FUNCTIEPROFIEL NIET UITVOEREND BESTUURSLID BPF MEUBELINDUSTRIE EN MEUBILERINGSBEDRIJVEN Pensioenfonds BPF Meubel Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Meubelindustrie en Meubileringsbedrijven is het pensioenfonds voor de Meubelindustrie en Interieurbouw, de Orgelbouw alsmede de Tentoonstellingssector. Het pensioenfonds bestaat sinds 1954. Het fonds is een Bedrijfstakpensioenfonds en regelt de pensioenvoorziening voor de werknemers in deze sectoren. Missie en doelstelling De missie van het fonds luidt als volgt: ‘De door sociale partners afgesproken pensioentoezegging uitvoeren met inachtneming van eigen verantwoordelijkheid’. De doelstelling van het fonds is om: a. de deelnemer, de gewezen deelnemer, de gepensioneerde en de overige pensioengerechtigden te beschermen tegen geldelijke gevolgen van ouderdom en overlijden; b. de deelnemer en de gewezen deelnemer te beschermen tegen geldelijke gevolgen van langdurige arbeidsongeschiktheid. Het fonds streeft ernaar de premies van de deelnemers in de pensioenregeling zodanig te beleggen dat een optimaal rendement wordt behaald tegen acceptabele risico’s en kosten. Bij de bepaling van wat acceptabele risico’s zijn, is voor het pensioenfondsbestuur de mening van deelnemers van groot belang. Het bestuur van het fonds heeft de bestuursondersteuning en de werkzaamheden die voortvloeien uit de pensioenadministratie, de financiële administratie en het vermogensbeheer uitbesteed aan Syntrus Achmea Pensioenbeheer, SEI en SARE&F. Daarnaast maakt het bestuur gebruik van de diensten van een actuaris, accountant, beleggingsadviseur en compliance officer. 1. Het bestuur van het fonds Het bestuur stelt het beleid van het fonds vast en draagt zorg voor de handhaving en uitvoering van statuten en reglementen. Het bestuur heeft de algehele leiding van zaken en is, met inachtneming van de statuten en reglementen, bevoegd tot alle daden, zowel van beheer als beschikking, die met de doelstellingen van het fonds verband houden. Het bestuur richt zich bij de vervulling van haar taak naar de belangen van de bij het fonds betrokken deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden, de pensioengerechtigden en de werkgevers. Het bestuur zorgt ervoor dat al deze groepen zich door hen op evenwichtige wijze vertegenwoordigd weten. Het bestuur van het fonds werkt volgens het omgekeerd gemengd bestuursmodel en bestaat uit in totaal negen personen: 2 uitvoerende onafhankelijke bestuursleden 7 niet uitvoerende bestuursleden, waarvan: - 1 onafhankelijk voorzitter - 3 leden namens werkgevers - 2 leden namens werknemers - 1 lid namens pensioengerechtigden Het bestuur van het fonds bepaalt hoe de pensioenregeling wordt uitgevoerd en legt dit beleid vast. Het beleid staat onder intern toezicht van de niet uitvoerende bestuursleden. Daarnaast heeft het fonds per 1 juli 2014 een externe auditcommissie welke belast is met het toezicht op de risicobeheersing, het beleggingsbeleid en de financiële informatieverschaffing door het fonds. Het bestuur legt over het gevoerde beleid tevens verantwoording af aan het Verantwoordingsorgaan.
Blz. 1
Functie niet-uitvoerend bestuurslid De niet uitvoerende bestuurders zijn indirecte vertegenwoordigers van de belanghebbenden bij het pensioenfonds. De niet uitvoerende bestuurders hebben als taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. Zij zijn ten minste belast met het toezicht op adequate risicobeheersing, evenwichtige belangenafweging door het bestuur en het financiële beleid van het fonds en leggen over de uitvoering van de taken verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan. De niet-uitvoerende bestuursleden maken deel uit van het bestuur en nemen ook deel in de verschillende commissies. In de commissies vindt verdieping plaats en worden beleidsvoorstellen voor het bestuur voorbereid. Het bestuur van het fonds kent de volgende commissies: Agendacommissie De agendacommissie heeft een schakel- en regiefunctie. De agendacommissie is belast met het bewaken en inbrengen van in het bijzonder paritair relevante onderwerpen en het agenderen c.q. de timing van deze onderwerpen. Beleggingscommissie De commissie adviseert het bestuur over: - de uitvoering van het balans- en beleggingsbeleid van het fonds - de voorbereiding van het jaarlijks beleggingsplan - de financiële risico's binnen vastgestelde kaders Daarnaast zorgt de commissie voor het (doen) rapporteren aan bestuur ten aanzien van Balans en beleggingsbeleid en draagt de commissie zorg voor de monitoring hierop. Tevens legt de commissie, indien nodig, voorstellen in de bijsturing van dagelijks beleid voor aan het bestuur. Pensioencommissie De deze commissie behandelt individuele dossiers en adviseert het bestuur over werkingssfeer /verplichtstellingsaangelegenheden en pensioenbeleid/wetgeving. Communicatie-commissie De communicatiecommissie adviseert het bestuur over het communicatiejaarplan en het communicatiebeleidsplan. Daarnaast adviseert de commissie het bestuur over communicatie-uitingen met groepen belanghebbenden bij het pensioenfonds. Risicocommissie De risicocommissie richt zich op de advisering van het bestuur ten aanzien van integraal risicomanagement, monitort de risico’s en geeft hierover een terugkoppeling aan het bestuur. Voorts houdt de risicocommissie toezicht op een efficiënte uitvoering van het jaarwerkproces. De commissie brengt hierover verslag uit aan het bestuur. Auditcommissie Interne commissie ter ondersteuning van de toezichthoudende rol van de niet uitvoerende bestuursleden. 2. Vereisten: Kennis, vaardigheiden en professioneel gedrag De geschiktheid van het bestuurslid wordt bepaald aan de hand van zijn of haar kennis, vaardigheden en professioneel gedrag. Iedere bestuurder van het fonds onderschrijft de volgende uitgangspunten: Integriteit en onafhankelijkheid vormen de eerste voorwaarde om te kunnen besturen. Bestuurders hebben een grondige kennis van het fonds zelf in termen van de regeling, de populatie, de cultuur e.d. De doelstellingen van het fonds en de op de fondskarakteristieken afgestemde uitgangspunten zitten bestuurders als het ware ‘in de genen’. Die doelstellingen en uitgangspunten zijn voor de bestuurders van het fonds van cruciaal belang voor de evenwichtige afweging van belangen en voor de omgang met dilemma’s in de bestuurlijke besluitvorming.
Blz. 2
Bestuurders zijn zich ervan bewust dat de cultuur van een (financiële) instelling voorspeller is van de prestaties van de organisatie en zijn zich bewust van het belang van voorbeeldgedrag. Bestuurders hebben open oog voor de werking van groepsdynamische processen en voor het belang om individueel respectievelijk gezamenlijk regelmatig te reflecteren op eigen gedrag en op het gezamenlijke bestuurlijke functioneren (bestuurlijke evaluatie). Bestuurders zijn indien noodzakelijk, in staat en bereid collega-bestuurders aan te spreken op hun verantwoordelijkheden.
De bestuurder is bij aanvaarding van de bestuursfunctie geschikt als bestuurder van een pensioenfonds en beschikt tenminste over deskundigheidsniveau 1. De deskundigheid op niveau 1 omvat de volgende kennisgebieden: Deskundigheidsgebied 1. het besturen van een organisatie 2. relevante wet- en regelgeving 3. pensioenregelingen en pensioensoorten 4. financieel-technische en actuariële aspecten 4.1 Actuariële aspecten en financiering 4.2 Beleggingsbeleid en vermogensbeheer 4.3 Verslaglegging 4.4 Balansmanagement 5. administratieve organisatie en interne controle 6. communicatie 7. uitbesteding
3. Nadere vereisten aan de niet-uitvoerende bestuurder Van de bestuurder wordt daarnaast gevraagd dat hij/zij zich door aantoonbare opleiding en/of ervaring verder heeft bekwaamd op zijn/haar aandachtsgebied (deelname in commissie). Hiervoor wordt deskundigheidsniveau 2 vereist. Niveau 1 Niet uitvoerende bestuurslid Agendacommissie Beleggingscommissie Pensioencommissie Risicomanagement commissie Communicatiecommissie
Niveau 2
Ja Ja Ja Ja Ja
Ja (1,2) Ja (2,4) Ja (2,3) Ja (2,4,5,7)
Ja
(2,6)
In de loop van 2014 zal het bestuur de vereiste niveaus aanscherpen tot geschiktheidniveaus A en B conform hetgeen in de Handreiking van de Pensioenfederatie is uitgewerkt. Vanwege de specifieke bestuursfunctie (niet-uitvoerend bestuurslid) en aandachtsgebied maar ook vanwege de reeds in het bestuur vertegenwoordigde competenties is het van extra belang dat de bestuurder beschikt over de volgende competenties:
Blz. 3
Competenties
Omschrijving
Denken 1. Strategisch denken
Breder of dieper inzicht verschaffen in problemen of situaties door ze in een meer omvattend begrippenkader te plaatsen en van daaruit te handelen. De grote lijnen en voornaamste implicaties van gebeurtenissen in beeld hebben en houden. Verder kijken en denken dan de dagelijkse focus.
2. Multidisciplinair denken & oordeelsvorming
Dwarsverbanden en de samenhang zien en communiceren tussen de verschillende domeinen/deskundigheidsgebieden. Kan mogelijke handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en logische conclusies trekken en tot realistisch beoordelingen komen.
3. Verantwoordelijkheid
Heeft inzicht in externe en interne belangen, weegt deze zorgvuldig af en legt verantwoording af. Toont lerend vermogen en is zich bewust van de Verantwoordelijkheid die de functie met zich meebrengt.
4. Reflecterend vermogen
Handelen in het bewustzijn van de professionele taak en van de eigen positie, kennis en vaardigheden. Eigen denken en handelen en dat van het bestuur kritisch kunnen bezien en beoordelen. Indien nodig elkaar daar ook op aanspreken.
Voelen 1. Loyaliteit
Een grote morele betrokkenheid hebben bij de organisatie, de doelstellingen en de belanghebbenden
2. Samenwerking
Samen met anderen de activiteiten richten op een gemeenschappelijk doel. Het gezamenlijke resultaat op de eerste plaats stellen en zich daarvoor naar beste kunnen inzetten. Een goede onderlinge sfeer en cultuur bevorderen.
3. Omgevingsbewustzijn
Weten en begrijpen hoe een pensioenfonds en diens omgeving (denk aan: fondsorganen, IT, sociale partners, toezichthouders, uitvoerders, adviseurs, etc.) werkt en hoe daarbinnen te manoeuvreren teneinde de gestelde doelen te bereiken.
Kracht 1. Klant-, kwaliteits & resultaatgerichtheid
De klant en de doelstellingen van de organisatie door en door kennen. Acties en beslissingen richten op het daadwerkelijk realiseren en verbeteren van beoogde resultaten. Gedrag laten zien dat getuigt van het stellen van hoge eisen aan de uitvoering van de activiteiten en processen van het fonds.
4. Tijdsbesteding Een bestuurslid moet voldoende tijd beschikbaar hebben en bereikbaar zijn om zijn/haar taak als bestuurslid goed te kunnen vervullen. Het voltijdequivalent voor de functie van een niet uitvoerende bestuurslid is 0,2 fte. 5. Gewenst opleidingsniveau en ervaring Van een kandidaat bestuurslid wordt verwacht dat hij of zij beschikt over: 1. een brede maatschappelijke belangstelling en ervaring; 2. een HBO- of academisch niveau van denken en functioneren; 3. inzicht in bestuurlijke processen; 4. een relevant netwerk in het werkgebied en marktsegment waarin het fonds zich bevindt.
Blz. 4
6. Diversiteit Er wordt gestreefd naar een bestuurssamenstelling waarbij de belanghebbenden op een zo evenwichtige mogelijke wijze zijn vertegenwoordigd en bestuursleden ook complementair zijn en zij competenties en invalshoeken inbrengen die elkaar aanvullen. Het bestuur streeft er naar dat in het bestuur ten minste één man en één vrouw zitten en ten minste één lid boven en één lid onder de veertig jaar. De eis van geschiktheid prevaleert boven diversiteit. 7. Duur zittingstermijn De leden van het bestuur hebben zitting voor een periode van vier jaren en zijn na afloop van deze periode opnieuw benoembaar. Een bestuurslid kan in principe twee keer worden herbenoemd. 8. Benoemingsprocedure De selectie van de kandidaten voor het bestuurslidmaatschap wordt door het niet uitvoerend deel van het bestuur gemaakt aan de hand van bovenstaand functieprofiel. Voordat een kandidaat door het niet-uitvoerende deel van het bestuur als bestuurslid kan worden benoemd moet het te benoemen bestuurslid zijn medewerking verlenen aan de geschiktheidstoets door DNB en de daarvoor noodzakelijke formulieren invullen. Het bestuur moet bij de voordracht van het te benoemen bestuurslid bij DNB motiveren waarom de kandidaat in het functieprofiel past. 9. De hoogte van de vergoeding of de onkostenregeling De hoogte van de vergoeding en/of de onkostenregeling is vastgelegd in het door het bestuur vastgestelde en openbaar gemaakte beloningsbeleid. Op basis van de gevraagde functie en verwachte tijdsbesteding van ca. 1 dag per week zal dit ca. 25.000 euro bruto zijn.
Blz. 5
