Forte#15. Jaargang 05, mei

Forte#15

Thermometer in inkoopproces Schultz van Haegen promoveert inkoop tot hart van Achmea Zorg Scholen krijgen de smaak te pakken Stop met prijsvechten, ga voor kwaliteit

Jaargang 05, mei 2010 – www.pianoo.nl – [email protected]

Colofon

Forte is een uitgave van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 3490 777. Tekstbijdragen van Sanne van der Most, Carolien Nout, en Peter de Zoete. Eindredactie: PIANOo. Fotografie: Maarten Laupman en Sanne van der Most. Ontwerp Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: Vijfkeerblauw.

04 06 10 12

IPPC: een vooruitblik PIANOo ruim vertegenwoordigd op internationaal inkoopcongres Van 26 tot en met 28 augustus 2010 vindt voor de vierde keer de International Public Procurement Conference (IPPC) plaats, ditmaal in Seoul. De Nederlandse inzet: veertien papers waarvan maar liefst acht uit de koker van PIANOo. Forte blikt vooruit met twee Nederlandse inzenders. Het voorkomen van fraude en willekeur en het verkrijgen van betere inschrijvingen. Dat zijn de gedachtes achter de paper van NEVI professor Jan Telgen en de Twentse universitair docent Fredo Schotanus. ‘Bij gunningssystematieken met twee of meer gunningscriteria moeten prijzen of andere kwantitatieve waardes vaak worden omgezet in scores’, aldus Schotanus, die onlangs de NOBEM dissertatieprijs won. Als een aanbestedende dienst niet van tevoren volledig bekend maakt hoe prijzen of andere kwantitatieve waardes worden omgezet in scores dan kan de dienst – gegeven een lichte voorwaarde – in feite elke leverancier naar keuze laten winnen, zo tonen wij wiskundig aan.’ Daarnaast laten Telgen en Schotanus zien dat absolute scoremethoden leiden tot betere inschrijvingen dan relatieve. ‘Relatief, omdat berekende scores bij een relatieve methode afhankelijk zijn van de biedingen van de leveranciers. Empirisch al bewezen voor aanbestedingen van IT dat absolute scoremethoden leiden tot betere inschrijvingen maar wij leveren nu voor het eerst ook het wiskundige bewijs.’ Hoewel de paper redelijk theoretisch is, hoopt Schotanus dat hun adviezen zullen leiden tot betere inschrijvingen en uiteindelijk tot een betere besteding van publiek geld.

2

Creatieve ideeën Concurrentie tussen aannemers vindt niet alleen meer plaats doordat zij louter onder concurrerende voorwaarden inschrijven op aanbestedingen, maar ook steeds meer doordat aannemers na het bekendmaken van de inschrijvingen op vaak vrij formele gronden procederen over de inschrijvingen van andere, beter scorende aannemers. ‘Het lijkt erop dat het behoorlijk kan lonen om een relatief gering bedrag in juridische bijstand te investeren, teneinde alsnog een opdracht te kunnen binnenslepen’, aldus Bas ten Haaf, jurist bij Waternet. ‘Zelfs als de kans van slagen gering lijkt.’ In zijn paper illustreert hij een en ander aan de hand van een recent kort geding tegen Waternet. Ten Haaf: ‘Gevestigde partijen lijken bewust te willen tegengaan dat nieuwkomers kunnen voldoen aan ervaringsvereisten, waardoor het eigen marktaandeel wordt behouden. In mijn paper laat ik zien dat aanbesteders, door flexibel om te gaan met besteksvereisten, zelf concurrentie in de markt kunnen bevorderen. Ik hoop dat inkopers en aanbesteders de geschetste ontwikkeling, die lijkt ingegeven door toegenomen druk op de bouwmarkt, gaan herkennen en dat het hen op creatieve ideeën brengt om dergelijke ongewenste ontwikkelingen te voorkomen.’

Alle inzendingen van PIANOo en haar vakgroepen: • Fredo Schotanus (Universiteit Twente) en Jan Telgen (NEVI) ‘A decision model for choosing between five supplier selection methods’ • Bas ten Haaf (Waternet) ‘Market competition through past performance criteria: an Amsterdam case’ • Wouter Stolwijk (PIANOo) ‘Public Procurement: catch 22. It is economy, stupid!’ • Kees Tazelaar (PIANOo) ‘PIANOo: crossing boundaries in public procurement’ • John Konijn (Provincie Zuid-Holland) ‘Practical issues surrounding public tender procedures: Fight those last minute decisions!’ • Ruart Jagt (ICTU) ‘Strategic set up and tactical management of large ICT contracts’ • Gert Wim van der Meent (Universiteit van Amsterdam) ‘Detecting and sanctioning collusive practices: the Dutch experience’ • Marcel Stuijts (Bizob) ‘Joint Procurement: the experience in the Dutch public sector’

Utrecht kiest voor standaard PIANOo-ABU voorwaarden

‘Een mooie coproductie tussen overheid en bedrijfsleven’ Vanaf 1 april 2010 huurt de gemeente Utrecht al haar flexpersoneel in via de standaard PIANOo-ABU voorwaarden. ‘Specifiek toegesneden op de uitzendbranche en dus wel zo handig‘, vinden concerninkoper Olaf Verschoor en jurist concerninkoop Jurriën Brombacher. Het idee om de PIANOo-ABU voorwaarden te gebruiken voor de inhuur van tijdelijk personeel is eigenlijk ontstaan tijdens een marktconsultatie. ‘Een van de uitzendorganisaties attendeerde ons er op’, vertelt Verschoor. ‘Zelf hadden we er nog nooit van gehoord, maar we waren uiteraard wel nieuwsgierig. Als gemeente willen wij een gezonde relatie met de markt houden en uiteraard slim blijven inkopen. Daarom zijn we de voorwaarden met open vizier tegemoet getreden.’ Ook Brombacher was vrij snel overtuigd. ‘Voorheen hadden we regelmatig gedoe over juridische aansprakelijkheid en beperkingen. We werkten met standaardvoorwaarden die voor de hele organisatie golden en niet specifiek toegesneden op het inhuren van uitzendpersoneel. Voor iedere overeenkomst moest de gemeente contact opnemen met de flexorganisatie die op haar beurt weer met de uitzendkracht moest overleggen. Past de uitzend-CAO wel binnen de gemeentelijke CAO? Hoe gaan we om met juridische geschillen? Dat soort dingen.’

praktijk niet eens zo gek veel. ‘Het is er alleen een stuk eenvoudiger op geworden’, licht Brombacher toe. ‘We werken met voorwaarden die de markt kent dus voor hen is het ook een stuk inzichtelijker.’ Ook Verschoor ziet voordelen: ‘Het scheelt een hoop discussie over juridische voorwaarden. De aanbesteding is eenvoudiger geworden en dus goedkoper.’ Het feit dat PIANOo bij het opstellen van de voorwaarden is betrokken, zien beide heren ook als pré. Geen eenzijdig

door de branche opgestelde regels, zoals je in de praktijk nogal eens ziet, maar een mooie coproductie tussen overheid en bedrijfsleven. Verschoor: ‘Onze gemeentelijke belangen zijn absoluut meegenomen.’ Sinds 1 april zijn de nieuwe voorwaarden operationeel en moeten de contractmanagers er in de praktijk mee aan de slag. ‘Natuurlijk kost het in het begin wat extra tijd’, zegt Verschoor. ‘Maar bij onduidelijkheden kunnen ze uiteraard altijd bij ons terecht.’

Behoorlijk transparant De standaardvoorwaarden van PIANOo en branchevereniging ABU rekenen af met dit soort belemmeringen. ‘Bovendien zijn ze behoorlijk transparant’, vindt Verschoor. Ten opzichte van de ‘oude’ algemene voorwaarden verandert er in de Jurriën Brombacher en Olaf Verschoor

3

Wat is PE publiek? Purchasing Excellence Publiek (PE Publiek) is een verbeterprogramma dat organisaties systematisch helpt hun inkoop te professionaliseren. De basis daarvoor is het MSU+-model, dat al eerder in Forte aan de orde kwam. Het model onderscheidt tien niveaus van professionaliteit voor acht strategische en zes ondersteunende processen. Aanbestedende diensten kunnen met een nulmeting hun mate van professionaliteit vaststellen. Met die gegevens kunnen ze verbeterpunten opstellen om zo een hoger niveau te bereiken.

Start nieuwe auditorenopleiding Op 31 mei en 1 juni start een nieuwe auditorenopleiding. Deze is bedoeld voor mensen met een hbo- of academisch werken denkniveau, die (liefst) ervaring hebben met strategische inkoopvraagstukken, of die werkzaam zijn in het inkoop- of auditveld. Meer informatie vindt u in het dossier PE Publiek op www.pianoo.nl.

‘Mooie tool’ Joey Everaard: ‘De audits passen bij het doel van Rijkswaterstaat om verder te professionaliseren op inkoopgebied. In mijn vorige baan werkte ik als projectinkoper bij Philips; ik heb dus veel ervaring in de private sector. De cursus vond ik erg nuttig en blijkt in de praktijk ook goed bruikbaar. PE Publiek is een mooie tool. Je moet wel goed aandacht besteden aan de vertaling van het model van privaat naar publiek.’

Thermometer in inkoopproces Meten hoe professioneel je inkoopproces is en doelgericht verbeteringen aanpakken. Dat is het doel van de audits volgens het MSU+-model PE publiek, die Rijkswaterstaat is gestart. De eerste vier zijn inmiddels achter de rug. De audits zijn uitgevoerd door interne auditoren. Vijf inkoopprofessionals bij verschillende onderdelen van de organisatie hebben inmiddels de cursus PE Publiek gevolgd (zie kader). ‘Het voordeel daarvan is dat een vaste kern van mensen voor eenheid in de werkwijze zorgt. We houden de kennis en kunde in huis, want dit is geen eenmalige exercitie. Het is belangrijk zo snel mogelijk alle audits te doen zodat de verschillende diensten van elkaar kunnen leren en iedereen aan de slag kan met verbeteringen. MSU-ambassadeurs in je organisatie kunnen ervoor zorgen dat de aandacht niet verslapt’, zegt Miriam Monteiro Lima, adviseur markt van de afdeling Inkoopondersteuning van Rijkswaterstaat Zuid-Holland. Zij coördineert de audits bij de tien regionale en vijf landelijke diensten van Rijkswaterstaat.

Opdrachtnemers prikkelen Joey Everaard is een van die auditoren die vorig jaar de cursus PE publiek volgde. De senior inkoopadviseur bij de regionale dienst Zeeland vindt het een interessante aanvulling op zijn takenpakket. Wat hem opviel bij de audits die hij tot nu toe deed? ‘Ik vind de inkoop bij de diensten behoorlijk professioneel. Ik merk wel dat veel mensen zich - helaas - beperkt voelen door wet- en regelgeving. Dat voelt soms als een keurslijf. Ik denk dat er meer mogelijk is dan men wel eens denkt. Er is ook nog een wereld te winnen in de borging van inkoop in de organisatie. Verder zouden wij onze opdrachtnemers meer kunnen prikkelen om met ideeën en targets te komen die ons besparingen opleveren.’ Everaard wijst verder op het belang van goede interne communicatie: ‘Maak duidelijk dat de audits niet bedoeld zijn om diensten te controleren. Het gaat erom wat je beter kunt doen en dat je van elkaar kunt leren. Verder is het belangrijk de verbeterpunten ‘smart’ te maken, zodat alle betrokkenen weten wie wat moet doen.’

Verbeteringen De auditoren werken in groepjes van twee. Ze onderzoeken nooit hun eigen dienstonderdelen, maar altijd andere. Aan de hand van vragenlijsten en interviews stellen zij een rapportage op die in het inkoopoverleg wordt besproken. Met deze nulmeting kunnen de diensten verbeterplannen opstellen en hun ambitie formuleren. ‘Wat de geaudite diensten willen verbeteren, hangt af van hun ambitie en van de uitkomst van de audits. Belangrijk is om snel te scoren met de gemakkelijkste verbeteringen, de ‘quick wins’. Daarmee houd je de mensen enthousiast’, legt Monteiro Lima uit. Joey Everaard

4

Miriam Monteiro Lima

Innovatief Aanbesteden in de GWW Wat werkt wel en wat niet? Innovatief aanbesteden. Iedereen heeft er zijn mond van vol en steeds meer overheidsorganisaties in de sectoren GWW en openbare ruimte doen het. Maar wat is het nu eigenlijk precies, waar moet je aan denken voor je begint, wat werkt wel en wat niet en wat zijn de kansen en de valkuilen? In de regionale bijeenkomst ‘Innovatief Aanbesteden in de GWW’, die PIANOo samen met onder meer de Regieraad Bouw organiseert, kunnen beginnende en ervaren bouwers, ambtenaren en adviseurs ervaringen uitwisselen. Het programma biedt volop gelegenheid om te leren van de ervaringen van collega’s die reeds zijn gestart met vernieuwend aanbesteden. Aan de hand van vier sprekende en recente praktijkvoorbeelden worden alle vragen beantwoord.

Geïnteresseerd? De regionale bijeenkomst Innovatief Aanbesteden in de GWW is gericht op deelnemers uit provincie Utrecht, ‘t Gooi en Almere. Uiteraard zijn andere deelnemers ook welkom. Eerste bijeenkomst: Dinsdag 1 juni, 14.30-19.00 uur, Hotel De Witte Bergen, Eemnes. Aanmelden kan via [email protected]

Vertegenwoordigers van de Politieacademie

Politieacademie wint Dutch Sourcing Award 2010 De jury was het unaniem eens: de Politieacademie heeft binnen een jaar tijd een professionele inkooporganisatie neergezet en is daarmee op inkoopgebied een voorbeeld voor anderen en een koploper binnen de politieorganisatie. De Dutch Sourcing Award 2010, die op 8 april j.l. in Grand Hotel Huis ter Duin in Noordwijk werd uitgereikt, is dan ook dubbel en dwars verdiend. De Foundation for the Forward Development of Procurement, een samenwerking tussen onder meer Berenschot en Heineken, bekroont jaarlijks de topprestaties van Nederlandse inkoopteams. Doel: het uitwisselen van best practices en de inkoop in Nederland naar een hoger plan tillen. Naast de ‘hoofdprijs’ waren er nog meer prijzen te vergeven. Zo ging de Operational Excellence naar de UWV Marktplaats. Dit online platform voor vraag en aanbod van tijdelijk extern personeel beoogt maximale flexibiliteit binnen de geldende aanbestedingskaders, zo oordeelde de jury onder leiding van hoogleraar inkoopmanagement Bart Vos. Enexis, Alliander, Stedin/Joulz en Delta Netwerkbedrijf hebben de award in de categorie Sustainability veroverd. Het baanbrekende karakter van de gezamenlijk aanbesteding van distributietransformatoren heeft geleid tot significante energiebesparingen, zo vond de jury. Naast de hoofdprijs sleepte de Politieacademie eveneens de prijs in de categorie Step Change in de wacht. Meer informatie over de Dutch Sourcing Awards 2010 is te vinden op www.berenschot.com. 5

‘Voor samenwerken koop je meer d Schultz van Haegen promoveert inkoop tot hart van Achmea Zorg Melanie Schultz van Haegen was wethouder in Leiden en staatssecretaris van Verkeer en Waterstaat voordat zij in 2007 bij Achmea Zorg aantrad als Directeur Zorginkoop. In twee jaar tijd veranderde ze de inkopers van deze zorggigant van prijsgerichte onderhandelaars tot diplomatieke samenwerkers. Daarmee won ze eind 2009 de titel ‘CPO van het jaar’. Een gesprek met een gedreven vakvrouw, die voor haar benadering van ‘lean production’ ook wel een toekomst bij de overheid ziet.

Zo niet, dan laten we dat onderdeel achterwege. We denken dat we daarmee 20% efficiënter kunnen werken. We spreken verder af dat we de resultaten zorgvuldig monitoren en dan gezamenlijk kijken wat we doen met de winst. We gaan nu aan de slag met dit concept in alle ziekenhuizen van onze kernregio’s.’

Bij binnenkomst in haar kamer op de vijfde verdieping hijgt ze nog na van het traplopen. Niet dat de lift kapot is, maar zo begint ze haar werkdag alvast met wat lichamelijke inspanning. Zo werkt zij tegelijk aan haar eigen gezondheid en vitaliteit, twee belangrijke peilers in de missie van Achmea Zorg, dat inmiddels is uitgegroeid tot de grootste zorgverzekeraar van Nederland. Met 4,8 mln. klanten na het samengaan met Agis.

‘Een ander voorbeeld is ‘aandoeningsgericht werken’. Dat passen we toe bij ziekten die steeds meer oprukken: diabetes, hartfalen, bepaalde vormen van kanker, ademhalingsziekten. We richten daarvoor een kenniscentrum in, waarbij de betrokken zorgverleners via een benchmark zelf hun prestaties in de gaten houden en vergelijken met die van anderen. Artsen zijn daar erg over te spreken en brengen hun enthousiasme over op hun collega’s. In Zwolle hebben we onlangs een proef afgesloten rond diabetes. De resultaten in termen van gezondheidswinst waren fantastisch.’

Wat stond u voor ogen toen u aan deze baan begon? ‘Het was duidelijk dat zorgverzekeraars een nieuw businessmodel moesten omarmen na de introductie van de basisverzekering in 2006. Je hebt nu te maken met verplichte acceptatie en je kunt dus als private verzekeraar niet meer selecteren op risico. Dat betekent dat je fundamenteel anders moet omgaan met zorg, met gezondheid en met de risico’s die daar aan vastzitten. Onze invulling is: betere en goedkopere zorg leveren. In de gezondheidszorg is beter vaak niet duurder. Ervaren artsen leveren betere zorg, met minder kansen op complicaties en dus minder dure nazorg. Die betere zorg willen wij aan onze klanten kunnen leveren. En daarop richten we dus ook onze organisatie.’ Als zorgverzekeraar bent u intermediair tussen patiënt en zorgverlener. Hoe werkt dat dan? ‘Dat klopt, wij leveren zelf geen zorg. Maar dat was juist de uitdaging: wij willen èn de zorgverleners èn de zorgafnemers overtuigen van de mogelijkheden om betere zorg te leveren en tegelijk de kosten in de hand te houden. Ons model berust op samenwerking. We denken dat belonen beter werkt dan bestraffen. We sturen onze zorginkopers dus niet meer op pad om met keiharde onderhandelingen de voordeligste contracten af te sluiten voor zoveel mogelijk behandelingen. We vragen ze om actief het contact te zoeken met zorgverleners, met specialisten, met instellingen en huisartsen om samen kwaliteitsafspraken te maken over de zorg. Met ziekenhuizen willen we zogeheten zorgpaden ontwikkelen, gebaseerd op het idee van ‘lean production’ uit de auto-industrie. We nemen alle aspecten uit de zorgverlening onder de loep en vragen ons af of ze echt noodzakelijk zijn. 6

‘Wat we feitelijk doen is het introduceren van dit samenwerkingsmodel in de zorgwaardeketen. We werken bijvoorbeeld samen met Philips aan apparaten die mensen thuis kunnen gebruiken en die hen de belastende reis naar een ver behandelcentrum bespaart. Met apothekers zitten we in de afrondende fase van een onderzoekspilot met SIMpill, een doosje dat patiënten waarschuwt als ze hun medicatie vergeten in te nemen. Daar krijgt de behandelend specialist dan online informatie over. Verder hebben we onlangs met bijna alle apothekers een overeenkomst afgesloten waarbij we de kosten voor medicijnen verlagen en tegelijk de kwaliteit van apothekers belonen.’ Dat vraagt nogal wat van uw inkopers. Moeten die niet zelf arts zijn? ‘Nou, belangrijker is dat ze in staat zijn om goede vormen van samenwerking te bedenken en

overeenkomsten daarvoor af te sluiten. Er zijn inmiddels 330 mensen die zich met de zorginkoop bezighouden. Let wel: de facilitaire inkopers vallen niet onder mij. Het was voor de zorginkopers wel een heel grote verandering. We werken nu ook centraal in plaats van regionaal. Maar ze staan vierkant achter het concept en ze vinden het vaak ook leuk om te merken dat ze nu op een heel andere manier worden onthaald bij een zorginstelling, meer als een gelijkwaardige partner op het niveau van de directie dan als een lastige en veeleisende onderhandelaar.’ En hoe staat de zorgconsument hier tegenover? ‘In onze visie heeft de zorgconsument een eigen verantwoordelijkheid als het gaat om zijn of haar gezondheid. Wij doen ons best om te helpen bij het maken van de juiste keuzes. Niet door zijn vrijheid te beperken, maar wel door prikkels in te bouwen om te kiezen voor betere zorg. Achmea biedt bijvoorbeeld aan het bedrag van het eigen risico terug te betalen als iemand ervoor kiest zich door ons te laten adviseren over een behandelcentrum of instelling. Dat bedrag betalen we ook uit als diegene uiteindelijk toch kiest voor een andere instelling, bijvoorbeeld omdat die dichter bij huis ligt. Wij willen vooral de indruk vermijden dat we enige vorm van dwang uitoefenen. Zorgconsumenten kijken bijna net zo kritisch naar hun zorgverzekeraar als de burger naar de overheid.’

dan voor keihard onderhandelen.’ U heeft zelf de nodige ervaring bij de overheid, zowel bij het rijk als bij de gemeente. Wat kunnen zij leren van het inkoopmodel van Achmea? Is dat ook bij hen toepasbaar? ‘Als overheid wil je er ook op worden afgerekend dat je de dingen voor de burger goed en efficiënt doet. Mijn indruk is wel dat bij de overheid de nadruk iets te veel is komen te liggen op de rechtmatigheid van aanbestedingen en dat er minder ruimte is voor samenwerkingsmodellen. De overheid kiest nog te vaak voor de veilige weg. Aan de andere kant gebeuren er ook wel spannende dingen. Bij gemeenten is dat misschien iets gemakkelijker. Neem nu Annelies Soede, hoofd inkooporganisatie van de stad Amsterdam. Die was ook genomineerd als CPO van het jaar, vanwege haar inspanningen om inkoop een duidelijker plek te geven en meer dingen samen te doen. Dus er gebeurt wel wat.’ ‘Maar misschien zou je nog eens moeten nadenken over de waardeketen van overheidsinspanningen gezien vanuit de burger. En van die kant de inkoop bij de overheid benaderen. Het verschil met Achmea is natuurlijk wel dat voor ons inkoop 95% uitmaakt van ons product. Maar ik denk dat het zeker de moeite waard is om hier verder over na te denken. Er ligt nog een uitnodiging vanuit PIANOo om een keer te komen praten en daar ga ik zeker gebruik van maken.’

Melanie Schultz van Haegen 7

Professioneel aanbesteden in de bo Invoering Leidraad krijgt flinke impuls door Decision Support System Al bijna honderd aanbestedende diensten hebben zich aangemeld om in 2010 gratis kennis te maken met het Decision Support System (DSS), de praktische tool van de Leidraad Aanbesteden Bouwopdrachten. Dat beslissysteem ondersteunt hen bij de vele keuzes die zij als opdrachtgever moeten maken als ze een bouwproject willen realiseren. De provincie Noord-Holland is een van de eersten die het voor haar infrastructuurprojecten verplicht stelt. Een gesprek met drie direct betrokkenen over hun ervaringen en hun verwachtingen.

‘We zijn heel content met de belangstelling tot nu toe’, zegt Teun van Reeuwijk. ‘Nu we de bètaversie achter de rug hebben, willen we een grote slag slaan met de invoering van het DSS. Het ontwikkelen ervan heeft heel veel inspanning gevergd, en dat zal het onderhoud in de toekomst ook blijven vragen. Het is echt bijzonder dat we dit hebben voor de bouw. De NEVI vraagt al of het ook niet voor diensten en leveringen kan worden uitgebouwd. Dat geeft aan welke importantie het systeem kan krijgen, als aanbestedende diensten er allemaal mee gaan werken.’ Van Reeuwijk was als projectleider bij CROW van meet af aan betrokken bij het Beslissingssysteem. ‘Toen de Regieraad in 2005 opperde dat er een Handboek Uit- en Aanbesteden moest komen voor de bouwsector was onze gedachte: kan dat niet moderner, interactief en via internet? Uiteindelijk is besloten om beide te doen, het tekstdocument van de Leidraad als onderbouwing en naslagwerk en het DSS als handig hulpmiddel. Zelf was ik - net als Henk Wijnen van PIANOo - ook betrokken bij de commissie die het tekstdocument heeft ontwikkeld. Die passen nu als hand en handschoen bij elkaar.’

Wat doet het DSS? Iedereen die een bouwopdracht moet realiseren staat voor een aantal min of meer vergelijkbare beslissingen. Essentiële keuzes hebben te maken met de bouworganisatievorm, de contractvorm, de manieren om de risico’s te verdelen en natuurlijk de aanbestedingsprocedure. Die keuzes hangen met elkaar samen, en wat het DSS doet, is die keuzes expliciet maken in hun samenhang. Het DSS bestaat uit een aantal vragen die de aanbestedende dienst moet beantwoorden. De vragen beginnen bij het beleid van de organisatie en vervolgens voert het systeem opdrachtgevers stapsgewijs per opdracht of project door het aanbestedingsproces. Het DSS neemt de opdrachtgever de beslissingen niet uit handen, maar dwingt hem bewuste keuzes te maken en die te verantwoorden. Aan zijn team, aan zijn interne opdrachtgever, aan zijn bestuur. De zeven stappen van het DSS zijn: 1. Bepalen kansen en beperkingen van de organisatie 2 Aard en scope van het project en projectdoelen vaststellen 3. Bepalen van wat nu echt belangrijk is voor het project 4. Indicatie geven van de bouworganisatievormen 5. Opties vergelijken en definitieve keuzes maken 6. Praktische uitwerking realiseren in een contracteringsplan 7. De overstap maken naar de aanbestedingsprocedure Teun van Reeuwijk en Rob Bloemsma 8

Extra ogen dwingen Rob Bloemsma, projectleider bij de provincie Noord-Holland kan bijna niet wachten tot het DSS voor alle 300 bouwprojecten van zijn dienst Realisatie en Beheer is ingevuld. ‘We beschikken nu met het DSS over een eigen contractkeuzesysteem, en we zijn dus niet langer afhankelijk van wat ingenieursbureaus hebben ontwikkeld. Met veel ingehuurde projectleiders naast die van onszelf is dat geen overbodige luxe. Ik zie nog veel meer mogelijkheden, bijvoorbeeld het contractbeheer erin onderbrengen, dat zou fantastisch zijn!’ De eerste kennismaking met het DSS ligt voor Bloemsma al weer zo’n twee jaar terug en zijn enthousiasme is sinds die tijd alleen maar gegroeid. ‘Ook dankzij het feit dat onze eigen inkoopadviseur, Marloes Ter Luijn er hard aan heeft getrokken. In eerste instantie dacht ik als projectleider: moet ik dat allemaal opschrijven? Je krijgt het idee dat het systeem bedoeld is om je te controleren. Gaandeweg merkte ik dat er eigenlijk alleen maar voordelen aan die verantwoording zitten. Als ik nu een scopegesprek heb met een bestuurder, kan ik die precies laten zien wat destijds is afgesproken en hoe veranderingen doorwerken in tijd of geld. En vooral ook: waarom we destijds die keuze zo hebben gemaakt. Het ligt vast, het is toegankelijk, het is transparant. Bij ons vraagt het MT nu: kunnen we het ook voor beheersprojecten toepassen? Of voor netwerkmanagement?’

Servicemodel Van Reeuwijk moet even lachen om het enthousiasme van Bloemsma, maar tempert toch enigszins te hoog gespannen verwachtingen. ‘Onze eerste zorg is dat zoveel mogelijk aanbestedende diensten goed met het DSS aan de slag kunnen. En dat we zijn huidige functionaliteit goed kunnen beheersen. We werken nu bijvoorbeeld aan een scherm dat alle basisinformatie over een project overzichtelijk toont, een dashboard.

ouw Hoe meer gemeenten, provincies en andere bouwende diensten van het DSS gebruik maken, hoe meer we kunnen doen aan verdere uitbouw. Daarom hebben we ook gekozen voor een servicemodel, met betaalde licenties die het mogelijk maken een professionele beheersorganisatie op poten te zetten en in stand te houden.’

dat ze eerst een boek van 300 pagina’s doorworstelen, voordat ze hun project gaan aanbesteden. Van de beleidsbepalers binnen een overheidsorganisatie mag je iets meer verwachten. Zij moeten zeggen: zorg dat het inkoopbeleid bij ons in overeenstemming is met de Leidraad. Niet omdat wij vinden dat iedereen op deze manier moet werken. Maar omdat je als je de Leidraad serieus neemt, je als organisatie behalve rechtmatig, ook doelmatig bezig bent. Wat professioneel aanbesteden in de bouw is, haal je uit de Leidraad. Dat vind je in geen enkel ander document, niet in het ARW, en ook niet in de wet.’

‘Tot nu toe betaalde de Regieraad en PSIBouw het leeuwendeel van de ontwikkelingskosten. Wij hebben er als CROW zelf ook veel tijd in gestoken, omdat we dit zien als een heel belangrijk stuk gereedschap. Voor 2010 heeft Vernieuwing Bouw, die een deel van de activiteiten van de Regieraad en PSIbouw voortzet, het mede mogelijk gemaakt om gratis licenties te verwerven, voor dit jaar. Daarna vragen we een bedrag van tussen 2000 en 4000 euro per jaar, wat niet zo veel is als je bedenkt hoeveel werk het systeem aanbestedende diensten uit handen kan nemen. We merken dat aan de vragen die ze ons stellen. Veel aanbestedende diensten worstelen eerst zelf een tijdje en dat is met het DSS niet meer nodig.’ Voor Bloemsma is die tijdwinst niet het doorslaggevende argument. ‘Tot nu toe zijn wij er flink druk mee. Wij zien het vooral als een goede investering, die ons veel gaat opleveren. Ik merk nu al dat het veel gemakkelijker is om vragen te beantwoorden. Van journalisten, van stakeholders en vooral ook van bestuurders. Het systeem levert precies de informatie die zij nodig hebben, zodat ze altijd goed op de hoogte zijn van de zaken waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen. Daar komt bij dat ik alle data over mijn project makkelijk kan terugvinden. We zijn nu de invoering aan het uitrollen zodat straks alle projectleiders van de provincie er mee kunnen werken. Overigens gebruiken we het systeem voor infrastructuur projecten vanaf een half miljoen euro.’

Volgens Jansen is er destijds voor gekozen om architectenopdrachten en ingenieursdiensten voor ontwerpen en dergelijke, niet in de Leidraad op te nemen. ‘Dat was geen principiële keuze, maar een pragmatische. Ook zonder die modules, was het een enorme klus. Overigens zijn er ook producten die wel op deze onderdelen ingaan, die in de toekomst mogelijk kunnen worden gekoppeld aan de Leidraad en dus ook aan het DSS. Of de Reiswijzer Gebiedsontwikkeling. Zelf had ik er graag nog meer goede voorbeelden in opgenomen gezien, meer best practices, maar dat kan natuurlijk altijd nog gebeuren. En als de nieuwe Aanbestedingswet er ligt, zullen we ook goed kijken naar de aansluiting daarop.’

Risico’s onder controle

Prof. mr. Chris Jansen

Beleid implementeren Waar het DSS kan worden gezien als een praktisch hulpmiddel voor projectleiders en inkopers om bouwopdrachten in het concrete geval professioneel te kunnen aanbesteden, ligt de kracht van de Leidraad juist in de uitdaging om het aanbestedingbeleid op lange termijn professioneel vorm te geven. Dat is de belangrijkste boodschap van Chris Jansen, hoogleraar privaatrecht aan de Vrije Universiteit Amsterdam en de auteur van het tekstdocument van de Leidraad. ‘Het tekstdocument en het DSS vormen in onderlinge samenhang de Leidraad. Zij horen bij elkaar. Je kunt van projectleiders niet verwachten

Voor Bloemsma als projectleider is het DSS de toegang tot de Leidraad. ‘Mijn vraag is: welk contract biedt mij als projectleider de beste garantie om de risico’s van een project te beheersen? Op die vraag geeft het DSS wat mij betreft een perfect antwoord. Dat betekent dus niet: standaard kiezen voor Design & Construct, maar op basis van een goede risico-inventarisatie de contractvorm kiezen die daar het best bij past. Dat is overigens ook de vraag van bestuurders: welke risico’s betekent dit contract?’ Van Reeuwijk verwacht dat dit jaar nog veel meer aanbestedende diensten zullen kiezen voor het DSS. Het CROW is er klaar voor. ‘Zo organiseren wij voorlichtingsworkshops en geven wij cursussen van twee dagen waarin mensen leren met de Leidraad en het DSS om te gaan. De belangstelling daarvoor is groot. Dan kun je als organisatie goed aan de slag. En ook bij de implementatie kun je altijd een beroep op ons doen. Wij verwachten dat veel aanbesteders het voorbeeld van provincie Noord-Holland zullen volgen!’ Vóór de zomer wordt de cursus nog gegeven op 8 juni en zijn er verschillende voorlichtingsworkshops. Zie verder www.leidraadaanbesteden.nl of www.crow.nl (onder cursussen). 9

Scholen leren van scholen Het voorlichtingsteam Europees aanbesteden organiseert speciale sessies voor scholen om van elkaar te leren op inkoopgebied. Begin april vond de eerste bijeenkomst plaats in Utrecht. René Dullaart, manager inkoop van de Hogeschool Rotterdam, vertelde er over zijn ervaring op inkoopgebied. Zijn boodschap aan scholen, zowel in het primair als voortgezet onderwijs: ‘Ga het gewoon doen! Begin maar eens met een spendanalyse en pak dan een inkoopcategorie aan. Dat levert geheid succes op. Dat kun je verder uitbouwen. Pak ook het contractmanagement aan. Als scholen meer samenwerken op inkoopgebied, bijvoorbeeld gezamenlijk een aanbesteding doen, levert dat voordelen op. Niet alleen betere prijzen, maar ook meer kwaliteit en dat komt de hele organisatie ten goede.’ Kijk voor meer informatie over de sessies op PIANOo-desk

Tips van scholen voor scholen Op de website van het voorlichtingsteam Aanbesteden staan inspirerende praktijkvoorbeelden. Zo geeft de Stichting Carmelcollege Hengelo, een grote middelbare school voor bijzonder voortgezet onderwijs met verschillende locaties, tips aan collega’s. Bijvoorbeeld om een multidisciplinair team te vormen. Ellen Brinkman, beleidsadviseur van Carmel, is positief over de aanbesteding van schoolboeken: ‘We hebben geld kunnen besparen, want de prijs van de leermiddelen is omlaag gegaan terwijl de kwaliteit is gestegen. Daarnaast hebben we van een aantal instellingen te horen gekregen dat de dienstverlening van de leveranciers verbeterd is.’ Met bijna 13.000 leerlingen en een omzet van 90 miljoen euro is Quadraam de grootste voortgezetonderwijsgroep in Gelderland. De organisatie heeft al veel ervaring met Europees aanbesteden. Paul Kanters, secretaris van het College van Bestuur: ‘We hebben inmiddels onze eigen inkoopvoorwaarden opgesteld en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Dat brengt ons in een gunstiger positie. Wat ons zeer geholpen heeft, is dat wij externe ondersteuning inhuren bij aanbestedingen. Die investering verdienen we heel snel terug. Bovendien leren we ervan en kunnen we het een volgende keer zelf.’ Lees meer op de website van DUO in het dossier Aanbesteden via www.ocwduo.nl 10

Scholen krijgen de smaak te pakken Hogescholen en universiteiten timmeren al langer aan de weg met professionele inkoop. Dankzij de wet op de gratis schoolboeken kregen middelbare scholen precies het goede zetje om Europese aanbestedingen in de praktijk te gaan brengen. Het resultaat: betere boeken tegen een lagere prijs. Bijkomend voordeel: een professionelere kijk op inkoop. ‘Scholen zijn bewuster gaan nadenken over hun leermiddelenbeleid’, zegt Sandra Vis van het voorlichtingsteam Europees aanbesteden. ‘Ze kijken bijvoorbeeld kritischer naar wat ze wel en niet nodig hebben. Vooral bij grote scholen zien we dat ze vaker andere aanbestedingen doen, zoals voor schoonmaak, verzekeringen of meubilair. Een goede ontwikkeling dus. Leveranciers hebben scholen inmiddels ook ontdekt als interessante klant. Ze staan vaker op de stoep.’ In de afgelopen drie jaar zijn met ruim 130 aanbestedingen meer dan een half miljoen leerlingen in het voortgezet onderwijs van schoolboeken voorzien. De meeste scholen hebben het lesmateriaal ondergebracht in een schoolfonds. Ze hebben bijna allemaal een adviesbureau ingeschakeld bij de aanbesteding, zo blijkt uit recente cijfers van het voorlichtingsteam Europees aanbesteden. Dit team bestaat uit experts van de Dienst Uitvoering Onderwijs uit Zoetermeer (DUOZ) van het ministerie van OCW en PIANOo. Het ondersteunt scholen met kennisuitwisseling en de vorming van netwerken.

Marktwerking De wet was niet alleen bedoeld om ouders financieel tegemoet te komen, maar ook om de marktwerking te bevorderen. ‘Dat is nog niet zo eenvoudig te realiseren, want er zijn nu eenmaal niet zo veel aanbieders ’, legt Sandra Vis uit. ‘Als de trend naar digitale leermiddelen goed doorzet, verwachten we meer toetreders. Steeds meer aanbieders van over de grens houden de markt nauwlettend in de gaten. Dat biedt scholen meer keuzemogelijkheden.’

Hoger plan De inkoop van scholen in het voortgezet onderwijs komt met deze ontwikkelingen op een steeds hoger plan. En hoe vergaat het intussen de basisscholen? ‘Daar staan we nog aan het begin’, meent Sandra Vis. ‘Er zijn meer basisscholen dan middelbare scholen in Nederland, maar ze zijn veel kleiner in omvang. Dus die situatie is anders. Maar ook daar is veel te winnen met professioneel inkoopbeleid.‘

Rijksacademie voor Financiën en Economie organiseert congres Inkoop en Aanbesteding

‘Juist onder deze doelgroep heerst een honger naar kennis Kennisdeling, ervaringsuitwisseling en uitgebreid netwerken. Dat was het doel van het congres Inkoop en Aanbesteding dat de Rijksacademie voor Financiën en Economie op 10 maart j.l. organiseerde. Voor velen een schot in de roos. ‘Eindelijk een congres over de juridische kant van het aanbesteden dat puur is gericht op de inkoper.’ ‘Een bijzonder nuttige middag’, vindt ook spreker Huib van Romburgh, aanbestedingsjurist van het ministerie van LNV en lid van de vakgroep aanbestedingsrecht van PIANOo. ‘De meeste ‘aanbestedingscolleges’ zijn voor juristen. Eindelijk lag de focus eens helemaal bij de inkoper.’ Terecht, zo vindt Van Romburgh, want juist onder deze doelgroep signaleert hij een enorme honger naar kennis en kennisvergaring. Daar was tijdens het congres dan ook volop gelegenheid voor. In zijn sessie over gebrekkige en voorwaardelijke inschrijvingen richtte Van Romburgh zich onder meer op het voorkomen van voorbehouden bij inschrijvingen. Een mooi interactief college met veel praktijkvoorbeelden. Aan de hand van een praktijkcasus over een aanbestedende dienst die maar liefst op 41 plaatsen voorbehouden had geplaatst over aansprakelijkheid en prijsherziening zette Van Romburgh de deelnemers aan het werk. ‘Hoe om te gaan met de mededeling van de dienst dat er maar weinig waarde wordt gehecht aan deze voorbehouden?’, licht hij toe. ‘Het is per slot van rekening een essentiële voorwaarde dat marktpartijen een aanbestedende dienst waar ze zaken mee doen, kunnen vertrouwen.’ In twee sessies van drie kwartier besprak Van Romburgh het dilemma met de deelnemers. Een groot succes, zo bleek uit de evaluatie, want zijn workshop werd beoordeeld met maar liefst een 8,1.

Transparantie in gunning Veel waardering was er ook voor de sessie ‘transparantie in gunning’. Spreker Marlene Sikkens

van het ministerie van OCW, eveneens een bekende uit het PIANOo-netwerk, behandelde vraagstukken die spelen tijdens de gunningsfase: het interpreteren van voorwaarden en het uitleggen van keuzes tijdens het gunningsproces. Een zeer complexe materie waar heel wat wetgeving bij komt kijken. Net als bij de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn (Wira), een tijdelijke wet die grote consequenties kan hebben voor aanbestedend Nederland, maar die goed van pas kan komen voor diegenen die met notoire schenders te maken krijgen. Michiel van Dijk van het ministerie van Economische Zaken liet er zijn licht over schijnen. Veel interesse was er tot slot ook voor de workshop van Marnix Dijkman en Bert Struijk van het ministerie van Binnenlandse Zaken over quasi in-house overeenkomsten.

van 7,9 kijkt de organisatie met tevredenheid terug op een vruchtbare middag die zeker voor herhaling vatbaar is. Op 16 juni a.s. organiseert de Rijksacademie een boekpresentatie van het boek ‘Inkoop, een nieuw paradigma’ geschreven door Gerco Rietveld. Dit boek is onlangs ook verkozen tot managementboek van het jaar 2010. In deze Forte is een interview met Gerco Rietveld opgenomen. Meer informatie over de Rijksacademie voor Financiën en Economie en de opleiding Inkoop en Aanbesteding in de publieke sector is te vinden op www.rijksacademie.nl

Vruchtbare middag ‘Met dit congres proberen wij een brede doelgroep aan te bereiken’, vertelt Björn Teunen, programmamanager financieel management bij de Rijksacademie voor Financiën en Economie, een onderdeel van het ministerie van Financiën. Primair werkt de Rijksacademie voor de doelgroep rijksoverheid, maar ook deelnemers vanuit gemeenten, provincies, waterschappen en andere overheidsgerelateerde organisaties waren welkom. Teunen: ‘Het zou geweldig zijn als wij de deelnemers ook weten te interesseren voor onze opleidingen waaronder Inkoop en Aanbesteding in de publieke sector; een basisopleiding gericht op (startende) inkoop- en aanbestedingsmede­werkers.’ Aansluiting is er volgens Teunen zeker. ‘Zo gaan we in deze driedaagse opleiding onder meer in op de verschillende fasen van het inkoopproces, de politiek bestuurlijke context, integriteit, rechtmatigheid en regelgeving en belangrijke begrippen als geschiktheidseisen en selectie- en gunningscriteria.’ Het congres zelf is in elk geval zeer geslaagd. Met een gemiddeld rapportcijfer

Huib van Romburgh 11

Stop met prijsvechten, ga voor kwal Gerco Rietveld is een van de sprekers op het PIANOo-congres op 27 mei over de kansen voor inkoop in roerige tijden. Alvast een voorproefje. Wat gaat u de honderden bezoekers op het PIANOo-congres vertellen? ‘Mijn belangrijkste boodschap is: stop met de inkoop die uitsluitend op prijs wordt gedaan. Zeg liever tegen de markt: ik heb ongeveer dit bedrag, welke kwaliteit kun je mij daarvoor leveren? Je moet leveranciers aanspreken op hun vakgebied. Dat kan onder twee voorwaarden. De eerste is dat je moet weten wat je vraag ‘ongeveer’ kost, binnen een bepaalde bandbreedte natuurlijk. Het tweede belangrijke punt is dat je in staat moet zijn om de geleverde kwaliteit te beoordelen. Dat betekent dat een inkoper een specialist moet worden. Deze kwaliteitsaanpak geldt vooral voor producten en diensten die zich daarvoor lenen, dus niet iets eenvoudigs als stroom of papier.’ Is dat een boodschap waar mensen iets aan hebben in een tijd dat de bezuinigingen over tafel vliegen? ‘Ja, want dat is juist nu relevant! Het is niet goed om besparingen te realiseren door alleen voor de lage prijzen te gaan. Dan doe je als inkoper de verkeerde dingen. Je moet businessvoordelen leveren aan het businessmanagement. Als je de inkoop slim aanpakt, krijg je vanzelf betere kwaliteit. En daardoor gaan de kosten omlaag. Een voorbeeld: je koopt een slim product dat ervoor zorgt dat je organisatie minder verspilt. Dat betekent dus minder kosten. Alles wat je sneller en flexibeler kunt doen als organisatie levert je winst op.’ Wat betekent dat voor je relatie met leveranciers? ‘Ontwikkel een leveranciersmodel waarin je nuances aanbrengt. Niet met al je leveranciers hoef je een intensieve relatie te hebben. Breng bijvoorbeeld de eerste vijf in kaart die belangrijk voor je zijn. In die relatie moet je investeren. Voorwaarde is wel dat je een gemeenschappelijk belang hebt. Je moet kennis en krachten bundelen als opdrachtgever, als je wilt dat leveranciers iets innovatiefs en duurzaams leveren. Je kunt bijvoorbeeld samenwerken in een joint venture of een consortium. Wederzijdse afhankelijkheid is de beste voedingsbodem voor een hechte samenwerking. Je kunt wel een vechtrelatie met je leveranciers hebben, maar dat levert je geen goed resultaat op, integendeel. Het is niet effectief en kost op termijn meer, want de kwaliteit van de producten en de dienstverlening nemen af.’

12

Ik heb u ergens horen zeggen dat je leveranciers juist moet bijstaan in zware tijden, wat bedoelt u daarmee? ‘Als overheid kun je je niet veroorloven bedrijven helemaal uit te knijpen. Je snijdt jezelf in de vingers, want bedrijven die geen winst meer maken, hebben geen toekomst. Je hebt ze nodig, al was het alleen al om de belasting die ze afdragen. Leveranciers die op het randje werken, kunnen niet meer innoveren; ze verarmen het aanbod.’ Wat betekent een ontwikkeling als categoriemanagement in dat verband? ‘Het is op zich een goed concept. Maar samenwerkende overheden moeten het niet alleen gebruiken om volumes te bundelen en lagere prijzen te bedingen. Een mooi voorbeeld is de AWBZ. Stel een gemeente doet een aanbesteding voor thuiszorg. Wat moet dan het doel zijn? De goedkoopste thuiszorg voor de inwoners inkopen? Daarvan hebben we de negatieve gevolgen gezien. Je kunt beter vragen dat leveranciers zorg leveren die eraan bijdraagt dat de zelfredzaamheid van mensen groter wordt. Dat is een heel ander uitgangspunt. Het effect daarvan is dat je als overheid aan het einde van de rit minder kosten hebt.’ Hoe kan een inkoper met deze boodschap in zijn organisatie aan de slag? ‘Zij moeten dit goed over het voetlicht brengen bij hun bestuur. Managers zijn misschien nog te veel gericht op lage prijzen; ze kennen de meerwaarde van inkoop niet. Als inkoper moet je daarom praktisch te werk gaan. Pak de beleidsplannen van je organisatie en zoek naar de woorden die aangeven wat belangrijk is. Bijvoorbeeld transparantie, flexibiliteit of duurzaamheid. Ga praten met de managers zodat je begrijpt wat zij nodig hebben. Kijk goed waar je invloed op leveranciers kunt uitoefenen. En schrijf daar je plan op. Ik ken zo’n voorbeeld van een inkoopmanager bij een hogeschool. Haar plan is goed ontvangen, want het MT herkende zich in de relatie die zij legde tussen businessvraagstukken en inkoopactiviteiten.’ Is dat voor alle organisaties een goede werkwijze? ‘Grotere organisaties kunnen gemakkelijker de bocht maken dan een kleine gemeente met drie inkopers. Dan moet je het anders organiseren, bijvoorbeeld de inkoop uitbesteden of door de interne klant laten verzorgen. Samenwerken in bijvoorbeeld een platform om kennis te bundelen is een goede zaak, maar ook hier geldt: niet alleen om het volume te bundelen en de prijzen laag te houden.’

liteit Wie is Gerco Rietveld? Gerco Rietveld begon zijn loopbaan bij de Nederlandse Middenstandsbank (NMB), waar hij directeur inkoop werd. Daarna werkte hij als internationale inkoopdirecteur bij de ING Groep. In 1995 startte hij het eerste inkoopadviesbureau in Nederland, Compendium. In 2004 stapte hij over naar advies- en onderzoeksbureau Significant, waar hij director is. Rietveld is 58 jaar.

Inkoop - een nieuw paradigma Gerco Rietvelds boek Inkoop - een nieuw paradigma maakte het afgelopen jaar veel discussie los in inkoopland. Kern van zijn betoog is dat inkoopmanagement volwassen moet worden. Inkopers moeten geen kostenbesparingen leveren, maar de business voordelen opleveren. Het boek werd onlangs uitgeroepen tot Managementboek van het jaar. Uit het juryrapport: ‘De relatieve nieuwheid van het thema, de originaliteit en gedegenheid waarmee de auteur zijn onderwerp heeft uitgewerkt en de duurzaamheid en praktische waarde van de oplossingen die hij propageert.’ Ook het pleidooi van Rietveld om het specialisme van inkoop een meer bedrijfsgenerieke invulling te geven, viel bij de jury in de smaak.

PIANOo-congres 2010 De crisis confronteert ons met forse bezuinigingen en bestuurlijke onzekerheid. Het is tijd om als inkoper mee te bewegen met de economie en de veranderende behoeften van je organisatie. Professioneel inkopen is zoveel meer dan besparen! Kom op donderdag 27 mei naar het vijfde PIANOo-congres: Roerige tijden: Inkoper, grijp je kans! in het Beurs-World Trade Center in Rotterdam en luister onder andere naar het verhaal van Gerco Rietveld. Inschrijven is nog beperkt mogelijk via www.pianoo.nl!

Gerco Rietveld

13

Gunnen op waarde:

Uitdaging voor partijen kwaliteitsprofiel zich voor een aannemer onvoldoende terug. Die boodschap begint nu langzamerhand door te dringen. Een pilot waarbij echt met emvi wordt gewerkt hebben we dus hard nodig. Maar het is minstens zo belangrijk dat opdrachtgevers en opdrachtnemers de leerervaringen onder en vooral ook met elkaar delen en gezamenlijk de kennis ontwikkelen. Daar ligt een schone taak voor CROW en PIANOo.’

Gunnen op waarde, of emvi, heeft binnen korte tijd vaste voet aan de grond gekregen in Dordrecht, zeker bij onderhoudscontracten. Toepassing bij ingewikkelder contracten is nog een hele stap verder. Een stap die vooruitstrevende aannemers met spanning tegemoet zien. Dordrecht is een van de gemeenten die voorop loopt met de invoering van emvi - economisch meest voordelige inschrijving - als gunningcriterium bij projecten in de GWW. ‘Ik kan zeggen dat bij ons 100% van de onderhoudsbestekken op basis van emvi wordt toegewezen’, zegt Joop Veth, kwaliteitscoördinator bij Stadsbeheer en voorzitter van het inkoopteam van deze dienst. ‘Dat is in feite heel snel gegaan, na een zeer succesvolle pilot met het groenonderhoud in de wijk Sterrenburg. Zo’n leeromgeving hebben we nu ook op het oog met een reconstructieproject in de binnenstad, de herasfaltering van de Laan der VN, een belangrijke verkeersas. Maar het viel niet mee om dat te vinden. Een pilot kost meer voorbereidingstijd en alle betrokkenen binnen de gemeente moeten er achter staan: de opdrachtgever, de financier, de projectleider. Maar nu de wil er is, denk ik dat het snel kan gaan.’ De pilot in Dordrecht zal op de voet worden gevolgd door het Platform Gunnen op Waarde (GOW), waar vertegenwoordigers van een aantal gemeenten in de regio rond Gorinchem aan deelnemen. Zij praten sinds maart 2009 regelmatig over de toepassing van emvi bij complexere projecten. PIANOo en CROW voorzagen het Platform GOW tot nu toe van kennis en interessante voorbeelden van ‘gunnen op waarde’ maar een ‘eigen’ project is minstens zo leerzaam. ‘We gaan het Platform gebruiken om onze aanbestedingsstrategie verder in te vullen’, licht Veth toe. ‘Met name als het gaat om aspecten als duurzaamheid, maar 14

Joop Veth

Dick van den Heuvel

ook wat betreft het verminderen van de overlast voor burgers. Hoe gaan we die inbrengen? Kunnen we beter voor prekwalificatie kiezen? Leggen we de hele opdracht neer bij één partij? Om dat soort keuzes gaat het.’

Hoogste tijd Ook de aannemerswereld kijkt met spanning uit naar de verdere groei van emvi bij aanbestedingen door gemeenten. Dick van den Heuvel van het gelijknamige bedrijf uit Werkendam was een van de initiatiefnemers van het Platform GOW, maar besloot zich terug te trekken toen bleek dat sommige platformdeelnemers huiverig waren voor de schijn van belangenverstrengeling. Maar dat heeft zijn betrokkenheid bij het onderwerp niet verminderd. Via Bouwend Nederland en de regionale Regieraad - en straks via opvolger ‘Vernieuwing Bouw’ - hamert hij op het belang van toepassing van emvi voor zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers in de bouw. ‘Zolang je als aannemer 90 tot 95% van je opdrachten via laagste prijs moet binnenhalen, betaalt investeren in een hoog

‘We moeten niet onderschatten hoeveel moeite, tijd en vooral energie het kost om emvi bij gemeenten tot een succes te maken. Kijk naar Rijkswaterstaat. Dat is er al jaren met overtuiging mee bezig. Langzamerhand weten ze daar nu hoe je dat doet. Zij leveren het bewijs dat emvi hogere waarden voor de samenleving oplevert. Bij de middelgrote gemeenten is het besef er dat ze de kansen met emvi moeten benutten. Dordrecht loopt daarin voorop. Prima, maar zorg er wel voor dat je de techniek goed in de vingers krijgt. Niemand zit te wachten op een wildgroei aan instrumenten, waardoor aannemers niet in staat zijn om zich aan die nieuwe manier van gunnen aan te passen. Een half gelukt emvi-project leidt er alleen maar toe dat zij zeggen: ‘dan toch maar liever op laagste prijs’, en dus ook niet verder investeren in kwaliteit. Daarom dring ik erop aan dat we een proeftuinomgeving creëren waarin partijen van elkaar kunnen leren, en er een uniforme praktijk kan ontstaan. Het is de moeite waard: emvi biedt grote kansen op broodnodige innovatie in de bouw. Die kansen moeten we nu pakken!’

Waterschap Brabantse Delta zet aanbestedingscartotheek op

Inkoper Annelies Parie: ‘Rechtmatige inhuur én een marktconforme prijs’ Het begon ruim een jaar geleden met de inhuur van ICT- en technisch personeel en inmiddels gebruikt het waterschap Brabantse Delta in Breda de ‘cartotheek’ ook voor de werving van juridisch personeel. ‘Het grote aanbod dwingt tot scherpe prijzen’, vertelt Annelies Parie. Een gesprek met een gedreven inkoper. ‘Soms gebeurde het onderhands, soms één op één en niet altijd rechtmatig. ‘Er zat in elk geval geen vaste lijn in de manier waarop ons waterschap capaciteit inhuurde’, vertelt Anelies Parie. Reden om op zoek te gaan naar een eenduidig en doeltreffend systeem dat tegelijkertijd rechtmatig is. Via het dynamisch aankoopsysteem volgens het Bao is het waterschap Brabantse Delta uiteindelijk op het idee gekomen om een cartotheek voor de inhuur van personeel op te zetten, een soort ‘kaartenbak’ met gekwalificeerde bedrijven. Parie: ‘Omdat het bij het aantrekken van capaciteit om 2B diensten gaat, geldt een verlicht regime. Met andere woorden, we waren niet aan externe wetgeving gebonden en dat is wel zo prettig.’

Standaard selectiedocumenten De toelatingseisen voor de cartotheek zijn vrij eenvoudig. Bedrijven die geïnteresseerd zijn, kunnen zich door middel van een aantal standaard selectiedocumenten aanmelden. Hierop moeten ze onder meer hun algemene bedrijfsgegevens invullen. Daarnaast moeten ze een aantal verklaringen meesturen zoals een recent uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, de VAR voor ZZP-ers, een verklaring dat ze in staat zijn de opdracht uit te voeren en een bewijs van hun aansprakelijkheidsverzekering. ‘Inschrijvers die worden toegelaten, krijgen vanaf dat moment alle offerteaanvragen toegestuurd’, aldus Parie. ‘Is een aanvraag interessant, dan kunnen zij erop inschrijven. Pas wanneer een kandidaat wordt uitgenodigd voor een gesprek vindt een eerste ‘live’ contactmoment plaats.’

Met 59 inschrijvingen loopt ook de ICT cartotheek goed. ‘Hierin hebben we tot nu toe zes aanvragen uitgezet’, zegt Parie. ‘Hetzelfde geldt voor het aantrekken van juridisch personeel: tot nu toe twee aanvragen via de cartotheek.’ In tegenstelling tot de technische en de ICT cartotheek - die voor vier jaar zijn vastgelegd - loopt de cartotheek voor juridisch personeel maar twee jaar. Parie: ‘Vier jaar is erg lang gebleken. Zeker omdat tussentijds niets meer kan worden aangepast.’

Nu al bewezen De cartotheek functioneert inmiddels ruim een jaar naar volle tevredenheid. ‘Zowel de markt als onze organisatie is erg enthousiast’, vertelt Parie. ‘Het maken van een offerte kost veel minder tijd en geld en wij hebben sneller zicht op de markt.’ Het enige nadeel is misschien te vinden bij de inkoopafdeling zelf. ‘In verband met de registratieplicht levert het ons meer werk op dan voorheen’, legt Parie uit. ‘Daarnaast kunnen er per offerteaanvraag heel veel offertes binnenkomen - soms wel 30 per aanvraag - die wij stuk voor stuk moeten beoordelen.’ Of de voordelen opwegen tegen de nadelen wordt aan het eind van de rit geëvalueerd. ‘De technische cartotheek heeft zich in elk geval nu al bewezen’, vindt Parie.

Scherpe prijzen Met name voor de inhuur van technisch personeel is de cartotheek een vinding. Tot nu toe hebben zich al 63 geïnteresseerde bedrijven ingeschreven waaronder ingenieursbureaus, specialistische adviesbureaus, detacheerders en ZZP-ers. Via de 16 aanvragen die inmiddels zijn gepubliceerd, is tijdelijk aardig wat personeel aangetrokken waaronder projectleiders, waterbeheerders, ecologen, hydrologen en landmeetkundig medewerkers. Parie: ‘Een grote diversiteit aan functies dus en dat maakt de cartotheek erg interessant. Op die manier kunnen we onze aanvragen veel breder uitzetten dan voorheen.’ Daarnaast zorgt de cartotheek voor een marktconforme prijs. ‘Het aanbod is groot, dat dwingt tot scherpe prijzen.’

Annelies Parie 15

Ton van Beekum

‘Alles valt of staat met een goede marktoriëntatie’ ‘Bij welke gemeente kan ik - beginnend inkoopadviseur - een kijkje in de keuken nemen?’ Zijn oproep op PIANOo-desk was een meesterzet. Hoewel hij al veertig jaar in ‘gemeenteland’ werkt, was Ton van Beekum, inkoopadviseur in gemeente Rijnwoude, drie jaar geleden nog een groentje in het vak. Aan pensioen moet hij nog lang niet denken. ‘Voor mij is dit is echt de slagroom op de taart.’ Eindelijk je roeping gevonden? Ik was tweeëndertig jaar actief op sociale zaken, waarvan achttien jaar als hoofd sociale zaken in Hazerswoude en daarna drie jaar als hoofd belastingen. Twee interessante functies waarin ik veel heb geleerd. Maar toen ze me vroegen om het inkoop en aanbestedingsbeleid te professionaliseren - Hazerswoude was inmiddels gefuseerd tot Rijnwoude - ging er een wereld voor me open. Ik heb met iedereen binnen de organisatie te maken en tegelijkertijd heb ik enorm veel zelfstandigheid. Een ideale combinatie. Was het als nieuwkomer niet lastig om die inkopers mee te krijgen? In het begin was het wel even wennen. Zeker omdat onze gemeente te klein is om echte fulltime inkopers in dienst hebben. Ze doen het allemaal naast hun gewone werk. Het inkoop en aanbestedingsbeleid leidde hier echt een sluimerend bestaan. Mijn missie is om uiteindelijk toe te werken naar het gecoördineerde inkoopmodel. Maar zo ver zijn we nog niet. Wat moet er nog gebeuren? Er zijn drie soorten inkopers. De eerste groep komt direct de eerste dag van de aanbesteding langs voor advies. De tweede groep komt pas als er een probleem is en groep drie zie ik nooit. Het doel is om in eerste instantie groep twee en drie zo klein mogelijk te maken. Uiteindelijk moet mijn adviseursrol natuurlijk veranderen in een coördinerende rol. Daarnaast moeten we ons als organisatie meer richten op leveranciersmanagement en marktoriëntatie.

EXPERTISECENTRUM AANBESTEDEN

Heb je nog tips voor startende inkopers? Wat mij zelf ontzettend vooruit heeft geholpen is die oproep op PIANOo-desk. Hierdoor kon ik een kijkje nemen in de gemeente Lingewaard en Culemborg. Het heeft me geweldige contacten opgeleverd waar ik nog vaak op kon terugvallen. Daarnaast heeft het mijn blikveld vergroot. Wat heb je aan het netwerk van PIANOo? Naast PIANOo-desk, een geweldig middel voor het delen van kennis en het uitwisselen van ervaringen, hecht ik veel waarde aan de bestekkenbibliotheek. Daar maak ik regelmatig gebruik van. Daarnaast vind ik de marktontmoetingen erg nuttig. Alles valt of staat met een goede marktoriëntatie.

Paspoort Naam: Ton van Beekum Leeftijd: 63 jaar Functie: inkoopadviseur Rijnwoude Vorige functie: hoofd belastingen Beïnvloedbaar inkoopbudget: 16 miljoen euro Aantal inkoopmedewerkers: van de 130 ambtenaren kopen er 40 regelmatig iets in Trots op: dat ik tot nu toe nog geen enkele procedure heb gehad Inspirerend: collega’s met wie ik kan spiegelen Recente privéaankoop: een donker blauw maatpak met streepjes