Gebruikers Handboek Accountnet Online

Gebruikers Handboek Accountnet Online

Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

Copyright © 2006-2010: Accountnet Gestor & Accountancy Services S.L.

No part of this publication may be reproduced, translated or transmitted in any form or by any means, electronically, mechanically, photocopying, recording or otherwise, without prior written permission from the publisher. You may not sub-license, rent or lease but you may transfer on a permanent basis if you retain no copies. You may use, copy and distribute this document to persons within the organization for which you have obtained a license. While every precaution has been taken in the preparation of this publication, the publisher assumes no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of the information contained herein.

TRADEMARK NOTICE All terms mentioned in this publication that are known to be trademarks or service marks are listed below. Use of a term in this publication should not be regarded as affecting the validity of any trademark or service mark. SQL-Ledger is a trademark of DWS Systems Inc. TEX is a trademark of the American Mathematical Society. Postscript is a trademark of Adobe Systems, Inc. PostgreSQL is copyright 1998 by the Postgres Global Development Group. Oracle is a trademark of Oracle Corporation


Inhoud 1 Inleiding 2 Systeem 3 Debiteuren / Uitgaande facturen 4 Crediteuren / Inkomende facturen 5 Bank en Kas 6 Personeel 7 Grootboek 8 Terugkerende boekingen 9 Rapporten 10 POS 11 Orders invoeren 12 Offertes 13 Verzenden 14 Goederen en diensten / Voorraden 15 Projecten 16 Batch Printing


Hoofdstuk 1

Inleiding 1.1 Over Accountnet Online Accountnet Online is gebaseerd op SQL-Ledger, een multi-user, dubbel boekhoud- en administratie systeem ontworpen voor kleine en middelgrote bedrijven, en beroepsbeoefenaren, inclusief eventueel voorraad administratie en fabricage administratie. De software is geschreven in de populaire taal Perl en gebruikt een Postgres SQL database server om de administratieve gegevens op een beveiligde server op te slaan en te tonen via een internetverbinding op een PC, die aangesloten is op het internet, waar ook ter wereld. Het gehele systeem is verbonden met een centraal administratief rekeningschema. Transacties kunnen gewijzigd of verwijderd worden op elk moment, waarbij het systeem bij normaal gebruik zorg zal dragen, dat de boekhouding in evenwicht blijft. Elk artikel is gekoppeld aan een inkomsten, uitgaven en voorraad rekening binnen het rekeningschema, zodat terwijl u bijvoorbeeld verkopen of inkopen boekt, alle nodige boekhoudrekeningen automatisch bijgewerkt worden. Bij de opening van uw administratie delen wij het geheel zo in, dat u alleen die keuzes te zien krijgt die voor u en uw bedrijf/beroep van belang zijn, zodat de foutenkans minimaal is. Dat wat u niet nodig heeft, krijgt u ook niet te zien. Heeft u dus geen voorraden of fabrieksadministratie nodig, dan wordt u daar ook niet mee lastig gevallen. Alleen in deze gebruiksaanwijzing komt u zaken tegen, die voor u wellicht niet gelden. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om onderdelen zo te koppelen in een assemblage product, zullen veel ondernemers beslist niet gebruiken, maar het geeft wel aan dat de software zo krachtig en uitgebreid is, dat zelfs een dergelijke functie voor grote fabrieken in dit pakket aanwezig is. Overal in het pakket treft u zgn. Hyper-links aan, waardoor u snel kunt wijzigen en bepaalde transacties of bestanden kunt verwerken. Overal zijn zeer uitgebreide sorteermogelijkheden, zodat u niet vast zit aan bepaalde rapporten. Vanuit de rapporten en overzichten kunt u direct naar de originele boeking klikken om zodoende wijzigingen of correcties aan te kunnen brengen. Met een druk op de knop heeft u de balans en resultatenrekening direct ter beschikking, als u wilt iedere dag. Vanuit het zgn. grootboek kunt u een rapport opstellen, dat werkelijk aan alle wensen voldoet, dankzij de uitgebreide sorteer en filter mogelijkheden. Daardoor kunt u elk gewenst verkoopoverzicht, inkoopoverzicht of bijv. btw overzicht samenstellen. Goederen en diensten kunnen belast worden met diverse btw tarieven of diverse prijzen. Klanten en leveranciers kunnen ook opgezet worden met diverse belastingtarieven. Berekening van belasting kan afhankelijk gesteld worden van de klant, zodat u automatisch andere btw kan berekenen aan klanten in het buitenland.


Alle templates (basis standaard voorbeelden) van alle formulieren en documenten kunnen aangepast worden aan uw wensen en uitgeprint worden in html (internetformaat), PDF of postscript. Overzichten, facturen en formulieren kunnen op het scherm getoond worden of direct via de printer of direct per e-mail verzonden worden. Alle templates kunnen ook zo samengesteld worden, dat zij in een andere taal verschijnen afhankelijk van de taal van uw klant of leverancier. Door de sorteer- en filtermogelijkheden en de afdrukopties kunnen alle rapporten precies aan uw wensen aangepast worden. Er zijn vele rapporten beschikbaar om financiële journalen, grootboekkaarten, proefbalansen, verliesen winstrekeningen jaarstukken, voorraadoverzichten, prijslijsten, inkoop- en verkooprapporten etc. op te stellen. Als u een transactie toevoegt, wijzigt of verwijderd, zorgt een uniek “call-back” mechanisme er voor dat u weer terug komt bij de plaats in het systeem waar u oorspronkelijk was. Taal instellingen zijn voor elke gebruiker apart te gebruiken, zodat uw medewerkers in het buitenland zonder enig probleem op dit systeem kunnen werken. Toegangscontrole instellingen bepalen wat een gebruiker wel of niet ziet op het scherm. Elk menu of keuze onderdeel van het systeem kan verborgen worden. Dit betekent dat uw personeel aan de balie niet meer ziet dan noodzakelijk. Dat betekent, dat men ook geen gebruik van deze mogelijkheden kan maken en dus geen fouten maakt of domme dingen doet.


Hoofdstuk 2

Systeem 2.1 Rekeningschema 2.1.1 Rekeningen Open Accountnet-online met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op Systeem Klik op rekeningstelsel Klik op rekeningen weergeven Klik nu op de eerste rekening die u daar ziet staan, onbelangrijk welke (klik op de link van de code) Rekening Wijzigen Rekeningnummer Omschrijving Activa Passiva Rekeningtype Actief vermogen Inkomsten Onkosten

Contra

Kopregel Rekening

Totaalrekening voor Debiteuren Crediteuren Voorraad Toevoegen aan drop-down menu's NietVorderingen Betalingen Inventarisgoederen inventarisgoederen Inkomsten Uitgaven/Activa Inkomsten Inkomsten Betaling Betaling Kostprijs omzet Onkosten Belasting Belasting Belasting Belasting GIFI

Rekeningen zijn het hart van elk boekhoud/administratiesysteem. Rekeningen kunnen zijn een “Kopregel” of een “Rekening”. Een kopregel gebruik je om je rekeningschema netjes in te delen en je rekeningen te splitsen in groepen en eventueel subgroepen. Een kopregel bevat niet de gegevens die een gewone rekening heeft, eenvoudigweg, omdat je de kopregel alleen maar nodig hebt als tekstkop en om sub-totalen in je overzichten te verkrijgen. Je ziet deze keuze bij “rekeningtype” Het rekeningtype of rekening soort geeft aan wat voor soort rekening het betreft. Je kunt kiezen uit Activa, Passiva, Passief vermogen, Inkomsten of onkosten (of uitgaven). Als de rekening tevens een contra rekening betreft kun je de checkbox bij contra aanklikken. Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

Een contra rekening toont de bedragen “omgekeerd” dus met een “-“ en wordt gebruikt voor bijvoorbeeld gecumuleerde afschrijvingen (hier komen we later op terug). Je kunt gerust het rekening nummer wijzigen om op die wijze de rekening in een andere groep te tonen, of dat slim is wordt bepaald aan de eisen die gesteld worden aan de indeling van het rekeningschema, door bijv. de moedermaatschappij of de locale fiscale en financiele wetgeving. In landen als Spanje wordt bij wet voorgeschreven hoe het rekeningschema er uit moet zijn en wat de rekeningnummers moeten zijn. Daarom hebben wij standaard rekeningschema’s in Accountnet opgenomen die voldoen aan de locale (bijvoorbeeld Spaanse) wetgeving. U kunt vanuit het “wijzig” scherm een rekening ook verwijderen. Alleen die rekeningen waar geen boekingen op vermeld staan mogen verwijderd worden !!!! Hierna worden alle velden besproken die betrekking hebben op het aanmaken van een kopregel of een rekening. Beginnen wij bij het begin, dan zie je als eerste het rekening nummer. Dit veld bevat de code (in cijfers) van de betreffende rekening. Rekening Nummer: elk type letter of cijfer is hier toegestaan. Wij adviseren alleen cijfers te gebruiken bijvoorbeeld: 1 = Activa, 2= Passiva, 3 = Eigen vermogen, 4 = Inkomsten, 5 = Onkosten en uitgaven In Spanje is deze indeling anders en mag u dit voorbeeld niet gebruiken, omdat hier alles bij wet voorgeschreven is. In Nederland bent u vrij om te doen wat u wilt, maar ook daar adviseer ik u om een goed boek te kopen over boekhouding (of onze cursus) en de indeling aan de hand van de daar gegeven voorbeelden te maken. Het is zelfs zeer verstandig om voor de indeling van uw rekeningschema de diensten van Accountnet, een goede boekhouder of accountant te gebruiken. Omschrijving: omschrijving van de rekening Het is het beste om de omschrijving zo kort en duidelijk mogelijk te maken. U kunt in bedrijven met meer talen wel meer korte omschrijvingen plaatsen Rekening Type: Activa, Passiva, Actief (Eigen) vermogen, Inkomsten of Onkosten. Klik op de contra box als het een contra rekening betreft. (Een contra rekening is handig als je bijvoorbeeld een auto op activa hebt staan, en daar direct onder wilt weten hoeveel er cumulatief afgeschreven is op die auto, zodat je de werkelijke waarde weet) Klik of het een kopregel of rekening betreft (meestal dus rekening) Totaal rekening voor: klik of dit de rekening is waar het totaal komt te staan van alle debiteuren, crediteuren of voorraden. Je wilt in de boekhouding overzicht houden en dus niet voor elke klant, leverancier of artikel een aparte grootboekrekening hebben, want dan zie je door de bomen het bos niet meer. Daarvoor zijn deze rekeningen. Alle debiteuren (klanten) worden bijvoorbeeld opgeteld in vermeld op deze rekening. Als de betreffende rekening dus niet slaat op debiteuren, crediteuren of voorraden, klik je hier dus niets aan. U kunt meerdere soorten debiteuren, crediteuren etc maken. Zo kun je de debiteuren splitsen in binnenland en buitenland of de voorraden verdelen in grote groepen. Als je hier hebt geklikt kun je de rekening niet meer gebruiken voor andere keuzes. Heb je dit wel gedaan dan zal het systeem deze rekening niet accepteren. Toevoegen aan drop-down menus: check de van toepassing zijnde boxen om de rekening te laten verschijnen in de modules zoals onderstaand vermeld. Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

Je kunt niet meer dan één hokje aanklikken in elke kolom. Vorderingen: _ Inkomsten -> neem rekening op in het menu om inkomsten te boeken _ Betaling -> neem rekening op in het menu om betaling te boeken _ Belasting -> neem rekening op in het menu om belasting te boeken Betalingen: _ Uitgaven/Activa -> neem rekening op in het menu om uitgaven voor onkosten of aankopen te boeken _ Betaling -> neem rekening op in het menu om betaling te boeken _ Belasting -> neem rekening op in het menu om belasting te boeken Inventaris goederen: (Onderdelen, Artikelen, Producten, Direct loon) _ Inkomsten -> neem rekening op in het menu om inkomsten te boeken _ Kostprijs omzet -> neem rekening op in het menu om de kostprijs van de omzet (inkopen) te boeken _ Belasting -> neem rekening op in het menu om belasting te boeken Niet-inventaris goederen: (Services) _ Inkomsten -> neem rekening op in het menu om inkomsten te boeken _ Onkosten -> neem rekening op in het menu om directe kosten mbt de services te boeken _ Belasting -> neem rekening op in het menu om belasting te boeken

GIFI Code _ In sommige landen wordt deze code verplicht gesteld door de overheid. GIFI betekent “General Index of Financial Information”. Geef de code in om de rekening te koppelen aan het officiële rekening- of rapportage stelsel van het betreffende land. Of als u onderdeel bent van een Multi-national kunt u hier eventueel ook de rapportage code van de groep in geven (voor consolidatie doeleinden). 2.1.1.1 GIFI Chart of Accounts _ Het GIFI rekeningschema is dus voor de overheid of een moedermaatschappij bestemd en is niets meer dan een extra mogelijkheid om uw rekeningen te voorzien van een extra aanvullende (sorteer) of rapportage code. 2.1.1.2 Belasting(BTW) rekeningen Elk (btw) belasting percentage moet zijn eigen rekening hebben. Als je bijvoorbeeld BTW 7% en BTW 16% hebt, moet je dus voor elk percentage een aparte rekening aanmaken en de “belasting” box in de rekening (in de kolommen) aanklikken in ontvangsten, onkosten, inventaris goederen en nietinventaris goederen. Ook bij elke klant of leverancier moet je de corresponderende belasting velden aanklikken. (zie later) Sommige landen waaronder Nederland en Spanje eisen dat je de ontvangen en betaalde belasting (btw) apart opgeeft, dan moet je dus van elk percentage 2 rekeningen maken, namelijk 7% btw ontvangen en de andere rekening 7% btw betaald. (als voorbeeld) 2.1.1.3 Belasting tarieven Ga naar systeem Klik op ”Taxes”. Hier staan alle rekeningen die je hebt aangemaakt (of die wij al voor je hebben aangemaakt) vermeld. Belasting rekening omschrijvingen worden op de formulieren geprint met de variabele: <%taxdescription%>. Hou de namen zou kort mogelijk, bijv. BTW (7%), IVA (16%), VAT, GST, PST, etc. Er is geen limiet aan het aantal belastingrekeningen die je kunt hebben. Belasting rekeningen kunnen naar hun aard ook gebruikt worden voor andere doeleinden zoals provisies, commissies, courtages, franchise fees, inhoudingen zowel fiscale als sociale of andere soorten inhoudingen. Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

Belasting tarieven kunnen ook negatief zijn, om bijv. een inhouding te doen op het totaal. Fiscale inhoudingen bijvoorbeeld worden gebruikt in vele landen zoals Spanje, Italië, Denemarken. In Spanje bijvoorbeeld wordt er bij professionele dienstverleners, zoals notarissen 15% van de factuurwaarde ingehouden als een soort voorheffing op de inkomstenbelasting. Deze inhouding moet de ontvanger van de nota doen, en later afdragen aan de fiscus.

2.1.1.4 Rekeningschema In het rekeningschema kun je zien hoe de diverse rekeningen verbonden zijn (linked) aan de invoerschermen en de diverse pop-up windows. Klik op Systeem Klik op Rekeningstelsel Klik op Rekeningen weergeven Nu verschijnt het van toepassing zijnde rekeningstelsel met daarin naast de rekening code ( en de eventuele GIFI code, zie boven) de rekeningomschrijving de saldo’s van de betreffende rekening en in de laatste kolom de verbindingen. Op de volgende pagina ziet u een stukje uit het rekeningscherm met de genoemde informatie.


4720000 04

IVA soportado 4%

4720000 07

IVA soportado 7%

4720000 16

IVA soportado 16%

4730000 00 4730020 00 4750000 00

Hacienda Pública retenciones y pagos a cuenta

4751000 00

Hacienda Pública acreedor por retenciones practicadas

9999999 9

AP_tax IC_taxpart IC_taxservice AP_tax IC_taxpart IC_taxservice AP_tax IC_taxpart IC_taxservice

0.43

480.45

1086.81

Hacienda Pública retenciones Bancos Hacienda Pública acreedor por IVA

AP_paid 25.66

AP_tax IC_taxpart IC_taxservice 1277.89 AR_amount AP_tax IC_taxpart IC_taxservice

Grupo 1: financiación básica

Omschrijving van de verbindingscode: AR_paid AR – Betalingsmenu van de debiteuren AP_paid AP – Betalingsmenu van de crediteuren AR_amount AR – inkomsten menu selectie AP_amount AP – onkosten / uitgaven / investeringen menu selectie AR_tax AR – btw rekeningen in debiteuren scherm AP_tax AP – btw rekeningen in crediteuren scherm AR AR – Debiteuren selectie menu AP AP – Crediteuren selectie menu IC Parts/Labor – Vorraad / Artikelen selectie menu IC_sale Parts – inkomsten menu selectie IC_cogs Parts/Labor – Kostprijs van de verkoop / inkopen menu selectie IC_taxpart Parts – btw selectie voor artikelen IC_income Services – inkomsten selectie menu IC_expense Services – onkosten selectie menu IC_taxservice Services - btw selectie voor diensten Omdat elk artikelitem verbonden is aan inkomsten, onkosten en voorraad rekeningen, moet u minstens 1 rekening verbonden hebben aan IC_sale en IC_income, 1 rekening voor IC_expense en IC_cogs, en 1 rekening voor IC_expenses. Deze rekeningen zijn standaard rekeningen. Zelfs als u geen voorraad gebruikt, bijv. u verkoopt diensten, dan nog moet u 1 voorraad rekening hebben. Direct loon / overhead is een “tracking item” en wordt net zo behandeld als een artikel. Het wordt alleen gebruikt bij fabricage en de kosten voor arbeid worden hiermee berekend als u een


assemblageartikel verkoopt (zie assemblage=optie dus voor standaard boekhouding niet van toepassing)


2.2 Standaard instellingen Klik op Systeem Klik op Standaardinstellingen Standaardinstellingen KvK-nummer Gewichtseenheid Laatst Toegekende Codes & Standaardrekeningen Voorraad Inkomsten Onkosten Wisselkoerswinst Wisselkoersverlies Vul max drie karakters in, gescheiden door een dubbelepunt (b.v. EUR:USD:GBP:CAD) voor locale en buitenlandse valuta Memoriaal Referentiecode Verkoopfactuur/Transactienummer Debiteuren Verkoopordercode Inkoopfactuur/Transactienummer Crediteuren Inkoopordercode Verkoopoffertecode Prijsaanvraagcode Artikelcode Job-/Projectcode Werknemercode Klantcode Leveranciercode

KvK nummer: het bedrijfsnummer of fiscale nummer van uw bedrijf of praktijk Gewichtseenheid: de gewichtsaanduiding (kg, lbs) te gebruiken bij verzending en artikelen Voorraad: kies de standaard voorraad rekening Inkomsten: kies de standaard inkomsten / omzet rekening Onkosten: kies de standaard (meest gebruikte onkosten / uitgave rekening Wisselkoerswinst: kies een rekening om positieve koersverschillen op te boeken Wisselkoersverlies: kies een rekening om negatieve koersverschillen op te boeken Het is niet verboden om winsten en verliezen tgv vreemde valuta op één rekening te boeken Valuta: Geef hier alle valuta in die u nodig heeft, zowel de locale als de vreemde valuta, gescheiden door een dubbele punt, voorbeeld EUR:CAD:USD:YEN:GBP Valuta moeten 3 letters of minder groot zijn. Meer dan 3 geeft problemen. De eerste valuta is de standaard valuta, dus meestal EUR in ons geval. U kunt ook symbolen gebruiken als € of $, maar dat kan problemen opleveren als u PDF bestand print of met postscript werkt, aangezien deze zgn escape codes gebruiken en het symbool niet begrijpen. Het nieuwe Euro symbool wordt door postscript printers en bij pdf niet uitgeprint en de output zal fouten genereren. De 3 letter code aanwijzing is een wereldwijde standaard en er zal nooit een misverstand ontstaan of de dollar een US Dollar, Australische Dollar of Canadese Dollar is.


ATTENTIE: Wijzig nooit de standaard valuta, nadat u gestart bent met het systeem, dus nadat u boekingen heeft ingebracht !!!!!!

Memoriaal Referentiecode: U kunt hier de volgende coderingen gebruiken: <%date%> datum van de transactie zonder separatie <%yy%> jaar <%mm%> maand <%dd%> dag <%description 1%> omschrijving <%department%> afdeling <%custom 1%> veld naar eigen inzicht Verkoopfactuur/ transactienummer Debiteuren Verkooporder code Inkoopfactuur/Transactienummer Crediteuren Inkooporder code Verkoop offerte code: U kunt hier de volgende coderingen gebruiken: <%name 1%> klanten naam <%business 1%> soort bedrijf <%date%> faktuurdatum zonder separatie <%yy%> jaar <%mm%> maand <%dd%> dag <%currency%> valuta <%custom 1%> veld naar eigen inzicht (eigen veld) Prijs aanvraag code: <%name 1%> leverancier naam <%business 1%> soort bedrijf <%date%> faktuur datum zonder separatie <%yy%> jaar <%mm%> maand <%dd%> dag <%currency%> valuta <%custom 1%> eigen veld Artikelcode: <%description 1%> omschrijving <%partsgroup 1%> onderdelengroep <%custom 1%> eigen veld Job/Project code: <%description 1%> omschrijving <%name 1%> naam <%custom 1%> eigen veld Werknemer code Klantcode Leveranciercode: <%name 1%> naam <%business 1%> soort bedrijf <%phone%> telefoonnummer zonder spaties Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

<%custom 1%> eigen veld Nummers (tekens) kunnen samengesteld worden van speciale codes, die dan vervangen worden wanneer de code gegenereerd wordt. <%name 1%>00001: betekent: gebruik het eerste karakter van het eerste woord van de naam van het bedrijf. Als er een nummer wordt toegevoegd aan de code, dan zal dat nummer automatisch worden verhoogd. Voorloopnullen blijven instand voor de teller. Als de klantnaam is ’ABC Widget Corp’ dan zal de code dus zijn ’A00001’. Je kunt de tekens ook separeren door een karakter bijv. <%name 1%>-00001 wordt dan A-00001. Ander voorbeeld: <%phone%>: het telefoonnummer zonder spaties, dit wordt vaak gebruikt omdat telefoonnummers vaak eenvoudig te onthouden zijn, ook omdat je dan vaak ook gelijk een sortering op (telefoon) regio hebt. . Als u geen speciale tekens of variabelen opgeeft, zullen alleen nummers gebruikt worden

2.3 Taxes (Belastingen) Geef het belastingpercentage aan als heel bedrag, dus 18 als je 18% bedoeld en een belastingnummer Geef een negatief bedrag in als de belasting een inhouding betreft (zoals bij retenciones) Tax velden zijn dynamisch en alleen die rekeningen die in het rekeningschema aangegeven zijn als “tax” of “belasting” rekening worden hier getoond. Als het belastingtarief niet langer van toepassing is vanaf een bepaalde datum, geef die datum dan in en klik op “bijwerken”. Een tweede regel onder de betreffende regel zal dan verschijnen, waarin u het nieuwe tarief kunt vermelden en bewaar het geheel dan.

2.4 Jaar einde De jaareinde functie is gemaakt om de inkomsten en onkosten transacties na een bepaalde datum (einde jaar, meestal op 31 december) op nul te zetten. In tegenstelling tot andere administratie programma’s zal Accountnet de transacties niet verwijderen of een periode afsluiten; je kunt jaareinde op elk moment dat je wilt gebruiken. De journaalpost is het zelfde als elke andere memoriaalpost, behalve, dat de transactie overgeslagen wordt wanneer je een resultatenrekening opvraagt. Hierdoor wordt het mogelijk om resultatenrekeningen met elkaar te vergelijken, ondanks het feit dat er een journaalpost bestaat die inkomsten en uitgaven op nul zet. Jaareinde: datum waarop het jaar of de periode eindigt Reference: geef een referentie op bijvoorbeeld Jaarafsluiting 31 dec 2006. Omschrijving: geef eventueel een nadere omschrijving Winstreserve: selecteer de rekening waarop het verschil tussen inkomsten en onkosten geboekt wordt. Gebruikt stelsel: of Transactie of Kas stelsel. Kas neemt alleen volledig betaalde transakties in ogenschouw. De meeste bedrijven gebruiken het transactie stelsel, vaak is dit ook verplicht gesteld door de overheid.


De jaareinde functie is niet gelimiteerd tot een jaar, maar mag op elk gewenst ogenblik gebruikt worden, dus ook per maand of per kwartaal.

2.9 SIC Standard Industrial Codes worden alleen gebruikt voor statistische doeleinden, er bestaan geen standaard rapporten of overzichten voor deze statistieken.

2.12 Instellingen Naam: je naam E-mail: je e-mail adres Handtekening: handtekening regels, welke onder de e-mails worden geplaatst als je een faktuur of een offerte verstuurt. Telefoon: telefoon nummer Fax: fax nummer Bedrijf: bedrijfsnaam Adres: bedrijfs adres Wachtwoord: wachtwoord Bevestig: bevestig wachtwoord, dus voer het wachtwoord nogmaals in, dit om zeker te weten dat je het juiste wachtwoord hebt opgegeven. Vul deze velden alleen in, wanneer je je wachtwoord wilt wijzigen, laat deze velden anders gewoon leeg. Datum formaat: selecteer één van de formaten voor de datum, om aan te geven hoe datums moeten worden ingegeven en getoond moeten worden. Nummer formaat: selecteer hoe nummers moeten worden ingegeven en getoond moeten worden. Je kunt de nummers in het getoond formaat ingeven of zonder de duizendtal separator. De separator voor de decimalen (bij ons meestal de komma) moet je wel goed ingeven, anders worden de getallen niet juist opgenomen en weergegeven. Maximum in dropdown Lijst: limiet waarna de klanten en leveranciers informatie in een vrije zoek en nummer vorm worden getoond en niet meer in pop-up schermen. Sommige browser programma’s op internet worden zeer traag als er pop up windows verschijnen die duizenden gegevens bevatten. Wij adviseren de limiet op maximaal 1000 te stellen. Wanneer het aantal klanten of leveranciers groter wordt verschijnt er een ander scherm waarmee u door gedeeltelijke invoer van de naam de relatie kan zoeken. Menu Width: width for the left hand frame. You have to log in again before the change takes effect. Taal: kies uit een van de volgende talen 1. English 2. Arabic 3. Bahasa Indonesia 4. Brazilian Portuguese 5. Bulgarian 6. Catalan 7. Czech 8. Danish 9. Dutch 10. Estonian 11. Finnish 12. French 13. German 14. Greek 15. Hungarian 16. Icelandic Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

17. Italian 18. Latvian 19. Lithuanian 20. Norwegian Bokmal 21. Polish 22. Portuguese 23. Russian 24. Simplified Chinese 25. Spanish 26. Swedish 27. Traditional Chinese 28. Turkish 29. Ukrainian Sommige talen gebruiken een iets andere terminologie, daarom worden de landspecifieke versies ook in de lijst vermeld. Er is ook een verschil tussen ISO en UTF-8 karakter codering. Alle vertalingen zonder een ISO of UTF identificatie zijn in ISO formaat. In de toekomst zullen alle vertalingen uitgevoerd worden in UTF-8 (de specifieke tekens van die taal worden dan juist weergegeven) maar dat kan nog even duren. Tijdsduur sessie: een waarde die hier opgegeven moet worden in seconden. Standaard waarde is 3600 seconden. Na deze tijd wordt de verbinding verbroken en moet u opnieuw uw wachtwoord ingeven. Stylesheet: kies een stylesheet of laat dit veld leeg voor de standaard lay-out Printer: selecteer een standaard printer


Hoofdstuk 3

Debiteuren (klanten) Debiteurenboeking Toevoegen Klant Kredietlimiet

0 Resterend

Verkoper Factuurcode Referentie Factuurdatum Vervaldatum PO code

-150

Valuta Belasting Inbegrepen

Bedrag

Rekening

Omschrijving

Opmerkingen Datum

Herkomst

Betalingen Memo

Bedrag

Rekening

Voordat u iets kunt doen moet u een klant aanmaken (zie 3.4)

3.1 Boeking toevoegen Klant: selecteer een klant of geef de klantcode of klantnummer in Valuta: selecteer hier eventueel een andere valuta Belasting inbegrepen: klik op dit hokje als de belasting inbegrepen is in het bedrag. Verkoper: selecteer een verkoper; hier worden alleen de medewerkers getoond, die in de medewerkersectie (zie later) als verkoper aangemerkt zijn. Afdeling: selecteer de afdeling. Als u dit veld niet ziet staan heeft u geen afdelingen aangemaakt. Dat is in veel bedrijven ook niet nodig. Anders moet u eerst een afdeling aanmaken (zie later). Faktuur code: geef een factuurnummer op van deze transactie Referentie: hier kunt u een extra referentie plaatsen, evt een referentie code van de klant Faktuur Datum: de datum van de factuur (meestal de datum van vandaag) Verval Datum: de datum waarop de betaling gedaan moet zijn Order number: geef het eventuele order nummer op bij “PO Code” Bedrag: het factuur bedrag en de rekening waarop de omzet geboekt moet worden


Koers: geef de koers in als de transactie uitgevoerd wordt in een vreemde valuta, vergeet niet bij de betaling later ook een koers in te vullen, ivm boeking koersverschillen. Omschrijving: omschrijving per regel mbt de transactie Geef op de volgende regel de evt. belasting op (wordt in principe automatisch berekend) De regel hieronder geeft aan op welke rekening de debiteur geboekt wordt, heeft u meerdere totaal debiteuren rekeningen (bijvoorbeeld debiteuren buitenland etc) dan heeft u hier een keuzenogelijkheid Project: selecteer het projectnummer (wordt alleen getoond als u projecten heeft) Opmerkingen: Eventuele opmerkingen met betrekking tot deze transactie, dit kan zelfs een ”href=” referentie zijn naar een ingescand document, welke getoond kan worden in uw browser als u het notes veld in uw rapportage opneemt. Betalingen Datum: datum wanneer de betaling heeft plaatsgevonden (kan ook later via Kas-Bank) Herkomst: geef hier de bron van betaling op (checknummer, banknaam etc) Memo: aantekeningen mbt de betaling (evt) Bedrag: het bedrag dat ontvangen is Koers: de koers op het moment van betalen indien het een vreemde valuta betreft Rekening: kies de rekening waarop de betaling betrekking heeft meestal kas, bank oid

LEES EERST DE INFORMATIE OP DE VOLGENDE PAGINA


Als u een klant kiest worden een aantal gegevens al ingevuld gebaseerd op de laatste transactie voor deze klant. Vul het factuurbedrag in en klik op “Bijwerken”, zodat de belastingen en het totaal automatisch berekend worden. Hierdoor ontstaat tevens een nieuwe regel voor eventuele verdere vermelding van bedragen U kunt net zoveel regels toevoegen als nodig om de factuur voldoende uit te splitsen. Als u van klant verwisselt klik dan altijd eerst op “bijwerken”, zodat de relevante gegevens al zoveel mogelijk ingevuld en bijgewerkt worden. Vreemde valuta transacties worden alleen in die vreemde valuta geboekt. U kunt geen bedrag invullen bij debiteuren in vreemde valuta en bij de betaling in de locale valuta een boeking doen. Beide boekingen moetn in de zelfde valuta gebeuren ! Koersen kunnen nadat de boeking gedaan is voor die betreffende boeking niet meer gewijzigd worden. In dat geval moet u de gehele boeking verwijderen en opnieuw beginnen. U kunt wel een correctie op de valuta doen in het grootboek via koersverschillen. Verschillende koersen op de zelfde datum kunnen alleen ontstaan als u met verschillende banken werkt. Het systeem laat twee koersen per dag toe, een voor verkoop en een voor aankoop. De verkoop koers is de koers die de bank u berekent als zij valuta aan u verkoopt, de inkoop koers is de koers die de bank berekent als u valuta aan de bank verkoopt (inkoop voor de bank). Als u voor een transactie niet steeds de naam voor elke klant in wilt geven, maak dan een debiteur aan die u “Contante verkopen” noemt en gebruik die debiteur voor deze transacties. Belastingen kunnen ook manueel ingebracht worden, door het vinkje voor de belastingrekening uit te zetten en het bedrag te wijzigen. Als u in die situatie op “bijwerken” klikt zullen de belastingen niet opnieuw berekend worden. U kunt de transactie ook direct printen. KNOPPEN onderaan het scherm BIJWERKEN : met deze knop werk je het scherm bij, zodat alle gegevens en telling up to date zijn AFDRUKKEN: spreek voor zich INBOEKEN : als alle gegevens compleet zijn en de boeking is correct gebruik je deze knop om het geheel definitief te boeken. Vergeet je deze knop te gebruiken dan zal bij het verlaten van het scherm de gehele boeking niet geboekt worden en blijft alles ongewijzigd !! Gebruik deze knop dus altijd als de boeking definitief wilt inboeken. AFDRUKKEN EN INBOEKEN spreekt voor zich INPLANNEN : met deze knop kun je de boeking zodanig plannen dat de boeking op een later tijdstip pas geboekt wordt of dat de boeking meerdere malen geboekt wordt (zie later voor het boeken van bijv. maandelijkse afschrijvingen). VERWIJDEREN : als je de boeking weer oproept (in een later stadium) kun je met deze knop de gehele transactie verwijderen en is de boeking ongedaan gemaakt. 1-9 Regel nummer : bestemd voor latere mutatie, bijv wanneer je een correctie wilt maken


N.B. FAKTUREREN is ook mogelijk, echter dan moet u de optie factureren tot uw beschikking hebben, vraag voor deze optie de prijs op bij Accountnet.info 3.3 Rapporten Via de keuze rapporten onder de hoofdkeuze debiteuren kunt u meerdere overzichten verkrijgen. Door de vele instelmogelijkheden zijn er ontelbare verschillende overzichten en rapportages mogelijk. U kunt de klant kiezen, een factuurnummer in geven, en/of een ordernummer, een datum selectie ingeven en of de transactie open staat of reeds betaald is. U kunt de rapportage verder aanpassen door bepaalde velden wel of niet in het rapport te laten zien en u kunt bepalen waar u subtotalen wenst. Het rapport kan gesorteerd worden door op de te sorteren kolom header te klikken. De gesorteerde kolom verschijnt dan als eerste in uw rapport. Als u ook het betreffende subtotaal heeft aangeklikt, wordt het rapport met subtotalen op de gekozen kolom afgedrukt of getoond. U kunt een percentage teken (%) in het factuur of ordernummer veld ingeven. Bijvoorbeeld ’10%A’ ingegeven in het factuurnummer veld zal alle facturen tonen die beginnen met ’10’, en alles met de letter ’A’. Of als u een rapport wilt met alle factuurnummers die beginnen met’10’, geeft u alleen ’10%’ in. Het zelfde is van toepassing op het ordernummer. Een ander karakter dat u kunt gebruiken is de underscore. Hier moet u wel de complete string opgeven. Bijvoorbeeld ’10_A%’ in het factuurnummer veld geeft alle facturen weer die beginnen met 10 gevolgd door elk willekeurig karakter, gevolgd door een ’A’ en elk willekeurig gegeven daar weer achter.

3.3.1 Boekingen Hier kunt u tal van overzichten samenstellen met betrekking tot de geboekte omzet, debiteuren, omzet per klant, omzet per verkoper etc. Rekening: beperk hier het rapport tot één debiteuren (boekhoud) rekeningsoort Klant: beperk hier het rapport tot de transacties van één klant Verkoper: beperk hier het rapport tot de omzet van één verkoper Afdeling: kies een afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Factuurcode: factuurcode beperkt de rapportage tot één factuur Referentie: beperkt het rapport tot een bepaalde opgegeven referentie PO Nummer: beperk het rapport tot het opgegeven PO (Purchase order) nummer van de klant Omschrijving : beperk het rapport tot zaken die overeenkomen met in de detail regels opgegeven omschrijvingen. Werkt alleen als de ”Detail” optie is aangevinkt in het overzicht. Opmerkingen: beperk het rapport tot opmerkingen die overeenkomen in dit veld. Verzonden via: beperk het rapport tot bepaalde verzenders of verzendmethoden Van / Tot: beperk het overzicht tot bepaalde opgegeven datums Periode: selecteer een bepaalde periode Als u een periode opgeeft zal van/tot niet werken. De Jaar selectie wordt opgebouwd uit de bestaande selectie van het huidige jaar. Open / Afgesloten : klik deze aan als u alleen onbetaalde, betaalde of beide boekingen wilt zien. Toevoegen aan uitvoer: kies hier welke velden u in het rapport wenst. Als u op subtotaal klikt wordt de eerste kolom voorzien van een subtotaal. U kunt bepalen welke kolom de eerste kolom is, door op de header van de kolom te klikken, zodat hier op gesorteerd wordt. Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

3.3.2 Openstaand Rekening: beperk hier het rapport tot één debiteuren (boekhoud) rekeningsoort Klant: beperk hier het rapport tot de transacties van één klant Verkoper: beperk hier het rapport tot de omzet van één verkoper Afdeling: kies een afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Verzonden via: beperk het rapport tot bepaalde verzenders of verzendmethoden Van / Tot: beperk het overzicht tot bepaalde opgegeven datums Periode: selecteer een bepaalde periode Als u een periode opgeeft zal van/tot niet werken. De Jaar selectie wordt opgebouwd uit de bestaande selectie van het huidige jaar. Toevoegen aan uitvoer: kies hier welke velden u in het rapport wenst. Als u op subtotaal klikt wordt de eerste kolom voorzien van een subtotaal. U kunt bepalen welke kolom de eerste kolom is, door op de header van de kolom te klikken, zodat hier op gesorteerd wordt.


3.3.3 Ouderdomsoverzicht Debiteuren Afdeling: kies een afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Klant: kies een klant of laat blanco om alle klanten te zien. To: toont alle facturen tot en met deze datum Het selectiemenu geeft de mogelijkheid om per het einde van een maand een overzicht te maken, bijvoorbeeld ”Augustus” en dan het jaartal. U krijgt dan een overzicht per 31 augustus van dat jaar. Overzicht: toont de namen en het totaal van de openstaande facturen Detail: toont de namen en elke openstaande factuur afzonderlijk Toevoegen aan uitvoer (Huidig/30/60/90): toont openstaande facturen in de kolommen huidig/30/60/90 dagen. Ouderdom: toont de facturen op basis van de factuurdatum Achterstallig: toont de facturen op basis van de vervaldatum Van de gedetailleerde rapporten kunnen via html of tex templates aanmaningen geproduceerd worden Het html formaat is beperkt tot de afbeelding op het scherm per aanmaning. De taal instelling kan gebruikt worden om het overzicht in een vreemde taal te tonen of uit te printen, als deze taalmodule template bestaat.

3.3.4 Tax collected Afdeling: kies de afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Van / Tot: geef een datum in het Van en het Tot veld in, om de belasting te berekenen welke binnen de opgegeven periode vallen Periode: kies een bepaalde periode Als u een periode opgeeft, dan gaat deze boven de opgegeven periode in van/tot. Als u dus de periode opgegeven in van/tot wenst, vult u bij periode niets in. De selectie van het jaar wordt dynamisch opgebouwd aan de hand van bestaande transacties. Rapport voor: kies de betreffende belastingcode GIFI: u kunt hier een belastingcode kiezen of dit blanco laten Methode: kies voor facturatie of kas basis Bij kas basis worden gedeeltelijk betaalde facturen beschouwd als nog open staand en worden dus niet inbegrepen. In Spanje wordt voor de meeste bedrijven de kas basis niet geaccepteerd. Beter dus om op factuur basis te werken. Opnemen in Rapport: kies de velden om te tonen in het rapport zoals ID, Factuur, Datum, Klant, Omschrijving, Bedrag, Belasting, Totaal and Subtotaal. Het rapport kan gebaseerd zijn op uw standaard rekeningschema of op het GIFI nummer. Neem alle velden die nodig zijn op in het rapport. Als u ook het subtotaal opneemt, dan zal het rapport subtotalen tonen op basis van de eerste kolom. Het rapport kan gesorteerd worden door op de header (het kopje) boven het rapport te klikken. Als de eerste kolom aangeklikt wordt zal het rapport in omgekeerde volgorde gesorteerd worden.

3.3.5 Non-taxable Afdeling: kies de afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Van / Tot: geef een datum in het Van en het Tot veld in, om de belasting te berekenen welke binnen de opgegeven periode vallen Periode: kies een bepaalde periode Als u een periode opgeeft, dan gaat deze boven de opgegeven periode in van/tot. Als u dus de periode opgegeven in van/tot wenst, vult u bij periode niets in. De selectie van het jaar wordt dynamisch opgebouwd aan de hand van bestaande transacties. Methode: kies voor facturatie of kas basis Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

Bij kas basis worden gedeeltelijk betaalde facturen beschouwd als nog open staand en worden dus niet inbegrepen. In Spanje wordt voor de meeste bedrijven de kas basis niet geaccepteerd. Beter dus om op factuur basis te werken. Opnemen in Rapport: kies de velden om te tonen in het rapport zoals ID, Factuur, Datum, Klant, Omschrijving, Bedrag, Belasting, Totaal and Subtotaal. Het rapport kan gebaseerd zijn op uw standaard rekeningschema of op het GIFI nummer. Neem alle velden die nodig zijn op in het rapport. Als u ook het subtotaal opneemt, dan zal het rapport subtotalen tonen op basis van de eerste kolom. Het rapport kan gesorteerd worden door op de header (het kopje) boven het rapport te klikken. Als de eerste kolom aangeklikt wordt zal het rapport in omgekeerde volgorde gesorteerd worden.

3.4 Klanten 3.4.1 Klant toevoegen Het scherm heeft velden voor het factuuradres en het afleveradres. Geef het afleveradres ALLEEN op als dit AFWIJKT van het factuuradres. Het afleveradres is altijd nog in te vullen als u later een factuur, order of prijsopgave maakt. Beide adressen worden afgedrukt op de factuur, het afleveradres wordt afgedrukt op de pakbon. Als er geen afleveradres is opgegeven wordt het factuuradres gebruikt. Er zijn drie e-mail adressen. De Cc: en Bcc: velden worden alleen getoond als u daar voor geautoriseerd bent. Op deze wijze kunnen gewone gebruikers het e-mail adres niet wijzigen, omdat wij dit voor controle doeleinden gebruiken, teneinde fraude te voorkomen. Van sommige transacties krijgt bijvoorbeeld de controller of de directie een e-mail. U kunt deze mogelijkheid ook gebruiken als een archiveringsmethode om verzonden orders en facturen centraal op te slaan. Het klanten nummer is vrij te bepalen en wordt door het systeem ingevuld als u dit veld niet invult. U kunt uw eigen systeem hier toepassen, zoals een nummer, een afkorting van de naam met een nummer (of zonder nummer), of bijvoorbeeld het telefoon nummer. Alles is hier mogelijk. Start datum: De datum van vandaag wordt standaard ingevuld maar kan gewijzigd worden in de datum dat de klant actief werd of wordt. Eind datum: geef hier een datum in als de klant niet langer klant is. Dit veld is bedoeld om niet actieve klanten te verwijderen uit de keuze menu’s, zodat u geen lange lijsten te zien krijgt met klanten die niet meer actief zijn. Maak dit veld weer blanco en de klant wordt weer getoond. Krediet Limiet: geef het limiet aan van de klant, waarboven niet meer geleverd wordt als betaling niet heeft plaatsgevonden. Deze waarde wordt getoond op facturen, orders en aanbiedingen. Condities: geef betalings condities aan in dagen; dit is een numerieke waarde en wordt gebruikt om de verval datums te berekenen. Korting: individuele korting in procenten Tax Nummer / SSN: fiscaal nummer dus NIE / NIF of CIF nummer SIC: Standard Industrial Code Soort bedrijf: gebruikt om te sorteren en of algemene kortingen per soort bedrijf of branche op te geven BIC: Bank Identification Code, SWIFT IBAN: International Bank Account Number Prijs groep: gebruikt om klanten in te delen in een bepaalde prijsgroep, ook weer om kortingen of afwijkende prijzen te bepalen. Taal: wordt gebruikt om talen te bepalen, voor het eventueel verzenden van facturen of andere documenten in verschillende talen Valuta: basis valuta voor de klant bij de transacties Verkoper: De verkoper (medewerk(st)er) kan ook verbonden worden aan een manager. Dit wordt gebruikt om provisies en commissies te berekenen.


Notes: Aantekeningen over deze klant. Aantekeningen worden getoond bij nieuwe transacties, facturen, orders en aanbiedingen. Als u op één van de extra knoppen klikt (Debiteuren transactie, Verkoop factuur, Verkoop order of offerte) wordt de klant bewaard en geselecteerd in het volgende scherm, dit om tijd te besparen en u in staat te stellen om de gegevens te controleren. De ”Prijslijst” knop stelt u in staat om een prijslijst voor deze klant te maken, met eventuele unieke prijzen en voorwaarden. Overige KNOPPEN onderaan het scherm BIJWERKEN : met deze knop werk je het scherm bij, zodat alle gegevens en telling up to date zijn AFDRUKKEN: spreek voor zich INBOEKEN : als alle gegevens compleet zijn en de boeking is correct gebruik je deze knop om het geheel definitief te boeken. Vergeet je deze knop te gebruiken dan zal bij het verlaten van het scherm de gehele boeking niet geboekt worden en blijft alles ongewijzigd !! Gebruik deze knop dus altijd als de boeking definitief wilt inboeken. AFDRUKKEN EN INBOEKEN spreekt voor zich INPLANNEN : met deze knop kun je de boeking zodanig plannen dat de boeking op een later tijdstip pas geboekt wordt of dat de boeking meerdere malen geboekt wordt (zie later voor het boeken van bijv. maandelijkse afschrijvingen). VERWIJDEREN : als je de boeking weer oproept (in een later stadium) kun je met deze knop de gehele transactie verwijderen en is de boeking ongedaan gemaakt. 1-9 Regel nummer : bestemd voor latere mutatie, bijv wanneer je een correctie wilt maken

3.4.2 Delete Customer The ”Delete” button will only show up on screen if the customer is orphaned. To speed up searching for orphaned customers there is an “Orphaned” option on the search screen. The list will then only include customers without transactions. When you edit the customer there is an additional “Delete” button on the screen.

3.4.3 Reports 3.4.3.1 Search for Customers Searches are case insensitive substring searches. To find a company with the name “XYZWidget” enter “XYZ” or “wi”. If there is information entered in more than one field all must match. You can also customize the report by selecting the fields to include. You can enter a percent sign (%) in the invoice and order number field. For instance ’10%A’ entered in the invoice number field will locate all invoice numbers beginning with ’10’, anything in between and ending with an ’A’. Or if you want a report for all invoice numbers beginning with ’10’, enter ’10%’. The same applies for the order number. Another wild card character which can be used is the underscore. However you will have to supply the complete string because the percent sign is not automatically supplied. For instance ’10_A%’ entered in the invoice number field will locate all invoices beginning with ’10’, followed by any character, followed by an ’A’ and anything thereafter. All: search all Active: search for active customers Inactive: search for inactive customer Orphaned: search for orphaned customers


Reports can also include AR transactions, sales invoices, orders and quotations for the customers. The From and To date is to limit transactions to a date range. The report can also be limited to open and closed transactions and subtotaled. Reports are sorted by the first column in either ascending or descending order. When you edit a customer you also have the option to create an AR transaction, invoice, order or quotation. This speeds up data entry and also lets you check the customer’s information before creating a transaction. The customer’s information is automatically saved and all links for the customer will be set in the AR transaction, invoice, order or quotation screen. The orphaned switch is for locating customers without transactions. Only customers without transactions may be deleted.

3.4.3.2 Customer History Customer history reports provide an overview of items sold to a customer or items a customer has ordered in the past. There is a summary and a detailed report. A summary report summarizes all items on part number and description. A detailed report lists all the invoices and individual items. Part numbers and descriptions are the ones used on the invoices, not what is stored in the parts table. Search criteria: limit a listing by a customer number, company name, address, city, state, zip code, country, contact, email address or notes. Include in Report Part number: the part number entered on the invoice or order Description: description from the invoice or order Sell Price: selling price Currency: currency, only shown on detail reports Qty: on summary reports the quantity is a total of all, on a detail report the quantity on the invoice or order is shown Unit: unit of measure Discount: discount on invoice, order or quotation Delivery Date: delivery date of item Project Number: project number assigned on invoice Serial Number: serial number of item if applicable Detailed report Summary report More than one customer can be listed. The report depends on the information entered.


Hoofdstuk 4

Crediteuren (leveranciers) 4.1 Boeking toevoegen Leverancier : selecteer een leverancier of geef de code of het leveranciernummer in Valuta: selecteer hier eventueel een andere valuta Wisselkoers: geef de wisselkoers op als het een vreemde valuta betreft Afdeling: kies de afdeling (wordt alleen getoond als u afdelingen benoemt heeft Belasting inbegrepen: klik op dit hokje als de belasting inbegrepen is in het bedrag. Employee: selecteer een personeelslid; hier worden alleen de medewerkers getoond, die door u benoemt zijn. Factuur code: geef een factuurnummer op van deze transactie. U kunt ook het factuurnummer veld leeg laten, waarna het systeem zelf een nummer toekent Referentie: hier kunt u een extra referentie plaatsen, evt een referentie code van de klant Faktuur Datum: de datum van de factuur (meestal de datum van vandaag) Verval Datum: de datum waarop de betaling gedaan moet zijn Order number: geef het eventuele order nummer op bij “PO Code” Bedrag: het factuur bedrag en de rekening waarop de inkoop of kosten geboekt worden, als de belasting inbegrepen is, geeft u hier het volledige bedrag op Rekening: kies de betreffende rekening Memo: veld om een uitgebreide omschrijving of memo te maken Project: selecteer het projectnummer (wordt alleen getoond als u projecten heeft) Tax: bedrag aan te betalen belasting, alle belasting rekeningen worden getoond,zodat u daar een keuze uit kunt maken. Total: totaal bedrag Opmerkingen: Eventuele opmerkingen met betrekking tot deze transactie, dit kan zelfs een ”href=” referentie zijn naar een ingescand document, welke getoond kan worden in uw browser als u het notes veld in uw rapportage opneemt. Betalingen Datum: datum wanneer de betaling heeft plaatsgevonden (kan ook later via Kas-Bank) Herkomst: geef hier de bron van betaling op (checknummer, banknaam etc) Memo: aantekeningen mbt de betaling (evt) Bedrag: het bedrag dat ontvangen is Koers: de koers op het moment van betalen indien het een vreemde valuta betreft Rekening: kies de rekening waarop de betaling betrekking heeft meestal kas, bank oid Als u een leverancier kiest worden een aantal gegevens al ingevuld gebaseerd op de laatste transactie voor deze klant. Vul het factuurbedrag in en klik op “Bijwerken”, zodat de belastingen en het totaal automatisch berekend worden. Hierdoor ontstaat tevens een nieuwe regel voor eventuele verdere vermelding van bedragen U kunt net zoveel regels toevoegen als nodig om de factuur voldoende uit te splitsen. Als de belasting niet berekend hoeft te worden klik dan op de betreffende box. Als u van klant verwisselt klik dan altijd eerst op “bijwerken”, zodat de relevante gegevens al zoveel mogelijk ingevuld en bijgewerkt worden. Vreemde valuta transacties worden alleen in die vreemde valuta geboekt. U kunt geen bedrag invullen bij debiteuren in vreemde valuta en bij de betaling in de locale valuta een boeking doen. Beide boekingen moeten in de zelfde valuta gebeuren ! Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

Koersen kunnen nadat de boeking gedaan is voor die betreffende boeking niet meer gewijzigd worden. In dat geval moet u de gehele boeking verwijderen en opnieuw beginnen. U kunt wel een correctie op de valuta doen in het grootboek via koersverschillen. Verschillende koersen op de zelfde datum kunnen alleen ontstaan als u met verschillende banken werkt. Het systeem laat twee koersen per dag toe, een voor verkoop en een voor aankoop. De verkoop koers is de koers die de bank u berekent als zij valuta aan u verkoopt, de inkoop koers is de koers die de bank berekent als u valuta aan de bank verkoopt (inkoop voor de bank). Als u voor een transactie niet steeds de naam voor elke klant in wilt geven, maak dan een leverancier aan die u “Contante inkopen” noemt en gebruik die leverancier voor deze transacties. Belastingen kunnen ook manueel ingebracht worden, door het vinkje voor de belastingrekening uit te zetten en het bedrag te wijzigen. Als u in die situatie op “bijwerken” klikt zullen de belastingen niet opnieuw berekend worden. U kunt de transactie ook direct printen. . KNOPPEN onderaan het scherm BIJWERKEN : met deze knop werk je het scherm bij, zodat alle gegevens en telling up to date zijn AFDRUKKEN: spreek voor zich INBOEKEN : als alle gegevens compleet zijn en de boeking is correct gebruik je deze knop om het geheel definitief te boeken. Vergeet je deze knop te gebruiken dan zal bij het verlaten van het scherm de gehele boeking niet geboekt worden en blijft alles ongewijzigd !! Gebruik deze knop dus altijd als de boeking definitief wilt inboeken. AFDRUKKEN EN INBOEKEN spreekt voor zich INPLANNEN : met deze knop kun je de boeking zodanig plannen dat de boeking op een later tijdstip pas geboekt wordt of dat de boeking meerdere malen geboekt wordt (zie later voor het boeken van bijv. maandelijkse afschrijvingen). VERWIJDEREN : als je de boeking weer oproept (in een later stadium) kun je met deze knop de gehele transactie verwijderen en is de boeking ongedaan gemaakt. 1-9 Regel nummer : bestemd voor latere mutatie, bijv wanneer je een correctie wilt maken

4.3 Rapporten Via de keuze rapporten onder de hoofdkeuze crediteuren kunt u meerdere overzichten verkrijgen. Door de vele instelmogelijkheden zijn er ontelbare verschillende overzichten en rapportages mogelijk. U kunt de leverancier kiezen, een factuurnummer in geven, en/of een ordernummer, een datum selectie ingeven en of de transactie open staat of reeds betaald is. U kunt de rapportage verder aanpassen door bepaalde velden wel of niet in het rapport te laten zien en u kunt bepalen waar u subtotalen wenst. Het rapport kan gesorteerd worden door op de te sorteren kolom header te klikken. De gesorteerde kolom verschijnt dan als eerste in uw rapport. Als u ook het betreffende subtotaal heeft aangeklikt, wordt het rapport met subtotalen op de gekozen kolom afgedrukt of getoond. U kunt een percentage teken (%) in het factuur of ordernummer veld ingeven. Bijvoorbeeld ’10%A’ ingegeven in het factuurnummer veld zal alle facturen tonen die beginnen met ’10’, en alles met de letter ’A’. Of als u een rapport wilt met alle factuurnummers die beginnen met’10’, geeft u alleen ’10%’ in. Het zelfde is van toepassing op het ordernummer. Een ander karakter dat u kunt gebruiken is de underscore. Hier moet u wel de complete string opgeven. Bijvoorbeeld ’10_A%’ in het factuurnummer veld geeft alle facturen weer die beginnen met 10 gevolgd door elk willekeurig karakter, gevolgd door een ’A’ en elk willekeurig gegeven daar weer achter.


4.3.1 Transacties Hier kunt u tal van overzichten samenstellen met betrekking tot de geboekte inkoop, crediteuren, omzet per crediteur, omzet per medewerker etc. Rekening: beperk hier het rapport tot één (boekhoud)rekening of laat leeg Leverancier: beperk hier het rapport tot de transacties van één leverancier / crediteur Medewerker: beperk hier het rapport tot de transacties van één medewerker Afdeling: kies een afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Factuurcode: factuurcode beperkt de rapportage tot één factuur Referentie: beperkt het rapport tot een bepaalde opgegeven referentie PO Nummer: beperk het rapport tot het opgegeven PO (Purchase order) nummer Omschrijving : beperk het rapport tot zaken die overeenkomen met in de detail regels opgegeven omschrijvingen. Werkt alleen als de ”Detail” optie is aangevinkt in het overzicht. Opmerkingen: beperk het rapport tot opmerkingen die overeenkomen in dit veld. Verzonden via: beperk het rapport tot bepaalde verzenders of verzendmethoden Van / Tot: beperk het overzicht tot bepaalde opgegeven datums Periode: selecteer een bepaalde periode Als u een periode opgeeft zal van/tot niet werken. De Jaar selectie wordt opgebouwd uit de bestaande selectie van het huidige jaar. Open / Afgesloten : klik deze aan als u alleen onbetaalde, betaalde of beide boekingen wilt zien. Toevoegen aan uitvoer: kies hier welke velden u in het rapport wenst. Als u op subtotaal klikt wordt de eerste kolom voorzien van een subtotaal. U kunt bepalen welke kolom de eerste kolom is, door op de header van de kolom te klikken, zodat hier op gesorteerd wordt.

4.3.2 Openstaand Rekening: beperk hier het rapport tot één (boekhoud) rekeningsoort Leverancier: beperk hier het rapport tot de transacties van één leverancier Medewerker: beperk hier het rapport tot de transacties van één medewerker Afdeling: kies een afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Verzonden via: beperk het rapport tot bepaalde verzenders of verzendmethoden Van / Tot: beperk het overzicht tot bepaalde opgegeven datums Periode: selecteer een bepaalde periode Als u een periode opgeeft zal van/tot niet werken. De Jaar selectie wordt opgebouwd uit de bestaande selectie van het huidige jaar. Toevoegen aan uitvoer: kies hier welke velden u in het rapport wenst. Als u op subtotaal klikt wordt de eerste kolom voorzien van een subtotaal. U kunt bepalen welke kolom de eerste kolom is, door op de header van de kolom te klikken, zodat hier op gesorteerd wordt.


4.3.3 Ouderdomsoverzicht Crediteuren Afdeling: kies een afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Leverancier: kies een leverancier of laat blanco om alle leveranciers te zien. Tot: toont alle facturen tot en met deze datum Het selectiemenu geeft de mogelijkheid om per het einde van een maand een overzicht te maken, bijvoorbeeld ”Augustus” en dan het jaartal. U krijgt dan een overzicht per 31 augustus van dat jaar. Overzicht: toont de namen en het totaal van de openstaande facturen Detail: toont de namen en elke openstaande factuur afzonderlijk Toevoegen aan uitvoer (Huidig/30/60/90): toont openstaande facturen in de kolommen huidig/30/60/90 dagen. Ouderdom: toont de facturen op basis van de factuurdatum Achterstallig: toont de facturen op basis van de vervaldatum Van de gedetailleerde rapporten kunnen via html of tex templates aanmaningen geproduceerd worden Het html formaat is beperkt tot de afbeelding op het scherm per aanmaning. De taal instelling kan gebruikt worden om het overzicht in een vreemde taal te tonen of uit te printen, als deze taalmodule template bestaat. U kunt kiezen voor een samenvatting (Summary) of een detail rapport. Bij de samenvatting ziet u alleen de saldi per leverancier, terwijl u bij detail rapport alle detail gegevens per factuur kunt zien.

4.3.4 Tax paid Afdeling: kies de afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Van / Tot: geef een datum in het Van en het Tot veld in, om de belasting te berekenen welke binnen de opgegeven periode vallen Periode: kies een bepaalde periode Als u een periode opgeeft, dan gaat deze boven de opgegeven periode in van/tot. Als u dus de periode opgegeven in van/tot wenst, vult u bij periode niets in. De selectie van het jaar wordt dynamisch opgebouwd aan de hand van bestaande transacties. Rapport voor: kies de betreffende belastingcode GIFI: u kunt hier een belastingcode kiezen of dit blanco laten Methode: kies voor facturatie of kas basis Bij kas basis worden gedeeltelijk betaalde facturen beschouwd als nog open staand en worden dus niet inbegrepen. In Spanje wordt voor de meeste bedrijven de kas basis niet geaccepteerd. Beter dus om op factuur basis te werken. Opnemen in Rapport: kies de velden om te tonen in het rapport zoals ID, Factuur, Datum, Klant, Omschrijving, Bedrag, Belasting, Totaal and Subtotaal. Het rapport kan gebaseerd zijn op uw standaard rekeningschema of op het GIFI nummer. Neem alle velden die nodig zijn op in het rapport. Als u ook het subtotaal opneemt, dan zal het rapport subtotalen tonen op basis van de eerste kolom. Het rapport kan gesorteerd worden door op de header (het kopje) boven het rapport te klikken. Als de eerste kolom aangeklikt wordt zal het rapport in omgekeerde volgorde gesorteerd worden.


4.3.5 Non-taxable Afdeling: kies de afdeling (alleen zichtbaar als u afdelingen heeft aangemaakt) Van / Tot: geef een datum in het Van en het Tot veld in, om de belasting te berekenen welke binnen de opgegeven periode vallen Periode: kies een bepaalde periode Als u een periode opgeeft, dan gaat deze boven de opgegeven periode in van/tot. Als u dus de periode opgegeven in van/tot wenst, vult u bij periode niets in. De selectie van het jaar wordt dynamisch opgebouwd aan de hand van bestaande transacties. Methode: kies voor facturatie of kas basis Bij kas basis worden gedeeltelijk betaalde facturen beschouwd als nog open staand en worden dus niet inbegrepen. In Spanje wordt voor de meeste bedrijven de kas basis niet geaccepteerd. Beter dus om op factuur basis te werken. Opnemen in Rapport: kies de velden om te tonen in het rapport zoals ID, Factuur, Datum, Klant, Omschrijving, Bedrag, Belasting, Totaal and Subtotaal. Het rapport kan gebaseerd zijn op uw standaard rekeningschema of op het GIFI nummer. Neem alle velden die nodig zijn op in het rapport. Als u ook het subtotaal opneemt, dan zal het rapport subtotalen tonen op basis van de eerste kolom. Het rapport kan gesorteerd worden door op de header (het kopje) boven het rapport te klikken. Als de eerste kolom aangeklikt wordt zal het rapport in omgekeerde volgorde gesorteerd worden.

4.4 Leveranciers 4.4.1 Leverancier toevoegen Het scherm heeft velden voor het factuuradres en het afleveradres. Geef het afleveradres ALLEEN op als dit AFWIJKT van het factuuradres. Het afleveradres is altijd nog in te vullen als u later een factuur, order of prijsopgave maakt. Beide adressen worden afgedrukt op de factuur, het afleveradres wordt afgedrukt op de pakbon. Als er geen afleveradres is opgegeven wordt het factuuradres gebruikt. Er zijn drie e-mail adressen. De Cc: en Bcc: velden worden alleen getoond als u daar voor geautoriseerd bent. Op deze wijze kunnen gewone gebruikers het e-mail adres niet wijzigen, omdat wij dit voor controle doeleinden gebruiken, teneinde fraude te voorkomen. Van sommige transacties krijgt bijvoorbeeld de controller of de directie een e-mail. U kunt deze mogelijkheid ook gebruiken als een archiveringsmethode om verzonden orders en facturen centraal op te slaan. Het leveranciers nummer is vrij te bepalen en wordt door het systeem ingevuld als u dit veld niet invult. U kunt uw eigen systeem hier toepassen, zoals een nummer, een afkorting van de naam met een nummer (of zonder nummer), of bijvoorbeeld het telefoon nummer. Alles is hier mogelijk. Start datum: De datum van vandaag wordt standaard ingevuld maar kan gewijzigd worden in de datum dat de leverancier actief werd of wordt. Eind datum: geef hier een datum in als u niet langer met de leverancier werkt. Dit veld is bedoeld om niet actieve leveranciers te verwijderen uit de keuze menu’s, zodat u geen lange lijsten te zien krijgt met bedrijven die niet meer actief zijn. Maak dit veld weer blanco en de klant wordt weer getoond. Krediet Limiet: geef het limiet aan die u van de leverancier heeft gekregen. Deze waarde wordt getoond op facturen, orders en aanbiedingen. Condities: geef betalings condities aan in dagen; dit is een numerieke waarde en wordt gebruikt om de verval datums te berekenen. Korting: individuele korting in procenten Tax Nummer / SSN: fiscaal nummer dus NIE / NIF of CIF nummer SIC: Standard Industrial Code


Soort bedrijf: gebruikt om te sorteren en of algemene kortingen per soort bedrijf of branche op te geven Taal: wordt gebruikt om talen te bepalen. Valuta: basis valuta voor de klant bij de transacties Medewerker: De medewerker die werkt met deze leverancier Notes: Aantekeningen over deze klant. Aantekeningen worden getoond bij nieuwe transacties, facturen, orders en aanbiedingen Als u op één van de extra knoppen klikt (Crediteuren transactie, Inkoop factuur, Inkoop order of RFQ scherm) wordt de leverancier bewaard en geselecteerd in het volgende scherm, dit om tijd te besparen en u in staat te stellen om de gegevens te controleren. Overige KNOPPEN onderaan het scherm BIJWERKEN : met deze knop werk je het scherm bij, zodat alle gegevens en telling up to date zijn AFDRUKKEN: spreek voor zich INBOEKEN : als alle gegevens compleet zijn en de boeking is correct gebruik je deze knop om het geheel definitief te boeken. Vergeet je deze knop te gebruiken dan zal bij het verlaten van het scherm de gehele boeking niet geboekt worden en blijft alles ongewijzigd !! Gebruik deze knop dus altijd als de boeking definitief wilt inboeken. AFDRUKKEN EN INBOEKEN spreekt voor zich INPLANNEN : met deze knop kun je de boeking zodanig plannen dat de boeking op een later tijdstip pas geboekt wordt of dat de boeking meerdere malen geboekt wordt (zie later voor het boeken van bijv. maandelijkse afschrijvingen). VERWIJDEREN : als je de boeking weer oproept (in een later stadium) kun je met deze knop de gehele transactie verwijderen en is de boeking ongedaan gemaakt. 1-9 Regel nummer : bestemd voor latere mutatie, bijv wanneer je een correctie wilt maken

4.4.2 Delete Vendor To quickly find out which vendors may be deleted select the “Orphaned” option on the search screen. The list will only include vendors without transactions. When you edit the vendor there is an additional “Delete” button on the screen so you can delete the vendor.

4.4.3 Reports 4.4.3.1 Search for Vendors You can enter a company number, company name, address, city, state/province, zip code, country, contact, email and notes. Searches are case insensitive substring searches. A company by the name of “XYZ Widget” can be found with a search for “XYZ” or “wi”. If both fields are filled in, the company and the contact must match. You can also customize the report by selecting the fields to include. You can enter a percent sign (%) in the company and contact field. For instance “ABC%” entered in the company field will include all vendors beginning with the letters “ABC”. When you edit a vendor you also have the option to create a transaction, invoice or order. This speeds up data entry and also lets you check the vendor’s information before creating an invoice. When you click on the “AP Transaction”, “Invoice” or “Order” button the vendor’s information is automatically saved and you will be brought into the appropriate screen with all the information for the vendor already set. The orphaned switch is for locating vendors without transactions.


4.4.3.2 Vendor History Vendor history reports provide an overview of items on invoices, orders or request for quotations. There is a summary and a detailed report. A summary report summarizes all items by part number and description. A detailed report lists all the invoices, orders or rfq’s and individual items. Search criteria: You can limit a listing by a vendor number, name, address, city, state, zip code, country, contact, email and notes. Include in Report: Part number: the part number entered on the invoice, order or RFQ Description: description from the invoice, order or RFQ Sell Price: selling price Currency: currency, only shown on detail reports Qty: on summary reports the quantity is a total of all, on a detail report the quantity on the invoice, order or RFQ is shown Unit: unit of measure Discount: discount on invoice, order or RFQ Delivery Date: delivery date of item Project Number: project number assigned Serial Number: serial numbers When purchasing more than one item with a serial number enter all serial numbers separated by a space or other character Detailed report Summary report More than one vendor can be listed. The search criteria depends on the information entered.


Hoofdstuk 5

Cash / Kas en Banken Gebruik deze keuze om ontvangsten en betalingen te boeken. When you enter a payment, the original transaction is not changed in any way and everything remains in proper order. Although, you may enter payments by editing the original transaction, you must take care that you DO NOT REPOST invoices with parts, assemblies or labor/overhead items. Inventory is based on FIFO and if you repost invoices COGS may get out of order. This is because items are re-allocated and may or may not be allocated again. Any other invoice, one with all service items or AR and AP transactions may be reposted anytime.

5.1 Receipt Only customers with open invoices are included in the customer selection. To include all the customers in the pull down selection list check the ”All” box. If pull down selection lists are disabled you can generate a list by entering a percent sign (%). This will display all the names with open invoices. If you post a receipt for a customer without open invoices, the payment will be posted as a deposit in an AR transaction to the selected AR account. Be sure to edit this transaction afterwards. It is a payment without an income allocation. To display all open invoices click on ”Update”. The usual defaults apply here as well and if the default currency for the customer is ”EUR” all open invoices for EUR will be displayed. If you have open invoices for this customer but in another currency select the currency and click on ”Update”. The amount may be higher than the invoice amount. Overpayments are then posted as a new transaction. It is important that you edit this transaction afterwards because it is a transaction without an income allocation. The Amount field, the one below the Source field, is calculated from all the amounts applied to individual invoices. The value is entered for you, however if you already entered an amount it will be added to the existing amount. So, initially do not enter an amount. If the total of all selected invoices does not match the amount in the Amount field an overpayment will be recorded. Customer: select or enter the customer Department: limit open invoices to one department Account: select the account to deposit funds in Date: enter the date for the payment Currency: select the currency Receipt: enter a reference number such as the customer’s check number Amount: enter amount received Click on the “Update” button to display all the open invoices for the customer. Then select the invoices by checking them off in the ”Select” column. If only a partial payment is to be applied change the amount. Click on “Print” to print a receipt then post the payment. The receipt is generated from a template and may be changed to suit your needs. If the amount is greater than the total applied to invoices an overpayment will be recorded to the selected AR account. If you need to reprint a receipt, edit the transaction and select ”Receipt” from the forms menu. Shortcut keys U Update


A Select all P Print O Post

5.2 Receipts To record multiple receipts on one screen. This is similar to the ”Receipt” screen but lists invoices for a Due Date range for all customers. To display all open invoices click on ”Update”. The usual defaults apply here as well and if the default currency for the customer is ”EUR” all open invoices for EUR will be displayed. One currency can be displayed at a time. If you have open invoices in other currencies, select the currency and click on ”Update”. If you specify a time period, all invoices within the specified time period and in the selected currency will appear. Due Date From / To: enter the dates requirement Department: limit open invoices to one department Account: select the account to deposit funds in Date: enter the date for the payment Currency: select the currency Amount: enter amount received Memo: enter memo Source: check number, authorization number Language: select language if applicable Then select the invoices by checking them off in the ”Select” column. If the amount paid is identical to the amount due, check the box beside the amount of the invoice, leave the Amount column blank, and ”update”. This automatically enters the amount due in the Amount column for the selected customers. If only a partial payment is to be applied change the amount. If all customers have paid with the same form of payment (Account), click on ”Select all”. This automatically selects all invoices and enters the full amount of the invoice for all customers. Click on “Print” to print the receipts, then post the payment. The receipt is generated from a template and may be changed to suit your needs. Shortcut keys U Update A Select all P Print O Post

5.3 Payment Only vendors with open invoices are included in the vendor selection. To include all vendors in the pull down selection list check the ”All” box. If pull down selection lists are disabled you can generate a list by entering a percent sign (%) or simply clicking ”Continue”. This will display all the names with open invoices. If you post a payment for a vendor without an open invoice, the payment will be posted as a prepayment in an AP transaction to the selected AP account. Be sure to edit this transaction afterwards. It is a pre-payment without an expense allocation. To display all open invoices for the vendor, click on ”Update”. The usual defaults apply here as well and if the default currency for the vendor is ”CAD” all open invoices for CAD will be displayed. Vendor: select or enter the vendor Department: select to limit to one department Account: select the account from which to make payment Date: enter the date when you make the payment Currency: select the currency Amount: enter amount paid Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

Memo: enter memo Source: check number, authorization number Language: select language if applicable Click on “Print” to print a check on a preprinted check. If you enter a check number in the source field your company name and the check number will be printed. To print on a pre-numbered check leave the source blank and print the check. After it has been printed enter the check number and post. If you need to reprint a check edit the transaction and select ”Check” from the forms menu. Shortcut keys U Update A Select all P Print O Post

5.4 Payments Only vendors with open invoices are displayed. Vendor invoices can be selected by a date requirement (Due Date From/To field). Select the currency and click on ”Update”. The usual defaults apply here as well and if the default currency for the vendor is ”CAD” all open invoices for CAD will be displayed. Due Date From / To: enter the date requirement Department: select to limit to one department Account: select the account from which to make payment Date: enter the date when you make the payment Currency: select the currency Check: enter a check number Amount: enter amount paid If you choose to pay only some vendors, check the individual vendors and click on ”Update”. If you choose to select to pay all vendors, click on the ”Select all” button. The column under Select will be checked and the amount due will be automatically displayed in the Amount field. Click on “Print” to print a check on a preprinted check. If you enter a check number in the source field, your company name and the check number will be printed. To print on a pre-numbered check, leave the source field blank and ”Print”. After it has printed, enter the check numbers in the ”Source” field and ”Post”. If you need to reprint a check, edit the transaction, select ”Check” from the forms menu and ”Print”. Shortcut keys U Update A Select all P Print O Post

5.5 Transfer This screen limits account selection to payment accounts and the foreign currency gain and loss account. It is a modified GL entry screen with an additional field to check which amount is for the foreign currency exchange rate difference. With the FX switch you can hide the exchange rate difference on the reconciliation screens. This makes it easier to reconcile foreign currency accounts. Exchange rate difference can also be hidden on any of the cash reports. If your base currency is USD. If your base currency is Canadian. Shortcut keys U Update O Post Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

H Schedule

5.6 Reconciliation For account reconciliation only accounts which are marked with AR_paid or AP_paid in the link column in your chart of accounts are included in the selection menu. If you have foreign currency transactions in the account there will also be an amount with an exchange rate difference. Exchange rate differences can be excluded from the list. This lets you reconcile an account in a foreign currency. Account: select account From / To: list transactions starting from a date and up to a date Period: select a date period If a period is selected it supersedes the From / To date. The Year selection is built dynamically from existing transactions. Summary: summarize transactions by source and date Detail: list all transactions Include Exchange Rate Difference: uncheck to reconcile a foreign currency account in a foreign currency. If there are no dates entered in the From and To fields only transactions which have not been cleared will be listed. Transactions are grouped by source and transaction date if the summary report is chosen. The description field contains all the names and descriptions that have the same source and transaction date. The initial statement ending balance is calculated and will most likely not be the same as on your statement. Enter the ending balance from your statement in the statement field, check all the transactions which appear on your statement and click on ”Update”. The amount in the ”Difference” field should now be zero. Click on ”Done” to clear the transactions. If the reconciliation period includes already cleared transactions they are marked with a ’*’ in the ’R’ column. You cannot reconcile an arbitrary period because cleared transactions from one statement period will not become uncleared for a prior period. Let’s suppose you reconciled transactions from the month of June and July. In August you go back to check the month of June. The balance will not match the balance from your statement anymore because transactions which cleared in July will also show up as cleared in June. The reconciliation process is an ongoing process and whatever was cleared after the reconciliation date will show up as cleared in prior periods too.

5.7 Reports 5.7.1 Receipts The receipts or deposit report is a report listing all deposits made to an account. Department: limit report to one department Account: select account or leave blank to generate a report for all accounts Description: description is the customer’s name or the description entered in a GL transaction Source: limit to a source (check number, authorization number) Memo: limit search to a memo From / To: enter a date range to limit the report to Period: select a date period If a period is selected it supersedes the From / To date. The Year selection is built dynamically from existing transactions. Include Exchange Rate Difference: uncheck to exclude the foreign exchange rate difference. Subtotal: check if you want to subtotal the report Copyright © 2006 – 2010: Accountnet / Alfaz del Pi – Alicante – Spain Phone: (0034) 96 588 78 40 www.accountnet.info

If you create a list for all accounts the report will be divided into sections. You can then sort the report by clicking on one of the headings. In a typical retail operation you would set up a cash clearing account for each till or person and at the end of the day run a receipts report. This gives you an additional control account to check how much was taken in by whom or which till. To clear the account enter a GL Journal entry. You can also include/exclude exchange rate differences. When unchecked, exchange differences are excluded from the report.

5.7.2 Payments The payment or disbursement report is a report listing all payments made from an account. Department: limit report to one department Account: select account or leave blank to generate a report for all accounts Description: description is the vendor’s name or the description entered in a GL transaction Source: limit to a source Memo: limit search to a memo From / To: enter a date range to limit the report to Period: select a date period If a period is selected it supersedes the From / To date. The Year selection is built dynamically from existing transactions. Include Exchange Rate Difference: check to include exchange rate differences. Subtotal: check if you want to subtotal the report If you create a list for all accounts the report will be divided into sections. You can then sort the report by clicking on one of the headings. The source field will most likely have your check numbers. This report is another way to create a check register.

5.7.3 Reconciliation Report Account: select account From / To: list transactions from a date onwards Period: select a date period If a period is selected it supersedes the From / To date. The Year selection is built dynamically from existing transactions. Outstanding: check to include outstanding (uncleared) transactions Cleared: check to include cleared transactions Summary: summarize transactions by source and transaction date Detail: list all transactions Include Exchange Rate Difference: check if you want to include exchange rate differences Transactions are grouped by source and transaction date. Reconciled transactions are indicated by a ’*’ in the ’R’ column. The balance on a reconciliation report will most likely not match the balance on your bank statements. This is because bank statements include the balances as they were at the time. The balance on the reconciliation report is a continuous balance and includes cleared and uncleared transactions.


Hoofdstuk 6

Personeel 6.1 Medewerkers Sales: check this box if the employee is to be included in the pull down selection list on transactions, invoices, orders and quotations to assign him/her as the salesperson. Role: indicates if person is a ”User”, ”Administrator” or ”Manager”. At least one manager must have been defined in order to assign a manager to users. Manager: assign person to a manager A Manager/Salesperson relationship is typically used in the equipment and automotive industry where you have a number of salespeople assigned to one manager. Because managers are not selling as much or are not selling at all, managers get a portion of the salesperson’s commission. SSN: Social Security Number DOB: Date of Birth IBAN: International Bank Account Number BIC: Bank Identification Code, (SWIFT) Most of the information on the screen is for future additions to SQL-Ledger. Employees do not have to have a login. Logins are for people who enter data, salespeople might not enter their own transactions and someone else does it for them. In this case you just add the person and check the ”Sales” box. The person entering the sales order can then select the salesperson for the sale. For the time being users with logins may be deleted but beware that all the records entered for this person will become unreferenced.

6.2 Reports Reports for employees can be generated for employee name, start and end date, notes, and all, sales people only or orphaned employees.


Hoofdstuk 7

Grootboek Het grootboek is bestemd om transacties te boeken, die niet verwerkt kunnen worden via het debiteuren of crediteuren system. Transacties zoals afschrijvingen, betalingen van belastingen, memoriaalposten, salarisboekingen moeten direct in het grootboek geboekt worden. Het grootboek geeft het totaal overzicht van de status van een bedrijf per rekening soort.

7.1 Transactie toevoegen Geef een referentiecode of nummer (bijv Memo 1 of salarissen juni), geef een boekingsdatum op en een omschrijving, kies een afdeling (als die aanwezig is) en kies de betreffende rekening. Geef het bedrag in als Debet of Credit. Boekingen zonder bedragen worden verwijderd als u op “bijwerken” klikt. Om nieuwe boekingsregels te krijgen drukt u op “bijwerken”. Boekingsregels worden alleen toegevoegd als de vorige regel een bedrag bevat. Elke boekingsregel kan verbonden worden aan een projectnummer. The source field is used for check numbers or other references such as authorization numbers, etc. You can also enter a memo for each transaction line. If the Reference field is left blank a number will be assigned from a pattern entered in the System Defaults. To keep a record of a VOID check enter the date and a note about the check, click on ”Update”. This will reduce the number of lines to one line, now enter the check number in the ”Source” field and ”Post” the transaction. Shortcut keys U Update O Post N Post as new H Schedule D Delete

7.2 Reports The reports screen is used to generate a great number of General Ledger reports. Every transaction posted in the entire system is included. You can limit the report to a variety of options to generate journal views. Reference: limit to reference number or invoice number Source: source reference. If the transaction is an invoice the source refers to the reference number for the payment Department: limit report to one department Notes: limit report to include only records matching information in the notes From / To: limit transactions to a date range Period: select a date period If a period is selected it supersedes the From / To date. The Year selection is built dynamically from existing transactions. Amount >=/ <=: search for a specific amount or a range Include in Report: select the fields to include in the report


You can enter a percent sign (%) in the invoice and order number field. For instance ’10%A’ entered in the invoice number field will locate all invoice numbers beginning with ’10’, anything in between and ending with an ’A’.

Or if you want a report for all invoice numbers beginning with ’10’, enter ’10%’. The same applies for the order number. Another wild card character which can be used is the underscore. However you will have to supply the complete string because the percent sign is not automatically supplied. For instance ’10_A%’ entered in the invoice number field will locate all invoices beginning with ’10’, followed by any character, followed by an ’A’ and anything thereafter. To select only one type of account check one of the account types. The “Reference” field will limit the report to a search string, which will include GL entries and invoices containing the string. The Description field can also be used to generate reports for a customer or vendor. You can also limit the report to include the fields checked in the “Include in Report” line and for the type of account. If the subtotal field is checked then subtotals are printed for the sorted column. The subtotal field can be used to quickly find out of balance transactions. While these are rare they can happen when you use a combination of discounts, foreign currencies, and partial payments. The report will always list multiple lines for each transaction. These are the individual amounts posted to the different accounts, like inventory, income and expense accounts. It depends how your parts and services are linked. If you include the “Account” field a link to the account lets you drill down into the account. COGS is always posted with the sales invoice. This way you know how much you paid for your items and you can calculate the margins. Links on the report to the original transaction let you edit the transaction. The account number links, if included in the report, will run a report for the search criteria already entered and further limit the report to one account. If the account is a payment account (links for AR_paid and/or AP_paid set) then there is an additional column which indicates if the amount has been cleared.


Hoofdstuk 8

Repeterende boekingen Recurring Transactions are used for transactions that contain the same information and are repeated n times. Reference string uses the same reference for new transactions i.e. ”Rent” for Cascadia for July will be referenced ”Rent” for August and so on. Next Number: generates a new reference from the pattern stored in the system defaults To view the original transaction click on the ID. You cannot edit the transaction, you are only allowed to view it. If you would like to edit the transaction use the proper links from the menu. To modify or view the schedule click on the Reference link. For transactions in a foreign currency you should set up an automated script (see 3.3 on page 16) to retrieve rates on a daily basis. If you do not, the closest exchange rate to the transaction date will be used. If a transaction has been scheduled, ”Scheduled” will appear on the bottom right-hand side of the transaction. When you schedule a transaction, it is important to note a few points: The recurring transaction is a carbon copy of the original, so if you change the original the newly created recurring transaction will also be created from the changed original When printing forms select the printer and the proper format. When E-mailing a form make sure an e-mail address for the customer/vendor exists You can also attach a customized e-mail message with replicable variables. See 4.11 on page 33 for available variables. The transaction will be processed by the user who performs the function so all references will point to this user. If the transaction is e-mailed the e-mail address from the user will be used. You can also post a payment if you check the option ”Include Payment”. This automatically processes the payment from the same account at the next scheduled transaction date for the vendor or customer. With this form of payment, you cannot enter a source number or other information that may help with tracking transactions. When a recurring transaction is due all the recurring transactions will be listed after you log into the system. The transactions which are due will have the field box left of the reference checked. To process the checked transaction click on ”Process Transaction”. Once the transactions are processed, you will receive confirmation that the transaction has been posted, as shown below. If the transaction had originally been scheduled to print or email certain forms, the posted transaction will then contain the information within the Internal Notes. In addition, at the bottom-right hand side of the screen ”Printed” and ”Emailed” will be displayed. Schedule a New Transaction When you add a NEW Transaction and click on ”Schedule”, the transaction will be included in the # total time(s) within the Schedule. The Start date of the recurring transaction will be the date of the new transaction. i.e. The Start date for the new transaction for RONA is Sep 2/05. You want to schedule a recurring transaction and repeat the transaction every 3 months for 6 times (months). After saving the schedule, the transaction will be counted as transaction 1 of 6 with the next transaction date 3 months from Sep 2/05, which will be Dec 2/05 (and this record is 2 of 6). The end date for RONA’s recurring transaction will be 18 months from the first transaction date (Dec 2/06). The end date is not Mar 2/06 because the first transaction is included within the # total times scheduled.


Schedule an Existing Transaction However, if you have an EXISTING Transaction and want to set a future schedule date for the customer or vendor, the existing transaction is not included in the # total time(s) within the Schedule. I.e. The Start date for Cascadia Properties was Jan 1/05. It is mid-month July 2005 and you decide to create a schedule for recurring rent payment transactions every month for 10 months with a Start date 08-01-2005. Thus, when the date is Aug 1/05 , the rent payment transaction for 08-01-2005 will be 1 of 10. The date you entered the transaction (Jul 2005) is not included in the # total times within the schedule.


Hoofdstuk 9

Rapporten All additional reports not listed in other menu sections are listed here. These are financial reports and reports, which do not fit into other modules.

9.1 Chart of Accounts This report lists all the accounts. Click on one of the accounts to prepare a ledger. To include the AR/AP account check the option. This will include a reference to which AR/AP account the transaction was posted. If you drill down into an AR or AP account this option has no effect since it is the same account. Transaction ledgers can also be limited to one department and a range of dates. To redo the report after drilling down into an account click on the date range.

9.2 Trial Balance The trial balance is a collection of all transactions for a period of time. If the ”All Accounts” is checked the report will include all accounts regardless if there were transactions posted in the period. If unchecked, only accounts for which transactions were posted are listed. Department: limit transactions to one department From / To: limit trial balance to a date range Period: select a date period If a period is selected it supersedes the From / To date. The Year selection is built dynamically from existing transactions. Include in Report: Heading: subdivide trial balance by headings defined in COA Subtotal: sub-total between headings Accounts: generate trial balance according to standard or GIFI accounts To create a trial balance for everything on file leave the fields blank. Links from the account number generate a report for a single account. If you entered a date to limit the report, the report for the single account will also be limited for the dates entered. When you drill down into the individual accounts a beginning balance and a column with a running balance is added. To redo the same trial balance click on the date. Balances are always calculated from the beginning and include all amounts up to the date entered in the “From” field. If the trial balance spans over more than one year you should do a year-end procedure to set income and expenses to zero otherwise you end up with the wrong totals. If you have an out of balance trial balance use the GL report to locate the transaction. First run a trial balance and narrow it down to a manageable date range. A GL report can get very big. Now run a GL report for the dates and check the subtotal field. Sort the report by the ”Reference” heading and check which transaction is out. The most common out of balance transactions occur when the link for an account is changed and an item depends on it. i.e removing the IC_cogs link from an account will have the effect that no cost of goods will be calculated.


9.3 Income Statement The income statement is template driven and can be changed with the internal editor. Variables are replaced by data retrieved from the SQL server. Department: limit to one department Project: generate for one project From / To: for a period from/to and an option to compare with another period selected Period: select a date period If a period is selected it supersedes the From / To date. The Year selection is built dynamically from existing transactions. Decimal places: the field is used to round the report to the number of decimal places. Traditionally you round to the nearest whole number but you can also round to 2 decimal places or go the other direction and round to the nearest hundreds or thousands. To round to hundreds enter -2 or to round to thousands enter -3. Method: Accrual or Cash. Income statements based on the Cash method only include transactions which have been paid in full. To run an income statement for everything on record leave the dates blank. If you created a yearend with the yearend function the values, which would otherwise offset income and expenses, are excluded. This way you can generate cumulative income statements over any time period. Selecting any of the other options will produce the report for the chosen period. When the “Subtotal” and “Heading” options are checked the report is subdivided and subtotaled for each heading.

9.4 Balance Sheet The balance sheet is template driven and can be changed with the internal editor. Special variables are replaced by data retrieved from the SQL server. Department: limit balance sheet to one department as at: prepare balance sheet up to the entered date If you select the month and a year the ending date is the last day of the month. Do not enter a day in the date field. Compare to: compare balance sheet to another date in the past Decimalplaces: the field is used to round the report to the number of decimal places. Traditionally you round to the nearest whole amount but you can also round to 2 decimal places or go the other direction and round to the nearest hundred or thousand. To round to hundreds enter -2 or to round to thousands enter -3. Method: Accrual or Cash. Balance sheets based on the Cash method only include transactions which have been paid in full. When the “Subtotal” and “Heading” options are checked the report is subdivided and subtotaled for each heading. Current earnings are calculated up to the dates entered. If you created a yearend there will also be a value for a retained earnings account. If you prefer, retained earnings may be recorded in separate accounts to identify how much profit or loss there was in a particular year. Most companies keep retained earnings in one account.

********************************


Gebruikers Handboek Accountnet Online

Recommend Documents