bc Formulieroplossingen voor de overheid Op basis van het Intelligente Document Platform
Roel-Jan Mouw Marketing Manager Colin van Oosterhout Systems Engineer Adobe Systems Benelux 1
Agenda
Introductie De overheidsomgeving en uitdagingen Formulieren en fases van eForms Factoren om rekening mee te houden
bc
Security, toegankelijkheid en standaarden
Presentatie Intel Lunch Een kijk op het Intelligente Document Platform Uitgelicht: Adobe Document Server (Reader Extensions) Presentatie SDU Toekomstige Formulierontwerper 2
Onderverdeling produktportfolio
bc
3
bc De overheidsomgeving, een uitdaging voor service gerichte dienstverlening
4
bc
Rollen van de overheid G2C
G2B
G2G
Government to citizens
Government to business
Government to Government
Overheid naar burgers
Overheid naar bedrijven
Overheid naar overheid
• Belastingen
• Regelgeving
• Publieke veiligheid
• Vergunningen
• Belastingen
• Dossier beheer
• Motorvoertuigen
• Vergunningen
• Rapportages
• Informatie & Publieke archieven
• (centrale) inkoop
• Publieke veiligheid
• Interdepartementaal financieel beheer
• Recreatie • werkgelegenheid
• Economische ontwikkeling
• Basis diensten – stroom, Water, Gas, afval • Hulpdiensten
5
Overheidsomgeving
bc
6
bc Inefficiënte papier gebaseerde processen Een gemiddelde organisatie gebruikt duizenden papieren formulieren om gegevens te verzamelen en te bewerken De kosten voor o.a. het verwerken van formulieren zijn ontzettend hoog Fouten, veroorzaakt door incomplete data en vergissingen kunnen leiden tot ernstige vertragingen
7
bc Inefficiënte papier gebaseerde processen Ieder jaar zal een doorsnee organisatie met 1000 werknemers 9 miljoen pagina’s kopiëren 4 miljoen pagina’s printen 1 miljoen faxen versturen en ontvangen 81.700 uur spenderen aan het ordenen van papier
Grootschalige formulierprocessen zijn hierbij buiten beschouwing gelaten 8
bc Ongewenste resultaten zijn een feit Ondanks investeringen in systemen: Zullen formulieren verloren gaan Vergeten mensen het formulier te ondertekenen Zorgt foute invoer voor grote vertragingen Geen bevestiging van verzending Veel kleine fouten kosten veel geld, iedere dag opnieuw Gemiste kans voor het inzetten van deze middelen voor echte servicegerichte dienstverlening 9
bc De uitdagingen en fases van eForm oplossingen
10
Waarom de overstap naar eForms?
bc
Versoepeling van de bedrijfsvoering Betere interactie (G2G, G2B en G2C) Snellere communicatiestroom Gereduceerde kosten van verzending en verwerking Betere beslissingen dankzij betere informatie Omslag van administratie naar dienstverlening Hefboomeffect op bestaande investeringen in infrastructuur als voldaan wordt aan eisen van IT afdelingen 11
Top uitdagingen voor IT-managers
bc
Uniformeren van “eilanden” Consolideren van gemeenschappelijke IT-functies Vereenvoudigen van (zakelijke) processen Balans zoeken tussen publieke toegang tot informatie en beveiliging van deze gegevens Identificatie van dubbele investeringen, kloven en mogelijkheden tot samenwerking
Voldoen aan andere externe gestelde regelgeving…
12
Overheids IT-vereisten
bc
Transparente gebruikersinteractie met meerdere diensten en systemen Geautomatiseerde uitwisseling van data via meerdere apparaten, processen en systemen Algehele on & off line beveiliging op documentniveau, beheer van rechten & privacy Algehele zoek, traceer en audit mogelijkheden voor documenten en proceshistorie Gereduceerde kosten en vermindere complexiteit voor zakelijke processen die de gehele organisatie omspannnen 13
Formuliergebruik bij overheden
bc
Voor veel overheidsinstellingen zijn:
Formulieren de primaire methode voor data interactie Formulieren de officiële interface naar buiten toe Formulieren de kern van eGovernment intiatieven eForms de uitdaging; de 4 fases van eFroms
14
Kostenbesparing
Vier fases van eForms
2 1 Printen en invullen
Invullen, valideren en printen
3 Invullen, valideren, ondertekenen en verzenden
bc
4 Invullen, valideren, ondertekenen en verzenden en procesbeheer
Web Applicatie oplossing Papier vervangende oplossingen 15
Demo
bc
Demonstratie / gebruikerservaring PDF-formulieren gemeente Soest en de Belastingdienst
16
Acrobat Formulier ontwerp
bc
17
Demo
bc
Demonstratie formulierontwikkeling
18
Gebruikerservaring
bc
Gebruiker zoekt vanuit een een webinterface naar een juiste formulieren(template) Download electronisch formulier Vult formulier electronisch in Validatie zorgt voor accurate data!!! Retourneert het formulier (Fase 1,2,3 of 4?) Verstuurt de formulier data (Fase 1,2,3 of 4?)
19
Factoren om rekening mee te houden
bc
Verbeterde dienstverlening naar de burgers?! Op standaarden gebaseerd Beveiliging Toegankelijkheid
20
bc
Verbeterde dienstverlening naar burgers
21
Rollen en eisen van electronische formulieren in de overheid
bc
Een ‘bekende’ interface naar de burger
Zonder kosten voor de burger Beschikbaar op ieder OS en diverse apparaten Off-line en on-line
Een mechanisme voor het vastleggen van data (ev met validatie, prepopulatie) Een mechanisme richting back end systemen Het menselijke interactie punt met een proces
Route voor commentaren, goedkeuringen, handtekeningen, etc. 22
bc
Op standaarden gebaseerd:
23
Standaarden geklassificeerd
bc
Richtlijnen of vereisten voor het electronisch verzenden van informatie uit officiele overwegingen of ten behoeve van archiefvorming Definieert het bestandsformaat, de vorm of het proces Er worden drie soorten standaarden onderscheiden:
De facto De jure Gemandateerd
24
Het Acrobat Ecosystem
bc
>9 miljoen Acrobats verkocht Half miljard Acrobat Readers 60% van alle PDAs zijn gebundeld met Reader 675,000 links naar de Reader downloadpagina >1,800 solution partners
25
Adobe Portable Document Format Bewezen wereldwijde standaard
bc
Of bestanden moeten worden gedeeld binnen een kantooromgeving of wereldwijd, de Adobe Acrobat produktfamilie zorgt ervoor dat documentuitwisseling veilig en eenvoudig verloopt via Adobe PDF
Al 10 jaar lang een bewezen standaard Standaard specificatie voor digitale documenten Gemandateerd door wereldwijde overheden Voorbij “defacto”: PDF/X, PDF/A, PDF/is
26
PDF als archiveringsstandaard komt niet zomaar uit de lucht…
bc
Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, van ….. 2001, nr. WJZ/2001/….. (8080), houdende nadere regels omtrent de geordende en toegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden (Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden). De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van derPloeg, Gelet op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995,
Artikel 6 Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de Volgende standaarden: a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC 8859-1) of Unicode (ISO/IEC 10646-1); b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML dan wel XML vergezeld Van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper; c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303); d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en indien gebruik gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6;
27
PDF Versus TIFF
bc
28
bc Adobe’s positionering rondom beveiliging van (intelligente) digitale documenten
29
Veilige en betrouwbare communicatie
bc
Standvastige End-to-end beveiliging 30
Portable Document Format (PDF)
bc
Het ideale formaat voor het mogelijk maken van veilige en betrouwbare communicatie Beveiliging bevindt zich binnen het document, onafhankelijk van een netwerk of distributie mechanisme Behoud van de exacte lay-out van het originele document Maakt XML-gegevens integratie mogelijk Biedt toegankelijkheid voor mensen met een (visuele) handicap Reader is overal aanwezig(500M+ installaties) en is cross platform 31
Onder de beveiligingsparaplu
Document Controle
bc
Digitale Handtekening
32
ePaper beveiliging gedefinieerd
Document Controle
Digitale Handtekening
•Confidentialiteit •Rechtenbeheer •Toeganscontrole
•Authenticiteit •Integriteit •Non-repudiatie
Since Acrobat 2.0 1994
bc
Since Acrobat 4.0 1999
33
Digitale Handtekeningen
bc
Bieden de zekerheid dat
Een document niet veranderd is
Het daadwerkelijk de benoemde persoon is die het document heeft ondertekend.
Nog meer formulieren zullen online kunnen komen omdat de beveiliging nu gelijk is –en in vele gevallen beter is- dan met papieren formulieren.
34
Demo
bc
Wervelwind demonstratie Beveiliging
35
bc
Toegankelijkheid:
36
Wat is een handicap?
bc
“ Een persoon wordt beschouwd een handicap te hebben als hij of zij moeilijkheden heeft met het vervullen van een aantal functies (zien, horen, praten, lopen, trappen beklimmen), of problemen heeft met het vervullen van een bepaalde sociale rol. Iemand die niet in staat is om deze functies uit te voeren of assistentie nodig heeft van andere personen of apparatuur/programmatuur om basis activiteiten uit te voeren, wordt beschouwd als “zwaar gehandicapt”.
— US Census Bureau, Census Brief: Disabilities Affect One-Fifth of All Americans ( December 1997) 37
Wat betekent Toegankelijkheid voor een overheidsinstelling
bc
Het maken en distribueren van electronische documenten betekent die effectief kunnen worden gebruikt door mensen met een (visuele) handicap
38
Toegankelijkheidsinitiatieven
bc
Wereldwijde toegankelijkheids mandateringen
bijvoorbeeld US Section 508, Canada CLF & WCAG
Industrie Standaarden
W3C - Web Accessiblity Initiative (WAI) Software technologie Assisterende technologie
Belangengroepen voor mensen met een handicap
39
Toegankelijke elektronische documenten
bc
Bevatten extra informatie voor een visueel gehandicapte
Alternatieve tekstomschrijving voor afbeeldingen Zinvolle formulierveld omschrijvingen
Alternatieve tekst Omschrijvende tekst bij formuliervelden
40
Samenvattend; Adobe PDF-formulier oplossingen…
bc
Zijn inzetbaar voor zowel G2G, G2B als G2C Voldoen aan richtlijnen en vereisten Zijn gefaseerd (breed) inzetbaar Voldoen aan rijksarchief regelgeving Bieden nu en in de toekomst oplossingen om beter recht te doen aan gebruikers met een handicap Zijn platform en ‘device’ onafhankelijk inzetbaar
41
Presentatie
bc
Intel Piet de Ruiter
42
bc
Lunch
43
bc
‘De connectie tussen burger, processen en systemen’ Het Intelligente Document Platform
44
De Visie van Adobe
bc
Het verbinden van documenten, mensen en processen om eGovernment doelstellingen te realiseren
45
Deelgebieden voor het gebruik van het Intelligent Documenten Platform Documenten genereren uit kernsystemen
bc
Stroomlijnen van collaboratieve processen
Backend Systeem Document Services
Document Diensten
Intelligent Document
Vastleggen data van onbekende gebruikers Backend Systeem
Document diensten Intelligent Forulier
Automatiseren van processen Backend Systems
Zakelijke processen
Document diensten
Backend Systeem Document diensten
Intelligent document / Formulier
46
Adobe’s Intelligent Document Presentatie laag
bc
Beveiliging. Ondersteuning voor documenttoegang en digitale handtekeningen. Archivering: Adobe PDF is een gekend formaat voor documentarchivering. Toegankelijkheid Intelligente documenten zijn uiterst toegankelijk voor mensen met een visuele handicap
Zakelijke logica Routeringslogica: workflow proces kan worden gestart op basis van de informatie binen een intelligent document. Communiceer direkt met kern applicaties door gebruik te maken van arbitraire XML om data in en uit het formulier te krijgen zonder server side verwerking
XML gegevens laag
Alle intelligentie zit direct ingebed binnen het pdf-document. De grais reader repsecteert deze intelligentie
47
Het Intelligente Document Gebruikers Interface voor XML Data
bc
48
Intelligent Document
bc
Karakteristieken Herkenbaarheid van papier document Integratie gegevens vanuit back-end systemen Bevat interactieve mogelijkheden
Kan gegevens vastleggen Reageert op “events” (‘on click’ of ‘on submit’) Bevat intelligentie (calculaties, validaties, data opzoeken)
Biedt de mogelijkheid om met hoge kwaliteit te printen Beveiliging en rechtenbeheer op basis van digitale handtekeningen Toegankelijkheid Kan rijke inhoud bevatten (plaatjes, animaties, video, audio) Wordt ondersteund door de universele client
49
Universele Client, overal, altijd en op ieder
bc
apparaat Verbinden van mensen met documenten
50
Voordelen van de Adobe Reader als Universele Client
bc
Standaard over heterogene besturingssystemen en apparaten Geen kosten voor de uitrol Rijkheid en bekendheid van het huidige documentformaat Ondersteuning voor interactieve en transactionele mogelijkheden van intelligente documenten Kan zowel online als offline worden gebruikt Zeer betrouwbaar printen Document rechtenbeheer om de toegangscontrole tot het document te beheren Aanwezigheid en dekkingsgraad van de Adobe Reader (500 miljoen apparaten) 51
bc
Document diensten
Document Generation
Office applicaties Zakelijke applicaties Volume/ad hoc Document creatie Papier>Digitaal Print stream Grafische manipulatie
Collaboration
Commentaren en goedkeuringen
Document toegang & beveiliging Authenticiteit, integriteit, en confidentialiteit
Process Management
Online formulier integratie Offline formulier verwerking Workflow
52
bc
Document Server for Reader Extensions
53
bc
Adobe Document Server for Reader Extensions Maakt gebruik van de universele Adobe Reader voor formulieren en collaboratieve processen Eenvoudig en snel inbedden van gebruikersrechten binnen Adobe PDF bestanden
Complete formulieren en annotaties op documenten, online en offline Bewaren van kopieen met veranderingen Commentaren en goedkeuringen op documenten Komt tegemoet aan juridische eisen door de mogelikheid om te ondertekenen, certificeren en authenticeren
Eenvoudige uitbreiding van zakelijke processen naar burgers, bedrijven en andere overheden 54
Voordelen van Reader Extensions
bc
Komt tegemoet aan e-government deadlines Snel en kosteneffectief formulieren online brengen Verbeterde dienstverlening voor de burgers Maak gebruik van de gratis Adobe reader voor particpatie in overheidsprocessen Gebruikers krijgen een rijke, betrouwbare en veilige interactie met overheden Verbeteren van interne efficientie Minimaliseer handmatig data opnieuw invoeren Connecteer aan back-end systemen om processen te stroomlijnen Versterk beveiliging Toepassen van digitale handtekening 55
Hoe het werkt
bc
56
Demo
bc
Demonstratie Adobe Document Server for Reader Extensions
57
bc
Presentatie
SDU Ricardo van Loenen
58
Nieuw Adobe PDF/XML Formulier Werktuig
bc
Nieuwe ontwerpomgeving voor lay-out van hoge kwaliteit. Intuitieve interface voor het toekennen van intelligentie aan het formulier. Importeert bestaande formulierentemplates waaronder PDF, InfoPath, en Word “Drag and drop” binding aan XML schema’s of databases Preview mode om de templates te testen binnen de omgeving van de eindgebruiker Voorziet in vele toegankelijkheidsfuncties
59
XML vormt het fundament in de technologische opbouw
bc
Door de organisatie ontwikkelde XML schema’s Industrieel Segment Verticaal vocabulair
Initiatieven uit de software markt Kern XML
Industrie
Rosetta Net
Gezond heidszorg Verzekering
HL7
SOAP WSDL ebXML
Financieel
Educatie
Publicatie
ACORD
MISMO XBRL
XMP RIXML SCORM
NewsML OEBF
HR-XML
XML/ EDI
UBL
RDF
SVG SMIL
XHTML
HR
DTD, XSD, XPATH, XSLT, DSIG… XML 1.1 60
Het maken van intelligente formulieren
Zakelijke logica
Presentatie
bc
Data
Form Designer
61
PDF formulieren met 2d barcodes
bc
Voorziet in integratie van papier naar digitaal als een “natte handtekenng” een eis is
62
Demo
bc
Demonstratie Toekomstige formulier-ontwikkeling
63
bc Wie gaat het doen? Eigen IT-organisatie System integrator Value added reseller Adobe Professional Services
64
Een praktische gids voor IDP implementatie 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
bc
Integreer IDP binnen EA Visie & Methodologie Identificeer een aantal formulier-centrische processen waar veel resultaat op behaald kan worden Definieer eisen en technologiemiddelen. Verleng het IDP naar verschillende andere processen Evalueer de opgedane ervaring en kwantificeer de ROI Zorg voor een set richtlijnen en best practices Evangeliseer aan anderen binnen en buiten de organisatie Zorg voor een stuurgroep om een uitgebreid implementatieplan op te stellen Ga ervoor!!
65
Check List IDP planning
bc
Planning Implementatie
Zakelijke modellering
Breng processen in kaart waar een hoge ROI op te behalen valt Betrek burgers, bedrijven, werknemers en andere overheden als zakelijke entitteiten
Bedrijfsbreed onderzoek
Data Architectuur
Relate common users, processes, process components, documents and document components Including XML specs / gaps / transformation information Include messaging, security, permission, audit, trackability and archiving requirements
Applicatie Architectuur
Technologische Architecture
Define IDP into platform principles and architecture Define configuration of services relative to applications. Relate to business functions and entities. Define contextually relevant registries and their content & metadata schemas
Implementatie Plan
Establish an inventory and sequencing for transitioning processes, applications and documents and forms to IDP Prioritize IDP processes and functions that create documents and forms and end with those that consume & manage Establish a development and rollout plan for registries and their promotion and management. Sequence registry content
Neem IDP mee in het bouwen van de visie Stel een IDP architect / leider aan Geef het team eductie over technologie, voordelen, methodologie en werktuigen Bertek partners in processen
Betrek documenten & formulieren in inut, output en referentie-omschrijvingen Breng entiteiten en functies in kaart Verzamel voorbeelden Maak gebruik van xml attributen op tenmiste Dublin Core niveau
Simplify and reduce data collection and management processes at the document / form level, Define specific documents, forms and attributes per above Define required documents services and their relationship to applications Relate documents and forms to applications and functions across the extended enterprise. Define processes not supported by IDP documents and processes and why. Define impact of IDP enablement to targeted applications and processes.
creation in line with process transition and high value high reuse components. 66
Adobe realiseert haar visie met strategische partners
bc
67
bc
bc
Tools for the New Work™
68
