Gebruikershandleiding Self Service Voor Medewerkers
Inhoud 1.
Algemeen..................................................................................................................................... 3
2.
Inloggen ....................................................................................................................................... 6
3.
De module HR Self Service ......................................................................................................... 7
4.
De taakbalk aan de linkerzijde..................................................................................................... 8
5.
Het afhandelen van openstaande taken .................................................................................... 10
6.
Opties onder de knop ‘Start’ ...................................................................................................... 11 a)
Wijzigingen of declaraties indienen ....................................................................................... 11
b)
Tabblad Mijn gegevens ......................................................................................................... 13
2
1. Algemeen Self Service is een programma waarmee u zelf wijzigingen of declaraties in de personeels- en salarisadministratie kunt doorgeven aan uw leidinggevende. Na zijn of haar goedkeuring komt de wijziging of declaratie vervolgens bij Dyade ter verdere verwerking terecht. Self Service draait op verschillende browsers: o Internet Explorer 8, 9, 10 en 11 van Internet Explorer (IE). Indien u gebruik maakt van Internet Explorer 10 en 11 dient u de comptabiliteitsweergave aan te zetten. o Safari 6.1 en 7.0 o Firefox (laatste 3 versies, inclusief LTS-versie). o Chrome (laatste 3 versies) Daarnaast dienen de volgende instellingen van uw browser zijn toegepast: 1. 2. 3. 4.
*. Youforce.biz dient te zijn toegevoegd aan de lijst met vertrouwde websites. Actief uitvoeren van scripts (Active scripting) dient aan te staan. Java applets uitvoeren in scripts (Scripting of Java applets) dient aan te staan pop-up blokkering uitschakelen voor de website *.youforce.biz.
Onderstaand het voorbeeld hoe dit in Internet explorer in te stellen: In uw browser kiest u voor ‘Internetopties’. In het vervolgscherm kiest u voor het tabblad ‘Beveiliging’ en voor ‘Vertrouwde websites’. Kies websites en kijk of *.youforce.biz is toegevoegd aan de lijst met vertrouwde websites. Wanneer deze niet is toegevoegd vul *youforce.biz in en klik op toevoegen. Daarna klikt u op ‘sluiten’.
3
Vervolgt selecteert u de optie ‘Aangepast niveau’ :
Onder ‘Aangepast niveau’ dienen de volgende opties aan te staan: • Actief uitvoeren van scripts (Active scripting) • Java applets uitvoeren in scripts (Scripting of Java applets)
Klik op OK om deze instellingen te bevestigen.
4
In het tabblad privacy van internetopties moet u de pop-upblokkering uitschakelen voor de website youforce.biz bij instellingen.
voeg de site *.youforce.biz toe en klik op sluiten om de instellingen op te slaan.
.
5
2. Inloggen Om gebruik te kunnen maken van de module HR Self Service dient u in te loggen op Youforce (www.youforce.biz). Inloggen kan ook via de website van Dyade (www.dyade.nl). U kiest voor Mijn Dyade en vervolgens klikt u op Youforce (Indien u beschikt over een certificaat, klik dan op Youforce (Certificaathouders)).
U gebruikt hiervoor de inlognaam en het wachtwoord dat u van Dyade heeft gekregen.
6
Indien u uw wachtwoord bent vergeten, klik op wachtwoord vergeten:
Neem de cijfercombinatie naast ‘afbeelding’ over en vul deze in naast ‘Tekst in afbeelding’. Vul vervolgens uw emailadres in dat bij Dyade bekend is. Klik op verstuur.
Er wordt een mail gestuurd naar dit emailadres en daarmee kunt u uw wachtwoord wijzigen. Wanneer u voor de eerste keer probeert in te loggen en u beschikt niet over de juiste inloggegevens, neem dan contact op met Dyade.
3. De module HR Self Service Nadat u bent ingelogd, ziet u de modules waarvoor u geautoriseerd bent. Voor het indienen van wijzigingen of declaraties moet u dubbelklikken op de paarse tegel ‘Self Service’.
7
4. De taakbalk aan de linkerzijde Indien u leidinggevende bent dient u rechtsonder op de optie medewerker te klikken, indien u wijzigingen of declaraties voor uzelf wilt doorgeven. Indien u geen leidinggevende bent, ziet u automatisch de goede knoppen. Aan de linkerzijde ziet u 3 knoppen. De knop ‘Start’ is het beginpunt voor het indienen van een wijziging of declaratie. Een beschrijving van het indienen vindt u in hoofdstuk 7. De knoppen ‘Te doen’, en ‘Archief’ betreffen informatie over ingediende wijzigingen of declaraties.
•
Onder de knop ‘Te doen’ vindt u wijzigingen of declaraties die u opgeslagen hebt, maar nog niet ingediend of die door uw leidinggevende retour zijn gezonden, omdat er zaken ontbreken of het niet akkoord is. Deze dient u nog af te handelen (zie hoofdstuk 5).
•
Onder de knop ‘Archief’ kunt u de afhandeling van uw ingediende wijziging of declaratie volgen.
•
Door te kiezen voor ‘Te doen’ of ‘Archief’ opent zich een lijst met wijzigingen of declaraties, waarvan de status afhankelijk is van bovengenoemde onderverdeling. Door middel van de bovenste regel in het scherm kunt u op specifieke (groepen van) wijzigingen of declaraties zoeken.
8
•
Bij actief hebt u de keuze tussen ja, nee of leeg laten. Bij actief ja krijgt u alle wijzigingen en declaraties te zien die nog in behandeling zijn. Bij nee krijgt u alle wijzigingen en declaraties te zien die zijn afgehandeld. Door leeg te laten krijgt u beide te zien.
•
Binnen een workflow onderscheiden we de volgende statussen waarop gefilterd kan worden:
Indienen
Dit is de status waarin u zelf de wijziging of declaratie heeft ingediend, opgeslagen of retour hebt ontvangen om op te reageren.
Accorderen/Accepteren Dit is de status waarin uw leidinggevende de wijziging of declaratie kan goedkeuren, afkeuren of retour zenden. Fiatteren
Op het moment dat een wijziging of declaratie de status ‘Fiatteren’ heeft, is deze aangeboden aan Dyade om te verwerken in de personeelsadministratie.
Goedgekeurd
De wijziging of declaratie is verwerkt in de personeelsadministratie.
Verwijderd
De wijziging of declaratie is, nadat deze is ingediend of opgeslagen, verwijderd.
•
Datum is de datum waarop de opgave van de wijziging of declaratie is gestart (niet de begindatum van de wijziging).
•
Mutatienummer is het nummer dat het systeem automatisch gegenereerd heeft.
•
Bij formulier kunt u op een gedeelte van de naam van het formulier filteren. Hiervoor hoeft niet de gehele naam worden ingezonden. Dit kunnen zoeken op een gedeelte van de naam doet u door een %-teken voor en na de zoekterm te gebruiken. Bijvoorbeeld %dienst% levert het formulier declaratie dienstreizen op.
•
Het veld Resume wordt door ons niet gebruikt en zal altijd leeg zijn.
•
Klikt u op de regel van een wijziging of declaratie, dan ziet u de inhoud van het formulier.
•
Door op het + teken voor de wijziging of declaratie te klikken ziet u wie wanneer welke stap in welke status heeft uitgevoerd.
9
5. Het afhandelen van openstaande taken Indien u een wijziging of declaratie heeft opgeslagen en/of retour van uw leidinggevende ontvangen komt deze onder de optie Te doen te staan. Indien u ingediende wijziging of declaratie retour ontvangt krijgt u hier een email van.
Klikt u op één van geselecteerde regels, dan opent het formulier. Mocht hiervoor aanleiding zijn, dan kunt u zaken aanpassen in het formulier. Door op de knop ‘Verder’ te klikken, opent het volgende scherm:
U hebt nu de mogelijkheid te kiezen voor: Opslaan
U slaat de wijziging of declaratie op, maar zorgt nog niet dat de volgende stap wordt ondernomen. Hierdoor blijft de wijziging of declaratie in uw te doen lijst staan.
Verzenden
U slaat de wijziging of declaratie op en zorgt dat deze ter goedkeuring aan uw leidinggevende wordt aangeboden.
Verwijderen
U verwijdert de wijziging of declaratie (let op dat u pop-ups heeft toegestaan voor deze website; zie hiervoor hoofdstuk 2 met instellingen). De workflow is hiermee beëindigd.
Ook kunt u een eventuele bijlage printen of downloaden.
10
6. Opties onder de knop ‘Start’ a) Wijzigingen of declaraties indienen Indien u op de ‘Startknop’ heeft geklikt, zult u aan de rechterzijde verschillende tabbladen zien staan.
De onderverdeling van tabbladen en formulieren als volgt: Tabblad Persoon
Adresgegevens en contactgegevens Burgerlijke staat en partner
Tabblad Declaraties
Declaratie dienstreizen Declaratie VOG
Tabblad Verlof
Adoptie- of pleegverlof (WAZO) Verlof aanvragen Verlof intrekken Zwangerschap
Tabblad Overig
Toezenden loonbelastingverklaring Toezenden werkgeversverklaring
Tabblad Mijn gegevens
Mijn gegevens
Klikt u op het betreffende formulier, dan dient u, indien u op meerdere afdelingen werkt, de afdeling te kiezen waarvoor u de wijziging of declaratie van toepassing is. Vervolgens komt u in het formulier.
11
Indien voor het betreffende formulier een toelichting beschikbaar is, staat rechts bovenin de groene balk een vraagteken:
Indien u kiest voor dit vraagteken, opent een nieuw scherm met informatie over het betreffende formulier. In het formulier kunt u de velden invoeren die benodigd zijn om de wijziging of declaratie te verwerken. De velden waar achter de omschrijving een * staat, zijn verplicht in te vullen. Achter een aantal velden staat een symbool:
Dit symbool geeft aan dat u een datumveld moet vullen. U kunt de datum invullen of selecteren uit een kalender door op het symbool te klikken. Dit symbool geeft aan dat achter het veld een keuzelijst zit. U kunt de keuzelijst benaderen door op het symbool te klikken. Nadat u alle velden heeft ingevuld, klikt u onderaan het scherm op de knop ‘Verder’. Indien u in een van de velden een waarde heeft ingevuld die niet mogelijk is of een verplicht veld niet is ingevuld, verschijnt in het rood een tekst welk veld foutief is ingevuld en aan welke voorwaarden de veldwaarde moet voldoen. Pas nadat u de betreffende fout heeft gecorrigeerd, kunt u daadwerkelijk verdergaan.
Nadat u linksonder heeft gekozen voor ‘Verder’, verschijnt het volgende scherm:
12
U hebt nu de mogelijkheid te kiezen voor: Opslaan
U slaat de wijziging of declaratie op, maar zorgt nog niet dat de volgende stap wordt ondernomen. Hierdoor blijft de wijziging of declaratie in uw te doen lijst staan.
Verzenden
U slaat de wijziging of declaratie op en zorgt dat deze ter goedkeuring aan uw leidinggevende wordt aangeboden.
Verwijderen
U verwijdert de wijziging of declaratie (let op dat u pop-ups heeft toegestaan voor deze website; zie hiervoor hoofdstuk 2 met instellingen). De workflow is hiermee beëindigd.
Ook kunt u een eventuele bijlage printen of downloaden. b) Tabblad Mijn gegevens
Onder het tabblad Mijn Gegevens vindt u hoe uw gegevens bij Dyade en uw werkgever geregistreerd staan. De gegevens die u hier kunt raadplegen zijn onder andere de adresgegevens en de gegevens met betrekking tot uw dienstverband.
13
