I. HALAMAN DEPAN
Link ke analisis jabatan
Data pegawai yang ulang tahun Menu Pencarian Data digital BOK
Menu Arsip Digital BOK Menu Informasi
Menu Login ke SIMPEG
Gambar 1.1. Halaman depan sistem informasi pegawai (SIMPEG)
1
Gambar 1.2 Menu arsip digital BOK
Gambar 1.3 Menu ulang tahun pegawai LIPI setiap hari 2
Halaman depan SIMPEG terdiri dari menu login untuk masuk ke sistem informasi pegawai dengan memasukan NIP dan password serta merupakan halaman untuk mengetahui informasi terbaru yang berkaitan dengan kepegawaian, arsip-arsip BOK seperti SK atau peraturan pemerintah terbaru, prosedur-prosedur kerja dan sebagainya. Disamping itu juga data arsip digital BOK bisa kita cari melalui menu pencarian data digital sesuai dengan kategori yang kita inginkan. Kemudian kita juga bisa melihat data-data pegawai LIPI yang berulang tahun setiap harinya.
Link ke analisis jabatan
Gambar 1.4 Link ke analisis jabatan
Gambar 1.5 Menu login analisis jabatan 3
Gambar 1.6 Kategori dari data digital BOK pada menu pencarian
Gambar 1.7 Menu pencarian arsip BOK
Menu ini digunakan untuk melakukan pencarian arsip-arsip kepegawaian yang ada di BOK. Pencarian dapat dilakukan sesuai dengan kategori yang tersedia.
4
Gambar 1.8 Menu Login
Menu login merupakan menu yang ditampilkan untuk masuk ke dalam sistem informasi pegawai (SIMPEG). Untuk masuk ke SIMPEG terlebih dahulu kita memasukan NIP dan Password. Setelah memasukkan NIP dan Password yang benar muncul tampilan halaman utama seperti terlihat pada gambar 1.9
Gambar 1.9 Halaman utama setelah login sukses
II. MENU SETUP DATA PEGAWAI Menu setup data pegawai merupakan menu untuk mengetahui info pegawai di LIPI. Data pegawai yang ditampilkan meliputi data pribadi pegawai, kartu pegawai, kartu keluarga, askes, dan sebagainya. Disini user bisa merubah atau melengkapai data yang masih belum terisi atau harus diganti.
5
Gambar 2.1 Menu setup data pegawai
Gambar 2.2 Menu pencarian data pegawai Sebelum melihat detail data pegawai kita bisa melakukan pencarian data pegawai tersebut berdasarkan NIP atau nama pegawai dan unit kerja dari pegawai yang akan dicari. Setelah itu akan muncul detail dari pegawai yang kita cari seperti terlihat pada gambar 2.5
6
Gambar 2.3 Pencarian berdasarkan nama pegawai
Gambar 2.4 Hasil pencarian nama pegawai
7
Untuk melihat detail data pegawai
Gambar 2.5 Detail data pegawai
8
Selain itu juga kita bisa menambahkan data pegawai baru yang belum dimasukkan ke SIMPEG. Seperti terlihat pada gambar 2.7 di bawah ini.
Tombol untuk menambah data baru
Gambar 2.6 Tambah pegawai baru
9
Gambar 2.7 Menu tambah data pegawai
10
III. MENU SETUP USER
Menu setup user digunakan untuk mengatur user pengguna SIMPEG. Akses apa saja yang akan diberikan kepada user tersebut oleh admin. Jadi yang bisa menggunakan menu ini adalah admin dari masing-masing satuan kerja.
Gambar 3.1 Menu setup user
Gambar 3.2 Pencarian pegawai yang akan diberi akses
Sebelum mengatur pegawai yang akan diberikan hak akses, kita bisa melakukan pencarian nama pegawai tersebut berdasarkan nama atau NIP. Setelah itu kita bisa merubah atau menghapus hak akses dari pegawai tersebut.
11
Untuk menghapus hak akses dari pegawai yang bersangkutan
Untuk merubah atau memberi hak akses pegawai
Gambar 3.3 Hasil pencarian pegawai yang akan diberi hak akses
Gambar 3.4 Halaman setup user
12
IV. MENU PENCATATAN DATA DP3
Proses pencatatan data DP3 dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data DP3, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form pengisian data DP3, user cukup mengisikan data DP3 dari masing pegawai sesuai periode DP3 yang akan dimasukkan, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data DP3 tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data DP3.
Gambar 4.1 Menu pencatatan data DP3
Tombol pilih yang harus diklik pada saat akan mengisi data DP3 pegawai
Tombol proses untuk melanjutkan proses pengisian data DP3
Gambar 4.2 Form awal pengisian data DP3 13
Tombol hapus untuk menghapus data DP3 Tombol edit untuk merubah data DP3
Gambar 4.3 Form pengisian data DP3
V. MENU PENCATATAN DATA KELUARGA
Menu pencatatan data keluarga berfungsi untuk mencatat data keluarga dari pegawai LIPI. Proses pengisian sama seperti pencatatan data DP3.
Tombol pilih yang harus diklik untuk memilih data pegawai yang akan diisi data keluarganya
Tombol proses untuk melanjutkan proses pengisian data keluarga
14
Gambar 5.1 Menu pencatatan data keluarga
Tombol untuk menghapus data keluarga Tombol untuk merubah data keluarga
Gambar 5.2 Form penambahan data keluarga
VI. MENU PENCATATAN JENJANG PENDIDIKAN Menu pencatatan jenjang pendidikan berfungsi untuk mengisi data jenjang pendidikan dari SD sampai ke jenjang S1 dalam negeri dan luar negeri, beserta tanggal kelulusan dan sponsor pendidikannya.
Tombol pilih untuk memilih pegawai yang akan diisi data jenjang pendidikannya
Tombol proses untuk melanjutkan pengisian data jenjang pendidikan
Gambar 6.1 Menu pencatatan jenjang pendidikan 15
Proses pencarian data pegawai yang akan diisi data jenjang pendidikan
Tombol edit untuk merubah data jenjang pendidikan Tombol selesai untuk kembali ke menu awal
Tombol simpan untuk menyimpan data jenjang pendidikan
Gambar 6.2 Form pengisian data jenjang pendidikan
Tombol hapus untuk menghapus data jenjang pendidikan
VII. MENU PENCATATAN DATA PENGHARGAAN
Menu pencatatan data penghargaan diisi setelah diusulkan pada usulan penghargaan dan kemudian datanya disimpan pada menu pencatatan data penghargaan. Proses pencatatan data penghargaan dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data penghargaannya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form pengisian tambah data penghargaan, user cukup mengisikan data penghargaan pegawai yang menerima penghargaan, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data penghargaan tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data penghargaan.
16
Gambar 7.1 Menu pencatatan data penghargaan
Tombol untuk merubah data penghargaan
Tombol untuk menyimpan data penghargaan
Gambar 7.2 Tambah data penghargaan
17
Tombol untuk menghapus data penghargaan
VIII. MENU PENCATATAN DATA TRAINING
Menu pencatatan data training digunakan untuk menyimpan data training yang pernah diikuti oleh pegawai LIPI. Proses pencatatan data training dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data training, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form pengisian data training, user bisa mengisikan seluruh data untuk pencatatan data training ini dari masing-masing pegawai yang akan dimasukkan data trainingnya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data training tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data training.
Gambar 8.1 Menu pencatatan data training
18
Gambar 8.2 Tambah data training
IX. MENU PENCATATAN DATA KARYA TULIS ILMIAH
Menu pencatatan data karya tulis ilmiah digunakan untuk menyimpan data karya tulis ilmiah yang pernah diubah oleh pegawai LIPI. Proses pencatatan data karya tulis ilmiah dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data karya tulis ilmiah, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data karya tulis ilmiah, user bisa mengisikan seluruh data untuk pencatatan data karya tulis ilmiah ini dari masing-masing pegawai yang akan dimasukkan data karya ilmiahnya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data karya tulis ilmiah tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data karya tulis ilmiah.
19
Gambar 9.1 Menu pencatatan data karya ilmiah
Gambar 9.2 Tambah data karya tulis ilmiah 20
X. MENU PENCATATAN DATA FUNGSIONAL
Menu pencatatan data fungsional digunakan untuk menyimpan data fungsional dari masing-masing pegawai LIPI dari pengangkatan, pemberhentian sementara, pemberhentian selamanya, dan pengaktifan kembali jabatan fungsionalnya. Proses pencatatan data fungsional dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data fungsionalnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data fungsional, user bisa mengisikan seluruh data fungsional dari masing-masing pegawai yang akan dimasukkan data fungsionalnya, jenis transaksi untuk data fungsional ada empat macam yaitu pengangkatan untuk pegawai yang naik pangkat jabatan fungsionalnya, pemberhentian sementara untuk pegawai yang diberhentikan sementara dari jabatan fungsional bisa disebabkan karena tugas belajar, menjabat menjadi pejabat struktural dan lain sebagainya, pemberhentian selamanya digunakan untuk pegawai yang diberhentikan selamanya dari jabatan fungsional, dan yang terakhir adalah pengaktifan kembali untuk mengaktifkan kembali jabatan fungsionalnya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data fungsional tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data fungsional.
Gambar 10.1 Menu pencatatan data fungsional 21
Gambar 10.2 Tambah data fungsional
XI. MENU PENCATATAN DATA STATUS CPNS
Menu pencatatan data status CPNS digunakan untuk memasukkan data CPNS yang ada di LIPI. Proses pencatatan data status CPNS dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data status CPNS, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form edit data status CPNS, user bisa mengisikan dan merubah seluruh data staus CPNS ini dari masingmasing pegawai yang akan dimasukkan data status CPNSnya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data status CPNS tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai.
22
Gambar 11.1 Menu pencatatan data status CPNS
Gambar 11.2 Edit data status CPNS 23
XII. MENU PENCATATAN DATA BERHENTI
Menu pencatatan data berhenti digunakan untuk menyimpan data pegawai yang berhenti dari LIPI. Proses pencatatan data berhenti dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan disimpan data berhentinya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data pemberhentian, user bisa mengisikan data pemberhentian dari masing-masing pegawai yang akan dimasukkan data pemberhentianya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data pemberhentian tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data berhenti.
Gambar 12.1 Menu pencatatan data berhenti
24
Gambar 12.2 Tambah data pemberhentian
XIII. MENU PENCATATAN DATA KENAIKAN PANGKAT / GOLONGAN
Menu ini digunakan untuk mencatat data pegawai yang naik pangkat/golongan dengan jenis kenaikan pangkat anumerta, dalam tugas belajar, istimewa, lain-lain, pengabdian, pilihan, reguler, sebagai penyesuaian ijazah, selama dalam penugasan diluar instansi induknya, selama menjadi pejabat negara, dan selama menjalankan wajib militer. Proses pencatatan data kenaikan pangkat/golongan dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data kenaikan pangkat/golongannya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data kenaikan pangkat/golongan, user bisa mengisikan data kenaikan pangkat/golongan dari masing-masing pegawai yang akan dimasukkan data kenaikan pangkat/golongannya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data pemberhentian tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data kenaikan pangkat/golongan.
25
Gambar 13.1 Menu pencatatan data kenaikan pangkat/golongan
26
Gambar 13.2 Tambah data kenaikan pangkat/golongan
XIV. MENU PENCATATAN DATA STATUS PNS
Menu pencatatan data status PNS digunakan untuk mengisi status pegawai LIPI yang sudah diangkat menjadi PNS. Proses pencatatan data status PNS dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan dimasukkan data status PNSnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form edit data status PNS, user bisa mengisikan dan merubah data status PNS dari masing-masing pegawai yang akan dimasukkan data status PNSnya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data status PNS tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai.
27
Gambar 14.1 Menu data status PNS
Gambar 14.2 Edit data status PNS
XV. MENU PENCATATAN DATA STRUKTURAL
Menu pencatatan data struktural digunakan untuk mengisi data struktural yang dijabat oleh pegawai LIPI. Proses pencatatan data struktural dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data strukturalnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data struktural, user bisa mengisikan data struktural dari pegawai yang akan dimasukkan data strukturalnya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data struktural tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data struktural.
28
Gambar 15.1 Menu pencatatan data struktural
Gambar 15.2 Tambah data struktural
XVI. MENU PENCATATAN DATA PERPINDAHAN
Menu ini digunakan untuk mencatat pegawai LIPI yang mutasi dari satu unit kerja ke unit kerja yang lain. Proses pencatatan data perpindahan dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data perpindahannya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data perpindahan, user bisa mengisikan data perpindahan pegawai dari unit semula ke unit baru yang akan ditempati, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data perpindahan tekan
29
tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data perpindahan.
Gambar 16.1 Menu pencatatan data perpindahan
Gambar 16.2 Tambah data perpindahan 30
XVII. MENU PENCATATAN DATA FUNGSIONAL UMUM
Menu ini digunakan untuk mengisi data pegawai LIPI yang masih mengambil fungsional umum. Proses pencatatan data fungsional umum dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data fungsional umumnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data fungsional umum, user bisa mengisikan data fungsional umum pegawai dan nama jabatan fungsional umumnya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data fungsional umum tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data fungsional umum.
Gambar 17.1 Menu pencatatan data fungsional umum
31
Gambar 17.2 Tambah data fungsional umum
XVIII. MENU PENCATATAN DATA KENAIKAN GAJI BERKALA
Menu ini digunakan untuk mengisi data pegawai LIPI yang mendapatkan kenaikan gaji berkala. Proses pencatatan data kenaikan gaji berkala dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data kenaikan gaji berkalanya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data kenaikan gaji berkala, user bisa mengisikan data kenaikan gaji berkala pegawai, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data kenaikan gaji berkala tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data kenaikan gaji berkala.
32
Gambar 18.1 Menu pencatatan data kenaikan gaji berkala
Gambar 18.2 Tambah data kenaikan gaji berkala 33
XIX. MENU PENCATATAN DATA PENUGASAN
Menu ini digunakan untuk mengisi data pegawai LIPI yang mendapatkan tugas penugasan di unit kerja yang lain. Proses pencatatan data penugasan dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data penugasannya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data penugasan, user bisa mengisikan data penugasan pegawai, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data penugasan tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data penugasan.
Gambar 19.1 Menu pencatatan data penugasan
34
Gambar 19.2 Tambah data penugasan
XX. MENU PENCATATAN DATA KEDUDUKAN (ANJAB)
Menu ini digunakan untuk menambah data kedudukan jabatan struktural yang berada di atas atau dibawah jabatan struktural tersebut. Proses pencatatan data kedudukan (anjab) dilakukan dengan mencari nama jabatan struktural yang akan diisi data kedudukannya, berdasarkan nama jabatan strukturalnya untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. Kemudian muncul form tambah data kedudukan (anjab), user bisa mengisikan data kedudukan (anjab) dari jabatan struktural yang dipilih, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data kedudukan (anjab) tekan tombol simpan dan untuk kembali ke menu awal tekan tombol selesai. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data kedudukan (anjab).
35
Gambar 20.1 Menu pencatatan data kedudukan (anjab)
Gambar 20.2 Tambah data kedudukan (anjab) 36
XXI. MENU DAFTAR/LIST Menu daftar/list ini digunakan untuk menampilkan hasil dari data yang telah diinputkan pada menu Setup data dan menu Transaksi Secara garis besar menu daftar/list terdapat beberapa sub menu yaitu : 1. Daftar Pegawai LIPI : Daftar pegawai persatker, Daftar Organisasi dan Jabatan, Daftar Kenaikan Gaji Berkala, Daftar Fungsional Pegawai dan Riwayat Struktural Pejabat. 2. Log system : List Log System, List Log Akses Pengguna, List Log Modul. 3. Daftar Informasi Lain : Daftar Karya Tulis Ilmiah. Pada menu daftar pegawai LIPI akan ditampilkan seperti tertera pada bagian atas ini. Untuk halaman daftar pegawai persatker adalah data pegawai LIPI yang sudah terdaftar dan dikategorikan berdasarkan unit kerjanya yaitu dengan memilih menu daftar pegawai per satker.
Menu Daftar/List
Gambar 21.1 Halaman pada menu Daftar/List Klik menu daftar/list pada menu daftar pegawai persatker maka akan ditampilkan data pegawai yang ada pada setiap satuan kerja. Tampilan dari daftar pegawai persatker merupakan hasil dari inputan setup data pegawai yang meliputi : NIP pegawai, Nama Pegawai, Tanggal masuk pegawai, Tempat tanggal lahir pegawai, Unit Kerja pegawai yang bersangkutan. Sedangkan untuk tabel Golongan adalah hasil transaksi dari input menu Transaksi pada Pencatatan Data Status CPNS, Pencatatan Data Status PNS dan Pencatatan Kenaikan Pangkat. Jika data yang dimasukkan sudah benar maka data akan ditampilkan pada halaman daftar pegawai 37
persatker seperti yang terlihat pada gambar berikut ini. Data pegawai yang ditampilkan dapat ditampilkan bisa dalam bentuk HTML, Ms.Excel dan Ms.Word.
Tombol untuk mencetak data
Untuk memilih Unit Kerja
Data dapat ditampilkan dalam bentuk HTML, Excel, Word
Gambar 21.2 Halaman Daftar Pegawai Persatker dalam bentuk HTML Untuk mendapatkan informasi yang berupa data tentang pejabat struktural yang disertai asal unit kerja, maka klik pada sub menu Daftar Organisasi dan Jabatan dari menu daftar/list. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
38
Gambar 21.3 Halaman Daftar Organisasi dan Jabatan Setelah mengklik Daftar Organisasi dan Jabatan akan ditampilkan halaman detail sesuai dengan pilihan satuan kerja yang diinginkan user. Kemudian akan ditampilkan halaman detail, data yang ditampilkan akan sesuai dengan unit kerja yang dipilih. Adapun isi dari halaman detail Data Organisasi dan Jabatan Satuan Kerja meliputi : Unit Kerja, Nama jenis jabatan, Nama pegawai structural yang menjabat, Eselon pegawai yang bersangkutan tergantung nama jenis jabatannya, TMT jabatan yaitu mulai awal pegawai tersebut memangku jabatan yang sekarang, dan Masa jabatan yang dihitung mulai TMT jabatan sampai sekarang. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat berikut ini.
Gambar 21.4 Halaman Detail Data Organisasi dan Jabatan Struktural berdasarkan pilihan unit kerja
XXII. MENU DAFTAR KENAIKAN GAJI BERKALA Untuk melihat data tentang pegawai yang akan mendapatkan kenaikan gaji berkala pada bulan berikutnya, maka pilih pada Daftar Kenaikan Gaji Berkala. Pilihan halaman detail yang muncul berdasarkan satuan kerja yang telah dipilih.
39
Gambar 22.1 Halaman Daftar Kenaikan Gaji Berkala Pada menu daftar kenaikan gaji berkala, data yang ditampilkan berdasarkan pilihan bulan dan tahun yang ingin ditampilkan serta berdasarkan pilihan unit kerja. Setelah mengklik tombol kenaikan gaji berkala, maka akan muncul detail informasi yang berdasarkan pada : NIP pegawai, Nama pegawai yang akan mendapatkan kenaikan gaji berkala, Golongan, Pangkat, Masa Kerja yang dihitung per tahun dan per bulan, Gaji Pokok yang akan diterima, Satuan Kerja pegawai yang bersangkutan. Tampilan detail informasi kenaikan gaji berkala akan diperlihatkan pada halaman detail Daftar Kenaikan Gaji Berkala pada gambar berikut ini. Adapun jika ingin menampilkan pegawai yang akan mendapatkan kenaikan gaji berkala maka kita dapat menekan tombol Tampil. Dapat kita lihat pada gambar 22.2. Sedangkan untuk mencetak data kenaikan gaji berkala tersebut kita dapat menggunakan menu Cetak. Seperti yang diperlihatkan oleh gambar 22.3 di bawah ini.
40
Untuk memilih Bln-Tahun yang ingin ditampilkan
Untuk memilih menu yang akan ditampilkan
Untuk memilih menu yang akan dicetak
Gambar 22.2 Halaman detail Daftar Kenaikan Gaji Berkala
Gambar 22.3 Halaman informasi kenaikan gaji berkala yang akan dicetak 41
XXIII. MENU DAFTAR FUNGSIONAL PEGAWAI Jika kita ingin mengetahui pegawai yang mengambil fungsional tertentu, maka kita memilih menu Daftar Fungsional Pegawai. Seperti yang diperlihatkan pada gambar berikut
Gambar 23.1 Halaman Daftar Fungsional Pegawai Setelah kita mengklik, maka kita harus memilih satuan kerja yang ingin kita tampilkan daftar fungsionalnya. Pada gambar berikut, tabel akan menampilkan data secara rinci tentang daftar fungsional pegawai yang meliputi : NIP pegawai , Nama pegawai, Tanggal Lahir pegawai yang bersangkutan, TMT terakhir yang telah diajukan, No SK dan Tanggal SK dari jabatan fungsional yang diajukan, Tingkat Jabatan yakni nama jabatan fungsional yang sedang diambil, Angka Kredit yang diajukan untuk mendapatkan persetujuan jabatan fungsional yang diajukan tersebut, besarnya Tunjangan yang diterima berdasarkan tingkat jabatan fungsional yang diambil, dan keterangan ini meliputi status pegawai yang bersangkutan apakah masih aktif ataukah sudah tidak aktif.
Gambar 23.2 Halaman detail Data Fungsional Pegawai Satuan Kerja 42
Apabila kita ingin mencetak data fungsional pegawai persatuan kerja yang sudah ditampilkan tadi, maka kita dapat memanfaatkan menu Cetak Yaitu setelah ditampilkan tekan tombol Cetak. Maka tampilan akan berubah menjadi seperti gambar berikut Halaman Cetak Tampilan Daftar Fungsional Pegawai dibawah ini. Yang akan menampilkan pilihan printer yang akan digunakan. Sama seperti kalau kita akan mencetak pada kertas biasa.
Gambar 23.3 Halaman Cetak Tampilan Daftar Fungsional Pegawai Apabila kita ingin memilih jabatan fungsional yang ada, maka kita dapat memanfaatkan menu pilih Jabatan Fungsional. Sebagai contoh, apabila ingin menampilkan jabatan fungsional Analis Kepegawaian dari pegawai yang ada di satuan kerja Biro Organisasi dan Kepegawaian (BOK). Maka akan muncul data pegawai BOK yang mengambil jabatan fungsional Analis Kepegawaian. Adapun tampilannya dapat dilihat pada gambar berikut ini
Gambar 23.4 Halaman Detail Fungsional Pegawai Satuan Kerja 43
XXIV. MENU RIWAYAT STRUKTURAL PEJABAT Jika ingin mengetahui data tentang curriculum vitae pejabat berdasarkan jabatan struktural yang pernah didapatnya, maka kita dapat memilih menu Riwayat Struktural Pejabat. Yang merupakan menu terakhir dari Daftar Pegawai.
Gambar 24.1 Halaman Riwayat Struktural Pejabat Setelah memilih riwayat struKtural pejabat berdasarkan satuan kerja tertentu, maka akan muncul tampilan berikut ini. Adapun di dalam tabel riwayat structural pejabat, akan didapat informasi tentang pendidikan yang pernah didapat oleh pejabat yang bersangkutan dan penempatan satuan kerja yang sekarang disertai jabatan struktural yang sedang dipegang. Sedangkan pendidikan dan satuan kerja bisa dibedakan berdasarkan NIP pegawai, Nama pegawai, Usia berdasarkan tempat tanggal lahir, golongan terakhir, TMT (terhitung mulai tanggal) golongan.
44
Gambar 24.2 Halaman Detail Riwayat Struktural Pejabat
XXV. MENU LOG SYSTEM Pada sub menu log system ini, sub menu yang ada meliputi : List Log System, List Log Akses Pengguna, dan List Log Modul. Untuk mendapatkan informasi tentang seberapa sering pengguna yang telah Login ke dalam Sistem Informasi Kepegawaian baik untuk untuk melakukan penginputan data, penambahan data maupun kegiatan yang lain yang berhubungan dengan Sistem Informasi Kepegawaian. Maka kita dapat memilih sub menu List Log System, dimana di dalam menu tersebut kita akan mendapatkan informasi pengguna yang melakukan interaksi dengan sistem, yang berdasarkan perhitungan hari. Untuk lebih jelasnya, tampilan akan diperlihatkan pada Gambar berikut ini.
45
Gambar 25.1 Halaman List Log System
Pilihan bulantahun yang ingin ditampilkan
Gambar 25.2 Halaman Tampilan List Log System 46
XXVI. MENU LOG AKSES PENGGUNA Apabila kita ingin mengetahui daftar akses pengguna Sistem Informasi Kepegawaian secara keseluruhan di seluruh satuan kerja yang ada di LIPI, maka kita dapat memilih List Log Akses Pengguna dari menu Log system
Gambar 26.1 List Log Akses Pengguna Berdasarkan gambar di atas detail tentang List Log Akses Pengguna, kita dapat mengetahui secara keseluruhan pegawai LIPI yang sering masuk/log in ke Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg). Adapun data dibagi dalam 2 macam yaitu : bentuk grafik sehingga kita dapat mengetahui secara umum seberapa besar pengguna yang mengakses Simpeg. Sedangkan kedua adalah dalam bentuk tabel, sebagai representasi dari grafik yang ada di atasnya, sehingga data lebih mudah dipahami karena disajikan dengan angka.
Gambar 26.2 Halaman detail Log Akses Pengguna 47
XXVII. MENU LOG MODUL Bagi para pengguna yang telah mengakses modul yang ada di Simpeg. Maka pengguna tersebut secara tidak langsung accountnya telah disimpan melalui data akses karena telah log in ke dalam Simpeg. Sedangkan bila kita ingin mengetahui pengguna yang telah mengakses modul secara keseluruhan, kita dapat memilih sub menu List Log Modul.
Gambar 27.1 List Log Modul
Gambar 27.2 Halaman Detail Contoh List Log Modul 48
XXVIII. MENU DAFTAR KARYA TULIS ILMIAH Menu daftar karya tulis ilmiah ini merupakan pencatatan data karya tulis ilmiah yang berasal dari menu transaksi yang digunakan untuk menampilkan kembali terhadap penyimpanan data karya tulis ilmiah yang dilakukan oleh pegawai LIPI. Proses pencatatan data karya tulis ilmiah ini berisi nama pegawai yang kemudian akan diisi data karya tulis ilmiah dari masing-masing pegawai yang akan dimasukkan data karya ilmiahnya. Dalam hal ini data daftar karya tulis ilmiah belum bisa ditampilkan reportnya karena para pegawai belum menginputkan datanya. Sehingga hanya ditampilkan menu awal untuk memilih menu daftar karya tulis ilmiah.
Gambar 28 Penulisan karya Tulis Ilmiah XXIX. LAPORAN Untuk mengetahui hasil data yang telah diinputkan melalui menu setup pegawai maupun menu transaksi berdasarkan penjelasan awal tadi, kita bisa mendapatkan informasi berupa data yang terperinci dalam bentuk laporan. Adapun laporan yang disajikan dalam Simpeg ini yaitu daftar riwayat hidup masing-masing pegawai, laporan bezetting persatker dan laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) tiap satuan kerja. Untuk lebih jelasnya kita dapat melihat tampilannya pada gambar di bawah ini.
49
Macam Laporan
Gambar 29.1 Halaman Daftar Riwayat Hidup Untuk mendapatkan data lengkap tentang riwayat hidup masing-masing pegawai, kita dapat memilih Laporan daftar riwayat hidup. Seperti terlihat dalam gambar di atas. Setelah kita memilih Laporan daftar riwayat hidup, maka akan muncul tabel Data Pegawai, yang diambil berdasarkan NIP pegawai, Nama pegawai, Golongan terakhir, status kepegawaian saat ini (aktif/Tidak aktif), Tempat tanggal lahir pegawai yang bersangkutan, dan unit kerjanya. Seperti terlihat pada gambar berikut
Pilih berdasarkan Nama Pegawai/NIP Untuk pencarian pegawai berdasarlkan NIP/Nama Pilih satuan kerja
Tombol detail
data pegawai
Cetak Laporan
Gambar 29.2 Halaman pencarian data daftar riwayat hidup 50
Untuk memudahkan pencarian, kita dapat menggunakan kolom Pencarian data yaitu dengan melakukan pencarian berdasarkan nama pegawai atau Nomor Induk Pegawai, sedangkan tombol kata kunci ini dapat berupa nama singkat atau NIP yang ditulis berdasarkan pilihan pada tombol di atasnya. Sedangkan unit kerja dipilih berdasarkan satuan kerja yang kita ingin tampilkan. Tampilan dapat kita lihat sebagai contoh berikut ini pada gambar berikut. Sebelum tampak tampilan kita pilih tombol detail pada gambar di atas. Sehingga muncul tampilan berikut ini.
51
Gambar 29.3 Contoh detail pegawai daftar riwayat hidup seorang pegawai Apabila kita ingin mengetahui riwayat hidup seorang pegawai, tetapi pegawai tersebut tidak aktif lagi dengan alasan tertentu. Dalam riwayat hidup ini, kita dapat menampilkannya juga meskipun pegawai yang bersangkutan tidak aktif lagi. Caranya sama dengan menampilkan pegawai yang aktif. Contoh tampilannya dapat kita lihat pada gambar berikut ini.
52
Gambar 29.4 Contoh daftar riwayat hidup pegawai yang tidak aktif Untuk mencetak hasil laporan dari daftar riwayat hidup yang telah berhasil kita tampilkan, maka kita dapat memilih tombol Cetak pada tampilan awal Daftar Riwayat Hidup pada gambar 30.2 di atas. Sehingga tampilan, jika kita memilih tombol cetak akan muncul seperti gambar berikut ini.
Gambar 29.5 Halaman contoh DRH yang akan dicetak
53
XXX. MENU LAPORAN BEZETTING PERSATKER Apabila kita ingin melihat hasil bezetting yang biasanya bezetting itu sendiri digunakan untuk mendapatkan formasi pegawai baru, maka kita dapat memilih laporan bezetting per satker dari menu laporan yang merupakan hasil dari input transaksi. Seperti diperlihatkan oleh gambar berikut ini.
Gambar 30.1 Halaman Laporan Bezetting persatker Setelah kita memilih laporan bezetting persatker, maka kita pilih terlebih dahulu satuan kerja yang mana yang akan kita tampilkan bezettingnya. Seperti terlihat pada gambar 25 berikut ini.
Gambar 30.2 Halaman pemilihan satuan kerja pada laporan bezetting
54
Gambar berikut ini merupakan hasil pemilihan satuan kerja, sebagai contoh kita mengambil seluruh satuan kerja dengan asumsi diambil seluruh pegawai LIPI. Otomatis data tersebut akan langsung bisa dicetak. Seperti yang ditunjukkan oleh gambar di bawah ini dengan memilih terlebih dahulu jenis printer yang tersedia..
Gambar 30.3 Hasil laporan bezetting seluruh pegawai lipi Pada tabel berikut ini kita akan mengambil salah satu contoh satuan kerja yang akan kita tampilkan. Apabila kita ingin melihat terlebih dahulu data bezettingnya, maka kita dapat menghilangkan atau menutup terlebih dahulu perintah print untuk mencetak. Seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini.
Gambar 30.4 Contoh detail bezetting satuan kerja
55
XXXI. MENU LAPORAN DAFTAR URUT KEPANGKATAN (DUK) Untuk menampilkan daftar urut kepangkatan persatker kita dapat memilih menu Laporan Daftar Urut Kepengkatan (DUK) tiap-tiap unit kerja. Seperti yang diperlihatkan oleh gambar di bawah ini.
Gambar 31.1 Pemilihan Laporan DUK persatker
Pemilihan satuan kerja
Gambar 31.2 Pemilihan satuan kerja pada laporan DUK persatker 56
Untuk melihat detail, hasil daftar urut kepangkatan, setelah tombol cetak muncul, kita dapat menghilangkannya untuk sementara dengan tombol close. Sehingga akan terlihat lebih jelas DUK dalam satu satuan kerja tertentu. Setelah itu akan muncul seperti gambar berikut ini
Tombol close
Gambar 31.3 Hasil pemilihan satuan kerja pada laporan DUK Apabila kita ingin memunculkan kembali menu cetak, maka kita harus kembali ke awal, dengan terlebih dahulu menutup tombol close pada kanan pojok atas. Setelah itu kita lakukan kembali pemilihan satuan kerja seperti pada gamar 31.2, sehingga dengan otomatis akan muncul perintah cetak. Seperti yang ditunjukkan oleh gambar berikut ini.
Gambar 31.4 Laporan DUK persatuan kerja yang akan dicetak 57
XXXII. MENU LAPORAN INFORMASI JABATAN Berikut ini merupakan laporan yang berhubungan dengan analis jabatan. Yang meliputi : Laporan Informasi Jabatan dan Daftar Informasi Jabatan. Apabila kita memilih laporan informasi jabatan, maka akan ditampilkan data informasi jabatan berdasarkan satuan kerja yang ingin kita tampilka. Seperti terlihat pada gambar berikut ini.
Gambar 32.1 Halaman laporan Informasi Jabatan
Menu Detail
Menu Cetak data
Gambar 32.2 Hasil pemilihan informasi jabatan berdasarkan unit kerja 58
Untuk menampilkan informasi jabatan dalam bentuk dokumen
Apabila kita ingin memperjelas uraian jabatan, kita dapat menekan tombol detail di sebelah kolom paling kanan. Sedangkan untuk mencetak hasil dari informasi jabatan kita dapat menekan tombol cetak di sebelah tombol detail. Dalam tabel informasi jabata ini juga disediakan data yang berupa dokumen dengan cara menekan tombol dokumen. Sehingga akan muncul bagan gambar seperti di bawah ini.
Gambar 32.3 Halaman detail uraian jabatan dari informasi jabatan pegawai
59
XXXIII. MENU DAFTAR INFORMASI JABATAN Untuk melihat list/daftar jabatan yang ada di lingkungan LIPI disertai dengan nama atasan jabatan langsung serta asal unit kerja yang memegang jabatan tersebut, kita dapat memilih daftar informasi jabatan pada menu Laporan.
Gambar 33.1 Halaman Daftar Informasi Jabatan Setelah kita memilih daftar informasi jabatan, maka data rekap informasi jabatan akan muncul setelah dilakukan pemilihan satuan kerja seperti tampak pada gambar di bawah ini. Adapun data yang bisa ditampilkan dalam bentuk HTML maupun Excel.
60
Gambar 33.2 Halaman rekap informasi jabatan Apabila kita ingin lebih detail melihat jabatan struktural/ non structural tertentu yang ada di LIPI kita dapat memilihnya pada tombol jenis jabatan pada tombol pilih. Seperti terlihat pada gambar berikut ini.
Menu untuk memilih jabatan yang ingin ditampilkan
Gambar 33.3 ontoh menampilkan informasi jabatan berdasarkan jabatan struktural
61
XXXIV. MENU PROFILE SDM Menu profile SDM ini digunakan untuk melihat statistik sumber daya manusia yang ada di lingkungan LIPI, kita dapat memilih tombol profile SDM LIPI seperti gambar di bawah ini.
Gambar 34.1 Pemilihan Profile Sumber Daya Manusia LIPI Setelah kita memilih Profile SDM LIPI maka akan ditampilkan data yang berupa diagram yang diperjelas dengan keterangan tabel di sampingnya yang berupa angka agar lebih mudah dimengerti oleh user. Data tersebut dapat berupa presentase jenjang pendidikan yang ada pada suatu satuan kerja, presentase agama yang dianut, presentase banyaknya jenis kelamin, fungsional yang ada pada suatu satuan kerja dan range usia pada satuan kerja tersebut. Untuk lebih jelasnya kita dapat melihat pada gambar di bawah ini.
62
Gambar 34.2 Profile Sumber Daya Manusia yang ada di LIPI
63
XXXV. MENU STATISTIK PEGAWAI UNIT GOLONGAN Menu statistik pegawai berdasarkan unit golongan ini dapat digunakan untuk membandingkan statistik pegawai pada satuan kerja tertentu dengan unit kerja lain yang ada di lingkungan LIPI dimana semuanya didasarkan pada satuan kerja dan golongan ruang. Caranya yaitu kita pilih statistik pegawai unit golongan pada menu laporan. Seperti gambar 36.1 dan gambar 36.2 berikut ini.
Gambar 35.1 Halaman Statistik Pegawai Unit Golongan
64
Data dapat ditampilkan dalam bentuk HTML, PDF dan Document
Gambar 35.2 Halaman detail statistik pegawai unit golongan XXXVI. MENU UMUM Menu Umum ini merupakan menu yang digunakan untuk mengembalikan ke data awal, apabila ingin mengulang tampilan seperti pertama kali masuk. Maka kita dapat menggunakan Refresh Menu. Seperti diperlihatkan pada gambar berikut ini.
Gambar 36.1 Halaman pilihan untuk Refresh Menu 65
Hasil tampilan setelah memilih Refresh Menu.
Gambar 36.2 Halaman tampilan kembali ke awal yang diset dengan Refresh Menu XXXVII. MENU UBAH PASSWORD Menu ubah password ini untuk mengganti password yaitu dengan memilih Ubah Password pada Menu Umum, seperti yang terlihat pada gambar berikut.
Menu Umum
Gambar 37.1 Tampilan awal pilihan Ubah password
66
Setelah kita memilih tombol ubah password maka akan tampil gambar seperti berikut ini. Cara pengisian cukup mudah yaitu dengan mengisi kata sandi lama dengan diubah kata sandi baru. Untuk melihat hasil dari perubahan password yang baru kita lakukan restart/keluar dari menu simpeg terlebih dahulu. Kemudian log in kembali, Dapat digambarkan pada gambar berikut ini.
Menu Keluar dari Simpeg
Gambar 37.2 Tampilan Ubah Password
67
