GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGGUNAAN LOG LATIHAN BAGI PEGAWAI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
TUJUAN
1.
Garis Panduan ini disediakan bertujuan untuk melaksanakan penggunaan
Log Latihan kepada Pegawai Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) selaras dengan persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Dalaman (MJLD) Bil. 2/2007 pada 17 Julai 2007 dan Mesyuarat Mingguan JPA Bil. 17/2007 pada 25 Julai 2007.
TAKRIF 2.
Bagi maksud pemakaian garis panduan ini,
i.
”Dasar Latihan” merujuk kepada Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.
ii.
”Latihan” merujuk kepada aktiviti latihan yang dijalankan selama 6 jam secara bersemuka dan berterusan anjuran Jabatan, Bahagian atau agensi luar di dalam dan di luar negara.
iii.
”Sesi Pembelajaran” merujuk kepada sebarang aktiviti latihan atau pembelajaran secara bersemuka yang tempohnya kurang dari 6 jam, anjuran Jabatan dan agensi luar.
iv.
”Pembelajaran kendiri” merujuk kepada kaedah pembelajaran yang
berkonsepkan
belajar
atas
daya
usaha
sendiri.
Pembelajaran ini melibatkan secara bersemuka (contohnya sidang
video)
dan
pembacaan.). 1
tidak
bersemuka
(Online
atau
v.
”Program Latihan” merujuk kepada ketiga-tiga pengelasan aktiviti di dalam Log Latihan iaitu Latihan, Sesi Pembelajaran dan Pembelajaran Kendiri.
vi.
”Pegawai Pengesah Latihan (PSL)” ialah pegawai yang dilantik dan diberikan kuasa oleh Bahagian Sumber Manusia dan Khidmat Pengurusan (BKP) untuk mengesahkan Program Latihan yang dihadiri oleh pegawai JPA.
vii.
”Log Latihan” merupakan satu buku rekod bertulis yang sistematik dan praktikal mencatatkan
yang mengandungi ruangan untuk
Program Latihan, borang permohonan sijil
penghargaan serta ruangan pengesahan PSL.
viii.
”Pegawai” bermaksud semua pegawai JPA dari Kumpulan Sokongan 1 dan 2, Pengurusan dan Profesional (Gred 41-54) serta Pengurusan Tertinggi (JUSA – Turus 1)
ix.
”Sistem Pengurusan Latihan dan Kompetensi (SPLK)” ialah suatu sistem yang digunakan untuk merekodkan maklumat latihan dan kompetensi di JPA.
LATAR BELAKANG
3.
Dasar
Latihan
Jabatan
yang
menetapkan
setiap
pegawai
menghadiri/mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun telah dimulakan sejak tahun 2002. Pelaksanaan dasar Jabatan tersebut telah di perkukuhkan dan dimantapkan dengan penguatkuasaan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 mengenai Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2005 mengenai Garis Panduan Pelaksanaan Pelan Latihan Sumber Manusia Sektor Awam. 2
4.
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) Bil. 1/2006 yang di
pengerusikan oleh Y.Bhg. Tan Sri KPPA pada 20 Disember 2006 telah mencadangkan agar Objektif Kualiti JPA (MS ISO 9000 : 2001) dipinda dengan menetapkan agar setiap pegawai JPA menghadiri kursus 10 hari setahun mulai tahun 2007.
5.
Dasar Latihan telah menetapkan agar setiap anggota perkhidmatan awam
perlu melengkapkan diri / dilengkapi dengan Sikap (attitude), Kemahiran (skills) dan
Pengetahuan
(knowledge)
yang
bersesuaian,
melalui
program
pembangunan sumber manusia dan pembelajaran berterusan.
6.
Dasar Latihan JPA yang berpandukan kepada Dasar Latihan Sumber
Manusia Sektor Awam di wujudkan adalah bertujuan mencapai objektif-objektif berikut :
i.
Menyediakan pegawai yang berkelayakan, berkebolehan dan berkompetensi;
ii.
Mencapai hasil kerja yang berkualiti / bermutu tinggi;
iii.
Meningkatkan kompetensi dan produktiviti;
iv.
Membentuk nilai-nilai murni dan sikap-sikap positif;
v.
Mewujudkan nilai cipta (value-creation) dan nilai tambah (valueadded) di dalam sektor awam; dan
vi.
menyediakan hala tuju kemajuan kerjaya.
3
PELAKSANAAN
7.
Objektif Log Latihan ialah bagi memantapkan pelaksanaan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam dari sudut :
i.
Memastikan semua pegawai JPA menghadiri sekurang-kurangnya sehari kursus dalam setahun;
ii.
Meningkatkan peratusan kehadiran 10 hari berkursus dalam setahun;
iii.
Merekod maklumat latihan secara komprehensif;
iv.
Pemantauan maklumat latihan setiap pegawai dengan lebih berkesan; dan
v.
Sebagai sumber maklumat untuk menganalisis dan merancang impak latihan.
8.
Setiap pemilik Log Latihan bertanggungjawab untuk mengemaskini rekod
kehadiran setiap program latihan bermula dari bulan Januari sehingga Disember setiap tahun dan mendapatkan pengesahan PSL.
9.
Setiap pegawai juga perlu dari semasa ke semasa menyerahkan Log
Latihan kepada Pegawai Tadbir Bahagian (PTB) atau Unit Penyelarasan dan Khidmat Sokongan (UPKS) di Bahagian apabila diperlukan untuk mengemaskini rekod kehadiran di dalam SPLK.
10.
Di akhir tahun
setiap pegawai dikehendaki menyerahkan semula Log
Latihan kepada pihak urus setia latihan peringkat Jabatan di BKP melalui PTB masing-masing. Log Latihan ini akan disimpan oleh BKP untuk tujuan rekod, kajian dan analisa. 4
11.
Setiap pegawai perlu membuat salinan fotokopi Log Latihan sebelum
diserahkan kepada PTB masing-masing pada setiap akhir tahun atau sekiranya pegawai berkenaan berpindah atau bertukar ke agensi lain di luar JPA. KAEDAH MEREKOD KEHADIRAN
12.
Setiap pegawai perlu peka dan bertanggungjawab secara peribadi untuk
mencatatkan kehadiran program latihan yang diikuti di dalam Log Latihan.
13.
Untuk tujuan rekod di dalam Log Latihan, pengelasan program latihan di
pecahkan kepada tiga kumpulan seperti berikut :
BIL 1
2
PROGRAM LATIHAN Latihan
Sesi Pembelajaran
JENIS AKTIVITI i.
Kursus;
ii.
Seminar;
iii.
Konvensyen;
iv.
BengkelWorkshop;
v.
Forum;
vi.
Simposium;
vii.
Kolokium;
viii.
Lawatan Rasmi / Korporat / Sambil Belajar; dan
ix.
Klinik Kaunseling
i.
Sesi Pembelajaran PTK anjuran BKP;
ii.
Sesi Pembelajaran di peringkat Jabatan; Bahagian, Cawangan dan Seksyen;
iii.
Sesi Perkongsian ilmu di peringkat Jabatan; Bahagian, Cawangan dan Seksyen;
iv.
Program Bicara 45 anjuran Bahagian Perkhidmatan Psikologi (BPPs);
v.
Program ”Executive Talk” anjuran INTAN atau 5
BIL
PROGRAM LATIHAN
JENIS AKTIVITI program yang seumpamanya; vi.
Perhimpunan Bulanan Jabatan, Bahagian dan Cawangan;
vii.
Program Penerapan Nilai-nilai Murni dan Ceramah-ceramah khas pada bulan Ramadhan;
viii.
Program Sambutan / Program khas – Sambutan Bulan-bulan Islam / Perayaan yang mengandungi ucapan / ceramah / forum;
ix.
Pertemuan Mentor dan Mentee;
x.
Sesi Perbincangan / Perkongsian idea Pengurusan Tertinggi / Tetamu Jemputan Khas;Pembentangan Kertas Kerja di Seminar, Konvensyen, Simposium, Persidangan;
xi.
Sesi Kaunseling Perkembangan; dan
xii.
Menyampaikan ceramah di dalam Kursus / Bengkel (Modul yang pertama kali dibentangkan atas tajuk yang sama sahaja diambil kira).
3
Pembelajaran Kendiri
i.
Penggunaan
portal
e-Pembelajaran
Sektor
Awam (EPSA) – www.epsa.intan.my; ii.
Penggunaan portal e-pembelajaran yang diiktiraf oleh Jabatan / Kerajaan;
iii.
Penggunaan Pangkalan Repositori Ilmu Sumber Manusia (PRISMA-HRMIS);
iv.
Pembacaan buku-buku ilmiah dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris
(Buku biasa /
bentuk fizikal atau e-book); dan v.
Pembacaan Jurnal Ilmiah / Laporan / Kajian dan lain-lain bahan ilmiah secara fizikal atau maya (virtual). 6
Sebaiknya
bahan
yang
ingin
BIL
PROGRAM LATIHAN
JENIS AKTIVITI dibentangkan mendapat persetujuan pegawai penyelia.
14.
Pengiraan bilangan hari berkursus setahun bagi tujuan perekodan Log
Latihan adalah seperti berikut : BIL 1
PERKARA Latihan
PENGIRAAN HARI BERKURSUS i.
Tempoh 6 jam berterusan diiktiraf sebagai satu hari berkursus.
ii.
Kehadiran minimum 2 hari setahun dan tidak terhad jumlah maksimumnya.
iii.
Kehadiran yang diambil kira hanya bagi kursus jangka
pendek
manakala
(tempoh
bagi
kurang
kehadiran
3
kursus
bulan) jangka
sederhana (Contohnya Diploma Pengurusan Awam INTAN) dan kursus jangka panjang (Contohnya Ijazah Sarjana) tidak akan diambil dikira. 2
Sesi Pembelajaran
i.
Kehadiran 6 jam
yang dikumpulkan secara
berterusan di kira bersamaan 1 hari berkursus. Jumlah yang diambil kira sebagai hari berkursus terhad untuk
5 hari (bersamaan
30 jam
terkumpul) sahaja setahun. ii.
Bagi pertemuan mentor dan mentee serta sesi perbincangan
/
perkongsian
idea
dengan
pengurusan tertinggi (pegawai di peringkat Timbalan Pengarah hingga Ketua Pengarah Perkhidmatan
Awam
(KPPA),
catatan
perbincangan mestilah dibuat di dalam sebuah buku catatan. 7
BIL
PERKARA
PENGIRAAN HARI BERKURSUS iii.
Perhimpunan bersamaan
Bulanan 1
jam,
Peringkat
manakala
Jabatan
perhimpunan
bulanan di peringkat Bahagian dan Cawangan bersamaan 30 minit (setengah jam) sahaja. 3
Pembelajaran Kendiri
i.
Pembacaan buku / bahan ilmiah.
ii.
Satu sesi pembentangan perlu diadakan di peringkat Jabatan, Seksyen.
Bahagian, Cawangan atau
Seorang
pegawai
di
peringkat
sekurang-kurangnya Ketua Penolong Pengarah (KPP) atau Pegawai Pengesah Latihan (PSL) perlu hadir sebagai penyelia. pembentangan
diiktiraf
Setiap satu
sebagai
satu
hari
berkursus. iii.
Pembelajaran
kendiri
cuma
terhad
untuk
bersamaan 3 hari berkursus sahaja, iaitu 3 kali pembentangan setahun. iv.
Bagi pegawai yang mengikuti kursus yang ditawarkan oleh EPSA mereka tertakluk kepada peraturan yang ditetapkan bagi setiap modul. Pegawai yang jayanya
telah mengikuti kursus dengan
akan di iktiraf
menghadiri kursus
tertakluk kepada pihak penganjur (INTAN)
8
KAEDAH PENGESAHAN
15.
Kehadiran Pegawai di dalam sesuatu program perlu disahkan (di ruang
pengesahan) oleh pegawai–pegawai yang diiktiraf / di lantik sebagai PSL. PSL adalah terdiri dari pegawai-pegawai seperti berikut :
BIL
BAHAGIAN
1
BKP (Urus setia Latihan di Peringkat Jabatan)
PEGAWAI PENGESAH LATIHAN (PSL) DAN BIDANG KUASA i. Pengarah, Timbalan Pengarah (Cawangan Sumber Manusia), Ketua Penolong Pengarah, Penolong
Pengarah
dan
Penolong
Pegawai
Tadbir. ii.
PSL di BKP boleh membuat pengesahan untuk program latihan yang dihadiri oleh kesemua pegawai JPA sama ada anjuran BKP
sendiri,
anjuran Bahagian atau anjuran agensi luar (dalam dan luar negara). iii. Berhak memperakukan rekod kehadiran program oleh PSL lain yang dilantik oleh BKP. iv. Memperakukan pengeluaran “Sijil Penghargaan Memenuhi Syarat Dasar Latihan Jabatan.” 2
PTB/UPKS
i.
Ketua Penolong Pengarah, Penolong Pengarah dan Penolong Pegawai Tadbir.
ii.
PSL boleh mengesahkan kehadiran program latihan anjuran Jabatan, Bahagian dan anjuran agensi luar (dalam dan luar negara).
3
INTAN
i.
Pendaftar, Pendaftar,
Timbalan Penyelaras
Pendaftar,
Penolong
Program
Kanan.
Penyelaras Program dan Pegawai Latihan. ii.
Hanya boleh mengesahkan untuk pegawai INTAN dan peserta kursus anjuran INTAN sahaja. 9
BIL 4
16.
BAHAGIAN Khas – Bahagian yang menganjurkan kursus untuk Perkhidmatan Awam BKP akan
kepada
pegawai
PEGAWAI PENGESAH LATIHAN (PSL) DAN BIDANG KUASA i. Timbalan Pengarah dan Ketua Penolong Pengarah. ii.
Hanya
boleh
mengesahkan
program
latihan
anjuran mereka sendiri sahaja.
mengeluarkan surat pelantikan rasmi berserta cop rasmi JPA
yang
dilantik
sebagai
PSL.
Setiap
PSL
akan
bertanggungjawab untuk menandatangani, mengecop dan mencatatkan tarikh pengesahan di dalam Log Latihan pegawai-pegawai.
17.
Pelantikan PSL adalah berdasarkan jawatan yang disandang semasa
lantikan. Pelantikan akan terbatal sekiranya pegawai berkenaan
tidak lagi
memegang jawatan tersebut . Cop pengesahan hendaklah dikembalikan kepada BKP untuk membolehkan pelantikan PSL baru dibuat.
18.
Tatacara membuat pengesahan adalah seperti berikut :
i.
Pegawai yang ingin membuat pengesahan kehadiran kursus
mestilah menyertakan dokumen sokongan berupa sijil, surat tawaran, surat jemputan, buku catatan perbincangan yang disahkan oleh Mentor dan sebarang dokumen sokongan yang berkaitan untuk memudahkan urusan pengesahan. PSL hendaklah menyimpan dokumen sokongan tersebut dengan sistematik
di dalam satu folder di Bahagian masing-
masing;
ii.
Bagi Urus Setia kursus, pengesahan boleh dibuat pada hari
terakhir kursus;
10
iii.
Sekiranya maklumat-maklumat yang dikemukakan didapati palsu,
tindakan tatatertib
boleh dikenakan di bawah Peraturan 4 (f) dan
peraturan 4 (g), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993; dan
iv.
PSL yang terdiri dari PTB juga boleh merujuk kepada rekod di
dalam SPLK untuk tujuan pengesahan.
15. berkursus
Pegawai yang telah oleh
disahkan hadir sekurang-kurangnya 10 hari
PSL hendaklah mengemukakan
Log Latihan asal kepada
Seksyen Latihan dan Kompetensi BKP melalui PTB masing-masing pada akhir tahun untuk membolehkan pihak BKP mengeluarkan ”Sijil Penghargaan”.
PERTANYAAN
16.
Sebarang pertanyaan mengenai penggunaan Log Latihan ini bolehlah
merujuk kepada :
Pengarah Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Bahagian Sumber Manusia dan Khidmat Pengurusan Seksyen Latihan dan Kompetensi Aras 10, Blok C1, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 PUTRAJAYA
Telefon
: 03-88853192
Faks
: 03-88885102
E-Mel
:
[email protected]
11
TARIKH KUATKUASA
17.
Garis Panduan Pelaksanaan Penggunaan Log Latihan ini berkuatkuasa
mulai 1 Januari 2007.
PEMAKAIAN
18.
Log Latihan ini akan digunakan oleh semua pegawai JPA dari
Kumpulan Sokongan, Kumpulan Pengurusan dan Profesional hingga Kumpulan Pengurusan Tertinggi.
”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
(DATIN MADINAH BINTI MOHAMAD) Pengarah Bahagian Sumber Manusia dan Khidmat Pengurusan JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA PUTRAJAYA 17 Ogos 2007
Semua Pengarah Bahagian Semua Pegawai Tadbir Bahagian
12
13
