Gazdálkodási előírások a KLIK által fenntartott intézmények esetében. SZITÁNÉ EGYHÁZI KATALIN Budapest,

Gazdálkodási előírások a KLIK által fenntartott intézmények esetében SZITÁNÉ EGYHÁZI KATALIN Budapest, 2013.11.27.

1

Tartalom • A megrendelések és a kifizetés rendje a tankerületekben • A tankerület szerepe a pénzügyi menedzsmentben és az elszámolásban

2

Általános rendelkezések – A projektek megvalósítása során a KLIK hatályos szabályzataiban (beszerzési, kötelezettségvállalási szabályzat, stb.), továbbá a támogató útmutatóiban foglaltak az irányadók (pl. Partnerségek kézikönyve 2013). – A KLIK fejlesztéseinek bonyolításával kapcsolatos eljárás rendjéről szóló 3/2013. (I.18.) KLIKE utasítás 14. §-a értelmében a projektkoordinátor a központi szerv fejlesztésekért felelős szervezeti egysége által meghatározott időszakonként és formában beszámol a projekt előrehaladásáról a tankerületnek.

3

Hurrá! Támogatást kaptunk…??? • • • • •

• • •

•

Értesítés a pályázat végeredményéről: intézmény tankerület Új/meglévő devizaszámla (tankerületenként 1 db) Új számlanyitás igény: pályázók jelezzenek a tankerület felé Tájékozódás: www.tka.hu „Nyertes pályázóink figyelmébe” c. aloldal Egyeztetés a pályázatban vállalt tevékenységekről (mobilitások) – tankerület+intézmény Szakmai megvalósítók és a tankerületi pénzügyesek állandó konzultációja Költség- és időterv az egyes mobilitásokra Projekt fázisok kialakítása , „kvázi” Munkaterv (események, résztvevők, költségek, diákcsere, adatok, pénzügyi források, eredmények, kommunikáció , értékelés stb.) Projektindító szeminárium ( jó, ha a tankerület és az intézmény képviselője is jelen van)

4

Számlakezelés – A projekt megvalósítása során keletkező számlák, számlát helyettesítő bizonylatok az intézményhez érkeznek be. – A számla eredeti példányát annak előoldalán a projektkoordinátor ellátja a megfelelő záradékkal, valamint teljesítésigazolást csatol hozzá. – Nettó 100.000 Ft alatt elegendő a számlán igazolni a teljesítést, egyéb esetekben külön teljesítésigazolás csatolása szükséges. – A teljesítésigazolás kiállítására, vagy a számla szakmai teljesítésének igazolására a projektvezető és intézmény vezetője együttesen jogosult. – A projektvezető gondoskodik a számla eredeti példányának utalványrendelettel együtt a tankerülethez való benyújtásáról. – A pénzügyi teljesítés (kifizetés) a devizaszámláról való utalással a tankerületben történik. – A számlák eredeti példányai projektenként elkülönítetten a tankerületben kerülnek tárolásra és megőrzésre.

5

Projekttalálkozó Tevékenység

Intézmény/Pályázó

Tankerület

Dokumentum

Pályázati cél megvalósítására irányuló tevékenységek

•Partneri szerep •Koordinátori szerep

•Tájékoztatást kap

•Projekt dokumentumok

•Projekttalálkozókhoz információs csomag összeállítása –pr.koordinátor •Program, napirend összeállítása •Tanulócsoport esetén:felelős személy, kísérő kijelölése •Belső és partneri kommunikáció

•Pénzügyi megvalósítást segíti

•ld. költségtípusok szerinti alátámasztó dokumentumok

(ismerkedés, tervezés, műhelymunka stb.)

Nemzetközi mobilitás

6

Projekttalálkozó Tevékenységhez kapcsolódó költség

Intézményi feladat/hatáskör

Tankerületi feladat/hatáskör

Dokumentum

utazás

•Igénybejelentés

•KEF •Pénzügyi feladatok

•Beszállókártya •Vonatjegy, buszjegy,üzemanyagelszámolás •Kiküldetési rendelvények, menetlevelek Utas lista

megélhetés

•Felkérés az intézmény és a kísérő tanár között

•Készpénz felvételt, átutalást intéz

•Bizonylat: projektszám •Mobilitásban résztvevők listája •Blokk

7

Projekttalálkozó Tevékenységhez kapcsolódó költség

Intézményi feladat/hatáskör

Tankerületi feladat/hatáskör

Dokumentum

biztosítás


•Számla iktatása: Feljegyzést csatol az adómentes kifizetés jogcímére vonatkozóan

•Árajánlatkérés •Számla

külföldi partner felé történő utalás



•Számla

8

Helyi projekttevékenységek Tevékenységhez kapcsolódó költség

Intézményi Tankerületi feladat/hatáskör feladat/hatáskör

Dokumentum

Személyi költségek (résztvevő, kísérő, felkészítő)

•Felkérés a feladatra

•Koordinátornak számfejtik

•Felkérés, Megállapodás

Projekttermékek alapanyagai




Szervezési költségek (telekommunikáció, fénymásolás)




9

Helyi projekttevékenységek Tevékenységhez kapcsolódó költség

Intézményi Tankerületi feladat/hatáskör feladat/hatáskör

Dokumentum

reprezentációs költség



•Bizonylat: forrás, pályázat megnevezése

teremköltség




Költség megtakarítás esetén szabadon átcsoportosíthatók




10

Devizaigénylés Tevékenység


Tankerület

Dokumentum

Igénybejelentés kitölti, legalább 14-20 nappal a tervezett mobilitás előtt

elbírálja, iktatja, választ küld, lefűzi (előlegigénylés SP-n)

Igénybejelentés formanyomtatványonemail

Deviza felvétele tankerületben közreműködik Igénylőlap kitöltésében

bejelenti telefonon a devizaigénylés tényét, dátumát

Igénylőlap formanyomtatvány - 2 eredeti példány

Deviza átvétel

kitölti a Deviza igénylőlapot

Alátámasztó dokumentumok

Összeállítja a mobilitás során keletkezett alátámasztó dokumentumokat

11

Devizaigénylés Tevékenység


Tankerület

Mobilitás előtti

Megélhetési költség

Dokumentum Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás 9. pont, egyéb feljegyzések: „Elszámolva a CIMP…pályázati számú támogatásra XX Ft adómentes juttatásként.”

Számfejti a pedagógusnak adómentesen

Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás

12

Igénybejelentés KLEBELSBERG INTÉZMÉNYFENNTARTÓ KÖZPONT Győri Tankerület IGÉNYBEJELENTÉS Iktatószám: Iskola szervezeti egység kódja:

KIK074

Iskola neve: Igénylő neve:

Igénylő elérhetősége:

Igénylés tárgyának a megnevezése:

Igénylés tárgyának várható költsége:

Igénylés tárgyának várható fizetési módja:

készpénz/átutalás

Igénylés céljának a leírása, a műszaki tartalom meghatározása:

Kiadási előirányzat megjelölése:

Igénybejelentés időpontja:

személyi

dologi

beruházás

felújítás

Teljesítési várható napja: /

támogatom

nem támogatom

A területért felelős referens javaslata ………………………………………….. A beszerzést, versenyt, egyéb

engedélyezem

A referens aláírása /

NEM engedélyezem

Dátum: …………………………………………………… Az engedély adására jogosult aláírása: ……………………………………………… Teljesítést igazoló neve, beosztása:

igazgató

13

Bizonylatok • TSZ-ben meghatározott nyertes intézmény nevére, címére szóljanak, de: KLIK 1051 Bp., Nádor u. 32. Szervezeti egységkód+ OM az., esetleg intézmény neve • Záradékolás: • Feljegyzés: milyen forrásból, milyen jellegű kifizetés • Külföldi számla: fordítás

Intézményi feladat és felelősség

Intézményi költség elszámolásakor: költség felmerülése napján érvényes banki középárfolyamon.

14

Igazoló dokumentumok

• Nemzetközi mobilitás teljesülésének igazolása • Kiutazást igazoló dokumentumok hitelesített másolata • Repülő/vonat/busz jegy • Repülő esetén:beszállókártyák • Kiküldetési rendelvény és/vagy menetlevél saját vagy bérelt gépjármű esetén

15

Igazoló dokumentumok • Hitelesítés:„Eredetivel mindenben megegyező másolat” Iskola pecsétje, aláíró személy eredeti aláírása, dátum • Fogadóintézmény nyilatkozata – Igazolás minden kiutazásról - tartalma: A küldő és fogadó intézmény neve Kiutazás célja Kiutazók száma és neve részletesen (tanárok, diákok, egyéb résztvevők) Kiutazás dátuma (kezdete, vége), Kiutazás hossza

16

Beszerzések lebonyolítása • A beszerzések lebonyolítására vonatkozó eljárás típusának meghatározásánál a Kbt., valamint a Pályázati dokumentációk, KLIK belső eljárásrendek, utasítások rendelkezései az irányadók. • 2013. június 30-ig a Kbt-ben szabályozott egybeszámítást intézményi szinten kell értelmezni. • BVOP- ajánlatkérés megadott termékcsoportok esetén.

17

Könyvelés • Tankerületben: Devizaszámlához tartozóan: • szervezeti egységkód szerint • munkaszámra, egységkódra (főkönyvi kivonatból elkülönítetten látszanak a gazdálkodási adatok) • pályázati szerződésszámra • elkülönített szakfeladatra

• Banki kivonat, kifizetések banki visszaigazolásai, a bankszámlakivonatok: tankerület és a projektkoordinátor folyamatos kölcsönös egyeztetése

18

A leggyakrabban felmerült kérdések I. Repülőjegy beszerzése • Ha csak pedagógusok utaznak: kötelező az UMF portálon keresztül megrendelni a repülőjegyet és a hozzá kapcsolódó földi szolgáltatásokat. http://utaztatas.kozbeszerzes.gov.hu

• Ha pedagógusok és diákok közösen utaznak: NEM kell a központosított közbeszerzési rendszert használni! A KLIK beszerzési szabályzata szerint eljárva saját hatáskörben lebonyolítható a beszerzés.

19

A leggyakrabban felmerült kérdések II. Devizaszámla •Nincs rá mód, hogy intézményenként, vagy pályázatonként külön devizaszámlákat nyissunk (Nem is oldaná meg azt a problémát, hogy nagy összegű készpénzzel kell a tanárnak külföldre mennie.) •Továbbra is tankerületenként egy devizaszámla lesz •Amit lehet, mindent itthonról meg kell rendelni és ki kell fizetni

20

A leggyakrabban felmerült kérdések III. Elszámolhatósági kérdések Hogyan lehet elszámolni azokat a költségeket, tételeket, melyekről nincs számla? •Kiküldetési rendelvény: napidíj vagy átalánydíj is elszámolható ilyen formában – megélhetési költség esetén nem kell csatolni hozzá a blokkokat, bizonylatokat

21

Köszönöm megtisztelő figyelmüket!

22

Gazdálkodási előírások a KLIK által fenntartott intézmények esetében. SZITÁNÉ EGYHÁZI KATALIN Budapest,

Recommend Documents