________________________________ GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PEMBERIANAN KHIDMAT LATIHAN DALAM PERKHIDMATAN BAGI POLITEKNIK MELAKA
Versi Disember 2015
Berkuatkuasa Januari 2016
KANDUNGAN
1.0
MUKA SURAT
TUJUAN
1
2.0 OBJEKTIF
1
3.0 KUMPULAN SASAR
1
4.0 METODOLOGI LATIHAN
2
5.0 TEMPOH LATIHAN
2
6.0 TEMPAT LATIHAN
2
7.0 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
2
8.0 TERIMAAN
3
LAMPIRAN A - CARTA ALIRAN KERJA LAMPIRAN B - PENYEDIAAN SEBUT HARGA PENCERAMAH LAMPIRAN C - ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN AKAUN AMANAH
ii | P a g e
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PEMBERIANAN KHIDMAT LATIHAN DALAM PERKHIDMATAN BAGI POLITEKNIK MELAKA
1.1 TUJUAN
Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan dan memberi panduan kepada Ketua-ketua Jabatan dan Ketua Unit mengenai pelaksanaan Pemberian Khidmat Latihan Dalam Perkhidmatan untuk pegawai Perkhidmatan Awam Politeknik. 2.0 OBJEKTIF
Objektif pelaksanaan Pemberian Khidmat Latihan Dalam Perkhidmatan adalah untuk :
i.
Menyediakan pegawai yang berpengetahuan, terlatih dan kompeten untuk keperluan strategik sektor awam dan swasta;
ii. Membentuk pegawai yang berprestasi tinggi serta menguasai ilmu ; iii. Membudayakan serta berkongsi amalan-amalan baik (best practices) yang diperolehi melalui latihan ; iv. Mempersiapkan diri pegawai dalam prospek pembangunan kerjaya pada masa akan datang. 3.0 KUMPULAN SASAR
Pelaksanaan Latihan Dalam Perkhidmatan ini adalah meliputi kumpulan dan klasifikasi perkhidmatan seperti berikut :
i.
Kumpulan Pengurusan dan Kumpulan Profesional
ii. Kumpulan Sokong
1|Page
4.0 METODOLOGI LATIHAN
Metodologi latihan yang diambil kira sebagai Pemberian Khidmat Latihan Dalam Perkhidmatan Perkhidmatan adalah seperti berikut: i.
Kursus jangka pendek;
ii. Seminar / Persidangan / Simposium / Konvensyen; iii. Bengkel/ Khidmat Rundingan
5.0 TEMPOH LATIHAN
Latihan perlu dilaksanakan pada hari cuti pegawai bagi mengelakkan gangguan P&P semasa. Tempoh sesuatu latihan yang dijalankan adalah tidak melebihi tiga(3) bulan kalendar hari pelepasan termasuk hari kelepasan mingguan, kelepasan am dan cuti akademik
6.0 TEMPAT LATIHAN
Tempat bagi mengadakan latihan adalah seperti berikut :
i.
Dalam Negara
ii. Luar Negara
7.0 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
Pegawai adalah bertanggungjawab ke atas perkara-perkara berikut :
i.
Merancang menyediakan keperluan latihan yang bersesuaian dengan bidang tugas, objektif Jabatan dan pembangunan diri ;
ii. Menyediakan dan mengemukakan sebutharga pembayaran Pemberian Khidmat Latihan yang diberikan kepada agensi untuk kelulusan Ketua Jabatan melalui melalui semakan Penyelaras Pengurusan Akaun Amanah. iii. Pengiraan keuntungan pembayaran Pemberian Khidmat Latihan adalah sekurang-kurangnya 20% untuk dimasukkan ke akaun amanah.(Persetujuan Ketuan Jabatan, Unit Kewangan, Penyelaras Akaun Amanah dan Pegawai)
2|Page
3|Page
LAMPIRAN A CARTA ALIRAN KERJA PELAKSANAAN LATIHAN DALAM PERKHIDMATAN, PMK MULA
Jabatan menerima maklumat latihan dari Pihak Agensi luar dan meminta pencalonan pegawai daripada Ketua Jabatan.
Ketua Jabatan mencalonkan pegawai untuk memberi Pemberian Khidmat Latihan mengikut permintaan.
ULPL mengeluarkan Surat/memo makluman kepada pegawai melalui Ketua Jabatan.
i.
Calon merancang menyediakan keperluan latihan yang bersesuaian dengan bidang tugas, objektif jabatan dan pembangunan diri.
ii. Calon menyediakan dan mengemukakan sebutharga pembayaran Pemberian Khidmat Latihan yang diberikan kepada agensi untuk kelulusan Ketua Jabatan melalui Penyelaras Pengurusan Akaun Amanah (sekurang-kurangnya 20% ke akaun amanah, PMK) KELULUSAN PENGARAH
TIDAK
YA Makluman sebutharga dikeluarkan kepada Pihak Agensi luar kepada pegawai melalui kelulusan Ketua Jabatan.
Pegawai memberi Pemberian Khidmat Latihan seperti yang dijadualkan.(Pegawai perlu melaksanakan tugas tersebut dalam tempoh cuti)
Pegawai mengemukakan tuntutan penilaian latihan dan sijil latihan (jika disediakan) dan Borang Tuntutan Perbelanjaan ke unit kewangan (Akaun Amanah). Unit Kewangan Jabatan(Akaun pembayaran tuntutan perbelanjaan.
Amanah)
akan
memproses
Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Staf akan mengemukakan penilaian keberkesanan latihan kepada Ketua Jabatan untuk menilai keberkesanan latihan Pemberian Khidmat Latihan yang diberikan oleh pegawai. Ketua Jabatan mengembalikan penilaian keberkesanan latihan kepada Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Staf untuk dianalisis. Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Staf menganalisis penilaian keberkesanan latihan dan disimpan untuk rekod.
TAMAT
4|Page
LAMPIRAN B PENYEDIAAN SEBUT HARGA PENCERAMAH
SEBUT HARGA BENGKEL/ SEMINAR/KURSUS : Tarikh Tempat Peserta Penceramah
: : : :
Sebut Harga (Anggaran Penerimaan) A * B * C * *
Tenaga Pengajar Penceramah Material Untuk Kursus Buku/ Nota/ Manual Kos Sara Hidup Penginapan & makan Penceramah: Perjalanan: JUMLAH KESELURUHAN
RM
XX
RM
XX
RM XX RM XX RM XX
5|Page
LAMPIRAN C TAJUK PEMBERIAN KHIDMAT LATIHAN :_________________________________________________________________ PENCERAMAH : ___________________________________________________________________________
ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN AKAUN AMANAH
Bil
Sebut Harga (Anggaran Penerimaan)
1.
Tenaga Pengajar
2.
3.
RM
Bil
Sebut Harga (Anggaran Penerimaan)
1.
Tenaga Pengajar
RM
*Penceramah (RM120 x hari (jam) x orang
XXXX
*Penceramah (RM120 x hari (jam) x orang
XXXX
* Fasilitator (RM 80 x hari (jam) x orang
XXXX
* Fasilitator (RM 80 x hari (jam) x orang
XXXX
Jumlah Kecil
XXXX
Jumlah Kecil
XXXX
Penginapan (RM x hari x orang)
XXXX
Penginapan (RM x hari x orang)
XXXX
Jumlah Kecil
XXXX
Jumlah Kecil
XXXX
Perjalanan (km x RM0.70 x pergi & balik)
XXXX
Perjalanan (km x RM0.70 x pergi & balik)
XXXX
Jumlah kecil
XXXX
Jumlah kecil
XXXX
JUMLAH KESELURUHAN
XXXX
2.
3.
JUMLAH KESELURUHAN PERBELANJAAN
XXXX
JUMLAH BERSIH DALAM AKAUN AMANAH
XXXX
Disemak oleh
Disahkan Oleh
Penyelaras Pengurusan Akaun Amanah
Pengarah
Disediakan oleh
Pensyarah
