Functiekaart. Bijdragen tot een efficiënt werkende administratie bij het gemeentebestuur en van het secretariaat in het bijzonder

Gemeente Lede

Functiekaart Functie Graadnaam: administratief medewerker

Afdeling: Algemene zaken

Functienaam: administratief medewerker

Dienst: Secretariaat

Functiefamilie: administratief uitvoerend

Subdienst: Onthaal

Functionele loopbaan: C1-C3

Code:

Doel van de entiteit Bijdragen tot een efficiënt werkende administratie bij het gemeentebestuur en van het secretariaat in het bijzonder. De subdienst Onthaal staat in voor een klantvriendelijk (telefonisch) onthaal van de burgers.

Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan de gemeentesecretaris.

Kernresultaten Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures



instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren



uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende



opmaken van verslagen en nota's



opmaken van uitgaande brieven



voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen



administratieve ondersteuning bij de opmaak van strategische plannen en beleidsnota's



opstellen artikels voor het infoblad en de website



controleren en toegang verlenen tot specifieke infrastructuur



verwerken van inkomende en uitgaande post

pagina 1 van 5

Gemeente Lede

Functiekaart Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

opvolgen van de website



instaan voor een vlot contact met de burger



bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden



telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen



afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie



wetgeving en regelgeving kunnen toepassen



volgen van bijscholing, vorming,… voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau



vakgerichte informatie raadplegen



correct gebruiken van de prikklok



naleven van het arbeidsreglement

Ondersteuning burgemeester en secretaris Instaan voor de administratieve ondersteuning van en assistentie aan de burgemeester en de secretaris. Doel: administratieve ondersteuning voor burgemeester en secretaris. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

beheer inkomende en uitgaande post



agendabeheer



instaan voor de correspondentie

Notulen Opmaak, opvolging en afwerking van de notulen van de bestuursorganen. Doel: bijhouden van volledige en correcte notulen met betrekking tot de onderscheiden bestuursorganen. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

regelen van de correspondentie in verband met de bestuursorganen



opmaak van de dagorde en bijkomende dagordes

pagina 2 van 5

Gemeente Lede

Functiekaart 

opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen



verzamelen en samenstellen van de te behandelen dossiers



beantwoorden van vragen van collega’s in verband met de bestuursorganen



opmaak van het verslagen / notulen



ordelijk klasseren

Postverwerking Verwerken en bedelen van in- en uitgaande post. Doel: de briefwisseling opvolgen en verzekeren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

beheer van de inkomende post (inbegrepen registratie, sortering en verdeling)



beheer van de uitgaande post

Telefonisch onthaal Instaan voor de telefoonpermanentie om de diverse actoren op een correcte en klantvriendelijke manier te informeren en indien noodzakelijk te begeleiden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten. Doel: optimaal informeren van de diverse actoren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

instaan voor de bediening van de telefoon(centrale)



burgers klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen



correct informeren en doorverbinden met de juiste entiteit

Onthaal aan balie Verzorgen van de dienstverlening naar de diverse actoren toe en hen op een correcte en klantvriendelijke manier begeleiden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten. Doel: optimaal informeren en doorverwijzen van de diverse actoren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

mensen doorverwijzen en eventueel begeleiden naar de juiste entiteit



divers actoren klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen



vriendelijk onthaal van bezoekers en (nieuwe) inwoners

Redactie Instaan voor en coördineren van de redactionele opdrachten zowel wat interne als externe communicatie betreft. Doel: doeltreffende communicatie waarborgen. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

redactie van teksten



corrigeren en nalezen van teksten

pagina 3 van 5

Gemeente Lede

Functiekaart 

ervoor zorgen dat teksten tijdig afgeleverd worden en dat alle entiteiten hiertoe bijdragen

Administratie communicatie / publiekswerking Administratieve ondersteuning bij het opzetten en in stand houden van verschillende communicatiekanalen. Doel: ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: 

redactie, opmaak en verspreiding van het wekelijkse collegebericht via intranet



contactgegevens van de pers verzamelen en up-to-date houden



actualisering van de website met name op het vlak van persberichten, maar ook aanpassingen op verzoek van andere entiteiten



opvolging van briefwisseling, telefoons, meldingen en e-mails



opmaak jaarverslag

Verruimende bepaling: op vraag van de secretaris verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

pagina 4 van 5

Gemeente Lede

Functiekaart Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

Technische Competenties Gradatie

X X X X X X X

X X X X X X

grondig

voldoende

Werking en werkmiddelen Wetgeving en regelgeving

Competentie Algemene PC-vaardigheden Outlook Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie

elementair

Cluster PC-Vaardigheden

Gedragscompetenties Gradatie gradatie 3

Probleemoplossend gedrag Waardegebonden gedrag

gradatie 2

Persoonsgebonden gedrag

Competentie Voortgangscontrole

gradatie 1

Cluster Beheersmatige vaardigheden Interactief gedrag

X

Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Teamwerk en samenwerken Flexibiliteit

X X X X

X X X

Kwaliteit en nauwgezetheid Leerbereidheid Klantgerichtheid

X X X

X

Integriteit Loyauteit Resultaatgerichtheid

X X X

pagina 5 van 5