoemen van contactpersonen van de vakbonden die geautoriseerd zijn om de stemming voor vaststelling van de kandidatenlijst te beheren. U kunt tijdens de kandidaatstelling periode (van vakbondskandidaten en van vrije kandidaten) alle gegevens die in het kiesregister zijn opgeslagen wijzigen. U bent dus altijd in staat om te voldoen aan verzoeken tot wijziging of aanvulling van gegevens van medewerkers en vakbonden. Het is verstandig om hiermee spaarzaam en zorgvuldig om te gaan omdat de periode van verificatie en bezwaar van het kiesregister achter de rug is. (Verzoeken tot) wijzigingen zullen dus goed onderbouwd moeten worden. Na de kandidaatstellingsperiode(s) krijgen medewerkers de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen. Wanneer vakbondskandidaten en vrije kandidaten hun kandidatuur bekendmaken en lijsten indienen, wordt dit voor de verkiezingscommissie in de applicatie zichtbaar. Hoe deze nieuwe en gewijzigde gegevens door de verkiezingscommissie zijn te raadplegen wordt behandeld aan het einde van hoofdstuk 6 (kandidaatstelling vakbondskandidaten) en hoofdstuk 7 (kandidaatstelling ongeorganiseerde kandidaten). LET OP:

wanneer u bent ingelogd als ze lid van de verkiezingscommissie dan kunt u op dezelfde computer niet gelijktijdig inloggen als vakbondscontactpersoon (of omgekeerd). Om van de één naar de ander over te gaan dient u eerst uit te loggen.



54

6. Kandidaatstelling vakbondskandidaten 6.1. Overzicht Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) kan een vakbond een kandidatenlijst indienen voor de verkiezing van de OR als over de samenstelling van de kandidatenlijst met de bedrijfsleden overleg is gepleegd. Zie artikel 9 lid 2.a. van de WOR. De verkiezingsapplicatie www.or-verkiezing.nl biedt bedrijfsledengroepen van vakbonden de faciliteit tot het online vaststellen van de eigen vakbondlijst met behulp van een stemming door de bedrijfsleden. De verkiezingscommissie benoemt daartoe een contactpersoon. Deze contactpersoon beheert de kandidatenlijst-verkiezing: toevoegen van kandidaten aan de lijst, en het starten en stoppen van de stemming. De contactpersoon voert ook de kiesdrempel in die een kandidaat bij de stemming moet halen om definitief op de kandidatenlijst te komen. De kandidaten moeten hun plaatsing op de lijst accepteren alvorens de stemming kan plaatsvinden. Door een stem uit te brengen op één van de kandidaten op de kandidatenlijst bepalen de bedrijfsleden: • of een kandidaat op de definitieve kandidatenlijst komt als de vooraf bepaalde kiesdrempel wordt gehaald. • De volgorde waarop de kandidaten op de definitieve kandidatenlijst komen. Degene met de meeste stemmen komt bovenaan, enzovoorts. (In het personenstelsel heeft dit geen betekenis omdat bij de stemming voor de OR de lijsten vervallen en alleen nog op personen wordt gestemd.) Nadat de contactpersoon de stemming heeft afgesloten is de vakbondslijst officieel ingediend bij de verkiezingscommissie. Wanneer vakbonden geen gebruik maken van de kandidaatstellingsmodule dan kan de verkiezingscommissie de kandidatenlijst(en) handmatig invoeren in de applicatie.



55

6.2. Benoeming contactpersoon en voorbereiding Alvorens een vakbond gebruik kan maken van de applicatie om de kandidatenlijst vast te stellen (via een online stemming) en in te dienen, benoemt u als verkiezingscommissie een contactpersoon. Dat gaat als volgt. Ga naar de Leidraad en klik op de link Uitnodigen vakbonden. U komt in het volgende scherm:

In deze stap zijn er vier actiemogelijkheden a. Bewerken; b. Benoeming contactpersoon; c. Verwijderen; d. Vakbond toevoegen. Ad a. Bewerken Door op de link Bewerken te klikken kunt u de vakbondsgegevens wijzigen. Ad b. Benoeming contactpersoon Klik op de link Contactpersoon. U ziet nu op het volgende scherm alle in het kiesregister geregistreerde leden van uw bond.



56

Klik op het keuzerondje dat staat voor de naam van de personen die u wilt benoemen. Klik vervolgens op de link Contactpersoon aanstellen. De Contactpersoon krijgt een email-bericht met daarin de inlog-gegevens voor het beheer van de kandidaatstellingsmodule. De tekst van het email-bericht luidt als volgt: De zittingsperiode van de ondernemingsraad van [NAAM ONDERNEMING] loopt op [DATUM] af. De OR organiseert nieuwe verkiezingen op [DATUM] Volgens het reglement zijn alle medewerkers, die vóór [DATUM] in dienst zijn getreden verkiesbaar. U bent voorgedragen als contact persoon van de vakbond [NAAM VAKBOND] Wij nodigen u uit om voor [NAAM VAKBOND] een kandidatenlijst samen te stellen uit de verkiesbare leden van uw vakbond binnen de organisatie. U kunt dit tussen [DATUM BEGIN KANDIDAATSTELLINGSPERIODE] en [DATUM EINDE KANDIDAATSTELLINGSPERIODE] online doen via http://or-verkiezing.nl Via deze website kunt tevens met behulp van een stemming onder de bedrijfsleden de kandidatenlijst vaststellen. Als een andere medewerker contact-persoon van uw bond is, geef dan s.v.p. de naam en het email-adres van deze persoon aan ons door. Onderaan deze email staan u persoonlijke login gegevens. Met vriendelijke groet, De Verkiezingscommissie.

Ad c. Verwijderen Door op de link Verwijderen te klikken verwijdert u een vakbond. Ad. d. Uitnodigen Vakbonden Door op de link Uitnodigen vakbonden te klikken kunt u een afzonderlijke bedrijfsledengroep van een vakbond uitnodigen om kandidaten te stellen. LET OP:

Als u in deze fase (kandidaatstelling vakbonden) een nieuwe vakbond toevoegt dan zijn er in het kiesregister geen medewerkers die zijn geregistreerd bij deze vakbond. Als u bij deze vakbond een contactpersoon wilt aanstellen dan zult u eerst de gegevens van een of meer medewerkers moeten aanvullen en aangeven dat zij lid zijn van de nieuw ingevoerde vakbond. Pas daarna kunt u een contactpersoon aanstellen en is voor deze contactpersoon de kandidaatstellingsmodule toegankelijk.



57

LET OP:

Wanneer u geen vakbonden, of email-adressen van contactpersonen van vakbonden in uw bedrijf in de applicatie heeft ingevoerd zult u de betreffende vakbonden per brief moeten uitnodigen.



58

6.3. Beheer van de vakbondskandidaatstelling door de contactpersoon 6.3.1. Inloggen door de contactpersoon De verkiezingscommissie heeft aan het begin van de kandidaatstellingsperiode voor vakbonden, contactpersonen benoemd en deze personen een email-bericht verstuurd met een uitnodiging tot het stellen van kandidaten voor de OR-verkiezing. U heeft als contactpersoon deze email ontvangen. LET OP:

neem zo snel mogelijk contact op met de verkiezingscommissie als u geen uitnodiging heeft ontvangen en u wilt wel als vakbondsvertegenwoordiger kandidaten voordragen voor de verkiezing van de OR. Zij kunnen er alsnog zorgen dat u van de applicatie gebruik kunt maken voor de kandidaatstelling.

In het email-bericht staan inlog-gegevens waarmee u toegang heeft tot de kandidaatstellingsmodule voor vakbondskandidaten. De meest simpele manier om in te loggen is door de link aan te klikken in het email-bericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de vakbondskandidaatstellings-module op het scherm: het Dashbord. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het emailbericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om “met de hand” in te loggen door uw email-adres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Wanneer u inlogt, wordt het volgende scherm zichtbaar:

Dit is het zogenaamde dashboard. Vanuit deze pagina kunt u, of iemand anders die u daartoe machtigt, de kandidaatstelling besturen.



59

De kandidaatstelling van vakbondskandidaten is in vier stappen verdeeld: 1. Kandidaatstelling vakbondskandidaten; 2. Stemoproep verzenden; 3. Verkiezingen; 4. Definitieve uitslag. LET OP:

Wanneer de onderneming is verdeeld in kiesgroepen, dan splitst de applicatie de vastgestelde vakbondslijst(en) automatisch in lijsten per kiesgroep. Vakbondskandidaten die werkzaam zijn in een kiesgroep komen automatisch op de lijst van die kiesgroep. Het is niet mogelijk om werkzaam te zijn in de ene kiesgroep en kandidaat te zijn in de andere.



60

6.4. Kandidaatstelling vakbondskandidaten (fase1) U bent als contactpersoon verantwoordelijk voor de plaatsing van kandidaten op de kandidatenlijst van uw bond. Ga naar het Dashbord. U ziet dan het volgende scherm:

6.4.1. Kandidatenlijst samenstellen Wanneer u op de link Kandidatenlijst samenstellen klikt dan komt u in het volgende scherm:

Vink het keuzevakje in voor de naam van de leden die zich kandidaat willen stellen voor de OR. Door op de knop Verstuur te klikken verzend u een email naar de betreffende leden met een verzoek om bevestiging van de kandidatuur. Zie verder paragraaf 6.4.4. Confirmatie van de plaatsing door de voorgedragen kandidaten.



61

U kunt de samenstelling van de kandidatenlijst beheren (toevoegen en wijderen van kandidaten, en bepalen van de volgorde) zie daarvoor paragraaf 6.4.3. Beheer van de kandidatenlijst. 6.4.2. Bekijken kiesregister vakbond U kunt als contactpersoon het kiesregister van uw bond bekijken, met daarin een overzicht van geregistreerde bedrijfsleden en hun kiesstatus. Klik daartoe in het Dashboard om de link Kiesregister vakbond. Hieronder staat een voorbeeld weergegeven.

LET OP:

U kunt zelf niets wijzigen aan dit kiesregister omdat het is gebaseerd op het kiesregister van de gehele onderneming. Medewerkers hebben tijdens de fase van verificatie en bezwaar kunnen aangeven van welke vakbond ze lid zijn. De verkiezingscommissie kan wel wijzigingen doorvoeren. Wanneer u ontdekt dat het kiesregister niet volledig is, dan kunt u dit aan de verkiezingscommissie melden en verzoeken het betreffende lid aan het register toe te voegen. Het is aan de verkiezingscommissie om te beslissen of zij aan uw verzoek voldoen of niet. De commissie zal waarschijnlijk vragen om het lidmaatschap aan te tonen met behulp van een lidmaatschapskaart van de betreffende bond.

U bent nog in de gelegenheid om bezwaar in te dienen in de fase na de kandidaatstelling van de ongeorganiseerde kandidaten. 6.4.3. Beheer van de kandidatenlijst Ga naar het Dashboard en klik op de link Lijsten. Deze link staat in het topmenu. U komt in het volgende scherm:



62

Er zijn twee linken: Verkiesbaren en Bewerken Met de link Bewerken kunt u de naam van de kandidatenlijst wijzigen.

Klik op de link Verkiesbaren wanneer u de kandidatenlijst wil aanpassen. U komt in het volgende scherm:

Vanuit dit scherm heeft u vier actie mogelijkheden: a. Toevoegen mensen aan de kandidatenlijst; b. Bewerken; c. Email verzenden aan de kandidaten; d. Verwijderen van kandidaten. Ad. a. Toevoegen mensen aan de kandidatenlijst U kunt als contactpersoon nieuwe personen aan de kandidatenlijst toevoegen (voordat u vanuit het Dashbord de bedrijfsleden uitnodigt om te stemmen). Zij krijgen dan © 2003. OR Verkiezing Online BV


63

automatisch per email een uitnodiging om deze plaatsing op de kandidatenlijst te bevestigen (confirmatie). Dit gaat overeenkomstig de gang van zaken zoals is beschreven in paragraaf 6.4.4. Confirmatie van de plaatsing door de voorgedragen kandidaten Ad. b. Bewerken: handmatige confirmatie en volgorde van kandidaten Handmatige confirmatie Wanneer een lid door u als contactpersoon op de kandidatenlijst is geplaatst, maar om de een of andere reden niet in staat is om dit te bevestigen, of dat op andere wijze (bijvoorbeeld schriftelijk) heeft bevestigd, dan kunt u als lijstbeheerder zelf de kandidatuur bevestigen. Ook het omgekeerde is mogelijk: ongeldig verklaren van een kandidatuur. LET OP:

het betreffende lid krijgt geen email-bericht over deze wijzigingen. Zie hiervoor: Ad. d. Email.

Volgorde van kandidaten op de lijst U kunt, voor u overgaat tot het uitnodigen van de bedrijfsleden om te stemmen, bepalen in welke volgorde de kandidaten op de lijst staan die de bedrijfsleden straks (in stap 4: Verkiezingen) onder ogen krijgen om te stemmen. LET OP:

Als de stemming eenmaal heeft plaatsgevonden, bepaalt de uitslag de volgorde en kan deze niet meer worden gewijzigd.

Ad. c. Email naar kandidaten versturen Door op de link Email te klikken, ontvangt het betreffende lid (nogmaals) een emailbericht waarin het lid wordt gevraagd om de plaatsing te bevestigen (confirmatie). Een dergelijke email is automatisch verzonden toen u als contactpersoon een lid aan de kandidatenlijst toevoegde. Zie ad a. Ad. d. Verwijderen van kandidaten Deze actie spreekt voor zichzelf. 6.4.4. Confirmatie van de plaatsing door de voorgedragen kandidaten Voor een lid definitief op de kandidatenlijst wordt geplaatst dient dit lid de voordracht te bevestigen (confirmeren). Daartoe heeft het lid een email-bericht ontvangen. Daarin staat een persoonlijk wachtwoord en een link om direct vanuit het email-bericht in te loggen voor toegang tot het betreffende onderdeel van de website. Nadat het lid heeft ingelogd, wordt het volgende scherm zichtbaar:



64

Confirmatie gebeurt door klikken op de link Confirmatie deelname kandidatenlijst Wanneer het lid op de link Stem op vakbondslid klikt komt er een foutmelding: de verkiezing is nog niet gestart. Wanneer het lid op de link bekijken kiesregister klikt wordt een overzicht zichtbaar van alle

medewerkers (in de betreffende kiesgroep, indien van toepassing) met hun kiesstatus en eventueel vakbondslidmaatschap.

De confirmatie gebeurt in het volgende scherm: Namelijk door het woordje “ja” in te vullen en op de knop Verstuur te klikken: Wanneer het lid het woordje “nee” invult dan weigert dit lid plaatsing op de kandidatenlijst. De andere bedrijfsleden kunnen dan in stap 4 (Verkiezingen) niet op deze personen stemmen voor de definitieve vaststelling van de kandidatenlijst. Zie paragraaf 6.6. Vaststelling van de vakbondskandidatenlijst door stemming. LET OP:

Zo gauw één lid de plaatsing op de lijst bevestigt (confirmeert) zoals is beschreven in paragraaf 6.4.4. Confirmatie van de kandidatenlijst door de voorgedragen kandidaten, dan komt u als lijstbeheerder automatisch in de volgende stap 3. Een Stemoproep verzenden. Deze stap wordt behandeld in paragraaf 6.5. Een stemoproep verzenden aan de bedrijfsleden. Zolang u de stemoproep nog niet heeft verzonden kunt u als lijstbeheerder de vakbondslijst op alle onderdelen wijzigen of aanvullen.



65

6.4.5. Einde Confirmatietermijn, einde kandidaatstelling U sluit als contactpersoon de termijn waarbinnen de leden hun kandidatuur kunnen bevestigen af door op het door u vastgestelde tijdstip in het Dashbord op de link Einde kandidaatstelling LET OP:

Houd in de gaten wanneer de verkiezingscommissie de kandidaatstellingsperiode voor vakbonden afsluit. U moet daarvoor de kandidatenlijst klaar hebben of uw stemming voor vaststelling van de kandidatenlijst hebben afgerond.

U komt nu in de volgende fase: 2) Stemoproep verzenden In deze fase kunt u: 1. een stemming starten onder de bedrijfsleden voor de vaststelling van de kandidatenlijst van uw bond, of, 2. deze stemming overslaan en de kandidatenlijst indienen bij de verkiezingscommissie .



66

6.5. Een stemoproep verzenden aan de bedrijfsleden (fase 2) 6.5.1. Een stemming houden of niet In deze fase kunt u: 1. 2.

een stemming starten onder de bedrijfsleden voor de vaststelling van de kandidatenlijst van uw bond, of, deze stemming overslaan en de kandidatenlijst indienen bij de verkiezingscommissie .

Wanneer u weer op de link Dashboard klikt ziet u het volgende scherm:

In deze derde stap heeft u een aantal keuzemogelijkheden: a. Uitnodigen van de leden om te stemmen; b. Het stemmen overslaan; c. Kiesregister vakbond bekijken; d. Kandidatenlijst vakbond bekijken. Bovendien kunt u via de link Lijsten in het topmenu de kandidatenlijst van uw bond beheren Hoe dit moet is beschreven in paragraaf 6.4.3. Beheer van de kandidatenlijst Als u een stemming wilt houden onder de leden om de kandidatenlijst vast te stellen dan klikt u op de link Uitnodigen stemmen. Zie verder paragraaf 6.5.2 Uitnodigen van de leden om te stemmen. Als u de stemming wilt overslaan, dan klikt u op de link Stemmen overslaan. Zie verder paragraaf 6.5.3 Stemmen overslaan. 6.5.2. Uitnodigen van de leden om te stemmen Nadat alle op de lijst geplaatste kandidaten hun plaatsing hebben bevestigd (of u heeft zelf als lijstbeheerder deze plaatsing bevestigd) kunt u overgaan tot het uitnodigen van de bedrijfsleden voor de stemming. Ga daartoe naar het Dashboard. Door op de link Uitnodigen stemmen te klikken komt u in het volgende scherm:



67

Hier bepaalt u het minimum aantal stemmen dat een kandidaat moet behalen bij de stemming alvorens de kandidaat op de kandidatenlijst is gekozen. LET OP:

het minimum aantal te behalen stemmen is 1. Nul is niet mogelijk.

Als u op de knop Verstuur klikt, dan verzend de applicatie naar alle leden van de bond een email-bericht met een oproep om te stemmen op de kandidaten. Elk in het kiesregister van de verkiezingscommissie geregistreerd lid van uw bond kan maximaal één stem uitbrengen. Zie voor een nadere toelichting op het stemmen door de leden verder paragraaf 6.6. Vaststellen van de vakbondskandidatenlijst door stemming. U gaat nu over naar het volgende stadium: 4) Verkiezingen (dat wil zeggen: stemmen van bedrijfsleden op de kandidatenlijst van de bond). Dit stadium is nu zichtbaar in het dashboard: 6.5.3 Stemmen overslaan Wanneer u in het Dashbord klikt op de link Stemmen overslaan dan wordt de kandidatenlijst voor zover die op dat moment is samengesteld ingediend bij de verkiezingscommissie. LET OP:

Wanneer u de kandidatenlijst zonder stemming wilt indienen dan is het verstandig om eerst nog even goed na te kijken of alles klopt en of alle kandidaten hun kandidatuur hebben geconfirmeerd. Bekijk daartoe de kandidatenlijst door vanuit het Dashbord te klikken op de link Kandidatenlijst vakbond. U ziet daar de kandidaten op de kandidatenlijst staan die bij de verkiezingscommissie wordt ingediend.

LET OP:

deze actie is onherroepelijk.



68

6.6. Vaststelling van de vakbondskandidatenlijst door stemming (fase 3) 6.6.1. Wat de stemming inhoudt U heeft in uw hoedanigheid van vakbondslid een email-bericht ontvangen waarin u bent uitgenodigd een stem uit te brengen op de kandidaten van de kandidatenlijst die uw bond wil indienen voor de komende OR-verkiezing. Door een stem uit te brengen op één van de kandidaten op de kandidatenlijst bepalen de bedrijfsleden: • of de kandidaten op de definitieve kandidatenlijst komen: namelijk als de vooraf bepaalde kiesdrempel wordt gehaald. • De volgorde waarop de kandidaten op de definitieve kandidatenlijst komen. Degene met de meeste stemmen komt bovenaan, enzovoorts. (In het personenstelsel heeft dit geen betekenis omdat bij de stemming voor de OR de lijsten vervallen en alleen nog op personen wordt gestemd.) 6.6.2. Online stemmen voor het vaststellen van de kandidatenlijst In het email-bericht dat u ontving is aangegeven op welke wijze u via internet kunt stemmen om de kandidatenlijst van uw bond vast te stellen voor de komende OR-verkiezing. U brengt uw stem uit op de website www.or-verkiezing.nl. Daar moet u inloggen door uw wachtwoord en email-adres in te voeren. De meest simpele manier om in te loggen is door de link aan te klikken in het email-bericht dat u ontving. Daarmee start u automatisch uw browser en komt u vanzelf op de pagina terecht waar u kunt stemmen. Het is ook altijd mogelijk om “met de hand” in te loggen door uw email-adres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Wanneer u succesvol bent ingelogd dan komt u op de volgende webpagina:

U heeft twee actiemogelijkheden: a. Stemmen op een vakbondslid op de kandidatenlijst; © 2003. OR Verkiezing Online BV


69

b.

Bekijken van het kiesregister.

Ad. A. Stemmen op een vakbondslid op de kandidatenlijst

Klik op de link Stem op vakbondslid. Daarmee komt u in het stemformulier: Selecteer één van de kandidaten door op het keuzerondje voor de betreffende naam te klikken. Klik vervolgens met de muis op de knop Stem. Daarmee is uw stem uitgebracht. Wanneer u geen kandidaat selecteert en op de knop Stem klikt, kunt u een blanco stem uitbrengen. Als u wilt stemmen en de foutmelding krijgt “De verkiezing is al voorbij”, dan bent u te laat met stemmen. Waarschijnlijk omdat de beheerder van de kandidatenlijst van uw bond tijdig de definitieve lijst bij de verkiezingscommissie van de OR moest inleveren. Wanneer de stem periode is afgelopen dan ontvangt u van de lijstbeheerder van uw bond een email-bericht met uitslag van de stemming. U kunt de uitslag ook online bekijken: zie paragraaf 6.7. Publicatie van de uitslag van de stemming over de kandidatenlijst. Ad. b. Bekijken van het kiesregister U kunt het kiesregister van de hele onderneming bekijken door te klikken op de link Bekijk kiesregister. U ziet daarop de medewerkers, hun kiesstatus en of zij lid zijn van een

vakbond.



70

Dit is het kiesregister zoals de verkiezingscommissie van de OR dit heeft vastgesteld.



71

6.7. Publicatie van de uitslag van de stemming over de kandidatenlijst (fase 4) Op het moment dat de verkiezingscommissie van de OR de kandidaatstellingsfase voor vakbonden afsluit is de uitslag van de stemming voor de kandidatenlijst voor u beschikbaar: alle leden van uw vakbond ontvangen een email-bericht met de uitslag. De contactpersoon van de vakbond kan op dat moment de definitieve kandidatenlijst ook online bekijken. Log daartoe als contactpersoon in bij www.or-verkies.nl In het Dashbord bent u nu in de laatste fase: 4) Definitieve uitslag.

Klik onder Overzichten op de link Kandidatenlijst vakbond. Daar ziet u de definitieve uitslag Na afsluiting van de kandidaatstellingsperiode voor vakbonden kan de verkiezingscommissie online bekijken welke kandidatenlijsten van vakbonden zijn ingeleverd.



72

7. Kandidaatstelling van de ongeorganiseerde (“vrije”) kandidaten 7.1. Overzicht Na de kandidaatstelling van vakbondskandidaten start de kandidaatstelling fase voor ongeorganiseerden kandidaten. Ook kiesgerechtigde vakbondsleden waarvan de vakbond geen kandidaten heeft gesteld kunnen meedoen. Deze fase is opgesplitst in twee onderdelen. Eerst de kandidaatstelling en daarna de ondersteuning van de kandidatuur door kiesgerechtigde medewerkers. Wanneer de OR-verkiezing verloopt volgens het personenstelsel dan kan elke verkiesbare medewerker zichzelf online kandidaat stellen. In het lijstenstelsel kunnen de ongeorganiseerden medewerkers zich via de applicatie kandidaat stellen door: • het initiatief te nemen tot het indienen van een kandidatenlijst met daarop een of meer kandidaten; • door zich aan te sluiten bij een bestaande kandidatenlijst. Een lijsteigenaar kan kandidaten die zich bij zijn/haar lijst aandienen weigeren. Verder kan de lijsteigenaar de volgorde van de kandidaten instellen (dit is van belang in het lijstenstelsel). Wanneer de periode van indiening van de kandidaten(-lijsten) is geëindigd, start de ondersteuningsperiode. In deze fase zijn medewerkers in de gelegenheid om online in één keer ondersteuning te betuigen aan de individuele kandidaten. De verkiezingscommissie sluit de ondersteuningsperiode op het vastgestelde tijdstip af. De applicatie accepteert de kandidaten(-lijsten) die voldoende ondersteuning hebben ontvangen



73

7.2. Starten van de kandidaatstelling van de ongeorganiseerde kandidaten 7.2.1. Afsluiten van de kandidaatstelling door de vakbonden Op de daartoe door u als verkiezingscommissie bepaalde datum sluit u de fase van kandidaatstelling van vakbonden af. Dat gebeurt op de volgende manier: Ga naar de Leidraad:

Klik met de muis op de link Einde kandidaatstelling vakbonden. Hiermee sluit u de kandidaatstellingsfase voor de vakbonden af en gaat u over naar de kandidaatstellingsfase voor de ongeorganiseerde (“vrije”) kandidaten. 7.2.2. Uitnodigen van verkiesbare personen om zich kandidaat te stellen U kunt nu de verkiesbare personen die geen lid zijn van een vakbond (of waarvan de vakbond geen kandidaten heeft gesteld) uitnodigen om zich kandidaat te stellen voor de OR verkiezing. Ga daartoe naar de Leidraad:



74

Klik met de muis op de link Uitnodigen verkiesbare personen. U komt nu in een scherm waarmee u een email kan versturen naar alle verkiesbare ongeorganiseerde medewerkers (en medewerkers die lid zijn van een vakbond, maar waarvan de vakbond geen kandidaten heeft gesteld). Het email-bericht luidt: Wij nodigen u uit om u kandidaat te stellen voor verkiezing in de ondernemingsraad. Volgens het reglement zijn alle medewerkers, die vóór [DATUM] in dienst zijn getreden verkiesbaar. U kunt een lijst indienden of uw naam toevoegen aan een bestaande lijst op: http://www.or-verkiezing.nl U vindt daar ook een handleiding over hoe u precies te werk moet gaan als u zich kandidaat wilt stellen. De kandidaatstelling van ongeorganiseerde kandidaten sluit op [DATUM] Vanaf die datum start de ondersteuningsperiode. Ongeorganiseerde medewerkers kunnen dan uw kandidatuur online ondersteunen. De ondersteuningsperiode sluit op [DATUM] Onderaan deze email staan u login gegevens. Hoogachtend, namens de verkiezingscommissie



75

7.3. Hoe ongeorganiseerde verkiesbare medewerkers zich kandidaat stellen 7.3.1. De spelregels De kandidaatstellingsfase voor ongeorganiseerde verkiesbare medewerkers voor de OR is begonnen. Deze fase geldt ook voor vakbondsleden waarvan de vakbond geen kandidaten voor de OR heeft gesteld. Zij worden in deze fase dus ook als ongeorganiseerde medewerkers aangemerkt.

Deze fase valt uiteen in twee delen: I. De kandidaatstelling (Deze verloopt bij het lijstenstelsel anders dan bij het personenstelsel, u wordt automatisch naar de juiste procedure geleid); II. Ondersteuning door medewerkers. Ad. I. De kandidaatstelling Bij het lijstenstelsel U kunt zich als verkiesbare ongeorganiseerde medewerker op twee manieren kandidaat stellen voor de ondernemingsraad wanneer volgens het lijstenstelsel wordt gewerkt: a. U kunt zelf het initiatief nemen tot het indienen van een kandidatenlijst bij de verkiezingscommissie, met daarop één of meer kandidaten. Dat houdt in dat u op de website www.or-verkiezing.nl een lijst aanmaakt waarop uzelf als eerste staat en waar anderen hun naam aan toe kunnen voegen. U bent als eerste op de lijst de zogenaamde “lijsteigenaar”. U bepaalt als lijsteigenaar of u andere kandidaten op de lijst accepteert of niet. b. U kunt zich ook kandidaat stellen door uw naam toe toevoegen aan een bestaande kandidatenlijst. Degene die deze lijst heeft aangemaakt - de lijsteigenaar - kan u weigeren. Wanneer u op een kandidatenlijst bent geweigerd dan kunt u proberen uw naam toe te voegen op een andere kandidatenlijst, of u kunt uw eigen lijst indienen, met eventueel alleen uw eigen naam erop (zie a.). Bij het personenstelsel Bij het personenstelsel kunnen ongeorganiseerde kandidaten hun kandidatuur uitsluitend individueel kenbaar maken (dus niet via lijsten) LET OP:

De kandidaten hoeven niet te weten hoe de verkiezingen worden georganiseerd (via lijstenstelsel of personenstel). Zij worden automatisch naar de juiste procedure geleid.

Ad. II. Spelregels bij de ondersteuning van de kandidatuur door de medewerkers De verkiezingscommissie accepteert uw kandidatuur wanneer deze is ondersteund door een derde deel van de kiesgerechtigden medewerkers, met een maximum van 30. Wanneer de OR wordt gekozen volgens het kiesgroepensysteem dan geldt dit acceptatiecriterium per kiesgroep.

Voor de ondersteuning is een bepaalde periode uitgetrokken. De ondersteuning verloopt eveneens online via de website www.or-verkiezing.nl. LET OP:

de ondersteuning gebeurt individueel.

De verkiezingscommissie sluit de periode voor ondersteuning af en sluit daarmee ook de kandidaatstellingsperiode voor de ongeorganiseerde kandidaten af. Alle kandidaten © 2003. OR Verkiezing Online BV


76

die op dat moment voldoende ondersteuning hebben gekregen worden als kandidaten geaccepteerd en zijn op de stemdatum verkiesbaar. 7.3.2. De kandidaatstelling in het lijstenstel De verkiezingscommissie van de OR heeft u als ongeorganiseerde medewerker van de onderneming een email gezonden met de uitnodiging om u kandidaat stellen voor de komende OR verkiezing. U kunt daartoe een kandidatenlijst indienen (met eventueel luitsluitend uzelf daarop als kandidaat of met meer kandidaten) of u aansluiten bij een bestaande kandidatenlijst. Om een kandidatenlijst in te dienen logt u in bij www.or-verkiezing.nl. In het email-bericht vindt u een wachtwoord en een inlog-adres waarmee u op de website kunt inloggen. De meest simpele manier om in te loggen is door het inlogadres aan te klikken in het emailbericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het emailbericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om “met de hand” in te loggen door uw emailadres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Wanneer u bent ingelogd dan ziet u het volgende scherm:

Klik op de link Indienen kandidatenlijst. Dan ziet u het volgende scherm:



77

U heeft twee mogelijkheden om u kandidaat stellen: a. Een nieuwe kandidatenlijst indienen; b. Uw aanmelden bij een bestaande kandidatenlijst; LET OP: U stelt zich altijd kandidaat via een lijst (ook al staat u alleen op die lijst). Ad. a. Een nieuwe kandidatenlijst indienen Als u een nieuwe kandidatenlijst indient, dan wordt u automatisch op die lijst geplaatst. en bent u in het vervolg lijsteigenaar. Andere ongeorganiseerde kandidaten kunnen zich aansluiten bij uw lijst. De lijsteigenaar kan een nieuwe aanmelding bij zijn/haar lijst accepteren of weigeren. Het indienen van een nieuwe kandidatenlijst gaat in vier stappen: • Typ de naam van de lijst in het tekstveld;. • Selecteer het keuzerondje voor “Nieuwe kandidatenlijst”; • klik met de muis op de knop Verstuur; Zie in paragraaf 7.3.3. hoe u als lijsteigenaar kandidaten die zich bij uw lijst hebben aangemeld kunt accepteren of weigeren. Ad. b. Aanmelden bij een bestaande kandidatenlijst Uzelf aanmelden bij een bestaande kandidatenlijst gaat in twee stappen: • Selecteer op het keuzerondje voor een reeks bestaande kandidatenlijst (van een lijsteigenaar uit dezelfde kiesgroep als u, wanneer het kiesgroepensysteem van toepassing is); • klik met de muis op de knop Verstuur; U krijgt geen bevestiging van uw aanmelding bij een bestaande kandidatenlijst, wel wordt de lijsteigenaar op de hoogte gebracht. Deze kan u weigeren. LET OP:

zolang de lijsteigenaar van de kandidatenlijst waar u zich bij heeft aangemeld niet weigert kunt u geen andere acties ondernemen: bijvoorbeeld zelf een nieuwe kandidatenlijst aanmaken. Het is dus zaak dat u overlegt met de lijsteigenaar voor u zich bij die lijst aanmeldt.



78

LET OP:

als de verkiezing volgens het kiesgroepensysteem worden georganiseerd kunt zich slechts aanmelden bij een bestaande kandidatenlijst van een lijsteigenaar uit dezelfde kiesgroep. Om te controleren of de lijsteigenaar waar u zich bij witl aansluiten in dezelfde kiesgroep werkzaam is, gaat u terug naar het begin scherm, en klikt op de link Bekijk kiesregister.

Als de lijsteigenaar uw aanmelding weigert dan ontvangt u daarover een email-bericht. U kunt u daarna kandidaat stellen door het indienen van een eigen kandidatenlijst. Zie daarvoor Ad. a. Een nieuwe kandidatenlijst indienen 7.3.3. Acceptatie of weigering van namen door de lijsteigenaar De lijsteigenaar kan de aanmelding van een kandidaat bij zijn/haar lijst weigeren. De kandidaat is geaccepteerd zolang de lijsteigenaar niet weigert. U ontvangt als lijsteigenaar en email-bericht wanneer een andere kandidaten zich bij uw lijst aanmeldt. Log als lijsteigenaar in bij www.verkiezing.nl. De eerste alinea’s van paragraaf 7.3.2. behandelen hoe u inlogt. Wanneer u bent ingelogd dan ziet u het volgende scherm: Klik op de link Beheer kandidatenlijsten.

U komt dan in het volgende scherm:

Klik op de link Verkiesbaren. U komt dan in het volgende scherm: © 2003. OR Verkiezing Online BV


79

U ziet nu de naam van de kandidatenlijst waarvan u eigenaar bent. Klik op de Link Verkiesbaren, en u ziet alle namen van kandidaten die zich bij uw lijst hebben aangemeld. U heeft de volgende mogelijkheden: • U weigert een aanmelding door een kandidaat te verwijderen. Klik daartoe op de link Verwijderen. De verwijderde kandidaat krijgt daarvan een email-bericht. • U accepteert de kandidaat zolang u geen actie onderneemt. 7.3.4. De volgorde op de kandidatenlijst (lijstenstelsel) Wanneer de verkiezingen verlopen volgens het lijstenstelsel dan is lijstvolgorde is van belang bij de berekening van de uitslag van de OR-verkiezing. Er wordt namelijk gestemd op lijsten (en daarbinnen op kandidaten). Zolang een kandidaat niet de kiesdeler heeft gehaald, komt automatisch degene die boven aan de lijst staat in OR (Wanneer die lijst voldoende stemmen heeft gehaald). Alleen de lijsteigenaar kan de volgorde op de kandidatenlijst wijzigen. Dat gebeurt door een lager gerangschikt kandidaat een hogere rangorde te geven. De volgorde van de andere kandidaten schuift automatisch een plaats op.. LET OP:

Wanneer de lijsteigenaar een andere kandidaat op de eerste plaats zet dan wordt deze personen de nieuwe lijsteigenaar. Deze wisseling van eigenaar treedt onmiddellijk in werking. De nieuwe lijsteigenaar ontvangt hierover een emailbericht met een wachtwoord en inlogcode.

Deze bepaling van de lijstvolgorde gaat als volgt: Log als lijsteigenaar in bij www.verkiezing.nl. De eerste alinea’s van paragraaf 7.3.2. behandelen hoe u inlogt. Klik in het Dashbord op de link Beheren kandidatenlijst. Dan ziet u het volgende scherm:



80

Klik op de link Verkiesbaren, dan komt u in het volgende scherm: Hier ziet u een overzicht van medewerkers die zich bij uw kandidatenlijst hebben

aangemeld. U kunt als lijsteigenaar deze kandidaten verwijderen door op de link Verwijderen te klikken. LET OP:

nummer 1. In de lijst is altijd de lijsteigenaar. Alleen de lijsteigenaar heeft toegangsrechten tot de kandidatenlijst. Houdt daar rekening mee als u de volgorde in de volgende stap gaat veranderen

Klik op de link Bewerken. Dan komt u in het volgende scherm: Kies een nummer (rangorde) en druk op de knop Verstuur. De kandidaat krijgt de nieuwe



81

rangorde en andere kandidaten schuiven een plaats op voor zover dat aan de orde is gezien hun rangschikking. LET OP:

Wanneer de lijsteigenaar een andere kandidaat op de eerste plaats zet dan wordt deze personen de nieuwe lijsteigenaar. Deze wisseling van eigenaar treedt onmiddellijk in werking. De oude lijsteigenaar heeft op dat moment geen administratieve rechten meer. De nieuwe lijsteigenaar ontvangt hierover een email-bericht met een wachtwoord en inlogcode.

7.3.5. De kandidaatstelling in het personenstel De verkiezingscommissie van de OR heeft u als ongeorganiseerde medewerker van de onderneming een email gezonden met de uitnodiging om u kandidaat stellen voor de komende OR verkiezing. Ook vakbondsleden waarvan de vakbond geen kandidaten heeft gesteld kunnen in deze ronde meedoen. Dat wil zeggen, kunnen zich kandidaat stellen als ongeorganiseerde kandidaten en kunnen ongeorganiseerde kandidaten ondersteunen.

U kunt daartoe een kandidatenlijst indienen (met eventueel luitsluitend uzelf daarop als kandidaat of met meer kandidaten) of u aansluiten bij een bestaande kandidatenlijst. Om een kandidatenlijst in te dienen logt u in bij www.or-verkiezing.nl. In het email-bericht vindt u een wachtwoord en een inlog-adres waarmee u op de website kunt inloggen. De meest simpele manier om in te loggen is door het inlogadres aan te klikken in het emailbericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het emailbericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om “met de hand” in te loggen door uw emailadres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Wanneer u bent ingelogd dan ziet u het volgende scherm: Klik op de link Indienen kandidaten. Dan ziet u het volgende scherm:



82

Vul uw naam in, en klik op de knop Verstuur. Uw kandidatuur is geregistreerd en staat klaar voor de volgende fase: de ondersteuning door medewerkers. Zo gauw de verkiezingscommissie de periode van ondersteuning start krijgt u daarvan bericht per email.



83

7.4. Vaststelling ongeorganiseerde kandidaten(-lijsten) door ondersteuning 7.4.1. Oproep tot ondersteuning Wanneer de periode van indiening van de kandidaten(-lijsten) is geëindigd, dan doet de verkiezingscommissie een oproep aan alle ongeorganiseerde medewerkers in de onderneming op de kandidaatstelling van de ongeorganiseerde kandidaten te ondersteunen. Ook vakbondsleden waarvan de vakbond geen kandidaten heeft gesteld kunnen in deze ronde meedoen. Dat wil zeggen, kunnen zich kandidaat stellen als ongeorganiseerde kandidaten en kunnen ongeorganiseerde kandidaten ondersteunen.

De verkiezingscommissie logt daartoe in bij www.or-verkiezing.nl. En klikt in de Leidraad met de muis op de link Openen ondersteuningsperiode:

Nu ontvangen alle ongeorganiseerde medewerkers in de onderneming een oproep om uw kandidatenlijst te ondersteunen. De ondersteuning gebeurt per kiesgroep indien van toepassing. 7.4.2. Ondersteuning ongeorganiseerde kandidaten door de medewerkers De verkiezingscommissie van de OR heeft u als ongeorganiseerde medewerker van de onderneming een email gezonden met de uitnodiging om ongeorganiseerde kandidaten te ondersteunen in hun kandidatuur voor de OR. Ook vakbondsleden waarvan de vakbond geen kandidaten heeft gesteld kunnen in deze ronde meedoen. Dat wil zeggen, kunnen zich kandidaat stellen als ongeorganiseerde kandidaten en kunnen ongeorganiseerde kandidaten ondersteunen.

Om kandidaten te steunen logt u in bij www.or-verkiezing.nl. In het email-bericht vindt u een wachtwoord en een inlog-adres waarmee u op de website kunt inloggen. De meest simpele manier om in te loggen is door het inlogadres aan te klikken in het emailbericht dat u heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het email© 2003. OR Verkiezing Online BV


84

bericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om “met de hand” in te loggen door uw emailadres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Wanneer u bent ingelogd, dan ziet u het volgende scherm:

Klik met de muis op de link Ondersteuningsperiode. U ziet nu een scherm met alle ongeorganiseerde kandidaten: U steunt een kandidaat door met de muis het keuzevak je voor de naam aan te vinken. Als u

alle kandidaten heeft aangevinkt die u wilt ondersteunen dan drukt u op de knop OK. LET OP:

u kunt alle kandidaten van uw keuze ondersteunen, maar dat kan maar één keer. Wanneer u eenmaal op de knop OK heeft geklikt, kunt u de ondersteuning niet meer ongedaan maken of wijzigen.



85

7.4.3. Afsluiting van de ondersteuningsperiode De verkiezingscommissie sluit de ondersteuningsperiode op het vastgestelde tijdstip af. Wanneer u als verkiezingscommissie inlogt, dan komt u in de Leidraad:

Klik met de muis op de link Afsluiten ondersteuningsperiode. U komt dan in de volgende fase. Namelijk de fase 5 van Bezwaar kandidaten(-lijsten). Zie de voorbehandeling van deze fase hoofdstuk 8. Bezwaar kandidaten(-lijsten). LET OP:

Wanneer het aantal kandidaten (in elke kiesgroep indien van toepassing) gelijk of kleiner is dan het aantal OR-zetels krijgt u daarvan een melding op het scherm. U komt dan automatisch in fase 9) Verkiezingen + voorlopige uitslag + start bezwaar.



86

8. Bezwaar kandidaten(-lijsten) 8.1. Overzicht Na de kandidaatstellingsfase kunnen de kiesgerechtigde medewerkers online bezwaar aantekenen tegen de ingediende kandidaten(-lijsten). De verkiezingscommissie behandelt de bezwaren. Als er nabehandeling van eventuele bezwaren minder kandidaten zijn dan OR-zetels (per kiesgroep indien van toepassing), dan stopt de verkiezing. Wanneer er meer kandidaten zijn dan OR-zetels (per kiesgroep indien van toepassing), dan gaat de verkiezing door met de organisatie van de stemming.



87

8.2. Publicatie van de kandidaten(-lijsten) 8.2.1. Starten van de bezwaarperiode tegen kandidaten(-lijsten) Log als verkiezingscommissie in bij www.or-verkiezing.nl U komt in de Leidraad:

Door op de link Publiceren kandidatenlijst te klikken verstuurt u als een verkiezingscommissie aan alle medewerkers een email-bericht waarin ze worden uitgenodigd het kiesregister te bekijken en eventueel bezwaar aan te tekenen tegen de kandidaten. LET OP:

wanneer op dit moment de rekening voor het gebruik van de applicatie voor de kandidaatstelling nog niet is betaald, dan kunt u niet verder en ziet u de volgende foutmelding:

Pas wanneer de rekening is betaald kunt u verder. U krijgt daarvan een emailbericht. Het email-bericht met de uitnodiging aan de medewerkers luidt als volgt:



88

Beste G. [NAAM], De kandidaten(-lijsten) voor de komende OR-verkiezing van [DATUM] zijn bekend. Wij nodigen u uit om de kandidaten(-lijsten) te bekijken en zo nodig bezwaar aan te tekenen. De lijsten zijn beschikbaar op: http://www.or-verkiezing.nl Uw wachtwoord voor de site was: bifen3vila3s U kunt direct inloggen via onderstaande link: http://www.or-verkiezing.nl/email_login.php?lc=bifen3vila3s Met vriendelijk groeten, de verkiezingscommissie

U kunt de kandidaten(-lijsten) als verkiezingscommissie bekijken door met de muis te klikken op de link Bekijk kandidatenlijsten. De komt dan in een scherm dat er als volgt kan uitzien:

Wanneer er achter een naam “(Invalid)” staat, betekent dit dat de betreffende kandidaat onvoldoende ondersteuning van medewerkers in de onderneming heeft gekregen. In het personenstelsel zijn de kandidaten in een alfabetisch gerangschikte lijst zichtbaar. 8.2.2. Indiening van bezwaren tegen kandidaten door de medewerkers U heeft als medewerker van de verkiezingscommissie een email-bericht ontvangen waarin u bent uitgenodigd om de kandidaten(-lijsten) voor de komende OR-verkiezing te bekijken en zo nodig bezwaar aan te tekenen tegen kandidaten.

Log daartoe in bij www.or-verkiezing.nl. In het email-bericht vindt u een wachtwoord en een inlog-adres waarmee u op de website kunt inloggen. © 2003. OR Verkiezing Online BV


89

De meest simpele manier om in te loggen is door het inlogadres aan te klikken in het emailbericht dat u heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het emailbericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om “met de hand” in te loggen door uw email-adres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Wanneer u bent ingelogd, dan ziet u het volgende scherm:

Klik met de muis op de link Bekijken kandidatenlijsten. U ziet dan een scherm dat er als volgt

zou kunnen uitzien: Dit zijn alle kandidaten(-lijsten) die door de verkiezingscommissie voorlopig zijn geaccepteerd. Ze zijn door de vakbonden ingediend en/of door onafhankelijke kandidaten (met voldoende ondersteuning). Wanneer u bezwaar wilt aantekenen tegen de kandidatuur van een kandidaat klik dan op het keuzerondje voor de naam van die kandidaat en klik vervolgens op de knop Bezwaar. © 2003. OR Verkiezing Online BV


90

Daarmee komt u in het volgende webformulier.

In het tekstvak is ruimte om uw bezwaar toe te lichten (dit is een verplicht veld). Klik op de knop Verstuur om het bezwaar in te dienen. Als u tegen meer kandidaten bezwaar wilt indienen dan herhaalt u de procedure. 8.2.3. Verwerking van de bezwaren tegen de kandidaten U ontvangt als verkiezingscommissie een email-bericht wanneer een medewerker tijdens de bezwaar periode, bezwaar aantekent tegen een kandidaat. In het email-bericht staat de naam en het bericht van deze persoon. In het email-bericht dat u ontvangt wanneer een medewerker bezwaar aantekenen staat niet de bezwaargrond zelf. Om die te zien moet u naar de applicatie. Klik daartoe in de Leidraad op de link Verwerken van bezwaren. U ziet dan een overzicht van wie een bezwaar heeft aangetekend tegen wie:



91

U ziet welke medewerker(s) wijzigingen heeft (hebben) ingediend. U heeft drie actiemogelijkheden: a. Bewerken b. E-mail versturen c. Verwijderen

Ad a. Bewerken Klik op de link Bewerken. U ziet nu op het scherm het betreffende bezwaar en de toelichting.



92

LET OP:




LET OP:





93

LET OP:


Klik op de knop Verstuur. Het email-bericht wordt verzonden naar de bezwaaramaker. LET OP:


Ad. c. Verwijderen Hiermee verwijdert u een bezwaar uit de applicatie. 8.3.3. Afsluiten bezwaarperiode kandidaten

Wanneer u alle bezwaren heeft afgehandeld, kunt u de bezwaarperiode afsluiten. Ga naar de leidraad en klik de link Afsluiten bezwaarperiode. 8.3.4. Gelijk aantal / minder kandidaten of meer kandidaten dan OR-zetels Als er een gelijk aantal of minder kandidaten zijn dan OR-zetels (per kiesgroep indien van toepassing), dan stopt de verkiezing. Wanneer er meer kandidaten zijn dan OR-zetels (per kiesgroep indien van toepassing), dan krijgt u hiervan een melding. De organisatie van de verkiezing gaat in dat geval gewoon door. U komt dan automatisch in de volgende fase: Stemoproep verzenden.



94

9. Stemoproep verzenden 9.1. Overzicht De verkiezingscommissie start de stemmodule en verzendt de stemoproep (ook per post aan medewerkers zonder email-adres). 9.2. Stemoproep verzenden Wanneer u alle bezwaren heeft afgehandeld, en er zijn meer kandidaten dan zetels dan moet er gestemd worden en kunt u overgaan tot het verzenden van de stemoproep. LET OP:

neem tenminste één week de tijd tussen het versturen van de stemoproep en de stemdatum als er medewerkers zijn zonder email-adres. Die medewerkers moeten de stemoproep schriftelijk ontvangen, en daarvoor heeft u enkele dagen tijd nodig.

U ontvangt automatisch op het email-adres van de verkiezingscommissie de stemoproepen die de applicatie heeft gestuurd naar medewerkers zonder email-adres (of fout opgegeven email-adres). Allereerst dient u de stemmodule te starten. Ga daartoe naar de Leidraad.

Klik op de link Starten stemmodule U krijgt een melding in welke (kies-) groepen een stemming nodig is (indien van toepassing). Vervolgens moet u de stemoproep verzenden. Het verzenden van de stemoproep gaat als volgt. Ga naar de Leidraad, en klik op de link Stemoproep. Hiermee ontvangen alle medewerkers een email-bericht met een oproep voor de stemming. LET OP:

Verstuur deze oproep voldoende tijd voor de geplande stemdatum overeenkomstig de tijdsplanning.



95

Beste [NAAM], Wij nodigen je uit op mee te doen aan de verkiezing op [DATUM]. U kunt op onderstaande site stemmen: http://www.or-verkiezing.nl Uw wachtwoord voor de site was: vede8moum0bu U kunt direct inloggen via onderstaande link: http://www.or-verkiezing.nl/email_login.php?lc=vede8moum0bu Hoogachtend, namens de verkiezingscommissie



96

10. De stemming 10.1. Overzicht De stemming start automatisch of de stemdatum. Medewerkers brengen hun stem uit. Na afloop van de stemdag (of -periode) sluit de verkiezingscommissie de stemming af. 10.2. Start en einde van de stemming De applicatie start automatisch, aan het begin van de stemdatum, de stemming. Dat gebeurt om 00.00 uur van de stemdatum. Vanaf dat tijdstip kunnen de stemgerechtigde medewerkers stemmen. Aan het einde van de stemdag (of stemperiode) sluit u als verkiezingscommissie de applicatie voor het stemmen af. Ga daartoe naar de Leidraad:

link op de link Afsluiten stemmodule.



97

10.3. Hoe medewerkers kunnen stemmen U heeft ongeveer een week voor de stemdatum van de verkiezingscommissie een stemoproep ontvangen. Op de dag van de stemming ontvangt u deze stemoproep nogmaals. Log om te stemmen in bij www.or-verkiezing.nl. In het email-bericht vindt u een wachtwoord en een inlog-adres waarmee u op de website kunt inloggen. De meest simpele manier om in te loggen is door het inlogadres aan te klikken in het emailbericht dat u heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het emailbericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om “met de hand” in te loggen door uw email-adres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina (www.or-verkiezing.nl). De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Wanneer u bent ingelogd ziet u het volgende scherm:

Klik met de muis op de link Stemmen. U komt nu in het stemformulier dat kan er bij het lijstenstelsel als volgt uitzien:



98

LET OP:

In het lijstenstelsel kunt u slechts één stem uitbrengen. U stemt in de eerste plaats op een lijst, hoewel u een persoon selecteert. Bij voldoende stemmen op de lijst wordt degene die bovenaan de lijst staat als eerste in de OR gekozen, behalve als een lager geplaatste kandidaat meer stemmen dan de kiesdeler op zich verzamelt.

Breng uw stem uit door op de knop Stem te klikken. In het personenstelsel zie het stemformulier er uit als een alfabetisch gerangschikte lijst met namen LET OP:

In het personenstelsel kunt u het opgegeven aantal stemmen uitbrengen. Degene met de meeste stemmen komt in de OR, daarna de volgende enzovoorts tot alle zetels van de OR bezet zijn.

Zo gauw de stemming achter de rug is en de verkiezingscommissie de stemdag (of stemperiode) afsluit krijgt u daarvan een melding per email-bericht. U kunt dan online de voorlopige verkiezingsuitslag raadplegen en eventueel bezwaar aantekenen.



99

11. Publicatie van de voorlopige uitslag en starten bezwaarperiode 11.1. Overzicht De verkiezingscommissie publiceert de voorlopige uitslag. Medewerkers kunnen bezwaar tegen de uitslag aantekenen. De verkiezingscommissie neemt de bezwaren in behandeling. 11.2. Publicatie van de voorlopige uitslag en starten bezwaarperiode U kunt als verkiezingscommissie het eerste de verkiezingsuitslag zien. Ga naar de Leidraad.

Klik op de link Uitslag. U ziet dan de uitslag. Die kan er zo uit zien in het lijstenstelsel:

U publiceert de voorlopige uitslag door in de Leidraad te klikken op de link Bekendmaking verkiezingsuitslag. Alle kiesgerechtigde medewerkers krijgen een email-bericht met de mededeling dat ze de uitslag online kunnen raadplegen (en dat ze af een week de tijd hebben om bezwaar aan te tekenen).



100

11.3. Hoe medewerkers bezwaar kunnen maken tegen de voorlopige uitslag U heeft van de verkiezingscommissie een email-bericht ontvangen met daarin de mededeling dat u de verkiezingsuitslag kunt bekijken en dat u daartegen eventueel bezwaar kunt aantekenen. Wanneer u weer inlogt bij www.or-verkiezing.nl, en met de muis op de link Uitslag klikt, dan ziet u de voorlopige uitslag. Bij het lijstenstelsel van die er als volgt uitzien:

Wanneer u bezwaar wilt aantekenen tegen de voorlopige uitslag klik dan op het keuzerondje voor de naam van die persoon waarop uw bezwaar betrekking heeft. Klik vervolgens op de knop Bezwaar. Daarmee komt u in het navolgende webformulier:



101

Hier kunt u uw bezwaar toelichten. Klik vervolgens op de knop Verstuur om het bezwaar in te dienen. Wanneer u tegen meer kandidaten bezwaar wilt indienen dan herhaalt u de procedure.



102

11.4. Verwerking van de bezwaren en definitieve uitslag 11.4.1. Verwerking van de bezwaren tegen de uitslag U ontvangt als verkiezingscommissie een email-bericht wanneer een medewerker tijdens de bezwaar periode, bezwaar aantekent tegen de uitslag. In het email-bericht staat de naam en het bericht van deze persoon. In het email-bericht dat u ontvangt als een medewerker bezwaar aantekenen staat niet de bezwaargrond zelf. Om die te zien moet u naar de applicatie. Klik daartoe in de Leidraad op de link Verwerken van bezwaren. U ziet dan een overzicht van wie een bezwaar heeft aangetekend (Zender) en tegen wie (Persoon): wie:

U ziet welke medewerker(s) wijzigingen heeft (hebben) ingediend. U heeft drie actiemogelijkheden: a. Bewerken b. E-mail versturen c. Verwijderen Ad a. Bewerken Klik op de link Bewerken. U ziet nu op het scherm het betreffende bezwaar en de toelichting.



103

LET OP:




LET OP:





104

LET OP:


Klik op de knop Verstuur. Het email-bericht wordt verzonden naar de bezwaarmaker. LET OP:


LET OP:

u kunt de (voorlopige) uitslag niet in de applicatie wijzigen. Wanneer een bezwaar dusdanig zwaarwegend is dat de uitslag verandert, dan zult u buiten de applicatie om een gewijzigde uitslag moeten publiceren. In het ergste geval zult u de verkiezing over moeten doen.

11.4.2. Afsluiten bezwaarperiode kandidaten en definitieve uitslag Wanneer u alle bezwaren heeft afgehandeld, kunt u de bezwaarperiode ten aanzien van de uitslag afsluiten. Ga naar de leidraad en klik op de link Einde bezwaarperiode. U ziet nu het volgende scherm:



105

Hiermee is de OR-verkiezing afgesloten. U kunt de definitieve uitslag raadplegen door op de link Uitslag te klikken. Ook de medewerkers kunnen deze uitslag online raadplegen. Veel succes met de nieuwe OR!



106

11.5. Wissen van gegevens en opnieuw beginnen 11.5.1. Wissen van de verkiezing U kunt als verkiezingscommissie op elk moment de applicatie stopzetten en wissen zodat u opnieuw kunt beginnen. LET OP:

hoe verder u bent gevorderd met de organisatie van de verkiezing des te ingrijpender is opnieuw beginnen.

Om een verkiezing te wissen logt u in bij www.or-verkiezing.nl en gaat u naar de Leidraad en klikt u op de link PROFIEL (rechtsboven in het scherm). U ziet dan het volgende scherm:

Door op de link Wis huidige verkiezing te klikken worden alle ingevoerde verkiezingsgegevens gewist, met uitzondering van de meest actuele versie van het kiesregister. LET OP:


11.5.2. Wissen van de medewerkers Als u op de link Wis alle medewerkers klikt, dan wist u het volledige kiesregister (inclusief de ingevoerde wijzigingen). LET OP:


11.5.3. Een nieuwe OR-verkiezing starten Als u klikt op de link nieuwe OR-verkiezing starten, dan start u een nieuwe verkiezing (bijvoorbeeld een tussentijdse verkiezing). U kunt daarbij gebruik maken van de gegevens van het actuele kiesregister en de gegevens van de vorige verkiezing (kiesgroepen, lijsten). Zolang deze natuurlijk nog niet zijn gewist. De gegevens kunt u wijzigen en aanvullen indien nodig. LET OP:

als u de kandidaatstellingsfase heeft afgerond, dan kunt u wel een nieuwe ORverkiezing starten maar daarvoor ontvangt u een nieuwe rekening. Deze rekening moet betaald zijn alvorens u opnieuw de kandidaatstellingsfase kunt



107

afronden. U kunt te allen tijde een nieuwe OR-verkiezing starten als u heeft betaald voor toegang tot de website gedurende drie jaar (en deze periode nog niet is afgelopen).



108

Bijlage I. Gebruiksvoorwaarden van OR-verkiezing online BV voor de website www.or-verkiezing.nl Algemeen Doordat u gebruik maakt van de internettool www.or-verkiezing.nl / www.or-verkiezingen.nl gaat u akkoord met de gebruikersvoorwaarden zoals hieronder zijn aangegeven. Als u niet akkoord wenst te gaan met de gebruikersvoorwaarden dient u geen gebruik van deze website te maken. OR-Verkiezingen BV behoudt zich het recht voor deze gebruikersvoorwaarden naar eigen inzicht aan te passen of te vernieuwen zonder u daarvan op de hoogte te stellen. Netiquette Het gebruik van internet is aan een aantal gedragsregels onderworpen. Zij hebben tot doel het internetverkeer tussen alle gebruikers goed te laten verlopen De gedragsregels worden ook wel Netiquette genoemd. Bij het gebruik van deze website wordt van u verwacht dat u deze in acht neemt. Voor meer informatie over deze gedragsregels kunt u terecht op de website van de Vereniging Nederlandse Internet Providers: www.nlip.nl Inhoud van de website OR-verkiezingen BV garandeert niet dat de website te allen tijde op alle locaties beschikbaar is, dat defecten en fouten met betrekking tot de website direct worden verholpen en dat de website vrij is van virussen en andere schadelijke bestanddelen. Disclaimer Het gebruik van de website komt voor uw eigen risico. OR-verkiezingen BV is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de gevolgen van uw gebruik van de website noch voor directe of indirecte schade ontstaan door de inhoud van de, al dan niet door derden aangeboden, informatie op de website. Intellectuele Eigendom Aan alle materialen op de website, zoals programma's, scripts, teksten, afbeeldingen, fotomaterialen, illustraties en andere grafische materialen, namen en logos zijn intellectuele eigendomsrechten verbonden. Met betrekking tot haar eigen intellectuele eigendomsrechten behoudt OR-verkiezingen BV zich alle rechten voor. Het is niet toegestaan om de hiervoor genoemde materialen te verveelvoudigen of voor commerciëële doeleinden openbaar te maken zonder voorafgaande toestemming van OR-verkiezingen BV. Niets op de website leidt tot de toekenning van enig recht of licentie met betrekking tot de genoemde intellectuele eigendomsrechten. Toepasselijk recht en bevoegde rechter Op deze gebruikersvoorwaarden is het Nederlandse recht van toepassing. Allegeschillen die zijn ontstaan naar aanleiding van het gebruik van de website, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht.



109

Bijlage II. Verkoopprijzen en betaling In 2003 zijn de prijzen voor toegang tot de applicatie door een afzonderlijke OR of PVT: a. Voor de kandidaatstelling: € 1.000,b. Voor de stemming: € 250,c. Elke volgende kandidaatstelling en daarop volgende stemming (binnen drie jaar na de vorige): € 800,- respectievelijk € 200,d. Voor drie jaar toegang tot applicatie op www.or-verkiezing.nl: € 2.500,Deze prijzen zijn exclusief 19% btw. Een gekozen OC (onderdeelscommissie) en een met een OR of PVT te vergelijken medezeggenschapsorgaan worden beschouwd als een afzonderlijke OR. Nadat u zich heeft aangemeld ontvangt u een factuur op naam van de contactpersoon op het door u aangegeven organisatie-adres (per TGP-post). Deze factuur dient te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstelling fase. Dat is drie weken voor de stemdatum. Zie ook paragraaf 4.1.2. Programmering van de organisatie van de verkiezing Als aan het einde van de kandidaatstelling periode de rekening voor het gebruik van de applicatie nog niet is betaald, dan kunt u niet verder. Wanneer de betaling is ontvangen krijgt u daarvan een email-bericht. LET OP:

Wanneer u onmiddellijk met de organisatie van de verkiezing wilt beginnen dan kan dat de zonder dat de factuur is betaald, maar u kunt de organisatie niet afmaken. Pas wanneer de betaling is ontvangen is het mogelijk om de kandidaatstelling fase af te ronden en over te gaan op de stemming (wanneer die er moet komen).



110

Bijlage III. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT De WOR schrijft in artikel 9 lid 1 voor dat de OR-leden gekozen worden via een geheime schriftelijke stemming. Geheim De verkiezing via www.or-verkiezing.nl is geheim omdat u als verkiezingscommissie uitsluitend met individuele medewerkers correspondeert over de persoonlijke inloggegevens, en de individuele medewerker alleen met deze inloggegevens kunnen stemmen. Op deze wijze worden uitsluitend de kiesgerechtigde personeelsleden toegelaten om te stemmen (en de applicatie werk zodanig dat medewerkers niet meer dan één keer hun stem kunnen uitbrengen). Schriftelijk Het verdient aanbeveling om in het OR-reglement op te nemen dat elektronisch stemmen per computer gelijk staat aan schriftelijk stemmen. Op deze wijze legt u vooraf vast dat elektronische verkiezingen kunnen plaatsvinden en is vooraf duidelijk wat de stemmethode is, zodat de verkiezingscommissie bij bezwaren daar op terug kan vallen.



Gebruikshandleiding. bij de website

Recommend Documents