Forte#16. Jaargang 06, augustus

Forte#16

Brug tussen marktpartijen en aanbestedende diensten Interview met Sharon Gesthuizen (SP) Succesvolle aanbesteding leerlingenvervoer Beeldimpressie PIANOo-congres 2010

Jaargang 06, augustus 2010 – www.pianoo.nl – [email protected]

Colofon

Forte is een uitgave van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 3490 777. Tekstbijdragen van Carolien Nout, Klaas Salverda en Peter de Zoete. Eindredactie: PIANOo. Fotografie: Mirjam van der Hoek. Ontwerp Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: Vijfkeerblauw.

04 08 10 15

27 september in Zeist:

Duurzaam Inkopen loont! Dag en locatie Maandag 27 september van tien tot half vijf bij hotel Figi in Zeist. Er rijden (duurzame) pendelbussen vanaf NS station Driebergen-Zeist.

Inschrijving Inschrijven kan tot uiterlijk 10 september via de site van het Congres- en Studiecentrum van de VNG. Deelname voor overheden en onderwijsinstellingen is kosteloos. Bij annulering na 12 september zijn deelnamekosten à 145 euro verschuldigd.

Inlichtingen Congres- en Studiecentrum VNG tel. 070 – 3738498

VROM, de koepelorganisaties VNG, IPO en de Unie van Waterschappen, Agentschap NL en PIANOo organiseren op 27 september het congres ‘Duurzaam Inkopen loont!’ Het congres is bestemd voor inkopers en beleidsmedewerkers duurzaamheid bij alle overheden en onderwijsinstellingen. Vijf vragen aan dagvoorzitter Wiana Partakusuma, in het dagelijks leven programmadirecteur Duurzaam Inkopen bij VROM. Waarom dit congres? ‘Het kabinet Balkenende-IV is vanaf 2007 met de overheidsinkoop gaan sturen op verduurzaming van de markt. Daarbij heeft het steeds gezegd dat het Rijk in 2010 voor 100 procent duurzaam gaat. De decentrale overheden hebben ook hoge ambities voor duurzaamheid uitgesproken. Dit congres is een mooi moment om ervaringen met elkaar te delen en kennis uit te wisselen. Daarnaast is het een vakinhoudelijke bijeenkomst voor inkopers die elkaar hier treffen als gemeenschap die ertoe doet als het om duurzaamheid gaat.’

Wat mogen de deelnemers van zo’n dag verwachten? ‘Ontmoeting, inspiratie door sprekers van naam en gelegenheid voor discussie in de verschillende workshops. Die workshop zijn ingedeeld in verschillende niveaus om tegemoet te komen aan de ervaring van inkopers. Want laten we wel wezen, duurzaam inkopen is een mooie maar soms ook lastige opdracht. Ik hoop dat we door de best practices en de inspiratie na zo’n dag enthousiast verder kunnen.’ Welk onderwerp springt er voor jou uit? ‘Dat zijn de sociale criteria met de p van people in het triple-p concept dat duurzaamheid is. We hebben ons de afgelopen jaren nogal gericht op milieuduurzaamheidscriteria. Ik ben er trots op dat we nu ook iets kunnen laten zien van de sociale kant, zoals het Rijk dat beoogt met het duurzaam inkopen-beleid. Veel aanbestedende diensten hebben al ervaring met wat we social return noemen. Wij willen nu ook kijken naar de consequenties van inkopen op internationaal vlak. Daarvoor gaan we voorwaarden stellen aan arbeidsomstandigheden en mensenrechten.’ Vanwaar trouwens de titel: Duurzaam Inkopen loont? ‘In de eerste plaats omdat duurzaam inkopen wat oplevert in milieutechnische en maatschappelijke zin én aan de kostenkant. Maar ook vanwege de niet-materiële beloning die je ook als inkoopgemeenschap krijgt als je stappen voor duurzaamheid zet.’ En de plenaire sprekers van deze dag? ‘Ruud Koornstra behoeft vast geen introductie. Hij kan een gezelschap op een heel bijzondere manier inspireren. Hij roept overheden op om lef te hebben, duurzame innovaties te belonen en regels niet als beperking te zien. Geoffrey Hagelaar, lector Supply Management, pleit voor een stevige koppeling van duurzaamheid aan strategie en processen. Het is een uitdaging voor de inkoper om duurzaam inkopen binnen de eigen organisatie te implementeren en te borgen en ook de markt te betrekken bij je duurzaamheidsvraag. Hagelaar weet daar heel goed de weg in te vinden. En vergeet trouwens de derde spreker, Wouter Stolwijk van PIANOo, niet…!’

2

5 vragen en antwoorden over de nieuwe aanbestedingswet 1. Aanbestedende diensten mogen volgens het nieuwe wetsvoorstel geen onredelijke eisen stellen aan het bedrijfsleven. Hoe weet een aanbestedende dienst straks wat redelijk en onredelijk is? Om invulling te geven aan het proportionaliteitsbeginsel wordt de Gids proportionaliteit opgesteld. De gids proportionaliteit vergroot het besef over wat het begrip proportionaliteit behelst. Door middel van een handreiking wordt weergeven welke afwegingen gemaakt moeten worden om tot proportionele eisen te komen. De gids proportionaliteit wordt opgesteld in overleg tussen aanbestedende diensten en ondernemers. 2. Met de nieuwe wet moet de aanbestedende dienst een opdracht zo maken dat een MKB-bedrijf kan inschrijven op een opdracht in zijn eigen regio. Hoe wordt dat geregeld? Het wetsvoorstel beweegt aanbestedende diensten ertoe bij elke opdracht eerst na te gaan of het wel verstandig is om de opdracht te clusteren. Zijn in een markt veel MKB- bedrijven actief, dan ligt opdeling van de opdracht voor de hand zodat de MKB-ers ook rechtstreeks kunnen inschrijven. In de gids proportionaliteit wordt dit principe verder uitgewerkt. 3. Aanbestedende diensten en het bedrijfsleven moeten volgens de nieuwe wet afspraken gaan maken over de procedures bij aanbesteden onder de Europese grens van leveringen en diensten. Hierdoor wordt een meer uniforme aanbestedingspraktijk nagestreefd. Worden die afspraken bindend voor alle aanbestedende diensten? In de praktijk blijkt dat veelal de gemeenten op dit moment ieder hun eigen regels hanteren bij bijvoorbeeld het verzoek aan twee of meer bedrijven om een offerte te doen. Dit levert onnodige lasten op. Het bereiken van uniformering is in de eerste plaats een verantwoordelijkheid van alle aanbestedende diensten zelf. Om aanbestedende diensten hierbij te helpen worden richtsnoeren voor leveringen en diensten ontwikkeld. In het wetsvoorstel is echter wel opgenomen, dat indien blijkt dat na vier jaar onvoldoende uniformering is bereikt, het kabinet met eigen regels kan komen. Deze regels kunnen desgewenst beperkt worden tot een bepaalde groep van aanbestedende diensten, zoals die groep waar de gewenste uniformering onvoldoende is bereikt.

4. Ondernemers kunnen met hun klachten straks terecht bij een laagdrempelige instantie. Worden de uitspraken van de klachtencommissie bindend voor partijen? En is daarna nog gang naar de rechter mogelijk? Een snelle en zorgvuldige afhandeling heeft als voordeel dat enerzijds ondernemers snel duidelijkheid hebben over de ingediende klacht en dat anderzijds de aanbestedingsprocedure niet onnodig wordt vertraagd. De bemiddeling door de klachtencommissie is erop gericht om samen met aanbestedende diensten en ondernemers de aanbestedingspraktijk verder te verbeteren en een leereffect teweeg te brengen bij beide partijen. Bij de beoordeling van geschillen door de experts zullen reflectanten van aanbestedende diensten en vertegenwoordigers uit de sector betrokken zijn. PIANOo zal een ondersteunende rol vervullen bij de bemiddeling door experts. Het gaat om niet-bindende adviezen. Daarnaast staat altijd nog de gang naar de rechter open. 5. Wanneer treedt de nieuwe wet in werking? Het wetsvoorstel is nu aan de Tweede Kamer gezonden. De Tweede Kamer zal eerst het wetsvoorstel behandelen, waarna het wetsvoorstel aan de Eerste Kamer zal worden gezonden. Het tijdstip van inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet is afhankelijk van de duur van de parlementaire behandeling en staat niet met zekerheid vast. De verwachting is dat het wetsvoorstel op 1 juli 2011 inwerking zal treden. Voor meer informatie over de aanbestedingswet kunt u terecht op de website van PIANOo.

3

Brug tussen marktpartijen en aanbes Opdrachtgevers en leveranciers die open met elkaar praten om knelpunten rondom aanbestedingen op te lossen? Het kan, het mag en het helpt om elkaar beter te begrijpen. De marktontmoetingen die PIANOo tot nu toe organiseerde halen de kou uit de lucht tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Zij werken nu samen aan concrete oplossingen.

hebben ingekocht voor die prijs. Ook de ‘switchkosten’ zijn een zorgenpunt, zowel voor marktpartijen als leveranciers. Veranderen van leverancier kan grote kosten met zich meebrengen. Men denkt te weinig na hoe je om moet gaan met die wederzijdse afhankelijkheid’, meent Reijniers.

Nooit leek de afstand tussen overheidsopdrachtgevers en marktpartijen de afgelopen jaren groter. ‘Geen bouwfraudetoestanden meer’ luidde het devies. Maar die afstand leverde ook veel problemen op: wantrouwen en ontevredenheid. Om dat aan te pakken en het wederzijdse begrip te bevorderen organiseerde PIANOo samen met brancheorganisaties de afgelopen maanden een aantal marktontmoetingen. Het werden open gesprekken, waarbij de deelnemers zelf de onderwerpen bepaalden. De ontmoeting tussen leveranciers en inkopers van schoonmaakdiensten was de eerste in een serie van zes.

‘Opdrachtgevers en hun inkopers hebben de sleutel in handen. Zij moeten de piketpalen slaan en de strategische eisen en hun prioriteiten aan de markt zo formuleren dat prijs niet de bepalende factor is. Dat is best complex. Bij de inkoop van schoonmaak betekent het dat je moet focussen op resultaten en niet op inspanning. Het tweede punt is dat je ook lef moet hebben. Daag de markt maar uit om te leveren voor een bepaalde prijs! Natuurlijk zijn kosten een top issue in economisch zwaar weer. Maar je kunt ook dan de innovatiekracht van de leveranciers benutten. We hoeven niet alles voor te schrijven. Neem het mooie voorbeeld van het Zeeuws-concept bij inkopen: resultaat voorop stellen binnen een prijskader’, zegt Reijniers. ’En tot slot moet de overheid veel meer aan professioneel contractmanagement doen. Dat houdt in tijdig bijsturen als het niet goed gaat en goede prestaties belonen op basis van vooraf helder geformuleerde beoordelingscriteria.’ Voor Reijniers zijn dit de belangrijkste opgaven voor opdrachtgevers en voor inkopers. Maar hij realiseert zich ook dat de schoonmaak een bijzondere sector is. ‘Het gaat om een dienst waarvan je de kwaliteit pas achteraf kunt beoordelen. Schoonmaak is een beleving die voor iedereen anders is. Dus daar moet je vooraf rekening mee houden. Net zoals met het feit dat er veel mensen in die sector werken die sociaal kwetsbaar zijn.’

Doorbraak

Jacques Reijniers 4

‘Ik beschouw het als een echte doorbraak’, zegt Jacques Reijniers, hoogleraar inkoopmanagement bij Nyenrode Business Universiteit en directievoorzitter van Het NIC. ‘Bij de marktontmoeting Schoonmaak zag je dat de partijen elkaar eerst even moesten aftasten. Het mooie is dat de knelpunten die iedereen wel kent, nu eens van beide kanten werden bezien en openlijk benoemd. Dat is het begin van een oplossingsweg.’ Reijniers kent de problemen in de schoonmaakbranche goed. De concurrentie is er moordend. Aan de andere kant worstelen opdrachtgevers soms met ingewikkelde regels. Het blijkt dat zij in 85% van de gevallen elke vier jaar een nieuwe leverancier kiezen na een aanbestedingsronde. ‘Dat levert een spanningsveld op. Door de manier van inkopen biedt de markt vooral de laagste prijs. Dan krijg je vaak niet wat je denkt te

Strategisch inkopen

stedende diensten

Fredo Schotanus wint Proefschrift Jaarprijs

Concrete uitwerking De aanbestedende diensten en een aantal schoonmaakbedrijven hebben als gevolg van de marktontmoeting samen met de brancheorganisatie OSB vervolgbesprekingen belegd. Ook Reijniers is daarbij betrokken. ‘Zoals het nu gaat is iedereen ontevreden. Maar er zijn genoeg aanknopingspunten om die spanning weg te nemen en een gezond samenspel te ontwikkelen. De te bereiken strategische doelen vormen hierbij een randvoorwaarde. We kunnen pilots starten bijvoorbeeld, goed kijken wat echt werkt en dat als voorbeeld stellen.’

Marktontmoetingen: een gat in de markt PIANOo organiseerde de afgelopen maanden meer marktontmoetingen, onder andere over catering, bedrijfskleding, inhuur van extern personeel en leerlingenvervoer. Zonder uitzondering zijn marktpartijen, brancheorganisaties en de deelnemers aan de bijeenkomsten enthousiast. Natuurlijk kennen de verschillende branches hun eigen knelpunten. Zo was de hamvraag bij de marktontmoeting Inhuur van externen of een marktplaats een goed instrument is. En hoe duurzaam dat zou kunnen. Bij Catering waren duurzaamheid en samenwerking in de keten belangrijke discussiepunten. Klachten over de lange betalingstermijn van de overheid moeten nu echt eens serieus worden genomen, vonden de deelnemers. Bedrijfskleding: hoe krijg je de kwaliteit die je wilt, vroegen overheidsinkopers zich af. In de vechtmarkt die leerlingenvervoer heet speelde dat ook een grote rol. Veilig vervoer van kinderen moet je waarderen op kwaliteit en niet alleen op de laagste prijs, zo luidde de conclusie.

Rode draad: opluchting èn vinger op de zere plek Het zijn slechts een paar grepen uit de pijnpunten die

op tafel werden gelegd. De rode draad tekent zich zo langzamerhand af in de bijeenkomsten: de wil om met elkaar te praten en de opluchting, dat het kan zonder angst voor procedures. Dat valt PIANOo-projectleider Kees Tazelaar als eerste op bij alle ontmoetingen tussen leveranciers en opdrachtgevers. ‘Verder noemen de deelnemers vooral selectie- en gunningscriteria als knelpunt. Opdrachtgevers lijken ze soms lukraak of te algemeen op te stellen zonder te kijken wat er echt speelt in de specifieke branches’, legt hij uit. ‘Ook zijn vaak genoemd: de onredelijk hoge eisen aan leveranciers, het vele papierwerk, het vermijden van persoonlijk contact uit angst voor procedures, leveranciers die veel beloven maar het dan niet kunnen waarmaken, te weinig contractmanagement en ook vaak een te korte contractduur.’

Misverstanden de wereld uit De oplossing ligt niet in meer regels of procedures. Wel in een andere benadering, meent Tazelaar. ‘Inkopers moeten het innovatieve vermogen van de marktpartijen meer aanspreken. Vertrouwen hebben in elkaar is heel belangrijk. De markt beter raadplegen, zoals in de aanbesteding rondom OT2010 is gebeurd, is een goede manier om van elkaars kennis te profiteren. Dat leidt tot betere aanbestedingen. Misverstanden, zoals over de lengte van de contractduur, moeten echt de wereld uit. Raamovereenkomsten mogen maximaal vier jaar duren, maar andere contracten mogen best voor langere tijd worden aangegaan.’ Het enthousiasme en de waardering van de deelnemers aan de marktontmoetingen zijn voor PIANOo het bewijs dat het loont om de brug te slaan tussen marktpartijen en aanbestedende diensten, meent Tazelaar. ‘Dat blijkt ook uit het feit dat het niet bij die ene sessie is gebleven. Sterker nog: we begonnen met zes marktontmoetingen, maar er is zo veel animo voor dat we er nog zes gaan organiseren.’ De marktpartijen, brancheorganisaties en aanbestedende diensten werken inmiddels samen aan vervolgacties om de problemen concreet aan te pakken. Die acties zijn voor alle branches verschillend. Naast de eerder genoemde acties voor de schoonmaakbranche, buigen de betrokkenen bij Inhuur van extern personeel zich over de uitwerking van het marktplaatsconcept. Voor het Leerlingenvervoer zijn voorbeeldbestekken en een leidraad bij aanbestedingen in ontwikkeling.

Fredo Schotanus heeft de NOBEM (Netherlands Organisation for research in Business Economics and Management) Proefschrift Jaarprijs gewonnen met zijn proefschrift ‘Horizontale inkoopsamenwerking’. De oud-NEVI-promovendus is tegenwoordig als universitair docent verbonden aan de faculteit Management en Bestuur bij de Universiteit Twente. Daarnaast is hij werkzaam als adviseur bij Significant. Schotanus sleepte de prijs – een bokaal en een cheque van 1.000 euro – in de wacht met zijn onderzoek naar organisatievormen, succesfactoren en verdelingsmethoden voor besparing bij inkoopsamenwerking. Het proefschrift van Schotanus was vooral onderscheidend vanwege de praktische toepasbaarheid en de verschillende perspectieven die hij gebruikte om inkoopsamenwerking te onderzoeken. Het was voor het eerst dat een proefschrift met een inkooponderwerp de eer kreeg.

Populairder Inkoopsamenwerking wordt steeds populairder, zowel in de publieke als in de private sector. De voordelen, zoals lagere inkoopprijzen, leereffecten en lagere transactiekosten, wegen vaak op tegen de nadelen, zoals een hogere complexiteit en minder controle over het inkoopproces. Toch verloopt inkoopsamenwerking niet altijd succesvol. Dit gegeven vormde de aanleiding voor dit promotieonderzoek naar inkoopsamenwerking. De belangrijkste criteria voor de toekenning van de prijs zijn natuurlijk de wetenschappelijke relevantie en kwaliteit, maar Schotanus ziet het ook als een waardering voor het vakgebied. Om zich heen kijkend ziet hij ook terug dat het wetenschappelijk onderzoek waar hij drie jaar geleden op promoveerde, praktische toepasbaarheid kent. Met name de snelwegmatrix, die een keuze tussen verschillende samenwerkingsvormen vergemakkelijkt, en de geïdentificeerde succesfactoren voor het managen van een inkoopsamenwerkingsverband ziet hij regelmatig terugkomen in de publieke sector. Schotanus is lid van de PIANOo-vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector. 5

Commotie over huishoudelijke hulp Op de valreep voor zijn nieuwe samenstelling stemde de Tweede Kamer in met een wetswijziging, die de Wmo buiten het aanbestedingsregime plaatst. Een handeling die allerminst een einde maakt aan het rumoer rond de aanbesteding van ‘huishoudelijke hulp’. Dat bleek zonneklaar tijdens een door PIANOo belegde bijeenkomst over ‘Wmo en aanbesteden’. Een ‘continuing story’. Het voorstel van wetswijziging waarmee de Kamer instemde, weerspiegelt de maatschappelijke onrust die de Wet maatschappelijke ondersteuning vergezelt, sinds de invoering in 2005. Daarmee kregen gemeenten een aanzienlijk budget overgedragen van het rijk met de verantwoordelijkheid de zorg te regelen voor mensen in de AWBZ. Marktwerking in de zorg kreeg een slechte roep, onder meer door frequente berichten over falende organisaties in de thuiszorg.

Verwarring Helaas zorgt het besluit van de Tweede Kamer alleen maar voor meer verwarring, verwacht Jan Telgen. ‘De voorgestelde wijziging is in tegenspraak met de Europese Richtlijn. Dat heeft de Europese Commissie duidelijk laten weten. Ook al hebben Europese parlementariërs zich tegen de aanbesteding van huishoudelijk zorg gekant, zolang de Europese Commissie vasthoudt aan de Richtlijn, kan Nederland niet zijn eigen weg gaan. Ik verwacht dat de Eerste Kamer korte metten zal maken met een wetswijziging die de Wmo buiten de aanbestedingsplicht stelt.’ Ondertussen zijn veel gemeenten in verwarring over wat ze nu moeten gaan doen. Aanbesteden of niet? Het is voorstelbaar dat bestuurders kiezen voor een oplossing waarvan ze hopen dat die een einde maakt aan de commotie: subsidiering van organisaties die thuiszorg bieden. Maar volgens Jan Telgen gaan ze daarmee voorbij aan de mogelijkheden die er juist binnen de geldende aanbestedingsregels bestaan om een goede kwaliteit thuiszorg te krijgen, tegen aanvaardbare kosten voor een gemeente. ‘Inkooptechnisch gezien is er veel meer mogelijk dan gemeenten nu vaak doen. Maar ik vraag me ernstig af, of die kennis voldoende aanwezig is of goed wordt benut.’

Van huishoudelijke hulp tot ondersteuning bij beperkingen Bij de overdracht van de Wmo-zorg gaat het om een heel breed programma van diensten en hulpmiddelen. De commotie richt zich vooral op de dienstverlening en minder op de verstrekking van hulpmiddelen, ook al is daar het een en ander over te doen. Jan Telgen is van mening dat met name waar het de dienstverlening betreft, gemeenten zich meer inhoudelijk zouden moeten opstellen. ‘De term huishoudelijke 6

verzorging is al te gemakkelijk overgenomen uit de AWBZ. De Wmo stelt gemeenten voor de vraag: ‘Hoe kunnen wij gezinnen compenseren waar sprake is van beperkingen?’ Als je vanuit de inhoud redeneert, kun je heel goed beargumenteren dat het gaat om een bijzondere soort van diensten, die niet zomaar door iedereen geleverd kunnen worden. Er is immers sprake van een persoonlijke relatie tussen de dienstverlener en de cliënt.’ ‘Het voordeel daarvan is dat je dan te maken hebt met diensten die vallen onder het beperkte regime van de aanbestedingsregels, de zogeheten 2B-diensten. Je moet eerlijk en netjes aanbesteden, maar je bent vrij in de vorm waarin je dat doet. Je mag dus ook onderhandelen. En je moet de uitkomst publiceren. Ook een ‘passende mate van openbaarheid’ is een issue. Met name als er vanuit het buitenland belangstelling wordt verwacht, moet je daar rekening mee houden. Die is er misschien eerder dan gemeenten denken; onlangs sleepte een Nederlands bedrijf de opdracht voor schuldhulpverlening in de wacht in Engeland.’ Telgen werkt momenteel een model uit, waarin de regiefunctie voor gemeenten centraal staat. In plaats van zelf diensten in te kopen, besteedt een gemeente de regierol aan. Die regisseur krijgt de opdracht om te voorzien in de zaken waaraan een cliënt behoefte heeft, op grond van de individuele indicatie van zijn of haar beperkingen. Voordelen zijn dat je dan kruisverbanden kunt leggen met andere regelingen, die deels weer vanuit andere organisatie worden geleverd. Bijvoorbeeld op gebied van jeugdzorg door provincies. ‘Dit model biedt allerlei mogelijkheden. Maar het is technisch ook wel ingewikkeld, met name als het gaat om wie nu precies beschikt over welke budgetten.’

Trapliften in opkomst Lang niet alle aanbestedingen vanuit de Wmo leiden tot zoveel commotie als de huishoudelijke zorg. Ron Prenger van de gemeente Almelo houdt zich als inkoper bezig met de aanbesteding van trapliften voor twaalf gemeenten in Twente. Trapliften zijn een mooi voorbeeld van een hulpmiddel waarmee mensen langer in de eigen omgeving kunnen blijven. Gemiddeld kunnen mensen nog vijf jaar langer in hun eigen huis blijven wonen. ‘Bij deze aanbesteding loop je niet aan tegen discussies zoals bij de huishoudelijke hulp. Wij gaan gewoon uit van de aanbestedingsplicht en besteden aan volgens de Europese openbare procedure. We hebben net de Nota van Inlichtingen afgerond. De gunning is op laagste prijs. De kwaliteit die we willen hebben, zit vooral verwerkt in de gunningseisen. Bij elkaar gaat het om circa 250 tot 300 trapliften per jaar. Daar komen dan nog de installatiekosten bij en het onderhoud. Plus de demontage. Dus bij elkaar gaat het om een aanzienlijk bedrag.’ Prenger treedt namens de twaalf gemeenten op als coördinator. ‘We werken vaker samen bij aanbestedingen, meestal in wisselende combinaties en zonder vaste afspraken. Dat blijkt in de praktijk heel goed te werken. Bijzonder nu is dat we gaan werken met een gezamenlijk depot waarin we gebruikte liften onderbrengen. Iedere deelnemende gemeente kan daaruit putten, zonder dat we elkaar daar rekeningen voor gaan sturen. Dat heeft ermee te maken dat het verschil tussen de herverstrekkingskosten en nieuwlevering te gering is. Zou er ook nog onderling verrekend moeten worden dan is herverstrekking uit een gezamenlijk depot prijstechnisch niet interessant.

p volgens de WMO De markt van Nederlandse aanbieders is goed te overzien. ‘Het zijn heel gespecialiseerde bedrijven. Een kenmerk is dat je vastzit aan een leverancier vanwege het onderhoud. Leveranciers onderhouden elkaars producten niet. Mede vanwege het feit dat de herverstrekkingsystematiek pas na een aantal jaren gaat lopen is besloten een contract aan te gaan van maximaal zes jaar en derhalve af te wijken van artikel 32 lid 5 van de Bao. Voor alle nieuw te installeren trapliften door de nieuwe leverancier wordt een zogenaamde verlengde garantie inclusief onderhoud afgesloten. De onderhoudsverplichting blijft bestaan zolang de lift in gebruik is. Mogelijk is er ook belangstelling vanuit het buitenland; met name vanuit Duitsland gezien onze ligging. Het wachten is nu op de offertes.’

Grote belangen Wat velen niet beseffen, volgens Jan Telgen, is het enorme bedrag dat in de Wmo omgaat. ‘Circa 40% van het budget dat gemeenten te besteden hebben, gaat op aan Wmo-gerelateerde zaken. Als je dat weet, begrijp je ook beter de voorzichtigheid van gemeenten en de neiging om zoveel mogelijk op laagste prijs aan te besteden. Het risico van budgetoverschrijding is gigantisch.’ Dat laat echter onverlet dat er naar zijn mening flink is geblunderd bij de eerste reeks aanbestedingen. ‘Ik ben bij een eerste globale inventarisatie een aantal zaken tegengekomen, die ik bij mijn studenten niet zou tolereren.’ Die belangen rechtvaardigen in de ogen van Wouter Stolwijk, directeur PIANOo, een verdere betrokkenheid van zijn organisatie bij de Wmo. ‘Wij denken dat we met ons expertisenetwerk iets te bieden hebben dat tot nu toe onderbelicht bleef in de voorlichting over de Wmo. Juist bij zo’n nieuw terrein is het zaak dat mensen elkaar vinden vanuit hun professionaliteit: de inkopers, de beleidsmakers en bestuurders en de inhoudelijk deskundigen. We schrijven geen brochures over hoe het allemaal moet. Wat we doen is mensen met elkaar in contact brengen die ervaring hebben en die elkaar kunnen vertellen wat wel werkt en wat niet.’ De bijeenkomst van 30 juni (zie verslag op PIANOo-website) was daar een mooi voorbeeld van.

Hans Martin Don en Wouter Stolwijk 7

‘Zolang het om pennen gaat vind ik Sharon Gesthuizen (34) is woordvoerder Economische Zaken en Justitie voor de SP in de Tweede Kamer. Eerste aflevering in een reeks kennismakingen met fractiespecialisten. Over publieke taken en de markt, de Wmo en de wetgeving. Ze kent de wereld van aanbesteden en inkopen en heeft er duidelijk een eigen mening over. Na het PIANOo-congres in 2009 schreef Gesthuizen in een weblog: ‘Ik ben tegen het vermarkten van publieke taken en dus tegen de intrede van zaken als aanbesteden in de zorg, het onderwijs, het openbaar vervoer, et cetera.’ Ook wil zij geen uitholling van taken die de overheid zelf kan uitvoeren: ‘Omdat een groep ambtenaren ook best een congres kan organiseren en omdat expertise bij de overheid zelf over een aantal zaken aanwezig moet blijven.’ Op hetzelfde congres zaten vier politici, waaronder Gesthuizen, behoorlijk op één lijn. ‘Aanbestedingsprocedures zijn nodig om als overheid transparant en eerlijk opdrachten te verstrekken, alleen in de toepassing gaat het niet altijd goed’, klonk het eenstemmig. Is ze die mening nog toegedaan? Sharon Gesthuizen: ‘Jazeker. Tijdens een van mijn eerste werkbezoeken als Kamerlid kwam ik terecht bij een innovatief bedrijf in de bouw. Het had een heel mooi product: piepschuim. Dat leggen ze onder straten die verzakken. Heel duurzaam, want het gaat lang mee, het is mooi licht, echt heel innovatief. Maar op de markt voor overheidsopdrachten kwam het bedrijf er maar moeilijk tussen. De grote jongens kaapten de opdrachten. Heel frustrerend voor het midden- en kleinbedrijf.’

Overheid

Sharon Gesthuizen 8

Als het om aanbesteden gaat heeft ze drie aandachtspunten. De eerste is dat de SP voor de inkopende overheid ‘geen aanbesteding wil op die plekken waarvan wij vinden dat er geen marktwerking

hoort te zijn’. Gesthuizen noemt de zorg, het onderwijs en het openbaar vervoer. Als de overheid daar toch private partijen wil inzetten, moet zij dat volgens haar via een subsidierelatie of op andere wijze doen. ‘Maar je moet niet concurrentie organiseren in de thuiszorg en daarvoor het middel aanbesteding gebruiken.’ Het tweede is dat de overheid er steeds aan hoort te denken dat zij zelf expertise behoudt: ‘Als bedrijven en organisaties je van alles uit handen nemen, blijf je als opdrachtgever uiteindelijk berooid van je kennis achter. Terwijl je wel een bestek moet opstellen.’ Gesthuizen geeft in dit verband graag aan wat de SP onderscheidt van de liberale partijen: ‘Wij willen niet dat er bezuinigd wordt op de overheid zodat zij minder kan uitvoeren.’ Met het derde punt komen we het meest bij de praktijk van de aanbesteding, namelijk: ‘Hoe zorg je ervoor dat je als overheid met alle transparantie en scherp inkopen zo aanbesteedt dat we én innovatie hebben, én niet iedere keer veel te duur uit zijn, en dat ook het middenen vooral het kleinbedrijf aan de bak komt?’

Rode draden Het is een van de rode draden van de SP in haar kritiek op aanbesteding door de overheid tot nu toe: het MKB valt te vaak buiten de boot, 99 procent van alle bedrijven in Nederland komt bij overheidsopdrachten niet aan de bak. In dat opzicht lijkt de nieuwe Aanbestedingswet die net naar de Kamer is gegaan gunstig, wil ze wel kwijt. En nu we het er toch even over hebben, Gesthuizen is vooral benieuwd wat professionele inkopers en de VNG over de nieuwe wet te zeggen hebben. Zelf zal ze onverminderd een punt maken van sectoren waarvan zij principieel vindt dat daar een uitzondering voor moet worden gemaakt: ‘Zolang het om pennen gaat vind ik marktwerking prima. Maar openbaar vervoer, inburgeringscursussen en zorg? Daar moet je van afblijven!’

k marktwerking prima’ Wet maatschappelijke onrust In haar laatste optreden in de Tweede Kamer kreeg fractievoorzitter Agnes Kant een politieke meerderheid achter haar initiatiefwetsvoorstel tot wijziging van de Wet maatschappelijke ondersteuning, door Gesthuizen overigens met enige verontwaardiging de ‘Wet maatschappelijke onrust’ genoemd. Het voorstel van de SP, dat nog wel door de Eerste Kamer moet, strekt ertoe dat de verplichting tot het aanbesteden van maatschappelijke ondersteuning komt te vervallen. Met de wetswijziging krijgen gemeenten de vrijheid om zelf te bepalen of ze huishoudelijke hulp aanbesteden of niet. Schuilt de oplossing in het aan de kant schuiven van aanbestedingsregels? Gesthuizen: ‘Voor de Wmo wel. De vraag of het verplicht is om op dit vlak Europees aan te besteden, is een spel geworden voor opeenvolgende bewindslieden. De een zegt dat er aanbesteed moet worden, de ander zegt dat dat niet hoeft. Uiteindelijk kwam het erop neer dat gemeenten begrepen dat ze wel hadden moeten aanbesteden. Toen heeft Agnes Kant vastgelegd dat gemeenten wel mógen aanbesteden maar dat ze het ook op een andere manier mogen doen. Bijvoorbeeld door te subsidiëren of het werk op andere wijze te gunnen.’ Dat zal beter zijn dan de oude situatie met alle bureaucratie en ziekteverzuim? ‘Ik geloof niet zo dat die situatie heeft bestaan. Ik durf te beweren dat de bureaucratie die marktpartijen met elkaar organiseren vele malen groter is dan de bureaucratie die de overheid kent.’ Hoe organiseer je dan in de aanbiedersmarkt voldoende dynamiek, qua innovatie, concurrentie en kwaliteit…? ‘Kwaliteit is iets anders dan concurrentie. Zeker in de zorg werken veel mensen met hart voor de

patiënten en cliënten. Natuurlijk moeten we met elkaar bespreken hoeveel uur een chronisch zieke recht heeft op zorg. En natuurlijk ligt er niet een onbeperkte hoeveelheid geld klaar. Maar ik geloof niet dat het allemaal efficiënter en innovatiever wordt en dat je meer kwaliteit krijgt als je het door de markt laat doen.’ De overheid is toch ook een klant die zich opstelt als scherp inkoper? ‘Er wordt elk jaar weer inderdaad voor tientallen miljarden ingekocht. Ik wil als controleur van de regering in het parlement weten welke regels we

met z’n allen opstellen. Daarvoor hebben we een Aanbestedingswet. Ik wil ook achteraf kunnen controleren of men zich daaraan heeft gehouden. Is de opdracht gegund aan een bedrijf dat een goed product kan neerzetten voor een redelijke prijs, dat goed met z’n personeel omgaat, innovatief en duurzaam is, werk maakt van maatschappelijk verantwoord ondernemen? Of is er gegund aan een partijvriendje van een bewindspersoon? Daarvoor heb je een goede set regels nodig. Dat maakt aanbesteden op zich niet tot een fout instrument. Maar het speelveld is begrensd. Waar houdt de overheid die het regelt op en waar begint de markt? Voor de SP is de zorg geen markt. Wat heeft voor zin om twee ziekenhuizen met elkaar te laten concurreren? Dat leidt alleen maar tot kapitaalvernietiging. Dat zie je aan de post. Komen er vier postbodes door de straat in plaats van één. Zo organiseert de markt haar eigen bureaucratie. Dat willen we toch niet?’ 9

Succesvolle aanbested Concurrentie

Onno van Veldhuizen

Vanaf 1 augustus verzorgen Connexxion Taxi Services, De Vier Gewesten en Taxi Centrale Schoorl het vervoer van leerlingen uit West-Friesland die naar bijzonder of speciaal (basis)onderwijs gaan. Een blik achter de schermen van een creatieve aanbesteding. Tot de nieuwe aanbesteding is overgegaan omdat het contract met de huidige vervoerder, Connexxion Taxi Services, per 1 augustus afliep. Het contract met de nieuwe partijen kent een looptijd van vier jaar. Daarna kan het nog twee keer met één jaar worden verlengd. De afdeling leerlingenvervoer West-Friesland, gehuisvest in het gemeentehuis van Hoorn, organiseert en coördineert in opdracht van de West-Friese gemeenten het vervoer van de ruim 800 leerlingen naar hun school en (terug) naar huis. Van hieruit lopen de contacten met de vervoerders, de scholen en in de eerste plaats de ouders. De samenwerkende gemeenten hebben de aanbestedingsprocedure niet zelf gedaan. Forseti, een bureau dat gespecialiseerd is in verkeer- en vervoerkundige aanbestedingen, heeft het begeleid. Partijen konden zich inschrijven voor het vervoer naar verschillende gebieden. Hierdoor hebben meer inschrijvers, waaronder ook kleinere ondernemers, de mogelijkheid gekregen om een deel van de opdracht uit te voeren. 10

De samenwerkende gemeenten wilden bij de nieuwe aanbesteding niet alleen kleinere vervoerders een kans geven maar ook de concurrentie bevorderen, vertelt Yvon Trigallez, beleidsmedewerker groepsvervoer bij de gemeente Hoorn: ‘Bij ondermaatse prestatie kunnen we ritten bij iemand weghalen en bij andere vervoerders onderbrengen.’ Door leerlingen vanuit verschillende gemeenten binnen en buiten de regio te vervoeren naar dezelfde school, besparen de gemeenten in de regio West-Friesland al langer flinke kosten. Doordat de ritprijzen nu lager liggen zijn de aanbestedende gemeenten per saldo goedkoper uit. Toch is het niet zo dat aanbestedingen als deze vooral draaien om het verlagen van de kosten en niet om het verbeteren van de kwaliteit, benadrukt Trigallez. De gunning heeft plaatsgehad op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Prijs en kwaliteit stonden in een verhouding van 60 en 40 procent. Bij ‘kwaliteit’ is mede gebruik gemaakt van het splinternieuwe Handboek voor Professioneel aanbesteden in het leerlingenvervoer, met daarbij alle ruimte voor eigen invulling. Zo kan een vervoerder die over het Taxkeur beschikt of aan de betreffende ISO-norm voldoet, rekenen op 3 procent bovenop de ritprijs.

Chauffeurs Om de kwaliteit te bewaken houdt de afdeling leerlingenvervoer regelmatig audits op de busjes en de chauffeurs van de vervoerder. Maar misschien wel belangrijker is volgens Trigallez dat zij en haar collega’s ook zelf het nodige doen aan de motivatie van de chauffeurs. Zo hebben de gemeenten bewust een bonusregeling in de aanbesteding opgenomen om ervoor te zorgen dat juist die mensen worden beloond en betrokken die zo bepalend zijn voor de kwaliteit

van het vervoer: de chauffeurs. Daar kwamen volgens Trigallez ‘prachtige ideeën’ uit, zoals een extra opleiding met na afloop een gezellige barbecue of dat een chauffeur zelf mag bepalen aan welke school hij het extra geldbedrag beschikbaar wil stellen. ‘Mijn motto is: mensen motiveren en niet gelijk zwaaien met boetes en andere dreigementen’, zegt Trigallez over deze creatieve kant van de gunning. Bij elkaar genomen is de aanbesteding ‘harstikke goed’ gegaan, vindt ze. Ze weet dat het leerlingenvervoer nogal eens onderwerp van discussie is. Dat ligt volgens haar in elk geval niet aan de aanbestedingsregels. Die zijn ruim en helder. Het is ook een kwestie van communiceren. Van benaderbaar zijn. Van de telefoon die wordt opgenomen en van vragen die netjes en op tijd worden beantwoord. Trigallez: ‘Ouders weten dat ze serieus worden genomen. En als er hier iets misloopt mogen vervoerders ons om de oren slaan.’

Dichtbij Wat er ook bij derden wordt neergelegd, de gemeente blijft zelf dichtbij de doelgroep waar het om gaat. Dat is ook de reden waarom Hoorn, met de centrale inkoopfunctie die zij namens de gemeenten heeft, zelf de ritplanning doet. Trigallez: ‘Wij kennen de doelgroep en houden rekening met de aard van de handicap en de problematiek van de kinderen die we vervoeren – of andersom: met vriendjes uit de buurt waarmee het kind heel goed de busrit kan delen. Die ervaring houden we graag in eigen hand.’ Voor het Handboek Professioneel aanbesteden leerlingenvervoer van het Kennisplatform Verkeer en Vervoer, zie www.kpvv.nl. Zie verder ook de website www.naarbetercontractvervoer.nl

ding leerlingenvervoer ‘Wat wil je als bestuurder?’ ‘We hebben in elk geval goed nagedacht over wát we willen en wat we aan de markt willen overlaten, wat we willen belonen en wat we zelf doen’, zegt burgemeester Onno van Veldhuizen van Hoorn. We spreken hem in zijn hoedanigheid als voorzitter van het Bestuurlijk Platform Professioneel Opdrachtgeverschap voor gemeenten (BPPO), maar zijn natuurlijk ook heel benieuwd naar zijn visie op de jongste aanbesteding in het West-Friese leerlingenvervoer. Het platform waar de Hoornse burgemeester voorzitter van is bestaat uit een kleine twintig gemeenten die bij elkaar koplopers willen zijn als het gaat om inkopen en aanbesteden van leveringen, diensten en werken. Van Veldhuizen: ‘Wij willen, werkend met publieke middelen, een goede opdrachtgever zijn en een bewuste consument die gaat voor de goede prijs/kwaliteitsverhouding. Dat is dus niet per definitie de laagste prijs maar eerder de economisch meest voordelige inschrijving. Daarbij hechten we aan duurzaamheid en levensduur en hebben we oog voor social return: het aan het werk krijgen en houden van mensen die wat minder makkelijk aan het werk komen.’ Binnen het platform worden zowel de goede voorbeelden als de slechte ervaringen gedeeld. Dat gebeurt niet alleen in het gezelschap van bestuurders en ambtenaren onder elkaar maar ook met de aannemende partij erbij. Zo ontstaat, aldus Van Veldhuizen, ‘een echt gesprek over wat wel en wat niet werkt’.

Simpel programma Voor aanbestedingen als die van het leerlingenvervoer gebruikt de BPPO-voorzitter naar eigen zeggen een simpel programma met een paar stappen: Je moet eerst weten wat je wilt en daar ook bestuurlijk commitment voor bereiken. Wat wil je als bestuurder met publiek geld uit de markt halen en welk maatschappelijk doel streef je daarbij na? ‘Het klinkt logisch’, zegt Van Veldhuizen er zelf meteen bij, ‘maar de vraag wat je als bestuurder wilt wordt in menig college amper gesteld.’ De volgende vraag luidt: wat kan ik zelf en wat laat ik aan de markt over? ‘Daar hoeven bestuurders zich iets minder mee bezig te houden. Maar ze moeten er wel voor zorgen dat die vraag bewust gesteld wordt’, commentarieert Van Veldhuizen. De derde stap is complementair aan de tweede: wat kan de markt eigenlijk en kennen we de markt? Volgens De BPPO-voorzitter is het helaas een feit dat veel gemeenten de markt buitengewoon slecht kennen. Maar wie dat wil kan zich laten helpen. De daaropvolgende vraag is: met welke contract krijgen wij het beste wat we willen? ‘Als je dat hebt ga je naar de raad om krediet te vragen om te kunnen aanbesteden. Tegelijk zul je de raad al een beetje hebben meegenomen bij de allereerste vraag, namelijk wat je met elkaar wilt bereiken’, zo voegt bestuurder Van Veldhuizen eraan toe.

Voorlopige conclusie: Als je het gedisciplineerd doet, gaat het een stuk beter en beperk je ook de politieke risico’s, haal je meer uit de markt, krijg je een beter product en organiseer je meer concurrentie. ‘Want daar is het ons om te doen’, benadrukt Van Veldhuizen: ‘Omdat we met z’n allen menen dat concurrerende ondernemingen beter zijn voor ons dan monopolisten. En omdat we geloven dat je door concurrentie innovatie, welzijn en welvaart bevordert.’

Concreet project Vanuit de werkwijze naar het concrete project in dit verhaal. Daarbij stelt Van Veldhuizen voorop dat het niet voor het eerst was dat de West-Friese gemeenten met elkaar het leerlingenvervoer aanbesteedden. Sterker nog, als je ‘zoveel ervaring hebt, heb je ook slechte ervaring’, vertelt hij. Zo besloten de gemeenten de een na laatste keer om keihard voor de laagste prijs te gaan. Dat leidde ertoe dat de hele boel na één jaar op z’n gat lag, waarna de gemeenten het zélf konden gaan doen. ‘We hebben er wel heel veel van geleerd’, blikt Van Veldhuizen terug: ‘We wisten ineens hoe de markt in elkaar zit. Dus ben je de volgende keer wel een slimme opdrachtgever. We hebben nu meerdere percelen uitgegeven om concurrentie en continuïteit te kunnen organiseren en het ook voor kleinere partijen aantrekkelijk te maken. We hebben een bonus (zie eerder in dit verhaal, red.) ingebouwd. En we doen ook nog dingen zelf, zoals ritplanningen maken, omdat we – gegeven de kwetsbaarheid van de groep – zicht willen hebben op wie er met elkaar in de bus zitten.’ ‘We hebben in elk geval goed nagedacht over wat we willen en wat we aan de markt willen overlaten, wat we willen belonen en wat we zelf willen doen’, vat de Hoornse burgemeester samen. Hij heeft goede verwachtingen van de praktijk na 1 augustus: ‘We lopen ook bij andere aanbestedingen steeds vaker heel bewust dat rijtje af. We winnen aan professionaliteit en ik geloof dat we er steeds meer plezier in krijgen. Vergeet niet, het gaat in dit geval om 850 kinderen die al kwetsbaar genoeg zijn. Dus het is ook de moeite om je daar van harte voor in te zetten.’ 11

Brabantse dialoog ‘light’ met de ing De provincie Noord-Brabant besteedt sinds kort ingenieursdiensten op een vernieuwende manier aan om de kennis en ervaring van de specialisten beter te benutten en risico’s boven water te krijgen. Een prima zaak, vindt de branchevereniging van ingenieurs, al mag de provincie de lat best nog een stukje hoger leggen. De vernieuwde rotonde aan de Gemertseweg bij Beek en Donk ligt er mooi bij. Het verkeer op de drukke verbindingsweg rijdt er via twee brede rijstroken soepel op en af. Voor de reconstructie van de rotonde vond de provincie Noord-Brabant de beste kandidaat voor de klus dankzij een concurrentiegerichte dialoog. De aannemer paste een nieuw soort funderingsmateriaal toe in de wegverharding waardoor het werk sneller klaar was en het verkeer er minder hinder van had. ‘Een succesvol project’, zegt inkoper Binh Tran van de provincie Noord-Brabant. ’Die werkwijze wilden we ook voor ingenieursdiensten hanteren. Een dialoog ‘light’ noemen we het.‘ Sinds 2008 moderniseert de provincie haar inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dat was nodig omdat er ontevredenheid heerste over geleverde diensten bij sommige projecten. Ook gebeurde het regelmatig dat de provincie in eindeloze discussies verzeild raakte met leveranciers die – als gevolg van het gehanteerde inkoopbeleid – bewust voor een te laag bedrag hadden ingeschreven en daarna meerwerk claimden. Slagvaardiger handelen, betere kwaliteit en minder administratieve lasten zijn nu speerpunten in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor elk van de vakgebieden Verkeer en Vervoer, Bouw- en Waterbouwkunde en Ruimtelijke ordening en landelijk gebied heeft de provincie raamcontracten afgesloten met ongeveer tien bedrijven. Die contracten hebben een looptijd van twee jaar, met opties op twee keer een verlenging van een jaar, tot uiterlijk 2012.

De beste kandidaat ‘Zo kunnen we meer ervaring opdoen met onze contractpartners en op de samenwerking voortbouwen. Hogere kwaliteit en doelmatig werken is zeker in deze tijd erg belangrijk’, legt Tran uit, die in zijn vorige functies veel ervaring opdeed in de ‘buitendienst’. Daardoor kan hij zich goed verplaatsen in de positie van de leveranciers. En dat helpt in de volgende fase: die van de uitvraag. Want hoe kies je uit de contractpartners steeds de beste kandidaat voor een opdracht? ‘Dat gebeurt in een dialoog, een mini-competitie eigenlijk, die verloopt volgens de afspraken binnen de raamovereenkomst. We nodigen bijvoorbeeld drie partijen uit voor een gesprek. Het bijzondere is dat we in die een-op-eengesprekken een concept-opdracht van alle kanten bekijken. De leveranciers moeten van tevoren nauwkeurig inzicht geven in de risico’s die eraan kleven, met een precieze verdeling 12

van de verantwoordelijkheden erbij. Zoveel mogelijk aan de voorkant regelen is de insteek. Dan komen we bij de uitvoering van het project niet voor onaangename verrassingen te staan.’ Dankzij de input uit die gesprekken kan de provincie vervolgens de definitieve uitvraag opnieuw aan de kandidaten voorleggen, waarna zij hun offertes kunnen uitbrengen. ‘Belangrijk is dat we eerst de kwaliteit beoordelen en dan pas de prijzen vergelijken. Wij kunnen dankzij deze dialoog onze vraag scherper stellen. Eventuele fouten of onduidelijkheden zijn er vroeg uitgehaald. Wij willen ook geen onrealistische eisen stellen. Onze ervaring tot nu toe is goed; ik hoor eigenlijk alleen enthousiaste reacties’, zegt Tran.

‘Kietel de ingenieurs maar’ Paul Oortwijn, directeur van NLingenieurs (voorheen ONRI), de branchevereniging van advies-, management- en ingenieursbureaus, reageert ook positief op de innovatieve werkwijze. Hij adviseerde de provincies destijds bij het opstellen van raamcontracten. ‘Maar’, zo benadrukt hij, ‘als je werkt met raamcontracten moet je als opdrachtgever de lat wel hoog leggen. Kietel de ingenieurs maar om met goede voorstellen te komen, daag ze maar uit! Want het inkoopproces moet geen administratieve invuloefening zijn.’ Oortwijn is er wel van overtuigd dat de procedures die de overheid hanteert zorgvuldig zijn en een open en transparante concurrentie bevorderen. ‘Maar er is meer nodig. Juist opdrachtgevers bij de overheid zouden beter gebruik kunnen maken van de verschillen die er tussen leveranciers zijn. Op de manier waarop zij nu uitvragen kunnen ingenieursbureaus zich bijna niet onderscheiden. En daar komt bij dat naarmate de beoordeling op kwaliteit en verscheidenheid groter is, bureaus hun eigen kansen beter kunnen inschatten. Dan hoeven zij geen energie meer te stoppen in projecten die toch niet bij ze passen. Daar is nog wel een slag te maken.’ De vertegenwoordiger van de ingenieursbureaus denkt dat de provincie op de goede weg zit met hun aanpak van de concurrentiegerichte dialoog. ‘Een organisatie als Rijkswaterstaat is al een stapje verder met de innovatieve manier waarop zij opdrachten in de markt zetten. Ik vind dat een goede ontwikkeling. Wel pleit ik voor goed opdrachtgeverschap met oog voor de kleinere bedrijven. Dat kan bijvoorbeeld door opdrachten meer in percelen aan te bieden, of onder te verdelen in verschillende disciplines. Dan kunnen kleine bedrijven kiezen of ze samenwerken met anderen en ketens vormen of zich juist richten op specialisaties.’

De moeite waard Binh Tran van de provincie Brabant is dat met hem eens. Ook hij ziet Rijkswaterstaat als goed voorbeeld, hoewel die organisatie anders is als de zijne. ‘Wij gaan onze

genieur aanpak natuurlijk evalueren; ook het functioneren van de marktpartijen nemen we daarin mee. In 2012 zullen we nieuwe raamcontracten afsluiten. Maar hoe dan ook, een concurrentiegerichte dialoog kun je alleen voeren als er wederzijds vertrouwen is en alle partijen een positieve houding hebben en willen samenwerken. Dat geldt natuurlijk net zo goed voor ons als opdrachtgever. Onze rol is de vertrouwelijke informatie van leveranciers te bewaken en nauwlettend in de gaten houden dat er een eerlijke en open concurrentie kan plaatsvinden. Goede interne afspraken over deze werkwijze zijn essentieel. Het kost misschien iets meer tijd dan een gewone aanbesteding, maar vooral voor complexe opdrachten vind ik het de moeite waard.’

Marktontmoeting PIANOo organiseert op 16 september in samenwerking met NLingenieurs een marktontmoetingen voor ingenieursdiensten (zie ook het artikel elders in dit blad). Kijk voor meer informatie en aanmelding op www.pianoo.nl

Nieuwe marktontmoetingen komen eraan PIANOo organiseert dit najaar in samenwerking met brancheorganisaties nog een aantal marktontmoetingen: 16 september Ingenieursdiensten 28 september Dienstreizen 5 oktober Onderhoud openbare ruimte en sportaccommodaties 26 oktober Architecten 16 november ICT 9 december Technische industrie Kijk op www.pianoo.nl voor meer informatie. Verslagen van eerder gehouden marktontmoetingen staan ook op de website.

Binh Tran 13

Riek Bakker gaat aanbestedingsmachine smeren In mei werd stedenbouwkundig icoon Riek Bakker benoemd tot aanbestedingsadviseur namens demissionair minister Van der Hoeven. In die hoedanigheid gaat ze op bezoek bij bestuurders uit de overheid. Met een boodschap en een vraag. Voor het eind van dit jaar moet zij haar ervaringen terugkoppelen aan de minister. Wat kunnen we van Riek Bakker verwachten? Tijdens de Kamerbehandeling van de begroting van EZ vorig jaar verzocht Kamerlid Pauline Smeets (PvdA) minister van der Hoeven een aanbestedingsambassadeur aan te stellen. Iemand die lokale overheden zou kunnen helpen bij aanbestedingszaken. Op 27 mei maakte de minister de benoeming bekend van professor H.E. (Riek) Bakker. De aanbestedingsambassadeur moet ’actief bij bestuurders van overheden het belang van goed aanbesteden onder de aandacht brengen’, aldus de brief waarin de minister de benoeming bekend maakte. Ook verwacht de minister van de ambassadeur een bijdrage aan de oplossing voor knelpunten in de vorm van best practices. Aanleiding voor een paar vragen aan mevrouw Bakker.

Wat bent u van plan om daar aan te gaan doen? ‘Om te beginnen ga ik met mensen praten om na te gaan of het beeld dat ik heb, klopt. Die afspraken worden nu gemaakt en direct na de vakantie ga ik aan de slag. Na die brede oriëntatie ga ik me bezighouden met de meer instrumentele kant. Ik wil daarvoor ook een paar cases bekijken. Om te zien hoe je dingen kunt vlot trekken. Daarmee kun je mensen nieuwsgierig maken: hoe werkt dat dan? Mensen dus de oplossingen laten delen die ze zelf al hadden bedacht.’ ‘Ik zie mijn taak vooral als bruggen slaan. Mensen hebben vaak gedachten over wat anderen willen, maar net zo vaak kloppen die beelden niet. Dan vergeten ze de belangen die ze met elkaar delen. Daar liggen

Gefeliciteerd met uw benoeming. Was het voor u een verrassing? ‘Dank u. Nou een verrassing niet echt. Ik was natuurlijk al benaderd via het ministerie. Ze waren op zoek naar een onorthodox iemand. Dan zijn ze bij mij aan het goede adres. Ik houd er wel van om een beetje te prikkelen. Ik kan me voorstellen dat mensen in de aanbestedingswereld zich afvragen: wie is Riek Bakker? Maar als stedenbouwkundige en aanjager van tal van ontwikkelprojecten maak ik de praktijk van dichtbij mee.’ Is uw opdracht vooral gericht op de bouwwereld? ‘Nee, die is veel breder. In principe ga ik me bemoeien met alle soorten aanbestedingen. Dus ook met die in het kader van de WMO. Ik heb een deskundige ‘assistent’ gekregen in de persoon van Henk Wijnen van PIANOo. Hij helpt me nu bij het maken van een lijstje met mensen die ik wil spreken.’ Wat is uw visie op de aanbestedingswereld? Wat zijn uw ervaringen tot nu toe? ‘Mijn indruk is dat aanbesteden veel bange reacties oproept. Angst voor dingen die eigenlijk niet zoveel te maken hebben met aanbesteden, maar meer voor de keuze van partijen waarmee men te maken krijgt. Ik heb gemerkt dat er veel indianenverhalen over dit onderwerp de ronde doen. Dat het zo vreselijk ingewikkeld is, en dat je nooit goed weet wat wel kan en wat niet. Men is altijd bang voor ongelukken. Voor zand in de machine.’ Riek Bakker 14

volgens mij veel mogelijkheden. Olie in de machine in plaats van zand. Mijn boodschap is dat bestuurders professioneler moeten zijn. Zich concentreren op wat ze willen hebben, wat ze willen bereiken en waarom. Prioriteiten kunnen en durven stellen. Niet direct denken dat partijen alleen maar op het geld uit zijn.’ Gaat u het lukken om dat voor eind van het jaar helder te krijgen? ‘Dat weet ik nog niet. Ik ga nu eerst aan de slag. Ik heb er heel veel zin in. Aanbesteden zelf is eigenlijk vooral een instrument en dat is normaliter minder spannend. Dus als het wel spannend is, dan is er iets aan de hand. Ik verheug me nu al op een aantal leuke gesprekken.’

Beeldimpressie PIANOo-congres 2010

15

16

17

18

19

Jolanda van den Berg

Inkoop met een hoog wetenschappelijk gehalte Ze begon als verpleegster aan het bed, maar organisatie en management lagen haar beter. Na verschillende opleidingen en banen als consultant in de financiële sector keerde Jolanda van den Berg vorig jaar terug in de zorg. Nu als senior inkoper, met een opdracht: de inhuur van personeel professionaliseren. Waarom ben je overgestapt naar de publieke sector? Ik heb jaren met veel plezier gewerkt in de financiële sector. Daar is de inhuur van personeel en advies de laatste jaren sterk geprofessionaliseerd. Ik zag mogelijkheden om met die kennis en mijn ervaring de zorg, die mij nog steeds aan het hart gaat, te verbeteren en presenteerde een plan. Het VU medisch centrum (VUMC) zag daar wel wat in. Hoe kan de inhuur van personeel dan beter? Het gaat om twee categorieën waar ik me mee bezighoud. De inhuur van extern personeel, inclusief adviseurs, en de categorie personeelsgerelateerde kosten, zoals salarisadministratie, scholing of Arbovoorzieningen. Ik heb een voorstel geschreven met een business case, waarover de Raad van Bestuur binnenkort een beslissing neemt. Professionaliseren betekent op je essentiële onderdelen verbeteren: Europese aanbestedingen, de manier waarop je mensen inhuurt, bijvoorbeeld via een marktplaatssysteem. We moeten een brede slag maken, ook omdat er een fusie gaande is met GGZ inGeest. Tegelijkertijd loopt er een project ‘Lean management’. We willen verspilling tegen gaan door slimmer te werken. Welke resultaten heb je inmiddels geboekt? Inkoop timmert aan de weg; we hebben een aantal aanbestedingen en onderhandelingen gehad waarbij inkoop het initiatief nam en goed scoorde. Bij de aanschaf van medische producten bijvoorbeeld. Ook hebben we een marktverkenning georganiseerd die tientallen inschrijvingen opleverde. In deze tijd van bezuinigingen heeft inkoop wel de wind mee en hebben het onderwerp hoog op de agenda weten te zetten.

EXPERTISECENTRUM AANBESTEDEN

Wat maakt inkoop bij jullie organisatie bijzonder? Als het om mijn portefeuille gaat verrast me het steeds dat er bij deze organisatie met een hoog wetenschappelijk gehalte zoveel diversiteit in functies is. Van schoonmaker tot professor en alles daar tussenin. Al die verschillende kennisniveaus maakt het werk leuk en inspirerend. Verder kopen wij hier ook heel bijzondere medische apparatuur in. Die zijn dan vanwege een onderzoek of opleiding nodig, dus dat kun je niet sec bedrijfsmatig benaderen. De aanvrager neemt in die gevallen het voortouw, wij doen dat voor het inkoopproces. Nooit spijt gehad van de overstap? Nee, hoewel ik wel moest wennen. In de publieke sector duurt het langer voordat er beslissingen worden genomen. Maar mensen die hier werken zijn heel erg betrokken. Als je alleen werkt voor het geld moet je hier niet zijn. Heb je nog tips voor collega’s? Ik volg de leergang aanbestedingsrecht van PIANOo. Naast de post hbo-opleiding Europese aanbestedingen en inkoopmanagement die ik heb gevolgd is dat een mooie aanvulling. Ik kan het iedereen aanbevelen, want in je dagelijks werk kom je vaak niet aan die verdieping toe. Vooral de praktijkcases zijn interessant: dan is de lestijd vaak te kort. Het is trouwens ook handig om er je eigen netwerk op te bouwen.

Paspoort Naam: Jolanda van den Berg Leeftijd: 42 Functie: senior inkoper Vorige functie: senior consultant bij Stanton Chase International Beïnvloedbaar inkoopbudget: 140 miljoen euro Aantal inkoopmedewerkers: 22 in totaal Trots op: mijn leuke baan met aansprekende opdrachten Inspirerend: Bonnie Epema, aanbestedingsjurist en docent, vanwege haar visie op en kennis van het inkoopvak, een no-nonsensevrouw Recente privéaankoop: reisbenodigdheden voor de vakantie; de goedkoopste die ik kon vinden