Training Report Of
Supply Chain Analysis and Intervention
For
Implemented by Horti Chain Center
Facilitated by Iskandar Zulkarnain
Jakarta, 16th – 18th February 2011
Supply Chain Analysis and Intervention by Horti Chain Centre
Page 1
Summary Sharing knowledge and capacity building on how to deliver effective facilitators to support and improve entrepreneurship of farmers groups as well as monitor and evaluate its progress are important parts in HPSP-3. One of the proposed optional capacity building topics is supply chain analysis and intervention. For that purposes, three days training that involve 10 participant as representative of Indonesia Peasant Alliance, HPSP and farmer group has been carried out successfully. By using andragogy method, participants are invited to share their knowledge, do exercise to find out bottle neck and its solution, visit to the field production and retailer to get wide overview of vegetables chains.
Supply Chain Analysis and Intervention by Horti Chain Centre
Page 2
Table of Contents SUMMARY 2 1. Introduction 4 1.1. Background 4 1.2. Objective 4 1.3. Outcome 4 2. Methodology 5 2.1. Technical Approach 5 2.2. Venue and Date 5 3. Training Content 6 3.1. Topics 6 3.2. Field Visit 7 4. Evaluation 8 4.1. Recommendation 8 4.2. Follow up Annexes 8 Annexes : Handout of training material 9
Supply Chain Analysis and Intervention by Horti Chain Centre
Page 3
1. Introduction 1.1. Background
One the HPSP task in phase 3 is sharing knowledge and capacity building of its new partner Indonesia Peasant Alliance (API). Specific capacity buildings activities for API and its local support agents to be able delivering effective facilitation and monitoring-evaluation will be developed and implemented to improved the API strength points and address the weaknesses. One of the proposed optional capacity building topics is supply chain analysis and intervention. About 10 persons from API will be trained within 3 days in that topic. Secretariat HPSP-INA will collaborate with experts in facilitating those activities. This would be expected to create the better capacity for HPSP Secretariat to become an effective facilitator of new partnerships in horticulture and to strengthening access of small producer organizations to the market, business development service providers and commercial financing. 1.2. Objective The main objective of the training is to provide an understanding and ability of the API staff how to conduct analysis constraints within whole chain and find out alternative solution to solve that constraints. 1.3. Outcome Expected outcome from this training are: 1.
Participants understands the concept of supply chain in general and its characteristic in horticultural sector.
2.
Participants able to translate the concept into practice in the field
3.
Participant have capability to conduct supply chain analysis, identify major constraints and find out the best alternative solutions.
Supply Chain Analysis and Intervention by Horti Chain Centre
Page 4
2. Methodology 2.1.
Technical Approach
Training was conducting in lecture and exercise in the class room as well as practical in the field to translate obtained knowledge become knowhow. Participant divided into two groups in exercise. Two case study have to analyst by each group to find out bottle neck its solution. To obtain more realistic problem, field production area and retailer are also visited to interview and to observe the farmers, traders, and retailers as key chain actor. In the end of the session, participants deliver presentation of their fact finding and analysis. 2.2. Venue and Date The training has been held at API Secretariate on 16th February 2011 until 18th February 2011 and field visit to Masada Farm in Cisarua as well as to Carefour in Lebakbulus, Tangerang, Banten.
Supply Chain Analysis and Intervention by Horti Chain Centre
Page 5
3. Training Content
3.1. Topics
Supply chain and value chain approach In this topic participant gained the concept of supply chain and value chain so that they are able to identify potential bottle nect in along the chain. Handout of training material can be seen in annex 1
Rapid diagnostic appraisal Participants are introduced to a method how to conduct supply chain or value chain analysis that involve chain actors as “expert” to get quick result.
Seasonal calendar To make all of chain actor understand about the process production of certain crop, season calendar will lead them realize what should be in place, when and how many resources are needed to get out put as expected in the planning.
Semi Structed Interview This is an instrument that needed by facilitator during conduct supply chain or value chain analysis. The instrument will guide research team to the objective.
Problem tree There are complexity of problem along the chain and its mostly over lapping each other among chain actor. Cause and effect are main role in this method to define major problem or main constraint.
Supply Chain Analysis and Intervention by Horti Chain Centre
Page 6
Participants have been introduced to this method and do exercise based on the result of day 1 and day 2 of the training. If all the chain actor agreed what the major problem then can follow up with the alternative solution finding. 3.2. Field Visit To put theory that have been obtained in the class room, all of participant went to the production field in Cisarua and visit to Carefour. Visit to the field conducted on second day. Fact finding during the visit discussed and share each other on thirds day. Participants divided into two groups. One group focus on lettuce chain and the other group focus on Broccoli chain/
Supply Chain Analysis and Intervention by Horti Chain Centre
Page 7
4. Evaluation 4.1. Recommendation
Effective time of the training was only 2.5 days due to other presentation from other party with regards landscape of Indonesian horticulture meanwhile, ideally load time for this training is 5 days. To get complete overview, knowledge, and knowhow, it is recommended two have more day for the next training. Visit and interview more chain actor is also necessary. 4.2. Follow Up After the training, as soon as possible, participants have to conduct the real analysis. To become expert in that field, learning from actual cases are very help full.
Supply Chain or value chain is dynamic matter
because it is very close relation with short life cycle produces where information is changed fast.
Supply Chain Analysis and Intervention by Horti Chain Centre
Page 8
ANNEXES
HANDOUT OF TRAINING MATERIAL
Supply Chain Analysis and Intervention by Horti Chain Centre
Page 9
5/30/2011
ANALISA RANTAI PASOK / NILAI DAN INTERVENSI “MEMAHAMI KONSEP SUPPLY / VALUE CHAIN” Oleh Iskandar Zulkarnain HORTI CHAIN CENTRE Capacity Building for Horticulture Business Support Organization Jakarta, 16-18 Feb. 2011
Tujuan • Untuk memahami konsep rantai pasok / rantai nilai dan karakteristiknya di sektor hortikultura • Mampu mengidentifikasi “bottlenect” dalam rantai pasok / rantai nilai.
Supply chain? • SC adalah suatu sistim organisasi, orang, teknologi, aktivitas, informasi dan sumber daya yang terlibat dalam usaha menghatarkan suatu produk atau jasa dari produsen ke konsumen. • Aktivitas SC adalah mengubah sumber daya, bahan baku dan komponen menjadi suatu produk yang siap dikirim ke pengguna akhir.
1
5/30/2011
Value Chain ? • Serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk membawa produk atau jasa mulai dari konsep, melalui beberapa tahap memproduksi, merubah dan menghantarkan ke komsumen dan penangan akhir setelah digunakan.
Relasi Produk-Pasar: konsep dari sebuah chain Produk chain: • Semua actor dalam kegiatan ekonomi yang berkaitan dengan penggunaan input menjadi poduk akhir dan dikirim ke konsumen akhir
Value Chain: • Vertical alliance atau jejaring strategis diantara sejumlah chain actor sepanjang rantai produksi yang fokus pada perbaikan untuk mendapatkan penerimaan di pasar.
Supply Chain vs Value Chain Characteristic
Product Chain
Value Chain
Sharing informasi
Sedikit / tidak ada
Luas
Focus
Biaya / harga
Nilai / Kualitas
Orientasi
Komoditi
Diferensiasi produk
Relasi
Didorong oleh produksi
Ditarik oleh permintaan
Structur Organisasi
Sendiri-sendiri
Saling tergantung
Philosophy
Optimasi diri sendir
Optimasi rantai nilai
2
5/30/2011
Supply Chain
Value Chain
Producer
Consumers
Trader
Consumers
Trader
• Orientasi pasar • Jangka panjang
Retailer
• Orientasi produk • Jangka pendek
Retailer
Producer
Trend ke depan • Agri-food producers, processors, retailers tidak akan lagi bersaing secara individu, melainkan akan berkolaborasi membangun value chain yang strategis dan akan bersaing dengan value chain lain dalam merebut pasar. • Kolaborasi strategis diantara chain actor dibangun agar dapat memasuki pasar yang spesifik untuk jangka panjang dan setiap link pada chain memperoleh benefit.
Dimensi kritikal dalam VC Production Processing Aliran produk Aliran uang Aliran informasi Insentif dan tata kelola
Retailing
KONSUMEN
PRODUSEN
Inputs
3
5/30/2011
Keterkaitan Produsen-Konsumen dalam VC Kelembagaan (undang2, peraturan, dsb.) Arus uang dan informasi Input
Buyer Processor
Produksi
Supplier
Distribusi
Konsumsi
Arus produk
Jasa-jasa pendukung
Bottlenect dalam SC
Konsumen
Chain Actor 5
Chain Actor 4
Chain Actor 3
Chain Actor 2
Chain Actor 1
Produsen
Research dan analysis Untuk mengetahui bottlenect: • Lakukan investigasi di area produksi • Cari informasi dari pasar produk apa yang diminta dan dalam bentuk apa • Fahami bagaimana system pasar saat ini bekerja
4
5/30/2011
Research dan analysis • Lakukan analysis apa penyebab bottlenect dan apa core problemnya • Cari alternatif solusi untuk menanggulangi bottlenect • Intervensi yang diperlukan • Bangun kolaborasi strategis dalam VC
Kondisi yg diperlukan dalam membentuk VC • Ada ‘driver’ yang memimpin pembentukan • Ada proses dalam mengerahkan perspektif chain members • Ada visi berbuat sesuatu yang beda • Ada kesepakatan akan tujuan utama: – Diferensiasi produk – J aminan mutu/food safety – Peningkatan efisiensi
• Ada benefit yang ditawarkan kepada setiap pelaku • Pengembangan secara bertahap • Waktu untuk membangun rasa saling percaya • Ada mekanisme dalam mengatasi perselisihan • Ada kesediaan untuk ‘invest’ dalam membangun chain.
5
5/30/2011
Diskusi
6
5/30/2011
ANALISA RANTAI PASOK / NILAI DAN INTERVENSI “RAPID DIAGNOSTIC APPRAISAL” Oleh Iskandar Zulkarnain HORTI CHAIN CENTRE Capacity Building for Horticulture Business Support Organization Jakarta, 16-18 Feb. 2011
Tujuan • Dapat memahami pendekatan apa yang tepat dalam melakukan analisa rantai pasok (SC)/ rantai nilai (VC) • Dapat melakukan fasilitasi analisa SC/VC dengan melibatkan chain actor sebagai “expert”
Apa itu RDA? • Rapid Diagnostic Appraisal = cara cepat penyimpulan diagnosa • Sebuah proses dan cara yang dapat digunakan untuk mempelajari situasi, kondisi dan persepsi dari berbagai chain actor. • Memberdayakan orang untuk menganalisa masalah mereka, mencari solusi yang sesuai dengan mereka dan menerapkannnya
1
5/30/2011
Mengapa dikembangkan RDA? • Tingginya permintaan akan informasi dan wawasan yang berkualitas tinggi dalam waktu cepat (perubahan terjadi dengan cepat) • Survey dan quisioner terasa membosankan • Analisa terlalu lama, terlambat dalam mengambil keputusan • “kita” sebagai experts bagian dari masalah, “mereka” bagian dari solusi • Apa yang diminta oleh pengguna? • Biaya penelitian harus efektif
Mengapa RDA? Penelitian empirik secara konvensional • Tujuan: mengambil data secara statistik berkaitan dengan tujuan penelitian. • Karakteristik: Expert driven • Methode: – Memerlukan peralatan teknis yang canggih – Cara analisa rumit, – Untuk data2 sosial: menggunakan teknik wawancara terstruktur dan quisioner
Rapid Diagnostic Appraisal • Tujuan – Mendapatkan informasi dan pendapat dari penduduk setempat tentang kondisinya dengan biaya yang efektif dan waktu yang cepat.
• Karacteristik – Responden sebagai expert
2
5/30/2011
Rapid Diagnostic Appraisal Methode Wawancara Semi Terstruktur (SSI) Pemeriksaan faktor kunci, Studi kasus dan cerita, Dinamika kelompok, Pemetaan, Kalender musim, triangulasi
Prinsip-prinsip RDA • Cepat, pembelajaran progresif : – Fleksibel, bersifat menggali, interaktif dan innovatif
• Penukaran peran: – Petani/supplier/konsumen adalah ahli.
• Triangulasi – Menggunakan berbagai methode, sumber daya, disiplin ilmu dan lokasi yang berbeda: pemeriksaan silang untuk mendekati kebenaran.
• Kontak secara langsung: – “Investigator” langsung ke lapangan, bertemu langsung dengan masyarakat
3
5/30/2011
Tahapan RDA 1. Tetapkan tujuan 2. Buat guidelines dan checklists 3. Hubungkan pertanyaan dan topik dengan methode 4. Pembagian tugas dan tanggung jawab dalam team 5. Team contract 6. Siapkan logistik yang diperlukan 7. Pelaksanaan di lapangan 8. Analisa melalui workshop dan sesi diskusi 9. Taanggapan dan analisa dalam pertemuan kelompok 10. Dokumentasi dan disseminasi 11. Tindak lanjut
Toolbox • Dialogical analysis – Wawancara, diskusi, cerita lisan, pemaparan
• Temporal analysis – Riwayat, musim, pola sehari-hari
• Spatial analysis – Peta, model, sket kebun/lahan
• Systems analysis – Sebab dan akibat, dampak
• Institutional analysis – Aturan kelembagaab, interaksi
• Well-being analysis – Perbedaan sosial di dalam dan di antara kelompopk.
• Preference analysis – Preferensi, persepsi
Team RDA Team RDA terdiri dari • Seorang facilitator/ pewawancara – – – –
Memastikan bagaimana sebaiknya responden ditanya Menjelaskan tentang team, tujuan dan jadwal Mengajukan pertanyaan Membuat responden merasa nyaman
•
Seorang pencatat
•
Seorang observer
– Mencatat semua pembicaraan – Memastikan semua terdokumentasi dengan baik – Memperhatikan jadwal – Merekam proses dan mengingatkan – Dapat membantu pewawancara bila memungkinkan
•
Latar belakang anggota team terdiri gender, umur, suku dsb yang berbeda (bila mungkin)
4
5/30/2011
Semi Structured Interviewing (SSI) • Semi structured interviewing (SSI) – Faktor sentral untuk RDA yang baik
• SSI= mengarahkan pertanyaan ke perihal yang telah ditetapkan sebelumnya.
Karakteristik SSI • Apa yang membedakan antara SSI dan Structural Formal Questionaires? – Pertanyaan di SSI dimulaian dengan siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana – Menggunakan checklist sebagai pedoman (guidelines)
5
5/30/2011
Apa yang salah dengan pertanyaan berikut ini? • • • • •
Apa benar bahwa masalah hama pada tanaman tomat meningkat dalam 10 tahun terakhir? Sayuran mana yang lebih anda sukai? Bukankan menurut Anda seharusnya lebih banyak menggunakan pupuk organik? Seringkali penyuluh hanya mau bekerja dengan petani yang dekat dengan jalan raya. Benarkah demikian? Apa menurut Anda harga Rp. 4.000,-/ kg sudah bagus untuk tomat di daerah ini?
Hati-hati dengan… • Perbedaan antara fakta, opini dan gosip. • Pertanyaan menyidik dan komentar: – Tetapi mengapa? – Coba jelaskan lagi…? – Ada yang lain? – Kira-kira, andaikata..….
• Ibarat bawang, kupaslah selapis demi selapis
Ringkasan • Facilitator harus menggunakan checklist atau Interview guideline, BUKAN FORMAL QUESTIONNAIRE • Gunakan open-ended pertanyaan • Perhatikan apakah pertanyaan diluar standar, jawaban terlalu dangkal • Fasilitator berhati-hati dalam merespon FACTA, OPINI, dan RUMOUR • Fasilitator bekerja dalam multi disiplin team • Fasilitator harus bersikap netral dan berikan perhatian khusus pada tanda-tanda non-verbal. • Rekaman / catatan dibuat segera setelah mewawancarai responden
6
5/30/2011
Seasonal calendar • Tujuan: – Medapatkan gambaran semua kegiatan dari awal sampai akhir, penggunaan input, output yang dihasilkan dalam satu siklus tanam.
• Proses: – Diskusikan tanaman dan varietas apa yang akan dibuat cropping calendar-nya.
Seasonal calendar • Process: – Minta responden untuk membuat timeline muali dari saat kegiatan dimulai sampai tanaman terjual. – Diskusikan unit waktu yang digunakan (hari, minggu, bulan) – Tanyakan pada responden untuk setiap tahap dimana: • Input secara normal digunakan • Dimana mereka membelinya? • Apa biasanya yang menjadi masalah terbesar dan ditahap mana?
7
5/30/2011
Contoh cropping calendar
PROBLEM TREE Digunakan saat kapan? • Identifikasi core problem • Membantu menganalisis situasi saat ini dengan mengidentifikasi: – major problems – efek and dan akar penyebab
• Memahami konteks dan hubungan antar masalah, potensi dampak pada isu tertentu.
8
5/30/2011
Problem Tree
LLost opportunity To export
Not enough supply Weak performance of cooperative
Local price fluctuation
Limited number of member
No harvest scheduling
Limited suitable Area to grow
Minimal support from cooperative
Need special Skill to grow
Low of capital in cooperative
Need specific treatment
Keuntungan • Prioritas dan fokus: – Masalah dapat urai dan diolah, didefinikan menjadi bagian-bagian kecil.
• Lebih memahami masalah dan penyebabnya • Membantu identifikasi kebutuhan informasi lebih lanjut, bukti dan sumber daya. • Isu saat ini– tidak terlihat jelas, isi ke depan, isu yang lalu dapat diidentifikasi. • Analisa sering membantu membangun saling pengertian, tujuan dan tindakan.
Tahapan • • • •
Ambil gagasan semua major problems Identifikasi mana core problem Tentukan mana penyebab dan mana akibat Susun secara hirarki sebab dan akibat, yang mana saling berkaitan.
9
5/30/2011
Rencana solusi • Konversi problem tree ke dalam Objective tree • Untuk menganalisa strategi penerapan, ambil langkah-langkah berikut: – Identifikasi beberapa alternatif tujuan (objectives) yang berkontribusi pada tujuan yang lebih besar; – Pilih strategi intervensi, tentukan cakupan project “perbaikan”
Latihan: 1
• Bagi kelompok menjadi dua • Bagikan metaplan kesetiap orang dan tulis satu pendapat pada metaplan • Secara bersama-sama tentukan yang mana core problem (pokok) • Tentukan mana yang menjadi akar dan yang mana akibat)
Latihan 2 • Buat cropping calendar sayuran – Buat 2 kelompok, tentukan jenis tanamannya – Pada masing-masing kelompok cari siapa yang paling tahu tentang tanaman yang nantinya akan dianalisa rantai pasoknya. – Buatlah cropping calendar secara kreatif mulai dari awal sampai akhir
10
5/30/2011
Persiapan kunjungan • • • • •
Buat 2 kelompok Perhatikan hasil problem tree Siapkan daftar pertanyaan Sepakati masing-masing peran Tentukan cara kerja yang akan dilakukan
Mapping a value chain
Mapping- the initial steps • • • • •
List the functions List the actors Identify (end) markets Place actors on their functional area Identify the various product flows It’s a tool, not a painting
11
5/30/2011
Sign languages End users Retail point
All other actors
Produce
Money
Basic signs Consuming Retailing wholesaling Processing Supplying
Consuming
1
2
3
Retailing Wholesaling Processing Supplying
One processor- tree chains
12
5/30/2011
Consuming
1
2
3
Retailing Wholesaling Processing Supplying
Differentiation
Different functions Consuming
1
2
3
Retailing Wholesaling Processing Supplying
Consuming Retailing
Low income
markets
High income
shops
Wholesaling Processing
micro large
Supplying
Segmentation
13
5/30/2011
Exercise 1: Map a chain
Consumption
Rural individuals
Retailing
Urban clients
Rural institutions
urban
Wholesale
production
Small producers
Micro producers
Big company To outside
Logging-cutting
Sawyers
Logging company
14
