Functiefamilie : administratieve functies
Functie : coördinator dienst buitenschoolse kinderopvang
Ouderbeleid • Intake nieuwe ouders • Contacten met ouders mbt pedagogische aangelegenheden of zaken van algemene organisatie (aanmerkingen – klachten – doorstroming info) • Afhandeling klachten • Regelmatige oudercontacten ifv begeleiding kinderen met moeilijk gedrag • Participatiebeleid uitstippelen: − Organiseren van behoeften- en tevredenheidsonderzoek + verwerking − Organiseren van formele en informele oudercontactmogelijkheden − Berichten voor ouders ivm de algemene werking; • Ouderbeleid aanbrengen in organisatie en in teamwerking; • Optreden in geval niet nakomen afspraken huishoudelijk reglement; • Bemiddelende rol medewerker/bestuur/ouder; • Bereikbaar zijn voor de ouders; Pedagogisch beleid • Uitstippelen van pedagogisch beleid; • Vorm geven aan pedagogisch beleid in werking • Plaatsingsbeleid kinderen – groepindelingssysteem; • Pedagogisch handelen van medewerkers toetsen en bijsturen; • Voorzieningen treffen ivm begeleiding van het pedagogisch werk – systeem opvolging kinderen; • Doorverwijzingsprocedure uitwerken; • Organiseren en begeleiden kinderparticipatiesysteem: − tevredenheidsonderzoek; − kringgesprekken – kindervergaderingen samen met medewerkers. • Organiseren en begeleiden observatiesystemen; • Handelingsplannen opstellen voor moeilijk functionerende kinderen; Personeelsbeleid • Uitstippelen van doelstellingen (begeleidingstaak) + bewaken en administratie • Uitwerken van systeem voor werving, selectie, evaluatie, bestuur/medewerker, bezettting, uitbreiding, stagiairs, vrijwilligers, jobstudenten i.s.m. personeelsdienst en diensthoofd; • Instap en beleidingsprocedure van nieuwe medewerkers • Begeleiding medewerkers individueel (indien nodig) en team; • Communicatiestroom verzorgen ivm algemene werking • Bemiddelende rol ouders/bestuur/medewerkers; • Continuïteit waarborgen • Werkrooster – vervangingen: procedure uitwerken • Garanderen minimumbezetting; • Plannen en bewaken van de dagelijkse werking in de IBO’s en besluitvorming bewaken • Individuele werking bijsturen door: − Supervisie en begeleidingsgesprekken; − Functioneringsgesprekken; − Evaluaties en beoordelingsgesprekken. • Leerresultaten integreren in de werking; • Tevredenheidsonderzoeken opstellen en begeleiden in de uitvoering + verwerken • Bereikbaar zijn voor medewerkers • Voorzien van vakliteratuur
gemeente diepenbeek
1
•
Opvang doen in noodgevallen
Infrastructureel beleid • Algemeen onderhoud van de locaties in overleg met betrokken diensthoofd; • Bereikbaarheid en gezondheid van de locatie garanderen; • Inrichting in overleg met team en bestuur; • Voorstellen voor aankoop en vernieuwing en verbetering; • Signaleren van beperkingen Financieel beleid • Overleg in coördinatieteam ivm werkingsbudgetten; Gezondheids-, veiligheids- en hygiënebeleid • Toezien op hygiëne van personen (kinderen en medewerkers) • Brandevacuatieplan; • Procedures uitwerken in geval van noodsituaties; • Procedures op punt zetten en bijsturen en bekendmaken ivm voorzieningen (alarm, verwarming, verlichting, …) • Bijscholing ivm EHBO, verkeersveiligheid plannen
Administratief beleid • Verslagen maken, bijhouden en verwerken en zorgen voor doorstroming • Correspondentie (post – telefoon – e-mail ….) • Kennis registratie en controle prestaties kinderen • Zicht op medische gegevens kinderen; • Voorbereidende nota’s – schrijfwerk kwaliteitshandboek; • Aanleg – onderhoud overzichtelijk klassement en archief • Kopieerwerk
Organisatie en interne communicatie • Bestellingen en aankopen materialen voor de werking met de kinderen + voeding + inrichting • Overleg met poetsvrouw in elke locatie; • Evenwichtig en aansprekend vakantieprogramma coördineren • Huishoudelijke activiteiten organiseren en opvolgen • Opstellen van werkplanning en opvolging • Organiseren en leiden van teamvergaderingen • Richtlijnen aan de medewerkers • Verantwoordelijkheid opnemen bij ernstige feiten • Wasserij • Werken aan PR Kwaliteitsbeleid • Neerschrijven missie en visie in overleg met alle betrokken partijen; • Werking in zijn facetten doorlichten; • Voor elk terrein beleidsdoelen en werkingsdoelen formuleren; • Met regelmaat deze doelstellingen toetsen en bijsturen; • Kwaliteitsplanning opmaken op korte en lange termijn; • Tevredenheidspeiling jaarlijks bij alle betrokken partijen; • Toezien op afspraken en procedures ivm kwaliteitsbeleid en in het coördinatieteam brengen; • Klachten opvangen en indien nodig verder doorsturen naar klachtencoördinator; Externe beleidsvoering • In overleg met diensthoofd(en): − Lokale behoeften onderzoeken; − Gegevens doorgegeven aan en verwerken van lokale overlegstructuren.
gemeente diepenbeek
2
•
Regionaal en nationaal: − Vergaderingen en overlegcommissies ivm kinderopvang; − Opstellen en verwerken van rapporten en verslagen; − Samenwerkingsverbanden met K&G, regionale overlegstructuren en inspectie
Eigen deskundigheid • Nieuwe ontwikkelingen volgen; • Bijwonen van opleidingen en vorming; • Integreren van nieuwe kennis. Attitudes en vaardigheden • Vertrouwen, rust en geduld kunnen uitstralen; • Respect tonen tav alle betrokken partijen; • Openstaan voor verschillende meningen en die naast elkaar kunnen leggen; • Kunnen relativeren; • Flexibel kunnen opstellen; • Stimulerende en motiverende houding kunnen aannemen; • Aandacht hebben voor onderlinge relaties; • Kunnen anticiperen op …. • Uitnodigen tot zelfstandigheid; • Consequent zijn; • Positief assertief ingesteld zijn; • Bereid zijn om bij te scholen; • Eigen normen in vraag kunnen stellen; • Een collegiale houding weten aan te nemen; • Voorbeeldfunctie kunnen zijn; • Beroepsgeheim respecteren; • Betrokkenheid met kinderen; • Leiding kunnen geven; • Kennis van ontwikkelingspsychologie + pedagogie; • Kennis en toepassen van groepsdynamica; • Kennis van speltechnieken en spelvormen; • Kunnen organiseren, problemen kunnen oplossen en beslissingen kunnen nemen; • Cursus kwaliteitszorg gevolgd hebben; • Basiskennis softwaretoepassingen • Bedienen van communicatiesystemen • Kunnen omgaan met vertrouwelijke gegevens • Nauwkeurig zijn.
gemeente diepenbeek
3
Operationele doelstellingen van de dienst • • •
het correct toepassen van de wettelijke bepalingen inzake administratie het administratief ondersteunen van de diensten in het realiseren van de operationele doelstellingen het ondersteunen van het beleid inzake administratie
Taken Uitvoerende taken • • • • • • • • •
verrichten van uitvoerende taken administratief ondersteunen van de collega’s administratief ondersteunen van het diensthoofd, o.a: opmaken van verslagen, brieven opstellen verrichten van uitvoerende taken in opdracht van het diensthoofd doornemen en zich eigen maken van de onderrichtingen eventueel zelf opvolgen van de specifieke reglementering toepassen van de wettelijke bepalingen zich eigen maken van vernieuwingen in computerprogramma’s en toepassingen volgen van functierelevante opleidingen
Inhoudelijk verruimende taken • • • • •
zelfstandig beheren van routine-dossiers inhoudelijk uitdiepen van dossiers, vragen en/of problemen overleg plegen met de diensthoofd inzake complexe dossiers bewaken van de kwaliteit van eigen functioneren aanbrengen van een planning in de eigen taakuitvoering: korte termijn, langer termijn en/of jaarplanning • bepalen van prioriteiten in het takenpakket • signaleren van bemerkingen, vragen en problemen binnen de dienst aan het diensthoofd • suggesties ter verbetering van de werking van de dienst of oplossingen voor concrete problemen, aanbrengen • dagelijks overleg met het diensthoofd • dagelijks overleg met de collega’s • voorbereiden van de dossiers voor het College • samenstellen van dossiers voor het College; terzake informeren van en overleg plegen met het diensthoofd • uitvoeren van de beslissingen getroffen door het College • toepassen van de beleidsbepalingen geformuleerd door het diensthoofd • onderhouden van contacten met de andere gemeentelijke diensten in functie van de eigen werkzaamheden • ten rade gaan bij de hogere overheidsdiensten • onderhouden van contacten met externe instanties in functie van de eigen werkzaamheden
Competenties Organisatiegerichte competenties • • • • •
klantgerichtheid verantwoordelijkheidszin flexibiliteit integriteit loyaliteit
gemeente diepenbeek
4
Competenties functiefamilie administratieve functies • • • • •
accuraatheid samenwerken zelfinzicht zelfstandig (zelfzekerheid) conformiteit
Functiespecifieke competenties • •
probleemoplossend vermogen leervermogen
Kennis en ervaring • • • •
kennis van de wetgeving functie en werking van de gemeentelijke diensten de belangrijkste moderne administratieve en kantoortechnieken informaticakennis
gemeente diepenbeek
5
Bijlage : toelichting competenties :
Organisatiegerichte competenties klantgerichtheid -
onderkent, onderzoekt en anticipeert op de behoeften en gevoelens van de interne & externe klant en handelt ernaar geeft een hoge prioriteit aan dienstverlening en klanttevredenheid
verantwoordelijkheidszin -
engageert zich op een plichtsbewuste manier om het takenpakket te realiseren en de gemaakte afspraken na te komen streeft ernaar zich te ontwikkelen binnen de organisatie
flexibiliteit -
blijft doelmatig handelen door zich aan te passen aan problemen of veranderingen in omgeving, taken, verantwoordelijkheden of mensen
integriteit -
handhaaft algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, laat zich niet beïnvloeden door sympathieën en/of antipathieën
loyaliteit -
is in staat zich te identificeren met de belangen, prioriteiten en doelstellingen van de organisatie en er naar te handelen in de praktijk
Competenties functiefamilie administratieve functies accuraatheid -
geeft gevraagde informatie punctueel en juist door werkt met de nodige zorg en aandacht het werk af controleert het werk zorgvuldig en grondig heeft oog voor details en schoonheidsfoutjes
samenwerken -
heeft aandacht voor mekaars deeltaak en helpt mee wanneer dit nodig is zet zich in voor het bereiken van win-win oplossingen in het team, i.f.v. de werksfeer treedt op een constructieve wijze in overleg met collega’s om de beste oplossingen voor de dienst te bekomen wisselt informatie en kennis met rechtstreekse collega’s en andere diensten uit om de werking van de organisatie te optimaliseren vraagt indien nodig hulp en biedt die aan en bewaart hierin een zeker evenwicht
zelfinzicht -
staat open voor feedback
gemeente diepenbeek
6
-
schat eigen sterktes en zwaktes in en formuleert realistische doelstellingen voor zichzelf kan eigen handelen en functioneren kritisch bekijken en tracht te leren uit fouten heeft een realistisch zelfbeeld: overschat noch onderschat zichzelf
zelfstandigheid - zelfzekerheid -
kan binnen een gegeven kader, taken zonder sturing uitvoeren kan routine dossiers met het nodige vertrouwen alleen afwerken kan binnen de grenzen van eigen bevoegdheid zelf beslissingen nemen aangaande eigen taken kan taakgerelateerde problemen en vragen die regelmatig voorkomen afhandelen kan vooropgestelde realistische doelen bereiken, zonder veel hulp van anderen
conformiteit -
kent de eigen plaats in de hiërarchie en handelt daar ook naar handelt nauwgezet t.a.v. procedures voert (beleids)beslissingen uit en ondersteunt deze, ondanks een andere mening leeft collectief genomen beslissingen en afspraken na schikt zich naar de organisatiestructuur
Functiespecifieke competenties probleemoplossend vermogen -
kan oorzaken van een probleem herkennen kan hoofd- en bijzaken van een probleem onderscheiden zoekt naar realistische oplossingen en stelt deze voor helpt gebruikers met moeilijkheden en vragen verder
leervermogen -
levert inspanningen om relevante info (bv nieuwe wetten en decreten) op te zoeken en aan te leren kan nieuwe inzichten toepassen in het werk blijft bij met de nieuwste computerprogramma’s
gemeente diepenbeek
7
