Adviesformulier
23 Het college van B. en W.
Agendanummer: Datum:
i 28 mei 2015
El De secretaris
Afdeling/team:
BMO/fzci
El Het managementteam
Adviseur:
Kees Ruigrok
De burgemeester
005733
Reg.nr.
Par. manager:
Par. secretar : ...--
Onderwerp:
Mede-advies afdeling:
Verslag archief-KPI's gemeente Langedijk 2015
•
BMO
•
VVH
•
Beleid en Projecten
•
Publiekszaken
•
Financien
III Openbare Werken Gevraagde beslissing(en):
1. het verslag van de directeur-archivaris van het RHCA over het toezicht op de niet-overgebrachte archieven voor kennisgeving aannemen en de genoemde conclusies over nemen; 2. het verslag, ter kennisname, plaatsen op de lijst van ingekomen stukken van de gemeenteraad van 8 september 2015; 3. de provincie bijgaande concept- brief sturen dat de termijn van 15 juli 2015 op grond van de Verordening systematische toezicht informatie Noord-Holland niet gehaald wordt. Korte samenvatting:
Ingevolge artikel 30 van de Archiefwet dient het college als zorgdrager van het archief jaarlijks een KPI-verslag over te leggen aan de gemeenteraad. Dit is ook zo geregeld in artikel 11 van de Archiefverordening Langedijk 2013. Relevante stukken: Brief RHCA van 6 mei 2015 Concept uitgaande brief provincie
Aanklikken wat van toepassing is
Conf.adv.
Conf. aantek. secr.
Bespr.
Forum
Ja / nee Is er met de financiele consequenties in de begroting rekening gehouden?
nvt
Is het onderwerp vertrouwelijk?
Nee
Voorlichting (actieve openbaarheid)?
Nee
Openbare bekendmaking (gemeenteblad)?
Nee
Route ter afdoening
Burg.
Datum Weth.
._,..> /
Weth. Inspraak?
Nee
Advies Ondernemingsraad?
Nee
Datum 8 september 2015
Weth.
Geraamde behandeltijd (in minuten) van onderwerp in de fora
: :in min.
Moet er rekening worden gehouden met fatale termijn, zo ja welke? 15 juli GS (niet haalbaar)
Raad
C-lq
ja
Secr. /
Aantekening secretaris:
B. en W. besluit:
16 JUNI 2015
, /9,9 1V/P/9
/ De secretaris, OPSLA : kpi advies formulier 2015
vi rsxd
c W /A, X "'A-1
1.49 A,
f
si-d-A, 5-0/s" A- , A- 47s" Co A-- cep .t.Z.e,..4
•
"retes ki5e- 1,--
Voor u ligt het KPI-verslag (ontvangen op 11 mei 2015 van onze archivaris) welke is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke overheid zoals die zijn opgesteld door de VNG en de KPIhandreiking. Doel van de KPI's is om gemeenten in staat te stellen verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archief wettelijke eisen voldoet. Tevens dient dit verslag als instrument voor de verticale verantwoording ten behoeve van Gedeputeerde Staten (provinciale toezichthouder). Als gevolg van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (wet RGT) is het stelsel van interbestuurlijk toezicht gewijzigd. Voor de archiefwetgeving betekent dit dat GS zich het toezicht baseren op deze verslaglegging. Het toezicht is dus veranderd van toezicht vooraf naar toezicht achteraf. Dit verslag is tot stand gekomen na invulling van de KPI's door medewerkers van het team Facilitaire Zaken en Centrale Inkoop (FZCI). In het verslag komen de volgende punten aan de orde met daaraan gekoppeld gekleurde stoplichtbolletjes, waarmee in een oogopslag een beeld verkregen wordt van de kwaliteit van de informatiehuishouding en in welke mate de gemeente aan de wettelijke eisen voldoet. = voldoet = voldoet voor aanzienlijk deel, maar er zijn aandachtspunten = voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten = voldoet voor aanzienlijk deel niet = voldoet in het geheel niet 1. Lokale regelgeving: Er wordt voor een aanzienlijk deel voldaan aan de eisen maar er zijn nog enkele aandachtpunten. Deze zijn het aangaan van dienstverleningsovereenkomsten over het beheer van archieven ondergebracht bij een gemeenschappelijke regeling. Onze archiefinspecteur van het RHCA zal hierover een bijeenkomst met de deelnemende gemeenten beleggen om dit op een uniforme wijze uit te gaan voeren.
••
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht: In Langedijk wordt dagelijks aan kwaliteitszorg gedaan. Dit gebeurt echter veelal op basis van werkafspraken die niet altijd zijn vastgelegd. Dit soort van afspraken dienen dus op papier vastgelegd te worden. Het hebben van een kwaliteitssysteem is in gemeenteland nog geen gemeengoed, maar wij zijn op de goede weg. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van RASCI's die bij processen vastleggen wie wanneer verantwoordelijk is en wie wat doet. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden:01) De ordening van de papier archiefbescheiden gebeurt op een juiste manier. Voor wat betreft de digitale archiefbescheiden zijn wij druk doende om o.a. inzicht te krijgen in de digitale bescheiden die zich buiten het Document Management Systeem Corsa (DMS) bevinden. Denk hierbij aan vakapplicaties en netvverkschijven. Er zullen afspraken gemaakt worden met de proceseigenaren van die vakapplicaties om de digitale archivering op een juiste manier uit te voeren. Uitgangspunt is dat alle archiefwaardige documenten in Corsa worden beheerd/gearchiveerd. Er zal in overleg met het team l&A gewerkt worden aan een nieuw informatiebeveiligingsplan cq —beleid waarin o.a. de bewaarstrategie geregeld dient te worden alsmede de beveiliging van de archiefbescheiden. 4. Dig itale archiefbescheiden• Hierbij wordt verwezen naar het nog verder te ontwikkelen kwaliteitssysteem en een nog te beschrijven bewaarstrategie. Hierbij kan het Referentiekader Opbouw Digitaal I nformatiebeheer (RODIN) als basis gaan dienen. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden:4111• Jaarlijks wordt via de landelijke vastgestelde vernietigingslijst een lijst opgesteld van voor vernietiging in aanmerking komende papieren archiefbescheiden en digitale archiefbescheiden aanwezig in Corsa (DMS). Het RHCA geeft hier dan ook jaarlijks toestemming voor waarna vernietiging plaatsvindt. We zijn ook at druk doende met het maken van een Handboek Vervanging waarmee we in staat zijn papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale zodat de papieren exemplaren op korte termijn direct vernietigd kunnen worden. Dit Handboek dient voorgelegd te worden voor advies aan onze archivaris.
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats:41110 Wij brengen archiefbescheiden na de wettelijke termijn over naar de archiefplaats in casu de archiefbewaarplaats van het RHCA. Uitzonderingen zijn met redenen omkleed zoals bijvoorbeeld de oude bestemmingsplannen die nog benodigd waren voor de bedrijfsvoering. Er zullen afspraken gemaakt worden om deze stukken over te dragen naar het RHCA omdat er nieuwe bestemmingsplannen zijn vastgesteld. De karakteristieke/beeldbepalende bouwvergunningen van voor 1990 zijn gedigitaliseerd en zullen fysiek dit jaar overgedragen worden naar het RHCA. 7. Archiefbewaarplaats, archiefruimten:4111 Geconstateerd is dat onze archiefruimte voldoet aan de eisen van de wet. Een punt van aandacht is de opslag van de cassettebandjes van de gemeenteraad. Dit zal dit jaar opgepakt gaan worden. 8. Vervallen. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid: 410 Het huidige calamiteitenplan Archieven uit 2006 zal in 2015 geactualiseerd gaan worden en worden geimplementeerd in het informatiseringbeleid. 10. Middelen en mensen:• • Geconstateerd is dat Langedijk over kwalitatief goed uitgeruste krachten beschikt. Wel wordt met nadruk aangegeven door het RHCA dat de gemeente geen apart budget beschik heeft gesteld om de omslag van papier naar digitaal verder vorm te geven. Er is dus te weinig fte beschikbaar aldus het RHCA om de transitie van papier naar digitaal op een verantwoorde manier uit te voeren. De gemeente heeft bij het verslag van 2014 al aangegeven het op haar eigen tempo te zullen gaan realiseren in verband met het ontbreken van financiele middelen. Alle genoemde aandachtspunten zullen dan ook in ons eigen tempo gerealiseerd gaan worden.
NB: Op grond van de provinciale verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland dient elk jaar voor 15 full het Archiefverslag toegezonden te worden naar Gedeputeerde Staten (Interbestuurlijk Toezicht).Gelet op alle termijnen (datum binnenkomst brief RHCA, behandeling in college, behandeling raad) is het niet mogelijk gebleken dit stuk op de lijst van ingekomen stukken van de raad van 3 juni 2015 te plaatsen. We ha/en dus niet de termijn van 15 juli. lk heb met onze archiefinspecteur RHCA afgesproken een brief richting GS te sturen dat we de termijn van 15 full niet ha/en. Het verslag zal dan eerst 8 september 2015 ter kennisname op de lijst van ingekomen stukken van de raad geplaatst worden. Een afschrift van de brief aan GS zal aan onze archivaris (RHCA) verzonden worden.
Algemeen: De Wet revitalisering generiek toezicht is op 1 oktober 2012 in werking getreden. De wet heeft als doel het stelsel van interbestuurlijk toezicht te vereenvoudigen. Hierdoor wordt de Provincie NoordHolland toezichthouder voor de wettelijke medebewindstaken. Uitgangspunt van de wet is het vertrouwen dat een bestuurslaag zijn taken goed uitvoert en de horizontale verantwoording op orde is. Bij horizontale verantwoording legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. Op basis van genoemde wet heeft de Provincie op 16 december 2013 de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland vastgesteld, die vanaf 1 januari 2014 geldt. In de verordening is vastgelegd welke informatie de Provincie wil ontvangen van de gemeenten om te toetsen of het college de gemeenteraad voldoende informeert over de uitvoering van de meest risicovolle medebewindstaken op de taakvelden ruimtelijke ordening, omgevingsrecht, veiligheid en archiefwet. In de Archiefverordening Langedijk 2013 staat in: artikel 8: B&W doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht i.v.m. het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Bij de toelichting op dit artikel is o.a. vermeld dat een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording (zie bijlage 1) Artikel 11: De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan B&W betreffende de uitoefening van het toezicht. Bij de toelicht op dit artikel staat dat de verslaglegging door de archivaris de basis is voor de verantwoording van B&W aan de raad zoals bedoeld in artikel 8
Uit Toelichting van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland. Archiefwet 1995 Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering bij de overheid is een voorwaarde om alle andere taken goed te kunnen uitoefenen. Wanneer dit niet in orde is, schaadt het de bedrijfsvoering van een overheid en staat het een deugdelijke verantwoording naar de samenleving in de weg. De uitvoering van de Archiefwet, en zeker de overgang van papier naar digitaal, is aanleiding geweest voor het IPO om, in samenspraak met de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen (0C&W) een aanvullend beleidskader op te stellen voor het interbestuurlijk archieftoezicht. Als bijlage bij dit kader is ook een informatiearrangement opgenomen, waarin de toezichtcriteria zijn benoemd, alsmede de informatie die de provincie op systematische basis nodig heeft. Deze benodigde toezichtinformatie is als bijlage bij deze verordening opgenomen. Opgemerkt wordt dat er alleen een bijlage met betrekking tot de Archiefwet bij deze verordening is opgenomen, omdat het toezenden van de specifieke informatie die voor de overige rechtsgebieden gevraagd wordt, in de desbetreffende wetten is geregeld.
Op haar beurt heeft de VNG toezichtindicatoren of kritische prestatie-indicatoren (KPI's) vastgesteld op het terrein van de Archiefwet- en regelgeving. Deze VNG-indicatoren zijn weer afgestemd met het IPO en de ministeries van BZK en OC&W en corresponderen met de toezichtcriteria van de provincies. Wanneer de indicatoren van de VNG op het terrein van de Archiefwet dus jaarlijks voldoende worden ingevuld en aan de gemeenteraden en provincies worden toegezonden, wordt tevens voldaan aan de informatiebehoefte van de provincies.
1. Het nieuwe toezicht
a p:e LUJOA U
Provincie GS
Horizontale verantwoording
Horizontale controle
Gemeentearchivaris
#1,01 Provincie Noord-Holland
E
Gemeente raad
Gemeente B&W
gemeente Langedijk UU
6
Gedeputeerde Staten van Noord-Holland Sector Interbestuurlijk Toezicht De heer C.E. Schabbing Postbus 3007 2001 DA HAARLEM
verzonden op: Datum Afdeling/te-am 1.1w brief/nummer Inlichtingen bij Onderwerp Bijlage(n)
17 juni 2015 BMO/Facilitaire Zaken en Centrale Inkoop/2015.04949 6 mei 2015 — 2015fh-L-1 C.H. (Kees) Ruigrok Archiefverslag 2015 1
9 JUN 911
Geachte heer Schabbing, COSTA DRES POStbLIS
15
1723 ZG
Op 11 mei 2015 ontvingen wij van onze archivaris een brief met het verslag archief-KPI's gemeente Langedijk 2015.
Noord-Seharwoude
(0226) 33 -1433
Op grond van Verordening systematische toezicht infornnatie Noord-Holland dienen wij voor 15 juli van elk jaar het verslag aan u aan te bieden nadat het verslag behandeld is in de gemeenteraad. Voor dit jaar kunnen wij hieraan helaas niet voldoen omdat het niet haalbaar is gebleken het Archiefverslag voor 15 juli 2015 in de gemeenteraad te behandelen. Gelet op het vorenstaande kunnen wij dus niet voldoen aan de gestelde termijn genoemd in de Verordening.
(0226) 31 7) 56
Behandeling van het Archiefverslag 2015 zal eerst plaats vinden op 8 september 2015 omdat dit de eerste vergadering is van de gemeenteraad na het zomerreces.
trzoo,..oPts Vroedschap 1 Zuid-Scharwoude
www.gerneente1angedijk.n1
Wel treft u nu alvast aan de aanbiedingsbrief alsmede het ingediende KPI-verslag van onze archivaris. Het Archiefverslag 2015 is in onze vergadering van 16 juni 2015 behandeld waarna doorzending naar de gemeenteraad zal plaatsvinden.
BANF,REI Ar If
Bank Ned. Gemeenten NL18BNGH0285004751 BIC: BNGH NL 2G
Wij hopen u hiermee -op dit moment- van dienst te zijn geweest wat betreft onze verslaglegging richting provincie voor het jaar 2015 en zullen u zo spoedig mogelijk informeren na 8 september 2015. Mocht u vragen he n dan kunt u zich wenden tot de heer C.H. Ruigrok van het team Facilitaire Zaken • reikbaar onder telefoonnummer 0226-334457. Hoogachten Burgemees
wethouders,
7 —' drs J burg
rnelisse
E. (Erik na. A[--- geme62 ntesecretaris/directeur
0 i l?Regionaal Archief Alkmaar
GEMEEN7 17,
Burgemeester en wethouders van de gemeente Langedijk Postbus 15 1723 ZG NOORD-SCHARWOUDE
0
1 2
Th -
494 9
1 tlE1 21315
o7 3c 3 ci
6 mei 2015 2015fh-L-1
NMN02113A
StOZ
Verstag archief-KPI's Langedijk 2015
Geacht college, In de 'Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar' en 'Archiefverordening Langedijk 2013' is het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Langedijk belegd bij de directeur-archivaris van het RHC Alkmaar. Overeenkomstig de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit omtrent de uitoefening van dit toezicht. In het kader van de horizontale verantwoording dient het college dit verslag te overleggen aan de gemeenteraad. Met de inwerlcingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht dient het verslag ook gezonden te worden naar de provinciale toezichthouder. Het bijgevoegde 'Verslag archief-KPI's Langedijk 2015' is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen zoals die zijn opgesteld door de VNG. Deze archief-KPI's omvatten indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatie-huishouding en van de mate waarin aan de archiefwettelijke eisen wordt voldaan. In het verslag wordt onder het kopje Wettetijk voorschnft het archiefwettelijk kader geschetst en kan gebruikt worden bij de uitwerking van de organisatiebrede en/of afdelingspecifieke risicoanalyse. Het KPI-verslag is opgesteld door de archiefinspecteur van het RHC Alkmaar. Het algemene beeld dat uit het verslag naar voren komt is dat de gemeente Langedijk deels aan de wettelijke eisen voldoet. Wel liggen er nog een reeks punten die aandacht behoeven en die planmatig opgepakt dienen te worden. oog chtend,
Drs P.J. P st, directeur-archivaris RHC Alkmaar
Bijla e: - Verslag archief-KPI's Langedijk 2015
4:217;f•-••••
,
:POW5KO,M4SA —141
Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-KPI's Langedijk 2015
0 iill
Regionaal Archief Alkmaar
Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Langedijk, 6 mei 2015, kenmerk 2015fh-L-1
Samenstelling: F.A. van der Horst, archiefinspecteur
INLEIDING Op grond van artikel 5 van de 'Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar' houdt de directeur-archivaris van het RHC Alkmaar toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Langedijk. Dit houdt in dat de archivaris (conform artikel 11 van de 'Archiefverordening Langedijk 2013) jaarlijks verslag doet over het gedane toezicht, dat door archiefinspecteur van het RHC Alkmaar uitgevoerd, Het KPI-verslag is gebaseerd op de Kritische Prestatie lndicatoren (KP1's) voor de gemeentelijke archiefketen zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrief 21 juli 2011 en KPI-Handreiking april 2013). Deze KP1's omvatten tien indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Tegelijkertijd kan dit verslag met vragenlijst dienen als instrument voor verantwoording richting de raad, als instrument voor algemene informatievoorziening richting de burger via de website waarstaatjegemeente.nlen als instrument voor de verticale verantwoording ten behoeve van de provinciale toezichthouder. De KPI's beschrijven de stand van zaken binnen de gemeente Langedijk. Per KPI wordt in het verslag in een korte conclusie de vraag beantwoord in welke mate de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. In het verslag zijn alleen de KPI-vragen opgenomen die betrekking hebben op de niet-overgebrachte archieven. Hierdoor zijn niet alle KPI-categorienummers ingevuld. Aspecten van de overgebrachte (historische) archieven worden in het Jaarverslag 2014 van het Regionaal Archief Alkmaar behandeld. Daamaast wordt in het verslag onder het kopje Wettelijk voorschrift het archiefwettelijk kader geschetst en kan gebruikt worden bij de uitwerking van de organisatiebrede en/of afdelingsspecifieke risicoanalyse. Een te plaatsen noot is wet dat uitspraken alleen betrekking (kunnen) hebben op de archiefbescheiden die in het archiveringssysteem opgenomen zijn en waarover daadwerkelijk beheer uitgevoerd kan worden. Ter beoordeling is een KPI-vragenlijst ingevuld door het team Facilitaire Zaken (DIV) van de gemeente Langedijk en deze is met de archiefinspecteur uitgebreid besproken. De vragenlijst bevat de hoofd- en deelvragen per KPIcategorie, de wettelijke grondslag van de KPI, een oordeel of at dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en een overzicht van de taakverwaarlozingscriteria op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en eventuele actiepunten. De vragenlijst is uiteindelijk beoordeeld door de archiefinspecteur en vormt de basis voor het KPI-verslag. Ten behoeve van bestuur en management wordt het verslag voorafgegaan door een samenvatting van de resultaten van de KPI's. De samenvatting wordt grafisch ondersteund door gekleurde stoplichtbolletjes, waarmee in een oogopslag een beeld verkregen wordt van de kwaliteit van de informatiehuishouding en in welke mate de gemeente aan de wettelijke eisen voldoet.
2 VersIag Archief-KPI's Langedijk, 20150506
MANAGEMENTSAMENVATTING ARCHIEF-KPI'S, LANGEDIJK 2015 1.Lokale regelgeving De gemeentelijke regelingen voldoen grotendeels aan de wettelijke eisen. In een aantal gevallen zal de gemeente over het beheer van archieven nadere afspraken moeten maken door in samenspraak met de betrokken partij(en) een dienstverleningsovereenkomst (DVO) op te stellen en af te sluiten. 2. Inteme kwaliteitszorg en toezicht De gemeente werkt aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding en ontwikkelt een archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem waarin verantwoordelijkheden zijn belegd en taken worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken. Toezicht en verslaglegging zijn belegd. 3. Ordening, authenticitett, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 01/ De ordening van papieren archiefbescheiden geschiedt planmatig en het archiveringssysteem waarborgt de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van deze bescheiden. Voor de digitale archiefbescheiden moet het nodige worden gedaan, zoals de opname in een overzicht van digitale bescheiden die zich buiten het DMS bevinden en de documentatie, vaststelling en implementatie van een bewaarstrategie. 4. Digitale archiefbescheiden 400 Met de systematische inrichting van de digitale beheeromgeving aan de hand van kwaliteitsinstrument is nog geen begin gemaakt. Hier ligt een relatie met het nog te ontwikkelen kwaliteitssysteem en een nog te beschrijven bewaarstrategie. Aan een enkel specifiek voorschrift wordt nog niet volledig voldaan (vaststelling functionele eisen qua gedrag). 5.Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 4106 De gemeente weegt zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuutistorie. De gemeente draagt zorg voor de tijdige en op correcte wijze uitgevoerde (digitale) vemietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats De gemeente brengt te bewaren archiefbescheiden na de wettelijke terrnijn van 20 jaar over naar de archiefbewaarplaats. Uitzonderingen (bestemmingsplannen) zijn met redenen omkleed. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten De fysieke bewaaromstandigheden van archiefbescheiden zijn op orde.
4146 5.
9. (8 vervalt) Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente beschikt over plannen voor het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden. 10.Middelen en mensen De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar voor de uitoefening van de zorg voor c.q. beheer van de niet-overgebrachte archieven. Desondanks is er geen apart budget beschikbaar gesteld om de digitale omslag en verder vorm te geven. Er is te weinig fte beschikbaar. Door de kwantitatief onvoldoende bezetting bestaat het risico dat kwalitatief goed uitgeruste krachten worden ingezet om dagelijkse werkzaamheden te verrichten en niet toekomen aan de eigenlijke taken.
Mate waarin de gemeente voor de betreffende KPI-categorie aan de wettelijke eisen voldoet:
Se
Voldoet Voldoet voor aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeitelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet
3 Verslag Archief-KP1's Langedijk, 20150506
VERSLAG ARCHIEF-KPI'S, LANGEDIJK 2015 ••••.*Xs
De gemeente beschikt over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening waarin de zorg voor en toezicht op de niet-overgebrachte archieven is geregeld (vaststellingsdatum 17 september 2013), een mandaatregeling en een register van gemeenschappelijke regelingen. Nadere voorschriften ten aanzien van het beheer van de niet-overgebrachte archieven zijn ultgewerkt in het Besluit lnformatiebeheer (vaststellingsdatum 23 juli 2013). Het college treft grotendeels bij taakoverdracht aan andere overheidsorganen en bij de instelling van gemeenschappelijke regelingen adequate voorzieningen omtrent de archiefbescheiden. In een aantal gevallen zal de gemeente over het beheer van archieven nadere afspraken moeten maken door in samenspraak met de betrokken partij(en) een dienstvedeningsovereenkomst (DVO) op te stellen en af te sluiten. Dit vraagstuk zal waar nodig in regionaal verband worden opgepakt. lndien (aspecten van) archiefbeheer(taken) zijn uitbesteed wordt er een DVO opgesteld waarbij rekening wordt gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid. Zowel voor het archiveren van de website en bestemmingsplannen als de hosting van digitale gegevens zijn inmiddels overeenkomsten gesloten. Met een aantal patijen worden hiervoor nog nadere afspraken gemaakt. Wettelijk voorschrift Op grond van artikel 4 van Archiefwet 1995 dient het college als archiefzorgdrager voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoegen, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Het betreft hier (juridische) voorzieningen waarbij de gemeentelijke organisatie moet zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding van archiefbescheiden. Daamaast zal het college, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert en taken in mandaat worden uitgevoerd, dienovereenkomstig voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden moeten treffen. Condusie: De gemeentelpe regelingen voldoen aan de wettelijke eisen. In een aantal gevallen zal de gemeente over het beheer van archieven nadere afspraken moeten maken door in samenspraak met de betrokken partij(en) een dienstvedeningsovereenkomst (DVO) op te stellen en af te sluiten. Se
2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZ1CHT Hoofdvraag: Werlct de gemeente atructureel aan de kwalitelt(averbetering) van hear Infonnatiehulshouding?
De gemeente werkt aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding en ontwikkelt een archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem waarin verantwoordelijkheden zijn belegd en taken worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken. Ten aanzien van de documentbehandeling, vemietiging, scanning, registratie van archiefbescheiden zijn procedures beschikbaar. De verantwoordelijkheden bij deze procedures warden via het RASCI-model in kaart gebracht. Met de invoering van (digitaal) zaakgericht werken warden hieromtrent met de gebruikers nadere afspraken gemaakt en verantwoordelijkheden belegd. Voor het borgen van de kwaliteit moeten nog wel toetsingsmomenten worden bepaald. De directeur van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Alkmaar, die in het bezit is van een diploma arch ivistiek, is als archivaris benoemd. Hij houdt toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte van de gemeente Langedijk en doet bij verordening jaarlijks verslag aan het college van B&W. Via het jaaiverslag van het RHC Alkmaar brengt de archivaris verslag uit van het beheer van de overgebrachte archieven en het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de aangesloten gemeenten. In de eerst helft van 2015 is in samenwerking met het team Facilitaire Zaken (Dlv) onderhavig KPI-verslag samengesteld.
4 Verslag Archlef-KP1's Langedijk, 20150506
Wettelijk voorschrift Het inrichten van een (archiefwettelijk voorgeschreven) toetsbaar kwaliteitssysteem is noodzakelijk om de kwaliteit van archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie te kunnen borgen. Dit betekent dat een gemeente kwaliteitseisen stelt aan het informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken. Interne toetsing en evaluatie van deze gestelde kwaliteitseisen dienen in dit verband cyclisch te worden uitgevoerd. Conclusie: De gemeente werkt aan de kwaliteit van haar infonnatiehuishouding en ontwikkelt een archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem waarin verantwoordelijkheden zijn belegd en taken worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken. Toezicht en verslaglegging zijn belegd. 4011
3, ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELLIKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Wady-tug: Geschledt de ordening planmatlgowisuborgen het **earn end. ntaterialen de authentictteit, context en toegankelljkheld end. duurcsamheld van de whiefbet,cheiden? De gemeente beschikt over een actueel, compleet, geordend en logisch samenhangend overzicht van de papieren archiefbescheiden. Van de digitale archiefbescheiden is dit overzicht alleen aanwezig voor zover deze in het Document Management Systeem (DMS) zijn opgenomen en worden inzichtelijk gemaakt met behulp van een Documentair Structuurplan (DSP). Een overzicht van digitale archiefwaardige inforrnatie wat zich buiten het DMS in allerlei vakapplicaties en/of netwerkschijven bevindt ontbreekt. Een geordend overzicht dient volgens de Archiefregeling alle archiefwaardige digitale bestanden te bevatten. De gemeentelijke organisatie is zich hier wel degelijk van bewust en inventariseert momenteel welke digitale bestanden zich in welke vakapplicaties bevinden. In samenspraak met proceseigenaren zal er worden bepaald of deze in het DMS worden opgenomen of in de applicatie zelf worden beheerd. Hiervoor worden nadere afspraken gemaakt. Metagegevens bepalen de authenticiteit, context toegankelijkheid van archiefbescheiden en zijn van belang voor het beheer en waarborging van het archiveringssysteem op het niveau van het DMS. Bovendien zijn metagegevens noodzakelijk voor de uitwisselbaarbeid van gegevens bij migratie, conversie of de toekomstige overdracht naar de digitale bewaarplaats (e-depot). Een metadataschema voor digitale archiefbescheiden wordt opgebouwd in het DSP en wordt getoetst om na te gaan in hoeverre dit schema voldoet aan de voorwaarden die opname van digitale bestanden in e-depot mogelijk maken. De gemeente gebruikt, een enkele uitzondering daargelaten, duurzame materialen bij het opmaken, beheren en opslaan van analoge (fysiek en audiovisuele) archiefbescheiden. Deze archiefbescheiden worden in goede materiele staat gebracht en gehouden, waarmee de duurzaamheid voor papieren bescheiden is geborgd. Ten aanzien van het duurzame beheer van digitale archiefbescheiden moet nog het nodige worden gerealiseerd. Een bewaarstrategie die de duurzame toegankelijkheid en bruikbaarheid van de digitale informatie borgt is nog niet als zodanig gedocumenteerd, vastgesteld en geimplementeerd. Voor het leesbaar en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden is een dergelijk strategie nodig waarin wordt beschreven hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale archivering wijzigt en wie daar verantwoordelijk voor is, zoals bij de achteruitgang van opslagmedia, het in onbruik raken van bestandsformaten en de aanleidingen om bewaaractiviteiten (zoals conversie, migratie) te ondememen. Naast de gehanteerde bestandsformaten voor archivering zijn oak andere bestandsformaten in gebruik die duurzaam leesbaar dienen te blijven. Wettelijk voorschrift Een overheidsorgaan dient te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Een geordend overzicht van alle papieren en digitale informatie draagt bij tot het in control' brengen van de informatievoorziening, vooral als archiefwaardige (digitale) informatie zich buiten het DMS in allerlei vakapplicaties of buiten de beheeromgeving van het team Facilitaire Zaken (DIV) bevindt. Aan de
5 Verslag Archief-KPl's Langedijk, 20150506
hand van een dergelijk overzicht kan de (digitate) beheeromgeving voor de (digitate) archivering worden vastgesteld en wordt risicomanagement mogelijk gemaakt. Conciusie: De ordening van papieren archietbescheiden geschiedt planmatig en het archiveringssysteem waarborgt de authenticiteit, context, toegankeffikheid en duurzaamheid van deze bescheiden. Voor de digitate archietbescheiden moet het nodige worden gedaan, zoals de opname in een overzicht van digitate bescheiden die zich buiten het DMS bevinden en de documentatie, vaststeffing en implementatie van een bewaarstrategie,
4. DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?
De gemeente is bekend met het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) maar bij de opbouw van het digitaal informatiebeheer wordt dit kader niet gebruikt. In RODIN zijn eisen beschreven voor het beleid en de organisatie, voor het informatiebeheer en voor ICT-beheer en beveiliging, van een digitate beheeromgeving waarin digitate archieven worden beheerd, en vomit een voorwaarde om de duurzame toegankelijkheid van digitate archieven te borgen. Ondanks dat het gebruik van RODIN niet wettelijk is verplicht is toch het raadzaam om dit als kwaliteitsinstrument in te zetten om duurzame digitate archivering te kunnen borgen. Het systematisch werken aan digitaal informatiebeheer is behalve aan RODIN ook gerelateerd aan het in ontwikkeling zijnde kwaliteitssysteem (zie hoofdvraag 2) en aan een nog te beschrijven bewaarstrategie (zie hoofdvraag 3). Digitate archiefbescheiden worden opgeslagen in formaten die aan een open standaard voldoen. Van afwijkende digitate archiefbescheiden die specifiek gedrag vertonen, zijn de belangrijkste functionele eisen weliswaar bekend maar deze worden slechts gedeettelijk vastgelegd. (Het gaat hierbij vooral om inforrnatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie, zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden, websites en samengestelde bestanden) Deze vastlegging is noodzakelijk voor het waarborgen van de authenticiteit en zou onderdeel uit moeten maken van een digitate bewaarstrategie. Het team Facilitaire Zaken (DIV) zal zorgen dat de functionele eisen qua gedrag worden opgenomen in het Inforrnatiebeleidsplan. De gemeente zal voorzieningen treffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval er compressie- en/of encryptietechnieken worden toegepast. Conversie en/of migratie van heeft nog niet eerder plaatsgevonden. Een conversie/migratie protocol wordt uitgewerkt in het Informatiebeleidplan. Conclusie: Met de systematische inrichting van de digitate beheeromgeving aan de hand van kwaliteitsinstrument is nog geen begin gemaakt Hier ligt een retatie met het nog te ontwikkelen kwaliteitssysteem en een nog te beschnfven bewaarstrategie. Aan een enkel specifiek voorschrift wordt nog niet volledig voidaan (vaststelling functionele eisen qua gedrag).
5. VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig at wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cuttuurhistorie?
De gemeente hanteert de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005 geactualiseerd in 2012)' als grondslag voor de (digitate) vemietiging en overbrenging van archiefbescheiden. Er is geen lokale aanvulling op deze selectielijst van toepassing. Het team Facilitaire Zaken (DIV) benadrukt dat de door de VNG in ontwikkeling zijnde nieuwe selectiemethodiek vanaf 1 januari 2016 procesgwijs kan worden doorgevoerd. Vervreernding van archiefbescheiden heeft de laatste jaren niet plaatsgevonden.
6
Verslag Archief-KPI's Langedijk, 20150506
De gemeente past nog geen vervanging toe. In een hybride situatie waarin papieren en archiefbescheiden naast elkaar worden gebruikt en beheerd groeit binnen de gemeentelijke organisatie de noodzaak om papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties, waarna de vervangen bescheiden worden vemietigd. Het college van B&W neemt hiertoe een besluit tot vervanging. Aangezien vervanging een onomkeerbaar proces is dient de digitale informatiehuishouding zodanig op orde en te zijn ingericht zodat digitale reproducties (duurzaam) beheerd kunnen worden. Wanneer de gemeente te zijner tijd besluit tot het vervangen van archiefbescheiden zal zij (conform artikel 23 van het 'Besluit Informatiebeheer Langedijk 2013') vooraf advies moeten in winnen bij de archivaris. Wettelijk voorschrift Krachtens de archiefwet 1995 zijn overheidsorganen verplicht om papieren en digitale archiefbescheiden te selecteren en met behulp van de vigerende selectielijst te bepalen of deze voor blijvende bewaring of voor vemietiging in aanmerking komen. In het verlengde hiervan is het overheidsorgaan verplicht om de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vemietigen (uitzonderingen daargelaten) en hiervan een verklaring om te maken. Conclusie: De gemeente weegt zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bednjfsvoering, democratische control° en cuftuurhistorie. De gemeente draagt zorg voor de tijdige en op coffecte wijze uitgevoerde (digitale) vemietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet "te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? De gemeente heeft, een enkele uitzondering daargelaten, de archieven tot en met 1989 op planmatige wijze en in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RHC Alkmaar en hiervan zijn verklaringen opgemaakt. In het tweede kwartaal 2015 worden de bouwvergunningen (monumenten en beeldbepalende panden) tot en met het jaar 1989 overgebracht naar het RHC Alkmaar, waarmee de gemeente aan bijna alle de wettelijke overbrengingseisen voldoet. De bestemmingsplannen tot 1990 zijn nog niet overgebracht. Conclusie: De gemeente brengt to bewaren archiefbescheiden na de wettelijke termijn van 20 jaar over naar de archiefbewaarplaats. Uitzondetingen (bestemmingsplannen) zijn met redenen omkleed.
7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN Hoofdvraag: Zijn de fysieke bewaaromstandigheden op orde? De gemeente heeft de archiefbewaarplaats van het RHC Alkmaar aangewezen als archiefbewaarplaats. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan alle wettelijke eisen. Begin dit jaar is de 'Checklist Archiefruimten' ingevuld door de afdeling Documentaire Informatievoorziening en deze is door de archiefinspecteur nader bekeken en beoordeeld. De gemeente beschikt over een archiefruimte die aan de wettelijke eisen voldoet. Wettelijk voorschrift De archiefwet- en regelgeving stelt regels en voorschriften aan de bouw en verbouwing van de ruimten waarin archieven bewaard worden. Voor archiefbescheiden die op terrnijn vemietigd worden, gelden slechts enkele algemene eisen. De bewaring van archiefbescheiden die, zoals aangewezen in een geldige selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moet aan hogere kwaliteitseisen voldoen. Deze bescheiden moeten ook in speciale ruimten worden bewaard. Na twintig jaar worden archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden, overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Zolang dat nog niet is gebeurd, moeten deze bescheiden in
7 Verslag Archief-KP1's Lan gedijk, 20150506
een speciaal daartoe ingerichte archiefruimte worden bewaard, die voldoende beveiligd moet zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daamaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Conciusie: De 4/sieke bewaaromstandigheden van archiefbescheiden zijn op orcle. 8. VERVALT
9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?
De gemeente beschikt over een plan met procedures voor de verplaatsing/veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde. Het calamiteitenplan voor de archiefruimten waar aandacht wordt besteed aan de reikwijdte, de verantwoordelijkheidsverdeling en de ontruiming van archiefbescheiden is niet actueel. Dit plan wordt in de loop van 2015 geactualiseerd en wordt ook in het informatiebeveiligingsplan gemplementeerd. Conclusie: De gemeente beschikt over plannen voor het behoud van de archielbescheiden by bijzondere omstandigheden.
40.
10. MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden. Desondanks is er geen apart budget beschikbaar gesteld om de digitale omslag (o.a. zaakgericht werken) verder vorm te geven. Met betrekking tot de niet-overgebrachte archieven is circa 3,6 fte beschikbaar. Dit te weinig om alle werkzaamheden voor analoog en digitaal archiefbeheer naar behoren uit te kunnen voeren. Door de kwantitatief onvoldoende bezetting bestaat het risico dat kwalitatief goed uitgeruste krachten worden ingezet om dagelijkse werkzaamheden te verrichten en niet toekomen aan de eigenlijke taken. Conclusie: De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar voor de uitoefening van de zorg voor c.q. beheer van de niet-overgebrachte archieven. Desondanks is er geen apart budget beschikbaar gesteld om de digitate omstag en verder vorm te geven. Er is te weinig fte beschikbaar. Door de kwantitatief onvoldoende bezetting bestaat het risico dat kwalitatief goed uitgeruste krachten worden ingezet om dagelijkse werkzaamheden te verrichten en niet toekomen aan de eigenlijke taken. 410
8 Verslag Archief-KPI's Langedijk 20150506
