FUNCTIEPROFIEL Griffier bij
Gemeente Hilversum
PublicSpirit Gert-Jan Jongkind Senior Consultant Amersfoort, januari 2015
Context van de functie Gemeente Hilversum, Dudokpark 1, 1217 JE Hilversum Hilversum, mediastad in het groen Hilversum biedt het beste van twee werelden. Het is hét bekende hart van de creatieve mediawereld. De plek waar grote ontwikkelingen ruim baan krijgen, ook op het gebied van ondernemen, industrie en cultuur. Tegelijkertijd is er de vernieuwingsdrang van een dynamische gemeente met een uitgesproken groen karakter. Hilversum is van oudsher dé mediastad van Nederland en is de thuisbasis van de crossmediale, creatieve industrie. Vanuit het Media Park en de voormalige omroepgebouwen zijn talloze (facilitaire) bedrijven op mediagebied actief. Deze mediabedrijven zijn daarmee al ruim 90 jaar gezichtsbepalend voor de stad, ook letterlijk door de opvallende architectuur van de gebouwen waarin ze gevestigd zijn. Hilversum is niet alleen een centrum voor economische bedrijvigheid. Het groene karakter van zowel de stad als van de omgeving maakt het zeer aantrekkelijk om te wonen en te recreëren. Hilversum telt ruim 86.000 inwoners, die met elkaar ruim 41.000 woningen delen. Regionaal gezien fungeert Hilversum als centrumgemeente voor het Gooi, met de belangrijkste voorzieningen op economisch en maatschappelijk gebied. Gelegen in het midden van Nederland is Hilversum een ideale plaats om te wonen en te werken. De stad is goed te bereiken met het openbaar vervoer (intercitystation) en ook de bereikbaarheid over de weg is de afgelopen jaren sterk verbeterd. De aanwezigheid van internationale scholen maakt de stad tot een aantrekkelijke vestigingsplaats voor expats. Daarnaast staat Hilversum bekend als ‘jonge monumentenstad’; de periode 1920-1940 leverde Hilversum belangrijke bouwkunst op. Als stadsarchitect ontwierp de wereldberoemde W.M. Dudok onder meer het Raadhuis. In Hilversum is ook veel aandacht voor hedendaagse architectuur, met het Arena Park, NS Station, Beeld & Geluid en De Vorstin als in het oog springende voorbeelden. Bestuur - Gemeenteraad De gemeenteraad van Hilversum telt 37 zetels, verdeeld over 10 fracties: D66 :9 Hart voor Hilversum : 6 VVD :6 SP :4 PvdA :3 CDA :3 GroenLinks :2 ChristenUnie :2 Hilversum 1 :1 Leefbaar Hilversum : 1
PublicSpirit
2 van 7
Direct na de gemeenteraadsverkiezingen is in de Raad van Hilversum gesproken over de relatie tussen het bestuur (gemeenteraad en college van B&W) en de Hilversummers. Bij het besturen van de stad wil de raad, -nog beter dan voorheen- samenwerken met Hilversummers en lokale instellingen, bedrijven en verenigingen. Dit heeft geleid tot het raadsakkoord “Politiek met draagvlak en daadkracht”. Hierin zijn de afspraken van een aantal politieke partijen (D66, VVD, SP, CDA, HvH en LH) in de Hilversumse gemeenteraad vastgelegd, om de relatie tussen politiek en Hilversumse samenleving te versterken. Hilversum kent vier raadscommissies: Samenleving, Verkeer & Beheer, Ruimte, Economie & Bestuur. Voor circa de helft van de raadsleden geldt dat zij dit jaar kennismaakten met het raadslidmaatschap. Naast de 37 raadsleden, zijn ook circa 25 fractiemedewerkers actief. Bestuur - College van Burgemeester & Wethouders Het College van Hilversum bestaat uit de burgemeester en vijf wethouders. In Hilversum vormen D66, VVD, SP en CDA een coalitie. De wethouders zijn afkomstig uit de partijen: D66 (2), VVD, SP en CDA. Het coalitieakkoord en raadsakkoord zetten in op versterking van het politieke primaat, het draagvlak en de daadkracht van de politiek. De coalitiepartijen hebben in het coalitieakkoord afspraken vastgelegd over speerpunten en over thema´s waarover verschillende politieke inzichten bestaan. Het betekent verder dat voor overige onderwerpen wisselende politieke meerderheden kunnen worden bewerkstelligd. De coalitiepartijen hebben afgesproken hier niet de vertrouwensvraag aan te verbinden. Griffie De griffie in Hilversum bestaat uit drie medewerkers: de griffier en twee commissiegriffiers. Samen voeren zij het secretariaat van de raad en de commissies, bereiden besluitvorming voor en zorgen voor de informatievoorziening. Verder verzorgt de raadsgriffie de communicatie vanuit de raad over besluitvorming en het werk van de raad. Alle andere zaken die dienen ter ondersteuning van de raad en het besluitvormingsproces, worden in nauwe samenwerking en in goed overleg vanuit de ambtelijke organisatie verricht. Ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie van de gemeente Hilversum wordt doorontwikkeld om deze beter te laten aansluiten op haar rol in de stad. In de nieuwe structuur van de ambtelijke organisatie wordt onderscheid gemaakt tussen medewerkers die direct in verbinding staan met de stad en medewerkers die een ondersteunende rol hebben richting bestuur en de organisatie. Analyse In opdracht van de Werkgeverscommissie wordt door de griffier ad interim thans een analyse gemaakt van de huidige ondersteuning van de gemeenteraad en de toekomstige behoefte op basis van consultatie van de raad. Specifiek wordt onderzocht: - de kwaliteit van de besluitvorming (vergadermodel en raadstukken); - de verhoudingen (positie raad en griffie); - de sterkte van de raad (dualisme); - afstand burger en raad (burgerparticipatie); - politieke profilering (zichtbaarheid). Ook de ambitie van de raad zoals geformuleerd in het raadsakkoord wordt in de analyse meegenomen.
PublicSpirit
3 van 7
De uitkomsten van het onderzoek worden eind januari 2015 verwacht.
Functie De functie van griffier bevat een aantal hoofdelementen: Richting Raad: advies en ondersteuning De griffier: - is eerste adviseur van de gemeenteraad; - verleent gevraagd en ongevraagd advies en bijstand aan de gemeenteraad, aan de gemeenteraadsfracties en aan individuele leden van de gemeenteraad; - adviseert en ondersteunt de gemeenteraad bij de invulling van zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en neemt daartoe de nodige initiatieven; - adviseert over en begeleidt onderzoeken in het kader van de controlerende functie van de gemeenteraad; - adviseert en ondersteunt de gemeenteraad over de inhoud en toepassing van raadsinstrumenten; - adviseert en ondersteunt de raad waar het gaat om opleiding en training; - adviseert en informeert de gemeenteraad bij de totstandkoming van de (strategische) termijnagenda en bij de invulling van zijn rol in de beleid- en beheercyclus; - adviseert over het functioneren van de gemeenteraad, doet voorstellen voor de totstandkoming en verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen; - adviseert over en draagt bij aan het toegankelijk maken van relevante informatie voor de raad; - adviseert over en bewaakt de budgetten van de raad; - draagt zorg voor het bewaken van de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de gemeenteraad en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college; - is verantwoordelijk voor de kwaliteit van en draagt zorg voor de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen van de gemeenteraad, werkgroepen en dergelijke. Richting Griffie en griffiemedewerkers De griffier: - treedt op als formeel leidinggevende van de griffie; - bewaakt de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden van de griffie; - organiseert de werkprocessen zodanig dat met minimale middelen optimale resultaten behaald worden; - geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie en aan externe bureaus of inhuurkrachten die in opdracht van de gemeenteraad werkzaamheden uitvoeren; - bevordert goede politiek-bestuurlijk-ambtelijke verhoudingen tussen raad en griffie. Richting College en ambtelijke organisatie De griffier: - treedt op als verbinder van politieke, bestuurlijke en ambtelijke processen; - is verantwoordelijk voor de juiste afstemming met de secretaris over de taken die de ambtelijke organisatie structureel levert aan de gemeenteraad; - bewaakt de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces en de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij dat proces, spreekt betrokkenen hierop aan en bevordert een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad; - onderhoudt een goede samenwerkingsrelatie met de gemeentesecretaris, gericht op samenwerking tussen college, raad en ambtelijke organisatie.
PublicSpirit
4 van 7
Richting Hilversum en andere overheden De griffier: - adviseert en ondersteunt de raad bij communicatie met de burgers, invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de gemeenteraad en het realiseren van burgerparticipatie; - fungeert als eerste aanspreekpunt voor de burger;. - participeert in netwerken binnen en buiten de gemeente, in het belang van de gemeenteraad; - onderhoudt buiten Hilversum relevante contacten op alle bestuurlijke en ambtelijke niveaus; - onderhoudt contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, media, inwoners en belangenorganisaties en andere -voor zijn functioneren in de gemeente relevante- externe contacten; - treedt namens de gemeenteraad op als gemandateerd opdrachtgever en als vertegenwoordiger in externe overlegsituaties bij onderwerpen die de gemeenteraad betreffen.
Profiel Algemeen De griffier van Hilversum heeft een sleutelpositie ten aanzien van de advisering en ondersteuning van de gemeenteraad en is de spil tussen griffie en ambtelijke organisatie. Met de burgemeester en gemeentesecretaris vormt de griffier hét scharnier tussen bestuur en ambtelijke organisatie. Hiervoor heeft de griffier een relatief beperkt aantal middelen tot zijn/haar beschikking. Om effectief te zijn, beschikt de griffier van Hilversum over de juiste eigenschappen. In mediastad Hilversum weet de griffier te schakelen tussen zenden en ontvangen, beschikt de griffier over een breed palet aan beïnvloedingsstijlen en weet situationeel de juiste stijl te hanteren. De griffier weet de overtuigen, te inspireren/enthousiasmeren, en weet als dat nodig is een grens te trekken. Richting raad Van de griffier wordt verwacht dat deze prioriteit geeft aan de ondersteunende rol richting raad. De griffier draagt zorg voor een goed georganiseerd administratief-logistiek proces, waarbij “de basis op orde is”. Het College en ambtelijke organisatie zijn verantwoordelijk voor aanlevering van stukken aan de griffie, die deze agendeert/doorgeleidt richting raad. De griffier draagt waar mogelijk bij aan verbetering van de tijdigheid van stukken als de kwaliteit van stukken. Naast de primaire taak zorg te dragen voor een goed georganiseerde stukkenstroom, adviseert de griffier de raadsleden over hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. De griffier neemt initiatief en komt met voorstellen om de zichtbaarheid van de raad te vergroten. De griffier van Hilversum kent de reglementen, evenals relevante wet- en regelgeving. Vanuit parate kennis ondersteunt de griffier de voorzitter van de raad tijdens de vergaderingen. Richting griffie en griffiemedewerkers De inzet van de medewerkers van de griffie is hoog. De werkdruk laat niet altijd toe de gewenste aandacht en zorg te besteden aan de basistaken van de griffie. In afwachting van de analyse die door de huidige interim griffier gemaakt wordt, is de verwachting dat de griffie versterkt gaat worden met een officemanager om de workload en werkdruk beter te stroomlijnen.
PublicSpirit
5 van 7
Daarnaast loopt een discussie om de capaciteit die nu vanuit de ambtelijke organisatie wordt ingezet ten behoeve van de raad, onder te brengen bij de griffie. Naast aandacht voor de efficiency van de werkprocessen wordt van de griffier verwacht dat deze ook aandacht heeft voor de inzet en ontwikkeling van de medewerkers van de griffie. Gelet op de omvang van de griffie is de griffier van Hilversum ook meewerkend voorman/vrouw. De griffier kan schakelen in leiderschapsstijl: coachend waar kan, sturend waar moet. Richting college en ambtelijke organisatie Een goede samenwerking tussen griffie en organisatie is essentieel. De ambtelijke organisatie is de leverancier van stukken die de griffie agendeert voor de commissie- en raadsvergaderingen. De grondhouding over en weer is positief en samenwerkingsgericht te noemen. De tijdigheid, de volledigheid en de kwaliteit van de stukken is voor verbetering vatbaar. De griffier speelt in deze verbeterslag, samen met de gemeente secretaris een belangrijke rol. De doorontwikkeling van de organisatie en de analyse van wensen van de raad door de huidige interim-griffier, bieden volop kansen. De driehoek komt wekelijks bijeen en de leden van de driehoek weten elkaar ook informeel te vinden. Naast overleg over agenda-technische zaken, zouden, in het belang van de raad, in dit overleg ook strategische zaken en de langere termijn agendering meer aandacht moeten krijgen. De griffier heeft hierin een mede-initiërende rol. Richting omgeving - Hilversum en andere overheden De griffier is toegankelijk voor burgers. Hij/zij is de spil als het gaat om informatie uitwisseling tussen raad en burgers, vice versa. De griffier faciliteert de raad als bestuursorgaan meer zichtbaar te zijn in de Hilversumse samenleving. De griffier neemt actief deel aan de vergaderingen van de griffierskring Gooi- en Vechtstreek. Competenties: Overtuigingskracht Organiserend vermogen Oplossingsgericht Samenwerking Sensitiviteit (voor omgeving, bestuur, organisatie en individuele bestuurder en medewerker). Schakelvermogen (in relatie tot situaties en tot personen) Open en toegankelijk, contactueel/communicatief sterk Relativeringsvermogen/humor Functie-eisen Academisch werk- en denkniveau; Relevante werkervaring, bij voorkeur op het snijvlak politiek/bestuur en ambtelijke organisatie; Relevante leidinggevende ervaring; Relevante ervaring met het organiseren en sturen van projecten en processen.
Arbeidsvoorwaarden De functie is gewaardeerd in schaal 14. Dit komt overeen met maximaal € 85.000,-- bruto op jaarbasis, inclusief toeslagen en vakantiegeld.
PublicSpirit
6 van 7
Meer informatie PublicSpirit kan u meer informatie verschaffen over functie. Voor inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met Gert-Jan Jongkind. Heeft u vragen over de sollicitatieprocedure, dan kunt u terecht bij Marianne Pinke, medewerker servicedesk, beiden bereikbaar via telefoonnummer 033-445 9050. Mocht u na het lezen van dit uitgebreide functieprofiel zelf geen interesse hebben in deze functie maar wel iemand uit uw netwerk kennen die wellicht belangstelling heeft, dan bent u uiteraard vrij om dit profiel aan hem/haar ter beschikking te stellen.
Solliciteren De search, werving en selectie voor deze functie wordt verricht door PublicSpirit. Uw sollicitatie kunt u indienen via onze website (www.publicspirit.nl). Vanuit de vacature op de website kunt u solliciteren via de direct reageren button. U kunt hier een motivatiebrief en een cv indienen. Indien uw sollicitatie correct door ons is ontvangen, krijgt u een automatisch gegenereerde ontvangstbevestiging. De vacature is opengesteld op 10 januari 2014. U kunt reageren tot 25 januari 2015, na deze datum wordt uw sollicitatie in reserve genomen. In week 6 en 7 worden de eerste sollicitatiegesprekken gevoerd bij PublicSpirit. In week 8 worden de door PublicSpirit geselecteerde kandidaten aan Hilversum gepresenteerd. De 1e ronde selectiegesprekken in Hilversum vindt plaats in week 8. De 2e ronde selectiegesprekken in Hilversum vindt plaats in week 9. U wordt door ons geïnformeerd over het verloop van uw sollicitatie. Een assessment kan deel uit maken van de procedure. Het inwinnen van referenties maakt deel uit van de procedure.
PublicSpirit
7 van 7
