GARIS PANDUAN KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) HYBRID DALAM PERKHIDMATAN AWAM NEGERI SARAWAK
KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) HYBRID DALAM PERKHIDMATAN AWAM NEGERI SARAWAK
1. LATAR BELAKANG Budaya kerja Kumpulan Inovatif dan Kreatif KIK mula diwajibkan ke atas semua agensi kerajaan negeri pada 8 Februari 2010 berdasarkan Arahan Pekeliling Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) oleh Yang Berhormat Setiausaha Kerajaan Negeri. KIK merupakan satu kesinambungan ke atas amalan global yang telah diperekayasaan oleh MAMPU dengan berpaksikan penekanan kerajaan ke arah pembudayaan kreativiti dan inovasi. Justeru itu, Quality Control Cicrle (QCC) mula dikenali di Malaysia sebagai Innovative and Creative Circle (ICC). Semasa Majlis Penyampaian Hadiah Konvensyen KIK Perkhidmatan Awam yang ke 29 di Awana Porto Malai Langkawi, Ketua Setiausaha Negara YBhg. Tan Sri Dr. Ali Hamsa menyarankan agar supaya KIK mengambil pendekatan baru dengan penglibatan beberapa pihak seperti Pertubuhan Bukan Kerajaan (NGO), Komuniti, Swasta dan beberapa agensi kerajaan lain supaya menjurus kepada pembentukan KIK Hybrid. Menurut beliau lagi dengan adanya KIK Hybrid ini, sesuatu projek akan menjadi lebih mantap dan lebih berkesan dengan penglibatan beberapa pihak sekaligus memberi rasa kepunyaan serta jaminan projek yang lebih berterusan/ mampan. 2. DEFINASI KIK HYBRID a. Definisi Hybrid Sifat sistem yang terbentuk daripada gabungan beberapa teknologi yang berlainan. Sumber ; Dewan Bahasa dan Pustaka 3. CIRI-CIRI KIK HYBRID Ciri-ciri Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Hybrid adalah seperti berikut; i. Gabungan antara dua atau lebih pihak samada agensi kerajaan negeri atau persekutuan, swasta, Pertubuhan BUkan Kerajaan (NGO) dan Komuniti ii. Bekerjasama secara seamless untuk menyelesaikan masalah; dan iii. Melaksanakan penambahbaikan terhadap perkara-perkara yang berkaitan dengan bidang tugas organisasi masing-masing
4.
JENIS KIK HYBRID Empat (4) Kategori KIK Hybrid: Bil Kategori Hybrid 1 Kolaboratif Hybrid bersama Agensi Kerajaan Agensi bersama Agensi Kerajaan Negeri/Persekutuan lain (bukan PBT)
Contoh Projek KIK Hybrid di antara Pejabat Residen dan Jabatan Pendaftaran
2
Kolaboratif Hybrid Agensi Kerajaan bersama pihak Swasta/ Pertubuhan Bukan Kerajaan (NGO)
Projek KIK Hybrid di antara PBT dan Ridsect Malaysia
3
Kolaboratif Hybrid Agensi Kerajaan bersama Komuniti
Projek KIK Hybrid di antara PBT dan Jawatankuasa Keselamatan dan Kemajuan Kampung (JKKK)
4
Kolaboratif Hybrid Gabungan Projek KIK Hybrid di antara Agensi Kerajaan, Swasta dan Pejabat Daerah, Majlis Daerah Pertubuhan Bukan Kerajaan dan Pertubuhan Wanita (Melibatkan gabungan 3 entiti dan ke atas) Catatan : Tidak dibenarkan melibatkan pertubuhan politik
5. PELAKSANAAN KIK HYBRID a. Peranan Organisasi i. Mewujudkan KIK Hybrid yang mempunyai projek yang berimpak tinggi ii. Menyediakan latihan dan sesi interaksi yang berkesan dan berterusan iii. Memberi penghargaan dan pengiktirafan di atas usaha dan komitmen iv. Mewujudkan hubungan dan kerjasama yang harmoni di antara ahli kumpulan dan juga agensi yang bergabung.
b. Struktur KIK Hybrid
i.
Agensi Peneraju – Agensi yang mengetuai dan menyelaras KIK Hybrid berkenaan
ii.
Agensi Bersekutu - berperanan sebagai pemantau projek-projek KIK Hybrid yang dijalankan. Jawatankuasa di peringkat agensi yang memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangancadangan penyelesaian masalah dan penambahbaikan yang dikemukakan oleh KIK Hybrid agensi masing-masing.
iii.
Fasilitator - Terdiri daripada pegawai kanan dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) sesebuah Kementerian/ Jabatan/Agensi yang terlibat. Berhubung dengan semua peringkat pengurusan serta mendapat sokongan dan bantuan mereka; Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong; Memastikan kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap projek yang berkaitan dengan kerja mereka; Sebagai perantara dalam mengekalkan keharmonian kumpulan Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan Mengesan dan memastikan kemajuan kumpulan.
iv.
Ketua Kumpulan - Terdiri daripada anggota yang dipilih oleh ahliahli kumpulan KIK Hybrid. Melatih ahli-ahli teknik penyelesaian masalah/penambahbaikan/ penciptaan baru dengan fasilitator di mana perlu
Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti-aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan Menggalakkan pegawai dan kakitangan lain menjadi ahli Membantu menyelesaikan masalah ahli-ahli kumpulan Menguatkan disiplin bekerja secara berkumpulan v.
Ahli Kumpulan KIK Hybrid - Terbuka kepada semua peringkat organisasi termasuklah kumpulan Pengurusan dan Profesional dan juga Kumpulan Pelaksana. Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada waktunya Menumpukan usaha menyempurnakan projek kumpulan Mengenalpasti projek, menyumbangkan idea, menjalankan kajian, melaksanakan cadangan-cadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan
c.
Keahlian Kumpulan - Keahlian kumpulan KIK Hybrid bagi sesuatu jabatan adalah seimbang daripada keseluruhan ahli dalam kumpulan yang ditubuhkan iaitu tidak melebihi 10 orang
d.
Persefahaman dan persetujuan jabatan/agensi/pertubuhan yang terlibat adalah penentu kepada pemilikan sesuatu projek
e.
Peruntukan Pelaksanaan KIK Hybrid i. Penggunaan peruntukan bagi melaksanakan projek KIK Hybrid ini dikongsi bersama (sekiranya melibatkan pembangunan prototytpe) ii. Persefahaman dan persetujuan jabatan yang membentuk Hybrid berkenaan adalah penting dalam menentukan jumlah peruntukan yang digunakan. iii. Ketua Jabatan yang terlibat bertanggungjawab untuk memberi pertimbangan dan kelulusan dan mengesahkan penggunaan peruntukan dalam pelaksanaan sesuatu projek.
6. KRITERIA PENILAIAN KIK HYBRID
a. Bil 1
2
3
4
Perincian Kriteria Yang Nilai PENGENALAN a) Latar belakang organisasi dan kumpulan yang terlibat serta pembangunan dan perancangan projek b) Pernyataan dan penjelasan isu projek c) Mengemukakan dan mempersembahkan data-data sebelum / semasa bagi projek berkenaan d) Menyata dan menjelaskan sasaran projek
Wajaran 10 Markah 2 3 2 3
INOVASI YANG DIBANGUNKAN a) Penjelasan mengenai usaha penjanaan idea kreatif dalam menyelesaikan isu yang disasarkan b) Penerangan tentang inovasi yang dibangunkan c) Langkah-langkah pelaksanaan inovasi yang dibangunkan sehingga mencapai sasaran projek
35 Markah 15
KEBERHASILAN DAN IMPAK PROJEK a) Impak Tinggi - kos sara hidup/manfaat kepada rakyat/peningkatan produktiviti dan sebagainya
50 Markah 15
10 10
b) Kos Rendah / Kos Yang Wajar dalam membangunkan inovasi berkenaan
11
c) Inovasi yang dapat dilaksanakan dengan berkesan
12
d) Langkah mengadaptasi projek / inovasi di organisasi lain
12
RUMUSAN a) Penjelasan mengenai pembelajaran / faedah yang diperolehi daripada pelaksanaan projek KESELURUHAN
5 Markah 5 100
7. Proses KIK Hybrid Proses KIK Hybrid adalah melalui proses Plan (Perancangan), (Pelaksanaan), Penyemakan (Check) dan Action (Tindakan) PLAN Do (Perancangan) (Pelaksanaan) 1. Mengenalpasti 6. Pelaksanaan projek 2. Pemilihan Projek 3. Penjelasan dan Penetapan Sasaran Projek 4. Analisis Projek 5. Cadangan penyelesaian / Penambahbaikan
Check (Penyemakan) 7. Penilaian 8. Pemantauan
Do
Action (Tindakan) 9.Penyeragaman
6.1 FASA 1: Perancangan (PLAN) i. Aktiviti 1 : Mengenal Pasti dan Memilih Projek • Sekiranya cadangan projek dikemukakan lebih awal iaitu di peringkat pra-penubuhan kumpulan, maka pemilihan projek boleh terus dilaksanakan sebaik pihak pengurusan jabatan/agensi yang terlibat bersetuju untuk penubuhan kumpulan dan penentuan projek. ii. Aktiviti 2 : Penjelasan dan penetapan Sasaran Projek • Boleh menggunakan teknik 5W+1H atau lain-lain teknik. • Sasaran projek seharusnya memenuhi objektif/keperluan jabatanjabatan yang terlibat. iii. Aktiviti 3 : Analisis Projek •
Data-data dari jabatan/agensi yang terlibat adalah diperlukan
iv. Aktiviti 4 : Cadangan Penyelesaian • Teknik Kreatif (Creative Tools) seperti SCAMPER Tool, Concept Fan, Provocation, Random Input, Kanvas Strategy, Brainstorming dan lain-lain kaedah boleh digunakan dalam mencari cadangancadangan penyelesaian yang lebih kreatif. • Perlu kelulusan jawatankuasa (sekiranya berkaitan)
6.2
FASA 2: Pelaksanaan (DO) i. Aktiviti 5 : Pelaksanaan • Ketua kumpulan melaporkan perkembangan/kemajuan pelaksanaan projek kepada Fasilitator dan Pihak Pengurusan/jawatankuasa yang berkaitan
6.3
FASA 3: Penyemakan (CHECK) i. Aktiviti 6 : Penilaian • Penilaian boleh dibuat dengan membandingkan data sebelum projek dengan data selepas projek, •
Ahli-ahli KIK seterusnya boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang wujud.
ii. Aktiviti 7 : Pemantauan • Kumpulam KIK perlu memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektif/sasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaian. 6.4
FASA 4: Tindakan (ACTION) i. Aktiviti 8 : Tindakan • Pihak Pengurusan jabatan-jabatan yang terlibat perlu mengambil tindakan penyeragaman secara menyeluruh ke peringkat daerah, negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian. • Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan Pihak Pengurusan/ jawatankuasa yang berkaitan.
Bagi sebarang maklumbalas dan pertanyaan sila hubungi: Penyelaras KIK Peringkat Negeri Unit Pemodenan Perkhidmatan Negeri Jabatan Ketua Menteri, Tingkat 12, Wisma Bapa Malaysia, Petra Jaya, 93502 Kuching Sarawak Telefon: 082-441012 / 313762
Faks: 082-313650 / 082-447298 / 082-446736
