FUIVEN MOET KUNNEN
IN KIELDRECHT JEUGDHUIS ‘T EILAND
ALGEMEEN Jeugdhuis ’t Eiland kan door lokale (jeugd) verenigingen afgehuurd worden voor fuiven en feesten. Onder bepaalde voorwaarden en maximaal 4 keer per jaar wil het jeugdhuis zijn infrastructuur hiervoor tijdens zijn normale openingsuren ter beschikking stellen. Deze beperking heeft te maken met het feit dat het jeugdhuis op jaarbasis maar 12 afwijkingen op het sluitingsuur kan krijgen. Elke keer het jeugdhuis wordt verhuurd, kan het zelf weer een afwijking minder aanvragen. Maar ook buiten de gewone uren zijn er mogelijkheden (voor bijvoorbeeld een vergadering of receptie). Deze folder biedt je extra informatie waar je rekening mee moet houden, plus ook de tarieven en alle bijkomende elementen nodig om een fuif te geven... De instuif kan tijdens de normale openingsuren afgehuurd worden voor fuiven door jeugdverenigingen (erkend door de Jeugdraad van Beveren) of jeugdafdelingen (-26) van een sport- of andere vereniging die afkomstig zijn uit Kieldrecht of Verrebroek. Een motivatie om het jeugdig karakter van de fuif aan te tonen kan eventueel worden opgevraagd door het dagelijks bestuur. Een vereniging kan maar 1 maal per jaar een fuif geven. Het jeugdhuis wordt niet verhuurd aan individuen voor een fuif of privé-feest. Het jeugdhuis kan door verenigingen buiten de normale openingsuren ook gehuurd worden voor bijzondere aangelegenheden. Bijvoorbeeld: een leden- of oud-ledenavond, een receptie ter gelegenheid van de verjaardag van de vereniging, een vergadering,… Voorwaarde is dat het gaat om gelegenheden die met jongeren te maken hebben. De aanvraag hiervoor wordt gericht aan de verantwoordelijken van het jeugdhuis of de jeugddienst. De voorstellen worden bekeken op het dagelijks bestuur en al dan niet toegelaten naargelang het soort activiteit. Deze activiteiten tellen niet mee voor het maximale aantal van vier fuiven per jaar, omdat verondersteld wordt dat hiervoor geen afwijking op het normale sluitingsuur moet worden aangevraagd. Indien dit wel het geval is, wordt bekeken in functie van de planning van het jeugdhuis of er een extra afwijking kan toegestaan worden. Je kan een fuif één jaar voor datum aanvragen bij de jeugddienst, definitieve bevestiging krijg je zes maanden voor datum. Dit om het jeugdhuis de kans te geven eerst zelf het jeugdhuis te kunnen vrijhouden in functie van hun eigen activiteitenplanning. De jeugddienst beheert de agenda, regelt de contracten en de facturatie. De basishuurprijs voor fuiven bedraagt 150 EUR. In deze prijs is de huur van de geluids- en lichtinstallatie inbegrepen. We beschikken over een goede geluids- en lichtinstallatie, die verplicht moet gebruikt worden door de huurder. Het bijplaatsen van extra versterkingsmateriaal en luidsprekers is verboden. Extra lichtmateriaal kan in overleg met het jeugdhuis bij gehangen worden indien alles nadien in de oorspronkelijke staat wordt terug gezet. De huurder is verantwoordelijk voor toegebrachte schade tijdens het verloop van de fuif. Onverantwoord gebruik van het materiaal door de dj’s kan leiden tot het betalen van schadevergoeding.
2
Voor en na de activiteit wordt door een verantwoordelijke van het jeugdhuis een staat opgemaakt van het lokaal en het aanwezige materiaal. Bedoeling is om duidelijk te noteren of er bepaalde mankementen aan materiaal of infrastructuur reeds aanwezig waren vóór de fuif, of ontstaan zijn daarna. Ook de werking van toestellen dient na de fuif gecontroleerd te worden. Bij schade toegebracht tijdens de activiteit zijn eventuele kosten ten laste van de huurder. Bij vandalisme kan de huurder op eigen initiatief de schade proberen doorrekenen aan de dader of hiervoor zijn eigen evenementenverzekering aanspreken. Alle dranken (behalve wijnen en eventuele snacks) dienen afgenomen te worden van de vzw Jeugdcentra Beveren. Elke afwijking hierop moet voorgelegd worden aan het dagelijks bestuur van de vzw. In bijlage zit een overzicht van de standaard aanwezige drankenvoorraad. Indien men speciale dranken wenst, moeten deze minstens veertien dagen voorafgaand aan de fuif doorgegeven worden aan de jeugddienst (03 750 10 30). De aankoopprijs staat de inrichter een ruime winstmarge toe. Zo is de kostprijs van een flesje pils 0,60 EUR of 120 euro voor een vat van 50 liter en is de maximum vraagprijs vastgesteld op 1,25 EUR voor pils en frisdrank en 2 euro voor Duvel en wijnen. Bij fuiven is het verplicht om plastic bekers te gebruiken. De huurder is verantwoordelijk voor aangifte van de fuif bij SABAM. Formulieren kan je downloaden op de website www.sabam.be. De oppervlakte van het jeugdhuis bedraagt 80 vierkante meter. De billijke vergoeding wordt voor een heel jaar betaald door het gemeentebestuur, dus de huurder moet hier zelf geen aparte aangifte meer voor doen. Het schenken van sterke dranken en alcoholpops is verboden op beslissing van het schepencollege (in alle fuifzalen in onze gemeente). Verenigingen die deze regel overtreden wordt geen toestemming meer verleend om het jeugdhuis te huren. De huurder moet melding maken van zijn fuif via het daartoe bestemde aanvraagformulier bij de jeugddienst, hierbij zit ook de aanvraag voor afwijking van het normale sluitingsuur (maximum tot 5 u). Dit formulier wordt mee opgestuurd met het huurcontract en moet twee maanden voor de fuif binnen gegeven worden op de jeugddienst. Je kan ook allerlei handige info opsteken in de brochure “fuiven in beveren”, eveneens verkrijgbaar op de jeugddienst. Je hoeft zelf geen aparte brandverzekering af te sluiten. De vzw jeugdcentra Beveren verzekert zijn gebruikers automatisch tegen brand. We vragen om streng en direct op te treden tegen overmatig alcoholgebruik, bezit, gebruik en dealen van drugs, vandalisme, herrieschoppers, … Bij eventuele identificatie van daders vragen wij om achteraf de jeugddienst hiervan op de hoogte te brengen. Wanneer u de politie hebt moeten bellen vernemen wij ook graag uw verhaal na afloop. Jeugdhuis ’t Eiland is een openbaar gebouw, waar een algemeen rookverbod geldt. De huurder dient er op toe te zien dat dit verbod gerespecteerd wordt. De huurder is verplicht om minstens 2 stewards te voorzien om toe te zien op de rust op koer voor het jeugdhuis en op straat in de directe nabijheid van het jeugdhuis. Dit kunnen professionele security mensen zijn, maar ook medewerkers van eigen organisatie. De procedure voor toezicht op een ordelijk verloop van
3
de avond is opgenomen als extra bijlage bij het verhuurreglement en wordt doorgenomen met de verhuurverantwoordelijke voorafgaand aan de fuif. De huurder krijgt de sleutel van het jeugdhuis pas op de dag van de fuif. De dag nadien wordt de sleutel terug gegeven aan de verhuurverantwoordelijke bij de controle van het jeugdhuis en de stocktelling. Bij overhandiging van de sleutel wordt de procedure voor het afsluiten van het jeugdhuis overlopen met de verantwoordelijke. De opkuis gebeurt de dag nadien in samenwerking met enkele mensen van het jeugdhuis. In een aparte bijlage vind je een checklist van wat de opkuis inhoudt. Wanneer de afspraken niet worden nagekomen (bijvoorbeeld wanneer niemand van de vereniging komt opdagen) wordt een extra kost aangerekend van 100 euro. Opmerking: Wanneer de fuif op vrijdag plaats vindt moet ’s nachts zeker de inkomhal nog opgekuist worden en moet er ook buiten voor de inkom geveegd worden (zaterdagvoormiddag moeten de kinderen van de tekenacademie daar passeren). In volgende bijlagen wordt bovenstaand reglement verder in detail toegelicht.
4
TARIEVEN Huurprijs instuif Aard activiteit Type Fuif Type Feest Jeugdvereniging Jongerenafdeling ander verenigingen Anderen
150 EUR 150 EUR
85 EUR 85 EUR
Type Receptie Gratis Gratis
Onder voorbehoud
Onder voorbehoud
Onder voorbehoud
Verklaring verschillende types TYPE FUIF Tapinkomsten = huurder Inkomprijs = huurder (max. 6 euro bij fuif) Huur zaal = 150 EUR TYPE FEEST (ledenfeest, verjaardag vereniging etc,…) Tapinkomsten = huurder Inkomprijs = gratis Huur zaal = 85 EUR TYPE RECEPTIE Tapinkomsten = JH ’t Eiland (drankprijzen zijn de gewone jeugdhuisprijzen) Inkomprijs = gratis Huur zaal = gratis Huurprijs technische installaties Basis: Muziek- en lichtinstallatie : inbegrepen in huurprijs zaal
5
Inkom De inkomprijs voor een fuif ligt vast op maximum 6 EUR en voor optredens op 8 euro. De prijs voor jeugdhuisleden is altijd 2 euro minder dan de gewone kassaprijs. Mensen die een lidkaart hebben van een ander jeugdhuis met het logo van Formaat kunnen eveneens binnen aan ledentarief. Waarborg Als waarborgsom wordt de huurprijs gevraagd. Bijkomende bepalingen De huurder is volledig aansprakelijk voor alle gebeurlijke ongevallen, overlast, schade, incidenten, … die zich voordoen gedurende de verhuurperiode. De huurder kan hiervoor eventueel een evenementenverzekering afsluiten bij een verzekeringsagent. Bij het begin en aan het einde van de verhuurperiode zullen huurder en verhuurder samen de staat van de te gebruiken eigendommen van Jeugdhuis ’t Eiland nakijken en noteren. De aldus vastgestelde schade of verlies zal volledig vergoed worden door de huurder.
6
MATERIAAL Nog aan te passen.
AANWEZIG AUDIOVISUEEL MATERIAAL IN DE ZAAL Discobar: o mengpaneel Rodec o Dubbele cd speler Denon met pitch-control, MP3-functie etc,… o 2 gepowerde monitors Electro-Voice Boxen: 4 topkasten Mackie C300z + 1 baskast Mackie en bijhorende versterkers. Lichtinstallatie: o 16 par 64 o 1 stroboscoop o 1 blacklight o 1 spiegelbol / puntspots o Bediening licht via dmx-controller en switchpack aan discobar. Flatscreen tv Samsung (wordt weg gehaald bij fuiven).
AANWEZIG MEUBILAIR Wordt weggehaald de avond voor de activiteit door de mensen van het jeugdhuis. Er kunnen eventueel enkele hoge tafels blijven staan op vraag van de huurder.
AANWEZIG MATERIAAL IN DE BERGING De bergruimte naast de drankenruimte wordt afgesloten bij verhuur aan derden. Alle materiaal dat nodig is voor de organisatie van de fuif (Kuismateriaal, bekertjes etc,…) wordt in de drankenruimte geplaatst.
7
OPKUIS De opkuis van het jeugdhuis en de omgeving (koer, eventueel voetpad indien nodig) gebeurt de dag na de fuif in samenwerking met enkele mensen van het jeugdhuis. Tijdstip in overleg af te spreken. De verenging zorgt voor minimum 4 medewerkers om te helpen. De verantwoordelijken van het jeugdhuis bepalen wat er allemaal dient te gebeuren en beslissen wanneer de opkuis tot een goed einde werd gebracht. In geval de opkuis niet volgens wens is verlopen en of er niet voldoende helpers aanwezig zijn van de verenging kan een extra kost van 100 euro worden aangerekend. Inkledingsmateriaal (papier, karton, plastic, piepschuim,…) moet door de organisator zelf mee genomen worden. Dit mag niet in de containers van het jeugdhuis worden gedeponeerd (dit brengt immers een meerkost mee voor ons). Hetzelfde geldt voor leeggoed (glas). Ook eventueel bijgehuurd materiaal moet ten laatste de dag na de activiteit opgehaald of door de organisator mee genomen. Opmerking: wanneer er een fuif op vrijdag plaats vind, dan moet ’s nachts wel zeker nog de gang en het sanitair worden gekuist (omdat zaterdagochtend de kinderen van de tekenacademie daar moeten passeren). Op zijn minst moeten bekertjes en ander afval opgeveegd worden. Afhankelijk van smerigheid (zand, drank, braaksel,...) moet er ook geschuurd worden. De huurder zorgt ervoor dat na afloop van de activiteit: De lichten in de zaal goed werden uitgedaan en alle toestellen werden afgezet. Het jeugdhuis goed werd afgesloten, dus zowel binnen- als buitendeuren. De sleutel wordt daags nadien terug gegeven bij stocktelling en opkuisen jeugdhuis.
8
DRANKEN Je mag enkel dranken schenken die geleverd werden door Jeugdhuis ‘t Eiland. Zie dranken- en prijslijst in bijlage. Snacks worden niet verkocht op fuiven en worden weg gezet in de bergruimte. Bij het begin en het einde van de verhuurperiode wordt de stock opgemaakt van alle flessen en vaten. Het verschil wordt afgerekend. Aangesloten vaten worden volledig aangerekend. Wanneer je twijfelt of je nog een volledig vat kan aftappen, kan je uit flesjes schenken. Dranken in flessen worden per geopende fles aangerekend. Plastic bekertjes zijn voorradig en worden per pak aangerekend. In geval van een feest: glazen dienen na gebruik afgedroogd te worden en opnieuw in de aanwezige bakken of dozen teruggezet. Sterke dranken zijn door het gemeentebestuur verboden. Indien de huurder andere dranken wil schenken dan normaal voorradig (vb. duvel, trappisten, speciale frisdranken, red bull,…) of wil schenken in glazen, dan verwittigt hij de verhuurder minstens twee weken voor datum.
Drankprijzen van dranken in voorraad Maes fles 25 cl Maes vat 30l Maes vat 50l
0,60 EUR Chaudfontaine bruis fles 1 l 70,00 EUR Chaudfontaine plat fles 1 l 120,00 EUR Cola fles 1 l
1,20 EUR 1,20 EUR 1,50 EUR
Brugs witbier fles 25 cl
0,70 EUR Cola light fles 1 l
1,50 EUR
Mort subite kriek fles 25 cl
0,90 EUR Fanta fles 1 l
1,50 EUR
75,00 EUR Looza fles 1 l
2,50 EUR
Mort subite kriek 20l
Plastiek beker per stuk
9
0,04 EUR
VERGUNNINGEN NACHTVERGUNNING (politie) - wordt aangevraagd door de inrichter van de fuif in samenwerking met het jeugdhuis via het algemeen meldingsformulier (in te dienen bij de jeugddienst) en wordt toegestaan tot 05u. Hiervoor wordt een gemeentetaks van 30 EUR aangerekend. Je wordt hiervan automatisch op de hoogte gebracht. Bij niet-betaling krijg je geen nachtvergunning! Verenigingen kunnen vrijstelling aanvragen. VERZEKERING - het jeugdhuis beschikt over een brandverzekering waarin bepaald is dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de organisatoren. Dit wil zeggen dat de organisatoren ook automatisch verzekerd zijn tegen brand. BILLIJKE VERGOEDING - het jeugdhuis betaalt de billijke vergoeding. AUTEURSRECHTEN - de huurder vraagt zelf "Sabam" aan. Aanvraagformulier te sturen naar Sabam, Residentie “Osbroek”, Parklaan 48 E/bus1, 9300 Aalst, Tel. 053/21.32.41 – fax 053/21.26.72. VERGUNNING STERKE DRANKEN – wordt niet toegestaan.
10
11
