FORTE. Marktkennis revolutie voor overheidsinkopers. Tenderboard legt gewicht in de schaal. Win-win voor opdrachtgever én opdrachtnemer

FORTE 18

Marktkennis revolutie voor overheidsinkopers Tenderboard legt gewicht in de schaal

‘Win-win’ voor opdrachtgever én opdrachtnemer

1

KORT MAAR KRACHTIG PIANOo publiceert handreiking Marktplaats Snel, flexibel en kostenbesparend. Het fenomeen marktplaats is een methode van inkopen, waarbij per opdracht een minicompetitie op basis van kwaliteit en prijs wordt gehouden. Alle bedrijven die zich registreren bij de marktplaats en die voldoen aan de minimumeisen van de aanbestedende dienst, kunnen meedoen aan de minicompetitie. De methode wordt al enige tijd genoemd als dé oplossing om aanbestedingsongemak bij de inhuur van tijdelijk personeel (2B-diensten) weg te nemen. Een aantal overheden heeft er al ervaring mee. Ook PIANOo ziet de voordelen van deze nieuwe aanbestedingstool. Alle partijen van groot tot klein die voldoen aan de minimumeisen kunnen een aanbieding doen. Dankzij de tool kan het beste aanbod op basis van de prijs-kwaliteitverhouding uit de markt worden verkregen. Er zijn echter ook (juridische) aandachtspunten bij het gebruik van een marktplaats. In een recent verschenen handreiking gaat PIANOo dieper in op de voor- en nadelen en de toepassing bij de inhuur van 2B-diensten in de praktijk. Leden van PIANOo-desk kunnen zich aanmelden voor het netwerk Marktplaats via [email protected]. U kunt de publicatie bestellen via [email protected] l

Masterclass inkopen en aanbesteden voor wethouders De Regieraad Bouw Brabant Zeeland organiseerde onlangs een sessie voor wethouders en ambtenaren over inkopen en aanbesteden. In een masterclass leerden zij dat er veel meer kan dan alleen op laagste prijs inkopen en dat samenwerken met de markt voordelen oplevert. Je weet vaak niet wat je niet weet, legt René Meyboom uit. Als regiomanager van Bouwend Nederland en secretaris van de Regieraad Bouw Brabant Zeeland organiseerde hij onlangs de masterclass voor bestuurders. Ruim veertig wethouders en ambtenaren kwamen erop af. ‘We laten zien dat je als aanbestedende dienst de hele ‘autostrada’ aan mogelijkheden kunt benutten en je niet alleen het veilige reepje in de berm hoeft te nemen. Met de forse bezuinigingen op komst is het ook belangrijk niet terug te vallen in de reflex van de laagste prijs.’ De bijeenkomst leverde concrete vervolgacties op, aldus Meyboom. ‘Provincies 2 gaan meer aandacht besteden aan EMVI en vooral middelgrote gemeenten komen

nu naar ons toe. Ze zien dat samenwerking met marktpartijen voordeel oplevert.’ Ook andere Regionale Regieraden Bouw hebben masterclasses in heel Nederland in voorbereiding, in nauwe samenwerking met provincies. Meer informatie? Bel of mail naar René Meyboom: 013-5350510 of [email protected] l

Start pilots TenderNed

Eerste elektronische aanbesteding De eerste publicatie op TenderNed is een feit. In december vorig jaar heeft de Dienst Noord-Brabant van Rijkswaterstaat als eerste aanbestedende dienst een aankondiging geplaatst. Het is de opmaat voor een pilot met vijftien aanbestedende diensten die deze maand start. Doordat steeds meer aanbestedende diensten hun (voor)aankondigingen op TenderNed publiceren, wordt het voor ondernemingen aantrekkelijker om hierop te zoeken naar interessante opdrachten. De pilots lopen nog tot juli dit jaar. In de zomer is TenderNed landelijk beschikbaar. TenderNed gebruikt de ervaringen met de pilots om gebruikers zo goed mogelijk te ondersteunen. Volgend jaar beschikt TenderNed over extra mogelijkheden waardoor het systeem werkt als online marktplaats: ondernemingen kunnen hun gegevens opnemen in het online bedrijvenregister en elektronisch inschrijven op een aanbesteding. Volgens planning biedt TenderNed daarna volledige digitale ondersteuning van het aanbestedingsproces en behoren elektronisch onderhandelen, veilen en loten ook tot de mogelijkheden. Meer weten? Kijk op www.TenderNed.nl

l

PIANOo-congres 2011 Op donderdag 26 mei vindt het zesde PIANOo-congres plaats. Het thema is ‘Laat de markt voor u werken’. In de Rijtuigenloods in Amersfoort heeft u alle ruimte om kennis en ervaringen uit te wisselen. U koopt beter in door uw kennis van de markt in te zetten en door beter te communiceren met opdrachtnemers. Dit is in alle fasen van het inkoopproces belangrijk. PIANOo gaat hierover met u in gesprek en is uw gids. In diverse deelsessies staat de markt centraal. Reserveer 26 mei alvast in uw agenda en houd onze website in de gaten. Binnenkort maken we meer bekend over het programma. l

inhoud 2

4 8 10 14 18 20

Kort maar krachtig PIANOo publiceert handreiking Marktplaats Masterclass inkopen en aanbesteden voor wethouders Start pilots TenderNed PIANOo-congres 2011 marktkennis Marktkennis revolutie voor overheidsinkopers Bij de rechter Dvl milieuservice tegen de gemeente Geertruidenberg coverartikel Tenderboard legt gewicht in de schaal Mijn bestek ‘Win-win’ voor opdrachtgever én opdrachtnemer Provincie Gelderland stapt over op Marktplaats

Agenda PIANOobijeenkomsten 12 januari

Infra-Marktontmoeting op InfraTech 18 januari PIANOo-lunch: Ruimte voor groei met Maasvlakte 2 19 januari Van marktontmoeting naar marktpraktijk leerlingenvervoer 21 februari Marktontmoeting verhuizingen 22 maart PIANOo-lunch Den Haag 26 mei PIANOo-congres 2011 27 september PIANOo-lunch Den Haag

Paspoort

iconen

januari 2011

Marktkennis: Het belang van marktkennis, hoofdthema PIANOo 2011

Colofon

Nieuws: Nieuwsberichten over inkopen en aanbesteden

Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, telefoon 070 3490 777

Bij de rechter: Bijzondere uitspraken rechter en het vervolg

Tekstbijdragen: Sanne van der Meer, Caroline Nout, Peter de Zoete

Mijn bestek: Bijzondere bestekken met tips voor inkopers

Fotografie: Mirjam van der Hoek en Robert Goddyn

Paspoort: Persoonlijk portret van een inkoper

Druk: Vijfkeerblauw

Forte is een uitgave van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden,

Eindredactie: PIANOo

Vormgeving: Bart van der Valk, Visuele Communicatie

3

Marktkennis revolutie voor overheidsinkopers Eén ding is na de meer dan tien marktontmoetingen van afgelopen jaar duidelijk: het grote belang van gedegen marktkennis. Het is een onderwerp dat in 2011 nog vaak de agenda van PIANOo zal sieren. Er zijn genoeg goede voorbeelden die de meerwaarde van ‘inkopen met kennis’ ondersteunen. De uitdaging is om die kennis binnen het netwerk beter te organiseren. 4

V

oor directeur PIANOo Wouter Stolwijk is marktkennis een nieuw en baanbrekend issue voor overheidsinkopers. ‘Je kunt pas goed inkopen als je de markt grondig kent. Pas dan kun je goed specificeren wat je wilt. Als het gaat om innovatie, duurzaamheid of het betrekken van MKB-bedrijven, kun je veel meer bereiken als je weet waartoe de markt in staat is. Die kennis vereist veel meer communicatie dan via formele documenten mogelijk is. Wij gaan daarom binnen PIANOo komend jaar flink aan dit onderwerp trekken.’

‘Je kunt pas goed inkopen als je de markt grondig kent’

Markt blijven prikkelen Martien Vromans en Ilja Reurings, respectievelijk directeur en inkoper bij het Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN) delen die overtuiging. Dat blijkt uit de aanbesteding van WMO-hulpmiddelen die zij onlangs afrondden voor twaalf gemeenten in de regio. ‘Wij hebben vijf marktpartijen aan het denken gezet aan de hand van een aantal stellingen. Achter elkaar, op één dag. Onder hen de drie huidige leveranciers. De stellingen waren gebaseerd op een grondige evaluatie van het aflopende contract. Zo kregen we een goed beeld van de verbetermogelijkheden.’

Het IBMN startte de voorbereiding eind 2009. Het IBMN is een inkoopsamenwerking tussen tien gemeenten waarvan Loenen met 8.000 inwoners de kleinste is en Maarssen met 40.000 inwoners de grootste. ‘We beginnen een inkooptraject altijd met een evaluatie. Daar gaan we mee naar de markt en op basis van de evaluatie en de marktreacties stellen we de inkoopstrategie op, en dus niet andersom. Pas als de inkoopstrategie door de betrokken besturen is vastgesteld, formuleren we het Programma van Eisen. Bij de WMOmiddelen duurde het hele proces precies een jaar. Dat komt ook omdat we in elke fase ruim baan gaven aan de inbreng van cliënten via de WMO-raden.’ De marktpartijen gaven de voorkeur aan een raamcontract met drie contractpartners, net als de WMO-raden. Ook wat leveringsvoorwaarden en kwaliteitsbewaking betreft, zat men op een lijn. Meer moeite hadden de marktpartijen met het idee om bij iedere aanschaf met elkaar in de slag te moeten gaan. Ilja Reurings: ‘Leveranciers willen liever de buit bij voorbaat verdelen, bijvoorbeeld op basis van postcodegebied. Maar dan loopt je wederom de kans dat na een maand of drie het servicelevel als een pudding in elkaar zakt. Leveranciers hebben immers al een afnamegarantie. Die les hebben we ondertussen geleerd. Nu moeten ze voor iedere individuele opdracht opnieuw hun best doen om aan de klantwensen tegemoet te komen. Pure winst voor onze cliënten! Plus een besparing tot wel 40%, nog afgezien van de administratieve voordelen.’

Doe zoals anderen doen Marktkennis verwerven en toepassen betekent volgens Wouter Stolwijk een nieuwe uitdaging voor het netwerk van PIANOo. ‘Hoe we met de regels moeten omgaan weten we zo langzamerhand wel. Maar hoe we de marktpartijen voor ons aan het werk krijgen, nog ➜

5

6

niet. Die markt moet je dus door en door kennen, weten wat er te koop is. En dan is de uitdaging: hoe komen overheidsinkopers aan die marktkennis, en om welke kennis gaat het dan precies?’

Daar voerde ik wekelijks gesprekken met leveranciers over nieuwe ontwikkelingen, innovaties en producten op de markt. Bij overheidsorganisaties zie je dat samenspel veel minder. Er is geen tijd voor, of men is bang voor ongelijke kansen. Zelf oriënteer ik me altijd breed over de mogelijkheden en het aanbod, via deskresearch en gesprekken. Je moet als inkoper weten waar je mee te maken hebt. Daar zit ook een flink stuk van je toegevoegde waarde.’

‘marktpartijen voor ons aan het werk’

‘Je moet als inkoper weten waar je mee te maken hebt’ Wouters ideeën gaan in de richting van een ‘consumentenbond’ voor overheidsinkopers. Een mobilisatie van het PIANOo-netwerk dat bestaande kennis verzamelt, producten onderzoekt en zo nodig vergelijkt. Om deze kennis vervolgens breed te verspreiden onder overheidsinkopers. ‘Wat bij de marktontmoetingen ook naar voren kwam, is dat er bij gemeenten en andere aanbestedende diensten eigenlijk al veel kennis aanwezig is. Het idee is nu om per inkoopcategorie – bijvoorbeeld verzekeringen – een overzichtelijk aantal mensen met de juiste kennis bij elkaar te zetten. Op persoonlijke uitnodiging. Zij kunnen ook aangeven welke kennis nog mist, en hoe je daarin kunt voorzien. Plus hoe die kennis over te dragen. Bijvoorbeeld op regionale bijeenkomsten, of via het PIANOo-congres.’

Gespecialiseerde inkopers Ilja Reurings die het inkoopproces bij de WMO-hulpmiddelen begeleidde, herkent dit. ‘Ik kom zelf uit een commerciële inkoopomgeving.

Ook Martien Vromans kan zich helemaal vinden in het streven naar een betere organisatie van marktkennis. ‘Wij gaan straks van zes naar zeven inkopers. Die krijgen allemaal een terrein waarop ze zich kunnen specialiseren. Zij moeten kennis van ambtenaren gaan koppelen aan de kennis van de markt. Zorgen dat die elkaar vinden. Daarmee laten we zien wat we kunnen betekenen voor de organisatie. Nu al klopt de provincie Utrecht bijvoorbeeld bij ons aan, over duurzaam inkopen. En aan de inkoop van de WMO-hulpmiddelen deden ook enkele gemeenten uit Noord-Holland mee. Dat is voor een relatief kleine inkooporganisatie zeker iets om trots op te zijn.’ l

7

8

Dvl milieuservice tegen de gemeente geertruidenberg Iedere aanbestedende dienst krijgt er vroeg of laat mee te maken: een marktpartij die het niet pikt en naar de rechter stapt. In de rubriek ‘Bij de rechter’ geeft Forte een inkijk in de overwegingen van de aanbesteder. Waar ging het mis, wat vindt de rechter en wat heeft de dienst ervan geleerd? In deze Forte: wethouder Albert Smit van de gemeente Geertruidenberg in verzet tegen een ‘manipulatieve’ bieding van papiercontainers door DVL Milieuservice BV.

Bij de rechter Wat was er precies aan de hand? Smit: ‘We hebben in juni 2010 de levering, distributie en nazorg voor 6500 papiercontainers Europees aanbesteed. Heel zorgvuldig, met hulp van een milieuadviesbureau en het Inkoopbureau West-Brabant. Wij vonden de ergonomische aspecten en de nazorg erg belangrijk, dus die zijn opgenomen in de gunningcriteria. Het ging om de laagste prijs, samengesteld uit de levering, distributie, en het aanbrengen van stickers en chips. De prijzen voor de onderdelen wogen in verschillende mate mee, van 45 tot 5 procent.’

Hoe kwam u bij de rechter terecht? ‘Er waren vijf inschrijvers, onder wie DVL Milieuservice. Hun inschrijving voldeed niet aan alle technische eisen. En ze hadden hun bieding

zo ingericht dat ze de meeste punten kregen, maar wij wel fors meer geld kwijt zouden zijn. Daarop hebben wij de inschrijving van DVL ongeldig verklaard. Op verzoek van DVL hebben we nog een gesprek met hen gehad, maar dat loste niets op. DVL is toen naar de rechter gestapt.’

De rechter stelde de gemeente in het gelijk… ‘Ja, op alle punten. We dachten natuurlijk al dat we in ons recht stonden. De rechter was nog uitgesprokener dan wij! Wat DVL had gedaan, werd gekwalificeerd als ‘manipulatie’. Een ongeoorloofde manier van strategisch bieden. Met die uitspraak zijn we heel content.’

Wat kunnen andere aanbesteders hiervan leren? ‘De rechter heeft bepaald dat manipulatief bieden niet mag, doordat je daarmee het doel van de aanbesteding verstoort. Dat doel hadden wij duidelijk aangegeven, wij wilden de laagste prijs, en we wilden ergonomisch goede containers met prima bijkomende zorg. Als je dan zorgvuldig aanbesteedt, hoef je niet bang te zijn voor dit soort tactische foefjes. De andere vier inschrijvingen waren wat dat betreft prima in orde. We hebben dus gegund aan de beste bieder. Half januari 2011 worden de containers geplaatst. Zo was het ook gepland. Het belang van onze burgers was daarmee verzekerd.’ l

Rechtbank Breda, zaaknummer 223039: vonnis in kort geding 6 oktober 2010 tussen DVL Milieuservice BV te Joure (eiseres) en de Gemeente Geertruidenberg te Raamsdonksveer (gedaagde). PIANOo vat samen en beschrijft de relevantie voor de praktijk. Strategisch inschrijven mag. Manipulatief inschrijven waardoor de beoordelingssystematiek zo wordt gemanipuleerd dat het daarmee beoogde doel wordt verstoord, zoals het aanbieden van realistische prijzen, mag niet. 9

Tenderboard legt gewicht in de schaal In de gemeente Enschede groeit de strategische positie van inkoop dankzij samenwerking in een Tenderboard. Wethouder Marijke van Hees en Debbie Brands, afdelingshoofd Inkoop, vertellen met flair over deze aanpak. ‘We kunnen met inkoop veel 10

Debbie Brands

Afdelingshoofd Inkoop

bereiken. Dat kwartje is nu gevallen.’

D

ebbie Brands zegt het met overtuiging. Het ligt niet in haar aard om zich op de borst te kloppen, maar het doet haar zichtbaar plezier dat steeds meer collega’s inzien wat er allemaal mogelijk is met inkoop. De opdracht is duidelijk: help met inkoop de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. De gemeente Enschede formuleerde er drie: duurzaamheid, social return on investment en de lokale economie stimuleren. Hoe krijg je dat voor elkaar in een organisatie die – net als veel andere overheden – verkokerd is, die veel inkoopbevoegdheden aan de budgethouders heeft gegeven en die te kampen heeft met economisch zware tijden?

vooral besparen, de ander wil mensen die moeilijk zijn te plaatsen op de arbeidsmarkt een baan bezorgen. En weten ze van elkaar met welke partijen ze praten? Zo wisselden we alle informatie uit en werd één lijn uitgezet. Het resultaat is een combinatieaanbesteding, waarbij we in het contract hebben weten te bedingen dat de leverancier mensen van de DCW als reguliere arbeidskracht aanneemt. We zijn best trots op dit resultaat, want we hebben èn bespaard, èn mensen aan het werk gekregen.’

‘èn bespaard, èn mensen aan het werk’ ‘Afzonderlijke partijen hebben ieder hun eigen belang’

Gevoeligheden op tafel Marijke van Hees, wethouder met onder andere Economie in haar portefeuille, poneert het stellig: ‘De gemeente heeft inkoopmacht, dus we zullen die ook gebruiken!’ Als een van de maatregelen formeerde de gemeente begin 2010 een Tenderboard. Daarin komen op hoog niveau alle mensen bij elkaar die belang hebben bij een aanbesteding. Een mooi voorbeeld is de aanbesteding van schoonmaak en catering die onlangs werd afgerond. De wethouder, de directeuren Economische Zaken, Bedrijfsvoering, het Werkplein en het leerwerkbedrijf van de gemeente (DCW), de manager duurzaamheid, een inkoopadviseur en de budgethouder bespraken in de Tenderboard hoe ze dat zouden aanpakken. Debbie Brands was er als secretaris bij. ‘Op dat moment komen alle gevoeligheden op tafel. De afzonderlijke partijen hebben ieder hun belang: de een wil

Betekent deze manier van werken dat iedereen zich met de aanbesteding bemoeit en het bestek doorploegt en uitpluist? ‘Nee, dat gaat te ver. De details en de uitwerking is aan de professionals in de organisatie. Ik ga natuurlijk niet op Debbies stoel zitten’, zegt Van Hees. ‘Wel zie ik erop toe dat onze afspraken worden nagekomen en dat het proces op de goede manier verloopt. Mijn taak is knopen doorhakken, want er zijn nu eenmaal soms spanningen tussen de verschillende doelstellingen.’

Sluit Tukkers niet per ongeluk uit Een andere doelstelling van de gemeente is het lokale bedrijfsleven stimuleren, natuurlijk binnen de grenzen van de wet. Brands: ‘Inkoopadviseurs en budgethouders doen nu veel meer voorwerk voordat een aanbesteding wordt besproken. Ze kijken breder dan alleen naar prijs en kwaliteit. Marktonderzoek, welke lokale partijen een rol kunnen spelen; dat alles brengen zij in kaart. Met die informatie kunnen de bestuurders een goede beslissing nemen.’ ➜

11

12

MARIJKE VAN HEES Wethouder

‘En’, vult Van Hees aan, ‘daarmee voorkomen we dat we onbedoeld lokale ondernemers uitsluiten bij een aanbesteding.’ Dat is ook de reden dat de gemeente sommige opdrachten niet bundelt met andere gemeenten, want daardoor zouden ze te groot worden voor de vaak kleinere lokale bedrijven. Bij een marktverkenning hoort soms ook een bijeenkomst met ondernemers, liefst op kleine schaal. Brands: ‘We proberen met bedrijven mee te denken door precies te vertellen aan welke eisen ze moeten voldoen. In sommige gevallen kan een klein bedrijf niet in aanmerking komen voor een opdracht, maar als ze samenwerken met de concurrent wel. Wij willen goede ondernemers niet kwijt. We willen er het beste van maken, binnen de grenzen van rechtmatigheid.’

‘Inkoopadviseurs zijn nu veel zichtbaarder bij de managers van beleid en bestuur’

Brands: ‘Het helpt gewoon als je korte lijntjes hebt naar de mensen die erover gaan. Inkoopadviseurs zijn nu veel zichtbaarder bij de managers van beleid en bestuur. Ze krijgen meer begrip voor elkaars werk, met alle politieke gevoeligheden die erbij horen.’

Ambitieus Behalve de zeswekelijkse Tenderboard zet Enschede in op meer efficiency in de inkoop. Vanaf 2011 gaat de organisatie over van een dienstennaar een programmastructuur. Dat zorgt ook voor een meer integrale aanpak van de inkoop. Verder investeert ze in automatisering van inkoopprocessen en in strategisch leveranciersmanagement. Kleinschalige ontmoetingen met lokale ondernemers zijn ook een speerpunt, net als betere informatieverstrekking. ‘We gaan bijvoorbeeld de aanbestedingskalender op ons ondernemersloket plaatsen, zodat ondernemers weten wat eraan komt. Ja, we willen veel en we zijn ambitieus’, besluit Brands, ‘het gaat niet om de inkoop alleen, maar om informatie en kennis te delen. Het resultaat komt de hele organisatie ten goede.’ l

Gewicht in de schaal Van Hees merkt het effect van de Tenderboard in het College en in de gemeentelijke organisatie. ‘Natuurlijk legt de aanwezigheid van een wethouder in het overleg gewicht in de schaal. Zo werkt dat nu eenmaal. In de organisatie geeft het een ‘sense of urgency’. Maar er is ook steeds meer politieke aandacht voor inkoop door de drie doelen die we hebben geformuleerd. Wij hebben prestatie-indicatoren geformuleerd waarmee we onszelf scherp houden en waarmee we kunnen zien of we onze beloftes aan de burger waarmaken.’

PIANOo vindt dit een goede aanpak. Inkoop is één van de middelen waarmee (college)doelstellingen kunnen worden gerealiseerd. Onderlinge afstemming waarbij de wethouder of burgermeester direct betrokken is - zoals bij het Tenderboard van Enschede - maakt dit middel veel effectiever. Erwin van Gorkum, projectleider PIANOo

13

‘Win-win’ voor opdrachtgever én opdrachtnemer Forte zet bestekken in het zonnetje. Heeft u een bestek dat voor veel meer overheidsinkopers interessant is? Meldt het de redactie. De besproken bestekken zijn te vinden in de bestekkenbibliotheek op www.pianoo.nl. Bovendien kunt u daar met uw opmerkingen het bestek helpen nog beter te maken (zie bestekkenbibliotheek. nl). Deze keer: een zeer innovatief bestek voor een serie gemalen 14

in de Delflandse Polder van Berkel.

H

et aanbesteden van tien gemalen is geen alledaagse klus. Zeker niet als ze er allemaal binnen drie jaar moeten staan en ook nog eens volgens dezelfde nieuwe huisstijl. ‘Kunnen we een manier verzinnen waarop we als opdrachtgever zo min mogelijk risico lopen en waarbij we door herhaling geld kunnen besparen?’, vroeg Robert Heida van HBC Projectmanagement zich af. Aan hem de taak de klus voor het Hoogheemraadschap te klaren. Hij riep strategisch beleidsadviseur Pauline Bos, tevens jurist én lid van de PIANOo vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector, te hulp. Zij stuitte op artikel 31 lid 4 b BAO. ‘Het aanbe-

‘Bij herhaling: onderhandelingsprocedure zonder publicatie vooraf ’

steden van gemalen doen we bij Delfland wel vaker. Maar nooit zo veel tegelijk in één polder. Dat was voor ons echt nieuw. Eén enkel gemaal ligt onder de Europese grens, maar meerdere gemalen samen zitten daarboven. Bij de raming moesten we dus alle gemalen meenemen.’ Bij herhaling van soortgelijke werken, en daar gaat het hier dus over, bestaat binnen de Europese regelgeving de mogelijkheid om een onderhandelingsprocedure te starten zonder voorafgaande publicatie. Zo lang bij het eerste werk deze optie in de aankondiging is vermeld en bij de raming alle werken zijn meegenomen. Van deze procedure kan maar drie jaar gebruik worden gemaakt na publicatie van het eerste werk.

Uitzonderingsartikel ‘Ons plan was als volgt’, legt Heida uit. ‘Stel ik ga met een aannemer in zee en hij doet het goed, dan mag hij het volgende gemaal ook

bouwen. Doet ie het niet goed, dan stoppen we er mee zonder dat we een contractuele verplichting hebben. Dat is wel het meest innovatieve aan deze aanbesteding.’ Ook Bos was direct enthousiast over het plan. ‘Het is een uitzonderingsartikel. Veel aanbestedende diensten slaan het over omdat ze denken dat het toch niet op hen van toepassing is. Toch kan deze methode veel diensten voordeel opleveren. Het is vaak lastig een bouwteam aan te besteden. Op deze manier krijg je heel goed de kennis van de aannemer in een project. Omdat je tijdens het eerste project al hebt samengewerkt, ben je bij de tweede klus al aan elkaar gewend.’

De menskant In de Polder van Berkel kwam het uiteindelijk tot de bouw van twee gemalen. Daarna ging het mis. ‘De reden hiervoor lag vooral op het personele vlak’, licht Heida toe. ‘De menskant zeg maar. De filosofie van dit project was: zorgen dat mensen aan de voorkant – dus de ontwerpers, aannemers en opdrachtgever – dezelfde personen zijn als aan het eind van het proces. Aan de aannemerszijde vond een wisseling plaats. De nieuwe projectleider viel terug op de tra-

‘Na twee gemalen besloten te stoppen’

ditionele manier van werken en begon weer te onderhandelen over de uitgangspunten. Dat was niet meer werkbaar. Als opdrachtgever hebben wij uiteindelijk besloten te stoppen. Gelukkig hadden we die mogelijkheid.’ ➜

15

16

Past performance

Wat houdt het bestek in?

‘Dat is het voordeel van deze contractvorm’, reageert Bos. ‘Bij een raamovereenkomst zit je aan elkaar vast. Natuurlijk is het jammer dat we niet verder konden, maar het feit dat we konden stoppen toont wel aan dat deze contractsvorm goed werkt. Ook voor de opdrachtnemer biedt het voordelen. Het geeft ons namelijk de mogelijkheid om past performance toe te passen en in het verleden behaalde resultaten te belonen. Die creëren we namelijk zelf.’ Ondanks

De bouw van een gemaal in de Meerpolder in Delfland, met de optie op het bouwen van nog tien gemalen.

‘Aan een raamovereenkomst zit je vast, wij zitten nergens aan vast’

het feit dat het Hoogheemraadschap is gestopt met deze opdrachtnemer, is het heel goed denkbaar dat dezelfde methode bij de bouw van de laatste acht gemalen weer wordt ingezet. Bos: ‘Het ligt er aan binnen welk tijdsbestek de volgende gemalen worden gebouwd, want dat moet dan natuurlijk wel binnen drie jaar. Maar we staan er zeer positief tegenover.’ l

Hoe is het bestek tot stand gekomen? Er is traditioneel gestart met een Europese aanbesteding volgens de niet-openbare procedure. Van de acht aannemers die zich hadden aangemeld mochten na selectie vijf inschrijven op het bestek. Hun eenheidsprijzen vormden de basis voor de komende gemalen. De selectie en de gunning verliepen naar wens. De onderhandeling voor het tweede gemaal werd al in gang gezet terwijl de bouw van de eerste nog liep.

Wat maakt dit bestek bijzonder? Dat gebruik is gemaakt van artikel 31 lid 4 BAO. Dit artikel biedt de mogelijkheid een onderhandelingsprocedure te starten zonder voorafgaande publicatie, zo lang bij het eerste werk deze optie in de aankondiging is vermeld en bij de raming alle werken zijn meegenomen.

Wat vinden anderen van het bestek? De inschrijvers reageerden heel positief. Ze vinden het zeker voor herhaling vastbaar. Opdrachtgevers zijn ook enthousiast maar tegelijkertijd verbaasd dat zoiets zo maar mag. Is dat wel eerlijk? Moet je dat niet uitleggen? Maar dat is dus niet zo. Wie voldoet aan artikel 31 lid 4 b BAO opereert volledig ‘legaal’.

17

Senior inkoper Peter van Kempen: ‘Meer waar voor je geld’

Provincie Gelderland stapt over op Marktplaats Korte procedures, rechtstreeks contact met ZZP-ers, marktconforme tarieven en een hogere kwaliteit. Voor de provincie Gelderland biedt Marktplaats een enorme meerwaarde voor de aanbesteding van 2B-diensten. 18

T

oen de provincie Gelderland het afgelopen voorjaar de kans kreeg een aantal functies op de UWV Marktplaats uit te zetten, bedacht senior inkoper Peter van Kempen zich geen moment. ‘Een geweldige kans om ervaring op te doen.’ Na een pilot van vier maanden was het tijd om het geleerde in de eigen praktijk te brengen. ‘Samen met Stichting ‘WerkeninGelderland’ zijn wij toen de bestaande ‘Poolz-Marktplaatsversie’ gaan doorontwikkelen. Inmiddels is de provincie hoofdafnemer. De laatste tijd plaatsen ook steeds meer Gelderse gemeenten uitvragen op deze gezamenlijke Marktplaats.

Rangorde Het werken met Marktplaats doet een groot beroep op de afdeling inkoop. ‘Aan de hand van binnengekomen offertes stellen wij na ranking door het systeem een top vijf op voor de interne opdrachtgever’, legt Van Kempen uit. ‘Meestal gaat dat op basis van minimale kwaliteitscriteria en laagste prijs. Maar het systeem kan ook selecteren op hoogste kwaliteitscriteria of op EMVI. Op basis van de CV’s bepaalt de interne opdrachtgever wie wordt uitgenodigd. Als de keuze is gemaakt, melden wij dat weer via het systeem aan de inschrijvers.’

Eerlijker ‘We besparen 30 procent op inhuur 2B-diensten’

Preffered supplier Marktplaats biedt volgens Van Kempen veel voordelen ten opzichte van het traditionele aanbesteden. Het wordt ingezet voor alle functies met een inspanningsverplichting. ‘Door het omzeilen van dure tussenpersonen besparen we gemiddeld 30 procent op de inhuur van 2B-diensten. Bovendien kunnen we zelf de beste partij selecteren.’ Daarnaast blijft de provincie gebruik maken van raamovereenkomsten met uitzendbureaus. Van Kempen: ‘Die kunnen in de toekomst overigens ook als preferred supplier reageren voordat een aanvraag openbaar wordt gemaakt op Marktplaats. Functies die echt een binding en kennis van de provinciale organisatie vergen, vervullen we niet via Marktplaats.’

Dankzij Marktplaats duurt een aanbestedingstraject nog maar twee tot drie weken. ‘Veel sneller dan een ‘normale’ aanbesteding dus’, zegt Van Kempen. ‘Het is ook veel eerlijker en we bereiken een bredere markt. Vooraf geven wij de kostenbandbreedte aan. De dienstverleners kunnen gemakkelijker en sneller inschrijven. Doordat we direct met marktpartijen zaken doen, betalen we een marktconforme prijs. Zelfs de grote bureaus stellen nu hun tarieven bij. Uiteraard vraagt dat van inkopers meer uitzoekwerk en zicht op de markt.’ Begin oktober 2010 is Marktplaats in Gelderland gestart. Gemiddeld verschijnen er zo’n twee tot drie nieuwe functies per week waar telkens tussen de 20 en 120 ZZP-ers en MKB-ers op reageren. Van de tot nu toe dertien geplaatste provinciale vacatures zijn er tien vervuld. l

PIANOo handreiking Marktplaats PIANOo gaf onlangs een handreiking Marktplaats uit. Meer weten? Kijk bij de nieuwsberichten op pagina 2. U kunt de publicatie bestellen via [email protected]

19

Ina Franssen, inkoper gemeente Haarlemmermeer

Cashen voor de gemeentekas Wie inkoopt, geeft geld uit. Logisch. Maar Ina Franssen, inkoper bij de gemeente Haarlemmermeer, zorgt er met slimme inkoop van buitenreclame voor dat er geld de gemeentekas in stroomt.

paspoort 20

Ben je een inkoper in hart en nieren?

Is dat iets voor elke gemeente?

Inmiddels wel! Ik begon twintig jaar geleden als secretaresse bij deze gemeente. Toevallig kwam ik bij inkoop terecht. Daar was net iemand bezig met de aanbesteding van kantoorartikelen. Ik dacht, dat wil ik ook! Ik heb de NEVI-opleiding gedaan en houd me nu volop bezig met inkopen en aanbesteden.

Wij zijn een grote gemeente met zo’n 26 dorpskernen en hebben Schiphol binnen de grenzen. Daarmee zijn wij interessant voor adverteerders. De gemeente Aalsmeer is met ons meegelift. Daardoor profiteren zij ook van dit contract; dat hadden ze in hun eentje niet voor elkaar gekregen.

En hoe bevalt dat?

Hoe gebruik je het PIANOo-netwerk?

Ontzettend goed. Het leukst vind ik om creatief te zijn, zo goed mogelijk de wensen te omschrijven zodat de organisatie het beste krijgt. En de diversiteit is aantrekkelijk; het is elke keer iets anders, van huishoudelijke hulp tot abri’s (bushaltes).

Ik ga wel eens naar een bijeenkomst. Goed om te merken dat iedereen met dezelfde vragen zit. En je hoort nog eens slimme tips. Ik vind het leuk om met collega’s over het vak te praten.

Daar valt dus geld mee te verdienen?

Ik ga meestal voor kwaliteit. Ik denk van tevoren goed na over wat ik echt nodig heb. Dat is een direct gevolg van mijn werk. l

Het was wel een ingewikkelde zaak. Het ging om alle buitenreclame, op abri’s, billboards, reclamemasten, maar ook op de borden die onder lantaarnpalen hangen. Het ene bord valt onder Verkeer en Vervoer, de ander onder Beheer en Onderhoud of Vergunning en Handhaving. Per geval moet je bekijken wie bepaalt waar de borden komen en wat erin komt te hangen. Wie maakt het schoon en wat gebeurt er met het onderhoud? Het nieuwe abri-contract is duurzamer dan het oude. Na tien jaar kunnen we de abri’s overnemen; ze zijn van duurzaam (recyclebaar) materiaal. Verder wordt een aantal mensen van het UWV werkplein ingezet voor het onderhoud. En ja, het levert ook cash op: de leverancier zorgt dat er advertenties in de abri’s komen en van die opbrengst krijgen wij een percentage. Dat levert de gemeente extra inkomsten op. Mooi meegenomen dus.

Welk type inkoper ben je privé?

Naam: Ina Franssen 58

Leeftijd: Functie: Vorige functie: Beïnvloedbaar inkoopbudget: Aantal inkoopmedewerkers:

inkoper secretaresse en archiefmedewerker 350 miljoen euro. 12

Trots op: meer zichtbaarheid van het Team Inkoop en Aanbestedingen wat heeft geleid tot een groter draagvlak binnen onze gemeente Inspirerend: mijn collega’s, allen met verschillende expertise Recente privéaankoop: een vliegreis met KLM naar Lissabon